Manuel d'inspection des établissements laitiers – Chapitre 6 - Méthodes d'inspection

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6.1 Étapes préalables à l'inspection

Pour que l'inspection soit le plus efficace possible, il faut bien la planifier.

6.1.1 Avis

Généralement, on doit aviser la direction de l'établissement que l'on procédera à une inspection afin de s'assurer que le personnel nécessaire sera en place et ainsi réduire au minimum les arrêts de production. Il peut s'agir d'un avis verbal ou écrit (s'il s'agit d'un avis verbal, celui ci doit être noté dans le registre de l'inspecteur ou le dossier de l'établissement). Habituellement, un avis de deux semaines est adéquat. Les avis plus longs doivent être réduits au minimum dans le but d'uniformiser l'avis aux établissements.

On peut faire des inspections non annoncées lorsqu'il y a lieu de croire que les visites annoncées ne se font pas dans des conditions qui reflètent la situation quotidienne dans l'établissement.

6.1.2 Dates

Il faut faire varier les dates de l'inspection annuelle afin d'être en mesure d'évaluer les conditions régnant dans l'établissement tout au long de l'année.

6.1.3 Antécédents

Avant de procéder à une inspection, il est essentiel d'examiner l'ensemble du dossier de l'établissement afin de bien comprendre la situation de ce dernier. Voici quelques uns des rapports à examiner :

  • Dernier rapport d'inspection en profondeur et toutes les mesures de suivi
  • Résumés sur l'inspection des produits
  • Rapports d'échantillonnage du milieu
  • Rapport sur les bonnes pratiques de fabrication
  • Rapports provinciaux sur les produits et l'établissement
  • Plaintes des consommateurs

L'étude de ces rapports permettra à l'inspecteur d'examiner avec soin les risques potentiels et réels au cours de l'inspection détaillée.

6.1.4 Programme d'activités multisectorielles

Le Manuel d'inspection des établissements laitiers a été incorporé à la base de données d'inspection de l'ACIA, le Programme d'activité multisectorielles (PAM). Des renseignements pertinents concernant les établissements laitiers agréés ont été entrés et stockés dans la base de données. Les feuilles de travail et les rapports découlant des inspections seront produits par la base de données du PAM.

6.1.5 Production des feuilles de travail

Il est possible de créer à partir de la base de données du PAM des feuilles de travail propres à chaque établissement et à chaque procédé de transformation. La feuille de travail pré-imprimée pour l'inspection servira de référence principale au cours de l'inspection détaillée. Les feuilles de travail pour l'inspection sont disposées par sections de produits et par activités spécifiques. L'inspecteur peut facilement choisir les feuilles de travail appropriées pour mener son inspection, une fois qu'il connaît les produits qui sont fabriqués dans l'établissement et toutes les activités qui y sont exécutées. Par section de produits, on entend le produit qui est fabriqué ou le nom générique d'une aire de l'établissement. Par activité, on entend la fonction qui est exécutée. (Par exemple, dans la salle de fabrication des fromages, « fromage » est désigné comme étant la section de produits et « salle de fabrication » comme étant l'activité).

Certaines tâches, notamment celles portant sur les réservoirs de stockage, les pompes, la tuyauterie et vannes et d'autres pièces d'équipement, peuvent être cotées dans la catégorie de salubrité 2 ou 3. La tâche est sélectionnée dans le PAM selon l'emplacement de l'équipement, l'endroit où il est utilisé et s'il s'agit d'une étape en pré-pasteurisation ou en post-pasteurisation. Si l'équipement qui est évalué est en pré pasteurisation, la tâche est cotée dans la catégorie de salubrité 3. S'il s'agit d'un équipement en post pasteurisation, la tâche est cotée dans la catégorie de salubrité 2. Ceci est conforme aux définitions qui figurent à la section 5.1.

Il y a aussi les feuilles de travail pour produits non-normalisés qui couvrent les produits non-normalisés (laitiers et autres). Celles-ci sont conçues pour couvrir l'inspection des aires de préparation des aliments qui peuvent affecter la salubrité des produits laitiers mais qui ne sont pas couverts par les feuilles de travail traditionnelles.

