Procédure de certification des embryons destinés à l'exportation

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TAHD-DSAT-IE-2008-1-3
Le 21 février 2012

Modifications : Éditions mineurs dans les sections 7.4, 7.5 et dans la Déclaration à la fin de ce document.

Situation

Les vétérinaires qui collectent des embryons destinés à l'exportation doivent être agréés par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) conformément au Programme d'agrément pour l'exportation d'embryons (PAEE). Ces vétérinaires agréés responsables d'une équipe d'embryons font l'objet d'une inspection deux fois par année par des agents de l'ACIA spécialement formés. Durant l'inspection, l'entreposage des embryons, la tenue des registres et les procédures, ainsi que d'autres vérifications, font l'objet d'un audit pour vérifier la conformité avec le PAEE. Les vétérinaires agréés d'équipes d'embryons ont accès à un des sites sécurisés de l'ACIA pour remplir en ligne les certificats d'exportation d'embryons. En mars 2007, l'Union européenne (UE) a effectué un audit concernant les embryons de bovins exportés vers l'UE; les auditeurs ont remarqué que certaines procédures de certification n'étaient pas acceptables selon les normes européennes et internationales et ont recommandé d'apporter des changements lorsque des embryons sont déplacés sur le territoire canadien pour être exportés à partir d'un lieu d'exportation central. L'Association Canadienne de Transfert d'Embryons (ACTE) demande également à l'ACIA de s'assurer que les procédures de certification sont uniformément appliquées partout au Canada. Cette directive a pour but de définir clairement les procédures à suivre lorsque des embryons sont présentés à l'ACIA en vue de la certification pour l'exportation.

Les procédures suivantes s'appliquent aux embryons exportés hors du Canada pour toute destination

Remarque : Lorsqu'une expédition d'embryons part directement vers un pays de destination à partir d'un établissement d'entreposage initial approuvé de vétérinaires d'équipe d'embryons, une seule copie du certificat est préparée par les vétérinaires d'équipe d'embryons et est présentée pour être approuvée au bureau de district local au moment de l'expédition. Dans ce cas, il faut choisir les procédures appropriées selon les informations mentionnées plus bas.

Un « établissement d'entreposage initial approuvé » est défini comme un établissement d'entreposage permanent approuvé par l'ACIA où des vétérinaires agréés d'une équipe d'embryons entreposent des embryons congelés après leur collecte.

Utilisation de la version et du format adéquats du certificat d'exportation

Il incombe aux vétérinaires agréés d'équipe d'embryons de vérifier auprès de l'ACIA la validité du certificat qu'ils ou elles prévoient d'utiliser. Lorsqu'une nouvelle version d'un certificat d'exportation est validée, il faut compter jusqu'à cinq jours ouvrables pour que le nouveau modèle de certificat soit disponible sur le site Web sécurisé de l'ACIA, mais les bureaux de district sont immédiatement avisés lorsqu'une nouvelle version est validée. Il existe des certificats d'exportation d'embryons pour plus de 85 pays de destination, et chacun d'eux comporte ses propres particularités et restrictions. Les certificats d'exportation d'embryons doivent être imprimés sur du papier au format légal (8,5 x 14) pour être présentés à l'ACIA. Aucun autre format de certificat n'est approuvé par l'ACIA.

2. Rédaction du certificat par les vétérinaires agréés de l'équipe d'embryons

Les vétérinaires agréés d'équipe d'embryons doivent remplir deux copies du certificat d'exportation. Une copie est approuvée au bureau de district local de l'ACIA, tandis que l'autre copie, qui n'est pas datée, ni signée ni estampillée par le bureau de district local de l'ACIA, est utilisée lorsque l'expédition est finalisée au point d'expédition. Les vétérinaires d'équipe d'embryons doivent remplir les sections appropriées du certificat d'exportation, mais certaines informations relatives à l'expédition finale peuvent être absentes ou incomplètes. La qualification sanitaire du troupeau et de la vache donneuse est sous la responsabilité des vétérinaires d'équipe d'embryons: cela signifie qu'ils ou elles doivent confirmer l'absence des maladies mentionnées dans le certificat pour le troupeau d'origine ou le lieu de collecte. Les vétérinaires d'équipe d'embryons sont responsables de statuer sur toutes les maladies sauf celles qui relèvent de l'ACIA, telles que les maladies exotiques et à déclaration obligatoire. La vache donneuse doit satisfaire à toutes les exigences mentionnées dans le certificat; les résultats doivent être disponibles, si des analyses sont requises. Toutes les procédures liées à la collecte, au traitement, à l'examen, à la congélation et à l'entreposage des embryons sont sous la responsabilité des vétérinaires d'équipe d'embryons. La qualification de la semence utilisée pour inséminer la vache donneuse est également de la responsabilité des vétérinaires d'équipe d'embryons, y compris la documentation appropriée, s'il y a lieu. Lorsqu'il faut supprimer un énoncé sous leur responsabilité, les vétérinaires d'équipe d'embryons doivent effectuer la suppression appropriée et la parapher, à moins d'indication contraire dans le certificat.

