Procédure de rappel : Guide à l'intention des entreprises alimentaires

Introduction

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a créé ce guide pour vous aider dans l'élaboration d'une procédure de rappel afin d'effectuer des rappels efficaces. Ce guide peut également être utilisé dans le but de rencontrer les exigences du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) quant à la procédure de rappel (paragraphe 84 (1) et article 85 du RSAC).

Qu'est-ce qu'un rappel alimentaire?

Le terme « rappel » n'est pas défini expressément dans la Loi sur la salubrité des aliments au Canada ni dans le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada. En général, le terme « rappel » indique l'enlèvement d'un aliment de la chaîne d'approvisionnement afin de prévenir toute vente ou utilisation ultérieure, ou encore la correction de son étiquette, comme mesure d'atténuation des risques.

C'est votre choix

Vous pouvez utiliser d'autres documents d'orientation mis au point par des homologues provinciaux, des associations sectorielles, des partenaires internationaux ou des organismes universitaires, dans la mesure où la procédure de rappel mise au point permettra d'obtenir le résultat d'un rappel efficace. Assurez-vous toujours que les documents d'orientation que vous choisissez sont pertinents pour vos besoins particuliers en matière d'activité, de produit et de marché.

Ce qui est inclus

Ce guide fournit une approche étape par étape que vous pouvez envisager pour votre procédure de rappel afin d'effectuer un rappel rapide et efficace.

Rôles and responsabilités

Vous êtes responsable de vous conformer à la loi et de vous assurer que les aliments dont vous êtes responsable sont sans danger pour la consommation humaine. Vous pouvez démontrer la conformité en vous assurant que l'aliment, l'établissement dans lequel l'aliment est préparé et les activités liées à l'aliment (entre autres domaines pour lesquels vous pourriez être responsable) respectent les exigences législatives pertinentes, y compris la salubrité des aliments et, le cas échéant ceux qui ont trait aux rappels d'aliments.

En cours de rappel d'aliments, le rôle de l'ACIA consiste, en général, à :

  • veiller à ce que les activités de rappel soient au minimum proportionnelles aux risques encourus par les consommateurs
  • informer le public lorsque nécessaire et
  • vérifier que vous avez efficacement enlevé l'aliment de la chaîne d'approvisionnement afin d'en prévenir toute vente ou utilisation ultérieure, ou que vous avez efficacement corrigé son étiquette.

1.0 Les étapes de la procédure

Les douze étapes suivantes sont les meilleures pratiques pouvant être intégrées à votre procédure de rappel.

Étape 1 : Réunissez votre équipe de gestion des rappels

Identifiez les personnes de votre entreprise qui seront impliquées dans la mise en œuvre d'un rappel et attribuez des tâches à chaque personne. Ceci vous assurera de mener à bien votre procédure de rappel. Le nombre de participants à votre équipe de gestion des rappels dépendra de la taille et de la structure de votre entreprise.

Vous devriez considérer inclure les personnes responsables des secteurs suivants dans votre équipe de rappel :

  • Enquête sur les plaintes et les incidents alimentaires
  • Assurance qualité / conseil technique
  • Prise de décision
  • Procédure de rappel
  • Communication avec les médias et les consommateurs
  • Communication avec l'ACIA
  • Conseils juridiques

Considérez avoir les détails suivants pour chaque membre, y compris les coordonnées après les heures normales de travail car les rappels peuvent avoir lieu à tout moment :

Responsabilités Nom et fonction Numéro de téléphone Numéro après les heures de travail Nom du susbstitut et fonction
Tâches assignées à la personne Nom de la personne et son titre xxx-xxx-xxxx xxx-xxx-xxxx Nom du substitut et son titre

Au début du rappel, la personne-ressource responsable d'effectuer les rappels dans votre entreprise devrait réunir l'équipe de gestion des rappels ou tout autre personne désignée pour aider à la mise en œuvre du rappel, et s'assurer que :

  • tous les membres sont informés de la décision de procéder à un rappel
  • chaque membre connaît ses responsabilités

Conseil

Révisez et mettez à jour régulièrement les informations des membres de votre équipe.