Pour chaque activité, on trouve sur la feuille de travail une liste des tâches devant être inspectées, suivant la séquence normale de fabrication dans l'usine. Les catégories de salubrité sont préimprimées sur les feuilles de travail. Toutes les tâches doivent faire l'objet d'une inspection à moins qu'elles n'existent pas et qu'elles ne soient pas obligatoires.

Certaines feuilles de travail sont obligatoires pour tous les établissements aux fins d'uniformité. Les feuilles de travail « Programmes prérequis » doivent servir à l'évaluation de chaque établissement. S'il s'agit d'évaluer des procédés critiques (HTST, pasteurisation discontinue, traitement thermique, SCEA), la feuille de travail « Avant/après procédé critique » doit également être utilisée. L'inspecteur ne doit pas supprimer ces dernières lorsqu'il sélectionne ses feuilles de travail.

6.2 Inspection

6.2.1 Fréquence

Chaque établissement laitier doit être soumis à une inspection détaillée au moins une fois par année. Cette fréquence donne assez de temps à l'établissement pour corriger les problèmes qui doivent être réglés à court terme, pour commencer à prendre les mesures recommandées à moyen et à long terme et pour identifier tout nouveau problème susceptible de devenir plus grave.

Puisqu'on exige de faire varier les dates de l'inspection, certains établissements peuvent n'être inspectés en profondeur qu'à tous les 18 mois. Ceci n'est permis que s'il n'y a pas de problème majeur à l'établissement ou que si les suivis et les correctifs demandés sont effectivement effectués et apportés.

6.2.2 Responsables de l'inspection

Une inspection peut être faite par une seule personne ou encore par une équipe de deux représentants (souvent un inspecteur du ministère provincial et du ministère fédéral) procèdent à l'inspection détaillée. Un représentant de l'établissement doit accompagner l'équipe pour veiller au démontage de l'équipement au besoin et aider l'équipe dans son examen des registres et du programme.

En outre, on encourage le personnel de l'établissement à faire ses propres inspections détaillées avec l'équipe d'inspection et aussi de façon indépendante, selon les exigences de l'établissement.

Il est important que l'équipe d'inspection ne soit pas pressée par le personnel de l'établissement ou que ce dernier ne l'empêche de voir les aires ou les éléments qui présentent des problèmes.

6.2.3 Lieux à inspecter

Il faut inspecter toutes les parties de l'établissement où l'on prépare des produits laitiers, ainsi que les aires non réservées à la transformation qui y sont reliées et les aires aménagées pour les employés.

6.2.4 Déroulement de l'inspection

Arrivée à l'établissement

Avant d'entrer dans l'établissement, les inspecteurs doivent stationner à l'endroit désigné et s'assurer que leurs vêtements et leur comportement soient appropriés (absence de bijoux, pas d'objets dans les poches, pas de gomme à mâcher, etc.)

Présentations

Par souci de courtoisie et de professionnalisme, le chef de l'équipe d'inspection doit :

  • Demander à voir le responsable de l'établissement et présenter les membres de l'équipe
  • Expliquer le travail de l'équipe
  • Informer la gestion que les résultats de l'inspection seront discutés après l'inspection et prendre un rendez vous pour discuter des résultats

Calendrier de l'inspection

Afin de faciliter le bon déroulement de l'inspection, l'équipe d'inspection doit convenir avec la direction de l'établissement d'un calendrier de travail. De cette façon, les responsables de l'établissement et les inspecteurs seront en mesure de réduire au minimum les arrêts de travail durant les inspections. La politique sur les heures supplémentaires de l'ACIA devrait être examinée lorsque les responsables de l'établissement exigent que l'inspection ou des parties de l'inspection soient effectuées en dehors des heures de travail (normal ou adapté) de l'inspecteur. Avant de poursuivre l'inspection, on doit discuter de la nécessité de faire des heures supplémentaires avec la direction de l'établissement et le superviseur de l'inspecteur.

Étapes du déroulement de l'inspection

L'équipe d'inspection doit prendre toutes les mesures nécessaires pour réduire au minimum les risques de contamination croisée. Elle doit commencer son inspection dans les aires les plus propres sur le plan microbiologique et terminer son inspection par celles qui le sont moins (p. ex. on doit commencer l'inspection par la salle d'emballage du fromage, avant de passer à la salle de réception du lait cru ou aux aires extérieures de l'établissement). De plus, les inspecteurs doivent utiliser les installations pour se laver et se désinfecter les mains et toutes les autres installations pertinentes le plus souvent possible.

