Vérification du protocole d'entente conclu entre Agriculture et Agroalimentaire Canada et l'Agence canadienne d'inspection des aliments sur les initiatives d'expertise technique dans le cadre du volet Systèmes d'assurance de Cultivons l'avenir 2

Table des matières

1.0 Sommaire

Contexte

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) et l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) ont conclu un protocole d'entente qui établit un cadre visant à faciliter la coopération entre les deux parties en ce qui concerne la mise en œuvre des initiatives d'expertise technique dans le cadre du volet Systèmes d'assurance de Cultivons l'avenir 2 (CA 2). Le protocole d'entente jette les bases pour le transfert de fonds d'AAC à l'ACIA, en plus d'établir les dispositions sur la coopération des participants afin que l'ACIA mette en œuvre les initiatives d'expertise technique, en collaboration avec AAC. Le protocole d'entente couvre la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2018 et prévoit un financement total de 12,5 millions de dollars pour cette période. Il comprend l'exigence pour l'ACIA d'assurer la tenue d'une vérification de la conformité aux modalités du protocole d'entente pour l'exercice 2015-2016.

Objectif et portée de la vérification

L'objectif de la vérification était de fournir l'assurance que l'ACIA respecte le protocole d'entente sur les initiatives d'expertise technique dans le cadre du volet Systèmes d'assurance de CA 2 qu'elle a conclu avec AAC. La vérification ne portait que sur l'exercice 2015-2016.

Constatations principales découlant de la vérification

Des contrôles étaient en place afin de s'assurer que les montants déclarés pour les dépenses non salariales, les régimes d'avantages sociaux des employés, les coûts indirects de l'organisation et les locaux ont été engagés aux fins prévues dans le cadre des initiatives d'expertise technique et conformément aux politiques et directives des organismes centraux ainsi qu'aux pratiques de l'Agence.

Cependant, la vérification n'a pas permis de déterminer si le montant des dépenses salariales déclarées qui ont été engagées dans le cadre des initiatives d'expertise technique était raisonnable, car l'Agence ne dispose pas d'un système de consignation du temps et consigne plutôt les salaires en fonction des estimations de temps prévu approuvées.

De plus, la vérification a révélé que les exigences permettant à l'ACIA de transférer des fonds du budget d'une catégorie de coûts à l'autre et de présenter des demandes pour le remboursement des frais de locaux n'étaient pas prises en compte dans le protocole d'entente.

On a approuvé les modifications subséquentes à apporter au protocole d'entente afin de permettre les transferts de fonds du budget pour les initiatives en matière de traçabilité et de biosécurité, mais non pour l'Initiative du Programme de reconnaissance de la salubrité des aliments (PRSA). Il y avait des variations entre les coûts prévus dans le budget et les coûts réels pour les catégories de coûts de toutes les initiatives au cours de l'exercice 2015-2016.

Les frais de locaux sont engagés par l'ACIA, et ils peuvent faire l'objet de demandes de remboursement, conformément à des documents d'orientation du Conseil du Trésor et à des précédents.

Voici d'autres constatations découlant de la vérification :

  • Les rôles en matière de surveillance pour l'administration et la gestion du protocole d'entente ainsi que les responsabilités relatives à la mise en œuvre de celui-ci étaient clairement définis dans le protocole d'entente et respectés.
  • Des plans de travail annuels assortis de budgets de haut niveau ainsi que des rapports de fin d'exercice sur le rendement ont été élaborés et approuvés conformément au protocole d'entente.
  • L'ACIA a assuré l'élaboration et le suivi en cours d'année de dépenses, de prévisions et de budgets détaillés.
  • Les rapports sur le rendement ont été présentés à AAC en temps opportun, et de la documentation étayait le contenu.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous avons déterminé que les mesures de contrôle administratif et financier favorisaient le respect des politiques et des directives du Conseil du Trésor et de l'ACIA, la dépense de fonds aux fins prévues ainsi que la production de rapports exacts sur le rendement en temps opportun. Nous avons noté une exception : la vérification n'a pas permis de déterminer si le montant des dépenses salariales déclarées qui ont été engagées dans le cadre des initiatives d'expertise technique était raisonnable. La vérification a permis de cerner deux domaines qui devraient être abordés dans le protocole d'entente actuel et ceux à venir.

2.0 Contexte

AAC et l'ACIA ont conclu un protocole d'entente qui établit un cadre visant à faciliter la coopération entre les deux parties en ce qui concerne la mise en œuvre des initiatives d'expertise technique dans le cadre du volet Systèmes d'assurance de CA 2. Le protocole d'entente jette les bases pour le transfert de fonds d'AAC à l'ACIA, en plus d'établir les dispositions sur la coopération des participants afin que l'ACIA mette en œuvre les initiatives d'expertise technique, en collaboration avec AAC.

