Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C)
1. Description générale du programme

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1.1 Introduction

Le présent manuel énonce les exigences et les procédures relatives au Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C). Le PPQ-C est un programme d'inspection intégré qui offre une solution de rechange aux inspections à intervention directe classiques menées par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) à l'égard des pommes de terre de table exportées aux États-Unis. Les entreprises qui souhaitent participer au PPQ-C doivent satisfaire à un certain nombre de critères pour être agréées par l'ACIA, et elles doivent maintenir une norme de rendement précise pour demeurer au sein du programme.

La participation au programme est volontaire puisque le Règlement sur les fruits et les légumes frais ne renferme aucune disposition exigeant l'agrément des établissements qui veulent exporter leurs produits. L'exploitant de l'établissement participant est tenu de signer avec l'ACIA une entente de participation qui précise les engagements et les responsabilités des deux parties, le droit de l'ACIA d'avoir accès aux locaux de l'entreprise, les critères de résiliation ainsi qu'un barème des droits à acquitter.

En plus de devoir satisfaire aux critères du PPQ-C, les participants doivent répondre à toutes les exigences applicables aux termes de la Loi sur les produits agricoles au Canada et du Règlement sur les fruits et les légumes frais. Ils doivent satisfaire aux exigences relatives à l'exploitation et à l'entretien des établissements agréés aux termes du PPQ-C, lesquelles figurent à l'annexe A du présent manuel et reposent sur les dispositions visant les entrepôts agréés de fruits et légumes frais énoncées dans la partie X du Règlement sur les fruits et les légumes frais. Dans le cas des exportations, les produits emballés dans des établissements adhérant au PPQ-C doivent répondre aux exigences du pays importateur.

Chaque participant est tenu d'élaborer son propre système d'assurance qualité ainsi que des mesures de contrôle de la production, conformément aux exigences du PPQ-C, et de les mettre en œuvre pour s'assurer de satisfaire aux exigences relatives à la qualité (catégorie, calibre et degré de maturité) des produits et aux exigences d'emballage et d'étiquetage pertinentes. Le système d'assurance qualité doit refléter la nature des activités de l'entreprise, le type de produits et l'aménagement des lieux. Les procédures et les mesures de contrôle, qui doivent être consignées par écrit, constituent le manuel d'assurance qualité (AQ) de l'entreprise. Ce manuel doit être présenté à l'ACIA en même temps que la demande d'agrément. L'exploitant de l'établissement adhérant au PPQ-C (établissement PPQ-C) est responsable de l'état des installations et de la qualité des produits. Le maintien de l'intégrité du PPQ-C repose sur l'efficacité avec laquelle l'établissement assure le contrôle de ses activités.

L'exploitant doit mettre en œuvre des procédures et des mesures efficaces bien documentées et mises à jour aux fins d'examen par l'ACIA. Il est également tenu d'assurer la formation de son personnel, de contrôler et de remplir les documents d'exportation. La terminologie relative aux systèmes d'assurance qualité fait l'objet de l'annexe B.

L'ACIA reste entièrement responsable de la conception et de la mise en œuvre du PPQ-C, de l'agrément des participants et de la vérification de la conformité de leurs activités. Il lui appartient également de veiller au respect des exigences du PPQ-C et de celles prévues par la loi. La délivrance des documents d'exportation du PPQ-C aux établissements PPQ-C est également de son ressort. L'ACIA observe une procédure d'audit établie pour évaluer la conformité d'un établissement aux exigences du PPQ-C.

1.2 Processus d'acceptation

Le processus d'acceptation du PPQ-C offre une démarche uniformisée à l'ensemble de l'industrie et permet d'assurer que les entreprises connaissent bien les principes du PPQ-C et qu'elles y adhèrent entièrement. Une entreprise doit démontrer de façon systématique qu'elle assure le contrôle de ses activités d'assurance qualité et que ses produits répondent aux normes de qualité requises.

Processus d'agrément aux termes du PPQ-C

1. Demande d'agrément – L'exploitant doit se procurer le formulaire Demande d'agrément d'un établissement pour le Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C) (annexe C), le manuel du PPQ-C ainsi que l'entente de participation au bureau local de l'ACIA.

