ARCHIVÉE - Annexe C : Réponse et plan d'action de la direction

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Titre du projet : Vérification du processus de gestion des demandes d'actions correctives (DAC)

Réponse de la direction : La Direction générale des opérations accepte les conclusions et les recommandations. La Direction générale modifiera le processus de DAC en ce qui concerne les viandes, les aliments du bétail et les produits d'équarrissage compte tenu de la vérification. L'ACIA augmentera aussi la transparence liée aux DAC. Plus particulièrement, le processus de DAC sera modifié afin d'accroître l'uniformité et la cohérence de la documentation des cas de non-conformité. D'autres améliorations visant l'accessibilité des renseignements sur la conformité sont aussi prévues dans le cadre du nouveau modèle d'inspection des aliments. Les conclusions de la vérification seront prises en compte dans l'élaboration et la mise en œuvre d'un nouveau système de GI-TI (en 2016) qui donnera accès à des données exhaustives et historiques sur la conformité pour tous les produits alimentaires.

Plan d'action de la direction

Recommandation (1) : Il est recommandé que l'Agence détermine les renseignements essentiels qui constitueraient un profil complet de conformité et qu'elle veille à ce que cette information soit facilement accessible pour les personnes qui doivent prendre des décisions relativement à la conformité et à l'application de la loi.

Mesures proposées par la direction Dirigeant Responsable Achèvement
Tous les renseignements relatifs aux antécédents en matière de conformité des établissements agréés sont actuellement conservés, mais à des emplacements différents. Par conséquent, pour qu'un gestionnaire d'inspection/EG-05 puisse avoir un portrait exhaustif de l'historique de conformité, il doit pouvoir avoir accès aux renseignements qui sont dispersés un peu partout à l'Agence.

Responsables :

Karen McIntyre,
directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations

et

Luc Lafrance directeur exécutif,
Centre de gestion de l'information opérationnelle

Élaborer l'approche et l'établissement des coûts d'ici le 30 avril 2013
Pour rendre accessible le profil complet de conformité d'un établissement, la DSPO collaborera avec les concepteurs de TI du Centre de gestion de l'information opérationnelle pour lier les bases de données existantes sur les DAC pour les établissements agréés de viandes et d'aliments du bétail. Cette information sera facilement accessible par les personnes qui prennent des décisions d'application de la loi, c.-à-d. les gestionnaires d'inspection (GI) et les EG-05.

Responsables :

Karen McIntyre,
directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations

et

Luc Lafrance directeur exécutif,
Centre de gestion de l'information opérationnelle

Mise en œuvre d'ici le 30 septembre 2013

Recommendation (2): Une approche en matière de surveillance et de suivi axée sur le risque devrait être élaborée et énoncer les rôles et les responsabilités particuliers pour faire en sorte que les DAC soient gérées correctement.

Mesures proposées par la direction Dirigeant Responsable Achèvement
Les procédures actuellement en vigueur pour surveiller les DAC et voir à ce qu'elles soient terminées en temps opportun varient d'un centre opérationnel à l'autre, faisant en sorte que certaines DAC sont demeurées ouvertes pendant longtemps. Cette situation sera corrigée par l'adoption d'une approche de surveillance commune et axée sur le risque. De la même façon, les descriptions écrites des rôles et des responsabilités seront clarifiées. L'équipe d'examen interne de l'ACIA assurera une supervision accrue relativement à la clôture des DAC. Karen McIntyre Directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations 30 septembre 2013
La DSPO mettra en place une nouvelle approche axée sur le risque pour le triage des cas de non-conformité de produits de viandes, d'aliments du bétail et de produits d'équarrissage inspectés au moyen du Système de vérification de la conformité. Cette approche sera communiquée aux directeurs régionaux, aux à-d. aux agents vétérinaires régionaux (AVR) et aux GI et aux EG-05. Karen McIntyre Directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations 30 avril 2013
Afin d'assurer le suivi efficace des DAC, la DSPO fournira des rapports hebdomadaires aux directeurs régionaux (DR) pour diffusion aux gestionnaires responsables, c.-à-d. aux agents vétérinaires régionaux (AVR) et aux GI. Karen McIntyre Directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations 31 mars 2013

Les chapitres 14 et 18 du Manuel des méthodes de l'hygiène des viandes (MDM) et les sections pertinentes des MDM des engrais et des produits d'équarrissage seront révisés pour préciser les rôles et responsabilités des GI et des EG-05 en matière de suivi et de surveillance.

La responsabilité du directeur exécutif du centre opérationnel pour ce qui est de veiller à ce que les DAC soient closes en temps opportun est explicitée dans les ententes de rendement de 2013-2014.

Karen McIntyre Directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations Avril 2013

Recommendation (3): Il est recommandé qu'une analyse des besoins soit menée pour cerner les renseignements nécessaires à la prise de décision à tous les niveaux pour faire en sorte que l'information requise soit diffusée aux paliers de direction appropriés en temps opportun.

Mesures proposées par la direction Dirigeant Responsable Achèvement

Cette mesure est liée au besoin de clarification des rôles et des responsabilités et vise à ce que l'information soit transmise en temps opportun aux paliers de gouvernement appropriés. On reconnaît la nécessité de mettre en place une approche structurée et uniforme à l'endroit de information.

Pour s'assurer que les DR connaissent leur rôle quant à la diffusion et à la surveillance des données sur la conformité de façon continue, la DSPO mettra à jour ses procédures actuelles (indiqué dans la recommandation précédente) et offrira de la formation à la réunion en personne des DR.

Karen McIntyre directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations 19 avril 2013

Recommendation (4): Il est recommandé que des orientations stratégiques soient élaborées pour préciser les documents de la DAC qui sont nécessaires pour compléter le dossier d'inspection permettant d'étayer les décisions en matière de conformité et d'application de la loi.

Mesures proposées par la direction Dirigeant Responsable Achèvement

La vérification a permis de constater que le niveau et à la qualité des documents justificatifs versés aux dossiers d'inspection ne suffisaient pas toujours à étayer les décisions en matière de conformité et d'application de la loi. Des mesures seront prises pour renforcer la pratique de documentation, notamment grâce à de la formation, et le rendement sera surveillé de manière continue pour faire en sorte que les documents fournis soient solides.

La DSPO dirige une initiative sur l'uniformité dans le programme des viandes afin d'évaluer la qualité et l'uniformité des activités d'inspection sélectionnées du SVC. Un aspect de l'examen est la documentation des DAC. Un rapport provisoire donnant des recommandations orientera les révisions des manuels des méthodes et d'autres politiques opérationnelles pertinentes au besoin.

Karen McIntyre directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations 31 mai 2013
Les mesures de rendement du Système de gestion de la qualité (SGQ) seront intégrées pour évaluer la mise en œuvre de la nouvelle approche d'application de la loi et assurer la cohérence de la collecte de données et de la tenue des dossiers. Karen McIntyre directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations 31 mai 2013
La formation sera offerte au personnel d'inspection et à d'autres personnes prenant des décisions d'application pour préparer la pleine mise en œuvre du nouveau système. Karen McIntyre directrice exécutive, Direction de la stratégie et de la prestation des opérations 30 septembre 2013
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