Guide d'interventions en matière d'enquête sur les aliments
Annexe 4A - Lettre type de confirmation de rappel de l'ACIA à l'entreprise effectuant le rappel

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(Date)

(Adresse de l'entreprise effectuant le rappel)

À l'attention de : (Nom de la personne-ressource de l'entreprise)

Object : rappel de (nom de la marque, nom usuel du produit touché, format, code de lot du produit touché. S'il y a plus d'un produit, donner une description générale - p. ex. type de produits)

Madame, Monsieur (Nom de la personne-ressource de l'entreprise)

La présente confirme notre conversation du (date), où nous avions établi la nécessité d'entreprendre immédiatement le rappel du(des) produit(s) suivant(s) :

(Énumérer - nom de la marque, nom usuel du produit, format, code de lot)

Voici les détails du rappel :

  • Classification du rappel : (I, II ou III. Diffuser une « mise en garde publique », au besoin)
  • Étendue du rappel : (distributeur, institution, détaillant, consommateur)
  • Motif du rappel du produit : (indiquer la raison du rappel, p. ex. protéines de lait non déclarées, ainsi que l'article et le titre du texte de loi ou du règlement non respecté, p. ex. Contravention du para graphe 5 (1) de la Loi sur les aliments et les drogues)

(Choisir le paragraphe qui convient)

(Cas de rappel de classes I et II) Si votre entreprise ne parvient pas à amorcer immédiatement le processus de rappel, l'ACIA recommandera au ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire de signer un ordre de rappel, en conformité avec le paragraphe 19(1) de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments.

(Cas de rappel de classe III) Si votre entreprise ne parvient pas à amorcer immédiatement le processus de rappel, l'ACIA prendra les mesures nécessaires, qui peuvent comprendre la retenue ou la saisie du(des) produit(s) touché(s), des poursuites judiciaires ou d'autres mesures d'application de la loi.

Aux fins de la mise en œuvre du rappel, votre entreprise devra préparer un avis de rappel qui sera examiné par le (la) soussigné(e), produire une liste des clients qui ont reçu le produit au cours de (période, p. ex. dernière année, trois derniers mois, etc.) et informer immédiatement chaque client par écrit, dans la mesure du possible, du rappel et des mesures à prendre au sujet du produit. Vous trouverez ci-joint un modèle d'avis de rappel à envoyer à vos clients.

Mesure à prendre au sujet du produit visé par le rappel : (indiquer la mesure convenue, p. ex. réétiquetage, retraitement, etc.) après approbation et vérification de l'ACIA. Tous les produits retournés seront mis à l'écart des autres produits afin de prévenir la réexpédition involontaire du produit rappelé sur le marché.

Il est attendu que vous fournirez au (à la) soussigné(e) au plus tard le (date) une liste des clients qui ont reçu le produit rappelé. Cette liste devrait contenir les renseignements suivants sur chaque client :

  • nom de l'entreprise;
  • adresse municipale, numéro unitaire, ville, province;
  • numéro de téléphone;
  • nom de la personne-ressource;
  • date à laquelle le produit a été envoyé à l'entreprise;
  • quantité de produit envoyée.

Comme convenu, votre entreprise conservera des registres qui confirment qu'elle a communiqué avec chaque consignataire. Ces registres contiendront les renseignements suivants :

  • la date à laquelle le client a été joint, par quel moyen (p. ex. téléphone, télécopieur ou courrier électronique) et le nom de la personne-ressource;
  • la quantité de produit détenue par chaque client au moment du rappel;
  • la mesure prise par chaque client (p. ex. retour du produit à l'entrepôt de votre entreprise).

Ces renseignements doivent être résumés dans un rapport et envoyés au (à la) soussigné(e) au plus tard le (date).

Des membres du personnel de l'ACIA communiqueront avec un certain nombre de clients pour vérifier l'efficacité du rappel. Si vous avez besoin de renseignements additionnels, veuillez-vous adresser au (à la) soussigné(e) au (numéro de téléphone).

Sincèrement vôtre,

(Nom de l'inspecteur principal)
Pièce jointe : Modèle d'avis de rappel

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