Foire aux questions – Mon ACIA

Généralités

Quels sont les services en ligne qu'offre Mon ACIA?

Une personne ou une entreprise peut demander des permissions telles que des licences, des permis, des enregistrements et des certificats d'exportation. Consultez la page Web des services en ligne Mon ACIA pour savoir si Mon ACIA appuiera votre demande de service. Si vous cherchez des renseignements précis sur les programmes, les services ou les initiatives de l'ACIA, vous pouvez soumettre votre question au moyen du Formulaire de rétroaction.

Qui aurait besoin d'une licence en vertu du projet de Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC)?

En général, un propriétaire d'entreprise serait tenu d'obtenir une licence pour :

  • importer des aliments au Canada (s'applique à tous les importateurs, y compris les importateurs non-résidents)
  • fabriquer, transformer, traiter, conserver, classifier, emballer ou étiqueter des aliments destinés au commerce international ou interprovincial
  • demander un certificat d'exportation
  • abattre des animaux pour alimentation humaine en vue du commerce international ou interprovincial
  • entreposer et manipuler un produit de viande dans son état d'importation aux fins d'inspection par l'ACIA

L'outil interactif Auriez-vous besoin d'une licence? ainsi que le document intitulé Activités pour lesquelles les entreprises alimentaires devraient obtenir une licence en vertu du projet de Règlement sur la salubrité des aliments au Canada vous aideront à déterminer si vous seriez tenu d'obtenir une licence. Pour plus de renseignements, consultez la Fiche d'information : Délivrance de licences aux entreprises alimentaires ou la Foire aux questions : projet de Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC).

Inscription

Comment puis-je avoir accès aux services en ligne de Mon ACIA?

Pour accéder à Mon ACIA, vous devez vous inscrire en choisissant une méthode de connexion sécurisée à l'aide de la CléGC ou d'un partenaire de connexion. Pour plus d'informations sur ces options de connexion, consultez la FAQ en ligne.

Une fois que vous vous êtes connecté à l'aide de la CléGC ou du partenaire de connexion, vous devez ensuite créer un profil de personne-ressource. Toute personne qui souhaite utiliser Mon ACIA doit créer un profil de personne-ressource dans le cadre du processus d'inscription.

Qui peut s'inscrire à Mon ACIA?

Tous les particuliers peuvent s'inscrire et créer un profil de personne-ressource.

Pour demander des services à des fins commerciales, un particulier, une entreprise ou un fournisseur de services, comme un vétérinaire ou un laboratoire, vous devez créer un profil de personne-ressource, puis un profil d'entreprise (profil de partie) ou un profil de fournisseur de service.

Des renseignements supplémentaires sur l'inscription des entreprises sont disponibles sur le site Web Mon ACIA.

Quelle est la différence entre un profil de personne-ressource, un profil de partie et un profil AFS?

Un profil de personne-ressource correspond à une personne, alors qu'un profil de partie correspond à une entité d'affaires ou à une organisation. Toute personne ou organisation dont les affaires sont assujetties aux lois et aux règlements administrés et exécutés par l'ACIA est tenue de créer un profil de partie dans le cadre du processus d'inscription.

Tout autre fournisseur de services (AFS), par exemple un vétérinaire ou un laboratoire qui fournissent des services autorisés par l'ACIA au soutien de demandes de services déposées dans Mon ACIA par des parties réglementées, doit créer un profil AFS après avoir complété son inscription. Pour de plus amples renseignements sur les autres fournisseurs de services (AFS), consultez la Foire aux questions sur les autres fournisseurs de services (AFS).

Quelles sont les personnes-ressources qui doivent figurer dans le profil de partie?

Le profil de partie doit comporter les personnes-ressources suivantes :

  • l'autorité responsable du profil;
  • le gestionnaire de profil;
  • le gestionnaire de profil suppléant;
  • la personne-ressource en matière de réglementation;
  • la personne à contacter en cas d'urgence;
  • la personne-ressource de la partie.

Qu'est-ce qu'une autorité responsable du profil?

Lorsque vous créez un profil de partie, vous devez désigner l'autorité responsable du profil. L'autorité responsable du profil est la personne responsable de tous les renseignements qui sont contenus dans le profil de partie, y compris les demandes de services.