CA 2 est un cadre stratégique quinquennal (2013-2018) pour le secteur canadien de l'agriculture et de l'agroalimentaire financé par un investissement de trois milliards de dollars versé par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. AAC administre trois grands programmes fédéraux au titre de CA 2 : Agri-innovation, Agri-compétitivité et Agri-marketing. Le volet Systèmes d'assurance est une composante du programme Agri-marketing qui appuie la mise au point de systèmes et de normes d'assurance à l'échelle nationale au Canada. Le volet Systèmes d'assurance comprend les initiatives d'expertise technique, ce sur quoi portait la vérification. Voici les initiatives d'expertise technique :

  1. L'Initiative du PRSA, dirigée par l'ACIA, permet au gouvernement de reconnaître les systèmes d'assurance de la salubrité des aliments à la ferme et en aval de celle-ci qui sont élaborés par des organisations nationales de l'industrie (ou l'équivalent). L'ACIA continue d'exécuter ce programme et de fournir des conseils scientifiques et techniques à l'appui de l'analyse des risques et de la maîtrise des points critiques ainsi que de l'élaboration de systèmes d'assurance de la salubrité des aliments fondés sur les principes d'analyse des risques et de la maîtrise des points critiques.
  2. L'Initiative d'élaboration de normes nationales de biosécurité, dirigée par l'ACIA, porte principalement sur l'élaboration de normes nationales uniformes de biosécurité animale et végétale à la ferme ainsi que de normes nationales de biosécurité pour les secteurs des services. Les normes nationales sont élaborées en collaboration avec l'industrie, les associations sectorielles nationales, les provinces et le milieu universitaire. Lorsque l'ACIA approuvera les normes de biosécurité associées à un produit en particulier, ces normes deviendront la norme nationale de biosécurité pour le produit en question (à la ferme ou dans le secteur de services).
  3. Dans le cadre de l'Initiative d'infrastructure réglementaire du Bureau de la gestion de la traçabilité, ce dernier élabore le cadre stratégique et réglementaire nécessaire à l'établissement des pouvoirs, des ententes et des protocoles en matière de traçabilité et d'autres composantes connexes à l'appui du système national de traçabilité du bétail.

Le protocole d'entente couvre la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2018 et prévoit un financement total de 12,5 millions de dollars pour cette période. À la suite de la conclusion du protocole d'entente, sept modifications ont été approuvées jusqu'à la fin de l'exercice 2015-2016, notamment une modification qui a été approuvée au cours de cet exercice. Voici le budget prévu dans le protocole d'entente à la suite des modifications apportées :

Totaux (en dollars) pour cinq ans (2013-2014 à 2017-2018)
Initiative Salaire Régimes d'avantages sociaux des employés Dépenses non salariales Coûts indirects de l'organisation Total
Programme de reconnaissance de la salubrité des aliments 3 050 055 610 010 970 725 369 210 5 000 000
Élaboration de normes nationales de biosécurité 1 983 194 396 640 2 352 475 267 691 5 000 000
Infrastructure réglementaire du Bureau de la gestion de la traçabilité 1 282 451 256 489 792 341 168 719 2 500 000
Total 6 315 700 1 263 139 4 115 541 805 620 12 500 000
Totaux (en dollars) pour l'exercice 2015-2016 seulement
Initiative Salaire Régimes d'avantages sociaux des employés Dépenses non salariales Coûts indirects de l'organisation Total
Programme de reconnaissance de la salubrité des aliments 610 011 122 002 194 145 73 842 1 000 000
Élaboration de normes nationales de biosécurité 380 819 76 164 490 917 52 100 1 000 000
Infrastructure réglementaire du Bureau de la gestion de la traçabilité 243 111 48 622 174 664 33 603 500 000
Total 1 233 941 246 788 859 726 159 545 2 500 000

Le protocole d'entente décrit l'objet visé, les engagements d'AAC et de l'ACIA, les ententes financières ainsi que les structures de gouvernance pour la gestion et le financement des trois composantes des initiatives d'expertise technique du volet Systèmes d'assurance. L'engagement de l'ACIA comprend ce qui suit : réaliser les activités indiquées dans les plans de travail du protocole d'entente; présenter à AAC des rapports sur les projets, l'état d'avancement et le rendement; utiliser des fonds transférés d'AAC à l'ACIA selon le budget total prévu par exercice financier; s'assurer que des mesures de contrôle financier par rapport à l'allocation et à l'utilisation des fonds liés aux initiatives sont établies et mises en œuvre, conformément aux politiques et aux directives applicables du gouvernement du Canada.

Le protocole d'entente précise la responsabilité que se partagent AAC et l'ACIA pour l'administration globale du protocole d'entente et pour la mise en œuvre de chacune des trois initiatives d'expertise technique.

AAC et l'ACIA ont confirmé que la vérification ne porterait que sur l'exercice 2015-2016, conformément à la disposition 9.1.2 du protocole d'entente. Cette disposition comprend l'exigence pour l'ACIA d'assurer la tenue d'une vérification de la conformité aux modalités du protocole d'entente pour l'exercice 2015-2016 selon les normes de vérification généralement reconnues (NVGR).

