ARCHIVÉE - Vérification de la protection des biens meubles
Rapport final

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Juin 2013

Table des matières

Sommaire

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA ou l'Agence) a la responsabilité de protéger les biens publics, notamment en assurant la mise en œ uvre de mesures de protection des biens (matériel) et de détection des pertes. De plus, l'Agence doit protéger l'intérêt du pays et permettre au gouvernement du Canada de réaliser ses objectifs dans le cadre de ses activités, en protégeant ses biens et en s'assurant de fournir continuellement les services voulus.

À l'Agence, les rôles et les responsabilités en matière de gestion des biens sont définis dans l'ébauche de la Politique sur la gestion du matériel de l'ACIA. Les Procédures de gestion de l'achat au paiement et la Politique sur la gestion de la sécurité fournissent d'autres indications. Le 31 mars 2012, l'Agence possédait des biens meubles d'une valeur comptable nette dépassant les 63 millions de dollars.

La Direction de la gestion des biens et de la sécurité (DGBS) de la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI) exerce un pouvoir fonctionnel sur la gestion des biens. À la DGBS, le Bureau de gestion et de comptabilité des biens (BGCB), situé à Calgary, assume une responsabilité fonctionnelle en ce qui a trait à la gestion des biens à l'Agence, notamment celle de tenir à jour les données sur les biens, de gérer les dénombrements des stocks et d'offrir un soutien quotidien par le biais du Centre d'assistance pour la gestion des biens. La responsabilité relative à la gestion des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables, sauf ceux associés à l'équipement de laboratoire, incombe à la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie de l'information (DGGITI). Les personnes qui ont la garde des biens doivent assurer la protection des biens qui leur sont confiés.

Conclusion

La vérification a permis de constater que l'ACIA a un cadre de contrôle de la gestion pour protéger les biens meubles, et que des orientations sont affichées sur son site intranet. Il existe des outils pour consigner les biens meubles. Parmi les mesures prises afin de vérifier périodiquement les biens, mentionnons le programme d'évaluation des biens matériels. Toutefois, la vérification a aussi permis de cerner des possibilités d'amélioration, par exemple :

  • la série de documents de conformité, incluant l'ébauche de la politique, doit être officialisée et communiquée aux personnes à qui des biens sont confiés afin d'améliorer la connaissance des rôles et des responsabilités liés à la gestion des biens;
  • la surveillance des biens meubles peut être améliorée, grâce au suivi et au contrôle efficaces des biens de GI-TI, à l'échange rapide d'information sur les biens avec la DGGITI, ainsi qu'au renforcement de l'évaluation des risques afin de guider l'exercice d'évaluation des biens matériels.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

La gestion et la protection des biens meubles jouent un rôle prépondérant dans l'exécution du mandat de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA ou l'Agence). Le 31 mars 2012, l'ACIA possédait des biens meubles d'une valeur comptable nette dépassant les 63 millions de dollars Note 1 .Parmi les biens meubles, mentionnons l'équipement de laboratoire, le mobilier de bureau, l'ameublement de laboratoire, les ordinateurs portables, les téléphones cellulaires, les assistants numériques, les appareils photographiques et les ordinateurs à stylet Note 2 .

Le Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis du Conseil du Trésor, ainsi que les instruments de politique connexes, indiquent que l'administrateur général de chaque ministère est responsable devant son ministre et devant le Conseil du Trésor pour la gestion des actifs et des services acquis. Les administrateurs généraux sont tenus de veiller à ce que des mécanismes de surveillance des pratiques et des contrôles de gestion des biens soient en place et d'agir rapidement lorsque des lacunes dans les contrôles sont détectées. Tandis que la Politique sur la gestion de la sécurité de l'ACIA désigne le président comme responsable de la protection des biens de l'ACIA, les gestionnaires et les employés doivent déterminer les biens qui leur sont confiés et les protéger.

La Direction de la gestion des biens et de la sécurité (DGBS) de la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI) exerce un pouvoir fonctionnel sur la gestion des biens. À la DGBS, le Bureau de gestion et de comptabilité des biens (BGCB), situé à Calgary, assume une responsabilité fonctionnelle en ce qui a trait à la gestion des biens à l'Agence, notamment celle de tenir à jour les données sur les biens, de gérer les dénombrements des stocks et d'offrir un soutien quotidien par le biais du Centre d'assistance pour la gestion des biens. La responsabilité relative à la gestion des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables, sauf ceux associés à l'équipement de laboratoire, incombe à la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie de l'information (DGGITI). Les personnes qui ont la garde des biens doivent assurer la protection des biens qui leur sont confiés.

