ARCHIVÉE - Vérification des transactions de paie inhabituelles : Heures supplémentaires et paiements au titre du réaménagement des effectifs

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1.0 Sommaire

Introduction

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA, l'Agence) joue un rôle clé dans le maintien du système de salubrité des aliments du Canada. Parmi les nombreuses fonctions importantes que remplit l'Agence, mentionnons les activités d'inspection visant à vérifier la conformité de l'industrie avec les exigences législatives. La nature des activités de l'ACIA et son devoir de fournir à l'industrie une couverture d'inspection ont fait en sorte que les heures supplémentaires sont devenues un moyen de gestion de la charge de travail des employés de première ligne; environ 88 % des dépenses de l'ACIA en heures supplémentaires sont encourues par la Direction générale des opérations. Un certain niveau d'heures supplémentaires est attendu, ce qui est normal et justifié (quarts de travail plus longs, remplacement d'employés en cas d'absence imprévue et besoins de l'industrie). La nature du service complexifie la planification et l'allocation des ressources pour la direction du personnel opérationnel de première ligne. La gestion efficace des heures supplémentaires dépend dans une certaine mesure de la gestion efficace des employés et de la charge de travail.

La vérification portait sur la gestion des heures supplémentaires afin de s'assurer notamment que les dispositions des conventions collectives et la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires de l'Agence sont respectées, mais aussi pour déterminer si l'Agence gère activement les heures supplémentaires en vue de les minimiser. En tant qu'organisme gouvernemental, l'ACIA doit rendre des comptes au public de l'utilisation efficace et efficiente des ressources. Nous avons constaté l'existence de stratégies localisées visant à améliorer la gestion des ressources en vue de réduire les heures supplémentaires et d'une directive nationale sur l'allocation des ressources d'inspection existantes dans les abattoirs agréés par le gouvernement fédéral. Les initiatives comme celles-ci sont importantes pour l'établissement d'attentes par rapport à la gestion active plutôt que l'acceptation passive.

La vérification portait également sur les paiements versés aux employés ne faisant pas partie du groupe EX au titre du réaménagement des effectifs (RE). En raison du Budget 2012, l'Agence a identifié 309 postes excédentaires. Les employés occupant ces postes peuvent se prévaloir des dispositions relatives au réaménagement des effectifs et choisir parmi différentes options, en plus de leurs droits découlant de leur convention collective. Les paiements au titre du RE ont été compris dans la vérification comme un examen opportun afin d'assurer la conformité avec les conventions collectives et afin que des mesures de contrôle adéquates soient en place pour les paiements importants du point de vue du destinataire.

Principales constatations et conclusion

Principales constatations

La vérification nous a permis de constater que l'Agence a mis des mesures en place pour s'assurer que les paiements des heures supplémentaires sont versés conformément aux conventions collectives et aux documents d'orientation. Toutefois, la gestion et la surveillance des heures supplémentaires pourraient être améliorées. À l'heure actuelle, on tend à accepter les heures supplémentaires comme si elles sont inévitables, compte tenu du devoir de servir l'industrie en temps opportun, même si certains lieux de travail ont pris position de façon plus proactive. Afin de gérer efficacement les heures supplémentaires, il faut comprendre les motifs, les besoins en ressources pour les journées normales de travail, les stratégies appliquées aux lieux de travail semblables, les dispositions pertinentes des conventions collectives, ainsi que l'analyse et la surveillance des données sur les heures supplémentaires.

La vérification nous a permis de constater que l'Agence a mis en place les processus et les mesures de contrôle nécessaire pour administrer les paiements au titre du réaménagement des effectifs conformément aux conventions collectives dans le cadre du Budget 2012, même si les directives sur les réclamations d'indemnités d'études pourraient être améliorées.

Conclusion

En conclusion, l'Agence a mis des mesures en place pour que le paiement des heures supplémentaires et les processus connexes soient conformes aux conventions collectives et à la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires de l'Agence, mais l'adoption de meilleures pratiques de gestion pourrait permettre de diminuer les coûts annuels relatifs aux heures supplémentaires. Ces économies pourraient servir à d'autres priorités plus importantes. Le rapport contient cinq recommandations visant à traiter les pratiques de gestion des heures supplémentaires auxquelles des améliorations doivent être apportées.

De plus, même si des processus et des mesures de contrôle sont en place pour l'administration des paiements au titre du réaménagement des effectifs, le rapport comprend une recommandation visant à renforcer la directive sur les réclamations d'indemnités d'études.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

Les dépenses de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA ou l'Agence) liées aux salaires et aux avantages sociaux des employés représentent la majorité (74 %) de ses dépenses de fonctionnement. En 2012-2013, une somme totale de 613 M$ a été versée en salaires et en avantages sociaux, dont 14,4 M$ (2 %) en heures supplémentaires.