2.1 Importance

Cette vérification permet à l'ACIA de s'acquitter de l'obligation énoncée à la disposition 9.1.2 du protocole d'entente, selon laquelle elle doit s'assurer qu'une vérification de la conformité aux modalités du protocole d'entente est effectuée pour l'exercice 2015-2016, conformément aux NVGR.

2.2 Objectif

La vérification avait pour objectif de fournir l'assurance que l'ACIA respecte le protocole d'entente sur les initiatives d'expertise technique dans le cadre du volet Systèmes d'assurance de CA 2 qu'elle a conclu avec AAC.

2.3 Portée

La vérification était axée sur les processus et les mesures de contrôle en place pour favoriser le respect du protocole d'entente, notamment ce qui suit :

  • mesures de contrôle relatives à la gestion et à l'administration des initiatives;
  • mesures de contrôle financier;
  • pratiques et processus de gestion du financement;
  • processus de gestion de l'information sur les finances et le rendement et systèmes de production de rapports connexes.

La vérification ne visait pas à évaluer l'exécution ou le rendement réel en fonction des plans de travail approuvés, et elle se limitait à l'évaluation des processus de production de rapports sur le rendement, comme il est susmentionné.

La vérification visait l'exercice 2015-2016 et a été effectuée entre juin et août 2016.

2.4 Méthode

Spearhead Management Canada Ltd. (SMCL) a effectué la vérification au nom de l'ACIA. L'équipe de vérification de SMCL a réalisé la vérification conformément aux NVGR ainsi qu'aux politiques, processus et pratiques de vérification internes de l'ACIA. La vérification a été effectuée au moyen des méthodes suivantes :

  • entrevues auprès de membres de la direction et d'agents responsables de la gestion et de l'administration des trois initiatives;
  • entrevues auprès d'agents financiers de la Direction générale de la gestion intégrée et de membres des Services juridiques d'AAC et de l'ACIA;
  • entrevues auprès d'homologues des programmes d'AAC responsables des initiatives d'expertise technique dans le cadre du volet Systèmes d'assurance de CA 2;
  • examen et évaluation des processus de surveillance et de planification des finances et du rendement;
  • examen et évaluation des rapports sur les finances et le rendement;
  • examen d'un échantillon de dépenses engagées dans le cadre du protocole d'entente pour s'assurer que les mesures de contrôle et les processus indiqués fonctionnent comme prévu et que les politiques et les directives établies sont respectées.

2.5 Énoncé de conformité

Cette vérification a été effectuée conformément aux NVGR et aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la vérification interne de l'ACIA. Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été utilisées, et des preuves ont été recueillies conformément aux NVGR et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes, notamment pour attester les constatations et les conclusions du présent rapport. Les constatations et les conclusions exprimées dans le rapport sont fondées sur les conditions qui existaient au moment de la vérification et ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Mesures de contrôle de gestion et d'administration du protocole d'entente

Les rôles et responsabilités en matière de surveillance pour l'administration, la gestion et la mise en œuvre du protocole d'entente étaient clairement définis dans le protocole d'entente et ont été respectés.

Les responsabilités partagées d'AAC et de l'ACIA en ce qui concerne la surveillance de l'administration et de la gestion du protocole d'entente ainsi que la mise en œuvre de chacune des trois initiatives d'expertise technique étaient énoncées aux dispositions 6.1 et 6.2 du protocole d'entente.

À l'ACIA, la responsabilité de l'administration et de la gestion globales du protocole incombe au directeur exécutif de la Direction des politiques stratégiques et des affaires internationales au sein de la Direction générale des politiques et des programmes (DGPP). La responsabilité de l'ACIA pour la mise en œuvre de chaque initiative est déléguée comme suit :

  • directeur exécutif, Direction des systèmes canadiens d'assurance de la salubrité des aliments et de l'hygiène des viandes, DGPP (Initiative du PRSA);
  • directeur exécutif, Direction de la santé des animaux, DGPP, et directeur exécutif, Direction de la protection des végétaux et de la biosécurité, DGPP (Initiative d'élaboration de normes nationales de biosécurité);
  • directeur exécutif, Direction des politiques sur les programmes, la réglementation et le commerce, DGPP (Initiative d'infrastructure réglementaire du Bureau de la gestion de la traçabilité).

Nous avons constaté que les rôles et responsabilités en matière de surveillance des directeurs exécutifs de l'ACIA qui sont énoncés dans le protocole d'entente pour la gestion, l'administration et la mise en œuvre des initiatives ont été respectés.

On n'a pas établi de tâches et de rôles individuels précis pour AAC et l'ACIA dans le protocole d'entente en ce qui concerne l'administration et la gestion de ce dernier, ce qui a entraîné un manque d'uniformité dans l'exercice des responsabilités partagées entre les initiatives.

