Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C)
4. Audits et activités de surveillance

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4.1 Généralités

Un audit permet d'évaluer la conformité d'un établissement avec les exigences du PPQ-C et de déterminer si un produit satisfait aux exigences relatives à la qualité (catégorie, calibre et degré de maturité). L'audit du PPQ-C est mené par une équipe d'inspecteurs de l'ACIA et l'un de ses membres assume le rôle d'auditeur principal.

Voici les quatre (4) principaux types d'audit :

  • de prévalidation;
  • de validation;
  • de vérification;
  • de suivi.

La fréquence des audits est établie en fonction du statut d'agrément de l'établissement et de ses résultats d'audit antérieurs.

4.2 Prévalidation

Un audit de prévalidation est mené lorsque l'exploitant a l'impression que les éléments du système AQ de son établissement sont au point et que son établissement est prêt à être évalué par l'ACIA. Pour l'audit de prévalidation, l'ACIA :

  • examine le rapport d'inspection des établissements agréés (annexe D) pour s'assurer que l'établissement satisfait aux exigences énoncées à l'annexe A;
  • s'assure que l'établissement a mis en place les mesures décrites dans le manuel AQ de l'entreprise, telles que les procédures et les registres de surveillance, a mis en place un système d'identification des lots, dispose de registres de formation, etc.

C'est l'état de préparation du système AQ qui détermine la fréquence et le nombre des audits de prévalidation. Ce nombre se limite cependant à trois (3). Si le troisième audit est insatisfaisant, l'exploitant doit présenter une nouvelle demande d'agrément et acquitter les droits y afférents de 500 $.

4.3 Validation

Les audits de validation commencent une fois que l'ACIA a terminé l'audit de prévalidation et déterminé que l'établissement est prêt à commencer à exploiter son système AQ. Durant la phase de validation, des audits seront menés une fois par semaine pendant un minimum de cinq (5) semaines, ou pour un minimum de 25 envois à destination des États-Unis (d'un poids minimal de 25 000 lb chacun), selon la plus longue de ces deux (2) périodes. Dans le cas d'établissements dont le volume des envois vers les États-Unis est faible ou irrégulier, le système AQ de l'entreprise pourra être évalué en fonction des envois interprovinciaux effectués durant la phase de validation, avec l'accord conjoint de l'ACIA et de l'exploitant de l'établissement. Cependant, le système AQ devra aussi être évalué en fonction d'un certain nombre d'envois à destination des États-Unis.

Pour qu'un établissement puisse être recommandé pour l'agrément, il doit obtenir des résultats satisfaisants à trois (3) audits consécutifs. Plus de cinq (5) audits peuvent être nécessaires avant que l'exploitant puisse satisfaire aux exigences relatives à la validation. Après huit (8) audits, l'exploitant doit examiner son manuel et son système AQ en profondeur, et consigner le processus par écrit, en vue de corriger définitivement les non-conformités qui nuisent à la validation.

L'exploitant qui n'aura pas réussi au moins trois (3) audits consécutifs de validation sur un total de douze (12) ne sera plus soumis à d'autres audits et devra présenter une nouvelle demande d'agrément et acquitter les droits y afférents de 500 $.

4.4 Vérification

Le PPQ-C s'appuie sur le processus de vérification pour assurer le maintien de l'intégrité du programme. L'exploitant de l'établissement doit démontrer que son programme d'assurance qualité est adéquatement géré, tenu à jour et mis en oeuvre, avoir consigné ses résultats de conformité antérieurs aux exigences relatives à la qualité (catégorie, calibre et degré de maturité), à l'emballage et à l'étiquetage des produits et, enfin, démontrer une utilisation adéquate et un bon contrôle des documents d'exportation.

L'ACIA commence ses audits de vérification lorsqu'un établissement a terminé avec succès le nombre requis d'audits de validation et a obtenu son certificat d'agrément.

Le calendrier des audits de vérification comporte deux phases associées à des fréquences d'audit différentes. Cependant, chaque établissement adhérant au PPQ-C doit faire l'objet d'un audit au moins deux (2) fois par saison d'expédition.

Phase 1

Une fois qu'un établissement a terminé avec succès la phase de validation et a obtenu son agrément, il fait l'objet d'un (1) audit par 28 jours de production. Un jour de production est un jour pendant lequel un établissement délivre un document d'exportation du PPQ-C et/ou un document de transfert du PPQ-C, indépendamment du jour de préparation du produit ou du nombre de documents d'exportation ou de transfert délivrés ce jour-là.

Phase 2

Une fréquence réduite peut s'appliquer à un établissement dont l'exploitant montre de manière constante :

  • qu'il entretient et exploite son établissement conformément aux exigences du PPQ-C;
  • qu'il prépare un produit conforme aux normes et aux exigences en vigueur;
  • qu'il exerce un contrôle efficace de ses procédures et registres (incluant les documents d'exportation du PPQ-C).

Ainsi, lorsqu'un établissement est agréé depuis au moins deux (2) années civiles et qu'il a toujours satisfait aux exigences du PPQ-C, il peut, et à la discrétion de l'ACIA, devenir admissible à une fréquence d'audit réduite correspondant à un (1) audit par 50 jours de production.