La nature des activités de l'ACIA et son devoir de fournir à l'industrie une couverture d'inspection établie ont fait en sorte que les heures supplémentairesNote de bas de page 1 sont devenues un moyen de gestion de la charge de travail des employés de première ligne; environ 88 % des dépenses de l'ACIA en heures supplémentaires sont encourues par la Direction générale des opérations. En vertu de la Loi sur les frais d'utilisation, les heures supplémentaires du personnel d'inspection travaillant dans des établissements appartenant à des tiers peuvent être recouvrables. En outre, les situations d'urgence entraînent également l'accumulation d'heures supplémentaires. Les heures supplémentaires sont de nature imprévisible et doivent donc être gérées au fur et à mesure.

Avant le 1er août 2012, les conseillers en rémunération des centres opérationnels étaient chargés d'examiner les formulaires d'heures supplémentaires préalablement au traitement de ces derniers. Cet examen comprenait une vérification de la conformité aux modalités des conventions collectives et au processus d'autorisation approprié. Depuis le 1er août 2012, une approche progressive est mise en œuvre afin de centraliser le traitement des formulaires d'heures supplémentaires au Centre de service 1-888-RH de Moncton, au Nouveau-Brunswick. Les conseillers en rémunération des centres opérationnels n'examinent donc plus les formulaires d'heures supplémentaires.

De plus, le gouvernement a lancé en 2012 l'Initiative de transformation de l'administration de la paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), une initiative de cinq ans visant à transférer les services d'administration de la paye des ministères et organismes du gouvernement fédéral au Centre d'expertise de TPSGC situé à Miramichi, au Nouveau-Brunswick. Le transfert des services de paie pour la paye des services supplémentaires (qui comprennent les heures supplémentaires) de l'ACIA à TPSGC a eu lieu en octobre 2013.

Les gestionnaires de l'ACIA continueront d'être responsables de l'examen et de l'autorisation des demandes de rémunération, incluant les heures supplémentaires et les congés.

Les paiements effectués au titre du réaménagement des effectifs (RE) sont considérés comme des transactions de paie inhabituelles. Le Budget 2012 prévoit des réductions de coûts de 2,1 M$ en 2012-2013, de 10 M$ en 2013-2014 et de 56 M$ en 2014-2015. Dans le cadre de ces réductions, l'Agence a identifié 309 postes excédentaires. Les employés occupant ces postes peuvent se prévaloir des dispositions relatives au réaménagement des effectifs, qui prévoient des options comme des paiements forfaitaires, des indemnités d'études ou une période de priorité pour l'obtention d'une offre d'emploi raisonnable.

Les paiements liés aux mesures de soutien à la transition (MST) ou les paiements forfaitaires versés lors du départ d'un employé occupant un poste excédentaire en vertu du RE peut varier entre quatre (4) et cinquante-deux (52) semaines du salaire de l'employé optant. Les paiements versés par l'Agence au titre du RE à l'égard de 131 employés excédentaires, à l'exception des indemnités d'études et des indemnités de départ, ont totalisé environ 7 M$.

Le Comité de vérification de l'Agence a approuvé la vérification des transactions de paie inhabituelles, y compris les heures supplémentaires et les paiements au titre du RE, dans le plan de vérification axé sur les risques de 2013-2014 à 2015-2016 de l'Agence.

1.2 Objectif

L'objectif de la vérification était d'assurer la pertinence des pratiques de gestion et des activités de contrôle de l'Agence, incluant les mesures de contrôle visant à assurer le respect des conventions collectives, notamment en ce qui concerne :

  • les processus applicables aux heures supplémentaires, y compris les processus de paiement;
  • les paiements et les processus du RE touchant les employés excédentaires identifiés en fonction du Budget 2012.

1.3 Portée

La vérification portait notamment sur les pratiques de gestion et les activités de contrôle des heures supplémentaires accumulées et payées, les paiements au titre du RE et les processus connexes liés aux employés excédentaires ne faisant pas partie du groupe EX identifiés en fonction du Budget 2012.

L'administration et la gestion des heures supplémentaires comprenaient les aménagements d'horaires ainsi que l'autorisation, le traitement, l'enregistrement et la surveillance des heures supplémentaires. La vérification des formulaires d'heures supplémentaires en fonction de la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires de l'ACIA et des conventions collectives a été effectuée par échantillonnage des heures supplémentaires effectuées durant l'exercice 2012-2013 et l'année courante jusqu'à la fin juin, puis enregistrée dans les registres de l'Agence (p. ex. PeopleSoft et SAP).