La copie du certificat présentée au bureau de district local de l'ACIA pour y être approuvée doit indiquer les renseignements supplémentaires suivants. Ces renseignements ne doivent pas être inscrits sur la deuxième copie du certificat qui sera utilisée pour l'expédition finale :

  1. l'identification du contenant utilisé pour le transport des embryons de l'établissement d'entreposage initial approuvé par l' sous la responsabilité du ou de la vétérinaire d'équipe d'embryons jusqu'au point d'expédition; et
  2. le numéro de scellé privé apposé par le ou la vétérinaire de l'équipe d'embryons à ce contenant de transport. Lorsque le contenant de transport est déplacé physiquement par les vétérinaires d'équipe d'embryons ou par leur personnel de l'établissement d'entreposage initial approuvé jusqu'au point d'expédition, il n'est pas obligatoire d'utiliser un scellé privé, mais il faut inscrire l'énoncé suivant sur le certificat : « Transport direct supervisé ».

Si aucun endroit spécifique n'est prévu dans le certificat pour indiquer cette information, elle peut être placée n'importe où dans le certificat présenté au bureau de district local de l'ACIA pour les besoins de l'approbation. Cette information est requise pour maintenir la traçabilité des déplacements des embryons d'un établissement d'entreposage initial approuvé et pour confirmer le maintien de l'admissibilité à l'exportation des embryons.

3. Documentation minimale à présenter par le vétérinaire d'équipe d'embryons au bureau de district local de l'ACIA

La copie avec l'information sur le contenant de transport et le numéro de scellé privé est envoyée par les vétérinaires d'équipe d'embryons à leur bureau de district local de l'ACIA (défini comme le bureau de district de résidence des vétérinaires agréés d'équipe d'embryons) pour les besoins de l'approbation. Lorsque le certificat ne comporte pas de section réservée à la signature des vétérinaires d'équipe d'embryons, le bureau de district qui donne son approbation doit demander une copie du certificat signé par les vétérinaires d'équipe d'embryons afin d'étayer l'endossement de l'ACIA.
Au minimum, les documents suivants doivent être présentés au bureau de district local de l'ACIA par les vétérinaires d'équipe d'embryons pour obtenir une approbation. Une copie de ces documents doit être conservée au dossier par le bureau de district qui l'a accordée :

  1. un certificat d'exportation dûment rempli et signé tel que mentionné plus haut;
  2. un document contenant toutes les données concernant la collecte des embryons (donneuse, géniteur, date de collecte, nombre d'embryons collectés, etc.);
  3. si requise, la documentation sur la semence utilisée, conformément aux conditions mentionnées dans le certificat d'exportation; et
  4. une copie des analyses effectuées sur les vaches donneuses, si le certificat exige des analyses.

Remarque : Les vétérinaires d'équipe d'embryons doivent contacter leur bureau de district lorsqu'ils ou elles entreprennent une certification pour une nouvelle destination; le personnel de l'ACIA doit aussi consulter la page de statut du certificat, puisque des informations précises sur l'admissibilité de la semence peuvent y être indiquées.

4. Vérification du certificat par le bureau de district local de l'ACIA

Le bureau de district local vérifie la documentation présentée et s'assure qu'elle est complète. Les certificats qui ne sont pas remplis correctement doivent être retournés aux vétérinaires d'équipe d'embryons pour qu'ils ou elles les corrigent. Le bureau de district local a la responsabilité de confirmer les exigences d'exportation mentionnées dans le certificat qui relèvent de l'ACIA, telles que le pays et le troupeau indemnes de maladies réglementées (par exemple, la fièvre aphteuse, la peste bovine, la rage, l'anthrax, la tuberculose, la brucellose, la fièvre catarrhale du mouton) ainsi que d'autres exigences officielles précises, selon le cas (par exemple, absence de mesures de quarantaine lors de la collecte des embryons). Cette information est disponible soit au bureau de district local ou à un autre bureau de district de l'ACIA, selon le lieu de collecte des embryons. Il incombe au bureau de district local de vérifier cette information avant d'approuver le certificat d'exportation et de la conserver au dossier pour référence ultérieure et audit. La vérification peut aussi comprendre la confirmation de la semence utilisée et des analyses qui conviennent, si le certificat l'exige. Le bureau de district local de l'ACIA doit faire les suppressions appropriées et les parapher sur le certificat d'exportation en rapport avec les maladies réglementées ou des situations précises, dont les énoncés déjà biffés par l'administration centrale sur les modèles de certificats, le cas échéant.

