Guide d'interventions en matière d'enquête sur les aliments
6.0 Mise en œuvre

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Portée

Cette section décrira le processus de mise en œuvre d'un rappel volontaire. Si l'entreprise effectuant le rappel refuse de faire un rappel volontaire, l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) envisagera d'autres mesures, décrites à section 10.

La mise en œuvre d'un rappel adressé aux consommateurs exige la préparation de plusieurs documents de communication, c'est-à-dire des avertissements destinés au public, et dans certains cas, un mémoire au ministre ou à l'intention du vice-président des Opérations. La portée, le contenu, la marche à suivre pour élaborer et faire approuver et la distribution de ces documents sont décrits à la section 7.

6.1 Rôles et responsabilités

6.1.1 Bureau de la salubrité et du rappel d'aliments (BSRA)

Aux fins de la mise en œuvre du processus de rappel, le BSRA est responsable de :

  • la coordination de l'information nécessaire à la préparation d'une mise en garde publique;
  • la préparation et la distribution de l'information sur le rappel;
  • l'émission de l'autorisation de rappel;

6.1.2 Affaires publiques

Veuillez-vous référer à section 7 pour plus de détails sur leurs rôles et responsabilités.

6.1.3 Opérations du Centre opérationnel de l'Agence canadienne d'inspection des aliments - Généralités

Le directeur exécutif, le ou les directeur(s) régionaux et le gestionnaire de l'inspection du Centre opérationnel sont responsables de la mise en œuvre de l'option de gestion du risque recommandée dans leur Centre opérationnel et leurs régions.

Le CRCO est responsable de coordonner, conseiller et guider l'ensemble du personnel du Centre opérationnel sur les questions de salubrité et de rappel des aliments.

L'enquêteur responsable est le principal point de contact avec l'entreprise effectuant le rappel. Il est responsable de mettre en œuvre le rappel de façon appropriée, cohérente et rigoureuse, et ce, dans les délais prévus. Dans certaines situations, l'entreprise concernée par le rappel demande que son siège social coordonne le processus; en pareil cas, il est possible que les rôles de l'enquêteur responsable soient partagés. Quand de nombreuses entreprises sont concernées par le rappel dans plus d'une province, différents enquêteurs responsables pour chaque centre opérationnel et région peuvent être assignés.

6.1.4 Entreprise effectuant le rappel

La responsabilité de la mise en œuvre efficace du rappel revient à l'entreprise effectuant le rappel.

6.2 Communication de la décision et processus de rappel

Document de référence :

Immédiatement après avoir pris la décision de demander un rappel du ou des produit(s) touché(s), on met en œuvre les activités suivantes pour faire en sorte d'informer tous les partenaires en temps opportun :

  • Le BSRA informera le CRCO (ou l'enquêteur responsable, selon le cas) de la décision de demander un rappel, ainsi que de la classification et de l'étendue de celui-ci.
  • Le BSRA remplira et distribuera l'avertissement/avis destiné au public auprès de différents groupes, qui se chargeront de le diffuser de façon plus étendue.
  • Le CRCO mettra en marche les procédures de gestion des rappels du Centre opérationnel, ce qui peut impliquer d'informer le directeur exécutif du Centre opérationnel, les directeurs régionaux, les gestionnaires/superviseurs de l'inspection, le coordonnateur des dossiers à traiter/des opérations et les directeurs du réseau des programmes, l'agent des communications, etc.
  • L'enquêteur responsable communiquera avec l'entreprise concernée pour lui demander de procéder de son plein gré au rappel. Une lettre confirmant ces discussions sera préparée et envoyée à l'entreprise effectuant le rappel. Cette lettre devrait comprendre la classification du rappel, la nature de l'infraction au règlement (le cas échéant), l'échéancier d'application des mesures, le résumé des discussions et la confirmation que l'entreprise accepte de procéder de son plein gré au rappel du produit, etc. (Consulter l'annexe 4A).
  • Le CRCO coordonnera la stratégie de vérification de l'efficacité du rappel de concert avec les autres régions et CRCO.
  • L'enquêteur responsable fournira au BSRA les informations suivantes sur le ou les produits touchés conformément à l'Annexe 4B (si ces renseignements n'ont pas déjà été communiqués) :
    • le nom et l'adresse de l'entreprise effectuant le rappel;
    • le porte-parole de l'entreprise pour les médias (si l'entreprise le désire);
    • la zone de distribution du produit;
    • la date de distribution;
    • des copies de l'étiquette du produit (agrandie, en français et en anglais);
    • la marque de commerce;
    • le nom usuel;
    • le type d'emballage, le contenu net, le format, le poids ou les marques ou caractéristiques spéciales;
    • les codes de date, les codes de lot, les codes de produit ou les CUP, les codes GTIN;
    • les dates : de péremption / « meilleur avant » / « utiliser avant »;
    • les plaintes faisant état de maladies ou de réactions rapportées à l'entreprise effectuant le rappel.

L'enquêteur responsable devra aussi :

  • de concert avec le gestionnaire/superviseur de l'inspection ou le CRCO, ou les deux, établir le plan pour vérifier l'efficacité du rappel mis en œuvre par l'entreprise effectuant le rappel et par les entreprises responsables connexes;
  • évaluer la stratégie que l'entreprise effectuant le rappel compte utiliser pour rappeler efficacement le produit.

