Guide d'interventions en matière d'enquête sur les aliments
8.0 Vérification

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Portée

Le processus de vérification a pour objet d'évaluer l'efficacité des mesures de rappel prises par l'entreprise effectuant le rappel et les autres entreprises connexes (c.-à-d. distributeurs et détaillants).

8.1 Rôles et responsabilités

8.1.1 Industrie

L'entreprise effectuant un rappel a non seulement la responsabilité d'effectuer le rappel, mais doit aussi s'assurer que les mesures qu'elle a prises ont été efficaces pour retirer le produit du marché. Pour veiller au retrait efficace des produits, l'entreprise effectuant le rappel doit avertir ses clients d'arrêter d'utiliser le produit touché et de le retirer de la vente et/ou, s'il y a lieu, d'aviser leurs clients en aval de la chaîne de distribution de l'étendue du rappel.

Remarque : Les procédures énoncées dans la présente section ciblent uniquement les activités de vérification de l'Agence canadienne de l'inspection des aliments (ACIA). Les normes de temps et la taille des échantillons décrites dans les procédures ne s'appliqueront pas directement aux activités de vérification d'une entreprise effectuant un rappel. Par conséquent, il incombe à l'entreprise effectuant un rappel de suivre des procédures appropriées.

8.1.2 Agence canadienne d'inspection des aliments

8.1.2.1 Bureau de la salubrité et du rappel des aliments (BSRA)

Durant la totalité du processus de vérification, le BSRA peut conseiller le personnel régional des centres opérationnels qui participe aux activités de vérification.

8.1.2.2 Coordonnateur des rappels du centre opérationnel (CRCO)/Coordonnateur régional des rappels

Le coordonnateur des rappels des centres opérationnels est chargé de fournir conseils et soutien par rapport au processus de vérification. Il est aussi chargé de recevoir les demandes portant sur les activités de vérification en provenance d'autres centres opérationnels et de veiller à ce qu'on y donne suite dans des temps convenables.

8.1.2.3 Enquêteur responsable

L'enquêteur responsable est chargé d'obtenir de l'entreprise effectuant le rappel les renseignements nécessaires pour amorcer les activités de vérification du rappel et, en consultation avec le superviseur et/ou le gestionnaire de l'inspection, de planifier, de coordonner et de clore le processus de vérification du rappel de l'ACIA, ainsi que de faire rapport sur ce dernier.

8.1.2.4 Personnel sur le terrain des centres opérationnels

Les employés des centres opérationnels de l'ACIA vérifient également si les clients à qui un produit a été vendu ont été informés du rappel et si le produit en cause a été retiré des points de vente et bien isolé en attendant sa disposition.

8.1.3 Administrations provinciales/territoriales/municipales

Dans le cas où des accords ont été conclus avec d'autres ministères ou organismes pour aider à l'exécution des activités de vérification, le CRCO transmettra les informations nécessaires au ministère approprié. Le CRCO transmettra également au bureau de l'ACIA approprié les résultats des vérifications menées par un partenaire de l'extérieur. Veuillez consulter les annexes 6A, 6B, 6C et 6D pour des exemples de documents que l'on peut utiliser pour préparer et consigner ces demandes.

8.2 Processus de vérification

L'ACIA collabore avec l'entreprise effectuant le rappel pour appliquer la stratégie élaborée par cette dernière afin de retirer les produits de la vente. Elle vérifie également l'efficacité avec laquelle l'entreprise effectuant le rappel mène à bien et évalue son propre rappel. Au moyen d'un plan d'échantillonnage statistique, l'ACIA constitue un échantillon de clients pour vérifier l'efficacité du rappel. Si l'ACIA juge que l'entreprise concernée par le rappel n'a pas réussi à exécuter le rappel de façon efficace, elle prendre les mesures appropriées pour assurer la sécurité et le bien-être des consommateurs.

Nous décrivons ci-dessous les procédures que l'ACIA doit suivre pour vérifier l'efficacité des rappels d'aliments. D'autres mesures, comme 100% de contrôles, peuvent aussi être appliquées si on le juge nécessaire, par exemple dans le cas d'une flambée d'intoxications alimentaires ou d'une distribution visant des établissements, comme les garderies ou les maisons de retraite. D'autres écarts par rapport aux procédures établies peuvent aussi survenir dans des circonstances exceptionnelles. Avec l'accord de son superviseur ou du gestionnaire de l'inspection et en consultation avec le CRCO et le BSRA, l'enquêteur responsable peut modifier l'approche proposée ici pourvu que l'ACIA ait confiance que le produit rappelé a été retiré du marché et dispose d'indications suffisantes à cet effet.

Remarques :

  1. Un exemple de cette dernière situation se produit quand l'entreprise ou le distributeur effectuant le rappel contrôle l'efficacité immédiatement après le début du rappel, à la satisfaction de l'ACIA. Avec l'approbation de son superviseur ou du gestionnaire de l'inspection, du CRCO et du BSRA, l'enquêteur responsable peut modifier l'approche actuelle en réduisant le nombre d'établissements à vérifier. Une telle pratique ne s'appliquerait qu'aux réseaux de distribution unique où le succès d'un rappel efficace ne dépend pas d'un autre distributeur.
  2. Pour les rappels de classe III, deux méthodes de vérification sont possibles :
    • La première méthode consiste à vérifier si l'entreprise effectuant le rappel a retiré le produit ou pris les mesures correctives qui s'imposent, en obtenant (par courriel, par télécopieur ou en se présentant sur place) les documents nécessaires, par exemple, l'avis de rappel et d'autres documents de l'entreprise qui indiquent que le produit a été retiré ou qu'il a été corrigé. La vérification doit être réalisée dans les délais impartis (tableau 1). Puisque les produits de classe III « ne devraient pas entraîner d'effet nuisible sur la santé », cette méthode est considérée comme étant acceptable et devrait être utilisée afin de vérifier le retrait des produits visés par un rappel de classe III ou les mesures prises pour corriger la situation.
    • La deuxième méthode consiste à employer la procédure décrite dans les sections suivantes. Elle s'applique aux rappels lorsque la première méthode est jugée moins efficace ou efficiente. Cette méthode devrait être utilisée seulement dans des circonstances exceptionnelles et en consultation avec le superviseur/gestionnaire/CRCO/BSRA.

