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Procédure opérationnelle : remplacer un certificat d'exportation pour des produits alimentaires

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1.0 Objet

Le présent document fournit des directives à l'inspectorat de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) concernant la procédure que doivent suivre les inspecteurs de l'ACIA pour la délivrance d'un certificat d'exportation de remplacement pour les produits alimentaires destinés à la consommation humaine.

Ce document a pour but d'être utilisé avec les documents tel que ceux cités en référence à la section 3.0.

2.0 Autorités réglementaires

Les pouvoirs de l'inspecteur, mesures de contrôles et mesures d'application de la loi autorisés par la loi et le règlement indiquer ci-dessus sont identifier et expliquer dans l'Orientation opérationnelle - Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3.0 Documents de référence

4.0 Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

5.0 Acronymes

Les acronymes sont indiqués dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés et se trouvent dans la liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6.0 Procédures opérationnelles

Dans le cadre de cette procédure opérationnelle, le terme 'certificat' inclut le certificat et les annexes applicables et document justificatif, à moins de mention explicite.

Aucune correction ne peut être apportée au certificat d'exportation. Lorsque des erreurs sont identifiées, le certificat doit être annulé. Des certificats de remplacements peuvent être émis lorsque les conditions décrites ci-dessous sont rencontrées. Un inspecteur de l'ACIA peut délivrer un certificat de remplacement pour l'exportation de produits alimentaires, sous certaines conditions, par exemple lorsqu'un certificat a été :

6.1 Réception de la demande de certificat de remplacement

6.1.1 Vérification et révision

Lorsque l'inspecteur reçoit une demande de replacement de certificat d'exportation, l'inspecteur vérifie que les critères suivants sont rencontrés afin de déterminer si un certificat de remplacement peut être émis :

Dans le cas de certificat perdu, le demandeur doit faire tous les efforts possibles pour retrouver le certificat d'exportation et les documents connexes qui ont été perdus.

Lorsque que le certificat original ne peut être retourné à l'ACIA, les procédures de remplacement demeurent les mêmes, mais une explication écrite doit être fournie à l'inspecteur décrivant les efforts déployés pour retrouver le certificat perdu et les documents connexes.

Les pertes répétées de certificats signifient que l'exportateur n'a pas mis en place des mesures de contrôle adéquates pour assurer la sécurité des certificats. Dans ce cas, les certificats de remplacement pourraient être  refusés.

Un certificat d'exportation ne sera pas remplacé si :

6.1.2 Livraisons fractionnées (aliments sauf viande) :

Il peut arriver à l'occasion que la quantité de produit identifiée sur le certificat original signé ne rentre pas dans l'espace de chargement disponible, au moment du chargement. Ces situations échappent souvent au contrôle de l'exportateur.

Pour la partie du lot qui est chargée dans l'espace de chargement et qui peut être expédiée, l'exportateur devra demander une lettre d'explication à l'ACIA ou demander un certificat de remplacement, selon ce qui est requis par le pays importateur. L'exportateur est responsable de confirmer avec l'importateur du pays importateur avant l'expédition si une lettre d'explication ou un certificat de remplacement sera acceptable dans ces cas.

Pour la partie du lot qui reste, l'exportateur doit demander un nouveau certificat d'exportation. Le lot doit être disponible pour inspection au Canada pour que le nouveau certificat soit délivré.

6.2 Émettre le certificat de remplacement 

Une fois qu'il a déterminé qu'il est possible de délivrer un certificat de remplacement, l'inspecteur doit vérifier que les conditions ci-dessous sont satisfaites :

Une copie du certificat émis doit être conservée dans les dossiers du bureau qui émet le certificat. Les données relatives aux certificats de remplacement doivent être entrées dans les bases de données  appropriées.

6.3 Lettre d'explication

Une lettre d'explication peut être émise par l'ACIA en plus ou à la place d'un certificat de remplacement. Le demandeur doit fournir à l'inspecteur une assurance raisonnable que la lettre d'explication sera acceptable pour le pays importateur.

Un changement de destinataire pour le même pays ou une expédition fractionnée sont des exemples de cas où une lettre explicative peut être utilisée à la place d'un certificat de remplacement. Dans le cas des produits à base de viande, l'annexe E-2' Lettre type pour changement de consignataire' peut être utilisée, si acceptée par le pays importateur. L'annexe E-2 est disponible dans la certification électronique (Visionner l'EPI).