Étape 2 : Avisez l'ACIA

Avisez immédiatement le coordonnateur des rappels de l'ACIA responsable de la région où se trouve votre entreprise si l'ACIA n'est pas déjà au courant du problème.

Pour permettre à l'ACIA de vous aider dans votre enquête et de prendre d'autres mesures, au besoin, pour protéger le public et atténuer tout risque de préjudice à la santé humaine, le coordonnateur des rappels peut vous demander de fournir ce qui suit :

  • Une description détaillée de la nature du problème
  • Le nom de l'aliment, la marque, le format et le code de lot ou tout autre identifiant unique touché
  • Étiquette (s) de l'aliment en question
  • La quantité totale d'aliments touchés et distribués (qui n'est plus sous votre contrôle)
  • Information sur la répartition géographique de l'aliment touché (par exemple, au niveau local, intraprovincial, interprovincial, national et / ou international)
  • Quand l'aliment a été distribué (dates spécifiques)
  • Détails des plaintes reçues et des maladies signalées
  • Coordonnées de la personne responsable de communiquer avec l'ACIA
  • Le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de la personne-ressource de votre entreprise après les heures de travail

Si l'aliment est déjà rappelé lorsque vous avisez l'ACIA, le coordonnateur des rappels peut demander ce qui suit :

  • L'avis de rappel
  • La liste de distribution
  • Le communiqué de presse, si vous en émettez un

Étape 3 : Déterminez tous les aliments devant faire l'objet du rappel

En plus de l'aliment directement touché, déterminez si :

  • d'autres marques, formats, ou codes ou identifiants uniques du même aliment sont touchés
  • d'autres aliments sont touchés

Si c'est le cas, incluez-les dans votre rappel.

Conseils

Ayez un système de traçabilité qui vous permettra d'être mieux préparé pour effectuer un rappel efficace. Reportez-vous à la partie 5 du RSAC pour les exigences réglementaires liées à la traçabilité.

Les rappels peuvent être causés par l'utilisation de certains ingrédients qui ont été incorporés dans vos aliments. Pour mieux cibler les aliments touchés, envisagez de documenter les codes de lot ou les identifiants uniques de chaque ingrédient que vous incorporez dans vos aliments.

Les rappels peuvent également être causés par des matériaux d'emballage dangereux. Assurez-vous de pouvoir relier les matériaux d'emballage aux codes de lot d'aliments dont vous êtes responsable. Envisagez de documenter et de mettre en œuvre les pratiques suivantes :

  • Associer les matériaux d'emballage à leurs fournisseurs
  • Associer les matériaux d'emballage à vos codes de lot d'aliments

Étape 4 : Procédez à la rétention et ségrégation de tous les aliments que vous contrôlez et qui font l'objet du rappel

Assurez-vous que tous les aliments touchés par le rappel qui sont sous votre contrôle ne sont pas distribués en :

  • déterminant l'emplacement des aliments touchés (par exemple, sur place, à l'usine, à l'extérieur du site)
  • déterminant les quantités de chaque aliment touché à chaque endroit
  • identifiant et mettant à l'écart les aliments touchés

Étape 5 : Examinez l'avis public de rappel d'aliments (s'il y a lieu)

L'ACIA vous informera si un avis public pour informer les consommateurs est requis lorsque vous effectuez le rappel volontaire d'un aliment. L'ACIA prépare l'avis public à l'aide d'un gabarit standard et vous demande de le réviser pour vous assurer de l'exactitude du nom de votre entreprise, de la description de l'aliment rappelé et de sa distribution. Si vous le souhaitez, l'ACIA peut ajouter vos coordonnées pour les consommateurs et / ou les médias. Une fois terminé, l'ACIA diffusera les versions anglaise et française de l'avis public afin qu'elles soient reprises par les médias et les publiera sur son site et sur le site Web de Sécurité et risque pour la santé du gouvernement du Canada.