8.2.1 L'enquêteur responsable doit :

Pour les rappels de classe I et II :

  1. demander immédiatement une liste détaillée des clients de l'entreprise effectuant le rappel. La liste des clients doit renfermer assez de détails pour permettre aux inspecteurs de l'ACIA de comprendre les modèles de distribution et contacter les clients sans autre délai. Remarque : On s'attend à ce que la plupart des entreprises effectuant un rappel débutent immédiatement les activités de rappel et transmettent à l'ACIA une liste de leurs clients dans le cadre du processus de vérification. Cependant, dans certains rappels de classe 1 ou rappels s'accompagnant d'un avertissement destiné au public, lorsqu'une entreprise effectuant le rappel ou une entreprise connexe tarde à réagir, l'ACIA peut utiliser des listes antérieures pour entreprendre un processus de vérification.
  2. la liste doit renfermer suffisamment de détails, notamment :
    • nom, adresse avec le code postal et numéro de téléphone de tous les clients que l'entreprise effectuant le rappel a avisés,
    • une répartition des clients selon les régions géographiques (s'il y a lieu),
    • une répartition des clients selon le type d'établissement : hôpitaux, chaînes, indépendants, etc. (s'il y a lieu). Voir le procédure proposée pour obtenir la liste des consignataires.

    Remarques : De préférence, la liste devrait fournir le nom de tous les clients qui ont reçu le produit rappelé. Toutefois, la liste comprend souvent les noms de tous les clients de l'entreprise concernée, dont certains pourraient ne pas avoir reçu le produit qui fait l'objet du rappel.

    De préférence, la liste de tous les clients détaillants devrait être disponible. Toutefois, la liste comprend souvent à la fois les détaillants et les distributeurs consignataires, et dans certains cas, d'autre fabricants.

    Avant de faire la demande initiale, l'enquêteur responsable détermine les catégories de clients à inclure dans la liste. Si la liste renferme d'autres distributeurs ou fabricants, on doit informer immédiatement les bureaux compétents de l'ACIA afin de communiquer avec les distributeurs pour obtenir une liste complète des détaillants. On doit procéder à des enquêtes sur le rappel séparées si d'autres fabricants figurent dans la liste initiale.

  3. Déterminer l'approximation la plus juste du nombre de clients, l'intervalle d'échantillonnage et le point de départ aléatoire de l'échantillon pour vérification (consulter la section 8.2.3 pour plus de détails) en consultation avec le superviseur ou le gestionnaire de l'inspection et les bureaux compétents de l'ACIA, pendant que l'entreprise effectuant le rappel dresse la liste.
  4. Établir un plan, qui inclus l'intervalle d'échantillonnage et le point de départ aléatoire, le délai d'exécution recommandé, le numéro du SGI concerné et tout autre détail qui pourrait aider à exécuter plus efficacement les activités de vérification. Le plan sera ensuite envoyé aux centres opérationnels des régions où les produits ont été distribués. Des copies des listes, des étiquettes du produit/carton, des avis de rappel de l'entreprise concernée, ainsi que des copies des étiquettes corrigées et de l'avertissement destiné au public, sont également fournies en pièces jointes au plan (s'il y a lieu).
  5. S'il est avisé d'une non conformité, veiller à en informer l'entreprise effectuant le rappel et les entreprises associées concernées, notamment les distributeurs, le siège social de la chaîne de magasins ou le magasin en cause et veiller à ce que les correctifs nécessaires soient apportés.
  6. examiner les résultats des activités de rappel de l'entreprise effectuant le rappel; cette activité est plus efficace lorsque exécutée sur place et elle est susceptible de nécessiter l'examen de documents, comme les avis de rappel confirmés, les reçus des produits retournés, les rapports d'appels téléphoniques et les confirmations par courriel.

Pour un rappel de classe III, appliquer, en consultation avec le superviseur/gestionnaire et, s'il y a lieu, le CRCO/BSRA, la méthode la plus efficace/efficiente (voir remarque 2, section 8.2).

8.2.2 Les inspecteurs affectés aux activités de vérification doivent :

  1. veiller à la réception de la liste de distribution de l'entreprise concernée par le rappel ainsi que de la liste de distribution d'autres distributeurs touchés;
  2. aider l'enquêteur responsable à évaluer le mieux possible le nombre de clients et les provinces où le produit a été distribué (consulter la section 8.2.3 pour plus de détails), pendant que l'entreprise effectuant le rappel dresse la liste de distribution;
  3. veiller à avoir en main des copies de l'avis de rappel et, s'il y a lieu, de l'avertissement destiné au public et des étiquettes pour exécuter les activités de vérification; on peut alors faire référence à ces documents ou les laisser aux clients au besoin;
  4. si l'on soupçonne que la liste de distribution est inexacte ou incomplète (c.-à-d. qu'il manque quelques magasins connus dans une liste générique de magasins succursales), le signaler à l'entreprise effectuant le rappel; au besoin, il faut recueillir des preuves et établir une liste renfermant d'autres détaillants ou distributeurs potentiels qui peuvent avoir reçu les produits rappelés, mais qui ne figurent pas dans la liste de distribution;
  5. sur réception de la copie de la liste de distribution, choisir les clients et déterminer le type de vérifications à effectuer auprès des clients sélectionnées (voir la section 8.2.3) et demander au CRCO approprié (ou au bureau de l'ACIA, tel qu'indiqué dans le protocole du centre opérationnel) d'effectuer les vérifications;
  6. mener des vérifications afin de déterminer si les consignataires ont reçu un avis de rappel de leur fournisseur et s'ils ont appliqué les mesures indiquées. Effectuer les vérifications en se rendant sur place ou par téléphone selon les dispositions décrites dans les remarques ci-dessous;

    Remarques :

    1. Les vérifications par téléphone devraient être exécutées selon la méthode décrite dans le procédure recommandée de vérification au téléphone. Les visites sur place devraient être exécutées selon la méthode décrite dans le procédure recommandée de vérification sur place.