Idéalement, il faut évaluer les tâches en état de marche, avant qu'elles soient démontées. Cette façon de procéder permet de faire une évaluation réaliste de l'établissement. Si ce n'est pas possible, les tâches peuvent être évaluées dans l'ordre inverse.

Évaluation des tâches

On doit évaluer les tâches, si nécessaire, après les avoir examinées lorsqu'elles sont en état de marche et lorsqu'elles sont démontées. Toutes les mesures doivent être prises pour évaluer les tâches dans les deux états.

L'évaluation de la tâche en état de marche doit porter avant tout sur les pratiques de l'établissement ainsi que sur l'équipement et les conditions régnant dans les aires examinées. On doit réduire au minimum les risques de contamination. On doit accorder une attention particulière à certaines tâches, notamment :

  • Déplacements des employés, ainsi que leur hygiène personnelle et leur santé
  • Utilisation des ingrédients, des matériaux d'emballage, etc.
  • Méthodes de nettoyage
  • Méthodes d'évacuation des déchets
  • Fuites de l'équipement

L'évaluation des tâches à l'état démonté doit porter sur l'aspect mécanique, les caractéristiques de fabrication, l'état physique ainsi que la propreté de celles ci.

À la suite de l'évaluation, l'inspecteur inscrit sur la feuille de travail si la tâche est satisfaisante ou non-satisfaisante en fonction des critères d'inspection. Si la tâche est non satisfaisante, le commentaire (soit la raison de l'évaluation « non satisfaisante ») est inscrit. Il est important que l'inspecteur inscrive seulement ce qui a été observé plutôt que d'indiquer comment corriger la situation (p. ex. « Pompe pas propre » au lieu de « il faut nettoyer la pompe »).

Inspection exhaustive

Afin de faire une évaluation complète de l'établissement, il est essentiel d'inspecter le nombre maximal de tâches possible. La direction de l'établissement doit tenir compte de cette exigence et l'équipe d'inspection doit être prête à travailler à des heures inhabituelles.

Pour les tâches qui sont difficiles à nettoyer ou rarement nettoyées (p. ex. sécheur), il est préférable que l'établissement nettoie et démonte l'équipement au moment de l'inspection. Si cela s'avère impossible, l'équipe d'inspection doit informer l'établissement qu'elle veut savoir quand aura lieu le nettoyage et/ou l'entretien de l'équipement parce qu'un inspecteur devra se rendre sur place, inspecter les tâches et faire rapport. Au moment de l'inspection, ce rapport de même que les registres de l'établissement seront utilisés pour déterminer la cote de ces tâches.

Si, au moment de l'inspection, l'équipement n'est pas dans son état démonté, il ne doit pas être évalué et il faut indiquer ce fait dans le rapport d'inspection. L'équipement en question doit être examiné dans son état démonté avant la prochaine inspection détaillée ou au cours de celle ci.

Tâches multiples

Pour les tâches qu'on peut évaluer en fonction de la quantité, il n'est pas nécessaire d'examiner la totalité des éléments dans leur état démonté. L'équipe d'inspection doit mettre l'accent sur l'évaluation des registres de la gestion et déterminer le nombre d'éléments multiples à évaluer selon les résultats de l'évaluation de l'équipement en état démonté et le niveau de responsabilité de la direction qui est indiqué dans les registres. Il est important que les tâches soient évaluées en profondeur.

Lorsqu'on évalue plusieurs éléments, par exemple dans le cas de pompes, de canalisations, de réservoirs, de tables d'égouttage, etc., on peut augmenter le nombre de lignes sur la feuille de travail pour qu'il corresponde au nombre d'éléments qui ont été inspectés et notés. Les canalisations et les vannes ne sont pas cotées séparément mais plutôt regroupées et évaluées sur une ligne (satisfaisant ou non satisfaisant).

6.3 Après l'inspection

Les procédures exécutées après l'inspection sont importantes pour transmettre le message approprié à la direction de l'établissement.

