Guide d'interventions en matière d'enquête sur les aliments
Annexe 4B - Lettre type de l'ACIA aux distributeurs pour demander l'exécution de mesures de rappel

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(Date)

(Adresse du distributeur)

À l'attention de : (Nom de la personne-ressource chez le distributeur)

Object : rappel de (nom de la marque et nom usuel du produit touché. S'il y a plus d'un produit, donner une description générale - p. ex. type de produits) Madame, Monsieur (Nom de la personne-ressource chez le distributeur)

Comme nous en avons discuté le (date de la conversation), (nom de l'entreprise qui effectue le rappel) effectue le rappel du (des) produit(s) cité(s) en objet. Voici les détails du rappel :

Classification du rappel : (I, II ou III. Diffuser une « mise en garde publique », au besoin) Étendue du rappel : (distributeur, institution, détaillant, consommateur)

Motif du rappel du produit : (indiquer la raison du rappel, p. ex. protéines de lait non déclarées, ainsi que l'article et le titre du texte de loi ou du règlement non respecté)

Produit(s)rappelé(s) : (nom de la marque, nom usuel, format, code de lot)

Mesure à prendre au su jet du produit visé par le rappel : (indiquer la mesure convenue, p. ex. réétiquetage, retraitement, etc.) après approbation et vérification de l'ACIA. Tous les produits retournés seront mis à l'écart des autres produits afin de prévenir la réexpédition involontaire du produit rappelé sur le marché.

Les dossiers de (nom de l'entreprise qui effectue le rappel) indiquent que votre entreprise distribue le produit visé par le rappel. Par conséquent, il est attendu que votre entreprise prépare un avis de rappel qui sera examiné par l'ACIA, produise une liste des clients qui ont reçu le produit au cours de (période, p. ex. dernière année, trois derniers mois, etc.) et informe immédiatement chaque client par écrit, dans la mesure du possible, du rappel et des mesures à prendre au sujet du produit. Vous trouverez ci-joint un modèle d'avis de rappel à envoyer à vos clients. La liste des clients devra être envoyée au (à la) soussigné(e) au plus tard le (date). Cette liste devrait contenir les renseignements suivants sur chaque client :

  • nom de l'entreprise;
  • adresse municipale, numéro unitaire, ville, province;
  • numéro de téléphone;
  • nom de la personne-ressource;
  • date à laquelle le produit a été envoyé à l'entreprise;
  • quantité de produit envoyée.

Comme il a été convenu, votre entreprise doit tenir à jour un dossier sur les communications avec chaque client. Ce dossier comprend ra l'information suivante :

  • date à laquelle le client a été joint, par quel moyen (p. ex. téléphone, télécopieur ou courrier électronique) et nom de la personne-ressource;
  • quantité de produit détenue par chaque client au moment du rappel;
  • mesure prise par chaque client (p. ex. retour du produit à l'entrepôt de votre entreprise, retour du produit à l'entreprise qui effectue le rappel).

Ces renseignements doivent être résumés dans un rapport et envoyés au (à la) soussigné(e) au plus tard le (date). Toute difficulté qui pourrait survenir durant le processus de rappel doit faire l'objet de mesures correctives qui empêcheront qu'elle ne se reproduise.

Des membres du personnel de l'Agence canadienne d'inspection des aliments communiqueront avec un certain nombre de clients pour vérifier l'efficacité du rappel. Si vous avez besoin de renseignements additionnels, veuillez-vous adresser au (à la) soussigné(e) au (numéro de téléphone).

Sincèrement vôtre,

(Nom de l'inspecteur responsable)

Pièce jointe : Modèle d'avis de rappel

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