    2. En ce qui concerne les vérifications, on désigne par l'expression magasin à succursales un système commun regroupant deux points de vente au détail ou plus. Il s'agit à la fois de magasins appartenant à une société et de magasins franchisés, notamment les stations-service, les quincailleries, etc. où l'on vend des aliments.

      Les magasins indépendants se définissent comme tous les points de vente au détail qui ne constituent pas des succursales de magasin, et où l'on vend des aliments.

    3. Dans le cas des magasins à succursales multiples, les vérifications effectuées par téléphone et les visites sur place sont jugées d'égale efficacité.

    4. Dans les magasins indépendants, les vérifications s'effectuent dans les proportions suivantes : visites sur place : 75 p. 100, appels téléphoniques : 25 p. 100.

    5. Dans le cas des magasins indépendants, il est plus efficace de faire les vérifications en se présentant sur place qu'en effectuant un appel téléphonique. Par conséquent, le remplacement des visites sur place par des vérifications par téléphone dans le cas des magasins indépendants est acceptable uniquement dans des circonstances exceptionnelles et uniquement après consultation avec le CRCO.

  7. demander la conformité immédiate aux instructions si le produit rappelé est encore en vente ou utilisé malgré les stipulations contenues dans l'avis de rappel;
  8. informer immédiatement l'enquêteur responsable et tout autre inspecteur responsable des non conformités relevées et aider l'enquêteur responsable ou le CRCO à communiquer avec l'entreprise effectuant le rappel pour l'aviser qu'une non conformité a été observée et apporter les correctifs nécessaires;
  9. entrer les données par voie électronique dans le système des gestion des incidents (SGI) et inclure un résumé des résultats de la vérification dans le registre des tâches / activités avant de fermer l'assignation.

8.2.3 Détermination des clients à contacter (l'échantillon) :

L'enquêteur responsable et les inspecteurs régionaux compétents détermineront les clients à contacter. Le processus de vérification utilise une approche statistique comprenant une méthode d'échantillonnage systématique. Les activités de vérification doivent être menées dans des temps convenables et inclure un nombre de vérifications suffisant chez les clients appropriés.

L'enquêteur responsable doit :

  1. déterminer le nombre réel de clients ou le nombre estimé le plus proche (p. ex. 1 200).

    Remarques :

    • L'enquêteur responsable devrait tenter d'obtenir la liste de distribution complète dans les délais appropriés (voir le tableau 1). Si une telle liste est disponible, on détermine le nombre réel de clients à partir de celle-ci.
    • Cependant, pour assurer une intervention dans des temps convenables, l'ACIA ne peut attendre d'obtenir la liste complète avant d'entreprendre les vérifications. Par conséquent, dès le tout début, l'enquêteur responsable devrait par des discussions avec l'entreprise effectuant le rappel et au besoin (si la liste renferme des distributeurs), par l'intermédiaire d'autres bureaux de l'ACIA, estimer le mieux possible le nombre de détaillants (qui ont reçu le produit rappelé ou qui seront avisés du rappel). Exemple : si l'entreprise effectuant le rappel compte 50 détaillants et 5 distributeurs et si les 5 distributeurs comptent à leur tour 400, 200, 300, 100 et 150 détaillants, l'estimation la plus exacte du nombre de clients de la liste est 1 200 détaillants. La vérification de l'efficacité se fait à partir de la liste de 1 200 noms.
    • Une estimation n'équivaut pas à la liste des « clients » d'une entreprise effectuant le rappel. Il s'agit plutôt de l'estimation du nombre de détaillants qui auraient reçu le produit rappelé ou qui recevraient l'avis de rappel de l'entreprise effectuant le rappel. On peut obtenir une estimation par téléphone ou courriel sans avoir en main les copies imprimées des listes. Il faut cependant prendre garde que l'estimation ne diffère pas significativement du nombre de clients des listes réelles (voir le procédure proposée pour obtenir la liste des consignataires).
    • L'enquêteur responsable doit utiliser le nombre réel ou le nombre estimé de même que les tableaux 2 et 3, 4, 5 ou 6 pour déterminer le nombre suffisant de vérifications.
  2. déterminer si le réseau de distribution est multiple ou unique. Par exemple, si la distribution est effectuée par une seule source ou à un seul endroit ou à l'intérieur d'une seule chaîne, on peut la qualifier de réseau unique (p. ex. la distribution dans 1 200 magasins comprenant quelques distributeurs de même que des succursales et des magasins indépendants, constituerait un réseau de distribution multiple, tandis que la distribution dans 1 200 magasins appartenant à une seule chaîne ou à partir d'un point de distribution représenterait un réseau de distribution unique).

  3. à l'aide du tableau 2, déterminer le nombre d'échantillons. Par exemple, pour un rappel de classe I et une liste de 1 200 clients pour un réseau de distribution multiple, le tableau 3 s'applique et le nombre d'échantillons est de 160. Par ailleurs, pour un rappel de classe I avec une liste de 1 200 clients pour un réseau de distribution unique, le tableau 4 s'applique et le nombre d'échantillons est de 87.

  4. déterminer un intervalle d'échantillonnage en divisant le nombre total de clients sur la liste ou le nombre estimé (exemple : 1 200) par la taille minimale de l'échantillon (160 pour le réseau multiple et 87 pour le réseau unique). Dans cet exemple, les intervalles d'échantillonnage seraient de 7 (1 200/160 = 7,50 arrondi au nombre entier inférieur) ou 13 (1 200/87 = 13,79 arrondi au nombre entier inférieur).

  5. choisir au hasard un nombre entre 1 et l'intervalle d'échantillonnage pour déterminer le point de départ. Par exemple, disons 3 pour un intervalle d'échantillonnage de 7 ou 2 pour un intervalle d'échantillonnage de 13.