Le vice-président, Direction générale de la gestion intégrée, a demandé qu'une vérification soit effectuée dans ce domaine. La direction et le personnel de la DGGI avaient exprimé certaines préoccupations au sujet du suivi et de la vérification des biens, de la responsabilité des biens meubles et des mesures de contrôle liées au processus de départ des employés.

1.2 Objectif

La vérification avait pour but de garantir à la direction 1) la pertinence et l'efficacité des mesures de contrôle mises en place pour protéger les biens meubles et 2) le respect des politiques de l'Agence et du Conseil du Trésor ayant trait à la protection des biens meubles.

1.3 Portée

La vérification portait sur les activités relatives à la protection des biens meubles entre le 1er avril 2011 et la fin du mois de septembre 2012. Elle ne visait pas à évaluer les mesures de contrôle exercées par la direction en matière de :

  • protection du parc de véhicules, des biens patrimoniaux, des marchandises contrôlées et d'autres catégories de biens précises, comme les navires, les ordinateurs centraux et les logiciels;
  • contrôles de l'environnement physique (liés, par exemple, aux incendies, aux inondations, aux tremblements de terre, aux pannes de courant, aux systèmes de chauffage, de ventilation et de conditionnement d'air et à d'autres mesures de protection touchant l'équipement de TI).

Un contrôle par échantillonnage aléatoire et par échantillonnage discrétionnaire a été effectué par rapport aux biens inscrits dans le Module de comptabilité des immobilisations (MCI), y compris certains biens de GI-TI (ordinateurs portables et ordinateurs de bureau), compte tenu qu'une vérification interne de l'ACIA réalisée en 2005 avait permis de cerner des faiblesses dans ce domaine Note 3. La protection de certains biens dont le suivi est assuré par les gestionnaires et qui n'ont pas besoin d'être consignés dans le MCI a aussi fait l'objet d'un examen.

La vérification s'est déroulée à l'administration centrale de l'Agence, au Bureau de gestion et de comptabilité des biens (BGCB) de Calgary, ainsi que dans le cadre de visites effectuées dans les laboratoires d'Ottawa (Fallowfield), de Saskatoon et de Calgary.

1.4 Méthode et démarche

Nous avons établi des secteurs d'intérêt et des critères de vérification détaillés (se reporter à l'annexe A) en tant que normes en fonction desquelles nous pouvions mener l'évaluation. Ceux-ci ont aussi servi de base pour l'exécution de la vérification. Les critères de vérification sont tirés d'une évaluation du risque et du contrôle des processus de protection des biens menée selon la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor (CT) et le document Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : Outil à l'intention des vérificateurs internes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les critères de vérification sont divisés selon les secteurs d'intérêt suivants :

  • les biens meubles de l'ACIA sont gérés conformément aux politiques de l'ACIA et du CT, ainsi qu'aux directives et orientations connexes sur les biens meubles;
  • des renseignements précis et fiables sur les biens meubles sont consignés de manière à permettre la prise de décisions éclairées en matière de biens meubles, en temps opportun;
  • des rapports précis et opportuns sur les biens meubles sont communiqués à l'interne;
  • des mesures de contrôle à l'égard de la protection des biens meubles sont en place durant leur cycle de vie, y compris :
    1. le suivi des biens meubles au moment de leur acquisition, de leur transfert, de leur déclaration à titre de bien excédentaire et de leur aliénation;
    2. l'attribution de biens aux employés, les biens utilisés en dehors des locaux et la remise des biens lors du départ des employés;
    3. la protection des biens contre la perte et le vol.

Un examen ainsi qu'une analyse des données contenues dans le MCI ont fait ressortir que les cinq endroits principaux selon la valeur comptable nette étaient des laboratoires (annexe B) et que sur les cinq grandes catégories de biens, trois était liées aux laboratoires (annexe C). Par conséquent, un échantillonnage et un contrôle des biens ont été effectués pour ces trois laboratoires.