Le protocole d'entente précise un certain nombre d'activités liées aux finances et au rendement dont AAC et l'ACIA se partagent la responsabilité. Plus précisément, il est indiqué à la disposition 6.3 du protocole qu'il incombe aux « participants » (l'ACIA et AAC) d'approuver les plans de travail, les budgets et les rapports sur le rendement ainsi que d'examiner les progrès réalisés en ce qui a trait aux activités et aux extrants, aux prévisions de trésorerie et aux dépenses. La disposition 8.2 du protocole d'entente comprend l'exigence pour l'ACIA de communiquer les renseignements sur les progrès et le rendement ainsi que le montant total des dépenses réelles pour chaque initiative dans le rapport annuel sur le rendement qu'elle transmet à AAC.

Nous avons examiné le protocole d'entente et les modifications subséquentes approuvées par AAC et l'ACIA et avons constaté qu'ils comprenaient des plans de travail et des budgets totaux par catégorie de coûts pour chaque initiative de chaque exercice. Conformément à la disposition 8.2 du protocole d'entente, les renseignements sur les progrès et le rendement ainsi que le montant total des dépenses réelles pour chaque initiative ont été déclarés à AAC dans le rapport de fin d'exercice pour l'exercice 2015-2016.

Grâce à nos entrevues et à l'examen des documents, nous avons constaté que l'ACIA a établi et surveillé des budgets détaillés, des engagements et des prévisions financières et prévisions de trésorerie en cours d'exercice pour les initiatives, et qu'elle a pris divers engagements auprès de ses homologues d'AAC. En outre, nous avons constaté qu'au cours de l'exercice, les progrès réalisés dans le cadre des initiatives étaient généralement examinés par AAC et l'ACIA de façon informelle, à l'exception d'un rapport mensuel sur la reconnaissance des systèmes, qui était transmis à AAC par les responsables de l'Initiative du PRSA.

Les pratiques susmentionnées peuvent être attribuables à l'absence d'indications claires dans le protocole d'entente en ce qui concerne les tâches et les rôles individuels de chaque organisation pour la réalisation des activités à responsabilité partagée liées aux finances et au rendement. Des indications claires en ce qui concerne les tâches et les rôles individuels amélioreraient les relations entre AAC et l'ACIA, en plus de réduire toute confusion quant à ces tâches et rôles individuels. Comme il est noté à la section 3.3 du présent rapport, la vérification n'a pas révélé de problème quant aux activités relatives aux finances et au rendement que l'ACIA réalisait, à l'exception d'un transfert des coûts d'une catégorie de coûts à une autre dans le cadre d'une initiative pour laquelle le pouvoir explicite de le faire n'avait pas été conféré.

3.2 Mesures de contrôle financier

La disposition 4.1.5 du protocole d'entente comprend l'exigence selon laquelle les mesures de contrôle financier relatives à l'allocation et à l'utilisation des fonds liés aux initiatives d'expertise technique doivent être conformes aux politiques et aux directives pertinentes du gouvernement du Canada. Parmi les politiques et directives applicables, mentionnons la Loi sur la gestion des finances publiques, la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor et le Manuel de codage financier de l'Agence ainsi que les politiques sur les marchés, les directives sur les déplacements, l'accueil, les activités et les conférences, les directives sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements et les directives sur la délégation des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor et de l'Agence.

L'Agence a dépensé les montants totaux suivants pour les initiatives d'expertise technique pour l'exercice 2015-2016 :
Catégorie de coûts Total
Salaires 1 478 382 $
Régimes d'avantages sociaux des employés 295 676 $
Dépenses non salariales 475 362 $
Coûts indirects de l'organisation 152 796 $
Locaux 192 190 $Note de tableau 1
Montant total admissible 2 594 406 $
Montant total maximal du financement 2 500 000 $

Note de tableau

Note de tableau 1

Prenez note que le montant total calculé de 192 190 $ (13 % des salaires) est supérieur au montant déclaré de 97 784 $, le montant maximal dont on pouvait demander le remboursement afin de demeurer dans les limites du montant total du financement de 2 500 000 $ pour l'exercice 2015-2016.

Retour à la référence de la note de tableau 1

Régimes d'avantages sociaux des employés, coûts indirects de l'organisation et frais de locaux

Les montants déclarés dont on a demandé le remboursement pour les régimes d'avantages sociaux des employés et les coûts indirects de l'organisation étaient conformes à la méthode d'établissement des coûts au moment où le protocole d'entente a été élaboré.

Les montants déclarés dont on a demandé le remboursement pour les régimes d'avantages sociaux des employés et les coûts indirects de l'organisation représentent des calculs conformes aux directives d'établissement des coûts du Conseil du Trésor ou de l'Agence ainsi qu'aux pratiques et calculs utilisés au moment de l'élaboration du protocole d'entente et de l'établissement du financement et des coûts connexes.