5. Approbation par le bureau de district local de l'ACIA

Une fois la vérification effectuée par le bureau de district local de l'ACIA, un numéro de référence est attribué au certificat qui est par la suite daté, signé et estampillé. Le certificat est signé uniquement à la dernière page, à moins d'indication contraire mentionnée dans le certificat (par exemple, l'Australie). L'estampille d'exportation est appliquée sur toutes les pages du certificat. Une photocopie du certificat d'exportation d'embryons approuvé doit être gardée au dossier par le bureau de district qui l'a accordé avec la documentation à l'appui. Les frais de certification sont facturés par ce même bureau de district; les codes de frais 1486 à 1489 s'appliquent. Le certificat approuvé est retourné aux vétérinaires d'équipe d'embryons. Ce certificat d'exportation approuvé n'est pas envoyé à Ottawa pour des fins statistiques, parce que ce certificat n'est considéré que comme un document de pré-certification.

6. Déplacement des embryons et certificats au point d'expédition

Les vétérinaires d'équipe d'embryons font parvenir le certificat approuvé par leur bureau de district local ainsi que la seconde copie qui n'est pas datée, ni signée ni estampillée par l'ACIA (consulter la section 2 plus haut) au point d'expédition, accompagné des embryons à être exportés. Le « point d'expédition » est défini comme le lieu où les embryons sont inspectés de façon finale par l'ACIA et où un scellé officiel de l'ACIA est apposé sur le contenant d'expédition avant de quitter le Canada. Le transport des embryons sur le territoire canadien, à partir d'un établissement d'entreposage initial approuvé par l'ACIA jusqu'au point d'expédition est sous la responsabilité des vétérinaires d'équipe d'embryons qui doivent prendre des mesures de contrôle de transport adéquates, soit en employant un scellé privé apposé sur les contenants de transport, soit en maintenant un contrôle direct, par eux-mêmes ou leur personnel, sur les contenants de transport durant le déplacement. Les embryons destinés à l'exportation doivent demeurer en tout temps sous le contrôle des vétérinaires agréés d'équipe d'embryons au point d'expédition. Lorsqu'une organisation spécialisée intervient dans la préparation d'une expédition d'embryons, l'endroit où les embryons sont préparés pour l'expédition doit être sous la supervision des vétérinaires d'équipe d'embryons. Les vétérinaires d'équipe d'embryons responsables de l'expédition des embryons au point d'expédition sont également responsables de la certification finale des embryons.

7. Finalisation d'une expédition d'embryons

L'information sur les contenants de transport et les scellés privés utilisés pour déplacer des embryons du lieu d'entreposage initial approuvé par l'ACIA jusqu'au point d'expédition doit être conservée par les vétérinaires agréés d'équipe d'embryons qui sont responsables de l'expédition finale. Ces vétérinaires d'équipe d'embryons ont la responsabilité d'entreposer les embryons à exporter dans un établissement d'entreposage approuvé. Il leur incombe également de rassembler la certification appropriée pour la présenter à l'ACIA en vue de l'expédition finale. Le contenant d'expédition doit être sous leur contrôle. Une fois que l'expédition est prête à être finalisée, les vétérinaires d'équipe d'embryons responsables de l'expédition des embryons doivent contacter leur bureau de district de l'ACIA pour l'informer d'une expédition imminente d'embryons. Un ou une vétérinaire du bureau de district de l'ACIA doit se rendre au point d'expédition et travailler avec le ou la vétérinaire d'équipe d'embryons pour finaliser l'expédition des embryons.