La démarche et la méthode de la vérification reposaient notamment sur des entrevues, un examen des documents, une analyse des données et une vérification des échantillons (aléatoires et discrétionnaires) de biens. Les contrôles par sondage ont consisté en un échantillon aléatoire de 95 articles (33 par endroit / 4 articles rejetés) et un échantillon discrétionnaire de 33 articles (11 par endroit) figurant dans les registres et rattachés au bien matériel. Un échantillon de 36 articles, retracés dans les registres, a été choisi selon l'endroit (12 par endroit).

1.5 Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la vérification interne de l'ACIA. Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été utilisées et des preuves ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes ainsi que pour attester les constatations et les conclusions du présent rapport. Ces dernières sont basées sur des conditions telles qu'elles existaient déjà au moment de la vérification et ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

2.0 Constatations et recommandations

La vérification a permis de déterminer des possibilités en vue d'améliorer la conformité et de renforcer la conception des pratiques de contrôle actuelles. Cette section fournit des précisions sur ces possibilités.

2.1 Cadre de gestion pour veiller au respect des politiques de l'ACIA et du CT

La série de documents de conformité, incluant l'ébauche de la politique, doit être présentée sous sa forme définitive et la communication doit être renforcée.

Nous nous attendions à ce que l'Agence dispose d'un cadre de gestion de la protection des biens meubles qui tienne compte des exigences pertinentes de la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor, de même que des directives et orientations connexes. En outre, nous nous attendions à ce que les exigences et les attentes en matière de conformité contenues dans ce cadre aient été communiquées efficacement à la direction et au personnel.

Nous avons constaté que l'Agence a mis en œuvre des mesures de protection des biens généralement adéquates pour protéger les biens meubles. De plus, la vérification a révélé que l'Agence a de bonnes pratiques organisationnelles, comme des mesures permettant de consigner rapidement les biens acquis, et qu'elle a pris un engagement en matière d'amélioration continue, par exemple, en mettant à jour le processus de départ des employés.

Nous avons aussi constaté que des éléments clés du cadre de gestion n'étaient pas terminés. Plus particulièrement, nous avons noté que la Politique sur la gestion du matériel de l'ACIA était présentée comme une ébauche et que, à ce titre, elle n'avait pas été communiquée ou diffusée d'une autre façon à la direction et au personnel de l'Agence. En outre, quant aux orientations mises au point et communiquées par le biais de l'intranet (Merlin), nous avons remarqué que les renseignements n'étaient pas toujours intégrés ni assortis de renvois de façon que la direction et le personnel puissent déterminer facilement les exigences relatives à leur poste ou à leur rôle.

Compte tenu de ces observations sur la situation du cadre de gestion, il y a un risque de non-respect des modalités d'application et un manque de clarté quant aux rôles et aux responsabilités liés à la protection des biens meubles.

Recommandation (1) : Le vice-président, Direction générale de la gestion intégrée, devrait accélérer l'établissement de la version finale de la politique sur la gestion du matériel et des documents de conformité connexes, et s'assurer que tous les renseignements en matière de protection des biens sont intégrés et mis à la disposition des personnes à qui des biens sont confiés.

2.2 Mesures de contrôle à l'égard de la protection des biens meubles

Des mesures de contrôle à l'égard de la protection des biens meubles sont en place. Toutefois, la conformité et la surveillance pourraient être améliorées.

Le contrôle des registres des biens, la vérification matérielle et les entrevues ont indiqué que des mesures de contrôle sont en place pour l'essentiel. Les problèmes observés avaient trait surtout aux biens plus anciens et aux biens ayant une valeur d'acquisition inférieure à 10 000 $, avec une valeur nette comptable égale à zéro. Dans cet ensemble de biens, les plus vulnérables sont les biens de TI, tels que les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau. En discutant avec la DGGI, nous avons compris que l'Agence a pris des mesures pour accroître la sécurité de ses biens et qu'elle met l'accent principalement sur la vérification des articles d'une valeur supérieure à 10 000 $ à ce jour. Dans ce contexte, les sections qui suivent fournissent des précisions sur nos constatations et nos recommandations sur le plan de la conformité et de la surveillance.

2.2.1 Conformité

Nous nous attendions à trouver des mesures de contrôle permettant de protéger les biens meubles et que ces mesures soient mises en œuvre de manière efficace et uniforme par les personnes chargées de protéger, de suivre et de consigner les biens.