La vérification des paiements effectués au titre du RE et des processus connexes a également été effectuée par échantillonnage. Les paiements au titre du RE comprenaient les paiements liés aux MST, les indemnités de départ, les indemnités d'études et le paiement des congés annuels non utilisés.

La portée de la vérification ne visait pas l'évaluation :

  • de la gestion ou du paiement des congés compensatoires;
  • des coûts recouvrables associés aux heures supplémentaires;
  • des mesures de contrôle des systèmes de TI des applications opérationnelles connexes.

La vérification a eu lieu à la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et à la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI) de l'administration centrale de l'Agence, au Centre de service 1-888-RH de Moncton (N.-B.) et par conférences téléphoniques dans un nombre restreint de lieux de travail des Opérations où des heures supplémentaires sont effectuées et gérées.

1.4 Méthode et approche

Nous avons établi des secteurs d'intérêt et des critères de vérification détaillés (se reporter à l'annexe A) à titre de normes en fonction desquelles nous pouvions mener l'évaluation. Ceux-ci ont aussi servi de base pour l'exécution de la vérification. Les critères ont été établis en fonction de la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires de l'ACIA et des principales mesures de contrôle décrites dans l'Outil lié au cadre de contrôle de l'administration de la paye du gouvernement du Canada et les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes du Bureau du contrôleur général.

Les critères de vérification sont divisés selon les deux secteurs d'intérêt (SI) suivants :

SI 1 : Gestion et administration des heures supplémentaires

SI 2 : Gestion et administration des paiements au titre du réaménagement des effectifs

Heures supplémentaires :

Un examen des heures supplémentaires effectuées à l'Agence indique que la Direction générale des opérations (DGO) compte le plus important nombre d'heures supplémentaires et le plus haut ratio d'heures supplémentaires par rapport au salaire régulier. Cette constatation a été analysée de façon plus approfondie pour déterminer les lieux de travail où le nombre d'heures supplémentaires était le plus élevé, où le ratio des heures supplémentaires était le plus élevé par rapport au salaire régulier et où les employés ont fait d'importants gains en heures supplémentaires. Dix sites ont été choisis pour un examen plus poussé à cet égard (sept abattoirs et trois bureaux d'inspection de district).

Au total, 90 réclamations d'heures supplémentaires ont été examinées, dont 48 ont été choisies au hasard dans le Centre de service 1-888-RH de l'Agence et 42 ont été ciblées selon les lieux de travail.

Réaménagement des effectifs :

Nous avons choisi un échantillon de 20 employés excédentaires recevant une rémunération forfaitaire (15,27 % du total des employés excédentaires) pour avoir une couverture représentative parmi les options du RE et entre la RCN et les centres opérationnels.

Des 21 employés ayant présenté des demandes de remboursement des dépenses liées aux études (somme totale des demandes : 119 492 $), 12 ont été choisis (57,14 % du total des employés). Tous les employés ayant présenté des demandes de remboursement atteignant la somme maximale (10 000 $) ont été choisis.

Au total, 35 employés étaient toujours en attente d'une offre emploi raisonnable en date du 31 mai 2013. Cinq de ces employés ont été choisis au hasard.

La majeure partie des travaux de la présente vérification étaient terminés en octobre 2013.

1.5 Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la vérification interne de l'ACIA. Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées, et les données ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne définies par l'Institut des vérificateurs internes pour procurer un niveau élevé d'assurance quant aux constatations et à la conclusion du présent rapport. Ces dernières sont basées sur des conditions telles qu'elles existaient déjà au moment de la vérification et ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

2.0 Constatations et recommandations

2.1 Gestion et administration des heures supplémentaires

2.1.1 Cadre de contrôle

Deux aspects du cadre de contrôle de la gestion et de l'administration des heures supplémentaires ont été examinés : les directives offertes aux employés pour l'exercice de leurs fonctions et la surveillance :

  • de l'utilisation des heures supplémentaires sous le contrôle des gestionnaires;
  • de l'assurance de la qualité des transactions en heures supplémentaires pour le respect des exigences financières.

Documents de référence et d'orientation

Il y a possibilité d'améliorer les documents de référence et d'orientation sur la gestion des heures supplémentaires.