6.3 Vérification des plans et des activités de rappel de l'entreprise

Référence :

L'enquêteur principal examinera le plan de rappel de l'entreprise pour s'assurer qu'il contient tous les éléments nécessaires. Il est préférable qu'un inspecteur se rende sur les lieux pour effectuer l'examen des renseignements suivants, mais en raison de l'urgence du rappel à ce moment, l'enquêteur responsable peut juger que l'envoi de la documentation par courrier électronique ou par télécopieur pourrait accélérer le processus :

  • l'avis de rappel adressé aux clients de l'entreprise;
  • le communiqué de presse (le cas échéant);
  • la liste de distribution qui s'applique au(x) produit(s) touché(s);
  • les plans de l'entreprise en vue de la vérification de l'efficacité (s'il y a lieu),
  • les plans de l'entreprise en ce qui concerne la correction ou la disposition du produit touché.

Remarque : On trouve une liste de contrôle qui aidera l'enquêteur principal à recueillir tous les renseignements nécessaires et à vérifier le plan de rappel de l'entreprise à l'annexe 4C.

6.3.1 Avis de rappel

6.3.1.1 Objectif

Pour toutes les classes de rappel, l'entreprise effectuant le rappel est chargée de mettre rapidement chacun de ses clients au courant du rappel. Le format, le contenu et l'étendue de l'avis de rappel devraient correspondre à la stratégie de gestion du risque établie pour le rappel. En règle générale, l'avis de rappel vise à communiquer :

  • que le produit en question est sujet à un rappel;
  • qu'il faut cesser immédiatement de distribuer ou d'utiliser tout produit restant;
  • les motifs du rappel (décrire la source de préoccupation particulière);
  • le cas échéant, que les destinataires du produit doivent à leur tour informer du rappel les clients à qui une partie ou la totalité du produit a été distribuée;
  • les instructions sur ce qu'il faut faire avec le produit rappelé.

6.3.1.2 Contenu

L'enquêteur principal vérifiera si l'avis de rappel est rédigé conformément aux critères suivants :

  • il est concis et précis;
  • il décrit clairement le produit, le format du ou des lots touchés, les numéros de lot, les codes de l'emballage et de la caisse ou les codes CUP et il renferme toute autre information descriptive pertinente qui permettra une identification exacte et rapide du produit;
  • il expose avec concision le motif du rappel et le danger couru;
  • il donne des instructions précises sur ce qu'il faut faire avec les produits rappelés;
  • il permet aux détenteurs du produit de communiquer facilement avec l'entreprise effectuant le rappel afin d'envoyer un avis de réception, de signaler quelle quantité du produit reste en leur possession, de décrire les mesures prises à l'égard du produit et de dire quelle quantité de produit a été distribuée;
  • indiquer clairement que les consignataires doivent à leur tour informer leurs clients du rappel, s'il y a lieu.

L'avis de rappel ne doit pas contenir de qualificatifs, de matériel promotionnel non pertinents ou tout autre déclaration qui risquerait de nuire à la transmission du message. Au besoin, il faudrait assurer un suivi auprès de ceux qui n'ont pas répondu à la communication initiale concernant le rappel.

6.3.1.3 Transmission

Comme indiqué dans le plan de rappel, l'avis de rappel peut être communiqué par téléphone, par télécopieur, par courriel ou par tout autre moyen adéquat, après consultation avec l'ACIA. Les appels téléphoniques ou autres contacts personnels doivent être notés de manière adéquate. L'avis de rappel devrait être envoyé dès que l'entreprise effectuant le rappel accepte de faire le rappel.

6.3.2 Communiqué (mise en garde publique)

Référence :

Quand il est indiqué d'émettre un avertissement destiné au public, l'enquêteur responsable assume, auprès de l'entreprise concernée, la coordination de l'échange de données concernant l'avis de rappel, pour s'assurer que les faits sont exacts.

Dans certaines situations, comme lors d'enquêtes sur des flambées de maladie découlant d'un rappel, la mise en garde publique peut prendre la forme d'un communiqué émis conjointement avec une municipalité, une province, l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) ou Santé Canada.

La portée, le contenu, les procédures d'élaboration et d'approbation, l'échéancier et la distribution de ces documents sont traités à section 7.

6.3.3 Liste de distribution

L'entreprise effectuant le rappel doit dresser et remettre à l'ACIA, dans les meilleurs délais, une liste exacte des consignataires du produit touché. La liste de distribution doit inclure les renseignements suivants présentés sous une forme claire et lisible :

  • les noms, adresses et numéros de téléphone des consignataires. (Si la liste de distribution d'un produit en particulier n'est pas disponible, l'entreprise devrait fournir une liste de ses clients qui pourraient avoir reçu le produit).
  • la personne contact pour chaque destinataire (s'il y en a une).

Des informations supplémentaires, notamment la quantité de produit expédiée à chaque destinataire et la date de cette ou ces expéditions sont aussi requises; on pourra toutefois accorder plus de temps à l'entreprise effectuant le rappel pour soumettre cette information.

L'enquêteur responsable devra également demander à l'entreprise effectuant le rappel de fournir une liste distincte de ses clients grossistes, distributeurs ou fabricants. Le Bureau de l'ACIA devra communiquer avec tous les distributeurs de son Centre opérationnel et de ses régions et leur demander de fournir leurs listes de distribution.

6.3.4 Correction ou disposition des produits touchés

L'entreprise effectuant le rappel doit également être avisée des exigences particulières de la législation et des politiques applicables de l'ACIA. L'enquêteur responsable doit vérifier que l'entreprise effectuant le rappel applique une stratégie appropriée à l'égard des produits touchés.

Le spécialiste des programmes applicables doit vérifier le plan mis de l'avant par l'entreprise concernée pour éliminer le produit touché. Un spécialiste technique du BSRA peut aider le spécialiste des programmes, au besoin.

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