ARCHIVÉE - Vérification des biens immobiliers

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Décembre 2011

Table des matières

1.0 Sommaire

1.1 Introduction

La Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux et la Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor (CT) sont les principaux instruments législatifs et stratégiques qui régissent les biens immobiliers. Le Guide de la gestion des biens immobiliers du CT fournit des conseils sur la mise en application de la politique.

Dans le Guide de la gestion des biens immobiliers du CT, on met en relief le fait que les biens immobiliers sont des actifs de valeur qui contribuent à la prestation des programmes fédéraux et dont les Canadiens peuvent tirer profit et que, par conséquent, on doit les gérer soigneusement afin d'en protéger la valeur. Ainsi, la gestion appropriée de ces actifs est tout aussi importante que celle des autres ressources, y compris les ressources financières, administrées par le gouvernement fédéral pour le bien de tous les Canadiens. Selon les chiffres apparaissant dans les états financiers vérifiés, au 31 mars 2010, l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) possédait des terrains d'une valeur de 3,3 millions de dollars ainsi que des immeubles dont la valeur comptable nette s'établissait à 81,2 millions de dollars.

À l'heure actuelle, la gestion fonctionnelle du portefeuille de biens immobiliers de l'ACIA relève des Services des biens immobiliers de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité, Direction générale des finances, de l'administration et de la technologie de l'information (DGFATI). Cette dernière est chargée des politiques et de la prestation des conseils et des orientations en matière de biens immobiliers, et elle est la seule responsable des achats et de l'aliénation des biens ainsi que de la gestion des locaux et des installations pour les bureaux.

La Direction générale des sciences et la Direction générale des opérations assurent la gestion opérationnelle des locaux à usage spécifique, comme les laboratoires et les postes d'inspection et de quarantaine.

1.2 Objectif et portée

L'objectif de la vérification est de s'assurer que l'Agence, en tant que gardienne des installations détenues et administrées par l'ACIA, est en conformité avec la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT.

La portée de la vérification englobait la gestion des dix laboratoires et des quinze postes d'inspection énumérés dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) du CT (pour de plus amples détails, voir l'annexe B).

1.3 Constatations et recommandations

Gouvernance

Constatation 1.0 :  La responsabilité des biens immobiliers de l'ACIA est répartie entre les Services des biens immobiliers et les directions générales des Sciences et des Opérations. Il n'est pas clairement établi qui est responsable de la surveillance générale des biens immobiliers et des dépenses connexes.

Recommandation 1.0 :  L'ACIA devrait élaborer et communiquer une procédure explicite de surveillance de la gestion du portefeuille des biens immobiliers pour veiller à la conformité à la réglementation, aux politiques, aux directives et aux normes applicables.

Constatation 2.0 :  Le cadre provisoire de gestion des biens immobiliers de l'ACIA n'a pas été approuvé ni mis en oeuvre et il ne répond pas aux exigences de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT.

Recommandation 2.0 :  Le vice président de la DGFATI devrait veiller à ce que l'ébauche du cadre de gestion des biens immobiliers et ses composantes connexes soient achevés, approuvés et communiqués, et qu'ils soient conformes à la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT.

Gestion des risques

Constatation 3.0 :  Il n'y a pas de processus de gestion des risques en place pour fournir à la direction les renseignements sur le risque qui permettraient d'appuyer la gestion du portefeuille des biens immobiliers et la prise de décisions.

Recommandation 3.0 :  Le directeur exécutif, Direction de la gestion des biens et de la sécurité, en collaboration avec les directions générales des Sciences et des Opérations, devrait veiller à ce que l'ACIA élabore et mette en place un cadre et des processus de gestion des risques pour les biens immobiliers.

Contrôle interne

Constatation 4.0 :  Aucun plan à long terme n'est en place pour répondre aux besoins en matière d'installations et pour gérer les biens immobiliers en dépôt tout au long de leur cycle de vie.

Recommandation 4.0 :  Le directeur exécutif, Direction de la gestion des biens et de la sécurité, devrait veiller à ce que l'ACIA se dote d'un plan d'investissement à long terme pour faire en sorte que celle-ci dispose d'un processus de gestion du cycle de vie qui satisfasse à la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT.

Constatation 5.0 :  Des systèmes de gestion de l'information n'ont pas été mis en application uniformément dans l'ensemble du portefeuille des biens immobiliers. Les systèmes ne fournissent pas à la direction de renseignements sur l'état des biens immobiliers.

