Chapitre 1 - Exigences d'administration pour évaluations avant la mise en marché et demandes d'enregistrement pour aliments du bétail
1.3 Le dossier à l'appui de la demande

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Le document d'orientation de la RG-1 est divisé en plusieurs chapitres. Le chapitre 2 décrit le genre de renseignements que l'on pourrait devoir fournir si l'on doit présenter une demande pour un aliment du bétail ou un ingrédient qui nécessite des données sur l'innocuité et l'efficacité. Le chapitre 3 fournit une orientation propre au produit en terme de préparation d'une présentation et le chapitre 4 fournit une orientation sur les exigences d'étiquetage. Il est fortement recommandé de consulter ces documents pendant la préparation de la présentation. Une présentation organisée et de haute qualité aide grandement à évaluer rapidement les produits et à réduire les délais potentiels causés par des renseignements manquants, incomplets ou incertains.

En plus des renseignements sur le dossier de l'entreprise, sur la personne autorisée à signer et sur l'agent résidant au Canada (pour les nouvelles demandes), les points suivants sont essentiels afin que la demande soit acceptée pour une évaluation :

  • Lettre d'accompagnement : La lettre d'accompagnement devrait fournir une brève description des éléments présentés ainsi que l'endroit où ils se trouvent dans le dossier à l'appui de la demande. Si l'on a une méthode de communication préférable (p. ex., une adresse courriel ou postale pour recevoir la correspondance), ces renseignements devraient être inclus dans la lettre d'accompagnement. Il ne faut pas mettre des renseignements confidentiels, comme la formule du produit ou des renseignements sur les cartes de crédit.
  • Formulaire de demande : S'assurer d'inclure un formulaire de demande rempli pour chaque produit présenté aux fins d'enregistrement. Voir ci-dessous pour obtenir plus de renseignements à propos de la façon de remplir le formulaire.
  • Étiquette des produits : Fournir trois (3) copies de la version proposée de l'étiquette de produit. Les versions texte sont acceptables pour l'évaluation initiale. Il n'est pas nécessaire de présenter une étiquette conçue professionnellement, mais les renseignements fournis doivent représenter tous les renseignements que l'on souhaite avoir sur l'étiquette qui sera sur le marché. Les versions proposées de l'étiquette devraient être imprimées sur du papier de format lettre standard; des pages multiples sont acceptables au besoin pour fournir tous les renseignements d'étiquetage. À noter que les étiquettes doivent être présentées en format papier puisque les copies électroniques ne sont pas acceptées. Les étiquettes doivent être lisibles. Si la police ou le contraste font en sorte que les renseignements sont illisibles, on pourrait renvoyer la présentation au demandeur. Ne pas envoyer de sacs, de réservoirs portatifs, de seaux, etc. Le chapitre 4 de la RG-1 présente des renseignements supplémentaires au sujet de l'étiquetage des aliments du bétail.
  • Liste des ingrédients : Seuls les ingrédients qui ont été approuvés et énumérés dans les annexes IV ou V du Règlement sur les aliments du bétail peuvent être utilisés pour la fabrication des aliments du bétail. Il faut inclure la liste complète des ingrédients utilisés dans l'aliment du bétail. Si ce dernier contient des ingrédients qui sont énumérés à la partie II des annexes, il faut également inclure le numéro d'enregistrement de ces ingrédients.
  • Données à l'appui : Dépendamment du type de produit présenté aux fins d'enregistrement, il faudra fournir des données à l'appui de la demande. Examiner les chapitres 2 et 3 de la RG-1 pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences possibles pour le produit.
  • Frais de demande : Les frais doivent être inclus et correspondre au type de présentation de produit.

1.3.1 Remplir le formulaire de demande

Une demande d'enregistrement pour les aliments du bétail ou d'approbation pour les ingrédients des aliments du bétail doit être faite à l'aide de la Demande d'enregistrement ou de renouvellement pour les aliments du bétail (ACIA/CFIA 0009) – PDF (98 ko). Les directives pour remplir le formulaire sont incluses dans le formulaire de demande. Il faut remplir un formulaire de demande pour chaque aliment du bétail présenté aux fins d'enregistrement.