Nous nous attendions à ce que l'Agence ait des documents de référence (politiques, procédures, directives, procédures opérationnelles normalisées) et des lignes directrices pour appuyer le personnel de soutien administratif et les gestionnaires qui assurent la gestion des heures supplémentaires (p. ex. activités de planification, d'autorisation et d'approbation). Nous nous attendions aussi à ce que des directives sur la gestion des heures supplémentaires permettent de surmonter les défis que posaient différents motifs des heures supplémentaires (besoins de l'industrie, absences imprévues et événements imprévus).

Nous avons constaté que les documents de référence et d'orientation qui sont en place pour appuyer le personnel administratif et les gestionnaires sont la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires (juillet 1999) de la DGRH, les conventions collectives, la Directive opérationnelle sur la dotation dans les abattoirs agréés par le gouvernement fédéral de juin 2013 de la DGO, ainsi que la documentation de certaines procédures. Des ententes locales sur les quarts de travail qui établissent les heures de travail sont conclues entre les sites de l'ACIA et des tierces parties.

La Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires décrit les responsabilités des gestionnaires relativement à l'approbation préalable des heures supplémentaires et l'autorisation du paiement des heures supplémentaires travaillées. La Politique indique également que les heures supplémentaires doivent seulement être utilisées lorsque la direction détermine qu'elles sont le moyen le plus approprié et économique pour l'exécution du travail ou la prestation du service et qu'elles doivent être réduites à un minimum approprié.

Nous avons constaté que des procédures sont disponibles et adéquates pour ce qui est du processus par lequel les heures supplémentaires sont approuvées et soumises pour paiement. Cependant, peu de directives sont fournies quant à la façon de gérer efficacement la charge de travail, le travail quotidien et les heures supplémentaires afin de respecter les exigences en matière d'économie et de réduction au minimum par rapport aux heures supplémentaires. En l'absence de telles directives, il y a un risque que les stratégies ou les pratiques exemplaires de gestion des motifs des heures supplémentaires ne soient pas partagées ni disponibles et que les heures supplémentaires soient vues comme un aspect inévitable du service à la clientèle et soient acceptées plutôt que gérées activement. En outre, la Politique fait référence aux conventions collectives, et nous avons constaté qu'il n'y a aucune interprétation de ces conventions collectives à l'échelle de l'AgenceNote de bas de page 2.

La Directive opérationnelle sur la dotation dans les abattoirs agréés par le gouvernement fédéral de juin 2013 dresse la liste des rôles et des responsabilités de haut niveau des directeurs exécutifs, des directeurs régionaux, des gestionnaires d'inspection et des superviseurs d'inspection des centres opérationnels. La directive vise à mettre en œuvre une approche de planification plus intégrée et simplifiée pour la planification et l'allocation des ressources. Bien que la directive ne vise pas à gérer les heures supplémentaires en soi, il s'agit d'une importante initiative, puisque la majorité des heures supplémentaires travaillées à la DGO sont attribuables au Programme de l'hygiène des viandes; une utilisation plus efficace des ressources disponibles aurait pu minimiser le nombre d'heures supplémentaires. Nous remarquons que la directive est récente, alors son incidence ne peut être évaluée. Cependant, les attentes relatives au moment de mise en œuvre et de reddition de comptes sur les résultats n'ont pas été énoncées.

Recommandation (1) : Le vice-président de la DGRH, en collaboration avec la haute direction, devrait s'assurer que la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires et la documentation connexe (y compris les interprétations de la convention collective) sont examinées et évaluées afin de confirmer si elles respectent les exigences opérationnelles et comprennent des directives pertinentes sur la gestion et la réduction au minimum des heures supplémentaires.

Surveillance des heures supplémentaires

Il y a possibilité d'améliorer la surveillance des heures supplémentaires.

Nous nous attendions à ce que la surveillance des heures supplémentaires soit effectuée régulièrement par la DGRH et par les gestionnaires ou superviseurs dont les responsabilités comprennent la gestion des heures supplémentaires, et à ce que les problèmes potentiels soient cernés et réglés. Nous nous attendions aussi à ce que la surveillance des heures supplémentaires se fasse en fonction des finances, par programme, par lieu ou par employé.

Nous avons constaté qu'au sein de la Direction générale des opérations, les directeurs exécutifs et les directeurs régionaux des centres opérationnels reçoivent régulièrement des rapports financiers qui contiennent de l'information sur les dépenses engagées relativement aux heures supplémentaires. Ces renseignements ne sont pas régulièrement transmis aux gestionnaires d'inspection, aux superviseurs ni aux vétérinaires en chef qui ont la responsabilité quotidienne de gérer les heures supplémentaires. Un rapport sur les 40 personnes qui font le plus d'heures supplémentaires a été préparé à l'échelle nationale de façon ponctuelle, puis distribué aux centres opérationnels à titre d'information. Bien que ce rapport soit utile, il ne contient aucune donnée sur l'examen du rapport ni sur la validation de la justesse de ces sommes.