7.1 Documentation nécessaire et modalités de l'inspection

Les vétérinaires d'équipe d'embryons doivent présenter au bureau de district de l'ACIA les deux copies du certificat. Les vétérinaires d'équipe d'embryons responsables du point d'expédition doivent fournir un document de déclaration du déplacement des embryons indiquant le déplacement des embryons à partir du lieu d'entreposage initial approuvé jusqu'au point d'expédition. Ce document assure le maintien de l'admissibilité à l'exportation des embryons lorsqu'ils sont déplacés sur le territoire canadien à des fins d'exportation. Les vétérinaires d'équipe d'embryons doivent être en possession du contenant d'expédition, d'une source appropriée d'azote liquide, de l'équipement et du matériel nécessaire à l'inspection, conformément aux instructions du bureau de district de l'ACIA. Les vétérinaires d'équipe d'embryons doivent être présents durant l'inspection du contenant ou déléguer un membre de leur personnel formé pour la manipulation sanitaire des paillettes.

7.2 Vérification du contenant d'expédition

Le bureau de district de l'ACIA doit confirmer que les exigences en matière d'expédition mentionnées dans le certificat, telles que l'usage de contenants d'expédition neufs ou nettoyés et désinfectés, ainsi que la qualification de l'azote liquide utilisé pour l'expédition, sont satisfaites. L'examen du contenant vide et son remplissage avec de l'azote liquide est laissé à la discrétion des inspecteurs de l'ACIA. Le contenu du contenant d'expédition doit être vérifié en fonction des certificats déjà signés par l'ACIA et présentés par les vétérinaires d'équipe d'embryons; il est recommandé de vérifier 10% des paillettes avec l'aide des vétérinaires d'équipe d'embryons, mais la décision définitive appartient aux vétérinaires de district de l'ACIA responsables de l'expédition. Le personnel de l'ACIA n'est pas autorisé à manipuler les paillettes; toutes les manipulations doivent être faites par les vétérinaires d'équipe d'embryons responsables ou par leur personnel. Après vérification, le ou la vétérinaire de l'ACIA appose un scellé officiel sur le contenant d'expédition.

7.3 Production des certificats d'exportation finaux

Les vétérinaires de l'ACIA responsables de l'expédition remplissent chaque seconde copie du certificat mentionnée au point 2 ci-dessus (celle qui n'est pas datée, ni signée ni estampillée) avec l'information sur le contenant d'expédition et le numéro de scellé officiel et utilisent le même numéro de référence. Le bureau de district de l'ACIA peut exiger que ce soit les vétérinaires d'équipe d'embryons ou leur personnel qui les remplisse. Les vétérinaires de l'ACIA responsables de l'expédition doivent effectuer les suppressions voulues et les parapher sur chaque certificat, conformément à la copie du certificat préalablement approuvée par le bureau de district local de l'ACIA. Il est impératif que les certificats d'exportation finaux soient remplis correctement et que les suppressions appropriées y soient faites et paraphées.

7.4 Approbation des certificats d'exportation finaux

Les vétérinaires de l'ACIA responsables de l'expédition inscrivent la date d'inspection du contenant d'expédition sur les certificats, signent et estampillent les certificats finaux qui vont accompagner l'expédition jusqu'au pays de destination. Tous les certificats des embryons inclus dans le contenant d'expédition doivent porter la même date (c.-à-d., la date d'inspection finale), et être signés par le ou la vétérinaire officiel de l'ACIA qui supervise l'expédition finale et qui appose le scellé officiel au contenant d'expédition. Le document de déclaration du déplacement des embryons indiquant le déplacement des embryons à partir du lieu d'entreposage initial approuvé jusqu'au point d'expédition préparé par le ou la vétérinaire de l'équipe d'embryons responsable de l'expédition est estampillé par l'ACIA. Lorsque le pays destinataire requiert ce document de déclaration du déplacement des embryos, l'original est joint aux certificats d'exportation finaux qui sont envoyés avec l'expédition d'embryons. Lorsque le pays destinataire ne requiert pas le document de déclaration du déplacement des embryons , ce document est gardé au district responsable de l'expédition finale. Aucun frais ne peut être facturé lors de cette inspection finale du réservoir d'expédition et de l'émission des certificats finaux, puisque les frais ont déjà été facturés.

7.5 Documentation conservée par le bureau de district de l'ACIA responsable du point d'expédition

Les certificats approuvés par le bureau de district local de l'ACIA mentionnés au point 5 ci-dessus sont conservés par le bureau de district de l'ACIA responsable du point d'expédition à des fins de vérification et d'audit, ainsi qu'une photocopie du certificat d'exportation final émis et qu'une photocopie ou l'original du document de déclaration du déplacement des embryons. Une photocopie des certificats d'exportation finaux est envoyée à la Division de la santé des animaux terrestres (DSAT) à Ottawa pour recueillir des statistiques sur l'exportation; cette information est incluse dans une base de données sur l'exportation consignant le nombre exact d'embryons exportés et la date d'exportation.

