Manuel d'inspection des établissements laitiers – Chapitre 3 – Guide pour l'industrie concernant l'agrément d'un établissement
3.5 Procédure d'agrément d'un nouvel établissement

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3.5.1 Dossier de demande d'agrément

Un dossier complet de demande d'agrément doit être présenté à l'inspecteur local. Le demandeur doit remplir et signer tous les documents d'agrément. Le dossier de demande d'agrément doit comprendre les documents suivants :

  1. Demande d'agrément d'un établissement (CFIA/ACIA 3043) (Annexe 3 - 2). Ce formulaire doit être dûment rempli des deux côtés, conformément aux instructions qui y figurent. Une copie du document fédéral ou provincial d'incorporation ou d'association ou d'un document attestant la raison sociale doit être annexée, tel qu'indiqué sur la demande. Si l'entreprise n'est ni une corporation ni un partenariat, il faut joindre une attestation notariée indiquant le nom sous lequel l'établissement sera exploité. Le nom indiqué au registre du commerce provincial ou sur l'attestation notariée doit être le même que celui figurant sur tous les documents présentés pour la demande d'agrément.
    Le demandeur doit donner par écrit l'assurance que l'emplacement, la construction, les installations et la nature des opérations sont conformes à toutes les exigences municipales, provinciales et fédérales. On pourra lui demander de soumettre un permis de construire ainsi qu'une assurance écrite des autorités compétentes, confirmant que les exigences relatives à la protection de l'environnement ont été respectées.
  2. Fiche d'information et d'agrément d'un établissement laitier (Annexe 3 - 3). Ce formulaire doit être rempli par le demandeur.
  3. Droits d'agrément. Les deux formulaires susmentionnés doivent être accompagnés :
    • d'une validation du volume de lait que l'établissement recevra (ou du rendement estimé) au cours des 12 mois suivant la date de la demande, et
    • des droits d'agrément exigibles déterminés par l'Arrêté sur les prix applicables aux produits laitiers. Les droits seront chargés sur réception de la demande et ceux-ci seront ajustés au pro-rata de manière à établir la date d'expiration de l'agrément au 31 mars suivant pour tous les certificats d'agrément.
  4. Plan du site. Le plan doit indiquer les limites du site et l'emplacement de l'établissement par rapport à tous les autres bâtiments, structures, routes, allées et aires de stationnement, voies ferrées, canalisations d'égout, puits et services publics sur la propriété. L'échelle du plan et le nord doivent être indiqués.
  5. Plans et devis. Des plans et devis détaillés de l'établissement laitier doivent être soumis avec la demande d'agrément (tel que requis au Règlement sur les produits laitiers, alinéa 10.(2)(a)). Des plans dessinés à la main sont acceptables, s'ils sont complets, exacts et à l'échelle. Ils doivent comporter une légende des symboles utilisés et montrer les éléments suivants :
    • un plan de chaque étage de l'établissement indiquant les dimensions et l'usage prévu de chaque salle ou secteur;
    • l'emplacement des murs, des cloisons, des fenêtres, des portes, des escaliers et des bouches d'évacuation;
    • une liste des matériaux de construction utilisés pour tous les équipements, planchers, plafonds, murs et ouvertures;
    • les types d'équipements et leur emplacement;
    • l'emplacement des systèmes d'éclairage, de réfrigération, de ventilation et de plomberie;
    • le schéma séquentiel d'acheminement des produits dans l'établissement.
  6. Programme de salubrité. Le programme de salubrité (en vertu de l'alinéa 10.(2)(b) du Règlement sur les produits laitiers) doit préciser :
    • le nom de la personne responsable de l'application du programme;
    • le matériel et les agents chimiques pouvant être utilisés pour assurer et maintenir la propreté et la salubrité des lieux. Les substances et les produits chimiques employés dans l'établissement doivent être approuvés ou mentionnés dans la Liste de référence de l'ACIA pour les matériaux de construction, les matériaux d'emballage et les produits chimiques non alimentaires acceptés, et ils doivent être utilisés et manipulés selon les instructions du fabricant et de manière à prévenir la contamination;
    • les mesures prévues pour assurer la propreté et la salubrité des lieux.
  7. Programme de lutte contre la vermine. En vertu du paragraphe 11.1(10) du Règlement sur les produits laitiers, le programme de lutte contre la vermine doit préciser les mesures prises pour lutter efficacement et sans danger contre les insectes et les rongeurs et exclure tout animal de l'établissement agréé.
  8. Programme de rappel. En vertu du MIEL, section 1.10.06, un programme de rappel est requis pour assurer un rappel efficace de tout produit alimentaire sur le marché. Les modalités de rappel devraient comprendre les personnes responsables, le système de codification des produits, les avis et les modalités de mise en œuvre de rappel.
  9. Analyse de l'eau. Indiquer la source d'eau utilisée et soumettre un certificat provincial d'analyse de l'eau (contamination bactériologique, chimique et physique) qualifiant la potabilité de celle-ci (MIEL 1.10.01.09).
  10. Liste des produits fabriqués par l'établissement.
  11. Programme de surveillance microbiologique des produits et de l'environnement, couvrant la Politique sur la Présence de Listeria monocytogenes dans les aliments prêts-à-manger de Santé Canada