Nous avons examiné les calculs de l'Agence pour les dépenses déclarées susmentionnées ainsi que les directives connexes d'établissement des coûts du Conseil du Trésor et de l'Agence et avons constaté que les montants consignés avaient été calculés correctement et étaient conformes aux documents d'orientation.

Les montants pour frais de locaux déclarés dont on a demandé le remboursement représentent des coûts légitimes engagés par l'Agence, mais n'ont pas été financés de façon explicite ou abordés dans le protocole d'entente.

Les frais de locaux sont prélevés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et engagés par l'Agence à un taux équivalant à 13 % des salaires.

L'Agence a tenu compte des demandes de remboursement des frais de locaux dans le calcul du montant total des dépenses relatives aux initiatives d'expertise technique qui a été déclaré à AAC pour l'exercice 2015-2016. Les frais de locaux n'étaient pas spécifiquement financés au moment de la conclusion du protocole d'entente, et la question des demandes de remboursement des frais de locaux n'était pas abordée explicitement dans ce dernier, c'est-à-dire qu'il n'interdisait pas la présentation de demandes de remboursement de ces frais.

Nous avons examiné les documents d'orientation du Conseil du Trésor en matière d'établissement des coûts et avons constaté qu'ils prévoient précisément le financement des frais de locaux et la présentation de demandes de remboursement pour ces frais. De plus, nous avons noté qu'il y avait des précédents quant à la présentation de demandes de remboursement pour les frais de locaux dans le cadre d'initiatives antérieures de l'Agence, y compris Cultivons l'avenir.

Nous avons examiné les calculs de l'Agence pour les frais de locaux déclarés et avons constaté que le montant déclaré de 97 784 $ était inférieur au montant réel des frais de locaux engagés (192 190 $). L'Agence a demandé le remboursement du montant maximal afin de demeurer dans les limites du montant total financé dans le cadre du protocole d'entente pour l'exercice 2015-2016.

Recommandation 1.0

Le vice-président de la Direction générale des politiques et des programmes devrait demander une clarification de l'AAC en ce qui concerne le financement des frais de locaux pour chacune des trois initiatives et demander la modification de ce protocole d'entente, si nécessaire. L'ACIA devrait aussi s'assurer que l'admissibilité des demandes de remboursement de frais de locaux soit explicitement identifié dans tout protocole d'entente futur afin d'éviter les mauvaises interprétations.

Dépenses non salariales

On a mis en place des mesures de contrôle financier pour les dépenses non salariales afin de favoriser le respect des politiques et directives du Conseil du Trésor et de l'Agence.

Un échantillon de 73 transactions de dépenses non salariales a été sélectionné aux fins d'analyse. Cet échantillon englobait les 11 transactions dont la valeur était supérieure à 5 000 $ ainsi qu'un échantillon de 62 transactions fondé sur les statistiques. Grâce à notre examen et à la documentation à l'appui des échantillons de transactions, nous avons constaté non seulement que des mesures de contrôle financier avaient été mises en place et permettaient efficacement de s'assurer que les dépenses non salariales liées au protocole d'entente avaient été approuvées, engagées et vérifiées ainsi que codées et consignées avec exactitude, mais aussi que les processus de passation de marchés étaient respectés. Par conséquent, les transactions de dépenses non salariales étaient conformes aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et de l'Agence.

Nous avons aussi examiné les processus de vérification des comptes en place au sein de la Direction générale de la gestion intégrée de l'Agence et nous avons constaté que les dépenses non salariales étaient bien contrôlées, et que des vérifications indépendantes étaient effectuées.

Salaires

Le montant déclaré pour les salaires était fondé sur la pratique de l'Agence consistant à utiliser les meilleures estimations approuvées du temps prévu en termes de pourcentage du temps total des employés et non de temps réel consacré.

En ce qui concerne les dépenses salariales, l'Agence n'exige pas le suivi du temps réel par les employés et sa consignation par rapport aux initiatives, y compris celles dont les fonds sont « réservés ». Les dépenses salariales sont plutôt consignées et déclarées en fonction de la « meilleure estimation » du pourcentage du temps total de travail que les employés devraient ou prévoient consacrer à une initiative. Une fois que les pourcentages estimés sont déterminés et approuvés pour une initiative, ils sont consignés dans l'Outil de prévision des salaires du système SAP, duquel les dépenses salariales réelles subséquentes sont tirées.

Il n'y a aucun problème lorsqu'un employé consacre tout son temps à une initiative. Cependant, lorsqu'un employé travaille sur plusieurs initiatives, y compris celles dont les fonds sont réservés, le temps alloué à l'une de ces initiatives en fonction des meilleures estimations risque de ne pas rendre compte avec exactitude du temps réel consacré à une initiative.