Recommandation 5.0 :  Le directeur exécutif, Direction de la gestion des biens et de la sécurité, devrait voir à ce que l'ACIA mette en place un système intégré de gestion de l'information pour l'ensemble des biens immobiliers dont elle a la garde qui réponde aux exigences de la politique du CT.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et des éléments de preuve recueillis pour confirmer l'exactitude des opinions formulées et contenues dans ce rapport. La présente opinion se fonde sur une comparaison des conditions existantes au moment de la vérification avec des critères de vérification préétablis. Les constatations ne s'appliquent qu'aux entités examinées et qu'au champ d'études décrit dans le présent rapport.

1.5 Opinion du vérificateurNote de bas de page 1

Selon moi, l'ACIA présente des lacunes et des risques qui requièrent l'attention de la direction en ce qui concerne la gouvernance, la gestion des risques et les processus de contrôle du point de vue de la gestion des biens immobiliers dont elle a la garde.

Brian Smith
Dirigeant principal par interim de la vérification, ACIA

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) est le plus grand organisme canadien de réglementation à vocation scientifique. Elle emploie près de 7 200 professionnels qui travaillent partout Canada, dans la région de la capitale nationale et dans les quatre centres opérationnels (Atlantique, Québec, Ontario et l'Ouest). Elle est chargée de protéger les ressources alimentaires, animales et végétales pour en assurer la sûreté et l'accessibilité. Par le fait même, elle contribue à améliorer la santé et le bien-être des Canadiens tout en protégeant l'environnement et l'économie du Canada.

Les quatre centres opérationnels de l'ACIA englobent 18 bureaux régionaux, 185 bureaux locaux (y compris les points d'entrée frontaliers) et 408 bureaux dans des établissements non gouvernementaux (comme les établissements de transformation). Selon les chiffres apparaissant dans les états financiers vérifiés, au 31 mars 2010, l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) possédait des terrains d'une valeur de 3,3 millions de dollars ainsi que des immeubles dont la valeur comptable nette s'établissait à 81,2 millions de dollars.

La Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux et la Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor (CT) sont les principaux instruments législatifs et stratégiques qui régissent les biens immobiliers. Le Guide de la gestion des biens immobiliers du CT fournit des conseils sur la mise en application de la politique.

Dans le Guide de la gestion des biens immobiliers du CT, on met en relief le fait que les biens immobiliers sont des actifs de valeur qui contribuent à la prestation des programmes fédéraux et dont les Canadiens peuvent tirer profit et que, par conséquent, on doit les gérer soigneusement afin d'en protéger la valeur. Ainsi, la gestion appropriée de ces actifs est tout aussi importante que celle des autres ressources, y compris les ressources financières, administrées par le gouvernement fédéral pour le bien de tous les Canadiens.

Portefeuille des biens immobiliers de l'ACIA

À l'heure actuelle, la gestion fonctionnelle du portefeuille de biens immobiliers de l'ACIA relève des Services des biens immobiliers de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité, Direction générale des finances, de l'administration et de la technologie de l'information (DGFATI). Cette dernière est chargée des politiques et de la prestation des conseils et des orientations en matière de biens immobiliers, et elle est la seule responsable des achats et de l'aliénation des biens ainsi que de la gestion des locaux et des installations pour les bureaux.

La Direction générale des sciences et la Direction générale des opérations assurent la gestion opérationnelle des locaux à usage spécifique, comme les laboratoires et les postes d'inspection et de quarantaine.

Laboratoires appartenant à l'ACIA - Direction générale des sciences

Le portefeuille des laboratoires de la Direction générale des sciences regroupe des laboratoires de partout au Canada. Le réseau de laboratoires est organisé en quatre centres opérationnels (Ouest, Ontario, Québec et Atlantique) et englobe également le Centre national des maladies animales exotiques de Winnipeg. Ces laboratoires fournissent des services d'analyse, d'épreuves, de recherche et d'élaboration des méthodes ainsi que des avis scientifiques et des services de consultation.

Postes de quarantaine et d'inspection - Direction générale des opérations

L'ACIA dispose d'installations d'inspection des animaux et des végétaux, et réglemente des postes de quarantaine. Les installations pour les animaux mis en quarantaine sont équipées pour abriter et nourrir les animaux durant la période de quarantaine requise avant qu'ils puissent être admis au pays. Les principales activités effectuées aux installations d'inspection des animaux sont notamment le déchargement, l'inspection et le rechargement des animaux, le tout sous la supervision des vétérinaires de l'ACIA. Terre-Neuve-et-Labrador compte deux postes d'inspection des végétaux à usage spécifique. Il y a quatre postes de quarantaine pour animaux ou végétaux.