Lorsque l'ACIA reçoit une demande de renseignements de la part d'un demandeur éventuel, elle lui envoie l'information suivante concernant l'agrément :

  • Une lettre d'accompagnement (Annexe 3 - 1) réclamant les éléments énumérés à la section 3.5, soit :

Une validation du volume de lait que l'établissement recevra ou de la production estimée au cours des 12 mois suivant la date de la demande de même que les droits exigibles déterminés par l'Arrêté sur les prix applicables aux produits laitiers; exact et à l'échelle;

  • un plan et un devis détaillés; un plan dessiné à la main peut être acceptable s'il est complet,
  • le plan du site montrant l'emplacement de l'établissement laitier par rapport à tous les autres bâtiments, structures, routes, etc. sur la propriété;
  • le programme de salubrité en vertu de l'alinéa 10 (2)(b) du Règlement sur les produits laitiers. Les substances et les produits chimiques employés dans l'établissement doivent être utilisés de manière à prévenir la contamination;
  • le programme de lutte contre la vermine - en vertu du paragraphe 11.1(10) du Règlement sur les produits laitiers;
  • le programme de rappel (MIEL, section 1.10.06)
  • la source d'eau utilisée et un certificat provincial d'analyse de l'eau (contamination bactériologique, chimique et physique) qualifiant la potabilité de celle-ci (MIEL 1.10.01.09);
    • une liste des produits fabriqués par l'établissement;
    • le programme de surveillance microbiologique des produits et de l'environnement, couvrant la Politique Lm de Santé Canada.
  • Demande d'agrément d'un établissement (CFIA/ACIA 3043) Celui-ci doit être dûment rempli des deux côtés, conformément aux instructions qui y figurent. Une copie du document fédéral ou provincial d'incorporation ou d'association ou d'un document attestant la raison sociale doit être annexée, tel qu'indiqué sur la demande.
  • Fiche d'information et d'agrément d'un établissement laitier.
  • Une copie des articles 10 et 11 du Règlement sur les produits laitiers.
  • Une copie de la lettre d'information sur les prix applicables aux produits laitiers et le barème des prix exigés.

3.5.2 Procédures, communication et circulation des documents

Établissement

1. Soumettre un dossier de demande d'agrément complet tel que décrit à la section 3.5.1

2. Prendre rendez-vous avec le personnel du bureau d'inspection en vue d'une visite pré-agrément

Inspecteur

L'inspecteur peut occuper l'un des postes suivants aux Opérations :

  • Inspecteur responsable
  • Superviseur spécialisé (établissement laitier)
  • Spécialiste du programme régional
  • Autre personne qualifiée

1. Le bureau de l'ACIA reçoit une demande de renseignements de la part d'un demandeur éventuel.

2. L'information relative à l'agrément est envoyée au demandeur éventuel.

3. Le demandeur communique avec l'inspecteur local pour obtenir des renseignements supplémentaires au besoin. Si possible, l'inspecteur se rend chez le demandeur pour évaluer les installations, discuter des responsabilités de l'exploitant et passer en revue les exigences. Le rôle de l'examinateur consiste à évaluer les plans pour déterminer si la proposition soumise permettra de produire et de manipuler les produits laitiers dans un environnement hygiénique et salubre. N.B. Il incombe au demandeur de fournir les détails requis avec les plans afin que les examinateurs puissent déterminer si la construction prévue permettra de fournir un environnement hygiénique pour la production de produits laitiers sains.

4. Le demandeur envoie les documents d'agrément à l'inspecteur.

5. L'inspecteur vérifie si les documents sont dûment remplis, il valide le volume prévu de lait reçu ou la production estimée et, s'il y a lieu, il communique avec le demandeur pour obtenir plus de renseignements ou des éclaircissements. L'inspecteur demande un no. d'agrément pré-assigné auprès du Spécialiste du programme laitier.