6.4 Annulation du certificat original

Le certificat original ne peut être annulé que par un officiel de l'ACIA ou des autorités étrangères. Une fois le certificat annulé, avec la mention « annulé/void », l'original reste dans les dossiers au bureau de l'inspecteur. Pour les produits de viande, la copie du certificat officiel d'inspection des viandes (COIV) est envoyée à Ottawa, à l'adresse indiquée dans la directive opérationnelle « Procédures pour la vérification des exportations des produits de viande et la délivrance du certificat officiel d'inspection des viandes », à la section 6.2.4. Les autres copies du COIV annulé, si applicable, devront être détruites.

7.0 Procédure de remplacement du certificat d'exportation selon le produit

7.1 Conditions de remplacement d'un certificat pour des produits de viande

Dans le cadre de cette procédure opérationnelle, le terme 'certificat' utilisé pour les produits de viande réfère au certificat officiel d'inspection des viandes (COIV) et inclut toute annexe et document justificatif applicable.

Après avoir examiné la demande de certificat de remplacement, l'ACIA peut demander des documents complémentaires, si elle estime que les renseignements fournis sont insuffisants pour procéder aux modifications demandées. Ce point est particulièrement important lorsque la modification demandée concerne un numéro de sceau, de timbre d'exportation/marque d'expédition, de conteneur de transport, le nombre de boîtes, le poids ou la description du produit.

L'ACIA peut demander les documents suivants, selon la situation :

7.1.1 Changement du pays de destination

Lorsque l'ACIA délivre un certificat de remplacement pour un changement de pays de destination, il incombe au demandeur de fournir à l'autorité compétente du nouveau pays de destination les renseignements acceptables aux yeux de cette autorité, afin de démontrer le contrôle du lot et la conformité à toute condition requise par le pays d'importation.

7.1.2 Certificat de remplacement pour un lot ne se trouvant plus à l'établissement

Lorsque le demandeur fait une demande de certificat de remplacement après que le certificat d'exportation a été délivré et que le lot ne se trouve plus à l'établissement, l'ACIA ne peut pas  certifier l'état d'un lot à la date de délivrance du certificat de remplacement. Le certificat de remplacement permet seulement de certifier l'état du lot au moment de la délivrance du certificat d'exportation original. Veuillez consulter l'orientation pour l'industrie : certificat de remplacement pour connaître les étapes que le demandeur doit suivre, incluant la lettre qu'ils doit présenter à l'ACIA.

7.1.3 Formulaire de demande vérification à l'exportation (CFIA/ACIA 5344)

Pour obtenir un certificat de remplacement, le demandeur doit présenter le formulaire de demande vérification à l'exportation (CFIA/ACIA 5344) avec les éléments 1a), 1b) et 2 complétés, accompagné d'un document présentant les motifs de sa demande, à un vétérinaire de l'ACIA. Tout élément qui est modifié doit être certifié au moyen du 'Formulaire de demande vérification à l'exportation' – (CFIA/ACIA 5344). Un inspecteur de l'ACIA doit également certifier la conformité de tout élément qui a été modifié. La case « au lieu de » doit être cochée, et le numéro du certificat original correspondant doit être indiqué.

7.2 Conditions de délivrance d'un certificat de remplacement pour des produits de viande dans un pays autre que les États-Unis

7.2.1 Certificat de remplacement avant la signature

Si l'exploitant demande un certificat de remplacement parce qu'une erreur s'est produite sur le certificat d'origine, mais que :

L'ACIA émettra un certificat de remplacement pour l'expédition, à condition que le certificat de remplacement indique à la case 2 du CFIA/ACIA 1454 ou à la case 14 du CFIA/ACIA 4159 la mention suivante : « This certificate replaces and supersedes certificate No espace. Boxes stamped with number espace » (Traduction, pour information seulement : « Le présent certificat remplace le certificat numéro espace. Boîtes estampillées avec le numéro espace »). Aucune autre information supplémentaire ne doit être ajoutée sur le certificat de remplacement.

Pour de l'information complémentaire sur les procédures de certificat de remplacement et de lettres de correction pour la Chine, veuillez consulter le document de questions et réponses pour l'exportation de produits de viande vers la Chine (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 12385679).

7.2.2 Remplacement du certificat après la signature, lorsque le lot a quitté l'établissement

Lorsque le demandeur fait une demande de certificat de remplacement après que le certificat d'exportation a été délivré et que le lot ne se trouve plus à l'établissement, il faut comprendre que l'ACIA délivre le certificat de remplacement en se basant sur l'état de salubrité du lot, tel qu'il a été vérifié au moment de la délivrance du certificat d'exportation original.

Modifications requises sur le formulaire CFIA/ACIA 1454 pour un certificat de remplacement

Dans la case 2, les mentions « This certificate replaces and supersedes certificate number espace issued on espace (date) » (traduction pour information seulement : « Le présent certificat remplace le certificat numéro espace qui a été délivré le espace (date) ») ainsi que « Boxes stamped with number espace » doivent apparaître.

