ARCHIVÉE - Vérification de suivi du Programme d'aide fédéral (PAF)

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Décembre 2011

Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Au cours de l'exercice 2010-2011, la Direction de la vérification interne de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA ou l'Agence) a effectué une vérification du Programme d'aide fédéral (PAF). L'objectif de la vérification du PAF était de fournir une assurance à l'égard du respect des modalités, des lois, des règlements et autres textes d'application touchant les dépenses et la gestion du PAF. La vérification renfermait une recommandation, et la direction a préparé une réponse et un plan d'action pour y donner suite. Voici en quoi consistait la recommandation : le président de l'Agence devrait nommer un cadre supérieur de l'ACIA qui soit redevable et responsable du PAF afin de mettre sur pied une entité chargée du Programme et de s'assurer que ce dernier répond aux attentes en matière de gouvernance, de gestion du risque et de contrôle associées à un programme de contribution financé par le gouvernement fédéral. Cette vérification de suivi a pour but de fournir l'assurance que l'Agence a donné suite aux constatations et à la recommandation découlant de la vérification initiale.

Le PAF fonctionne dans le contexte du mandat général de l'ACIA. L'objectif du PAF est d'appuyer les projets et les initiatives sur lesquels reposent les résultat stratégiques de l'ACIA, en favorisant une réglementation fondée sur des connaissances scientifiques et en maintenant un cadre réglementaire efficace. Le PAF offre aux gestionnaires de programme de l'Agence un moyen d'élargir la portée de leurs actions en appuyant des initiatives de collaboration et de partenariat qui renforceront les bases scientifiques, amélioreront le cadre réglementaire national et international et accroîtront l'efficacité du régime d'inspection.

Les modalités approuvées pour ce programme de contribution sont entrées en vigueur le 2 juin 2006 et devaient prendre fin le 31 mai 2011. Le 31 janvier 2011, l'Agence a reçu l'approbation ministérielle pour prolonger d'un an la durée des modalités.

1.2 Principales constatations

Le PAF de l'ACIA satisfait aux exigences du Conseil du Trésor (CT) à l'égard d'un programme de paiement de transfert. La vérification a révélé que l'ACIA a élaboré un cadre de contrôle axé sur le risque pour la gestion des opérations du PAF qui convient aux risques associés au programme de paiement de transfert.

1.3 Recommandations

Le rapport de vérification ne renferme aucune recommandation.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et des éléments de preuve recueillis pour confirmer l'exactitude des opinions formulées et contenues dans ce rapport. La présente opinion se fonde sur une comparaison des conditions existantes au moment de la vérification avec des critères de vérification préétablis. Les constatations ne s'appliquent qu'aux entités examinées et qu'au champ d'étude décrit dans le présent rapport.

1.5 Opinion du vérificateurNote de bas de page 1

À mon avis, le PAF ne comporte pas de risque lié à la gouvernance, à la gestion du risque et aux mesures de contrôle qui requiert l'attention de la direction.

Brian Smith
Dirigeant principal de la vérification p.i., ACIA

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Au cours de l'exercice 2010-2011, la Direction de la vérification interne de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA ou l'Agence) a effectué une vérification du Programme d'aide fédéral (PAF). L'objectif de la vérification du PAF était de fournir l'assurance que les dépenses et la gestion du PAF étaient conformes aux modalités, aux lois, aux règlements et autres textes d'application. La vérification a donné lieu à la recommandation suivante : le président de l'Agence devrait nommer un cadre supérieur de l'ACIA qui soit redevable et responsable du Programme d'aide fédéral afin de mettre sur pied une entité chargée du Programme et de s'assurer que ce dernier répond aux attentes en matière de gouvernance, de gestion du risque et de contrôle associées à un programme de contribution financé par le gouvernement fédéral. La direction a préparé une réponse et un plan d'action pour y donner suite.

L'objectif du PAF est d'appuyer les projets et les initiatives sur lesquels reposent les résultats stratégiques de l'ACIA, en favorisant une réglementation fondée sur des connaissances scientifiques et en maintenant un cadre réglementaire efficace. Les modalités approuvées pour ce programme de contribution sont entrées en vigueur le 2 juin 2006 et devaient prendre fin le 31 mai 2011. Le 31 janvier 2011, l'Agence a reçu l'approbation ministérielle pour prolonger d'un an la durée des modalités. En vertu de ces modalités, le montant maximum payable au bénéficiaire est de 2 000 000 $ par année et la valeur annuelle totale de l'ensemble des contributions versées dans le cadre du PAF ne peut dépasser 4 500 000 $.