  6. fournir aux centres opérationnels concernés l'intervalle d'échantillonnage et le point de départ choisi au hasard ainsi que toute liste disponible.

  7. transmettre au CRCO le nombre de demandes de vérification à prévoir.

    Sur réception de la liste de distribution, les inspecteurs affectés aux activités de vérification devront :

  8. sélectionner les clients qui feront l'objet de vérification, en utilisant l'intervalle d'échantillonnage et le point de départ choisi au hasard déjà établis.

    Remarque :

    • Pour ce faire, placez la liste de distribution dans n'importe quel ordre, comptez à partir du haut jusqu'à ce que vous atteigniez le point de départ….3e nom sur la liste dans l'exemple. Sélectionnez le 3e nom, puis descendez dans la liste en sautant six noms et sélectionnez le 7e, par exemple, le 10e, le 17e, et ainsi de suite (en fonction de l'intervalle d'échantillonnage prédéterminé) jusqu'à la fin de la liste. Pour les groupes de la liste (comme tous les magasins en Ontario ou en Colombie- Britannique; ou un groupe comprenant tous les hôpitaux clients) qui comptent moins de clients que le nombre de l'intervalle, choisir au hasard au moins un nom dans chaque groupe.
    • Si des groupes de clients vendent des produits à des populations à risque susceptibles d'être affectées par le produit rappelé (comme une liste de garderies, de cafétérias d'hôpitaux, de foyers pour personnes âgées), on doit les inclure et effectuer des vérifications à une fréquence supérieure au cas par cas.
  9. séparer les clients choisis en magasins à succursales multiples ou magasins indépendants. Fournir les informations sur les clients (noms, numéros de téléphone, adresses et type de vérification) pour permettre de compléter les vérifications conformément aux exigences de la section 7.2.1.

  10. poursuivre toutes les vérifications prévues même si, à l'échelle régionale, un rappel peut sembler inefficace.

8.2.4 Sommaire des résultats des vérifications

L'enquêteur responsable rédige le résumé des activités de rappel et l'enregistre dans le SGI. Le résumé doit servir surtout à :

  • déterminer le nombre d'entreprises qui vendent encore le ou les produits;
  • déterminer les raisons pour lesquelles la vente continue;
  • repérer d'autres lacunes;
  • attribuer une cote d'efficacité globale aux activités de rappel de l'entreprise effectuant le rappel;
  • résumer les actions correctives.

Le sommaire devrait comprendre une description des mesures prises pour corriger chaque anomalie identifiée (c.-à-d. que le produit a été retiré et a été mis à part dans la zone d'envoi, un nouvel avis a été envoyé à tous les dépanneurs, y compris les noms des distributeurs touchés, s'il y a lieu, etc.).

Mettre à jour le SGI en tenant compte du sommaire et inscrire le commentaire satisfaisant sous la rubrique Mesures prises.

8.3 Délai pour mettre en œuvre et rapporter les activités de vérification

Les centres opérationnels, les régions ou les districts qui reçoivent un avis de rappel doivent accorder une priorité élevée aux activités de vérification des rappels. Le tableau 1 renferme les délais recommandés pour débuter les activités de vérification et en rapporter les résultats. Toutefois, on reconnaît que chaque rappel s'accompagne de sa propre stratégie de gestion des risques et par conséquent, que des circonstances particulières peuvent influer sur les délais présentés ci-dessous. Il incombe au centre opérationnel concerné d'aviser l'enquêteur responsable des circonstances pouvant retarder les activités de vérification ou le rapport.

Les normes présentées dans le tableau 1 se rapportent aux activités de vérification de l'ACIA. On ne devrait pas croire, à tort, que pour un rappel de classe I, l'entreprise effectuant le rappel a 3 jours pour débuter le rappel et 10 jours pour le terminer. Les activités de rappel des entreprises doivent être immédiates, dès que le rappel est décidé ou qu'un avis de rappel est reçu. Pendant cette période, l'enquêteur responsable jouera aussi un rôle de surveillance pour évaluer si l'entreprise effectuant le rappel a effectivement débuté ses activités de rappel.

Tableau 1 - Délais recommandés pour débuter et rapporter les activités de vérification au sein de l'ACIA
Classification du rappel Après le début d'un rappel, les activités de vérification doivent débuter dans un délai de : Une fois mises en œuvre, les activités de vérification doivent être terminées dans un délai de :
Classe I 3 joursNote de tableau 1 10 jours
Classe II 5 jours 12 jours
Classe III 10 jours 17 jours

Notes de tableau

Note de tableau 1

Jours ouvrables : Le samedi et le dimanche peuvent constituer des jours ouvrables, selon les risques associés à un produit qui fait l'objet d'un rappel.

Retour à la référence de la note de tableau 1

Les résultats de vérification doivent être transmis à l'enquêteur responsable par les moyens de communication les plus rapides - courrier électronique, télécopieur, téléphone ou SGI - dès que possible.

8.4 Conclure les activités de vérification

Les activités de vérification visent à évaluer :

  • l'efficacité globale du rappel;
  • le processus de rappel effectué par l'entreprise;
  • les mesures prises par les consignataires quand ils sont avertis du rappel.

8.4.1 Écarts concernant la conformité

On parle d'écarts concernant la conformité quand on rencontre des résultats défavorables. Ils peuvent être de deux types :

  1. On parle d'écarts concernant la conformité des produits quand le consommateur peut encore se procurer le produit touché;
  2. Les écarts concernant la conformité des processus ont trait à la stratégie ou au processus de rappel dans son ensemble, et peuvent comprendre les éléments suivants :
    • Tous les consignataires n'ont pas reçu l'avis de rappel dans le délai prescrit;
    • On n'a pas procédé aux vérifications de l'efficacité de façon appropriée;
    • On n'a pas apporté les correctifs adéquats aux problèmes rencontrés;
    • Un distributeur secondaire a échoué dans le processus de transmission de l'avis.

L'enquêteur responsable doit signaler immédiatement tout écart concernant la conformité pour que l'on puisse en informer l'entreprise qui se charge du rappel ou les consignataires appropriés.