La déclaration figurant dans la troisième case à partir du bas (entre la case 16 et la case 18) sur le certificat de remplacement doit être biffée. Elle doit être remplacée par la déclaration ci-dessous :

« This is to certify that, on the date of issuance of the certificate of inspection covering meat products which this certificate replaces, the meat products herein identified derived from food animals that received antemortem and postmortem veterinary inspection at the time of slaughter and were fit for human food, were not treated with and did not contain any preservative, colouring matter or other substance not permitted by the Safe Food for Canadians Regulations and act and have been handled only in a sanitary manner in Canada. » / « la présente certifie que, à la date de délivrance du certificat d'inspection visant les produits de viande auxquels le présent certificat de remplacement fait référence, les produits de viande identifiés dans le présent certificat provenaient d'animaux pour alimentation humaine qui ont été soumis à l'inspection vétérinaire ante-mortem et post-mortem au moment de l'abattage et étaient propres à la consommation humaine, qu'ils ne renfermaient et n'ont été traités avec aucune matière préservatrice ou colorante non autorisée par la loi et le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada et que lesdits produits de viande ont été manutentionnés avec toutes les précautions sanitaires désirables au Canada. » (Traduction, pour information seulement)

Cette déclaration doit être insérée dans la case 18 « Attestation supplémentaire » ou au bas de la case 14 « Description des produits ». S'il n'y a pas suffisamment d'espace dans la case 14 pour y insérer la déclaration modifiée, il faut utiliser le formulaire CFIA/ACIA 1454 SUP. Sur ce formulaire, il faut inscrire les produits pour lesquels il n'y aurait pas suffisamment d'espace sur le certificat de remplacement, ainsi que la déclaration ci-dessus.

Modifications requises sur le formulaire CFIA/ACIA 4159 pour un certificat de remplacement

Dans la case 13, la mention « This certificate replaces and supersedes certificate number espace issued on espace (date) » (traduction pour information seulement : « Le présent certificat remplace le certificat numéro espace qui a été délivré le espace (date) ») doit apparaitre. La mention « Boxes stamped with number espace » doit apparaitre dans la case 14.

Les 2 paragraphes en anglais et en mandarin, concernant l'inspection antemortem et postmortem, immédiatement sous les cases 23 et 24, doivent être biffés. Ils doivent être remplacés par la déclaration ci-dessous :

"This is to certify that, on the date of issuance of the certificate of inspection covering meat products which this certificate replaces, the meat products herein identified derived from food animals that received antemortem and postmortem veterinary inspection at the time of slaughter and were fit for human food, were not treated with and did not contain any preservative, colouring matter or other substance not permitted by the Safe Food for Canadians Regulations and act and have been handled only in a sanitary manner in Canada." / la présente certifie que, à la date de délivrance du certificat d'inspection visant les produits de viande auxquels le présent certificat de remplacement fait référence, les produits de viande identifiés dans le présent certificat provenaient d'animaux pour alimentation humaine qui ont été soumis à l'inspection vétérinaire ante-mortem et post-mortem au moment de l'abattage et étaient propres à la consommation humaine, qu'ils ne renfermaient et n'ont été traités avec aucune matière préservatrice ou colorante non autorisée par la loi et le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada et que lesdits produits de viande ont été manutentionnés avec toutes les précautions sanitaires désirables au Canada." (Traduction, pour information seulement)

Cette déclaration doit être insérée dans la case 25 « Attestation supplémentaire » ou au bas des cases 20 et 21 « Description des produits ». S'il n'y a pas suffisamment d'espace pour y insérer la déclaration modifiée, il faut utiliser une feuille à l'en-tête de l'ACIA pour inscrire la déclaration ci-dessus.

Pour de l'information complémentaire sur les procédures de certificat de remplacement et de lettres de correction pour la Chine, veuillez consulter le document de questions et réponses pour l'exportation de produits de viande vers la Chine (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 12385679).

7.2.3 Procédure pour le remplacement de certificat perdus

L'ACIA reconnaît que dans certaines circonstances exceptionnelles, les certificats d'exportation et les annexes peuvent être perdus. Tous les efforts devraient être faits par le demandeur, y compris toutes les parties concernées, pour les récupérer.

Si les efforts ne parviennent pas à récupérer le certificat et les annexes, le demandeur doit expliquer par écrit, sur du papier à en-tête de la compagnie, les mesures qu'il a prises pour récupérer le certificat d'exportation, la cause du problème et les mesures qui seront prises pour éviter que cela ne se reproduise. La lettre doit comprendre tous les détails pertinents entourant l'enquête et une déclaration écrite à l'effet que si le certificat est récupéré, il sera retourné à l'ACIA.Chaque entreprise ayant joué un rôle dans l'exportation doit également expliquer, sur du papier portant son en-tête, les étapes suivies pour récupérer le certificat, la cause du problème et les mesures qui seront prises pour empêcher qu'une telle situation ne se reproduise.