Est admissible à une fréquence d'audit réduite un établissement :

  • agréé depuis plus de deux (2) années civiles (au moins 2 saisons d'expédition complètes);
  • ayant fait l'objet d'au moins cinq (5) audits;
  • où l'on n'a décelé aucune non-conformité critique;
  • dont l'agrément n'a pas été suspendu ou annulé au cours des trois (3) années précédentes.

Au cours de la phase 2, l'établissement doit continuer à être exploité et obtenir des résultats d'audit satisfaisants. Un établissement qui obtient un résultat d'audit insatisfaisant verra sa fréquence d'audit passer à celle de la phase 1. Pour être de nouveau admissible à la fréquence d'audit réduite de la phase 2, l'établissement doit obtenir au moins trois (3) résultats d'audit satisfaisants consécutifs.

Audit des établissements
Phase Fréquence des audits Non-conformités
Phase 1 1 audit / 28 joursNote de tableau 3 Audits à réaliser pour faire le suivi des mesures correctives prises par l'établissement
Phase 2Note de tableau 4 1 audit / 50 jours Audits à réaliser pour faire le suivi des mesures correctives prises par l'établissement

Notes de tableau

Note de tableau 3

Un jour de production est un jour pendant lequel des envois sont déclarés sur un document d'exportation du PPQ-C ou un document de transfert du PPQ-C.

Retour à la référence de la note de tableau 3

Note de tableau 4

L'établissement passe à la phase 2 selon ses antécédents de rendement et de conformité au cours de la phase précédente.

Retour à la référence de la note de tableau 4

Les audits de vérification ne sont pas annoncés et peuvent être réalisés n'importe quand durant la période d'audit. Chaque établissement adhérant au PPQ-C doit faire l'objet d'au moins deux (2) audits par saison, indépendamment du nombre de jours de production. Toute non-conformité décelée durant les audits de vérification doit être inscrite sur le rapport d'audit du PPQ-C.

La fréquence des audits peut être augmentée lors du rétablissement d'un agrément suspendu.

4.5 Audits de suivi

Des audits de suivi sont réalisés au besoin pour vérifier que les mesures correctives relevées par l'ACIA au moment de la vérification ont été mises en oeuvre et qu'elles ont permis de corriger efficacement les non-conformités relevées.

4.6 Inspection des envois retournés menée par l'ACIA

Les envois retournés sont examinés pour vérifier que l'établissement adhérant au PPQ-C est exploité conformément aux exigences du PPQ-C et que le produit préparé par l'établissement satisfait au Règlement sur les fruits et les légumes frais ou aux exigences à l'importation des États-Unis (7 USC 608e-1), selon le cas.

Une inspection est effectuée à des fins de vérification lorsque l'ACIA est avisée qu'un envoi inspecté ou contrôlé par l'USDA ou par un service d'inspection fédéral-étatique « Federal-State Inspection Service » est considéré ou présumé non conforme aux exigences de la catégorie déclarée ou aux exigences à l'importation des États-Unis (7 USC 608e-1).

L'exploitant de l'établissement adhérant au PPQ-C doit aviser l'ACIA, par écrit, qu'un envoi a été retourné dans les 24 heures qui suivent le retour de l'envoi et indiquer les motifs du retour. L'exploitant doit retenir tous les envois retournés de sorte que l'ACIA puisse les inspecter. Cette information, ainsi que les résultats de n'importe quelle inspection, sera utilisée par l'ACIA pour déterminer si une inspection est requise à des fins de vérification. Un envoi n'est normalement pas inspecté lorsqu'il est retourné en raison de facteurs que l'exploitant ne peut maîtriser (p. ex. marchandises expédiées en trop, défaut de respecter les délais de livraison, annulation d'une commande, incapacité de se conformer aux spécifications du destinataire, etc.).

Les inspections menées à des fins de vérification comprennent l'évaluation du degré de maturité et du calibre du produit ainsi que de facteurs permanents et de facteurs liés à l'état. Le non-respect d'exigences relatives à la maturité et au calibre ainsi que de facteurs permanents est considéré comme une non-conformité. Si, à la suite d'une inspection de l'ACIA menée à des fins de vérification, il est déterminé qu'un produit n'est pas conforme en raison de défauts d'état tels que la pourriture, la germination, les meurtrissures de pression, etc., cela ne compte pas pour une non-conformité si l'état d'un produit a eu le temps d'évoluer entre l'inspection initiale et l'inspection de vérification. Cependant, cela peut compter pour une non-conformité si la date d'expédition initiale est près de la date d'inspection et qu'il est peu probable que l'état du produit ait eu le temps d'évoluer de manière importante depuis que le produit a été expédié (p. ex. s'il a été expédié depuis moins de 24 heures). Aucun certificat de l'ACIA ne sera délivré à la suite d'une inspection de vérification.

Lorsqu'il est déterminé qu'un envoi ne satisfait pas aux exigences, l'exploitant doit prendre des mesures correctives à l'égard du produit et s'assurer que sa conformité est rétablie.

L'exploitant de l'établissement adhérant au PPQ-C doit fournir des documents écrits qui permettent d'établir clairement la correspondance entre le document d'exportation du PPQ-C initial, l'inspection menée par l'ACIA à des fins de vérification et les mesures correctives prises (délivrance du document d'exportation de remplacement, reclassification du produit, rejet « dumping », etc.).

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