Nous avons constaté que l'Agence a élaboré et mis en œuvre un certain nombre d'outils et de pratiques pour consigner les biens meubles et en assurer le suivi. Cependant, les contrôles que nous avons effectués dans les laboratoires ont révélé des cas de non-conformité par rapport à ces exigences, et que sur un échantillon de 126 biens, 10 n'ont pu être localisés Note 4 (8 %). Il convient de noter que les biens que nous n'avons pu localiser avaient plus de cinq ans et que leur valeur était inférieure à 10 000 $.

Les gestionnaires ont la responsabilité de protéger les biens qu'ils confient à leurs employés, notamment de tenir un inventaire complet et à jour des biens. Il n'existe pas d'outil ou de procédure à l'échelle de l'Agence pour faciliter et orienter la nature et l'ampleur de cette activité.

Même si la responsabilité du processus de départ des employés incombe actuellement à la Division de la sécurité intégrée (DSI), il est impossible de garantir que les employés qui quittent l'organisation remettront les biens, si aucun inventaire des biens n'est établi par les responsables ou les gestionnaires.

Compte tenu de ces observations au sujet de la conformité, il existe un risque que les biens, qui peuvent ne pas être matériels d'un point de vue financier, ne soient pas protégés conformément aux exigences de l'Agence.

Recommandation (2) : Le vice-président, Direction générale de la gestion intégrée, devrait s'assurer que la formation, les outils et les processus sont officialisés afin d'orienter les efforts des responsables et des gestionnaires des biens en vue de protéger et de surveiller les biens qui leur sont confiés.

2.2.2 Surveillance

Évaluation matérielle des biens meubles

Nous nous attendions à constater que des inspections et des activités de surveillance régulières des avoirs financiers étaient effectuées, par exemple, des évaluations officielles du risque, afin d'établir un horaire approprié des vérifications matérielles. Par ailleurs, le Guide de gestion du matériel du SCT reconnaît les vérifications matérielles régulières des biens ministériels comme une bonne pratique pour assurer le suivi de la valeur et de l'état des biens.

Nous avons noté que la DGGI avait mis en œuvre deux programmes de vérification des biens:

  • Le programme Évaluation des biens matériels (EBM), qui a pour but d'évaluer les biens sur un cycle de trois ans. Gérées par le BGCB, les EBM ont permis d'évaluer des biens d'une valeur supérieure à 10 000 $ dans les endroits visités, ainsi qu'un échantillon de biens de moindre valeur. Au moment de la vérification, le BGCB avait procédé à l'EBM de cinq des treize laboratoires (deux évaluations étaient en cours durant la période de la vérification). La vérification par sondage a fourni des données plus précises sur les biens dans les deux laboratoires visités où des EBM ont eu lieu, même si quelques différences ont été observées.
  • Le programme de certification annuelle, élaboré en réponse à la Politique sur le contrôle interne du CT, en était à la troisième année de sa mise en œuvre. Cette certification consiste en une auto-évaluation annuelle de l'existence des biens dont la valeur d'acquisition est supérieure à 10 000 $.

En outre, les actifs de laboratoire visés par la norme ISO 17025 font l'objet d'un étalonnage régulier, dont il faut tenir à jour les registres Note 5. Les registres d'étalonnage précisent un appareil particulier, et les résultats sont donc traçables à cet appareil précisément.

La vérification n'a permis de trouver aucun processus officiel à l'échelle de l'Agence permettant de recenser et d'évaluer les risques liés aux biens meubles, même si nous savons que les résultats de chaque EBM servent de points de repère pour l'analyse des risques et la refonte des critères des EBM régulièrement. Sur la base de certains facteurs d'atténuation existants, tels que la sécurité matérielle, les exigences prévues par la norme ISO 17025 et les examens permanents, les menaces et les risques possibles n'ont fait l'objet d'aucune autre attention particulière. Comme la Politique sur la gestion du matériel du CT exige l'établissement d'un horaire de prise d'inventaire axé sur le risque, il est important d'officialiser le processus de recensement et d'évaluation des risques appuyant la nature et la fréquence des évaluations matérielles. Ce processus devrait tenir compte de tous les risques pertinents, y compris la valeur en dollars, le risque de vol et la fiabilité des mesures de protection matérielle.

Recommandation (3) : Le vice-président, Direction générale de la gestion intégrée, devrait officialiser un processus de recensement et d'évaluation des risques pour les biens meubles dont l'Agence doit assurer le suivi et la surveillance. Par la suite, celui-ci pourrait servir à guider la nature et l'horaire des évaluations des biens matériels.