Étape 6 : Préparez la liste de distribution

En tant qu'entreprise procédant au rappel, créez une liste de distribution par aliment et code de lot qui identifiera :

  • Le nom et l'adresse de chaque client (adresse municipale, numéro d'unité, ville / province)
  • Le nom, numéro (s) de téléphone et adresse courriel de votre contact chez chaque client
  • Le type de client (par exemple, distributeur, détaillant, clients desservant une population vulnérable, notamment les hôpitaux, résidences pour personnes âgées, services de garde)
  • La quantité de l'aliment par code de lot, le cas échéant, expédiée à chaque client destinataire

L'ACIA demandera de recevoir la liste le plus tôt possible après le début du rappel.

Conseil

Assurez-vous d'avoir une liste complète de clients en additionnant la quantité de l'aliment touché pour chaque client sur votre liste de distribution avec la quantité de l'aliment touché sous votre contrôle. Si la somme est inférieure à la quantité totale de l'aliment à rappeler, vous pourriez devoir réviser votre liste de clients et/ou vérifier l'inventaire des aliments touchés sous contrôle.

Étape 7 : Préparez et diffusez l'avis de rappel

En tant qu'entreprise procédant au rappel, informez immédiatement tous vos clients qui ont reçu ou qui ont pu recevoir l'aliment rappelé. Considérez :

  • rédiger un avis de rappel et inclure toutes les informations pertinentes (se reporter à l'annexe A pour un modèle d'avis de rappel)
  • présenter l'avis de rappel à votre contact de l'ACIA pour vérification. Si un avis de rappel contient des renseignements inexacts et / ou est incomplet, l'ACIA pourrait vous demander de le modifier
  • faire parvenir votre avis de rappel à chaque client de votre liste de distribution
  • demander à vos clients de confirmer la réception de l'avis et d'indiquer les mesures qu'ils ont prises

S'il vous est impossible d'aviser tous les clients simultanément, communiquez d'abord avec les distributeurs et les clients qui desservent les populations vulnérables (par exemple, hôpitaux, résidences pour personnes âgées, services de garde).

Note

Vous pouvez envisager d'utiliser l'avis de rappel pour obtenir des renseignements supplémentaires de vos clients, notamment :

  • la quantité de l'aliment rappelé restant en leur possession
  • la quantité de l'aliment rappelé distribué

Étape 8 : Vérifiez et documentez l'efficacité du rappel

Pour un rappel efficace, vérifiez que les clients à qui vous avez expédié les aliments rappelés :

  • ont été avisés du rappel
  • ont pris des mesures appropriées, comme retourner les aliments touchés dans votre entrepôt, détruire l'aliment, informer leurs clients s'il y eu distribution, etc.

Documentez les résultats de votre vérification avec les informations suivantes :

  • La date à laquelle les clients ont été contactés
  • La façon utilisée pour rejoindre les clients (par exemple, par téléphone ou par courriel)
  • Le nom de la personne contactée pour chaque client
  • Les mesures prises pour chaque client (par exemple, retourner l'aliment à votre entrepôt)
  • La quantité et si possible le code de lot de chaque aliment rappelé chez chacun des clients au moment du rappel
  • La conclusion de votre vérification (c'est-à-dire si le rappel est jugé efficace ou non)
  • Comment vous avez déterminé que votre rappel était efficace
  • Les mesures correctives prises s'il a été déterminé que le rappel n'était pas jugé efficace

Conseil

Contactez les clients qui n'ont pas confirmé la réception de l'avis de rappel.

Bon à savoir

L'ACIA pourrait effectuer un suivi auprès de certains de vos clients pour vérifier l'efficacité du rappel. Si l'ACIA détermine que votre rappel est inefficace, l'ACIA pourrait vous demander de reprendre le rappel.

Étape 9 : Contrôlez les aliments rappelés

Pour prévenir la réintroduction des aliments sur le marché :

  • séparez et identifiez clairement les aliments rappelés
  • surveillez les retours d'aliments rappelés et comparez les quantités d'aliments à rappeler avec les quantités retournées

Étape 10 : Déterminez quoi faire des aliments rappelés

Décidez de la méthode de disposition appropriée à l'égard des aliments rappelés (par exemple, correction, réexportation, destruction). Informez l'ACIA. L'ACIA examinera votre méthode de disposition et pourrait demander d'être présent au moment de son exécution.