6.3.1 Examen par l'équipe d'inspection

Une fois que l'inspection est terminée, l'équipe doit se rencontrer dans un endroit privé pour discuter et compléter les résultats de l'inspection et pour établir la priorité des mesures à prendre.

6.3.2 Réunion avec la direction

Cette réunion est d'une importance primordiale. L'équipe d'inspection doit rencontrer les représentants de la direction désignés (ceux qui sont responsables de prendre les mesures correctrices qui s'imposent) le plus tôt possible après l'inspection. On doit discuter des résultats de l'inspection globale; les tâches critiques non satisfaisantes doivent être soulignées et les délais d'exécution préétablis doivent être abordés. Ces délais peuvent être modifiés au besoin mais doivent être raisonnables, et établis en fonction des correctifs qu'il est possible d'apporter selon la gravité des anomalies décelées. Si des tâches sont jugées non satisfaisantes en fonction de critères « nouveaux » ou « révisés », on peut accorder un délai plus long pour la correction et la mise en oeuvre de ces critères, si une demande est faite à cet égard et si les deux parties en conviennent. Il est important de souligner l'importance de corriger d'abord les tâches des catégories 1 et 2 (étant donné qu'elles ont des conséquences immédiates sur la salubrité du produit) pour pouvoir passer ensuite à celles des catégories 3 et 4.

Il est important que les gestionnaires de l'usine comprennent les résultats de l'inspection et les raisons pour lesquelles les tâches ne sont pas satisfaisantes et doivent être corrigées. On doit également les informer qu'ils doivent établir les dates de correction de chacune des tâches non satisfaisantes.

6.3.3 Rapports

Les résultats de l'inspection seront entrés directement dans la base de données du PAM de sorte que les rapports d'inspection puissent être produits dans un délai raisonnable (idéalement une semaine). Les rapports d'inspection d'un établissement comprennent une feuille de travail, un rapport des éléments non satisfaisants et un rapport de cotes de salubrité.

La feuille de travail utilisée pour l'inspection est un document qui permet de noter la cote attribuée à chaque tâche inspectée de même qu'une description des éléments non conformes remarqués relativement à une tâche donnée au cours de l'inspection. Le rapport des éléments non satisfaisants est un résumé par catégorie de salubrité de toutes les tâches non satisfaisantes repérées lors de l'inspection. Dans les cas où une tâche est jugée non satisfaisante en fonction de critères « nouveaux » ou « révisés », on doit le mentionner dans la section des remarques de la tâche au rapport des éléments non satisfaisants. Le rapport d'évaluation de la salubrité résume les éléments non conformes, il les répartit en catégories de salubrité et il précise la cote globale de l'établissement. Ce rapport met surtout l'accent sur les risques sanitaires ou les risques de contamination relevés et il sert de fondement pour établir l'ordre de priorité des mesures correctives à prendre de même que des activités de réinspection et de vérification à prévoir.

Un rapport des tâches en suspens sera aussi produit par le PAM. Ce rapport sera utilisé lors de l'inspection de suivi : il permet de faire le suivi des questions qui n'ont pu être résolues lors de l'inspection.

6.3.4 Lettres d'accompagnement

Une lettre d'accompagnement doit être envoyée avec le rapport d'inspection. Elle doit comprendre :

  • Résumé des résultats de l'inspection qui souligne les tâches critiques non satisfaisantes
  • Résumé de la réunion avec la direction
  • Demande de plan d'action (qui doit être reçu dans les trois semaines suivant la date de la lettre d'accompagnement) pour la correction de toutes les tâches non satisfaisantes dans un délai précis fixé selon la gravité des problèmes. Il est important que le plan d'action aborde toutes les tâches non satisfaisantes, y compris celles de la catégorie de salubrité 4 (qui sont essentielles au respect des exigences de l'agrément), dans le but d'obtenir un engagement signé de la part de la direction en vue de la correction de toutes les lacunes à l'intérieur du délai de correction prévu ou de tout autre délai convenu avec l'inspecteur. Suite à l'obtention du plan d'action, l'inspecteur révisera ce dernier pour s'assurer que les délais de correction cités sont conforme au chapitre 5.4 et que les mesures correctives sont acceptables. Toutes préoccupations concernant le plan d'action seront rediscutées avec la gestion

On trouvera un exemple de lettre d'accompagnement à l'annexe 6-I à la fin de ce chapitre. Cette lettre peut être produite par le PAM.

