Processus de vérification réglementaire du Programme d'importation du poisson

Table des matières

1. Objet
2. Portée
3. Description du processus
3.1 Aperçu du système de vérification réglementaire du Programme d'importation du poisson
3.2 Vérification de système
3.2.1 Demandeurs de permis de base
3.2.2 Titulaires et demandeurs de permis PGQI
3.3 Vérification de la conformité
3.3.1 Titulaires de permis de base
3.3.2 Titulaires de permis PGQI
3.4 Vérification du programme
3.5 Intégrité du programme
Annexe A

1. Objet

Le présent document décrit le processus mis en oeuvre par l'ACIA pour vérifier que les importateurs de poisson titulaires de permis respectent les exigences du Règlement sur l'inspection du poisson. Ce document décrit également le processus mis en oeuvre par l'ACIA pour vérifier que le programme d'importation du poisson donne une assurance raisonnable de l'innocuité du poisson importé au Canada.

2. Portée

Le processus s'applique aux titulaires ou aux demandeurs de permis d'importation du poisson (importateurs avec permis de base) ou de permis d'importation du poisson avec programme de gestion de la qualité des importateurs (importateurs adhérant au PGQI).

Le système de vérification réglementaire s'applique à toutes les parties visées par le Règlement sur l'inspection du poisson, alors que le présent document ne concerne que les importateurs de poisson.

3. Description du processus

3.1 Aperçu du Système de vérification réglementaire du Programme d'importation du poisson

Le Système de vérification réglementaire du Programme d'inspection du poisson présente les activités menées par l'ACIA pour vérifier que les parties réglementées assument leurs responsabilités et pour évaluer l'efficacité du Programme d'inspection du poisson à remplir le mandat de l'ACIA.

Le système de vérification réglementaire comporte deux volets comprenant chacun deux activités :

• Le premier volet est axé sur les parties réglementées avec les deux activités suivantes : vérification de système (VS) et vérification de conformité (VC).
• Le deuxième volet est axé sur le Programme avec les deux activités suivantes : vérification du programme (VP) et intégrité du programme (IP).

Le schéma présenté à l'annexe A du présent document fait ressortir les principaux aspects du Système de vérification réglementaire du Programme d'inspection du poisson.

On trouvera ci-après une description des activités de vérification réglementaire appliquées au Programme d'importation du poisson.

Vérification de système (VS)

Le processus de VS vise à évaluer la conformité d'un importateur aux exigences relatives à la demande de permis d'importation et aux documents.

Permis PGQI
Pour faire une demande de permis PGQI, l'importateur doit présenter un dossier de demande complet, comprenant un programme de gestion de la qualité documenté (plan PGQI) conformément à la Directive de réglementation – Exigences réglementaires du Canada à l'égard des titulaires de permis d'importation avec PGQI. Le processus de VS porte sur l'évaluation du plan PGQI pour déterminer si le plan est rédigé conformément aux exigences de la Norme de référence du PGQI.

Permis d'importation du poisson (importateur avec permis de base)
Pour faire une demande de permis de base, l'importateur doit présenter un dossier de demande complet, conformément à la Directive de réglementation - Exigences réglementaires canadiennes à l'égard des titulaires de permis d'importation. Le processus de VS porte sur l'évaluation de la demande de permis d'importation du poisson, la compréhension de l'importateur des responsabilités associées au permis qui lui est accordé et les processus mis en oeuvre pour respecter les exigences réglementaires.

Vérification de conformité (VC)

Le processus de VC vise à évaluer si un importateur respecte les exigences du permis qui lui a été accordé.

Dans le cas des importateurs adhérant au PGQI, la VC sert à évaluer si l'importateur met en oeuvre son Programme de gestion de la qualité et s'il réussit efficacement à empêcher l'importation de produits non conformes. Les VC du PGQI prennent la forme de diverses activités d'audit et d'inspection.

Dans le cas des importateurs avec permis de base, les activités visent à vérifier si les importateurs respectent les exigences de leur permis, notamment par l'importation de produits qui sont conformes aux exigences du RIP, les avis d'importation, la tenue de registres et des procédés documentés (le cas échéant). L'ACIA effectue également des inspections de produit, conformément aux processus d'inspection des produits du poisson importés.

Vérification du programme (VP)

La VP porte sur l'évaluation du niveau global de conformité des importateurs ou de certains secteurs d'importation à respecter les exigences du RIP. Sur une base annuelle, l'ACIA détermine l'objectif et la portée des activités de la VP. L'évaluation prend la forme d'activités de surveillance et d'études.

Intégrité du programme (IP)

L'intégrité du programme porte sur l'évaluation de la qualité du programme d'importation du poisson et de sa mise en oeuvre par l'ACIA. L'évaluation est effectuée par le Système de gestion de la qualité et l'analyse des données provenant des systèmes d'information de l'ACIA.