Par conséquent, nous ne sommes pas en mesure de conclure que les montants déclarés pour les dépenses salariales représentent de façon raisonnable les dépenses salariales réelles qui ont été engagées directement pour le travail dans le cadre des initiatives d'expertise technique. Le montant des dépenses salariales aura aussi un impact sur l'exactitude des coûts liés aux régimes d'avantages sociaux des employés ainsi qu'aux coûts des frais de locaux, puisqu'ils sont calculés en tant que pourcentage des salaires.

Les dépenses salariales ont été consignées avec exactitude, conformément aux pratiques de l'Agence.

Au titre de la pratique de comptabilité salariale de l'Agence, les estimations prévues du pourcentage de temps que les employés consacreront aux initiatives doivent être approuvées. Nous avons examiné un échantillon d'approbations des estimations de temps en pourcentage pour chacune des trois initiatives d'expertise technique et avons constaté qu'elles avaient été approuvées par le délégataire, que les estimations du pourcentage de temps ont été consignées correctement dans l'Outil de prévision des salaires du système SAP, et que le total des dépenses salariales déclarées était fondé sur les estimations consignées susmentionnées.

3.3 Pratiques et processus sur la gestion du financement

Les plans de travail et les budgets ont été approuvés, et les dépenses ont été déclarées conformément au protocole d'entente.

L'exigence d'approuver les plans de travail et les budgets ainsi que les rapports de rendement annuels est énoncée à la disposition 6.3 du protocole d'entente. La disposition 8.2.5 du protocole d'entente comprend l'exigence pour l'ACIA de déclarer le total des dépenses réelles pour chaque initiative dans le rapport de rendement annuel.

Nous avons examiné le protocole d'entente et les modifications subséquentes approuvées par AAC et l'ACIA et avons constaté qu'ils comprenaient des plans de travail et des budgets totaux par catégorie de coûts pour chaque initiative de chaque exercice. Nous avons également constaté qu'une modification du protocole d'entente avait été approuvée et mise en œuvre au cours de l'exercice 2015-2016 avant que les activités modifiées soient réalisées.

Conformément à la disposition 8.2.5 du protocole d'entente, le montant total des dépenses réelles pour chaque initiative a été déclaré à AAC dans le rapport de fin d'exercice pour l'exercice 2015-2016.

L'ACIA a réalisé ses activités d'établissement du budget et de prévisions financières et de contrôle des engagements conformément à ses exigences et à ses pratiques.

L'exigence d'examiner les prévisions de trésorerie et les dépenses pour les initiatives financées est énoncée à la disposition 6.3 du protocole d'entente. Les exigences de l'Agence selon lesquelles les engagements doivent être pris avant que les dépenses soient engagées et que les engagements soient surveillés sont énoncées dans sa Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements. La Direction générale de la gestion intégrée de l'Agence surveille et coordonne les processus de l'Agence pour le contrôle budgétaire, notamment les prévisions financières.

Grâce à nos entrevues et à l'examen des documents, nous avons constaté que les budgets, les engagements et les prévisions financières pour l'initiative avaient été élaborés et surveillés, sous la direction de l'ACIA. Nous avons noté de bonnes pratiques pour l'initiative en matière de biosécurité au titre desquelles la surveillance du budget et des engagements et les prévisions financières ont été bien détaillées et documentées. Nous avons constaté que les activités susmentionnées réalisées par l'ACIA étaient en phase avec les exigences et les pratiques de celle-ci. Cependant, comme il est noté à la section 3,1, ces activités ont été dirigées par l'ACIA, et celle-ci a pris divers engagements auprès de ses homologues d'AAC.

La capacité de l'ACIA d'avoir le pouvoir discrétionnaire de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à l'autre n'était pas prévue dans le protocole d'entente, mais a été prise en compte dans des modifications subséquentes apportées dans le cadre de deux des trois initiatives.

Le protocole d'entente ne comprenait pas de disposition abordant explicitement la capacité de l'ACIA d'avoir le pouvoir discrétionnaire de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à l'autre, y compris les dépenses salariales et non salariales. En ce qui concerne les initiatives de biosécurité et de traçabilité, les modifications apportées au protocole d'entente conféraient explicitement à l'ACIA le pouvoir discrétionnaire exclusif de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à l'autre. Aucune modification similaire n'a été apportée pour l'Initiative du PRSA. Compte tenu du libellé actuel du protocole d'entente et de l'absence de modification, la capacité de l'ACIA de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à l'autre dans le cadre de l'Initiative du PRSA n'est pas claire et laisse place à l'interprétation.

Pour l'exercice 2015-2016, nous avons constaté des variations entre les coûts prévus dans le budget et les coûts réels par catégorie de coûts pour toutes les initiatives, y compris celle du PRSA. Nous comprenons que les variations entre les coûts ne peuvent pas être évitées, car tous les responsables des initiatives ont fait face à des défis quant à la capacité de planifier et d'établir un budget et des prévisions en raison de circonstances hors de leur contrôle et de la dépendance envers l'industrie. La progression et la mise en œuvre de l'Initiative du PRSA, en particulier, dépendent en grande partie de l'industrie. Les autres initiatives ont également dû régler des situations au cours de l'exercice 2015-2016 où les intervenants de l'industrie ont eu de la difficulté à respecter leurs engagements en matière de déplacement pour participer à des réunions ou à des conférences déjà prévues.