De plus, l'enquêteur responsable doit déterminer si ces écarts suivent une tendance, afin de permettre l'application ciblée et appropriée des mesures correctives. Durant l'évaluation des lacunes et des raisons sous-jacentes, il est important de faire la distinction entre des raisons isolées (c.-à-d. que le produit a été retiré du magasin, puis remis à la disposition de la clientèle par erreur) et des raisons généralisées et systémiques (c.-à-d. l'échec du processus de transmission des avis ou retard causé par les programmes/horaires du personnel de vente).

L'enquêteur responsable, en consultation avec le superviseur ou le gestionnaire des inspections, évaluera si le processus de vérification s'est avéré efficace, et il transmettra la décision par courrier électronique ou au moyen du SGI, etc.

Remarque : En fonction des calculs réels d'échantillonnage, le nombre final d'échantillons devrait normalement différer (en général à la hausse) du nombre indiqué dans les tableaux. Par conséquent, il faut faire preuve de prudence dans l'interprétation des nombres critiques. Les activités de rappel devraient être classées comme étant efficaces ou inefficaces une fois qu'on a tenu compte du nombre d'écarts concernant la conformité ainsi que de leur nature.

8.4.2 Déterminer l'efficacité globale du rappel

Le processus de rappel a-t-il permis de retirer efficacement le produit du marché?

Pour que l'on puisse parler d'un rappel efficace, le nombre de consignataires qui ont fait l'objet d'une vérification, et dont on a déterminé qu'ils offraient le produit aux consommateurs, doit être égal ou inférieur au nombre critique contenu dans le plan d'échantillonnage.

Quand un produit a été retiré du marché, mais que des écarts concernant la conformité des processus ont été circonscrits (c.-à-d. que le consignataire n'a pas reçu d'avis de rappel, mais qu'il a été mis au courant du rappel par les médias), l'enquêteur responsable doit de toute façon en être informé dès que possible.

8.4.3 Déterminer l'efficacité globale du processus de rappel par l'entreprise

La stratégie de rappel de l'entreprise a-t-elle été mise en œuvre de façon appropriée et efficace?

Quand on rencontre des écarts concernant la conformité des processus, on peut en déduire que l'entreprise concernée par le rappel n'a pas exécuté de façon appropriée son processus de rappel ou que la stratégie de rappel de l'entreprise est inadéquate. L'ACIA prendra les mesures qui s'imposent et fournira l'orientation nécessaire pour que l'entreprise en question corrige les écarts concernant la conformité.

8.4.4 Déterminer si les mesures appropriées ont été prises par les consignataires, après qu'ils ont été informés du rappel

Les distributeurs et consignataires ont-ils pris les mesures qui s'imposaient par rapport au produit après avoir été informés du rappel?

Si l'on découvre que les consignataires (détaillants, grossistes, etc.) de la chaîne de distribution ont été informés correctement du rappel, mais qu'ils n'ont pas appliqué les mesures appropriées, on corrigera ces écarts. L'ACIA prendra les mesures adéquates pour s'assurer que le produit soit retiré du marché. En pareil cas, les inspecteurs peuvent demander l'avis, les conseils et l'aide d'un spécialiste enquêteur des Services d'enquête et d'application de la loi.

S'il apparaît que les consignataires de la chaîne de distribution ont été correctement informés du rappel, mais que l'un d'eux (un distributeur ou un autre revendeur) ne l'a pas porté vers le niveau supérieur de distribution, tel que demandé par l'entreprise concernée par ce rappel, l'ACIA prendra les mesures nécessaires pour s'assurer que le consignataire touché y donne suite de façon appropriée.

Exemples et scénarios de rappels efficaces et inefficaces :

Remarque : Seul l'enquêteur responsable assigne cette classification (efficace ou inefficace). Les inspecteurs en charge des vérifications devraient continuer à effectuer toutes les vérifications assignées même si un rappel peut sembler inefficace dans une région donnée.

Si l'on prend par exemple 1 200 consignataires d'une liste de rappel de classe I, et que la vérification a lieu auprès de 160 consignataires déterminés de façon aléatoire, et que 7 constitue le nombre critique.

  1. Tous les consignataires qui ont fait l'objet d'une vérification ont reçu l'avis de rappel de l'entreprise concernée, et ils ont retiré le produit du marché.

    Mesure à prendre : aucune, le rappel est efficace.

  2. On a découvert que huit consignataires (un de plus que le nombre critique) ayant fait l'objet d'une vérification présentent des écarts concernant la conformité. Quatre n'ont pas reçu l'avis de rappel et continuent d'offrir le produit aux consommateurs; et quatre autres ont reçu l'avis mais n'ont pas appliqué la mesure indiquée par rapport au produit. Par conséquent, le produit continue d'être disponible sur le marché dans huit endroits, et ce chiffre dépasse le nombre critique.

    Mesure à prendre : le rappel est jugé inefficace (au total, huit consignataires offrent toujours le produit aux consommateurs). On appliquera la mesure qui s'impose par rapport au produit. On devra peut-être réitérer le rappel dans la zone ou la région concernée. On prendra les mesures appropriées contre les consignataires qui ont reçu l'information, mais qui n'ont pas appliqué les mesures appropriées.

  3. Dix consignataires ayant fait l'objet d'une vérification présentent des écarts concernant la conformité. Pour sept d'entre eux, il s'agit d'écarts concernant la conformité des processus, et pour les trois autres, d'écarts concernant la conformité des produits.

    Mesure à prendre : dans l'ensemble, le rappel semble efficace parce que les écarts concernant la conformité des produits sont inférieurs au nombre critique. Toutefois, la stratégie de rappel l'entreprise concernée pourrait être inefficace. Le rappel pourrait être inefficace si les raisons des écarts étaient systémiques, ou efficace s'il s'agit d'une raison isolée. L'ACIA appliquera les mesures appropriées pour s'assurer que l'entreprise concernée par le rappel ou les consignataires corrigent les écarts et fournira l'orientation nécessaire.