Nous avons constaté durant la vérification (voir la section 2.1.3) qu'une erreur importante aurait pu être relevée dans le cadre de l'examen régulier des rapports financiers ou du rapport sur les 40 personnes qui font le plus d'heures supplémentaires. Sans surveillance adéquate de ces renseignements, les erreurs importantes et les anomalies risquent de ne pas être détectées et les heures supplémentaires risquent de ne pas être bien gérées.

Recommandation (2) : Le vice-président de la DGO devrait s'assurer que les heures supplémentaires sont surveillées régulièrement par le niveau de gestion approprié au moyen des outils disponibles.

Surveillance de l'assurance de la qualité du processus de paiement

Un plan d'échantillonnage aux fins de l'assurance de la qualité est en place, mais il pourrait être amélioré et exécuté en temps plus opportun.

Nous nous attendions à ce qu'un plan d'échantillonnage de la paye aux fins de l'assurance de la qualité soit en place conformément aux exigences de la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, à ce que le plan soit exécuté comme prévu dans les résultats présentés à la haute direction et à ce que les mesures correctives appropriées soient prises.

Nous avons remarqué qu'il y a un plan en place pour les opérations de paye non générées par le système qui fait une distinction entre les points à risque élevé ou les points à risque moyen ou faible. Les opérations assorties d'un risque élevé représentent celles qui concernent les employés qui quittent l'Agence, lesquelles font l'objet d'une vérification systématique par les responsables de la surveillance et du contrôle financier de la DGGI. Les opérations assorties d'un risque moyen ou faible représentent toutes les autres opérations de paye à saisir manuellement (c'est-à-dire non courantes), y compris les paiements d'heures supplémentaires. Ces opérations sont assujetties à une vérification de l'assurance de la qualité par le service de rémunération de la DGRH. Nous avons relevé durant la vérification que le plan pour les opérations de paye à risque moyen et faible accusait un retardNote de bas de page 3 et qu'il n'était pas conçu pour relever les anomalies ou les paiements de grande valeur monétaireNote de bas de page 4.

Sans un plan d'échantillonnage aux fins de l'AQ axé sur les risques bien conçu, il y a un risque que les erreurs importantes ou les anomalies ne soient pas détectées.

Recommandation (3) : Le vice-président de la DGRH, en consultation avec le vice-président de la DGGI, devrait revoir le plan d'échantillonnage de la paye aux fins d'assurance de la qualité pour s'assurer qu'il est conçu de façon à relever les anomalies ou les paiements de grande valeur monétaire.

2.1.2 Utilisation et gestion des heures supplémentaires

Dans certaines situations, la gestion des heures supplémentaires dépend de la gestion de la charge de travail régulier.

Nous nous attendions à ce que les heures supplémentaires soient utilisées et gérées en fonction de la charge de travail et conformément à la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires de l'ACIA et aux conventions collectives.

Nous avons constaté que les gestionnaires et les superviseurs d'inspection connaissent généralement les dispositions sur les heures supplémentaires des conventions collectives respectives ainsi que les modalités d'application de la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires. Nous avons également constaté que certaines mesures, telles que la préparation à l'avance des horaires de travail, les registres d'arrivée et de départ des employés et les listes de rotation pour les heures supplémentaires, étaient en place pour faciliter la gestion de la charge de travail globale.

La Politique indique que les heures supplémentaires doivent seulement être utilisées lorsque la direction détermine qu'elles sont le moyen le plus approprié et économique pour l'exécution du travail ou la prestation du service et qu'elles doivent être réduites à un minimum approprié. Afin de traiter de ces aspects de la Politique, nous nous attendions à une gestion active, manifestée par :

  • la compréhension et la gestion active des besoins en ressources pour le travail quotidien et la charge de travail quotidienne;
  • le suivi et l'analyse des tendances des heures supplémentaires selon la cause;
  • la définition de ce que constitue un « minimum approprié »;
  • la gestion financière des heures supplémentaires par les personnes qui ont la responsabilité de gérer la charge de travail quotidienne;
  • une analyse coût-avantage des heures supplémentaires par rapport aux autres options de dotation.