3.2 Vérification de système

3.2.1 Demandeurs de permis d'importation du poisson

Pour obtenir un permis d'importation (permis de base), l'importateur doit présenter un dossier de demande complet et indiquer à l'ACIA de quelle manière il entend respecter les exigences du permis d'importation. L'ACIA étudiera le dossier de demande et les autres renseignements fournis pour vérifier que le dossier satisfait à toutes les exigences. L'ACIA s'assurera que l'importateur comprend bien les exigences du permis et déterminera si les processus d'importation qu'il met en oeuvre lui permettent d'importer des produits qui sont conformes aux exigences réglementaires.

3.2.2 Titulaires et demandeurs de permis PGQI

Avant de se voir accorder un permis, les demandeurs de permis PGQI doivent soumettre un plan PGQI qui respecte les exigences de la Norme de référence du PGQI. Une fois le permis accordé, les importateurs adhérant au PGQI doivent soumettre les modifications de leur plan PGQI à l'ACIA, qui doit les examiner et les approuver avant leur mise en oeuvre.

Examen initial

Sur réception d'un plan PGQI, l'ACIA vérifie la demande soumise pour déterminer si les sept éléments de la Norme de référence du PGQI sont bien inclus dans le plan. Le formulaire « Avis de réception d'un plan PGQI » est rempli, et montre si les sept éléments sont inclus ou si certains manquent. Le formulaire rempli est envoyé au demandeur. Si un ou des éléments manquent, l'examen du plan PGQI s'arrête là. Si aucun élément ne manque, l'ACIA poursuit l'évaluation du plan.

Évaluation du plan PGQI

Cette évaluation a pour but de déterminer si le plan soumis respecte les exigences de la Norme de référence du PGQI. Les demandes de plan PGQI sont jugées acceptables si toutes les mesures de contrôle nécessaires sont prévues et si les contrôles semblent raisonnables par rapport à leur objectif prévu.

Résultats de la VS

Après avoir évalué le plan PGQI, on remplit le formulaire Évaluation du plan PGQI, qui établit si le plan PGQI est acceptable ou si des révisions s'imposent. Si des révisions sont nécessaires, l'ACIA présente une brève explication démontrant pourquoi le plan n'est pas acceptable. Le formulaire est envoyé au demandeur de permis, qui peut alors présenter de nouveau le plan PGQI avec les révisions apportées.

Vérification des systèmes en cas de modification

Quand un importateur adhérant au PGQI soumet un projet de modification à son plan PGQI, l'ACIA n'examine que les portions modifiées signalées par l'importateur. Cet examen vise à vérifier que le plan modifié continue à respecter les exigences de la Norme de référence du PGQI. On avise par écrit les importateurs adhérant au PGQI que les modifications prévues sont ou non acceptables. Les importateurs adhérant au PGQI ne peuvent mettre en oeuvre que les modifications qui ont été approuvées par l'ACIA.

3.3 Vérification de la conformité

3.3.1 Titulaires de permis d'importation du poisson (permis de base)

Au renouvellement du permis ou en réponse à des problèmes de conformité réguliers

Une vérification de la conformité des importateurs avec permis de base est effectuée une fois par année avant le renouvellement du permis ou lorsque l'on doute de la capacité de l'importateur à respecter de façon régulière les exigences du RIP.

La vérification de la conformité consiste en un examen des antécédents d'importation de produits, de la conformité des produits importés et de la conformité de l'importateur aux exigences du RIP. La VC peut inclure une inspection des registres et de la documentation de l'importateur afin de vérifier qu'ils sont tenus à jour au Canada et qu'ils respectent toutes les exigences du RIP.

Si la vérification de la conformité indique que, de façon régulière, les exigences du RIP ne sont pas respectées, l'importateur est tenu de prendre des mesures qui peuvent inclure l'élaboration d'un plan de mesures correctives. Si l'importateur n'est pas disposé à se conformer ou n'est pas en mesure de le faire, des mesures d'application réglementaires sont mises en oeuvre et peuvent comprendre la suspension du permis, sa révocation ou le refus de renouvellement.

Si la vérification de la conformité indique que l'importateur respecte les exigences du Règlement sur l'inspection du poisson ou a mis en oeuvre des mesures correctives (au besoin), le permis demeure en règle et peut être renouvelé.