Recommandation 2.0

Le vice-président de la DGPP devrait demander une clarification de l'AAC en ce qui concerne la possibilité de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à l'autre dans le cadre de l'Initiative du Programme de reconnaissance de la salubrité des aliments (PRSA) et demander la modification de ce protocole d'entente, si nécessaire. L'ACIA devrait aussi s'assurer que la possibilité de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à une autre soit clairement identifiée dans tout protocole d'entente futur afin d'éviter les mauvaises interprétations.

3.4 Processus de gestion de l'information sur les finances et le rendement et systèmes de production de rapports connexes

La disposition 8.2 du protocole d'entente prévoit des exigences en ce qui concerne la date à laquelle l'ACIA soumet les versions provisoire et définitive des rapports de rendement annuels à AAC ainsi que le contenu des rapports de rendement.

Les rapports de rendement annuels présentés par l'ACIA à AAC pour l'exercice 2015-2016 ont été soumis en temps opportun et approuvés par l'ACIA et contenaient des renseignements exacts et des éléments conformes au protocole d'entente.

Nous avons examiné les rapports de rendement de fin d'exercice qui ont été préparés et soumis pour chaque initiative pour l'exercice 2015-2016 ainsi que la documentation à l'appui.

Nous avons constaté que les versions provisoire et définitive des rapports de rendement pour chaque initiative ont été présentées à AAC en temps opportun et contenaient tous les éléments requis, conformément aux exigences énoncées dans le protocole d'entente. Nous avons également constaté que les rapports ont été approuvés par l'ACIA jusqu'à l'échelon des directeurs exécutifs.

De plus, nous avons sélectionné un grand échantillon d'affirmations formulées dans les rapports de rendement pour chaque initiative et avons constaté que toutes les affirmations sélectionnées ont été étayées par des documents à l'appui.

Annexes

Annexe A : Critères de vérification

Les critères de vérification ont été établis selon les principales mesures de contrôle décrites dans le document du Bureau du contrôleur général intitulé « Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes », les critères utilisés lors de vérifications de la conformité similaires et les dispositions pertinentes du protocole d'entente.

Les critères de vérification sont classés selon les secteurs d'intérêt ci-dessous :

Secteur d'intérêt 1 : Mesures de contrôle relatives à la gestion et à l'administration des initiatives

1.1. On assure une surveillance efficace de la gestion et de la mise en œuvre des trois initiatives financées dans le cadre du protocole d'entente.

1.2. Les rôles et les responsabilités concernant la gestion et l'administration sont établis, communiqués et compris.

1.3. Il existe des voies de communication entre AAC et l'ACIA, et la rétroaction d'AAC est prise en compte lors de la planification opérationnelle et d'autres activités en conformité avec le protocole d'entente.

Secteur d'intérêt 2 : Mesures de contrôle financier

2.1 Le délégataire approuve à l'avance les dépenses relatives au protocole d'entente, et les engagements sont consignés au moment où des décisions sont prises relativement aux dépenses.

2.2 Le processus de passation de marchés est respecté pour les dépenses non salariales, s'il y a lieu.

2.3 La vérification des comptes en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques est effectuée conformément aux procédures établies et attestée par le délégataire.

2.4 Les dépenses sont codées et consignées avec exactitude, conformément aux procédures de l'ACIA.

Secteur d'intérêt 3 : Pratiques et processus sur la gestion du financement

3.1 Les plans de travail et les budgets, y compris les changements importants, sont approuvés, et les modifications au protocole d'entente sont apportées en temps opportun, le cas échéant.

3.2 On surveille les progrès réalisés par rapport aux plans de travail et aux budgets approuvés et on prend les mesures correctives qui s'imposent, au besoin.

Secteur d'intérêt 4 : Processus de gestion de l'information sur les finances et le rendement et systèmes de production de rapports connexes

4.1 Les rapports sur les finances et le rendement sont établis et présentés en temps opportun et étayés par des documents à l'appui.

4.2 On examine et approuve les rapports sur les finances et le rendement conformément aux procédures établies.

Annexe B : Réponse et plan d'action de la direction

Réponse générale de la direction

Le vice-président de la Direction générale des politiques et des programmes a examiné le rapport de vérification sur le protocole d'entente de CA 2 et approuve les deux recommandations; il entreprendra immédiatement le processus et les consultations nécessaires auprès des responsables des secteurs de programme concernés et des partenaires d'AAC en vue de mettre en œuvre les activités énoncées dans ce plan d'action.