L'établissement agréé ne recevra qu'une seule copie du rapport d'inspection détaillée. Si des membres de la compagnie en question ont besoin d'autres copies de ce rapport, l'établissement devra produire celles-ci.

6.3.5 Inspections de suivi

Ces inspections indiquent si la direction a suivi son plan d'action et a corrigé les éléments non satisfaisants.

Évidemment, si l'usine a des problèmes quant aux tâches de la catégorie 1, l'inspection de suivi doit être planifiée dans les jours qui suivent et elle peut même être effectuée avant la fin de l'inspection détaillée. Sinon, l'équipe d'inspection doit déterminer le calendrier du suivi selon la gravité des tâches non satisfaisantes.

Une inspection de suivi est requise pour les établissements se retrouvant dans les situations suivantes :

  1. Si la cote globale de la catégorie 1 de l'établissement est inférieure à 100 % ou inférieure à 75 % pour les tâches de la catégorie 2 ou inférieure à 60 % pour les tâches de la catégorie 3, ou inférieure à 50 % pour les tâches de la catégorie 4, une inspection de suivi est nécessaire et le calendrier de celle ci sera établi en fonction du délai prévu pour la mise en oeuvre des mesures correctives.
  2. Si la cote d'une section de produit est inférieure à 75 % pour les tâches de la catégorie 2, inférieure à 60 % pour la catégorie 3 et inférieure à 50 % pour la catégorie 4, même si la cote globale est supérieure à 75 %, 60 % et 50 % respectivement, l'équipe d'inspection doit discuter de l'inspection de suivi et déterminer la nécessité à cet égard. Un suivi doit être effectué au moins une fois au cours de l'année et les résultats doivent être consignés dans le rapport des tâches en suspens par l'intermédiaire du PAM. Pour faire le suivi des anomalies des tâches de la catégorie 4, pour lesquelles les mesures correctives peuvent demander plus de temps, l'inspecteur peut contrôler ces dernières par l'entremise du PAM à l'aide du rapport sur les tâches en suspens.

Dans le cas d'un établissement qui respecte les critères imposés pour les tâches des catégories 1, 2, 3 et 4, autrement dit 100 % pour la catégorie 1, au moins 75 % pour la catégorie 2, au moins 60 % pour la catégorie 3 et au moins 50 % pour la catégorie 4, il faut assurer un suivi des plans d'action qui se rapportent aux tâches non satisfaisantes des catégories 2, 3 et 4 au moins une fois au cours de l'année, lors d'une inspection des BPF. Les résultats doivent être rapportés dans le PAM pour paraître au rapport des tâches en suspens. Dans ce cas, parce que l'établissement avait une cote globale satisfaisante, cette activité n'est pas considérée comme un suivi proprement dit mais plutôt comme partie d'une inspection des BPF.

Après l'inspection de suivi, une réunion avec la direction doit être organisée conformément aux indications figurant aux sections 6.3.2 et 6.3.4. Un rapport des tâches en suspens sera produit et remis à l'établissement après l'inspection de suivi. Pour les établissements qui ont des problèmes graves ou qui ne collaborent pas, on pourra envisager d'entreprendre un processus de retrait de l'agrément.

Une copie du rapport d'inspection complet (incluant la lettre d'accompagnement, les feuilles de travail, les rapports de cotes de salubrité, des éléments non satisfaisants, des tâches en suspens et des inspections de suivi) doit être gardée en dossier au bureau régional d'inspection ou une copie numérisée de tout ces documents peut être conservée électroniquement. Dans le cas où l'on opte pour la sauvegarde par voie de fichiers électroniques, un dossier régional spécifique à cette fin devra être maintenu afin d'éviter la perte de documents d'inspection.