Le PAF fonctionne dans le contexte du mandat général de l'ACIA, qui est de protéger l'approvisionnement alimentaire du Canada ainsi que les ressources végétales et animales dont dépendent la salubrité et la qualité des aliments. Le mandat découle des treize lois fédérales, ainsi que leurs règlements d'application respectifs, que l'ACIA administre et fait appliquer.

La capacité de l'ACIA d'accomplir son mandat et ses résultats stratégiques dépend de sa capacité constante de reconnaître, de gérer et d'atténuer les risques connus et émergents. Les quatre facteurs clés suivants sont les ingrédients fondamentaux de la réussite : des principes scientifiques judicieux, une base de réglementation efficace, des services d'inspection efficaces et de solides partenariats.

Le PAF offre aux gestionnaires de programme de l'Agence un moyen d'élargir la portée de leurs actions en appuyant des initiatives de collaboration et de partenariat qui renforceront les bases scientifiques, amélioreront le cadre réglementaire national et international et accroîtront l'efficacité du régime d'inspection.

2.2 Objectif

L'objectif de la vérification de suivi est de s'assurer que l'ACIA a donné suite aux constatations et à la recommandation de la vérification initiale (2010-2011) et que les dépenses et la gestion du PAF respectent les modalités, les lois, les règlements et autres textes d'application.

2.3 Portée

La présente vérification de suivi portait sur toutes les constatations et la recommandation de la vérification précédente (2010-2011). Elle portait aussi sur tous les nouveaux accords conclus dans le cadre du PAF entre le 1er avril 2011 et la fin de l'étape de la réalisation de la vérification.

La vérification consistait en un examen du cadre. Depuis le 1er avril 2011, aucun nouvel accord n'a été approuvé sous le programme. Par conséquent, la vérification ne prévoyait pas d'essais pour déterminer si les documents d'orientation et les cadres de rendement ont été mis en oeuvre et s'ils sont efficaces.

2.4 Méthode

Critères

On a établi des critères et des sous-critères détaillés de la vérification de suivi afin de s'en servir comme normes sur lesquelles l'évaluation pouvait être fondée, de clarifier les objectifs de la vérification ainsi que de jeter les fondements du plan de travail et de la vérification de suivi. Les sous-critères exhaustifs de la vérification de suivi ont été établis d'après les constatations détaillées et la recommandation découlant de la vérification approuvée du PAF en 2010-2011. Une description des sous­critères figure à l'annexe A. Pour chacun des critères, on a indiqué le lien qui le rattache à la gouvernance, à la gestion du risque et aux mesures de contrôle. Voici les critères déterminés pour cette vérification de suivi.

Gouvernance

Les rôles et les responsabilités en lien avec la gestion du Programme d'aide fédéral sont clairement définis et communiqués.

Gestion du risque

Le Programme d'aide fédéral est exécuté et géré d'une manière qui tient compte du risque.

Des approches fondées sur le risque sont adoptées pour la conclusion des accords de financement et la vérification des bénéficiaires.

Contrôle

Le Programme d'aide fédéral est appuyé par des systèmes de surveillance et de contrôle au sein de l'Agence.

Le Programme d'aide fédéral est accessible et utilisable pour les demandeurs et les bénéficiaires.

Approche

La vérification de suivi a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT). Dans le cadre de la vérification de suivi, les méthodes de vérification suivantes ont été utilisées de manière à fournir une assurance raisonnable que les objectifs de la vérification ont été atteints : entrevues, observations, révision étape par étape des processus, examen des documents pertinents et examens analytiques.

Aucun contrôle détaillé n'a été fait dans le cadre de la vérification de suivi, car aucun nouvel accord n'a été conclu depuis le 1er avril 2011. Une demande de financement était en cours lors de la vérification, laquelle été examinée, mais elle n'a pas encore abouti à l'approbation d'un accord.

3.0 Constatations

3.1 Introduction

La section qui suit expose en détail les constatations découlant de la vérification de suivi du PAF au sein de l'ACIA. Ces constatations s'appuient sur les données recueillies et l'analyse réalisée lors des étapes de planification et de réalisation de la vérification.

3.2 Gouvernance

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités en lien avec la gestion du PAF soient clairement définis et communiqués.

Le vice-président associé du Secteur de l'intégration et des projets stratégiques s'est vu confiée la responsabilité globale du PAF. Une solide structure de gouvernance a été mise en place pour le PAF, laquelle est assortie d'une répartition des tâches appropriée. Tous les accords conclus après novembre 2011 doivent suivre ce processus afin de pouvoir recevoir de l'aide financière.

Des documents et des outils pratiques ont été élaborés pour gérer les opérations du PAF. Les lignes directrices et le diagramme de processus, le texte explicatif de la procédure, la stratégie de mesure du rendement et la cadre de gestion du risque exposent clairement les rôles et responsabilités de toutes les parties qui s'occupent de la gestion et de l'administration des accords.