2.2 Objectif

L'objectif de la vérification est de s'assurer que l'Agence, en tant que gardienne des installations détenues et administrées par l'ACIA, est en conformité avec la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT.

2.3 Portée

La portée de la vérification englobait la gestion des dix laboratoires et des quinze postes d'inspection énumérés dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) du CT (pour de plus amples détails, voir l'annexe B).

On a entrepris la planification de la vérification en mai 2010. La vérification sur le terrain a commencé en septembre 2010 pour se terminer en octobre 2010.

2.4 Méthodologie et approche

On a établi des critères et des sous-critères détaillés de vérification (voir l'annexe A) afin de s'en servir comme normes sur lesquelles l'évaluation pouvait être fondée. Ces critères ont également permis de clarifier les objectifs de la vérification ainsi que de jeter les fondements du plan de travail et de la vérification. Pour chacun des critères, on a indiqué le lien qui le rattache à la gouvernance, à la gestion des risques et aux mesures de contrôle, ou à une combinaison des trois. Voici les critères déterminés pour cette vérification.

Gouvernance

  • Un cadre approprié de gestion des biens immobiliers (CGBI) est mis en place et tenu à jour.

Gestion des risques

  • Des processus officiels de gestion des risques sont en place pour les biens immobiliers de l'ACIA.

Contrôles

  • Des politiques, des programmes et des procédures sont en place pour favoriser la mise en application uniforme des politiques et des directives du CT et le respect de celles-ci.
  • Des lignes de communication sont établies entre l'organisation, les utilisateurs et les autres intervenants externes.
  • Les biens immobiliers sont gérés tout au long de leur cycle de vie.
  • Il existe des systèmes exhaustifs de gestion de l'information qui fournissent des données fiables permettant d'appuyer le processus décisionnel de la direction.
  • Les biens immobiliers de l'ACIA sont gérés et protégés conformément aux exigences du gouvernement du Canada.
  • Des fonctions de contrôle et de surveillance sont mises en place afin de voir au respect de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT ainsi que de ses directives et normes connexes.

La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du CT. L'équipe de vérification a adopté la démarche suivante afin de recueillir des données et d'atteindre l'objectif de la vérification.

  • Examen des politiques, des directives et des orientations du CT en matière de gestion des biens immobiliers;
  • Examen des politiques et des procédures de l'ACIA en ce qui a trait à la gestion des biens immobiliers;
  • Entrevues menées auprès du personnel, notamment les gestionnaires d'installations, des directions générales suivantes : Sciences, Opérations et DGFATI;
  • Visite de cinq laboratoires (Ottawa Fallowfield, Charlottetown, Dartmouth, Calgary et Lethbridge) et de deux postes d'inspection (Coutts et Sweetgrass) choisis en fonction de leur diversité géographique;
  • Examen et analyse des documents.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

La section qui suit expose en détail les constatations découlant de la vérification des biens immobiliers de l'ACIA. Ces constatations sont fondées sur les éléments probants et les analyses découlant à la fois de notre analyse initiale des risques et de la vérification détaillée.

3.2 Gouvernance

Constatation 1.0 : La responsabilité des biens immobiliers est partagée

La responsabilité des biens immobiliers de l'ACIA est répartie entre les Services des biens immobiliers et les directions générales des Sciences et des Opérations. Il n'est pas clairement établi qui est responsable de la surveillance générale des biens immobiliers et des dépenses connexes.

Nous nous attentions à trouver des structures bien définies quant à l'imputabilité et à la prise de décisions, notamment la détermination de pouvoir et de champs de responsabilité qui soient compatibles avec les besoins et la capacité de l'organisme.

Dans la lettre de délégation portant sur l'article 3 de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux (acquisition, administration et aliénation de biens immobiliers), le ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire délègue ses pouvoirs en ce qui a trait aux biens immobiliers à cinq personnes de l'ACIA : le président, le premier vice-président, le président de la DGFATI, le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité, et le directeur des Services des biens immobiliers. La délégation des pouvoirs financiers en ce qui concerne les biens immobiliers accorde des pouvoirs pour les dépenses continues aux Services des biens immobiliers, à la Direction générale des sciences et à la Direction générale des opérations dans des instruments distincts.