    On appliquera la mesure qui s'impose par rapport au produit. On devra peut-être réitérer le rappel dans la zone ou la région ou la région concernée. On agira contre les consignataires qui ont reçu l'information, mais qui n'ont pas appliqué les mesures appropriées.

8.4.5 Rappel inefficace

Si à un moment ou à un autre du processus de vérification du rappel, l'ACIA détermine que les efforts de rappel sont inefficaces, le BSRA devrait en être informé. L'ACIA évaluera la cause profonde de cet échec et déterminera les mesures appropriées dans le contexte. L'ACIA examinera la situation avec l'entreprise responsable afin de définir les mesures que l'entreprise en question prévoit mettre en œuvre pour améliorer le travail de rappel, par exemple émettre d'autres messages de rappel, etc.

L'enquêteur responsable devrait écrire une lettre dans laquelle il décrit les raisons pour lesquelles on a jugé que le rappel était inefficace. L'enquêteur responsable devrait demander au responsable de l'entreprise de lui répondre par écrit et de décrire les mesures qui seront prises pour corriger la situation.

Advenant que l'ACIA informe de façon officielle l'entreprise concernée que le rappel qu'elle a mis en œuvre est inefficace, et que l'entreprise en question refuse d'élargir ou de modifier le rappel, ou qu'elle n'est pas en mesure de le faire, le gestionnaire de l'inspection / superviseur / CRCO transmettra les mesures recommandées par l'ACIA au BSRA. L'ACIA pourrait émettre des avertissements destinés au public, on pourrait saisir les produits ou appliquer des mesures de conformité appropriées prévues par la loi, entre autres solutions de gestion du risque.

Tableau 2 : Choix du tableau d'échantillonnage approprié en ce qui a trait aux vérifications de l'efficacité des rappels.
Rappel DistributionClasse IClasse IIClasse III
Voie mutiple Tableau 3 au taux prescrit Tableau 4 au taux prescrit Tableau 5 au taux prescrit
Voie unique Tableau 4 au taux prescrit Tableau 5 au taux prescrit Tableau 6 au taux prescrit
Tableau 3 : Classe I – voie multiple Sélection des consignataires en ce qui a trait aux vérifications de l'efficacité des rappels.
ConsignatairesSélectionNombre critique
> 10000 200 9
5000 - 9999 195 9
3500 - 4999 190 9
2600 - 3499 180 8
2000 - 2599 175 8
1600 - 1999 170 8
1150 - 1599 160 7
1000 - 1149 155 7
850 - 999 150 7
750 - 849 145 6
650 - 749 135 6
550 - 649 130 6
500 - 549 120 5
400 - 499 115 5
350 - 399 110 4
290 - 349 95 4
255 - 289 85 3
230 - 254 80 3
175 - 229 75 3
150 - 174 65 2
125 - 149 60 2
100 - 124 50 1
90-99 45 1
75-89 35 1
65-74 30 0
< 65 25 ou 100 % 0

Remarque : Sans égard à la classification du rappel, des mesures correctives sont appliquées même si l'on découvre qu'un seul consignataire vend le produit. Il n'y a aucune tolérance envers un consignataire qui vend un produit faisant l'objet d'un rappel.

Tableau 4 : Classe I, voie unique - Classe II, voie multiple Sélection des consignataires en ce qui a trait aux vérifications de l'efficacité des rappels
ConsignatairesSélectionNombre critique
> 5000 110 5
3000 - 5000 105 5
2000 - 2999 100 4
1600 - 1999 95 4
1250 - 1599 90 4
1000 - 1249 87 4
850 - 999 84 3
750 - 849 80 3
650 - 749 77 3
550 - 649 74 3
500 - 549 70 3
400 - 499 69 3
350 - 399 65 2
300 - 349 61 2
250 - 299 58 2
225 - 249 55 2
200 - 224 52 2
175 - 199 50 2
150 - 174 45 1
125 - 149 40 1
115 - 124 35 1
100 - 114 32 1
80-99 30 1
< 80 25 ou 100 % 0

Remarque : Sans égard à la classification du rappel, des mesures correctives sont appliquées même si l'on découvre qu'un seul consignataire vend le produit. Il n'y a aucune tolérance envers un consignataire qui vend un produit faisant l'objet d'un rappel.

Tableau 5 : Classe II, voie unique - Classe III, voie mutiple Sélection des consignataires en ce qui a trait aux vérifications de l'efficacité des rappels.
ConsignatairesSélectionNombre critique
> 2000 70 3
1000 - 2000 65 3
750 - 999 55 2
600 - 749 50 2
400 - 599 45 1
350 - 399 40 1
325 - 349 35 1
100 - 324 30 1
< 100 25 ou 100 % 0

Remarque : Sans égard à la classification du rappel, des mesures correctives sont appliquées même si l'on découvre qu'un seul consignataire vend le produit. Il n'y a aucune tolérance envers un consignataire qui vend un produit faisant l'objet d'un rappel.

Tableau 6 : Classe III, voie simple Sélection des consignataires en ce qui a trait aux vérifications de l'efficacité des rappels.
ConsignatairesSélectionNombre critique
> 2000 50 2
1500 - 2000 45 2
1000 - 1499 40 1
750 - 999 35 1
500 - 749 30 1
400 - 499 28 1
300 - 399 26 1
< 300 25 ou 100% 0

Remarque : Sans égard à la classification du rappel, des mesures correctives sont appliquées même si l'on découvre qu'un seul consignataire vend le produit. Il n'y a aucune tolérance envers un consignataire qui vend un produit faisant l'objet d'un rappel.