De plus,

  • vérifiez que votre méthode de disposition est efficace
  • documentez le tout dans votre registre de rappel d'aliments

Étape 11 : Choisissez les mesures correctives et préventives

Identifiez la source du problème ayant causé l'aliment non sécuritaire. Assurez-vous que des mesures correctives ont été apportées et que des mesures préventives sont en place pour éviter des rappels semblables dans le futur.

Documentez les mesures prises dans votre registre de rappel d'aliments.

Note

Soyez prêt à démontrer l'efficacité de vos mesures correctives et préventives auprès de l'ACIA.

Étape 12 : Procédez à un examen post-rappel

Après avoir effectué un rappel, rencontrez votre équipe de gestion des rappels ou ceux qui ont aidé à la mise en œuvre du rappel et discutez de la façon dont le rappel s'est déroulé. Documentez ce qui suit dans votre registre de rappel d'aliments :

  • L'efficacité du rappel (établi à l'étape 8)
  • Tous les problèmes que vous avez identifiés lors de la mise en œuvre du rappel
  • Comment la procédure de rappel a été modifiée pour corriger les problèmes identifiés
  • Les améliorations faites dans tout autre secteur pour éviter la répétition des problèmes identifiés.

2.0 Dites m'en plus. Lectures supplémentaires

Si vous êtes assujetti à la Loi sur la salubrité des aliments au Canada et à ses règlements, les documents suivants, préparés par l'ACIA, contiennent de l'information qui aide à expliquer les contrôles de la salubrité des aliments, montre comment les développer et fournit des exemples :

Annexe A
Modèle d'un avis de rappel

Urgent – Rappel de (inclure le nom des aliments)

(inclure la date)

(inclure le nom et coordonnées de votre entreprise)

Cher client ou A l'attention de (inclure le nom du client),

(inclure le nom de votre entreprise) rappelle les aliments énumérés ci-dessous dû à (nommer la raison du rappel, comme par exemple la présence d'un allergène non déclaré, d'une bactérie (la nommer), de matières étrangères, etc.).

Marque Produit Format CUP Codes

Veuillez cesser immédiatement la distribution, la vente ou l'utilisation de ces aliments en les retirant de votre inventaire ou des étalages, en établissant la quantité que vous avez sous votre contrôle et en vous assurant qu'ils ne seront plus distribués, vendus ou utilisés. Veuillez le faire [inclure une des options suivantes]

[1] en entreposant tous les aliments rappelés dans un endroit sûr et séparé et y inscrire la mention « rappelé »

[Inclure un paragraphe fournissant de l'information, le cas échéant, concernant votre politique en matière de crédit pour les aliments rappelés, d'identification des aliments rappelés et de la cueillette des aliments rappelés. Exemple : Nous porterons à votre crédit le montant d'achat des aliments rappelés. Veuillez ajouter la mention « rappelé » sur tous les aliments visés. Nous vous contacterons pour prendre les dispositions relatives à la cueillette.]

[2] en procédant à la destruction de tous les aliments rappelés de manière à ce qu'ils ne puissent être vendus ou utilisés.

[Inclure un paragraphe fournissant de l'information, le cas échéant, concernant votre politique en matière de crédit pour les aliments rappelés]

Si vous distribuez ces aliments, veuillez contacter immédiatement tous les clients à qui vous les avez distribués afin de les informer de ce rappel et des mesures qu'ils devraient prendre.

Si vous réétiquetez, réemballez ou retravaillez les aliments rappelés, ces aliments peuvent aussi présenter un risque à la santé humaine. Veuillez communiquer immédiatement avec votre bureau local de l'ACIA, le cas échéant.

Important :

Veuillez inscrire l'heure et la date à laquelle vous avez reçu cet avis de rappel et en accuser réception en signant ce document et en l'envoyant par télécopieur ou courriel à (inclure le nom et coordonnées de votre entreprise) au (entrer votre numéro de télécopieur ou courriel).

Date / heure de réception : space

Nom (caractères d'imprimerie) : space

Nom de l'entreprise : space

Signature : space

Merci de votre collaboration.

[Signer ici]

(inclure le nom de la personne-ressource de votre entreprise, son poste et la raison sociale de votre entreprise)

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