La DGGITI a la capacité d'effectuer un examen des inscriptions au réseau pour confirmer l'existence matérielle des ordinateurs portables et des ordinateurs de bureau. Toutefois, ce processus n'est pas relié aux registres des biens utilisés pour procéder aux évaluations matérielles. Une comparaison a été effectuée entre les registres et l'examen du réseau au cours de l'exercice 2011-2012. D'après cette comparaison, les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables qui n'avaient pas été enregistrés sur le réseau au cours des deux années précédentes ont été supprimés des dossiers administratifs ou de l'inventaire de biens.

La procédure habituelle pour les ordinateurs déclarés excédentaires comprend l'élimination de toutes les données, suivie de la destruction du lecteur de disque dur. Même si la vérification n'a pas permis de confirmer que cette procédure avait eu lieu, nous avons remarqué que le nombre de lecteurs de disque dur détruits est bien plus élevé que le nombre d'ordinateurs enlevés.

Cet exercice d'assainissement administratif indique qu'il est globalement nécessaire pour la DGGITI et le BGCB de se pencher sur la pertinence et l'exactitude du cheminement de l'information en ce qui a trait au déploiement, au transfert et à l'aliénation définitive des biens de GI-TI.

Le risque accru de pertes non détectées ou d'erreurs de tenue des dossiers liées à des biens de GI-TI d'une valeur inférieure à 10 000 $ est particulièrement important eu égard à leur vulnérabilité et au fait que l'Agence prévoit remplacer une bonne partie des ordinateurs de bureau prochainement. Ce remplacement prévu représente un moment opportun pour rapprocher les registres des biens liés à l'informatique du BGCB avec les données disponibles par l'entremise de la DGGITI.

Recommandation (4) : Le vice-président, Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie de l'information, devrait s'assurer que des procédures officialisées sont en place en vue d'assurer le suivi et la surveillance efficaces de l'acquisition, du transfert et de l'aliénation des biens de GI-TI, et que des renseignements pertinents et précis sur les biens de GI-TI sont mis à la disposition des personnes chargées de maintenir l'intégrité des registres des biens.

Annexe A : Critères de vérification

Secteur d'intérêt no 1 - Les biens meubles de l'Agence sont gérés conformément aux politiques de l'ACIA et du Conseil du Trésor, ainsi qu'aux directives et orientations connexes sur les biens meubles.

  • Les pouvoirs, les responsabilités et l'obligation de rendre des comptes à l'égard de la protection des biens meubles sont clairement définis et communiqués.
  • La direction cerne, évalue et atténue les risques liés à la protection des biens meubles.
  • Les politiques et les lignes directrices de l'Agence sur la protection des biens meubles sont claires et conformes aux politiques gouvernementales.
  • Un système de contrôle et de surveillance est en place pour surveiller le respect de la Politique sur la gestion du matériel du CT et ses directives connexes.
  • Les gestionnaires et les employés recensent et protègent les biens dont ils sont responsables et ils évaluent les mesures de protection que requièrent ces biens en évaluant les menaces et les risques connexes.

Secteur d'intérêt no 2 - Des renseignements précis et fiables sur les biens meubles sont consignés de manière à permettre la prise de décisions éclairées en matière de biens meubles, en temps opportun.

  • Les transactions liées à l'acquisition et à l'aliénation des biens meubles sont codées et consignées avec exactitude et dans les délais voulus afin de favoriser le traitement exact et opportun de l'information.
  • Un système d'information sur la gestion des biens est en place et
    • permet de recueillir et de générer des données complètes et précises sur les biens meubles détenus;
    • comprend un horaire d'évaluation des biens axée sur le risque;
    • s'intègre aux systèmes ministériels d'information financière;
    • soutient les décisions éclairées prises en matière de gestion des biens en temps opportun.

Secteur d'intérêt no 3 – Des rapports exacts et opportuns sur les biens meubles sont communiqués à l'interne.

  • Des rapports appropriés et opportuns sur les biens meubles sont communiqués à l'interne
  • Les biens meubles et leurs dossiers sont vérifiés périodiquement.

Secteur d'intérêt no 4 – Des mesures de contrôle à l'égard de la protection des biens meubles sont en place durant leur cycle de vie.