Procédure proposée pour obtenir la liste des consignataires

Étapes :

  • Préparez-vous en lisant le dossier concernant l'entreprise touchée par le rappel, afin de comprendre qui est sa clientèle et en quoi consiste son système de distribution.
  • Ayez en main des documents de référence, c.-à-d. le communiqué de presse, la note d'information au ministre, l'autorisation de rappel, l'étiquette, etc.
  • Faites les premières démarches par téléphone; si vous rencontrez de la réticence ou un refus de coopérer, rendez-vous sur les lieux de l'entreprise touchée par le rappel. Présentez-vous et demandez à parler au propriétaire ou au directeur ou au superviseur ou encore, à la personne en charge. Assurez-vous que la personne à qui vous vous adressez a l'autorité nécessaire pour donner suite aux avis de rappel ou qu'elle a participé aux activités de rappel.
  • Expliquez pourquoi, de façon générale, vous demandez les listes de distribution et expliquez le rôle de l'ACIA. Exposez que l'entreprise touchée par le rappel doit se charger de retirer le produit du marché et que l'ACIA ne s'occupe que de la surveillance du processus. Informez les responsables de l'entreprise en question de quelle façon on vérifiera l'efficacité du processus de rappel - la vérification ne porte pas sur tous les consignataires, mais sur un certain nombre de consignataires, déterminés au hasard, etc.

Aspects à considérer :

Préparez vos questions en vous assurant qu'elles sont formulées de façon à ne pas inciter votre interlocuteur à répondre ce qu'il croit que vous souhaitez entendre.

  • « Veuillez décrire le mode de distribution de votre produit; notamment, comment prenez-vous les commandes? » « Comment votre produit est-il acheminé de vos installations vers les magasins? » « Vendez-vous votre produit aux détaillants dans des cartons ou à l'unité? »
  • « Votre produit est-il distribué en région éloignée? » « Pouvez-vous expliquer en quoi consiste la distribution géographique, selon la province? » « Exportez-vous le produit touché? » Si la réponse est affirmative. « Dans quels pays? »
  • « Vendez-vous directement aux détaillants? » « Vendez-vous à des grossistes libres-services? » « Effectuez-vous la vente de gros auprès de distributeurs? » Est-ce qu'une entreprise concernée par un rappel achète un produit qui a fait l'objet d'un rappel pour fabriquer ses propres produits? Si certains distributeurs ou fabricants sont touchés, demandez immédiatement la liste de ces clients.
  • « Avez-vous vendu ce produit à des services de garde, des cafétérias d'hôpital ou d'école, des maisons de retraite, des camps de vacances ou d'autres établissements? » « Le produit a-t-il été vendu ou distribué d'une façon ou d'une autre à des banques alimentaires? »
  • « Savez-vous, ou avez-vous le moyen de savoir quels sont vos clients qui ont reçu ce produit? » Si la réponse est affirmative : « Comment procédez-vous pour préparer la liste de vos clients qui achètent ce produit? » « Effectuez-vous le suivi des lots, quand vous faites une vente, et de quelle façon? » Si la réponse est négative : « Communiqueriez-vous avec la TOTALITÉ de vos clients, et de quelle façon? » « De quelle façon procéderiez-vous pour établir, parmi tous vos clients, la liste de ceux qui doivent recevoir un avis? »
  • « Combien de temps vous faut-il pour nous fournir la liste de vos comptes? » Déterminez si le client peut fournir la liste dans le délai prévu (tableau 1).
  • « Combien de détaillants, environ, vendent le produit qui fait l'objet du rappel? » « Comment êtes-vous parvenu à ce chiffre? »

Résultat :

Au terme de la demande et de la discussion concernant la distribution et les comptes, vous devriez savoir

  1. si l'entreprise touchée par le rappel est en mesure de fournir la liste détaillée des clients (les noms, numéros de téléphone, etc.) dans le délai prescrit;
  2. le nombre approximatif de consignataires qui vendent le produit faisant l'objet du rappel, ou qui pourraient l'avoir reçu;
  3. la zone ou les régions où le produit a été distribué;
  4. si le produit a été distribué dans des endroits où se trouve une population à risque;
  5. s'il existe des distributeurs ou des fabricants qui ont acheté le produit, ainsi que leurs noms et leurs coordonnées;
  6. vous aurez fait une demande pour obtenir une liste détaillée - noms, adresses, numéros de téléphone - les consignataires groupés par centre, par province ou par type. (Voir la section 8.2.1).

Procédure recommandée de vérification au téléphone

Étapes :

  • Ayez en main les documents à consulter, c.-à-d. le communiqué de presse, la note d'information au ministre, l'autorisation de rappel, l'étiquette, etc. ainsi qu'un formulaire de vérification de l'efficacité.
  • Imprimez ce formulaire à partir du SGI pour vous assurer qu'il s'agit de la version la plus récente.
  • Présentez-vous et demandez à parler au propriétaire ou au directeur ou au superviseur ou encore à la personne en charge.
  • Assurez-vous que la personne à qui vous vous adressez a l'autorité nécessaire pour donner suite aux avis de rappel du produit ou qu'elle a participé aux activités de rappel
  • Expliquez la raison de votre appel - « On a amorcé un processus de rappel d'un produit; l'ACIA effectue des activités de vérification pour déterminer l'efficacité des efforts de rappel déployés par l'entreprise concernée. Votre magasin (entreprise visée par le rappel) fait partie de la liste de distribution que nous a fournie l'entreprise qui se charge du rappel. »

Aspects à considérer :

Préparez vos questions en vous assurant qu'elles sont formulées de façon à ne pas inciter votre interlocuteur à répondre ce qu'il croit que vous souhaitez entendre.