Les défis liés à la gestion de la charge de travail sont reconnus et diffèrent au niveau local selon le programme. La durée de la journée de travail dans les abattoirs peut être plus longue que celle énoncée dans l'entente sur les quarts de travail et les conventions collectives, ce qui occasionne des heures supplémentaires régulièrement. Les heures supplémentaires pour déplacement vers les points de contrôle frontalier peuvent être importantes et effectuées sur demande. Nous avons constaté que la gestion active des besoins en ressources pour ce qui est du travail régulier et de la charge de travail régulier peut, dans certaines circonstances, faciliter la réduction au minimum des heures supplémentaires. Certaines stratégies locales de gestion de la charge de travail sont en place, comme l'examen des exigences minimales en matière de dotation, l'établissement de quarts de soir et de fin de semaine pour les inspecteurs ou l'attribution de tâches en dehors des heures normales au vétérinaire habitant le plus près. Même si l'incidence de ces stratégies n'a pu être quantifiée en raison des données limitées, elle suggère tout de même qu'une approche proactive pourrait être bénéfique pour la gestion du devoir de servir l'industrie.

Nous avons constaté que la majorité des employés estiment que la plupart des heures supplémentaires travaillées au sein de la DGO sont dues aux demandes de l'industrie et non à un manque de personnel, à l'absence d'employés ou à toute autre cause. La vérification n'a pu prouver si c'était le cas. Les renseignements requis pour effectuer une telle analyse ne sont pas facilement disponibles, puisque les heures supplémentaires ne sont pas consignées dans le système de paye selon le motifNote de bas de page 5.

Nous avons remarqué que les employés acceptent en général que les services demandés par l'industrie qui doivent être fournis en dehors d'un quart de travail régulier sont préférablement offerts sous forme d'heures supplémentaires, et, dans certains cas, les heures supplémentaires s'avèrent être la stratégie la plus économique. La nécessité de répondre aux besoins de l'industrie et le type de service offert (p. ex. abattoir, poste frontalier) ont une incidence directe sur la prévisibilité, la nature et l'ampleur des heures supplémentaires, donc aussi sur la capacité de l'Agence à gérer ou minimiser les heures supplémentaires efficacement.

Les coûts liés aux heures supplémentaires ne sont pas triés dans le budget de rémunération global. La gestion financière des heures supplémentaires (soit la surveillance et les prévisions) est assurée dans les bureaux des régions et des centres opérationnels, et non à l'échelle locale où les heures supplémentaires sont travaillées ou par les employés qui ont la responsabilité de gérer la charge de travail quotidienne. De plus, aucune analyse coût-avantage officielle des heures supplémentaires par rapport aux autres options de dotation n'a été réalisée.

Sans pratiques systématiques au niveau local, comme l'analyse des besoins en ressources, le suivi et l'analyse des heures supplémentaires travaillées selon la cause et l'analyse coût-avantage des options en matière de ressources, il est difficile de démontrer que les heures supplémentaires sont gérées et utilisées de façon appropriée.

Recommandation (4) : Le vice-président de la DGO devrait s'assurer que les pratiques systématiques de gestion des heures supplémentaires sont communiquées et mises en place entre les programmes semblables et d'un lieu de travail à un autre.

2.1.3 Conformité avec les conventions collectives et les processus

Les réclamations d'heures supplémentaires ont été traitées en temps opportun, mais certaines erreurs ont été relevées.

Nous nous attendions à ce que les heures supplémentaires soient calculées conformément aux modalités des conventions collectives pertinentes, approuvées par le titulaire du pouvoir délégué approprié, puis vérifiées et enregistrées correctement et en temps opportun dans le système des RH.

En raison du volume, le Centre de service 1-888-RH ne vérifie pas si les formulaires d'heures supplémentaires sont autorisés par la personne détenant le pouvoir délégué en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Avec près de 96 000 transactions par année, il est impossible de procéder à cette vérification tout en offrant un service en temps opportun. Nous avons également noté que, même s'il n'y a aucun cas dans notre échantillon où les mêmes heures supplémentaires ont été réclamées en espèces ainsi qu'en congé compensatoire, aucune vérification du système n'est effectuée pour prévenir cette situation.

Nous avons examiné 90 formulaires Déclaration de présence et de travail supplémentaire et rapport de prime pour en vérifier la conformité avec la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires et les conventions collectives. La stratégie d'échantillonnage comprenait des échantillons aléatoires (48) et des échantillons ciblés (42).