Ces délégations tiennent compte des pratiques en cours à l'ACIA au chapitre de la gestion des biens immobiliers, laquelle est répartie entre les Services des biens immobiliers et les directions générales des Sciences et des Opérations. Par exemple, la gestion du cycle de vie des laboratoires qui appartiennent à l'ACIA est répartie entre les Services des biens immobiliers, qui sont responsables de l'achat et de l'aliénation ainsi que des grands projets d'immobilisations, et la Direction générale des Sciences, laquelle est chargée de l'entretien quotidien des installations. Les gestionnaires des laboratoires rendent des comptes aux directeurs des laboratoires de chacun des endroits; les directeurs des laboratoires ne relèvent pas des Services des biens immobiliers.

La Direction générale des sciences veille à protéger ses besoins opérationnels. Les Services des biens immobiliers sont chargés de veiller à ce que les exigences de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT soient satisfaites. En raison du partage des responsabilités relativement aux installations de l'ACIA, la façon dont celle-ci amorce la gestion du cycle de vie n'est pas clairement définie.

La gestion des postes de quarantaine et d'inspection témoigne également du partage des responsabilités. Un gestionnaire des Services des biens immobiliers est responsable des postes de quarantaine et d'inspection, alors qu'il incombe à la Direction générale des opérations d'assurer la gestion quotidienne de ces postes.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT exige que des structures de responsabilisation et de prise de décisions soient établies clairement, y compris les pouvoirs et les responsabilités qui correspondent aux besoins et à la capacité de l'organisation. L'absence d'un cadre exhaustif de gestion des biens immobiliers approuvé pour l'ACIA crée une situation où la responsabilité de la gestion des biens immobiliers de l'Agence, y compris les rôles et responsabilités propres aux autorités fonctionnelles de l'organisation et aux utilisateurs, n'a pas été clairement établie.

La surveillance actuelle des biens immobiliers ne permet pas de corriger les non-conformités relatives aux immeubles d'une façon efficiente. Les risques découlant du partage des responsabilités sont liés à la gestion du portefeuille de biens immobiliers de l'Agence et aux dépenses connexes pour veiller à ce que les exigences opérationnelles et stratégiques soient respectées.

Recommandation 1.0

L'ACIA devrait établir et communiquer un processus explicite de surveillance de la gestion du portefeuille des biens immobiliers pour veiller à la conformité à la réglementation, aux politiques, aux directives et aux normes applicables.

Constatation 2.0 : L'élaboration du cadre de gestion des biens immobiliers de l'ACIA n'est pas terminée

L'ébauche du cadre de gestion des biens immobiliers de l'ACIA n'a pas été approuvé ni mis en oeuvre, et il ne répond pas aux exigences de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT.

Nous nous attendions à ce que l'ACIA ait mis en place un cadre de gestion des biens immobiliers qui satisfasse aux exigences de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT et que ce cadre soit tenu à jour de manière à permettre la prise de décisions éclairées en matière de biens immobiliers, en temps voulu, et l'atteinte des résultats stratégiques des programmes.

Les exigences de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT englobent les suivantes : 

  • Des structures bien définies quant à l'imputabilité et à la prise de décisions, notamment la détermination de pouvoirs et de champs de responsabilité qui soient compatibles avec les besoins et la capacité de l'organisme;
  • Des politiques, des pratiques et des processus conformes aux lois et aux règlements fédéraux et aux politiques du gouvernement;
  • Des systèmes qui fournissent de l'information pertinente sur le rendement lié aux programmes, aux finances et aux biens immobiliers.

La version provisoire du Cadre de gestion des biens immobiliers (CGBI), préparée en 2008 par la Direction de la gestion des biens et de la sécurité, offre un aperçu de la gestion des biens immobiliers de l'ACIA. L'ébauche du CGBI doit encore être approuvée officiellement et distribuée, et les exigences propres à un CGBI décrites dans la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT n'ont pas encore été élaborées ou mises en application, notamment : 

  • Une description claire des structures de responsabilisation et de prise de décisions en matière de biens immobiliers;
  • Une politique de l'ACIA sur la gestion des biens immobiliers (il existe actuellement une version provisoire datant de novembre 2009);
  • Un cadre de gestion du rendement n'a pas encore été élaboré. Il n'y a pas de systèmes qui fournissent de l'information pertinente sur le rendement lié aux programmes, aux finances et aux biens immobiliers.

Bien que l'élaboration du CGBI soit un pas dans la bonne direction, l'ACIA ne répond pas aux exigences relativement à un CGBI telles qu'elles sont établies dans la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT. Le fait que le cadre et ses composantes connexes soient incomplets ou provisoires entraîne des risques pour l'Agence puisque les gestionnaires ne disposent pas d'un CGBI exhaustif et bien connu. La responsabilité générale au chapitre des biens immobiliers n'a pas été établie officiellement, et il n'y a pas d'orientation stratégique claire ni de renseignement sur le rendement permettant d'orienter le processus décisionnel de la direction.