6. S'il s'agit d'un établissement existant non agréé (pour lequel un permis provincial a été délivré), une fois les documents d'agrément dûment remplis et exacts, l'inspecteur procède à une inspection des lieux pour vérifier la conformité de l'établissement à la réglementation (pour s'assurer que les exigences en matière de salubrité, de structure et d'exploitation sont respectées), puis il remplit la Liste de contrôle  Agrément d'un établissement laitier et révision des plans et devis (Annexe 3 - 4), et il rédige un rapport dans lequel il indique en détail la nature et l'étendue de toute modification ou rénovation nécessaire. Une inspection en profondeur doit également être réalisée pour que l'agrément soit recommandé. L'inspecteur doit tenter d'obtenir une copie du plus récent rapport d'inspection provinciale de cet établissement. Il discutera de ses observations avec le demandeur. Ce dernier doit faire parvenir un avis officiel à l'ACIA concernant son intention de poursuivre le processus d'agrément. Si le demandeur souhaite continuer, les plans des modifications ou rénovations prévues doivent être soumis avant le début des travaux. Ils seront examinés par l'inspecteur et le spécialiste du programme qui recommanderont de les accepter ou non (voir la section 3.7). Toutes les exigences réglementaires doivent être rencontrées avant que l'agrément ne soit accordé. Si, après 12 mois, l'ACIA n'a toujours pas reçu de réponse du demandeur, le dossier sera fermé. Les droits ne seront pas remboursés. Pour poursuivre le processus d'agrément, après les premiers 12 mois, le demandeur devra présenter une nouvelle demande et payer les frais annuels.

7. S'il s'agit d'un établissement qui n'est pas encore construit, une fois les documents d'agrément dûment remplis et exacts, les travaux de construction pourront commencer dès que l'inspecteur et le spécialiste du programme auront signifié que l'établissement prévu est conforme aux exigences réglementaires. Pour tout nouvel agrément (nouvelle construction), toutes les exigences réglementaires doivent être rencontrées avant que l'agrément ne soit accordé.

8. Qu'il s'agisse de la modification d'une installation existante ou de la construction d'un nouvel établissement, l'inspecteur doit surveiller la construction régulièrement et s'assurer du respect des exigences du Manuel du MIEL et de l'article 11 du Règlement sur les produits laitiers. Il doit également veiller à ce que les matériaux utilisés soient parmi ceux mentionnés dans la Liste de référence de l'ACIA pour les matériaux de construction, les matériaux d'emballage et les produits chimiques non alimentaires acceptés.

9. Lorsque toutes les exigences sont satisfaites (voir la section 3.7), l'inspecteur envoie les documents dûment remplis, y compris des copies des plans et devis, au spécialiste des produits laitiers du centre opérationnel accompagnés d'une recommandation à l'effet que l'établissement soit agréé.

Spécialiste du programme laitier du Centre opérationnel (CO) ou son mandataire

1. Aide l'inspecteur, au besoin, pendant le processus d'agrément.

2. Fournit à l'inspecteur un numéro d'agrément pré-assigné et entre au système de gestion des clients (SGC) les informations requises suivantes : nom d'affaires de l'entreprise (tel qu'il apparaît sur le document d'incorporation), lieu et adresse de l'établissement, nom du demandeur, numéro de téléphone et de télécopieur et adresse courriel (s'il y a lieu). L'entrée de ces informations au SGI à cette étape permet à l'inspecteur d'imprimer les feuilles de travail pour mener l'inspection approfondie préalable à l'agrément.

3. Examine les documents pour s'assurer qu'ils sont dûment remplis et que les renseignements y sont exacts. Il peut demander à l'inspecteur d'obtenir des renseignements supplémentaires ou des documents plus à jour, s'il y a lieu. Lorsque le tout est complet, le spécialiste signe le formulaire de Demande d'agrément d'un établissement (CFIA/ACIA 3043) dans la case marquée Réservé à l'usage de l'Agence.

4. Le mandataire du spécialiste du CO dépose le chèque des droits d'agrément sur réception et obtient un no. de brouillard (celui-ci sert de preuve de paiement), complète le formulaire Paiement dû pour l'agrément d'un nouvel établissement de produits laitiers et en envoie une copie au Centre national des comptes débiteurs. Ce formulaire est conçu pour établir au pro-rata le paiement de manière à ce que les certificats d'agrément portent tous la même date d'échéance (31 mars) dès la première année de l'agrément.

5. Si après un délai d'un an depuis le paiement initial pour une nouvelle demande d'agrément, l'établissement n'a pas donné suite à l'agrément ou n'a pas réussi à obtenir l'agrément, une lettre (Annexe 3 - 5) sera envoyée au demandeur pour l'informer des options possibles (maintien ou abandon du processus d'agrément).

6. Lorsque le dossier d'agrément est complet et précis, le spécialiste du CO modifie le statut de l'établissement au SGC pour activer le nouvel agrément.

7. Le spécialiste du CO délivre le certificat d'agrément.

8. Le spécialiste du CO envoie le certificat d'agrément au demandeur accompagné d'une lettre (Annexe 3 - 6) expliquant les conditions de l'agrément de même que la signification d'une telle certification.

