ARCHIVÉE - Vérification du protocole d'entente sur l'élaboration des initiatives de programme de Cultivons l'avenir

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Mars 2012

Table des matières

1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Le protocole d'entente (PE) sur l'élaboration des initiatives de programme de Cultivons l'avenir est une entente entre Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) et l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA ou l'Agence) pour l'exécution des initiatives de l'ACIA dans le cadre de l'Initiative canadienne intégrée de salubrité des aliments (ICISA). Le PE couvre la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2013 et comprend un financement 20,9 millions de dollars. Les programmes offerts par l'ACIA sont les suivants :

  1. Reconnaissance des systèmes de l'ACIA et soutien scientifique et technique.
  2. Élaboration des normes nationales de biosécurité.
  3. Outil d'échange d'information sur la traçabilité.
  4. Structure des lois et des règlements.

La présente vérification est effectuée à la demande de la Direction générale des politiques et des programmes (DGPP), conformément à l'exigence de la clause 10.1 du PE de mener une vérification de la conformité pour l'exercice 2010-2011.

1.2 Objectif de la vérification

La présente vérification a pour objet de donner l'assurance que l'ACIA respecte les conditions du protocole d'entente sur l'Élaboration des initiatives de programme de Cultivons l'avenir conclu entre AAC et l'ACIA. Elle évalue dans quelle mesure l'ACIA dispose de contrôles en place pour s'assurer de respecter le PE, notamment :

  1. Les contrôles pour l'administration de l'initiative sont adéquats et fonctionnent avec efficacité.
  2. Les contrôles financiers pour la mise en œuvre du PE sont adéquats et fonctionnent avec efficacité.
  3. Les systèmes de production de rapports sont adéquats et fournissent des renseignements qui sont exacts et fiables afin d'appuyer la prise de décisions et de satisfaire aux exigences du PE.

1.3 Portée de la vérification

La portée de cette vérification couvre la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2011, conformément aux exigences du PE, et vise les exigences que doit respecter l'ACIA dans le cadre du PE liées au contrôle administratif et financier et à la production de rapports. La vérification porte sur trois des quatre initiatives mentionnées dans le PE :

  1. Reconnaissance des systèmes par l'ACIA et soutien scientifique et technique.
  2. Élaboration des normes nationales de biosécurité.
  3. Structure législative et réglementaire du Bureau de gestion de la traçabilité.

La quatrième initiative, Outil d'échange d'information sur la traçabilité, a été financée durant l'exercice financier 2009-2010 dans le cadre du PE, mais elle n'était pas visée par la vérification.

1.4 Principales constatations et recommandations

En règle générale, les contrôles administratifs, financiers et de production de rapports sont en place pour chacune des trois initiatives. Deux cas de non-conformité à l'égard des clauses particulières du PE ont été signalés.

1.4.1 Stratégie d'évaluation et de mesure du rendement

On constate l'absence d'une stratégie complète d'évaluation et de mesure du rendement pour les initiatives, comme l'exige la clause 11.1 du protocole d'entente.

Recommandation 1.0

Le vice-président de la Direction générale des politiques et des programmes doit s'assurer qu'une stratégie complète d'évaluation et de mesure du rendement est élaborée et approuvée, conformément à la clause 11.1 du protocole d'entente.

1.4.2 Exigences en matière de production de rapport

L'ACIA a fourni à AAC les rapports annuels et semestriels sur le rendement exigés dans le cadre du PE. Cependant, les rapports n'ont pas été fournis aux dates précisées dans les clauses 9.3.1 et 9.3.2 du PE.

Recommandation 2.0

Le vice-président de la Direction générale des politiques et des programmes doit prendre des mesures pour s'assurer de la conformité avec les clauses 9.3.1 et 9.3.2 du PE.

1.5 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et des éléments de preuve ont été recueillis pour confirmer l'exactitude des opinions formulées et contenues dans ce rapport. Mon opinion se fonde sur une comparaison des conditions existantes au moment de la vérification avec des critères de vérification préétablis. Les constatations ne s'appliquent qu'aux entités examinées et s'inscrivent dans la portée de la vérification.

1.6 Opinion du vérificateur1

Selon moi, l'ACIA se conforme généralement aux conditions du protocole d'entente sur l'Élaboration des initiatives de programme de Cultivons l'avenir conclu entre AAC et l'ACIA, sauf pour les clauses 9.3 et 11.1 du PE.