3.3 Contrôle interne

Nous nous attendions à ce que le PAF soit appuyé par des systèmes de surveillance et de contrôle au sein de l'Agence.

La Politique sur les paiements de transfert du CT exige que les paiements de transfert soient gérés d'une manière qui tient compte des risques, qui établit un équilibre entre le contrôle et la souplesse, et qui allie de bonnes pratiques de gestion à une administration rationalisée et à des exigences claires en matière de rendement.

Le cadre de contrôle établi pour le PAF satisfait aux exigences du CT à l'égard d'un programme de paiements de transfert. Les exigences en matière d'établissement de rapports sur le rendement ont été élaborées tant pour les accords individuels que le programme global. La fréquence des rapports sur les accords individuels doit être déterminée en fonction du risque lié au bénéficiaire. Il faut faire part des réussites du PAF à chaque année, notamment des résultats des vérifications des bénéficiaires.

La base de données du PAF a été mise à jour afin d'y ajouter les renseignements sur les accords recueillis à partir du moment où le formulaire de demande est envoyé au gestionnaire de programme jusqu'à ce que tous les paiements soient versés au bénéficiaire. La responsabilité concernant la tenue à jour de la base de données et des fichiers permanents a été clairement définie, et les données sont actualisées tout au long du cycle de vie d'un accord.

Le processus de demande établi pour le PAF a été clairement documenté et satisfait aux exigences de transparence de la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert du CT. Le diagramme de processus du PAF a été révisé afin de clarifier le processus de demande. Les points critiques à maîtriser sont mis en évidence et toutes les étapes du processus décisionnel sont clairement indiquées.

3.4 Gestion du risque

Nous nous attendions à ce que le PAF soit élaboré, exécuté et géré d'une manière qui tient compte du risque et qu'une approche fondée sur le risque ait été adoptée pour la conclusion des accords de financement et l'identification des bénéficiaires qui feront l'objet d'une vérification.

Un cadre d'évaluation et de gestion des risques associés au bénéficiaire a été élaboré pour le PAF et il est conforme à la Politique sur les paiements de transfert du CT. Un modèle d'évaluation des risques a également été élaboré, lequel sera utilisé pour tous les nouveaux bénéficiaires. Les résultats de l'évaluation des risques contribueront à déterminer le niveau et la fréquence de surveillance des accords. Le cadre d'évaluation et de gestion des risques associés au bénéficiaire tient compte des constatations connexes de la vérification du PAF réalisée en 2010-2011.

Bien qu'aucun plan de vérification fondé sur le risque n'ait encore été établi, une approche pour recenser les vérifications des bénéficiaires a été mise au point. La direction a trouvé un accord, en se fondant sur l'importance relative du financement, qui fait actuellement l'objet d'une vérification des bénéficiaires. Dorénavant, les bénéficiaires seront examinés en vue d'éventuelles vérifications en décembre de chaque année au moyen d'une approche fondée sur le risque.

Annexe A : Critères de vérification détaillés

Gouvernance

  • Les rôles et les responsabilités en lien avec la gestion du PAF sont clairement définis et communiqués.
    • Des procédures claires ont été élaborées sur les responsabilités des diverses parties s'occupant de la gestion des accords
    • Les liens hiérarchiques et la responsabilité de la gestion des dossiers du PAF ont été définis pour le Programme
    • Des exigences en matière de surveillance et de production de rapports des dossiers du PAF ont été établies pour le Programme
    • Des outils pratiques ont été élaborés pour aider les gestionnaires à assurer une exécution uniforme du Programme
    • Un cadre supérieur de l'Agence a été désigné redevable et responsable du PAF

Gestion du risque

  • Le PAF est exécuté et géré d'une manière qui tient compte du risque.
    • Une réponse mesurée aux risques présents durant tout le cycle de gestion du PAF a été définie
  • Des approches fondées sur le risque sont adoptées pour la conclusion des accords de financement et la vérification des bénéficiaires.
    • Un plan fondé sur le risque a été établi pour les vérifications des bénéficiaires

Contrôle

  • Le PAF est appuyé par des systèmes de surveillance et de contrôle au sein de l'Agence.
    • Les demandes passent de l'étape de soumission de la demande et l'approbation en temps opportun
    • Les accords sont signés avant la date de début des projets
    • Des rapports de gestion du rendement sont préparés et transmis à la direction
    • La base de données du PAF a été mise à jour pour tenir compte des renseignements les plus récents et pour faire le suivi du nombre d'accords en vigueur
  • Le PAF est accessible et utilisable pour les demandeurs et les bénéficiaires.
    • Les renseignements concernant le PAF sont communiqués et rendus accessibles aux bénéficiaires éventuels
    • Le processus de demande est transparent
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