Si, au moment du renouvellement, on effectue une modification, les frais s'additionnent et l'on devra saisir les codes de demande individuels sur des lignes séparées dans ce champ (par exemple, renouvellement sur la première ligne et la modification administrative sur la seconde ligne).

Le formulaire de demande doit être signé par une personne désignée comme étant autorisée à signer, et, le cas échéant (c.-à-d., si le demandeur réside en dehors du Canada), par l'agent résidant au Canada.
Remarque : En ce moment, on n'est pas en mesure d'accepter des demandes par voie électronique. Si l'on envoie une copie de la demande par courriel afin d'obtenir de l'orientation sur la façon de remplir le formulaire, ne pas inclure de renseignements concernant la carte de crédit.

Le nom et l'adresse de l'entreprise inscrite sur le formulaire de demande et sur les étiquettes doivent être exactement identiques à ceux qui se trouvent dans le dossier de l'entreprise.

Si l'adresse postale de l'entreprise diffère de l'adresse officielle du demandeur, il faut en avertir la DAA à l'aide d'une lettre signée par le représentant autorisé. La lettre doit clairement présenter les deux adresses (celle du proposant et l'adresse postale). L'adresse du proposant est celle qui doit apparaître sur les formulaires de demande et les étiquettes.

C'est la politique de la DAA d'envoyer toute la correspondance à l'adresse d'enregistrement. Par conséquent, l'adresse postale (si elle diffère) doit être notée dans la lettre d'accompagnement de chaque nouveau dossier de demande afin de s'assurer que la correspondance est envoyée à l'adresse appropriée.

1.3.2 Déterminer le type de demande

Les frais chargés pour l'examen d'une demande pour un aliment du bétail ou un ingrédient dépendent des exigences d'évaluation, qui sont dictées par la catégorie du produit, c.-à-d. si l'aliment du bétail ou l'ingrédient est un produit courant, nouveau ou inédit, comme il est décrit dans les paragraphes qui suivent.

Catégorie 1 : Aliment ou ingrédient courant (examen de l'innocuité ou de l'efficacité non exigé)

L'examen de la demande comporte l'évaluation de la conformité de l'aliment ou de l'ingrédient aux normes réglementaires et l'examen de la conformité de l'étiquette au Règlement sur les aliments du bétail. Cette catégorie comprend les aliments dont tous les ingrédients sont approuvés, par exemple un supplément dans lequel les éléments nutritifs se trouvent à des concentrations conformes au tableau 4 du Règlement sur les aliments du bétail.

Exemples d'aliments de catégorie 1 : aliment de démarrage pour porcelets, aliment d'allaitement pour les veaux, prémélange laitier.

Exemples d'ingrédients de catégorie 1 : tout ingrédient énuméré dans la partie 1 des annexes IV et V du Règlement sur les aliments du bétail (enregistrement volontaire).

Catégorie 2 : Aliment ou ingrédient nouveau (examen obligatoire des données sur l'innocuité ou l'efficacité)
L'examen de ce type de dossier comporte une évaluation complète de l'innocuité du produit (pour le bétail, les travailleurs, les aliments consommés par les humains et l'environnement), ou l'examen des données à l'appui des fins auxquelles on prévoit que le produit servira. On évalue la conformité du produit aux normes réglementaires et on examine la conformité de l'étiquette au Règlement sur les aliments du bétail. Cette catégorie s'applique aux aliments ou aux ingrédients nouveaux. Les aliments nouveaux qui font partie de cette catégorie doivent renfermer uniquement des ingrédients approuvés.

Exemples d'aliments de catégorie 2 : additifs pour fourrages, inhibiteurs de moisissures, agents de saveur, agglomérants, anti agglutinants, aliments complets ou suppléments d'une composition garantie se situant à l'extérieur de l'échelle indiquée dans le tableau 4.

Exemples d'ingrédients de catégorie 2 : agents de saveur, souche microbienne unique, levures viables et ingrédients énumérés dans la partie II des annexes IV et V du Règlement sur les aliments du bétail.