Pour activer un profil de partie dans Mon ACIA, l'autorité responsable du profil devra téléverser le formulaire « Preuve d'autorité » dans le cadre de son processus d'inscription. Ce formulaire identifie le nom de la personne qui a été désignée comme autorité responsable du profil, ainsi que le nom et la signature d'un propriétaire, partenaire, associé, directeur, administrateur ou cadre de la partie qui est actuellement en fonction.

Dois-je détenir un numéro d'entreprise pour m'inscrire à Mon ACIA?

Pour toutes les transactions effectuées par les entreprises par l'entremise de Mon ACIA, l'ACIA utilisera le numéro d'entreprise (NE) à neuf chiffres attribué par l'Agence du revenu du Canada (ARC) comme méthode d'identification des entreprises. Dans le cadre du processus d'inscription, l'ACIA utilisera le NE comme preuve de l'existence de l'entreprise pour valider le profil d'une partie.

Avant qu'une demande de service puisse être traitée intégralement au moyen de Mon ACIA, il faut remplir un formulaire de preuve de l'autorité et le télécharger durant le processus d'inscription. L'Agence vérifiera :

  • que le nom figurant sur le formulaire de preuve d'autorité est le même que celui mentionné dans le profil de Mon ACIA;
  • que le nom de la personne qui a signé le formulaire de preuve d'autorité est le même que celui figurant dans les dossiers de l'ARC correspondant au NE ou dans la documentation attestant l'existence de l'entreprise soumise à l'ACIA;
  • que la raison sociale saisie dans Mon ACIA correspond à l'information liée au NE attribué par l'ARC.

Comment puis-je obtenir un numéro d'entreprise?

Accédez au service d'inscription en direct des entreprises pour faire votre demande.

Puis-je m'inscrire si je n'ai pas de numéro d'entreprise?

Si vous n'avez aucun numéro d'entreprise attribué par l'ARC, vous pouvez tout de même vous inscrire à Mon ACIA; cependant, vous devrez fournir des documents attestant l'existence de votre entreprise au moment de la création du profil de partie de votre entreprise. Ces documents doivent avoir été produits au cours des 12 derniers mois et devraient normalement comprendre ce qui suit :

  • preuve d'enregistrement de l'entreprise délivrée à l'échelle fédérale ou provinciale;
  • preuve de constitution, d'association ou autre attestant la raison sociale et le type de propriété.

La raison sociale saisie dans Mon ACIA doit correspondre à celle mentionnée dans les documents attestant l'existence de l'entreprise. En outre, le nom de la personne désignée sur le formulaire de preuve d'autorité doit figurer dans les documents attestant l'existence de l'entreprise.

En quoi consiste un « document démontrant l'existence de votre entreprise »?

Il s'agit d'un document qui a été émis à une entreprise au cours des 12 derniers mois et qui présente la dénomination sociale complète de l'entreprise, ainsi que le(s) nom(s) du propriétaire, du partenaire, du directeur ou du représentant de l'entreprise. En général, ces documents doivent comprendre :

  • Tout document fédéral ou provincial d'enregistrement d'entreprise;
  • D'incorporation, de partenariat d'entreprise ou toute autre preuve de la dénomination sociale d'une entreprise et de sa propriété.

Qu'est-ce qu'un code de réclamation?

Un code de réclamation est un code qui est généré par le système et qui est envoyé à l'entreprise pour permettre de compléter le processus d'inscription commencé par un membre du personnel de l'Agence. Ces codes expirent lorsqu'ils ne sont pas utilisés. Si votre code a expiré, veuillez communiquer avec nous au 1-800-442-CFIA (2342) pour demander un nouveau code de réclamation.

Qu'est-ce qu'un code d'invitation?

Les codes d'invitation sont utilisés pour ajouter des personnes-ressources à votre profil de partie. En d'autres mots, vous pouvez inviter d'autres personnes à se connecter à votre profil de partie pour qu'elles accomplissent des tâches pour le compte de votre partie.

Ce code est généré automatiquement à chaque personne ayant été invitée par le gestionnaire d'un profil à accepter un rôle précis pour le compte de sa partie. Si la personne ne possède pas un compte de Mon ACIA, elle devra créer un profil de personne-ressource.

Seulement l'autorité responsable du profil, le gestionnaire du profil ou le gestionnaire suppléant du profil peuvent gérer les profils des personnes-ressources, c'est-à-dire envoyer des codes d'invitation à d'autres personnes et supprimer les noms des personnes-ressources.