Brian Smith
Dirigeant principal de la vérification par intérim, ACIA

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Le protocole d'entente sur l'élaboration des initiatives de programme de Cultivons l'avenir détermine les relations de travail, les indicateurs de rendement et les structures de production de rapports établis entre Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) et l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA ou l'Agence) pour la prestation des initiatives de l'ACIA dans le cadre de l'Initiative canadienne intégrée de salubrité des aliments (ICISA). Le PE couvre la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2013 et comprend un financement de 20,9 millions de dollars. Les quatre volets suivants de l'ICISA sont financés par AAC et exécutés par l'ACIA :

  1. Reconnaissance des systèmes par l'ACIA et soutien scientifique et technique au titre du volet Systèmes nationaux de salubrité des aliments de l'ICISA.
  2. Élaboration des normes nationales de biosécurité.
  3. Outil d'échange d'information sur la traçabilité au titre du volet Élaboration de systèmes nationaux de traçabilité de l'ICISA.
  4. Structure législative et réglementaire du Bureau de gestion de la traçabilité au titre du volet Élaboration de systèmes nationaux de traçabilité de l'ICISA.
Voici les montants autorisés pour chaque initiative des exercices 2009-2010 et 2010-2011 :
Initiative de programme Financement total2 (4-années) 2009-2010 2010-2011
Reconnaissance des systèmes par l'ACIA et soutien scientifique et technique 7,3 $ 2,1 $ 2,1 $
Élaboration des normes nationales de biosécurité 9,5 $ 2,2 $ 2,0 $
Outil d'échange d'information sur la traçabilité 1,1 $ 1,1 $ 0,0 $
Structure législative et réglementaire du Bureau de gestion de la traçabilité 3,0 $ 0,4 $ 0,9 $
Totaux 20,9 $ 5,8 $ 5,0 $

Cette vérification est effectuée à la demande de la Direction générale des politiques et des programmes (DGPP), conformément à l'exigence de la clause 10.1 du PE de mener une vérification de conformité pour l'exercice 2010-2011.

2.2 Objectif

Cette vérification a pour objet de donner l'assurance que l'ACIA respecte les conditions du protocole d'entente sur l'élaboration des initiatives de programme de Cultivons l'avenir entre AAC et l'ACIA. La vérification évalue dans quelle mesure l'ACIA dispose des contrôles nécessaires pour s'assurer de la conformité avec le PE, notamment :

  1. Les contrôles pour l'administration de l'initiative sont adéquats et fonctionnent avec efficacité.
  2. Les contrôles financiers3 pour la mise en œuvre du PE sont adéquats et fonctionnent avec efficacité.
  3. Les systèmes de production de rapports sont adéquats et fournissent des renseignements qui sont exacts et fiables afin d'appuyer la prise de décisions et de satisfaire aux exigences du PE.

2.3 Portée

La portée de cette vérification couvre la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2011, conformément aux exigences du PE, et vise les exigences que doit respecter l'ACIA dans le cadre du PE liées au contrôle administratif et financier et à la production de rapports. La vérification porte sur trois des quatre initiatives mentionnées dans le PE :

  1. Reconnaissance des systèmes par l'ACIA et soutien scientifique et technique.
  2. Élaboration des normes nationales de biosécurité.
  3. Structure législative et réglementaire du Bureau de gestion de la traçabilité.

La quatrième initiative, Outil d'échange d'information sur la traçabilité, a été financée durant l'exercice financier 2009-2010 dans le cadre du PE, mais elle n'était pas visée par la vérification.

Conformément à la clause 10.1 du PE, l'ACIA a consulté AAC et obtenu son approbation sur la portée de cette vérification.

2.4 Méthodologie

Les critères de vérification déterminent les normes en fonction desquelles une évaluation est faite, ils précisent les objectifs de la vérification et jettent les bases du plan de travail et de l'exécution de la vérification. Les critères de vérification sont issus des Critères de vérifications liées au Cadre de responsabilisation de gestion : Outil à l'intention des vérificateurs internes4 (CRG) et des conditions du PE de Cultivons l'avenir. Certaines exigences du protocole d'entente sont directement liées aux critères de contrôle du CRG appropriés pour élaborer les critères et les sous-critères de vérification. Une liste des critères de vérification figure à l'annexe A.

Les méthodes de vérification suivantes ont été appliquées au cours de l'exécution de la vérification afin d'assurer la collecte d'éléments de preuve suffisants et adéquats :

  • entrevues avec les gestionnaires de programme de Cultivons l'avenir et d'autres membres du personnel;
  • examen et analyse des documents et des données de programme de Cultivons l'avenir;
  • reprise des calculs;
  • échantillonnage discrétionnaire des factures;
  • suivi des soldes (rapport de la direction aux rapports de l'entreprise du système SAP);
  • inscription des observations et des constatations;
  • conclusions d'après les observations, en fonction des critères de vérification

La planification de la vérification a débuté en octobre 2011. Les travaux de vérification sur le terrain ont commencé en novembre 2011 et se sont terminés en janvier 2012.

3.0 Constatations et recommandations

En règle générale, les contrôles administratifs, financiers et de production de rapports sont en place pour chacune des trois initiatives. Deux cas de non-conformité à l'égard de certaines clauses du PE ont été signalés.