Catégorie 3 : Aliment ou ingrédient inédit (examen obligatoire des données sur l'innocuité et l'efficacité)
L'examen de la demande d'enregistrement d'un aliment ou d'un ingrédient inédit comporte l'évaluation complète de l'innocuité (pour le bétail, les travailleurs, l'alimentation et l'environnement), l'examen des données à l'appui des fins auxquelles on prévoit que le produit servira, l'évaluation de la conformité du produit aux normes réglementaires et l'examen de la conformité de l'étiquette au Règlement sur les aliments du bétail. Les demandes de catégorie 3 pour les aliments du bétail mélangés sont rares; elles sont souvent utilisées dans le cadre du processus d'examen des ingrédients.

Exemples d'ingrédients de catégorie 3 : les végétaux génétiquement modifiés, les ingrédients qui ne sont pas énumérés aux annexes IV et V du Règlement sur les aliments du bétail ou les nouvelles sources de nutriments.

1.3.3 Frais de demande

Joindre le règlement des frais de demande en fonction du service demandé et du genre de présentation. Consulter l'annexe A à la fin de ce chapitre pour obtenir une liste des frais pour les demandes d'approbation d'un ingrédient et d'enregistrement d'un aliment. Le paiement, en dollars canadiens, peut se faire par carte Visa™, Mastercard™, American Express™ ou par chèque (tiré sur une banque canadienne) ou par mandat payable au Receveur général du Canada.

À noter que les frais de demande ne sont pas remboursables, c-à-d. que le produit soit enregistré ou non.

1.3.4 Envoi de la demande remplie

Une fois le formulaire de demande rempli, comprenant tous les renseignements nécessaires pour la présentation, il faut envoyer ces renseignements à l'adresse suivante :

Bureau de présentation des demandes préalables à la mise en marché
A/N : Division des aliments pour animaux
Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
Canada

Le formulaire de demande et le formulaire de désignation de la personne autorisée à signer ainsi que de l'agent résidant au Canada (le cas échéant) doivent être les documents originaux signés à l'encre. Les données doivent être présentées sur copie papier. En plus du dossier de présentation des données sur copie papier, il est hautement recommandé de fournir une copie électronique des données en plus du dossier de présentation.

Au moment de présenter les demandes pour les produits qui nécessitent une évaluation de l'innocuité et de l'efficacité, il est recommandé de fournir deux copies des données sous forme électronique (clé USB ou CD).

On n'est pas en mesure d'accepter les demandes par courriel puisque la politique du gouvernement du Canada ne permet pas de recevoir des renseignements sur les cartes de crédit de cette manière. À noter que les courriels contenant ces renseignements seront supprimés et éliminés de la boîte aux lettres du destinataire. Par conséquent, aucune réponse ne sera envoyée.

1.3.5 Sélection préliminaire

Une fois la demande reçue, l'ACIA effectuera une sélection préliminaire des documents afin de déterminer si tous les éléments nécessaires sont présents (y compris le nom de la personne autorisée à signer, les renseignements sur l'entreprise, le formulaire de demande, les frais et les données à l'appui).

En fonction de la sélection préliminaire, le demandeur sera avisé si sa présentation a été acceptée aux fins d'examen ou rejetée. Dépendamment du volume et de la qualité des demandes, ce processus peut prendre jusqu'à 10 à 20 jours ouvrables. À noter que l'acceptation d'une présentation ne constitue pas une garantie que cette dernière sera approuvée.

Les présentations peuvent faire l'objet d'un processus de sélection pour de multiples raisons (p. ex., le produit n'est pas considéré comme étant un aliment du bétail, le formulaire de demande n'est pas signé ou il n'y a pas eu suffisamment de données de fournies). Les présentations incomplètes seront rejetées. Si la présentation est rejetée, le demandeur recevra une lettre de retour expliquant la raison pour laquelle la présentation n'a pas été acceptée. Si le produit est considéré comme étant un aliment du bétail, le demandeur sera avisé des éléments à traiter afin que la demande soit acceptée. Les présentations rejetées pourraient être détruites par déchiquetage. Il faudrait demander que la présentation soit retournée si cette dernière est rejetée, il faudra fournir un numéro de compte de messagerie avec la demande et il faudra demander que les renseignements soient retournés en cas de rejet.

Si la présentation est acceptée, le demandeur recevra un courriel de confirmation indiquant qu'elle a été acceptée. Ce courriel comprendra également le numéro de référence de dossier et une estimation d'échéancier pour l'examen. Cette estimation est fondée sur les moyennes de prestation de services actuelles au moment de la présentation.

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