Vérification du cadre de dotation de l'ACIA - Rapport de vérification
2.0 Introduction

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2.1 Contexte

La Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) confère au président de l'ACIA le pouvoir de nommer des employés et d'établir les conditions d'emploi. Les pouvoirs du président lui offrent beaucoup plus de latitude et d'autonomie, ainsi que des possibilités supplémentaires en ce qui concerne la gestion des ressources humaines (RH), par rapport aux organismes de l'administration publique centrale (APC) (dont le Conseil du Trésor est l'employeur légal).

Même si l'ACIA n'est pas assujettie à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la dotation de l'ACIA est compatible avec les principes régissant la dotation en vertu de la Loi selon l'entente (2008) entre l'Agence et la Commission de la fonction publique (CFP) qui permet la mutation des employés d'un poste à un autre dans la fonction publique régulière. La mobilité entre l'ACIA et l'APC offre de plus grandes possibilités en matière d'emploi pour les employés de l'ACIA et aide l'ACIA à recruter des gens expérimentés.

Tout comme la fonction publique, l'ACIA souscrit à une approche fondée sur les valeurs en matière de dotation. La dotation à l'ACIA s'appuie sur les valeurs de la compétence, de l'impartialité, de l'équité, de l'ouverture, de la représentativité, de l'accès, de l'efficience et de l'efficacité. Des pouvoirs en matière de dotation ont été délégués aux gestionnaires de l'ACIA étant donné que ces derniers et les spécialistes des ressources humaines qui les appuient sont tenus de rendre compte au président. On s'attend à ce qu'ils démontrent, par leurs actions et décisions, que la dotation est assurée conformément aux obligations législatives (p. ex. Loi canadienne sur les droits de la personne, Loi sur l'équité en matière d'emploi, Loi sur les langues officielles, etc.) et aux valeurs et politiques établies, ainsi que dans l'intérêt de l'ACIA et de son mandat.

Au cours des dernières années, l'Agence s'est engagée dans des activités visant à renouveler et à moderniser ses lois, ses règlements, ses politiques et ses programmes d'inspection. Pour soutenir ces transformations opérationnelles et culturelles, les politiques et les processus de dotation ont été revus. L'année 2013 a été l'année de création de la Politique sur le cadre de dotation (PCD), du Modèle de prestation des services de dotation de la DGRH et du document Recrutement et évaluation des risques relatifs à la dotation. Le modèle de prestation des services a aussi été élaboré en réponse au Plan d'action pour la réduction du déficit (PARD) de 2012 et à des réorganisations subséquentes au sein de la DGRH, qui ont occasionné d'importantes réductions de professionnels de la dotation de l'ACIANote de bas de page 1. Pendant la période de vérification, la DGRH a traité environ 27 400 transactions de dotation allant des nominations intérimaires et prolongations aux placements étudiants et aux nominations à durée indéterminées.

La PCD et son modèle de prestation connexe ont été mis en œuvre dans le but de transformer les services de dotation à l'Agence en tirant profit de l'expertise en dotation de la DGRH, en accélérant la durée des processus de dotation et en diminuant le coût global des services de dotation, tout en assurant la qualité de l'embauche.

Pour que l'accent demeure sur les ressources humaines de l'Agence, le président a annoncé la création du Bureau de l'ombudsman de la dotation (BOD) en décembre 2013, le premier du genre dans la fonction publique fédérale. Le Bureau de l'ombudsman de la dotation offre une avenue aux employés de tous les échelons pour discuter de leurs préoccupations en toute confiance, pour déterminer si les décisions de dotation en question respectent les valeurs de dotation ainsi que les valeurs et l'éthique de l'ACIA et pour contribuer à un milieu de travail positif. L'ombudsman de la dotation relève du chef des Recours du Secrétariat de l'intégrité et des recours, qui est externe à la DGRH. Durant la vérification, le BOD a procédé à un examen du processus de dotation collective des RH et a conclu qu'il importait d'améliorer les directives, les renseignements, la formation et les procédures écrites afin d'accroître la compréhension et l'utilisation de la dotation collective comme solution d'embauche. Il faut mettre en place un processus de planification renforcé pour mener efficacement la dotation collective et procéder à un examen plus approfondi de certains outils d'évaluation normalisés.

Durant la vérification, la DGRH a présenté d'autres modifications au cadre de dotation pour l'effectif de la direction. Le 1er avril 2015, l'Agence a mis en œuvre la Politique sur la gestion des talents pour les cadres supérieurs de l'ACIA au sein d'un cadre de RH intégré. Le ressourcement de l'effectif de la direction s'appuie aussi sur la Directive sur le ressourcement des cadres supérieurs, également en vigueur depuis le 1er avril 2015.

Nous avons procédé à cette vérification afin d'évaluer raisonnablement la mesure dans laquelle le cadre de dotation de l'ACIA soutient les processus de dotation harmonisés aux valeurs de dotation de l'ACIA et est mis en œuvre de façon appropriée. Le cadre de dotation a évolué au cours des derniers mois, mais ces initiatives ont été prises en considération lorsque c'était possible.