Recommandation 2.0

Le vice-président de la DGFATI devrait veiller à ce que l'ébauche du cadre de gestion des biens immobiliers et ses composantes connexes soient achevés, approuvés et communiqués, et qu'ils soient conformes à la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT.

3.3 Gestion des risques

Constatation 3.0 : Gestion des risques incomplète

Il n'y a pas de processus de gestion du risque en place pour fournir à la direction les renseignements sur le risque qui permettraient d'appuyer la gestion du portefeuille des biens immobiliers et la prise de décisions.

Nous nous attendions à ce que l'ACIA ait mis en place des processus officiels de gestion des risques pour les biens immobiliers, notamment la définition des risques et des mesures d'atténuation.

L'ACIA a des besoins particuliers en ce qui a trait aux biens immobiliers pour pouvoir réaliser ses programmes et remplir son mandat. Il s'agit notamment de laboratoires et de postes de quarantaine et d'inspection qui touchent les secteurs d'activité des végétaux, des animaux et des aliments. Les risques liés aux biens immobiliers qui ont une incidence sur la prestation des programmes ainsi que sur la santé et la sécurité doivent être gérés.

Bien qu'il existe des processus officiels de gestion des risques pour les grands projets, les approches de l'ACIA à l'endroit de la gestion des risques ne sont pas largement appliquées dans l'ensemble du portefeuille des biens immobiliers. Le modèle du plan de gestion des risques des projets offre un cadre pour la tenue des évaluations des risques liés à un projet pour les dépenses en immobilisations majeures. Ces modèles sont utilisés pour les grands projets en cours.

Même si l'ébauche du plan d'investissement de l'ACIA dans les biens immobiliers 2009-2010, préparé par les SBI en février 2009, mentionnait des risques pour le portefeuille, les SBI ne disposaient pas des données nécessaires pour mener une évaluation des risques ou pour atténuer les risques relevés.

Sans une évaluation officielle des risques, il se peut que l'ACIA ne dispose pas de stratégies adéquates pour l'atténuation des risques comme les suivants : 

  • Incapacité d'assurer la prestation des programmes par le truchement des installations;
  • Responsabilité environnementale aux sites de l'ACIA;
  • Risques pour la santé et la sécurité des employés et du public;
  • Utilisation inefficace des investissements dans les biens immobiliers;
  • Processus décisionnel de la direction inefficace en raison du manque d'information.

Recommandation 3.0

Le directeur exécutif, Direction de la gestion des biens et de la sécurité, en collaboration avec les directions générales des Sciences et des Opérations, devrait veiller à ce que l'ACIA élabore et mette en place un cadre et des processus de gestion du risque pour les biens immobiliers.

3.4 Contrôle interne

Constatation 4.0 : Planification limitée des investissements et gestion du cycle de vie

Il n'y a pas de plans à long terme pour répondre aux besoins en matière d'installations et pour gérer les biens immobiliers en dépôt tout au long de leur cycle de vie.

Nous nous attendions à ce que les processus de planification et de prise de décisions relativement aux biens immobiliers soient appuyés par une évaluation des coûts du cycle de vie liés à toutes les décisions en matière d'investissement.

En vertu de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT, les ministères et les organismes sont tenus d'acquérir, d'utiliser, d'entretenir et d'aliéner les biens immobiliers de façon à satisfaire à leurs besoins en matière de biens immobiliers, tout en tirant le maximum d'avantages économiques à long terme pour l'État.

La gestion du cycle de vie nécessite une planification à long terme pour faire en sorte que les biens soient protégés tout au long de leur durée de vie utile. Elle doit également tenir compte de l'acquisition, de l'utilisation, de l'entretien, du remplacement et de l'aliénation des biens immobiliers. La Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT stipule qu'une analyse économique et une analyse des programmes doivent être effectuées pour que l'on puisse connaître tous les coûts et avantages des différentes options immobilières pour l'ensemble du cycle de vie.

À l'ACIA, les activités liées à l'acquisition et à l'aliénation ont été plutôt limitées ces trois dernières années et, compte tenu de la nature spécialisée des laboratoires et des postes de quarantaine et d'inspection de l'ACIA, la gestion de leur cycle de vie est cruciale.