2. S'il souhaite poursuivre la démarche, l'exploitant doit retourner au bureau local de l'ACIA le formulaire de demande d'agrément dûment rempli et acquitter les droits y afférents de 500 $ (non remboursables). Il doit également fournir une copie imprimée et une copie électronique du manuel AQ de l'entreprise, qui servira à l'évaluation des conditions d'exploitation et d'entretien de l'établissement. Il convient de noter que la demande d'agrément présentée est valide pour une période de 12 mois; si le demandeur ne termine pas avec succès les phases de prévalidation et de validation durant cette période, il devra présenter une nouvelle demande d'agrément et acquitter les droits y afférents de 500 $.

3. L'ACIA examine le manuel AQ de l'entreprise pour confirmer que son système AQ peut passer à la phase de prévalidation; elle détermine ultérieurement s'il satisfait aux exigences du PPQ-C avant d'accorder l'agrément.

4. L'exploitant doit effectuer une autoévaluation de son établissement (installations, environs, équipement, etc.) en utilisant le Rapport d'inspection des établissements agréés (annexe D) et prendre les mesures qui s'imposent pour corriger les lacunes relevées. Il doit remettre ce rapport d'inspection dûment rempli avant de présenter une demande d'audit de prévalidation.

Nota : Dans le cas d'un entrepôt agréé de fruits et légumes frais en vertu du Règlement sur les fruits et les légumes frais, l'exploitant n'est pas tenu de produire le rapport d'inspection d'un établissement agréé. Si l'établissement a mis en œuvre le programme Canada Gap (programme de la salubrité des aliments à la ferme pour les producteurs et emballeurs de pommes de terre) et fait l'objet d'un audit indépendant moins d'un an avant sa demande d'agrément, l'exploitant peut fournir des documents prouvant que son établissement est conforme à toutes les exigences à la place du Rapport d'inspection d'un établissement agréé.

5. Lorsque l'exploitant a l'impression que les éléments du système AQ de son établissement sont au point et que son établissement est prêt à être évalué par l'ACIA, il peut demander à l'ACIA de mener un audit de prévalidation qui permettra d'évaluer sa conformité au PPQ-C. Dans le cadre de cet audit, l'ACIA s'assure que l'établissement répond aux exigences énoncées dans l'annexe A et que les mesures de contrôle décrites dans le manuel AQ de l'entreprise ont bel et bien été mises en place. Cet audit vise à cerner les lacunes et les éléments devant être modifiés ou améliorés. L'exploitant sera avisé s'il doit se préparer davantage ou si l'établissement doit être soumis à d'autres audits avant de passer à la phase de validation. L'ACIA n'effectue que trois (3) audits de prévalidation dans un établissement. Si le troisième audit est insatisfaisant, l'exploitant doit présenter une nouvelle demande d'agrément et acquitter les droits y afférents de 500 $.

6. La phase de validation permet de confirmer que l'entreprise applique de façon systématique le PPQ-C conformément à son système d'assurance qualité écrit, aux règlements applicables et aux exigences du programme. Durant cette phase, l'ACIA inspecte et certifie tous les envois devant être exportés aux États-Unis par l'entreprise visée, et elle effectue chaque semaine un audit de son système AQ pour s'assurer que l'établissement est exploité et entretenu conformément aux exigences du PPQ-C. Les audits ont lieu une fois par semaine pendant un minimum de cinq (5) semaines, ou pour un minimum de 25 envois à destination des États-Unis (d'un poids minimal de 25 000 lb chacun), selon la plus longue de ces deux (2) périodes. Dans le cas d'établissements dont le volume des envois vers les États-Unis est faible ou irrégulier, le système AQ de l'entreprise pourra être évalué en fonction des envois interprovinciaux effectués durant la phase de validation, avec l'accord conjoint de l'ACIA et de l'exploitant de l'établissement. Cependant, le système AQ devra aussi être évalué en fonction d'un certain nombre d'envois à destination des États-Unis.

Pour qu'un établissement puisse être recommandé pour l'agrément, il doit obtenir des résultats satisfaisants à trois (3) audits consécutifs. Plus de cinq (5) audits peuvent être nécessaires avant que l'exploitant puisse satisfaire aux exigences relatives à la validation. Après huit (8) audits, l'exploitant doit examiner son manuel et son système AQ en profondeur, et consigner le processus par écrit, en vue de corriger définitivement les non-conformités qui nuisent à la validation.

L'exploitant qui n'aura pas réussi au moins trois (3) audits consécutifs de validation sur un total de douze (12) ne sera plus soumis à d'autres audits et devra présenter une nouvelle demande d'agrément et acquitter les droits y afférents de 500 $.