Chacun des « rôles » a-t-il besoin de son propre code d'invitation? Ou utilisent-ils le même code?

Le système génère un code d'invitation unique à chaque personne-ressource et ce code est destiné uniquement à cette personne.

Comment puis-je autoriser une personne à accéder au profil de partie de mon entreprise?

Un code d'invitation est envoyé à une personne lorsqu'un administrateur de profil (Gestionnaire de profil, Gestionnaire de profil remplaçant ou Autorité responsable du profil) invite la personne à se connecter à un profil de partie.

Pour inviter un administrateur de profil, l'adresse courriel de la personne peut être saisie à l'écran « Identifier le gestionnaire de profil » ou à l'écran « Identifier l'autorité responsable du profil » dans le cadre du processus d'inscription de la partie.

Pour inviter d'autres personnes (sans droit d'administrateur) à accéder à votre profil, il faut cliquer sur l'onglet « Gérer la partie » sous « Personnes-ressources à la partie », puis cliquer sur « Ajouter une personne-ressource à la partie » et inscrire l'adresse courriel de la personne concernée.

Si vous êtes la première personne à créer un profil de partie, le rôle de gestionnaire de profil vous sera attribué. Vous pouvez réattribuer ce rôle à une autre personne durant le processus d'inscription ou à une date ultérieure en cliquant sur l'onglet « Gérer le profil ».

Que dois-je faire si je reçois un code d'invitation de l'ACIA?

Si vous êtes désigné comme étant un administrateur du profil (Gestionnaire de profil, Gestionnaire de profil remplaçant ou Autorité responsable du profil) de votre entreprise et si un profil de partie a été créé par l'ACIA, sélectionnez l'option « Inscrire une nouvelle partie/Entrer un code d'invitation » à partir de votre tableau de bord après avoir créé le profil d'une personne-ressource.

Pour terminer le processus d'inscription de votre entreprise, saisissez le code d'invitation qui vous a été envoyé par l'ACIA. Ces codes expirent s'ils ne sont pas utilisés. Si votre code est expiré, composez le 1-800-442-CFIA (2342) pour demander un nouveau code d'invitation.

Quels sont les droits administratifs associés à chacune des personnes-ressources de Partie?

Même si les personnes-ressources de Partie (employés ou courtiers de service) ne peuvent pas mettre à jour les renseignements du profil, elles peuvent voir les renseignements et créer, soumettre ou participer à des demandes de service. Elles peuvent également voir et exécuter les demandes de service des autres personnes-ressources de Partie.

Le gestionnaire de profil associé à mon profil de partie ne travaille plus dans mon organisation. Comment puis-je désigner un nouveau gestionnaire de profil?

L'autorité responsable du profil doit envoyer un code d'invitation au nouveau gestionnaire de profil. Pour envoyer un code d'invitation, l'autorité responsable du profil doit se connecter à son compte puis cliquer sur l'onglet « Gérer la partie » puis sur « Personnes-ressources obligatoires de la partie ». Sous « Personnes-ressources principales », cliquez sur « Modifier » et saisissez l'adresse courriel du nouveau gestionnaire de profil.

J'ai reçu un code d'invitation par courriel pour accepter le rôle de gestionnaire de profil. Comment faire pour accepter le rôle?

Si vous avez reçu un code d'invitation par courriel, vous devez vous inscrire à Mon ACIA au moyen d'une CléGC ou d'un partenaire de connexion. Une fois que vous aurez fourni les renseignements de base lors du processus d'inscription de l'ACIA, vous devrez créer le profil d'une personne-ressource. Pour terminer le processus d'inscription, sélectionnez l'option « Inscrire une nouvelle partie/Entrer un code d'invitation » à partir de l'encadré « Administration de la partie » de votre tableau de bord. Inscrivez le code d'invitation reçu par courriel dans le champ « Entrer un code d'invitation » et cliquez sur « Soumettre ».

Une grande société comportant plusieurs établissements doit-elle s'inscrire en tant que partie unique?

À partir de l'Étape 2 de la mise en œuvre, les entreprises disposeront de la possibilité de créer leur profil de partie selon le modèle de gestion de leur entreprise. Le site de Mon ACIA vous offre deux options pour créer un profil de partie. Il y a un modèle « centralisé » et un modèle « décentralisé » de profil de partie mis à votre disposition lors de l'inscription.