  • Des mesures de contrôle sont en place à l'égard du suivi des biens meubles au moment de leur acquisition, de leur transfert, de leur déclaration à titre de biens excédentaires et de leur aliénation.
    • Des mécanismes de recensement des biens et de surveillance de ces renseignements sont en place.
    • Des renseignements pertinents sur les biens meubles, comme le numéro de série et leur emplacement, sont communiqués au personnel approprié responsable de la gestion des biens.
    • Les biens meubles désuets, endommagés et usés sont recensés et déclarés excédentaires par le délégataire avant d'être éliminés de façon appropriée.
    • Les rapports remplis en cas de perte, de vol, de dommage ou d'égarement de biens meubles sont approuvés par un délégataire.
  • Des mesures de contrôles sont en place à l'égard de l'attribution de biens aux employés, des biens utilisés en dehors des locaux et de la remise des biens lors du départ des employés.
    • Les biens meubles de l'Agence utilisés en dehors des locaux pour des raisons liées au travail sont contrôlés adéquatement.
    • Avant le départ d'un employé, son superviseur ou gestionnaire doit recenser et récupérer tous les biens meubles qu'il détient, et tous les biens non retournés sont documentés, font l'objet d'une enquête et d'un suivi, puis sont sanctionnés en conséquence.
  • Des mesures de contrôles sont en place à l'égard de la protection des biens contre la perte et le vol.
    • Les biens meubles déclarés perdus ou volés sont documentés, font l'objet d'une enquête et d'un suivi, puis sont sanctionnés en conséquence.

Annexe B : Cinq endroits principaux selon la valeur comptable nette des biens Notes de tableau *

Compte Acquisition Dépréciation / radiation Valeur comptable nette
Laboratoire de Fallowfield (Ottawa) 3262 19 878 779 $ -13 687 387 $ 6 191 392 $
Laboratoire de Calgary 754 12 549 751 $ -7 307 718 $ 5 242 033 $
Institut de recherches vétérinaires (Lethbridge) 928 8 972 255 $ -5 164 626 $ 3 807 629 $
Laboratoire de Dartmouth 465 7 697 840 $ -3 908 738 $ 3 789 102 $
Laboratoire d'hygiène vétérinaire (Saskatoon) 515 9 050 594 $ -5 297 810 $ 3 752 784 $
Total 5924 58 149 219 $ -35 366 279 $ 22 782 940 $
Total des biens meubles 26535 147 100 034 $ -99 547 142 $ 47 552 892 $ Notes de tableau 1
Pourcentage de tous les biens meubles 22% 40% 36% 48%

Notes de tableau

Notes de tableau *

Données du Module de comptabilité des immobilisations du SAP fournis par le BGCB, le 31 mars 2012.

Retour à la référence de la note de tableau *

Notes de tableau 1

Les bateaux, voitures, camions, véhicules utilitaires, remorques, matériel informatique central et logiciels acquis ont été exclus de la présente vérification, d'où la différence entre une valeur comptable nette de 63,1 M$ selon le MCI et le montant de 47,6 M$ visé dans la présente vérification.

Retour à la référence de la note de tableau 1

Annexe C : Cinq grandes catégories de biens selon la valeur comptable nette Notes de tableau *

Compte Acquisition Dépréciation / radiation Valeur comptable nette
Équipement de laboratoire et instruments optiques 1826 69 160 087 $ -30 931 606 $ 38 228 481 $
Mobilier de bureau 303 13 778 269 $ -8 156 784 $ 5 621 486 $
Matériel de communication vocale 26 1 777 227 $ -1 140 525 $ 636 703 $
Équipement de laboratoire et instruments optiques (de faible valeur) 6103 24 270 232 $ -23 799 620 $ 470 612 $
Ameublement de laboratoire 17 464 120 $ -100 018 $ 364 102 $
Total 8275 109 449 936 $ -64 128 552 $ 45 321 384 $
Total des biens meubles 26535 147 100 034 $ -99 547 142 $ 47 552 892 $
Pourcentage de tous les biens meubles 31% 74% 64% 95%

Notes de tableau

Notes de tableau *

Données du Module de comptabilité des immobilisations du SAP fournis par le BGCB, le 31 mars 2012.