3.3.2 Titulaires de permis PGQI

Après la délivrance du permis

Les vérifications de la conformité des titulaires de permis PGQI sont réalisées de façon régulière. Les vérifications de la conformité visent à vérifier que les importateurs adhérant au PGQI mettent en oeuvre leur plan PGQI tel qu'il a été rédigé, et que le plan permet efficacement de garantir que seuls sont importés des produits du poisson qui respectent les exigences canadiennes. Les VC sont effectuées par des inspecteurs qui sont appuyés par d'autres membres de l'ACIA, comme les superviseurs et les spécialistes des aspects techniques et des programmes. Les importateurs adhérant au PGQI sont généralement informés à l'avance de la tenue prochaine d'une VC, mais l'ACIA peut aussi procéder à une VC sans prévenir les intéressés.

Avant la VC

Pour préparer la VC, l'équipe de VC détermine quels éléments de la Norme de référence du PGQI seront évalués. La VC peut porter sur une partie ou sur tous les éléments de la Norme de référence. Le temps écoulé depuis la dernière VC, les éléments couverts pendant la dernière VC et les problèmes courants de conformité sont des facteurs qui aident à déterminer quels éléments doivent être couverts.

Une fois déterminée la portée de la VC, on contacte l'importateur pour confirmer si les dates proposées pour la VC lui conviennent. L'ACIA tentera de collaborer avec l'importateur pour fixer des dates convenant aux deux parties. S'il n'est pas possible de s'entendre sur des dates, l'ACIA fixera elle-même la date et l'heure de la VC. Selon la portée et la complexité des opérations de l'importateur, la VC peut durer un ou plusieurs jours.

Une VC est effectuée à un endroit seulement. À moins que l'importateur ne justifie sa tenue à un autre endroit, la VC est effectuée à l'adresse où sont gardés tous les registres d'après le plan PGQI. Le ou les membres de l'équipe de VC peuvent mener certaines activités d'audit et d'inspection à d'autres endroits si la portée de la VC le justifie (p. ex. entrepôts frigorifiques, installations d'inspection).

L'importateur adhérant au PGQI reçoit un plan de VC et une lettre d'ouverture qui annonce officiellement la tenue de la VC et contient des renseignements pertinents sur la portée, l'heure, la date, le lieu de la VC et les personnes qui y participent.

Pendant la VC

Une VC commence par une réunion d'ouverture entre le ou les membres de l'équipe de VC et la direction ou le personnel compétent de l'entreprise d'importation. Pendant cette réunion, l'équipe de VC confirme la logistique de l'opération et explique le déroulement de la VC, y compris la délivrance d'avis de non-conformité, les rapports et le suivi.

Pendant la VC, les inspecteurs ont recours à une combinaison d'activités d'audit et d'inspection pour évaluer si l'importateur respecte les exigences de la Norme de référence du PGQI. Voici des exemples de ces activités : observations, inspections, analyses, mesures, entrevues et examen des documents. Tout au long de la VC, du personnel du PGQI ayant des responsabilités en rapport avec la portée de la VC doit être disponible pour participer à des entrevues et pour faciliter le déroulement de la VC. Tous les registres et la documentation couvrant la période de 36 mois qui précède doivent être à la disposition de l'équipe pendant toute la durée de la VC.

Tout au long de la VC, les inspecteurs consignent leurs observations, les résultats des activités d'inspection et les réponses aux entrevues sous la forme de preuves tangibles. Si des défaillances sont notées, l'équipe de VC en informe l'importateur, soit au cours de la journée, soit à la fin de la journée. Les responsables du PGQI sont incités à participer aux réunions de fin de journée pour examiner les défaillances qui ont pu être notées. Si une défaillance a causé ou peut causer l'importation de produits impropres à la consommation ou frauduleux, l'équipe de VC exigera que soient prises immédiatement des mesures correctives pour éliminer cette non-conformité critique. Si l'importateur n'est pas disposé à corriger immédiatement le problème ou n'est pas en mesure de le faire, une mesure d'application réglementaire comme la suspension ou la révocation peut être prise.

Après la VC

Les membres de l'équipe de VC examinent toutes les preuves tangibles recueillies pendant la VC. Si des défaillances sont notées, l'équipe les évalue et signale des non-conformités pour les problèmes touchant les systèmes. Les non-conformités sont désignées comme non-conformité ou non-conformité critique, et l'équipe de VC les consigne dans un rapport de non-conformité. Elle prépare aussi un rapport de clôture qui résume les résultats de la VC.

Une fois remplis le rapport de clôture et tous les rapports de non-conformité, l'équipe de VC, les responsables du PGQI et le personnel compétent participent à une réunion de clôture. Au cours de cette réunion, l'équipe de VC présente les rapports de non-conformité et le rapport de clôture aux responsables du PGQI. L'équipe et les responsables discutent alors de toutes les questions ou préoccupations concernant les non-conformités et les mesures que doit prendre l'importateur. Une date est fixée pour la soumission d'un plan de mesures correctives (PMC) à l'ACIA. L'équipe de VC et les responsables du PGQI signent un rapport de clôture.