Annexe 6-I

Modèle de lettre d'accompagnement

Nom de l'organisme de réglementation
Adresse du bureau

Date

M. Produit Laitier
Directeur d'usine
Produits Laitiers Ltée.
123, rue Quelque part
Ville (Province)

Madame, Monsieur,

Vous trouverez ci-joints les rapports de cotes de salubrité et des éléments non satisfaisants qui ont été produits suite à l=inspection détaillée de votre établissement réalisée (le Date). L'inspection de votre établissement a été effectuée à l'aide du Manuel d'inspection des établissements laitiers (version janvier 2010 avec modifications mineures de janvier 2012). L'inspection a été effectuée conjointement par (Nom) du gouvernement provincial et par moi-même. Au cours de la réunion qui a suivi l'inspection, nous avons discuté de toutes les tâches non satisfaisantes avec vous et votre personnel.

Le rapport de cotes de salubrité présente une évaluation globale du degré de conformité de votre établissement. Une cote acceptable est accordée aux établissements qui obtiennent une cote globale de 100 % pour les tâches de la catégorie 1, d'au moins 75 % pour les tâches de la catégorie 2, d'au moins 60 % pour les tâches de la catégorie 3 et d'au moins 50 % pour les tâches de la catégorie 4.

En raison des nombreux éléments jugés non satisfaisants dans les catégories de salubrité 1 et 2, votre établissement a obtenu les cotes inacceptables de 60 % pour la catégorie 1, 65 % pour la catégorie 2, 75 % pour la catégorie 3 et 80 % pour la catégorie 4. Nous vous rappelons qu'il est possible que vous contreveniez aux articles 11 et 11.1 du Règlement sur les produits laitiers de la Loi sur les produits agricoles au Canada (indiquer les lacunes graves en renvoyant à l'article correspondant du Règlement). Remarque : Ce paragraphe ne figure dans la lettre que si l'établissement a reçu, suite à l'inspection, une cote inacceptable (moins de 100 % pour les tâches de la catégorie 1 ou moins de 75 % pour les tâches de la catégorie 2 ou moins de 60 % pour les tâches de la catégorie 3 ou moins de 50 % pour les tâches de la catégorie 4). Sinon, l'inspecteur peut n'indiquer que la cote globale attribuée suite à l'inspection (par exemple, il peut préciser : « La cote globale accordée est de 100 % pour la catégorie 1, de 90 % pour la catégorie 2, de 89 % pour la catégorie 3 et de 80 % pour la catégorie 4 »).

Les tâches inspectées qui sont jugées non satisfaisantes sont indiquées dans le rapport des éléments non satisfaisants. Les tâches jugées non satisfaisantes en raison de critères nouveaux ou révisés sont accompagnées de la mention « nouveaux critères » ou « critères révisés ». Le rapport des éléments non satisfaisants peut vous servir pour y indiquer vos mesures correctives et les dates de correction pour les tâches jugées non satisfaisantes. Les délais de mise en oeuvre des mesures correctives sont mentionnés à la section 5.4 du MIEL et ils se définissent ainsi :

  • Catégorie 1 : Mesure corrective devant être mise en oeuvre dans un délai de 10 jours
  • Catégorie 2 : Mesure corrective devant être mise en oeuvre dans un délai de 30 jours
  • Catégorie 3 : Mesure corrective devant être mise en oeuvre dans un délai de 180 jours
  • Catégorie 4 : Mesure corrective devant être mise en oeuvre dans un délai de 365 jours ou selon les délais convenus lors de la réunion de clôture

Des délais plus longs pour la mise en oeuvre des mesures correctives et la mise en application des critères nouveaux ou révisés seront accordés au besoin, selon ce que conviennent les parties en cause.

Nous vous demandons de faire parvenir à notre bureau votre plan d'action écrit et signé au plus tard (Date). Remarque : Le plan d'action doit être reçu au plus tard trois semaines après la date figurant sur la lettre d'accompagnement du rapport.

Des copies du rapport d'inspection de votre établissement, votre plan d'action et les rapports du suivi suite à l'inspection seront envoyés à (désigner le gouvernement provincial ou fédéral).

Nous tenons à vous remercier, vous et votre personnel, pour votre collaboration au cours de cette inspection. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec moi.

Veuillez agréer l'expression de mes salutations distinguées.

Inspecteur d'établissement laitier

c.c. : Agent/spécialiste du programme régional/CO (ou autre selon le cas)

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