Il n'y a pas de plan à long terme pour veiller à ce que les biens sous la garde de l'ACIA soient gérés en fonction de leur cycle de vie. Un plan à long terme devrait mettre en lumière les mesures minimales requises pour entretenir un bien ou le ramener à un état minimal dans le but de répondre aux exigences du programme. À l'heure actuelle, le financement des grands projets d'immobilisation est examiné par le Conseil des investissements stratégiques de l'Agence. Les projets relatifs aux biens immobiliers sont en concurrence avec des projets liés à d'autres types de biens (TI, parc automobile, laboratoire et autre matériel scientifique), et aucune garantie n'est donnée quant au niveau de financement des biens immobiliers d'une année à l'autre.

Au chapitre des installations, les rapports indépendants sur l'état des immeubles fournissent des références sur ce qu'il faut pour que celles-ci répondent aux exigences. À compter de 2009, des rapports sur l'état des immeubles (REI) étaient disponibles pour tous les laboratoires dont l'ACIA a la garde. Les REI ont permis de relever 380 projets prioritaires (définis comme des urgences, une défaillance ou une condition déjà présente ou qui entraînera sous peu la fermeture de l'immeuble ou du système de soutien), totalisant 31 millions de dollars, qu'il fallait réaliser en 2009-2010. Même s'il nous a été impossible de déterminer les dépenses réelles relativement à ces priorités, les dépenses en capital ont totalisé 14,6 millions de dollars (englobant les fonds de stimulation) en 2009-2010. La dernière mise à jour des REI pour les postes de quarantaine et d'inspection remonte à 2005.

Les gestionnaires des installations sont conscients que les décisions doivent être prises en fonction du cycle de vie et ont indiqué qu'en raison des contraintes sur le plan des ressources et de la concurrence entre les priorités immédiates, ils n'ont pu aller de l'avant et mettre en place une approche structurée en ce qui concerne la gestion du cycle de vie.

Dans le Guide de la gestion des biens immobiliers du CT, on suggère que la somme à consacrer chaque année à l'entretien et à la réparation d'une immobilisation est d'au moins 2 % du coût de sa reconstruction. Si l'on suppose qu'un bien bâti durera environ 50 ans, une tranche supplémentaire de 2 % devrait être investie dans des projets d'immobilisations qui en renouvellent la durée de vie. L'investissement annuel minimal nécessaire pour assurer le bon état d'un bien immobilier est estimé à 4 % de sa valeur de remplacement.

Les données obtenues des SBI laissent entendre que les investissements effectués sont inférieurs aux lignes directrices fournies par le CT pour les biens immobiliers. Les données des SBI indiquent qu'en moyenne, une tranche de moins de 1 % a été mise de côté pour l'entretien préventif et qu'une tranche de moins de 1,5 % a été mise de côté pour les investissements en immobilisations. Même si les fonds de stimulation ont permis un allègement de la charge au chapitre de l'investissement dans les immobilisations en 2009-2010 et en 2010-2011, il y a un risque qu'à long terme le financement tombe sous le seuil fixé par le CT.

Sans l'application de processus fondés sur le cycle de vie, il y a un risque que l'ACIA ne puisse répondre aux exigences en matière de prestation des programmes en raison d'installations inadéquates ou détériorées. Les lacunes au chapitre des processus axés sur le cycle de vie et des plans d'investissement à long terme placent l'ACIA en situation de non-conformité par rapport à la Politique sur la gestion des immobilisations du CT.

Recommandation 4.0

Le directeur exécutif, Direction de la gestion des biens et de la sécurité, devrait veiller à ce que l'ACIA se dote d'un plan d'investissement à long terme pour faire en sorte que celle-ci dispose d'un processus de gestion du cycle de vie qui satisfasse à la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT.

Constatation 5.0 : Mise en oeuvre incohérente des systèmes de gestion de l'information

Des systèmes de gestion de l'information n'ont pas été mis en application uniformément dans l'ensemble du portefeuille des biens immobiliers. Les systèmes ne fournissent pas à la direction de renseignements sur l'état des biens immobiliers.

Nous nous attendions à ce que l'ACIA dispose de systèmes de gestion de l'information qui fournissent de l'information fiable en appui au processus décisionnel de la direction. La Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT exige : 

  • qu'un cadre approprié de gestion des immobilisations soit en place et qu'il soit doté de systèmes qui fournissent de l'information pertinente sur le rendement lié aux programmes, aux finances et aux biens immobiliers;
  • que le rendement global des biens immobiliers soit évalué régulièrement et systématiquement afin que l'on puisse en déterminer la fonctionnalité, l'utilisation et le rendement d'un point de vue physique et financier;
  • que des indicateurs clés de rendement et des cibles à partir des repères pertinents soient déterminés.