Nous avons remarqué que tous les formulaires ont été traités en temps opportun. Voici les erreurs que nous avons relevées :

  • Autorisation manquante de la personne détenant le pouvoir délégué en vertu de l'article 34 de la LGFP (5 cas).
  • Paiements versés incorrects (3 cas). Les erreurs étaient de nature administrative. Deux étaient mineures (moins de deux heures); dans un cas, les mêmes heures ont été réclamées deux fois, et dans l'autre, une heure additionnelle était réclamée. Le troisième cas était une erreur administrative découlant d'un important trop-payé; il a été transféré aux Ressources humaines pour suivi. Ce cas indique des lacunes de contrôle à plusieurs niveaux. Il y a deux niveaux de vérification au Centre de service 1-888-RH. L'employé qui figure dans le rapport des 40 personnes qui font le plus d'heures supplémentaires; l'erreur aurait dû être relevée lors d'un examen régulier des rapports financiers mensuels. De plus, il y a un manque au niveau de la vérification, car s'il y avait eu des mesures en place, ce cas de grande valeur monétaire aurait été acheminé aux fins de suivi plus approfondi.
  • Détails manquants (40 cas). Section « Semaine de travail » incomplète (32 cas). Sans un énoncé de la semaine de travail régulier, il est difficile pour la personne hors site qui approuve ou examine les demandes de savoir si les heures réclamées constituent réellement des heures supplémentaires. Le motif des heures supplémentaires est manquant (8 cas). Si la direction ne connaît pas le motif des heures supplémentaires travaillées, elle ne peut en faire un suivi ou l'analyser selon la cause.

Nous comprenons que le nouveau processus des TPSGC pour la présentation d'une réclamation d'indemnité de temps supplémentaire en espèces, qui a été lancé après notre vérification, est une application Web qui prévoit certaines mesures de contrôle sur place pour les données critiques. Ce nouveau processus ne sera pas utilisé dès le début pour les réclamations de temps compensatoire; les mêmes heures supplémentaires risquent d'être réclamées en espèces et en congé compensatoire sans vérification préventive du système.

Recommandation (5) : Le vice-président de la DGRH devrait examiner les mesures de vérification en place afin de s'assurer que les demandes d'heures supplémentaires de grande valeur monétaire sont acheminées pour examen approfondi et de mettre la main sur les demandes d'heures supplémentaires en double.

2.2 Gestion et administration des paiements au titre du réaménagement des effectifs

2.2.1 Cadre de contrôle

L'Agence a mis en place les processus et les mesures de contrôle nécessaire pour administrer les paiements au titre du réaménagement des effectifs conformément aux conventions collectives dans le cadre du Budget 2012.

Nous nous attendions à trouver des processus et des mesures de contrôle en place pour l'administration des paiements au titre du réaménagement des effectifs, conformément aux conventions collectives dans le cadre du Budget 2012.

Nous avons examiné les processus et les mesures de contrôle en place pour l'administration des paiements au titre du réaménagement des effectifs. Ceux-ci comprenaient notamment :

  • la formation de l'Équipe de gestion des effectifs au sein de la DGRH pour l'administration du processus de réaménagement des effectifs, y compris la préparation et la distribution des lettres signées par les chefs des directions générales, de même que les formulaires et les modèles pour aider les employés excédentaires;
  • l'utilisation du système de gestion de la transition en matière d'emploi pour assurer le suivi du statut des employés excédentaires;
  • l'examen à plusieurs niveaux et l'assurance de la qualité par la DGRH et la DGGI pour ce qui est des calculs et des paiements versés aux employés excédentaires;
  • le suivi financier et la surveillance des sommes engagées et réelles pour les paiements liés aux mesures de soutien à la transition et les réclamations d'indemnités d'études par le système financier de la DGGI à l'aide de l'Outil de prévisions salariales.

La DGGI considère les paiements d'indemnités versés aux employés qui partent comme étant un risque élevé, c'est pourquoi elle vérifie l'assurance de la qualité de toutes les sommes avant paiement. La vérification a permis de confirmer que la DGGI a procédé à cette vérification de l'AQ de façon uniforme.

Les réclamations d'indemnités d'études présentées par les employés excédentaires ne sont pas classifiées comme étant à risque élevé. Elles sont donc traitées et approuvées par la DGRH sans vérification de l'assurance de la qualité par la DGGI. Ces réclamations pourraient faire l'objet d'un examen de l'AQ par échantillonnage après paiement par le service de rémunération de l'Agence. Toutefois, en raison de la population et de la taille de l'échantillon, nous avons relevé qu'il était peu probable que ces dépenses soient choisies.