Le demandeur doit présenter ces lettres, accompagnée de la CFIA/ACIA 5344 (annexe H) et du certificat de remplacement, à l'inspecteur ou au vétérinaire de son établissement. En collaboration avec le vétérinaire spécialiste aux Opérations de la région, l'inspecteur ou le vétérinaire déterminera, sur la base des informations présentées, si la délivrance d'un certificat de remplacement est justifiée.

Si la demande est acceptée par l'ACIA, l'inspecteur fera parvenir ces documents au vétérinaire ou, si celui-ci n'est pas disponible, à son bureau ou au bureau régional respectif. Le certificat de remplacement et les annexes correspondantes seront délivrés avec la déclaration suivante dans la case 2 du CFIA/ACIA 1454 : « This certificate replaces and supersedes certificate number espace issued on espace (date) and that was declared lost and cancelled » (traduction, pour information seulement : « Ce certificat annule et remplace le certificat numéro espace délivré le espace (date) et qui a été déclaré perdu et annulé »). La mention « Boxes stamped with number espace » apparaît également.

Si la demande de certificat de remplacement est faite une fois le certificat d'exportation délivré et que le lot n'est plus à l'établissement, toutes les autres conditions du certificat de remplacement mentionnées précédemment au point 7.2.3 s'appliquent.

7.3 Certificat de remplacement pour les produits de viande à destination des États-Unis, certificat CFIA/ACIA 5733

7.3.1 Certificat de remplacement avant la signature

Veuillez consulter la section 7.2.1 pour les conditions liées à l'émission du certificat de remplacement. La mention « This certificate replaces and supersedes certificate No espace. Boxes stamped with number espace » (Traduction pour information seulement : « Le présent certificat remplace le certificat numéro espace. Boîtes estampillées avec le numéro espace ») doit apparaître dans la section « marques d'expédition apposées sur les boîtes/combos ».

7.3.2 Certificat de remplacement après la signature, lorsque le lot a quitté l'établissement

Dans le cas d'un certificat de remplacement fait après la signature, en plus de la mention dans la section 'marques d'expédition', la mention suivante doit apparaître dans la case « Autre certificat (sur demande) » : « This replacement export certificate certifies the named product's condition on the date of issuance of certificate number (insert the number of the certificate being replaced) which this export certificate replaces. The certification statements set out herein do not apply as of the date of this replacement certificate but only as of the date of the original certificate number (insert the number of the certificate being replaced). » / Traduction, pour information seulement : « Le présent certificat de remplacement certifie l'état des produits qui y sont nommés à la date de délivrance du certificat (insérer le numéro du certificat qui est remplacé) que le présent certificat d'exportation remplace. Les déclarations de certification figurant dans le présent certificat ne s'appliquent pas en date du présent certificat de remplacement, mais seulement en date du certificat original (insérer le numéro du certificat qui est remplacé). »

7.3.3 Procédure pour le remplacement de certificat perdus

Veuillez consulter la section 7.2.3 pour les conditions liées à l'émission du certificat de remplacement et pour la mention à ajouter dans la case « Autre certificat (sur demande) ».

7.4 Certificat de remplacement pour les aliments autres que les produits de viande

De nombreux aliments ont des procédures pour la délivrance des certificats d'exportation qui répondent aux exigences et aux processus spécifiques à ces aliments. Le personnel d'inspection doit suivre les procédures spécifiques aux produits, à condition que toutes les conditions de délivrance d'un certificat d'exportation de remplacement, décrites à la section 6.0 ci-dessus, soient rencontrées. Si aucune directive spécifique à un produit n'a été élaborée, les procédures décrites dans ce guide s'appliquent.

Pour les procédures concernant les certificats d'exportation dans la Plateforme de prestation de services numériques (PPNS), le personnel d'inspection doit se référer aux directives contenues dans : Aperçu du processus d'exportation (SGDDI 11882428 - accès interne seulement). La PPNS continue d'être développée et des procédures pour les différents aliments continuent d'être intégrés à la plateforme. Le personnel d'inspection doit régulièrement lire les mises à jour de la PPNS pour les ajouts spécifiques aux aliments, y compris les directives relatives aux certificats d'exportation.

Pour les demandes d'information générales relatives à cette procédure opérationnelle, veuillez suivre les canaux de communication établis, y compris la soumission d'un Formulaire électronique de demande de suivi (FEDS).

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