Guide des pratiques hygiéniques à l'intention des fabricants de légumes frais pré-coupés prêts-à-manger
Chapitre 7 : Dossiers

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7.1 Dossiers généraux

7.1.1 Exigences générales de dossiers

Les renseignements sont consignés de manière à décrire avec exactitude l'historique du produit ou du procédé. Les dossiers sont conservés pendant la période prescrite.

Résultats prévus

  • Les dossiers sont lisibles et permanents et décrivent avec exactitude l'événement, la condition ou l'activité.
  • Les erreurs ou modifications sont indiquées de manière à ce que le dossier original reste clair (p. ex., en cas de rayure ou de modification, tirer un seul trait et faire suivre par les initiales du correcteur).
  • Chaque note au dossier est faite par la personne au poste de responsabilité au moment où l'événement s'est produit. Les dossiers complets sont signés et datés par la personne au poste de responsabilité.
  • Les dossiers relatifs aux points critiques de maîtrise sont signés par une personne compétente désignée par la direction. Tous les autres dossiers sont vérifiés à des intervalles réguliers afin de détecter rapidement les défectuosités potentiellement graves.
  • Les dossiers sont conservés pendant au moins un an après la date meilleur avant indiquée sur l'étiquette ou sur le contenant.
  • Les dossiers sont tenus et sont fournis sur demande.

7.2 Dossiers de contrôle de l'exploitation

7.2.1 Dossiers de la conception du procédé

Les dossiers sont accessibles pour montrer le caractère adéquat des procédures et des méthodes utilisées dans l'élaboration du procédé.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour qu'on puisse vérifier si les facteurs importants pour la salubrité des aliments, notamment les points critiques de maîtrise, permettent d'obtenir un produit salubre.

Résultats prévus

  • Des dossiers sont disponibles sur demande pour vérifier que l'on a appliqué des procédures fiables dans la conception du processus.

7.2.2 Dossiers de contrôle des matériaux reçus

Le fabricant tient des dossiers démontrant le caractère adéquat du contrôle des matériaux reçus.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour vérifier que le fabricant maîtrise les dangers biologiques, chimiques ou physiques liés aux matériaux reçus.

Résultats prévus

Ingrédients entrants
  • L'établissement tient des registres appropriés pour attester que les lots de légumes crus et autres ingrédients reçus de l'extérieur ont été inspectés afin de déceler tout signe de contamination et vérifier la conformité aux spécifications écrites.
  • Des données sur les traitements antimicrobiens et les produits chimiques alimentaires (p. ex., additifs alimentaires et adjuvants de traitement) sont conservés au dossier.
Matériaux d'emballage reçus
  • L'établissement tient des registres adéquats pour attester qu'il maîtrise bien tous les facteurs essentiels à l'emballage, identifiés dans la conception du procédé et/ou l'étude sur la durée de conservation.
Matériaux reçus non-conformes (y compris les ingrédients et les matériaux d'emballage)
  • Le fabricant tient des dossiers qui :
    • identifient les matériaux;
    • définissent la lacune;
    • précisent les mesures correctives et préventives appliquées.

7.2.3 Dossiers de préparation des produits

Les dossiers relatifs aux facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la préparation sont conservés et accessibles sur demande.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour que l'on puisse vérifier si les facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la préparation sont maîtrisés.

Résultats prévus

Le fabricant tient des dossiers montrant qu'il maîtrise la préparation du produit en adhérant aux limites d'acceptabilité liées aux facteurs importants pour la salubrité des aliments, le cas échéant (p. ex., les allergènes, les additifs alimentaires).

7.2.4 Dossiers de contrôle des procédés

Des dossiers écrits qui font fidèlement état du contrôle des points critiques de maîtrise et des facteurs importants pour la salubrité des aliments durant la transformation sont accessibles sur demande.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer la salubrité du procédé.