8. Regroupement de certificats d'exportation

Certains pays de destination permettent le regroupement des certificats d'exportation d'embryons. Le « regroupement » est défini comme la préparation d'un nouveau certificat fondée sur les certificats d'exportation précédents émis par des bureaux de district locaux de l'ACIA. Lorsqu'un pays de destination accepte cette procédure (p. ex.,  l'UE), les vétérinaires d'équipe d'embryons responsables de l'expédition peuvent préparer un certificat d'exportation collectif en se servant de certificats déjà signés par l'ACIA. Lorsqu'une certification collective est utilisée, il faut présenter au bureau de district de l'ACIA responsable de l'expédition ce certificat collectif accompagné de la documentation à l'appui soit au préalable, soit au moment de finaliser l'expédition des embryons. (Consulter le point 7 plus haut.) Des frais s'appliquent lorsqu'un certificat collectif est présenté à l'ACIA pour être approuvé, puisqu'il s'agit d'un nouveau certificat.

9. Défauts de certification

Si une question est soulevée sur un certificat émis par un bureau de district local, il faut prendre contact immédiatement avec les spécialistes des exportations de la région pour obtenir l'information voulue. Les spécialistes des exportations de la région doivent faire un suivi auprès des bureaux de district locaux s'ils sont situés dans leur région, ou référer aux spécialistes des exportations d'autres régions. Lorsque l'information voulue n'est pas accessible à temps pour l'expédition, il faut retirer les embryons de l'expédition et les garder sous le contrôle des vétérinaires d'équipe d'embryons responsables de l'expédition. Si des embryons certifiés par des bureaux de district locaux de l'ACIA ne sont pas inclus dans une expédition, soit ces embryons peuvent être retournés sous scellé privé par les vétérinaires d'équipe d'embryons au lieu d'entreposage initial accompagnés de la documentation appropriée, soit ils peuvent être gardés dans un établissement d'entreposage approuvé par l'ACIA par les vétérinaires d'équipe d'embryons responsables de l'expédition en vue d'une future exportation. Les défauts de certification récurrents doivent être portés à l'attention de la DSAT à Ottawa, pour qu'un suivi approprié soit effectué.

Les procédures décrites plus haut doivent s'appliquer à toutes les expéditions d'embryons, quel que soit le pays de destination. Selon les normes internationales s'appliquant à la semence et aux embryons, l'expédition doit être certifiée par le ou la  dernière vétérinaire officielle en contrôle de l'expédition, et la certification officielle doit être émise par ce ou cette vétérinaire officielle le jour de l'inspection et du scellement du contenant d'expédition.

Déclaration du déplacement des embryons d'un établissement d'entreposage initial approuvé vers un point d'expédition approuvé pour d'exportation vers (Insérer le nom du pays de destination)

Remarque : La présente liste doit être jointe à la documentation d'expédition finale fournie par le vétérinaire agréé d'équipe d'embryons responsable de l'expédition. Ce document résume le déplacement au Canada des embryons faisant partie de l'expédition de leur établissement d'entreposage initial approuvé au lieu d'expédition. Ce document est préparé par le vétérinaire agréé d'équipe d'embryons responsable de l'expédition finale, et est estampillé par l'ACIA une fois que l'expédition est finalisée. Les embryons expédiés directement de l'établissement d'entreposage initial ne doivent pas être inclus dans la présente liste.

Numéro de permis des embryons (le cas échéant) :

Nom de l'Équipe de collecte d'embryons Nom et Code des vétérinaires d'Équipe de collecte d'embryons Date du transfert Raison du transfert Numéro de référence du Certificat/Document Numéro de série du contenant de transport Scellé apposé sur le contenant

Les embryons admissibles à l'exportation énumérés ci-dessus et coordonnés par (insérer le nom de l'exportateur) ont été identifiés et entreposés jusqu'au moment de l'exportation dans un établissement d'entreposage approuvé par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). Tous les embryons ont été reçus et transférés dans cet établissement approuvé et placés dans le réservoir d'expédition indiqué ci-dessous au moment de l'expédition finale. Seulement de l'azote liquide neuf a été ajouté au réservoir d'expédition.

Identification du réservoir d'expédition :

Vétérinaire agréé(e) de l'équipe d'embryons responsable de l'expédition finale :

Nom et Code :

Signature :

Date :

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