3.1 Contrôle administratif

Les contrôles administratifs sont généralement en place pour l'exercice 2010-2011. Toutefois, une stratégie complète d'évaluation et de mesure du rendement pour l'initiative n'a pas été mise en place, comme l'exigeait la clause 11.1 du PE.

Un organisme de surveillance efficace ayant des rôles et des responsabilités clairs a été établi pour chaque initiative dans le cadre du PE de Cultivons l'avenir. Les plans opérationnels et les plans de travail pour atteindre les objectifs de chaque initiative sont en place. Les décisions de transférer les ressources selon les années et les priorités sont documentées et ont reçu

l'approbation du niveau approprié. La direction de l'ACIA au niveau du directeur exécutif examine régulièrement les progrès. La direction a mis en œuvre la vérification du PE prévue.

Le PE exige que l'ACIA ait en place une stratégie complète d'évaluation et de mesure du rendement pour l'initiative comme l'exige la clause 11.1 du PE.

On constate l'absence d'une stratégie complète d'évaluation de mesure du rendement comportant un modèle logique pour les programmes couverts par le PE.

Par conséquent, l'Agence risque de ne pas disposer de toute l'information relative aux activités dans le cadre du PE.

La clause 11.1 du PE exige qu'une évaluation soit complétée d'ici la fin de l'exercice 2012-2013. L'absence d'une stratégie d'évaluation et de mesure du rendement pourrait avoir des effets négatifs sur la capacité de l'Agence à effectuer l'évaluation au moment opportun.

Recommandation 1.0:

Le vice-président de la Direction générale des politiques et des programmes doit s'assurer qu'une stratégie complète d'évaluation de mesure du rendement est élaborée et approuvée conformément à la clause 11.1 du PE.

3.2 Contrôle financier

Les contrôles financiers analysés étaient en place pour l'exercice 2010-2011.

Les budgets sont établis pour l'initiative Cultivons l'avenir et la direction assure le suivi des dépenses réelles. La direction surveille le rendement financier réel par rapport aux résultats prévus, et des redressements sont faits au besoin. Les prévisions financières et les dépenses sont examinées régulièrement par la direction, et les rapports sur le rendement contiennent des renseignements sur les dépenses réelles. Les dépenses réclamées dans le cadre du fonds de Cultivons l'avenir sont étayées par des factures autorisées ou d'autres pièces justificatives, qui ont été engagées durant l'exercice 2010-2011 et entrent raisonnablement dans la catégorie des dépenses visées par l'entente.

3.3 Production de rapports

En règle générale, les contrôles relatifs à la production de rapports étaient en place pour l'exercice 2010-2011. L'ACIA a fourni à AAC les rapports annuels et semestriels sur le rendement exigés dans le cadre du PE. Cependant, les rapports n'ont pas été fournis aux dates précisées dans les clauses 9.3.1 et 9.3.2 du PE.

Les rapports de rendement semestriels et annuels, notamment les indicateurs de rendement et les cibles indiqués à l'annexe E du PE de Cultivons l'avenir, ont été fournis à AAC.

Pour l'exercice 2010-2011, les rapports sur le rendement n'ont pas été fournis aux dates visées dans les clauses 9.3.1 et 9.3.2 du PE : le 15 novembre (2010) pour le rapport semestriel et le 15 mai (2011) pour le rapport annuel. La direction a indiqué que les dates limites de production de rapports sont difficiles à respecter étant donné le temps requis pour accumuler des renseignements financiers et les données sur le rendement. Elle a l'intention d'examiner cette question avec AAC.

De plus, la clause 5.2.5 du PE exige une attestation, du représentant de l'ACIA délégué au niveau approprié, que les fonds ont été affectés directement aux initiatives décrites dans le Protocole d'entente; la clause 9.2.6 du PE exige les rapports sur le rendement afin d'inclure les dépenses planifiées pour l'ICISA pour l'année à venir. Les rapports sur le8 rendement 2010-2011 ne contenaient pas ces renseignements. Depuis, la direction a mis à jour les modèles de production de rapports afin d'inclure l'attestation requise et les dépenses planifiées pour la prochaine année, afin de répondre aux exigences de conformité.

Recommandation 2.0:

Le vice-président de la Direction générale des politiques et des programmes doit prendre des mesures pour s'assurer de la conformité avec les clauses 9.3.1 et 9.3.2 du PE.

Annexe A : Critères de vérification

Contrôle administratif

DSG-25 Un organisme de surveillance efficace avec des rôles et des responsabilités clairs a été établi pour chaque initiative mentionnée dans le PE Cultivons l'avenir.

  • Une structure de gouvernance avec la responsabilité est attribuée à une personne pour chacune des initiatives (7.2)6
  • Des réunions sont organisées de façon régulière entre les deux organisations.