Résultats prévus

  • Le fabricant tient des dossiers démontrant la maîtrise des points critique de maîtrise et des facteurs importants pour la salubrité des aliments pendant la transformation.
  • Les écarts sont consignés au dossier par l'opérateur durant la fabrication et non pas après le fait.
Inspection, triage, parage
  • Le fabricant tient des dossiers attestant la maîtrise des dangers biologiques, chimiques et physiques (p. ex., inspection visuelle, enlèvement des morceaux de métal, tri/nettoyage par gravité, air et eau).
Premier lavage
  • Le fabricant tient des dossiers qui attestent la maîtrise du premier lavage en vue de garantir l'efficacité de l'enlèvement du sol et de la réduction de la charge microbienne initiale.
Coupage, tranchage, déchiquetage et hachage
  • Le fabricant tient des dossiers qui attestent la maîtrise des étapes en vue de minimiser la contamination par des dangers biologiques et physiques, comme les microorganismes pathogènes et la présence de métal.
Lavage
  • Le fabricant tient des dossiers qui attestent l'efficacité du lavage à enlever les liquides cellulaires et à réduire, par le fait même, la quantité d'éléments nutritifs disponibles qui permettent la prolifération des microorganismes.
Traitement antimicrobien
  • Le fabricant tient des dossiers qui attestent la maîtrise des facteurs critiques de transformation comme la concentration de chlore, le pH et la durée de contact (s'il y a lieu) et de l'utilisation d'autres traitements antimicrobiens.
Rinçage après le traitement antimicrobien
  • Le fabricant tient des dossiers qui attestent la réduction des résidus de l'agent antimicrobien à des niveaux acceptables.
Séchage après rinçage
  • Lorsque cela s'applique au produit, le fabricant tient des dossiers qui permettent d'attester l'efficacité de l'enlèvement du surplus d'eau.
Mélange/mixage
  • S'il y a lieu, le fabricant tient des dossiers permettant d'attester qu'aucun autre danger n'est introduit dans le produit.
Détection du métal
  • Le fabricant tient des dossiers qui attestent le bon fonctionnement de tous les détecteurs de métal établi en passant des sondes d'essai dans les détecteurs à une fréquence établie.
Température du produit pendant le procédé
  • Le fabricant tient des dossiers qui attestent la maîtrise de la température du produit durant l'étape de la transformation.
Température du produit pendant l'entreposage
  • Le fabricant tient des dossiers qui attestent la maîtrise de la température du produit durant l'entreposage. Des dossiers quotidiens de la température sont tenus dans toutes les installations de réfrigération. Il s'agit de graphiques enregistrés ou de registres quotidiens des températures minimales ou maximales. Les registres comprennent la date et l'endroit où la température a été enregistrée.

Nota : Les renseignements minimaux qui doivent être conservés dans des dossiers peuvent varier en fonction du type de procédé.

7.2.5 Dossiers des écarts et des mesures correctives

Des dossiers sont accessibles pour documenter les écarts et démontrer l'efficacité des mesures correctives prises.

Justification

Des dossiers sont nécessaires pour confirmer que le fabricant a bel et bien documenté les écarts et que les mesures correctives ont été efficaces.

Résultats prévus

Écart et retenue

Les dossiers sur les écarts comprennent notamment les renseignements suivants :

  • le produit et code;
  • la date de production, de retenue, de libération ou de destruction du produit;
  • la description de l'écart et le motif de la retenue;
  • la quantité de produit retenue (p. ex., jusqu'au dernier point où le procédé était maîtrisé);
  • les résultats de l'évaluation ou du tri (p. ex., la quantité analysée et le rapport d'analyse du nombre et de la nature des défauts);
  • la disposition du produit retenu (p. ex., la quantité triée, la quantité détruite ou retournée au fournisseur, la quantité retravaillée, la quantité écoulée par vente aux employés, vente à sacrifice ou à la récupération et la vente au détail);
  • la signature du personnel responsable de la retenue et de l'évaluation;
  • l'autorisation signée en vue de l'élimination du produit.
Mesures correctives

Les dossiers sur les mesures correctives comprennent notamment les renseignements suivants :

  • la cause de l'écart;
  • les mesures correctives prises pour y remédier;
  • les mesures de suivi et d'évaluation de l'efficacité des mesures correctives;
  • les mesures préventives prises pour éviter que le problème se répète;
  • les dates auxquelles les mesures correctives ont été prises et vérifiées;
  • la signature de la personne au poste de responsabilité.

7.2.6 Dossiers de vérification

Des dossiers sont accessibles pour démontrer le caractère adéquat des procédures de vérification.

Justification

Les dossiers font état des résultats de la vérification et confirment la conformité et l'efficacité des mécanismes de contrôle de la fabrication.

Résultats prévus

  • Les dossiers de vérification indiquent les méthodes utilisées, la date, les personnes ou organismes responsables, les résultats/observations et les mesures mises en œuvre (les mesures correctives si un écart est relevé).

7.3 Dossiers de l'équipement

7.3.1 Dossiers d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et de l'instrumentation

Des dossiers attestant du respect des programmes d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et instrumentation pouvant avoir une incidence sur la salubrité alimentaire sont accessibles.

Justification

Les dossiers permettent de vérifier l'efficacité du programme d'entretien et d'étalonnage de l'équipement et de l'instrumentation.