La gestion de l'information concernant les biens immobiliers permet : l'intégration des renseignements sur les biens immobiliers et sur les aspects financiers; une corrélation avec les objectifs du programme ainsi qu'avec la structure de gestion des ressources et des résultats du ministère; l'inscription des renseignements pertinents au Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) et à l'Inventaire des sites contaminés fédéraux (ISCF) ainsi que leur mise à jour.

Le RBIF du CT offre un registre central et une liste complète de tous les biens immobiliers fédéraux. En vertu de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT, les ministères gardiens doivent conserver dans le RBIF un registre à jour, complet et exact des biens immobiliers qu'ils administrent. Les renseignements sur l'inventaire des biens immobiliers de l'ACIA sont conservés par les SBI, qui en font la mise à jour dans le RBIF chaque année. Nous avons observé que le statut d'un certain nombre de propriétés n'apparaissait pas dans la base de données de l'ACIA de la même façon que dans le RBIF.

L'Inventaire des sites contaminés fédéraux du CT présente des renseignements sur tous les sites fédéraux contaminés connus. L'ACIA a évalué et relevé les sites contaminés; l'inventaire de l'Agence a signalé 11 cas de sites contaminés, lesquels ont été déclarés sécuritaires.

Nous avons observé qu'il n'y avait aucun système de gestion de l'information pour assurer le suivi de l'entretien préventif et du rendement des postes de quarantaine et d'inspection de l'ACIA. Les laboratoires de l'ACIA ne sont pas tous dotés de systèmes de gestion de l'information. Un seul des cinq laboratoires visités utilisait le logiciel de gestion des installations le plus récent. Deux laboratoires possédaient le logiciel, acheté en 2005, mais celui-ci n'avait pas encore été mis en service. Deux installations géraient leurs tâches d'entretien préventif sur des feuilles ou des feuilles de calcul. On ne peut générer de rapports nationaux sur le statut des activités de maintenance des laboratoires en raison du manque d'uniformité dans la mise en oeuvre du système.

L'ACIA n'a pas répondu aux exigences de la Politique sur la gestion des biens du CT et elle est incapable d'évaluer le rendement des biens et d'établir la correspondance avec les objectifs du programme.

La mise en oeuvre incohérente des systèmes d'information fait en sorte que la direction ne dispose pas de données et de renseignements fiables lui permettant de prendre des décisions éclairées en ce qui concerne l'acquisition, l'entretien et l'aliénation des biens immobiliers.

Recommandation 5.0

Le directeur exécutif, Direction de la gestion des biens et de la sécurité, devrait veiller à ce que l'ACIA se dote d'un système intégré de gestion de l'information qui soit mis en place pour l'ensemble des biens immobiliers en dépôt et qui réponde aux exigences de la politique du CT.

Annexe A : Critères de vérification détaillés

Gouvernance

Un cadre approprié de gestion des biens immobiliers (CGBI) est mis en place et tenu à jour.

  • L'ACIA met en place un CGBI afin d'appuyer des prises de décisions avisées et opportunes quant à la gestion des biens immobiliers et de générer des résultats stratégiques pour les programmes.
  • Le CGBI de l'ACIA possède des structures bien définies quant à l'imputabilité et à la prise de décisions, notamment la détermination de pouvoirs et de champs de responsabilité qui sont compatibles avec les besoins et la capacité de l'organisme.
  • Le CGBI de l'ACIA veille à ce que les politiques, les pratiques et les processus de l'ACIA en matière de biens immobiliers soient conforment aux lois, aux règlements ainsi qu'aux politiques du gouvernement fédéral.
  • Le CGBI de l'ACIA fournit de l'information pertinente quant aux programmes et aux finances.
  • Les plans et des objectifs opérationnels sont en place pour permettre l'atteinte des objectifs stratégiques.

Gestion des risques

Des processus officiels de gestion des risques sont en place pour les biens immobiliers de l'ACIA.

  • La direction a cerné et évalué les risques susceptibles d'entraver l'atteinte des objectifs en ce qui concerne les biens immobiliers.
  • Des mesures de gestion des risques sont en place pour atténuer les risques importants.

Contrôles

Des politiques, des programmes et des procédures sont en place pour favoriser la mise en application uniforme et la conformité aux politiques et aux directives du CT.