Retour à la référence de la note de tableau *

Annexe D : Réponse et plan d'action de la direction

Réponse de la direction

Réponse de la Direction générale de la gestion intégrée : Nous sommes d'accord avec l'ensemble des conclusions de la vérification. L'Agence va renforcer et diffuser largement les politiques et les documents de conformité, ce qui contribuera à renforcer l'obligation de rendre compte des personnes à qui des biens sont confiés.

Réponse de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie de l'information : En général, il existe des politiques et des procédures de base pour veiller au respect des exigences pertinentes. Les documents de politique, entre autres, les Procédures d'aliénation des équipements excédentaires, les Procédures de gestion de l'achat au paiement et la Directive sur l'approvisionnement en GI-TI répondent aux exigences en matière de gestion et de maintien des registres des biens et des biens de TI. Ce qui manque en général, c'est un processus intégré permettant de s'assurer que des renseignements sont recueillis et mis en commun pour l'ensemble des processus, des systèmes et des groupes.

Plan d'action en matière de gestion

Recommandations des vérificateurs Mesures proposées par la direction Responsable(s) Date de mise en œuvre
Recommandation (1): Le vice-président, Direction générale de la gestion intégrée, devrait accélérer l'établissement de la version finale de la politique sur la gestion du matériel et des documents de conformité connexes, et s'assurer que tous les renseignements en matière de protection des biens sont intégrés et mis à la disposition des personnes à qui des biens sont confiés. La DGGI :
  1. établira la version finale de la politique sur la gestion du matériel et des documents de conformité connexes, qui exposeront clairement les rôles et les responsabilités liés à la protection des biens, y compris l'acquisition, le suivi, la surveillance et l'aliénation des biens;
  2. étoffera les renseignements affichés actuellement sur Merlin au sujet de la gestion du matériel, lorsque les documents de conformité seront terminés, en partenariat avec les Affaires publiques.
Directeur exécutif, Direction de la gestion des biens et de la sécurité.
  1. Décembre 2013
  2. Mars 2014
Recommandation (2): Le vice-président, Direction générale de la gestion intégrée, devrait s'assurer que la formation, les outils et les processus sont officialisés afin d'orienter les efforts des responsables et des gestionnaires des biens en vue de protéger et de surveiller les biens qui leur sont confiés. La DGGI :
  1. en consultation avec les clients, élaborera des processus et de la formation pour faciliter la protection et la surveillance des biens meubles;
  2. utilisera le réseau établi de laboratoires pour sensibiliser davantage à la protection des biens meubles.
Directeur, Direction de la gestion des biens et de la sécurité Mars 2014
Recommandation (3): Le vice-président, Direction générale de la gestion intégrée, devrait officialiser un processus de recensement et d'évaluation des risques pour les biens meubles dont l'Agence doit assurer le suivi et la surveillance. Par la suite, celui-ci pourrait servir à guider la nature et l'horaire des évaluations des biens matériels. La DGGI :
  1. élaborera une méthode d'évaluation des risques pour les biens, en intégrant les résultats dans les exercices d'évaluation des biens matériels;
  2. i) finalisera le transfert de responsabilité pour le processus de départ des employé et
    ii) collaborera avec la DGRH pour élaborer une approche, en partenariat avec les parties intéressées, afin de lancer officiellement un processus quant au départ des employés.
  1. Directeur, Division des contrats et des achats
  2. i) Directeur, Sécurité intégrée, et agent de sécurité de l'Agence
    ii) Directeur, Services de RH, DGRH
  1. Décembre 2013
  2. i) Septembre 2013
    ii) 3e trimestre
Recommandation (4): Le vice-président, Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie de l'information, devrait s'assurer que des procédures officialisées sont en place en vue d'assurer le suivi et la surveillance efficaces de l'acquisition, du transfert et de l'aliénation des biens de GI-TI, et que des renseignements pertinents et précis sur les biens de GI-TI sont mis à la disposition des personnes chargées de maintenir l'intégrité des registres des biens. La DGGI :
  1. Établir un processus intégré pour veiller à recueillir, à tenir à jour et à communiquer des renseignements au sujet de l'acquisition et de l'aliénation adéquate des biens de TI.

Des rapports seront produits tous les mois et présentés à la direction de la DGGITI et de la DGGI. Les renseignements seront recueillis à partir de plusieurs systèmes et intégrés dans un seul rapport.

Directeur, Service à la clientèle Décembre 2013
Date de modification :