DSG-4 L'organisation a en place des plans opérationnels et des objectifs visant à réaliser les objectifs de l'initiative.

  • On a fourni à AAC un plan de travail approuvé qui couvre la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2013 (5.2.1).
  • Des plans de travail chiffrés comportant des étapes, des cibles et des indicateurs de rendement ont été préparés et approuvés (7.3.2).

RR-1 La direction a déterminé les résultats escomptés liés aux objectifs organisationnels

  • Une stratégie complète d'évaluation et de mesure du rendement, qui comprend un modèle logique pour les programmes couverts par le PE, a été élaborée et approuvée par les participants en mars 2010 (11.0).

RR-2 La direction a défini des mesures du rendement appropriées relatives aux résultats escomptés.

  • Les rapports sur le rendement requis dans le cadre de la clause 5.2.3 comprennent (9.2) :
    • 9.2.1 Les indicateurs de rendement établis à l'annexe E (modèle de production de rapports sur le rendement)
    • 9.2.2 Les cibles de rendement indiquées à l'annexe E (modèle de production de rapports sur le rendement)

RR-3 La direction surveille le rendement réel par rapport aux résultats escomptés et redresse le plan d'action, au besoin.

  • Des rapports réguliers sur les résultats et les réalisations sont préparés pour que la haute direction les examine (7.3.5).
  • Une recommandation officielle pour le transfert des fonds à l'année suivante est préparée pour que la haute direction l'approuve (7.3.6).
  • Des rapports sur le rendement sont exigés en vertu de la clause 5.2.3 et doivent comprendre (9.2) :
    • 9.2.3 Résultats obtenus pour l'ICISA dans l'année financière.
    • 9.2.4 Résultats escomptés pour l'ICISA pour l'exercice à venir.

AIGC-2 L'organisation dispose de processus et de pratiques pour s'assurer que les initiatives de changement sont mises en œuvre de façon appropriée.

  • Les décisions à l'égard du transfert selon les années et/ou les priorités sont prises par les représentants désignés (sous-ministre et président) (6.5).
  • Dans les communications liées au présent PE, la norme graphique de Cultivons l'avenir est appliquée; dans toutes les autres communications liées à ce PE, les participants à ce PE sont désignés de façon égale (8.2).

GR-7 La planification et l'affectation des ressources tiennent compte des données sur les risques.

  • Les plans de travail de l'ACIA pour chacune des initiatives sont mis à jour annuellement (5.2.2).
  • Des évaluations et des vérifications de conformité en temps opportun sont effectuées; les données sur le rendement sont accumulées (5.2.7).

Contrôle financier

GR-3 La direction détermine et évalue les contrôles existants afin de gérer ses risques

  • Les contrôles financiers pour la préparation des rapports sur le rendement sont en place (6.2).

G-4 Les prévisions financières sont surveillées régulièrement.

  • Les prévisions de trésorerie et les dépenses sont examinées par les représentants délégués (7.3.4).
  • Les rapports sur le rendement sont exigés en vertu de la clause 5.2.3 et doivent comprendre (9.2) :
    • 9.2.5 Les dépenses réelles pour l'ICISA dans l'année financière.
    • 9.2.6 Les dépenses planifiées pour l'ICISA pour l'exercice à venir.

G-15 Des examens sont menés afin d'analyser, de comparer et d'expliquer les écarts financiers entre les données réelles et prévues.

  • Les rapports d'étape sur la mise en œuvre des initiatives sont fournis à AAC (5.2.3).
  • Les rapports mensuels sur l'état des examens techniques et par étapes du processus d'examen sont fournis à AAC (5.2.4).
  • Les rapports sur le rendement sont exigés en vertu de la clause 5.2.3 et doivent comprendre (9.2) :
    • 9.2.7 Les commentaires sur tous les écarts entre les dépenses planifiées et les dépenses réelles, et entre les résultats escomptés et les résultats obtenus.

Production de rapports

G-18 Les rapports financiers et autres sont examinés et approuvés.

  • Les représentants délégués examinent les résultats afin d'évaluer les progrès sur les extrants et les résultats (7.3.3).

G-20 La production de rapports financiers et non financiers de façon appropriée et en temps opportun est communiquée à l'interne et à l'externe.

  • Une attestation que les fonds ont été dépensés pour soutenir directement des initiatives décrites dans le PE a été fournie à AAC (5.2.5).
  • L'information sur les changements aux objectifs de ce PE a été fournie à AAC (5.2.6).
  • Pour chaque année financière, l'ACIA préparera et fournira à AAC (9.3) :
    • 9.3.1 Le rapport sur le rendement semestriel (d'ici le 15 novembre).
    • 9.3.2 Le rapport sur le rendement annuel (d'ici le 15 mai).
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