7. L'auditeur de l'ACIA remplit un rapport d'audit PPQ-C après chacune de ses visites. Lorsque l'établissement a terminé avec succès la phase de validation, il produit un rapport dans lequel il recommande son agrément aux termes du PPQ-C.  L'exploitant de l'établissement doit ensuite signer une entente de participation au PPQ-C et acquitter les frais d'adhésion au programme pour que l'ACIA lui remette par la suite un certificat d'agrément qui devra rester affiché bien en vue dans l'établissement tant que l'entreprise participera au programme.

8. L'exploitant doit présenter le formulaire Demande d'agrément d'un établissement pour le Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C), uniquement avec la première demande d'agrément, mais il doit signaler à l'ACIA toute modification qui pourrait y être apportée par la suite.

9. Une fois par année, l'exploitant doit signer l'entente de participation et acquitter au même moment les frais d'adhésion au PPQ-C de 1 000 $. Dans le cas des établissements agréés visés à la Partie X du Règlement sur les fruits et les légumes frais, les frais d'adhésion des entrepôts agréés de fruits et légumes frais sont imputés aux frais d'adhésion du PPQ-C. L'entente de participation est valide du 1er septembre au 31 août, et précise les responsabilités de l'ACIA et celles des membres de la direction et du personnel de l'établissement agréé aux termes du PPQ-C.

1.3 Processus d'audit/vérification

Le PPQ-C prévoit un programme d'inspection basé sur l'audit pour vérifier la conformité au manuel AQ de l'entreprise. L'exploitant de l'établissement PPQ-C est responsable des procédures visant la qualité des produits, des procédures de contrôle et de surveillance ainsi que de la tenue des documents d'exportation du PPQ-C. Il peut choisir le système de surveillance qui sera mis en œuvre et déterminer dans une certaine mesure la méthode employée ainsi que les limites à respecter. Il est cependant essentiel que l'établissement soit exploité et entretenu conformément aux exigences énoncées à l'annexe A et que les produits soient conformes aux exigences en matière de qualité. En cas de non-respect à cet égard, l'ACIA pourra procéder à d'autres audits et prendre les mesures d'application nécessaires pour préserver l'intégrité globale du programme.

Le rôle de l'ACIA est de s'assurer que :  

  • l'entreprise assure le contrôle de ses activités (elle fait effectivement ce qu'elle affirme faire);
  • les activités de l'entreprise sont conformes aux exigences du PPQ-C;
  • les produits préparés dans l'établissement satisfont aux exigences relatives à la qualité (catégorie, calibre et degré de maturité) et aux exigences d'emballage et d'étiquetage pertinentes.

Le rapport d'audit PPQ-C fait état des constatations de l'audit et des mesures correctives à prendre, le cas échéant.

Les non-conformités relevées par les auditeurs sont classées en différentes catégories, selon leur incidence sur l'intégrité du programme et la qualité des produits. Si l'exploitant échoue de manière répétée à démontrer que son établissement se conforme aux exigences du PPQ-C, il risque de perdre temporairement ou définitivement son agrément. La fréquence des audits menés par l'ACIA varie selon l'efficacité avec laquelle l'exploitant gère son système AQ.

Les audits de prévalidation sont annoncés alors que les audits de vérification ne le sont pas dans la majorité des cas. Tous les audits commencent par une brève réunion entre l'équipe d'audit et la direction de l'entreprise, et ils se concluent par une seconde réunion. L'audit est mené par une équipe et l'un de ses membres assume le rôle de l'auditeur principal. Les auditeurs observent, mènent des entrevues, posent des questions, examinent les registres et inspectent les produits. Les résultats de l'audit seront les preuves tangibles à partir desquelles sera évaluée la conformité de l'établissement au programme. Durant la réunion de clôture, l'auditeur principal expose les constatations d'audit, demande, s'il y a lieu, que des mesures correctives soient prises dans un délai déterminé pour corriger les non-conformités, puis attribue une cote d'évaluation globale à l'entreprise. Les constatations d'audit sont confirmées dans un rapport d'audit du PPQ-C, dont un exemplaire est remis à l'entreprise.

1.4 Conformité et application

Dans le cadre du PPQ-C, l'exploitant dispose d'une certaine liberté en ce qui a trait à la conception et à la mise en œuvre de son système d'assurance qualité, mais il ne doit jamais compromettre l'intégrité du programme ni déroger aux dispositions de l'entente de participation, faute de quoi, l'ACIA évaluera la non-conformité et prendra les mesures d'application qui s'imposent.