  • L'ACIA met en place une politique, un cadre de gestion, des manuels et des procédures qui sont approuvés et mis à jour et qui tiennent compte des exigences du CT en matière de biens immobiliers.
  • Les documents d'orientation pour les biens immobiliers de l'ACIA sont communiqués et répondent aux besoins du personnel et des gestionnaires de l'Agence responsables des biens immobiliers.
  • Des plans de formation et d'élaboration qui répondent aux besoins des personnes et de l'organisation sont en place et mis en oeuvre.

Des lignes de communication sont établies entre l'organisation, les utilisateurs et les autres intervenants externes.

  • Les exigences des utilisateurs sont définies et documentées.

Les biens immobiliers sont gérés tout au long de leur cycle de vie.

  • On gère les biens immobiliers en tenant compte clairement de leur cycle de vie et des objectifs ciblés de l'organisation.
  • Des plans de gestion des biens ont été documentés et mis en oeuvre. Ceux-ci comportent un délai à court et à long terme pour la gestion des biens : 
    • Plans d'immobilisation à long terme à jour;
    • Budgets annuels et pluriannuels dotés du financement adéquat;
    • Plans stratégiques de gestion des biens;
    • Plans de gestion des immeubles.

Il existe des systèmes exhaustifs de gestion de l'information qui fournissent des données fiables permettant d'appuyer le processus décisionnel de la direction.

  • Un système d'information qui permet de tenir à jour un inventaire exact des biens immobiliers de l'ACIA est en place.
  • Un système exhaustif de gestion de l'information est en place pour assurer la gestion et le suivi des activités relatives aux biens immobiliers (locaux, projets, entretien régulier et imprévu, interface avec les systèmes actuels de gestion et de contrôle des propriétés).
  • Tous les biens immobiliers de l'ACIA sont pris en compte, et toutes les propriétés de l'ACIA sont répertoriées dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux du CT.

Les biens immobiliers de l'ACIA sont gérés et protégés conformément aux exigences du gouvernement du Canada.

  • L'ACIA exerce une administration fiable des biens immobiliers conformément aux lois et aux règlements, ainsi qu'aux politiques du CT (sécurité, prévention des incendies, santé, environnement, patrimoine, optimisation des possibilités de revenu et accessibilité).
  • L'ACIA veille à ce que les biens immobiliers qui excèdent les besoins des programmes ne soient pas retenus.

Des fonctions de contrôle et de surveillance sont mises en place afin de voir au respect de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT et de ses directives et normes connexes.

  • Un cadre de gestion du rendement et des indicateurs de rendement clé ont été mis au point.
  • Le rendement global des biens immobiliers est évalué régulièrement et systématiquement, et des renseignements sur l'état des biens, le rendement environnemental, la fonctionnalité, l'utilisation et le rendement financier sont transmis à la haute direction.

Annexe B : Résumé des biens immobiliers

(Du Répertoire des biens immobiliers fédéraux administré par le Conseil du Trésor)

Laboratoires
No du bien RBIF Laboratoires
30125 Burnaby (C.-B.)
32511 Calgary (Alb.)
69563 Charlottetown (Î.-P.-É.)
09346 Dartmouth (N.­É.)
14990 Lethbridge (Alb.)
29801 Laboratoire d'Ottawa - Fallowfield (Ontario)
14142 Saskatoon (Sask.)
58422 St-Hyacinthe (Qc)
17130 Sidney (N.-É.)
70604 Winnipeg (Man.)
Postes de quarantaine et d'inspection
No du bien RBIF Postes de quarantaine et d'inspection
00091 Poste d'inspection des véhicules d'Argentia (T.-N.-L.)
32597 Parc d'inspection des animaux de Boissevain (Man.)
14981 Poste d'inspection des animaux de Coutts (Alb.)
32596 Poste de quarantaine pour les animaux et les végétaux d'Emerson (Man.)
12356 Poste d'inspection d'Emerson (Man.)
13267 Parc à bestiaux d'Emerson (Man.)
16543 Poste d'inspection des animaux d'Huntingdon (C.-B.)
16119 Poste d'inspection des animaux de Kingsgate (C.-B.)
76261 Poste de quarantaine pour les animaux et les végétaux de Lacolle (Qc)
13474 Poste d'inspection des animaux de Monchy (Sask.)
33945 Poste de quarantaine pour les animaux et les végétaux de Nisku (Alb.)
13316 Poste de quarantaine et d'inspection de North Portal (Sask.)
36543 Poste d'inspection des véhicules de Port aux Basques (T.-N.-L.)
30210 Poste de quarantaine et d'inspection pour les animaux et les végétaux de Windsor (Ont.)
67184 Poste d'inspection des animaux de Woodstock (N.-B.)
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