9. Le spécialiste du CO envoie une copie du certificat et de la lettre au bureau d'inspection.

10. Le mandataire du spécialiste du CO rajoute les informations de l'établissement à la liste nationale des établissements agréés.

Administration centrale

1. Le spécialiste du CO avise l'administration centrale du nouvel agrément ou du renouvellement d'un agrément.

3.5.3 Acceptation

En collaboration avec l'inspecteur, les agents du bureau régional étudieront la demande d'agrément, les premiers résultats de l'inspection, les plans et devis, le programme de salubrité, la Fiche d'information et d'agrément de l'établissement laitier, de même que la validation du volume de lait reçu ou du rendement pour déterminer si la demande est admissible.

On effectue ensuite une inspection de l'établissement selon la Liste de contrôle - Agrément d'une usine laitière et révision des plans et devis afin de déterminer si l'usine est admissible à l'agrément. L'inspection constitue la dernière étape du processus d'agrément et elle est effectuée avant la mise en marche. L'inspection consiste à examiner la structure de l'établissement, l'équipement, les installations de laboratoire, les programmes de salubrité et de lutte contre la vermine, les registres à tenir, les alentours de l'usine, l'étiquetage ainsi que tout autre aspect pouvant être observé avant le démarrage pour assurer que ces éléments respectent les exigences de la réglementation relative à l'agrément. Cette inspection de l'usine n'est pas détaillée. Tout changement ou correction à apporter à l'établissement doit être effectué au préalable pour que l'agrément soit recommandé. Dans le cas d'un établissement existant détenant un permis provincial, on doit également effectuer une inspection détaillée de pair avec l'inspection se rapportant à l'agrément, laquelle doit satisfaire aux critères imposés pour être satisfaisante (100 % pour la catégorienbsp;1 de salubrité, ≥75 % pour la catégorie 2 de salubrité, ≥60 % pour la catégorie 3 de salubrité et ≥50 % pour la catégorie 4 de salubrité comme on l'indique à la section 5.5). Dans le cas d'un nouvel établissement, une inspection détaillée doit être faite au plus tard trois mois après l'agrément.

Il est à noter que la plupart des documents, plans, protocoles et renseignements exigés dans la Liste de contrôle sont ceux indiqués dans la Loi sur les produits agricoles au Canada et le Règlement sur les produits laitiers ou ceux faisant partie des objectifs de l'Agence. Il est donc essentiel que toutes les exigences soient satisfaites avant l'agrément.

La Partie I du formulaire décrit les exigences telles qu'énoncées dans le Règlement sur les produits laitiers. Toutes les exigences doivent être discutées avec le demandeur qui doit être informé de ses responsabilités. Il importe de discuter du paragraphe 11.1 (29) du Règlement sur les produits laitiers avec le demandeur pour s'assurer qu'il est au courant de ses obligations dans l'éventualité de changements à apporter à son établissement. La mise en œuvre du régime HACCP et du Programme d'amélioration de la salubrité des aliments doit être discutée avec le personnel de l'établissement. L'élaboration et la mise en œuvre des sept programmes préalables doivent également être discutées. Il faut examiner les prix exigibles pour les services d'inspection fédérale avec le personnel de l'établissement à cette étape du processus.

La Partie II du formulaire sera remplie après l'inspection et une fois la Partie I dûment remplie. Le formulaire, qui doit être daté et signé, recommande ou déconseille l'agrément de l'établissement. Tous les documents sont envoyés au bureau régional et/ou au bureau du CO, où les renseignements sont vérifiés par le spécialiste ou l'agent régional du programme.

Une fois que le dossier de l'établissement est complet et qu'il contient les informations exactes, et que l'inspection a été effectuée et a donné des résultats satisfaisants, on recommande l'agrément de l'établissement. Le spécialiste de programme du CO attribue un numéro d'agrément à l'établissement. Les numéros d'agrément sont attribués en fonction du découpage suivant (par province) :

Ontario 0 à 1599
Québec 1600 à 3599
Île du Prince Édouard 3600 à 3699
Nouvelle-Écosse 3700 à 3799
Nouveau-Brunswick 3800 à 3899
Manitoba 3900 à 3999
Saskatchewan 4000 à 4099
Alberta 4200 à 4399
Colombie-Britannique 4400 à 4599
Terre-Neuve 4600 à 4699

Ensuite, un Certificat d'agrément est délivré par le spécialiste de programme du CO; ce certificat est accompagné d'une lettre expliquant les conditions et la portée de l'agrément. Un modèle de lettre d'accompagnement se trouve à l'annexe 3 - 6 de la présente section. Le responsable du Programme laitier de la Division agroalimentaire est alors avisé de l'agrément de l'établissement ou du renouvellement du certificat d'agrément.

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