Ces mesures d'application peuvent être les suivantes :

  • évaluation des non-conformités et demande exigeant la prise de mesures correctives;
  • émission de lettres d'avertissement;
  • suspension ou annulation de l'agrément aux termes du PPQ-C.

Lorsque les motifs de suspension sont fondés, l'exploitant de l'établissement en cause est avisé de la situation en personne et au moyen d'un rapport d'audit PPQ-C écrit. Le cas échéant, l'exploitant ne doit plus produire de documents d'exportation PPQ-C, et tous les produits destinés à être exportés aux États-Unis doivent être inspectés par l'ACIA pendant toute la durée de la période de suspension de l'agrément.

L'exploitant reçoit un avis écrit confirmant la suspension de l'agrément. Cet avis renferme une liste des non-conformités/lacunes justifiant la suspension, la date d'entrée en vigueur de la suspension ainsi qu'une demande exigeant l'élaboration d'un plan complet de mesures correctives jugé satisfaisant par l'ACIA et mis en œuvre dans les 30 jours ouvrables suivant la date d'émission de l'avis de suspension.

La suspension sera levée une fois que l'entreprise aura mis en place les mesures correctives nécessaires et qu'un inspecteur aura confirmé qu'elles ont permis de corriger efficacement et définitivement les non-conformités relevées. Par ailleurs, si la suspension est attribuable à une non-conformité critique, elle demeure en vigueur durant au moins sept (7) jours civils. Si la suspension est liée à la classification des produits, à la traçabilité, à l'identification des lots, à la délivrance des documents d'exportation ou de transfert PPQ-C, elle demeure en vigueur tant que l'ACIA n'a pas inspecté et certifié au moins 125 000 kg de produits (expédiés depuis l'établissement PPQ-C pour être exportés vers les États-Unis). Lorsque la suspension est levée, l'exploitant reçoit un avis de confirmation écrit à cet égard. La suspension peut être prolongée si un non-respect des exigences est constaté durant sa période d'application.

Si l'exploitant omet de fournir et de mettre en place des mesures correctives efficaces dans le délai indiqué dans l'avis de suspension, l'ACIA entreprend les procédures pour annuler l'agrément de l'établissement et sa participation au PPQ-C.

Le cas échéant, l'ACIA avise par écrit l'exploitant de l'établissement en cause de l'annulation de sa participation au PPQ-C et de la date d'entrée en vigueur de l'annulation. Elle donne également à l'exploitant la possibilité d'en appeler de la décision par écrit avant la date d'entrée en vigueur de l'annulation.

À la date d'entrée en vigueur de l'annulation de la participation de l'établissement au PPQ-C, aucune référence au PPQ-C et à la participation de l'établissement au PPQ-C ne doit apparaître dans les documents, les emballages, etc. de l'établissement, sous quelque forme que ce soit, et le certificat d'agrément PPQ-C de l'établissement ainsi que tous les documents d'exportation PPQ-C non utilisés doivent être retournés à l'ACIA.

L'exploitant d'un établissement dont l'agrément aux termes du PPQ-C a été annulé peut présenter une nouvelle demande d'agrément, mais il doit satisfaire aux mêmes critères et exigences qu'un nouveau demandeur.

L'ACIA se réserve le droit d'annuler la participation au PPQ-C d'un établissement ayant fait l'objet d'un total de trois (3) suspensions ou de refuser la demande de participation d'un établissement ayant fait l'objet de deux annulations.

1.5 Circonstances particulières

Le PPQ-C offre une solution de rechange aux inspections à intervention directe classiques menées par l'ACIA à l'égard des envois de pommes de terre de table exportés aux États-Unis. Normalement, les envois préparés dans un établissement agréé aux termes du PPQ-C ne sont pas inspectés et certifiés par l'ACIA, mais dans des circonstances particulières, l'exploitant peut demander à l'ACIA d'inspecter et de certifier un envoi (moyennant les droits applicables) et conserver quand même son statut PPQ-C. Par exemple, le destinataire d'un envoi pourrait demander à ce qu'il soit inspecté par le gouvernement pour s'assurer qu'il satisfait aux exigences du pays importateur (autre que les États-Unis). Les demandes d'inspection à intervention directe sont traitées au cas par cas, selon la disponibilité des ressources.

Les envois faisant l'objet d'une demande d'inspection par l'ACIA doivent être prêts et accessibles pour l'inspection. L'exploitant est tenu de s'assurer du respect de toutes les procédures de surveillance prévues dans le manuel AQ de l'entreprise applicables au produit visé par la demande d'inspection.

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