2.2.2 Conformité avec les conventions collectives

En général, les paiements versés au titre du réaménagement des effectifs étaient conformes aux conventions collectives. Les directives sur les réclamations d'indemnités d'études pourraient être améliorées.

Nous nous attendions à ce que les paiements versés au titre du réaménagement des effectifs dans le cadre du Budget 2012 soient conformes aux conventions collectives.

Paiements versés aux employés excédentaires à leur départ :

Au total, 131 employés excédentaires ont reçu des paiements liés aux mesures de soutien à la transition totalisant près de 7,1 millions de dollars, en plus d'autres paiements, à leur départ jusqu'à la fin mai 2013. Nous avons choisi un échantillon de 20 paiements et avons constaté que toutes les sommes ont été calculées conformément aux conventions collectives. Nous avons aussi relevé que d'autres exigences des conventions collectives et la délégation des pouvoirs connexes (comme la sélection des options dans les délais prescrits et les approbations par le chef de la direction générale) étaient respectées. Ce haut niveau de conformité peut être attribuable aux processus et aux mesures de contrôle établis à la section 2.2.1 ci-haut.

Inclusion d'employés excédentaires dans le système d'administration des priorités :

Au total, 35 employés excédentaires bénéficiant d'un statut prioritaire étaient toujours en attente d'une garantie d'offre d'emploi raisonnable à la fin mai 2013. Nous avons choisi un échantillon de cinq employés et avons constaté qu'ils figuraient tous dans le système d'administration des priorités et que les exigences des conventions collectives et la délégation des pouvoirs connexes (comme la sélection des options dans les délais prescrits et les approbations par le chef de la direction générale) étaient respectées.

Réclamations d'indemnités d'études :

Au total, 21 employés excédentaires ont soumis des réclamations d'indemnités d'études totalisant près de 119 500 $ jusqu'à la fin mai 2013. Nous avons choisi un échantillon de 12 employés (représentant 82 % des dépenses totales réclamées), y compris tous les employés qui ont atteint la limite cumulative maximale d'une réclamation, soit 10 000 $. Nous avons constaté que les réclamations respectaient les limites établies et que les réclamations de remboursement des dépenses étaient approuvées comme il se doit et appuyées de factures et de reçus, sauf deux exceptions. Ces dernières n'ont pas été approuvées adéquatement par la personne détenant le pouvoir délégué et n'étaient accompagnées d'aucune documentation à l'appui.

Nous avons aussi noté qu'il faut clarifier les documents d'interprétation pour aider les conseillers en rémunération et les gestionnaires délégataires de la DGRH à déterminer quel équipement de formation et quels formateurs satisfont aux exigences des conventions collectives en ce qui a trait aux réclamations d'indemnités d'études. Durant notre examen des 12 employés, nous avons relevé trois cas qui pourraient être interprétés comme étant non respectueux des exigences des conventions collectives.

Recommandation (6) : Le vice-président de la DGRH devrait s'assurer que des directives suffisantes à l'intention des conseillers en rémunération et des gestionnaires délégataires de la DGRH sont élaborées et renforcées en ce qui concerne les réclamations d'indemnités d'études qui respectent les exigences en matière d'approbation et de documentation à l'appui ainsi que les interprétations pour les formateurs qualifiés et l'équipement de formation pertinent.

Annexe A : Critères de vérification

SI 1 : Gestion et administration des heures supplémentaires

  • Critère 1 : Des documents de référence (politiques, procédures, directives, procédures opérationnelles normalisées) et des lignes directrices appuient le personnel de soutien administratif, et les gestionnaires assurent la gestion des heures supplémentaires (p. ex. activités de planification, d'autorisation et d'approbation).
  • Critère 2 : Les horaires des heures supplémentaires des employés sont gérés en fonction de la charge de travail et conformément à la Politique sur l'autorisation des heures supplémentaires de l'ACIA et aux conventions collectives.
  • Critère 3 : Les heures supplémentaires sont calculées conformément aux modalités des conventions collectives pertinentes, sont approuvées par le titulaire du pouvoir délégué, puis sont vérifiées et enregistrées correctement et en temps opportun dans le système des RH.
  • Critère 4 : Les heures supplémentaires et le processus de paiement de ces heures font l'objet d'une surveillance régulière, et les problèmes potentiels sont cernés et réglés.

SI 2 : Gestion et administration des paiements au titre du réaménagement des effectifs

  • Critère 1 : Les processus au titre du RE sont conformes aux exigences des conventions collectives.
  • Critère 2 : Les paiements effectués au titre du RE sont calculés conformément aux conventions collectives pertinentes, vérifiés et approuvés de façon appropriée.
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