Chapitre 1 - Exigences d'administration pour évaluations avant la mise en marché et demandes d'enregistrement pour aliments du bétail
1.2 Le processus de demande

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1.2.1 Créer un dossier d'entreprise et établir un pouvoir de signature

Les demandeurs présentant un aliment du bétail pour une première évaluation avant la mise en marché doivent présenter des renseignements permettant à la Division des aliments pour animaux (DAA) d'ouvrir un dossier sur la société comportant une liste des personnes autorisées à signer. La liste contiendra le nom des personnes qui seront autorisées à interagir avec la DAA sur tous les aspects des dossiers d'enregistrement des aliments du bétail de l'entreprise (c.-à-d. la signature des demandes d'enregistrement, les discussions sur les demandes, la présentation de renseignements supplémentaires, les demandes de mises à jour du statut des dossiers, le transfert ou la suppression d'enregistrements et la correspondance générale avec la DAA).

La Division des aliments pour animaux ne discutera des dossiers et ne correspondra qu'avec les personnes énumérées sur la liste des personnes autorisées à signer. Cette politique est mise en place pour protéger les renseignements d'entreprise confidentiels.

1.2.1.1 Établir le pouvoir de signature

Les entreprises doivent fournir une copie des lettres patentes ou de leur certificat de constitution ainsi qu'une liste des directeurs en poste. Elle doit inclure une lettre de l'un des directeurs, partenaires ou du propriétaire contenant le nom des représentants qui sont autorisés à signer les enregistrements d'aliments du bétail.

La société de personnes ou l'entreprise à propriétaire unique doit fournir une preuve de l'enregistrement de son nom en vertu de la loi applicable de la Province ou de l'État et une lettre notariée désignant les personnes autorisées à signer.

À la place des lettres et de l'information susmentionnées, la DAA acceptera une lettre portant le logotype de l'entreprise ainsi que le cachet officiel de cette dernière ou la signature et le timbre d'un notaire public et attribuant le pouvoir de signature à la personne ou aux personnes que la société veut bien désigner. La lettre doit simplement énoncer que « les personnes suivantes (noms) sont autorisées à signer pour la présentation et l'enregistrement d'aliments du bétail au nom de (nom de l'entreprise). »

La personne dont le nom figure déjà dans le dossier que possède la DAA, sur les personnes autorisées, peut faire ajouter ou supprimer de la liste, le nom d'autres personnes, en présentant une lettre portant sa signature originale. Aucune copie, ni télécopie ne sera acceptée à l'égard de l'information sur les personnes autorisées à signer.

S'il ne reste personne de la liste originale des personnes autorisées à signer pour faire des changements à la liste, il faut une lettre rétablissant le pouvoir de signature telle que décrite ci-dessus, présentant soit le cachet de l'entreprise ou la signature et le timbre d'un notaire public.

1.2.2 Agent résidant au Canada

Le demandeur résidant à l'étranger doit aussi désigner un agent résidant au Canada qui sera cosignataire de la Demande d'enregistrement ou de renouvellement pour les aliments du bétail (ACIA/CFIA 0009) – PDF (98 ko) et à qui on peut envoyer tout avis ou toute correspondance. L'agent canadien doit être une personne et non une entreprise et il doit être résidant permanent du Canada. Le demandeur peut faire inscrire sur le dossier les noms de plus d'un agent. (Sauf si l'agent canadien a déjà été nommé comme personne autorisée à signer pour l'entreprise, la DAA ne communiquera pas avec cette dernière concernant des questions liées à des renseignements d'entreprise confidentiels ou le statut d'une demande.)

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) exige que les demandeurs qui habitent à l'étranger aient un agent canadien au cas où il y aurait des questions légales associées à l'enregistrement ou à l'approbation d'un aliment du bétail. Un résident canadien serait la personne-ressource à laquelle les documents juridiques peuvent être remis en personne; c'est souvent difficile ou impossible à faire dans les compétences en dehors du Canada. L'agent sera ensuite responsable d'avertir le demandeur des enjeux d'ordre juridiques.

À noter que l'exigence d'avoir un agent pour les produits enregistrés qui habite physiquement au Canada s'applique aux demandeurs d'autres biens assujettis à une évaluation avant la mise en marché et à l'enregistrement par l'ACIA, et non seulement aux aliments du bétail.

1.2.2.1 Pour désigner un agent résidant au Canada

L'agent doit remplir une Déclaration agent résidant au Canada, Formule II (ACIA/CFIA 1194) – PDF (101 ko), la faire étamper par un notaire et l'envoyer à la DAA. Une personne autorisée à signer pour l'entreprise doit envoyer une lettre à la DAA énonçant le nom de l'agent résidant au Canada. Si ce dernier est également la personne autorisée à signer, il faut le préciser dans la lettre. Elle doit comporter la signature originale du représentant autorisé rédigeant la lettre.

Les agents résidant au Canada n'ont pas accès à l'ensemble des dossiers de l'entreprise qui sont pris en charge par la DAA, sauf s'ils sont également sur la liste des personnes autorisées à signer en tant que représentants autorisés.

1.2.3 Changements au niveau de la personne autorisée à signer ou de l'agent résidant au Canada

La DAA doit être immédiatement avertie de tout changement chez les personnes autorisées à signer ou de l'identité des agents résidant au Canada. Les modifications apportées à la liste des personnes autorisées à signer doivent être effectuées par l'une ou l'autre des méthodes susmentionnées.

Puisque l'ACIA exige les signatures originales, la correspondance par courriel n'est pas acceptable pour les changements à la liste des personnes autorisées à signer et des agents résidant au Canada, des changements au niveau du nom du demandeur, des changements d'adresse et des transferts d'enregistrement. Toutes les mises à jour doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Bureau de présentation de demandes préalable à la mise en marché (BPDPM)
A/N : Division des aliments pour animaux
Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
Canada

En général, il n'y a pas de frais pour les modifications à la liste des personnes autorisées à signer ou des agents résidant au Canada, sauf si elles résultent en une modification des renseignements qui apparaissent sur l'étiquette enregistrée. Par exemple, si le nom et l'adresse d'un agent résidant au Canada apparaissent sur une étiquette et que le nom ou l'adresse est modifié, il faudra effectuer une modification administrative au dossier de demandes (y compris les frais) pour chaque enregistrement touché. Pour obtenir de plus amples renseignements concernant la façon de présenter une modification administrative, consulter la section 1.5.

Les personnes autorisées à signer et les agents résidant au Canada ne sont pas « affectés » à des produits en particulier pour des dossiers d'une entreprise. Ils sont nommés par l'entreprise comme ayant le pouvoir d'interagir avec la DAA au nom de l'entreprise en général. Pour faciliter les communications, la DAA correspondra avec la personne autorisée à signer le formulaire de demande pour la présentation en question, sauf avis contraire au moment de la demande.

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