La réunion de clôture est généralement menée en face-à-face. Toutefois, en l'absence de non-conformités ou à la demande des responsables du PGQI, une conférence téléphonique peut remplacer la réunion face-à-face. Cette solution n'est retenue que si elle convient à la fois à l'ACIA et aux responsables du PGQI.

Mesures correctives et suivi

Si des non-conformités sont relevées pendant une VC, l'importateur doit élaborer un plan de mesures correctives (PMC) pour chaque non-conformité, et les soumettre à l'ACIA. Un plan de mesures correctives doit traiter les problèmes qui ont mené à la non-conformité et présenter des mesures destinées à éviter toute récidive.

Les membres de l'équipe de VC examinent les PMC pour évaluer s'ils suffisent à corriger le problème et à éviter la récidive. Une fois cet examen terminé, l'équipe de VC indique par écrit à l'importateur si le PMC est ou non acceptable. S'il est inacceptable, l'importateur doit réviser le PMC et le soumettre de nouveau pour approbation. Le processus se répète jusqu'à la soumission d'un PMC acceptable ou jusqu'à ce que l'ACIA conclue que l'importateur n'est pas disposé à prendre des mesures correctives ou n'est pas en mesure de le faire. Dans le cas des non-conformités critiques, des mesures correctives acceptables doivent être mises en oeuvre immédiatement.

Une fois le PMC accepté par l'ACIA, l'équipe de VC informe par écrit l'importateur de la clôture de la VC. L'ACIA va vérifier la mise en oeuvre du PMC avant la prochaine VC prévue ou au moment de son déroulement. Dans le cas des non-conformités critiques, la vérification a lieu avant la clôture de la VC initiale.

3.4 Vérification du programme

La vérification du programme est une évaluation de la conformité globale de l'industrie. Elle consiste à recueillir des preuves pour déterminer si le programme est efficace et si l'industrie dans son ensemble respecte les normes.

L'ACIA évalue le niveau global de conformité de l'industrie ou de certains secteurs grâce à des programmes de surveillance et à des études. L'information ainsi recueillie fournit à l'ACIA des preuves tangibles permettant de déterminer si le programme, dans sa conception et sa mise en oeuvre, donne une garantie raisonnable que les normes et les exigences du Canada sont respectées.

Les importateurs adhérant au PGQI ont la responsabilité de vérifier que les produits qu'ils importent respectent les normes réglementaires. La Division dup poisson, des produits de la mer et de la production (DPPMP) élabore chaque année un plan d'échantillonnage des produits afin de vérifier l'efficacité du programme PGQI. Conformément aux cibles du plan d'échantillonnage, on prélève au hasard des échantillons de produits d'un importateur adhérant au PGQI et on les envoie aux laboratoires d'analyse. Étant donné qu'il s'agit là d'échantillons destinés à la surveillance, les lots ne sont généralement pas retenus. La DPPMP se sert des résultats du programme annuel de surveillance des produits pour apporter les ajustements qui s'imposent au programme et aux plans d'échantillonnage.

Pour le programme d'importation avec permis de base, l'ACIA effectue des inspections de VC des produits produits pour s'assurer que les importateurs avec permis de base importent des produits qui respectent, de façon constante, les normes réglementaires. Ces inspections de VC de produits portent essentiellement sur les importateurs avec permis de base. Lorsqu'un type de produit a un bon dossier de conformité, la DPPMP peut décider d'abandonner l'échantillonnage visant la VC des importateurs au profit de l'échantillonnage aux fins de surveillance dans le cadre de la vérification du programme.

Outre les essais effectués dans le cadre du plan annuel d'échantillonnage destiné à la surveillance, d'autres essais peuvent être réalisés à des fins d'étude. Les études visent généralement à étudier un secteur préoccupant ou à recueillir des données complémentaires à des fins d'information. Par exemple, les études peuvent servir à aider Santé Canada à établir des normes et tolérances appropriées.

3.5 Intégrité du programme

L'intégrité du programme est une évaluation de la qualité du programme d'importation du poisson et de sa mise en oeuvre par l'ACIA. L'évaluation inclue l'évaluation de: la qualité des documents (clarté, exhaustivité et mise à jour); le niveau et la justesse de la formation; la rapidité et l'efficacité de la communication; et le niveau de prestation du programme. L'évaluation est faite à l'aide du système de gestion de la qualité et par l'analyse des renseignements provenant des systèmes d'information de l'ACIA.

Annexe A - Processus du vérification réglementaire

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Graphique - Processus du vérification réglementaire

Type du document : Document sur le processus / État : Version 1
Date : 1 avril 2009 / Date de révision : 31 mars 2010