Résultats prévus

  • Dans les dossiers relatifs à l'entretien, le fabricant conserve habituellement les renseignements suivants : l'identification de l'équipement/instrumentation, l'activité d'entretien et sa date, le nom de la personne au poste de responsabilité et la raison de l'activité d'entretien.
  • Dans les dossiers relatifs à l'étalonnage, le fabricant conserve habituellement les renseignements suivants : l'identification de l'équipement/instrumentation, la date de l'étalonnage, le nom de la personne au poste de responsabilité et les résultats de l'étalonnage ainsi que les mesures correctives.

7.4 Dossiers sur les locaux

7.4.1 Dossiers sur la qualité de l'eau, de la glace et de la vapeur

Des dossiers écrits attestant les mesures de contrôle de la qualité et du traitement de l'eau, de la glace et de la vapeur sont disponibles, sur demande, auprès du fabricant.

Résultats prévus

  • Le fabricant tient des dossiers, disponibles sur demande, démontrant le caractère adéquat des mesures de contrôle de l'innocuité microbiologique et chimique de l'alimentation en eau, en glace et en vapeur.
  • Les dossiers doivent indiquer la source d'eau, le point d'échantillonnage, la date et l'heure de la prise des échantillons, la méthode de traitement, les méthodes d'analyse, les résultats d'analyse, le nom de l'analyste et la date de conclusion de l'analyse.
  • Le fabricant doit consulter le Compte rendu de décision sur les exigences liées à l'agrément et au renouvellement de l'agrément des entrepôts agréés de produits concernant les analyses d'eau du Programme des fruits et légumes frais de l'ACIA pour obtenir des renseignements sur les dossiers supplémentaires que doivent tenir les établissements agréés.

7.5 Dossiers de nettoyage et d'assainissement et de la lutte antiparasitaire

7.5.1 Dossiers de nettoyage et d'assainissement

Le fabricant tient des dossiers accessibles permettant de démontrer l'efficacité du programme de nettoyage d'assainissement.

Résultats prévus

  • Les dossiers relatifs aux activités de nettoyage et d'assainissement font mention de la date, du nom de la personne poste de responsabilité, des résultats, des mesures correctives prises et des résultats des analyses microbiologiques, le cas échéant.

7.5.2 Dossiers de la lutte antiparasitaire

Le fabricant tient des dossiers accessibles permettant de démontrer l'efficacité du programme de lutte antiparasitaire.

Résultats prévus

  • Les dossiers de la lutte antiparasitaire comportent au moins les renseignements suivants :
    • les résultats des programmes d'inspection et des mesures correctives prises (p. ex., les organismes nuisibles trouvés dans les pièges, l'emplacement des infestations d'insectes);
    • un dossier sur les activités de lutte antiparasitaire (p. ex., les pesticides utilisés, la méthode et le point d'application, la date de la fumigation, etc.);
    • la date et le nom de la personne au poste de responsabilité.

7.6 Dossiers des plaintes et rappels

7.6.1 Dossiers des plaintes

Les dossiers des plaintes sur les produits, les résultats des enquêtes et les mesures correctives prises sont disponibles sur demande auprès du fabricant.

Justification

Les dossiers confirment que l'on a appliqué les mesures indiquées dans un délai raisonnable.

Résultats prévus

  • L'établissement tient des dossiers détaillés sur les plaintes des consommateurs, les résultats des enquêtes et les mesures correctives prises. Les dossiers de plaintes comportent les renseignements ci-dessous.
Renseignements sur le consommateur

Les dossiers du fabricant comportent au moins les éléments suivants :

  1. le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du plaignant et la date de réception de la plainte;
  2. les détails de la plainte ou de la maladie;
  3. le nom, le code et le format du produit;
  4. le point de vente où a été acheté le produit.
Enquête

Les dossiers du fabricant comportent au moins les éléments suivants :

  1. le nom de la personne responsable de l'enquête;
  2. la mesure prise (à l'égard du produit ou du procédé) à la suite de l'enquête;
  3. les mesures correctives prises pour éviter que la situation ne se reproduise;
  4. un suivi / une évaluation de l'efficacité des mesures correctives.

7.6.2 Dossiers de distribution

Les dossiers de distribution du produit sont accessibles pour permettre au fabricant de rappeler tout lot d'aliments en temps opportun.

Résultats prévus

Les dossiers de distribution comportent suffisamment de renseignements pour permettre de retracer un numéro de code ou de lot en particulier. Les dossiers de distribution comportent au moins les éléments suivants :

  1. l'identification et le format du produit;
  2. le numéro de lot ou de code;
  3. la quantité;
  4. le nom et le type de client (p. ex., fabricant, distributeur, détaillant) et les adresses et numéros de téléphone des destinataires.
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