Recommandation 1 : Le vice-président de la Direction générale des politiques et des programmes devrait demander une clarification de l'AAC en ce qui concerne le financement des frais de locaux pour chacune des trois initiatives et demander la modification de ce protocole d'entente, si nécessaire. L'ACIA devrait aussi s'assurer que l'admissibilité des demandes de remboursement de frais de locaux soit explicitement identifiée dans tout protocole d'entente futur afin d'éviter les mauvaises interprétations.
Réponse et plan d'action de la direction Date de mise en œuvre ou d'achèvement Responsables
La direction est en accord avec cette recommandation, et les mesures suivantes seront prises :
  • a) Consultation avec AAC afin de demander une clarification quant au financement des frais de locaux pour chacune des trois initiatives.
  • a) Février 2017
DE, Direction de la santé des animaux, DGPP
  • b) Si nécessaire, travailler avec les responsables des secteurs de programme d'AAC et de l'ACIA afin de demander la modification de l'annexe D (budget) du protocole d'entente CA 2 afin de s'assurer que l'ACIA est autorisée à présenter des demandes pour le remboursement des frais de locaux. Les étapes importantes incluent :
    1. consultation auprès des responsables des secteurs de programme de l'ACIA en vue de modifier l'annexe D du protocole d'entente, si nécessaire;
    2. consultation auprès d'AAC sur les modifications proposées;
    3. demander l'approbation des agents désignés compétents nommés à la disposition 6.2 du protocole d'entente (directeurs généraux d'AAC et directeurs exécutifs de l'ACIA).
  1. Mars 2017
  2. Avril 2017
  3. Mai 2017
DE, Direction de la santé des animaux, DGPP
  • c) L'admissibilité des demandes pour le remboursement des frais de locaux sera indiquée explicitement dans les protocoles d'entente subséquents afin d'éviter une mauvaise interprétation, que les frais soient précisément financés ou non.
  • c) D'ici mai 2017, le vice-président de la DGPP de l'ACIA enverra une lettre d'intention au sous ministre adjoint de la Direction générale des programmes d'.AAC en précisant que les frais de locaux seront indiqués explicitement dans tout protocole d'entente subséquent.
DE, Direction de la santé des animaux, DGPP
Recommendation 2 : Le vice-président de la DGPP devrait demander une clarification de l'AAC en ce qui concerne la possibilité de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à l'autre dans le cadre de l'Initiative du Programme de reconnaissance de la salubrité des aliments (PRSA) et demander la modification de ce protocole d'entente, si nécessaire. L'ACIA devrait aussi s'assurer que la possibilité de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à une autre soit clairement identifiée dans tout protocole d'entente futur afin d'éviter les mauvaises interprétations.
Réponse et plan d'action de la direction Date de mise en œuvre ou d'achèvement Responsables
La direction est en accord avec cette recommandation, et les mesures suivantes seront prises :
  • a) Travailler avec AAC afin de demander une clarification en ce qui concerne la possibilité de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à l'autre dans le cadre de l'Initiative du Programme de reconnaissance de la salubrité des aliments (PRSA).
  • a) Février 2017
Directeur exécutif, Direction des systèmes canadiens d'assurance de la salubrité des aliments et de l'hygiène des viandes, DGPP
  • b) Collaborer avec les responsables des secteurs de programme d'AAC et de l'ACIA en vue de modifier l'annexe D (Budget) du protocole d'entente relatif à CA 2 afin de demander de conférer à l'ACIA la capacité de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à l'autre dans le cadre de l'Initiative du Programme de reconnaissance de la salubrité des aliments (comme les autres initiatives de CA 2 de l'ACIA sur la traçabilité et la biosécurité). Les étapes importantes incluent :
    1. consultation auprès des responsables des secteurs de programme de l'ACIA en vue de modifier l'annexe D du protocole d'entente;
    2. consultation auprès d'AAC sur les modifications proposées;
    3. demander l'approbation des agents désignés compétents nommés à la disposition 6.2 du protocole d'entente (directeurs généraux d'AAC et directeurs exécutifs de l'ACIA).
  1. Mars 2017
  2. Avril 2017
  3. Mai 2017
Directeur exécutif, Direction des systèmes canadiens d'assurance de la salubrité des aliments et de l'hygiène des viandes, DGPP
  • c) Indiquer explicitement dans tout protocole d'entente à venir la capacité de l'ACIA de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à une autre, en fonction des défis liés à la planification des dépenses et à l'établissement du budget
  • c) D'ici avril 2017, le vice-président de la DGPP de l'ACIA enverra une lettre d'intention au sous ministre adjoint de la Direction générale des programmes d'AAC en précisant qu'il sera indiqué explicitement dans tout protocole d'entente à venir que l'ACIA a la capacité de transférer des fonds d'une catégorie de coûts à une autre, en fonction des défis liés à la planification des dépenses et à l'établissement du budget.
Directeur exécutif, Direction des systèmes canadiens d'assurance de la salubrité des aliments et de l'hygiène des viandes, DGPP

Approuvé par (vice-président de la direction générale) :

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