La structure organisationnelle des joueurs clés ayant participé à l'élaboration, à l'exécution et au soutien de la dotation en août 2015 se trouve à l'annexe A.

2.2 Importance

L'ACIA compte cinq grandes priorités pour la prochaine année, lesquelles l'aideront à centrer son travail sur les secteurs qui lui permettront d'atteindre ses principaux objectifs. Une des grandes priorités est « Une Agence unifiée », qui repose sur la collaboration, l'établissement de relations et le travail concerté pour atteindre des objectifs.

Un régime de dotation fructueux fait partie intégrante de la réalisation de l'approche « Une Agence unifiée » de l'Agence ainsi que de son mandat et de ses priorités. Environ 80 % des dépenses financières de l'Agence sont consacrées à la rémunération et aux avantages sociaux. Le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2015-2016 de l'ACIA a défini la gestion des ressources humaines, et sa modernisation, comme une priorité qui permet directement d'atteindre les grands objectifs de l'Agence. Le RPP indique que « Le Cadre des ressources humaines (RH) correspond à une modernisation complète du modèle de RH, qui abandonne un modèle traditionnel et industriel pour instaurer un cadre moderne axé sur les compétences nécessaire à la modernisation de l'inspection ».

Non seulement la dotation est un élément habilitant essentiel, mais la rétroaction des employés concernant la dotation a aussi été une source de préoccupations. Depuis 2008, les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de l'ACIA révèlent que la perception de l'équité dans la dotation diminue. Les résultats du SAFF de 2014 indiquent également que les notes de l'ACIA sont plus faibles comparativement à l'ensemble de la fonction publique en ce qui a trait à la perception de l'équité en matière de dotation.

En raison de l'importance d'un régime de dotation fructueux, des changements importants apportés au cadre de dotation de l'ACIA et de la perception des employés selon laquelle l'équité est à la baisse, l'Agence a déterminé qu'une vérification de la dotation était une grande priorité pour l'exercice 2014-2015 dans le Plan de vérification axé sur le risque de 2014-2015 à 2016-2017.

2.3 Objectif

L'objectif de la vérification est d'évaluer raisonnablement la mesure dans laquelle le cadre de dotation de l'ACIA est :

  • conçu pour soutenir les processus de dotation qui s'harmonisent aux valeurs de dotation de l'ACIA qui sont la compétence, l'impartialité, l'équité, l'ouverture, la représentativité, l'accès, l'efficience et l'efficacitéNote de bas de page 2,
  • mis en œuvre avec suffisamment de planification, de surveillance, de suivi, de formation, de mesure du rendement, d'outils et de communication.

2.4 Portée

La vérification a porté sur le cadre de dotation de l'Agence qui comprend, sans s'y limiter, les documents suivants de l'ACIA : la Politique sur le cadre de dotation (2013), le Modèle de prestation des services de dotation de la DGRH (2013) et la carte des points chauds Recrutement et évaluation des risques relatifs à la dotation (2013). Dans le cadre de la vérification, nous avons aussi tenu compte, lorsque c'était possible, des changements présentés par la DGRH durant la phase d'examen. Nous avons également examiné la Directive sur le ressourcement des cadres supérieurs (2015) et la Politique sur la gestion des talents pour les cadres supérieurs de l'ACIA (2015), récemment introduites, afin de prendre en considération les exigences du cadre de dotation à l'appui des futurs processus de nomination et de dotation axés sur la gestion des talents.

La vérification a englobé l'examen des rôles, des responsabilités et des obligations relativement aux activités de dotation de la DGRH ainsi que ceux liés aux gestionnaires d'embauche. À la DGRH, il était question de la Direction des services en ressources humaines (DSRH) et de la Direction du soutien des secteurs d'activité (DSSA).

Un examen limité des rôles et des responsabilités du BOD dans le nouveau cadre de dotation a aussi été effectué.

La vérification ne comprenait aucun examen des mesures de dotation pour évaluer la conformité aux politiques de dotation ou de la mesure dans laquelle le BOD a atteint son objectif.

La vérification a eu lieu de février 2015 à janvier 2016. La portée de la vérification a couvert les activités de dotation du 1er avril 2013 au 31 décembre 2015.

2.5 Approche

La phase d'examen de la vérification a été réalisée selon les approches suivantes :

  • L'examen de la documentation relative à l'ensemble des politiques de dotation; l'information sur le rendement (comme la productivité, les indicateurs et les mesures de rendement, les niveaux et les normes de service, les coûts et les niveaux de référence); l'organisation de la DGRH et les ressources affectées.
  • L'examen de la documentation relative aux rôles et aux responsabilités, y compris les comités de gouvernance et le BOD.
  • Les entrevues auprès du personnel de la DGRH, du BOD et des gestionnaires d'embauche.
  • L'examen limité des dossiers de nomination de dotation.
  • L'enquête limitée sur les cadres de dotation d'autres ministères.

2.6 Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la vérification interne de l'ACIA. Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été utilisées, et des preuves ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des auditeurs internes ainsi que pour attester les constatations et les conclusions du présent rapport. Les constatations et les conclusions exprimées dans le rapport sont fondées sur les conditions qui existaient au moment de la vérification et ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

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