  • « Pourriez-vous me parler de cet avis de rappel? » Laissez la personne décrire la situation et poursuivez avec des questions précises, p. ex. : « Êtes-vous au courant que l'entreprise x a entrepris le rappel du produit y? » « À quel moment avez-vous été informé de ce rappel? De quelle façon? Qui vous a informé de ce rappel? » - Si l'avis a été envoyé par télécopieur ou par lettre, demandez qu'on vous envoie une copie par télécopieur ou qu'on vous lise la lettre. Vérifiez la date de réception. Si l'avis a été transmis par téléphone, qui vous a téléphoné? Il convient de passer en revue les renseignements concernant l'avis de rappel pour s'assurer de l'exactitude et de la clarté des renseignements transmis sur le produit et sur le risque (c.-à-d., que l'information ne comporte pas de renseignements promotionnels, etc.)
  • « Que s'est-il passé au magasin, une fois que vous avez reçu l'avis? » À nouveau, laissez la personne décrire les activités et poursuivez avec des questions précises, p. ex. : « Quelle quantité de ce produit aviez-vous à la disposition de votre clientèle quand vous avez reçu l'avis de l'entreprise concernée par le rappel? » « Quelles mesures avez-vous prises concernant ce produit? » « Quelle quantité de ce produit aviez-vous dans vos aires de stockage ou en entrepôt? » « Quelles mesures avez-vous prises concernant le produit en réserve? »
  • « Qu'advient-il du produit retiré? » Là encore, laissez la personne décrire les activités de retrait et poursuivez avec des questions précises, p. ex.: « Une fois que vous avez retiré le produit et que vous l'avez isolé, avant de procéder à son élimination, quelles mesures prendrez-vous pour vous assurer qu'on ne le remettra pas par erreur à la disposition de la clientèle? »
  • « Que se passe-t-il une fois que le travail de rappel est terminé? Une fois le produit retiré et éliminé, en informez-vous le siège social de votre entreprise ou son directeur ou propriétaire, et le cas échéant, de quelle façon? »
  • « Mis à part la vente de détail du produit à des consommateurs individuels, distribuez-vous ce produit par d'autres moyens (agissez-vous à titre de grossiste...)? Le cas échéant, avez-vous pris des mesures pour transmettre l'information à vos clients? Qui s'en est chargé? Quand? Comment? » Si le client a été informé par télécopieur ou par lettre - « Pourriez-vous m'envoyer une copie de ce message par télécopieur ou me le lire au téléphone? » « L'ACIA devra également effectuer un suivi par rapport à ces clients. Quand pourrions-nous recevoir une copie de votre liste de distribution? »

Résultat :

Au terme de la vérification, assurez-vous que vous avez réponse à toutes les questions du formulaire, et que s'il y a un problème, - la cause en est connue et que des mesures correctives ont été prises.

Procédure recommandée de vérification sur place

Étapes :

  • Ayez en main des copies du communiqué de presse (s'il y a lieu) ou d'autres documents de référence; vous pouvez laisser des copies du communiqué de presse au magasin ou auprès des consignataires, au besoin. Ayez en main un formulaire de vérification de l'efficacité, prêt à être utilisé. Imprimez ce formulaire à partir du SGI pour vous assurer qu'il s'agit de la version la plus récente
  • Avant de s'adresser à un représentant, l'inspecteur devrait vérifier si le produit qui fait l'objet du rappel est toujours disponible sur les tablettes.
  • Présentez-vous et demandez à parler au propriétaire ou au directeur ou au superviseur ou à la personne en charge. Assurez-vous que la personne à qui vous vous adressez à l'autorité nécessaire pour donner suite aux avis de rappel ou qu'elle a participé aux activités de rappel
  • Expliquez globalement la raison de votre visite - « On a amorcé le rappel d'un produit; l'ACIA mène des activités de vérification pour déterminer l'efficacité des efforts de rappel de l'entreprise concernée. Votre magasin (entreprise visée par le rappel) fait partie de la liste de distribution que nous a fournie l'entreprise chargée du rappel. »

Aspects à considérer :

Préparez vos questions en vous assurant qu'elles sont formulées de façon à ne pas inciter votre interlocuteur à répondre ce qu'il croit que vous souhaitez entendre.

  • « Pourriez-vous me parler de cet avis de rappel? » Laissez la personne décrire la situation et poursuivez avec des questions précises, p. ex. : « Êtes-vous au courant que l'entreprise x a entrepris le rappel du produit y? » « À quel moment avez-vous été informé de ce rappel? De quelle façon? Qui vous a informé de ce rappel? » - Si l'avis a été envoyé par télécopieur ou par lettre, demandez à voir cet avis. Vérifiez la date de réception. Si l'avis a été transmis par téléphone, qui vous a appelé ? Il convient de passer en revue les renseignements concernant l'avis de rappel pour s'assurer de l'exactitude et de la clarté des renseignements transmis sur le produit et sur le risque lié au produit (c.-à-d., que l'information ne comporte pas de renseignements promotionnels, etc.).
  • « Que s'est-il passé au magasin, une fois que vous avez reçu l'avis? » À nouveau, laissez la personne décrire les activités et poursuivez avec des questions précises, p. ex. : « Quelle quantité de ce produit aviez-vous à la disposition de votre clientèle quand vous avez reçu l'avis de l'entreprise concernée par le rappel? » « Quelles mesures avez-vous prise concernant ce produit? » « Quelle quantité de ce produit aviez-vous dans vos aires destockage ou en entrepôt? » « Quelles mesures avez-vous prises concernant le produit en réserve? » Vérifiez concrètement comment le produit a été éliminé.
  • « Qu'advient-il du produit retiré? » Là encore, laissez la personne décrire les activités de retrait et poursuivez avec des questions précises, p. ex. : « Quelles mesures prenez-vous pour vous assurer qu'on ne le remettra pas par erreur à la disposition de la clientèle? »
  • « Que se passe-t-il une fois que le travail de rappel est terminé? Une fois le produit retiré et éliminé, en informez-vous le siège social de votre entreprise ou son directeur ou propriétaire, et le cas échéant, de quelle façon? »
  • « Mis à part la vente de détail du produit à des consommateurs individuels, distribuez-vous ce produit par d'autres moyens (agissez-vous à titre de grossiste...)? Le cas échéant, avez- vous pris des mesures pour transmettre l'information concernant le rappel à vos clients? Qui s'en est chargé? Quand? Comment? » Si le client a été informé par télécopieur ou par lettre, demandez à voir le document. « L'ACIA devra également effectuer un suivi par rapport à ces clients. Quand pourrions-nous recevoir une copie de votre liste de distribution? »

Résultat :

Au terme de la vérification, assurez-vous que vous avez réponse à toutes les questions du formulaire, et que s'il y a un problème – la cause en est connue et des mesures correctives on été prises.

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