En quoi consiste le « modèle centralisé »?

Le « modèle centralisé » permet aux entreprises de gérer toutes leurs demandes de services, y compris les paiements, à partir d'un profil de partie en ligne unique et centralisé.

Pour plus de renseignements, consultez le site information d'inscription pour les entreprises.

En quoi consiste le « modèle décentralisé »?

Le « modèle décentralisé » permet de créer plusieurs profils de parties pour une entité d'affaires unique Ce modèle est idéal pour les entreprises qui possèdent plusieurs établissements ou plusieurs divisions d'affaires lesquelles nécessitent solliciter des services directement auprès de l'ACIA.

Pour plus de renseignements, consultez le site information d'inscription pour les entreprises.

Si un client veut solliciter de nouveau la même autorisation ou le même certificat d'exportation, est-ce que le formulaire va apparaître à l'écran déjà rempli? Ou faut-il réinscrire tous les renseignements?

Vous aurez la possibilité de voir et de réutiliser les formulaires de demande que vous aurez présentés antérieurement, concernant aussi bien les autorisations que les demandes de certificats d'exportation.

Le système peut-il détecter les inscriptions en double?

Oui. Afin d'éviter la duplication des inscriptions, le système utilise l'adresse de courriel en tant qu'identificateur unique des profils de personnes-ressources. Cela signifie que le système n'accepte pas la duplication d'adresses de courriel parmi les profils multiples des personnes-ressources; voilà pourquoi le système signale les adresses de courriel qui sont déjà utilisées.

Puis-je soumettre une demande de service en ligne sans créer un profil de partie?

Pour accéder à Mon ACIA et demander un service en ligne, toute personne ou organisation dont les activités commerciales sont assujetties aux lois et règlements dont l'ACIA est chargée d'assurer et de contrôler l'application devra créer un profil de partie dans le cadre du processus d'inscription. Les demandes de service en ligne seront traitées par l'Agence seulement une fois que la partie aura été validée.

Autres fournisseurs de services

En quoi consiste l'option « autre fournisseur de services »?

Les autres fournisseurs de services (AFS) sont des personnes ou des organisations, par exemple des vétérinaires ou des laboratoires, qui fournissent des services pour le compte de l'ACIA afin de soutenir la livraison de certains programmes et activités réglementés par l'ACIA.

Quels AFS devraient s'inscrire dans Mon ACIA? Quand devraient-ils le faire?

Les autres fournisseurs de services (AFS), par exemple des vétérinaires ou des laboratoires autorisés par l'ACIA à dispenser des services devraient considérer s'inscrire dès maintenant afin d'être en mesure d'interagir avec leurs clients par la voie électronique et d'avoir accès aux services qu'ils soutiennent en ligne.

Comment les AFS peuvent-ils s'inscrire?

Les autres fournisseurs de services (AFS) doivent suivre le même processus général d'inscription que les personnes souhaitant utiliser les services en ligne de Mon ACIA. Lors du processus d'inscription, on demandera à l'AFS d'inscrire de quel type d'entreprise il s'agit, son emplacement et les activités pour lesquelles il est agréé. On demandera aussi à l'AFS de sélectionner la source de son agrément. Son compte deviendra actif une fois que tous les renseignements nécessaires seront inscrits dans le système et validés par l'ACIA.

Comment puis-je communiquer avec un AFS par l'entremise de Mon ACIA?

Si l'autre fournisseur de services (AFS) possède un compte de Mon ACIA actif et validé, vous pouvez chercher l'AFS en fonction de son nom, de son emplacement ou de son agrément, à partir de votre profil de Mon ACIA. Veuillez prendre note que les AFS ne peuvent pas chercher ou initier la communication avec des parties.

Quelles sont les tâches qu'un AFS peut effectuer avec un compte de Mon ACIA?

Les autres fournisseurs de services (AFS) seront capables d'effectuer les tâches du système pour lesquelles ils ont été agréés, par exemple des inspections et des certifications. Une entreprise ayant un profil de partie peut envoyer des tâches adéquates à un AFS. Les AFS pourront accepter ou rejeter les tâches. Si une tâche est acceptée, l'AFS aura accès aux détails de la demande, ainsi qu'aux renseignements sur les résultats précis qui sont requis. Par exemple, les AFS pourront téléverser les résultats de l'inspection et endosser électroniquement les certificats d'exportation lorsque requis.

Comment l'ACIA peut savoir si l'AFS détient l'autorisation nécessaire de fournir le service requis?

Les autres fournisseurs de services (AFS) qui s'inscrivent dans Mon ACIA sont validés par l'ACIA dans le cadre du processus d'inscription.

Actuellement, j'utilise un vétérinaire ou un laboratoire privé pour satisfaire aux exigences de mon certificat d'exportation. Puis-je continuer cette pratique par l'entremise de Mon ACIA?

Oui. Si vous faites appel à un autre fournisseur de services (AFS), vous pouvez établir cette relation dans Mon ACIA. Une fois que vous et votre AFS vous êtes inscrits, vous pouvez vous connecter par l'entremise de votre profil de Mon ACIA et continuer à collaborer au moyen de Mon ACIA.

Services liés à l'exportation

Que puis-je faire si j'ai besoin d'un certificat d'exportation immédiatement?

Les clients doivent utiliser Mon ACIA pour solliciter des certificats d'exportation. Cependant, s'ils ont une demande unique ou urgente, ils peuvent utiliser les méthodes actuellement en place.

Comment le système détermine-t-il quel est le certificat d'exportation qui est nécessaire?

Dans le cadre du processus de demande en ligne, on vous posera une série de questions qui détermineront quel est le certificat d'exportation nécessaire. Ce processus identifiera également les exigences auxquelles il faut satisfaire, par exemple, s'il est nécessaire de faire une inspection.

Mon entreprise exporte de nombreux chargements du même produit, au même pays, régulièrement. Dois-je répéter le même processus d'identification du certificat à chaque fois?

Vous aurez la chance de voir et de réutiliser les mêmes demandes que vous avez présentées antérieurement, aussi bien pour obtenir des autorisations, que pour solliciter des certificats d'exportation.

Qu'arrive-t-il lorsqu'un pays importateur modifie ses exigences?

Dans l'éventualité où une demande de services active fait l'objet de modifications en ce qui concerne les exigences du pays d'importation, vous serez avisé par l'entremise de Mon ACIA.

J'ai un courtier d'exportation qui remplit mes demandes d'exportation pour mon compte. Les courtiers peuvent-ils utiliser Mon ACIA? Ont-ils besoin de s'inscrire et d'ouvrir un compte?

Dans Mon ACIA, les courtiers sont considérés comme des « personnes-ressources d'une partie ». Une partie peut envoyer un code d'invitation à un courtier (personne-ressource d'une partie) pour qu'il s'inscrive et interagisse avec la partie en ligne. Une fois que l'invitation est envoyée, le courtier dispose de 15 jours pour accepter l'invitation avant que celle-ci n'expire. Les courtiers peuvent alors accéder à Mon ACIA et appliquer le code d'invitation pour s'inscrire, ouvrir un compte et établir des relations de courtage avec leurs clients qui possèdent un compte de Mon ACIA. En cette capacité, un courtier peut remplir une demande de service pour le compte de son client.

Qui signera les certificats d'exportation?

Mon ACIA simplifie la manière dont les clients présentent leurs demandes de services en leur offrant un point d'entrée unique. Le processus de certification reste identique au processus actuel, les inspecteurs de l'ACIA et les autres fournisseurs de services (AFS) continueront de signer les certificats d'exportation tels que requis.

Comment puis-je obtenir mon certificat d'exportation?

Vous pouvez obtenir les certificats remplis et signés électroniquement à partir de votre tableau de bord du portail.

Les certificats avec signatures manuscrites sont délivrés dans les bureaux de l'ACIA. Le processus actuel que vous suivez peut‑être pour récupérer votre certificat demeurera en place. On peut inclure cette remarque dans la section des commentaires sur la page de soumission de votre demande de services en ligne. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la certification des exportations, consultez les pages des exportations d'aliments, des exportations d'animaux aquatiques, des exportations d'animaux terrestres ou des exportations de végétaux.

Avez-vous des difficultés? Demandez à l'ACIA!

Appelez au 1-800-442-CFIA (2342) ou soumettez votre question.

Nous voulons connaître votre opinion.

Parlez-nous de votre expérience de l'utilisation de Mon ACIA.

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