ARCHIVÉE - Annexe C - Réponse et plan d'action de la direction

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Titre du projet : Vérification du Système de gestion de la qualité (SGQ)

Le programme du Système de gestion de la qualité (SGQ) faisant l'objet d'une vérification a été conçu et mis en œuvre par la Direction générale des opérations (DGO) en vue de mesurer le rendement des activités d'inspection en ce qui a trait à l'efficacité et à l'uniformité de l'exécution du programme au niveau de l'inspection. Ce programme sert à démontrer au vice président de la DGO les endroits où il faudrait envisager d'apporter des améliorations afin d'atténuer le risque associé au rendement. Le vice président de la DGO est chargé de prendre des mesures en fonction des recommandations sur le SGQ et de soumettre des rapports de rendement aux directions générales pertinentes de l'ACIA afin qu'elles s'engagent à résoudre les problèmes soulevés qui relèvent de leur responsabilité. Des mesures bien précises ont été prises durant le cycle de planification 2011-2012 pour répondre à de nombreux problèmes ciblés dans la vérification du rapport sur le Système de gestion de la qualité (c'est à dire faire un suivi des PPQ liés à la conception du programme).

La réponse et le plan d'action de la direction (RPAD) sur le SGQ ont été préparés du point de vue du SGQ de la DGO et décrivent les plans d'action que la DGO mettra en place pour restructurer le programme du SGQ. Le SGQ sera restructuré dans le cadre de la stratégie de gestion de la qualité globale de la DGO qui utilisera un ensemble d'outils de mesure du rendement (p. ex. SGQ, équipes de vérification des inspections, etc.), ce qui servira à garantir au vice président de la DGO que les activités d'inspection ont été réalisées avec rigueur et courage ainsi que conformément à la conception du programme. La stratégie est liée au programme de transformation de l'Agence et à ses échéances.

Entre temps, la DGO apporte certaines améliorations à court terme au SGQ qui sont énoncées ci après.

Recommandation découlant de la vérification 1 :
Le vice président de la Direction générale des opérations devrait veiller à ce que le cadre régissant le SGQ de la Direction générale des opérations soit examiné et évalué pour vérifier qu'il satisfait aux exigences opérationnelles, ainsi qu'aux attentes des intervenants externes, et apporter les modifications nécessaires afin que le SGQ puisse mesurer efficacement le rendement du système.

Réponse de la direction :
La DGO s'engage à restructurer le programme du SGQ pour mesurer et surveiller l'efficacité et l'uniformité globales de l'exécution du programme d'inspection et pour avantager les activités de surveillance de la gouvernance afin d'assurer un effort coordonné à tous les niveaux de l'organisation.
Le plan de restructuration du SGQ a été conçu en collaboration avec les experts en conception et en exécution de programme pour qu'il soit vaste et inclusif, ce qui permettra de s'assurer que tous les indicateurs et toutes les mesures de rendement possibles sont pris en compte pour établir des exigences opérationnelles robustes en matière de qualité, y compris les attentes des intervenants.

Mesures proposées par la direction Responsable Date d'achèvement

La DGO appuie la mise en œuvre d'une culture positive du haut vers le bas de l'organisation, l'élaboration d'un ensemble de politiques et de procédures cohérentes et détaillées, ainsi que la capacité d'analyser les données et de produire des rapports sur le rendement. Les étapes suivantes contribueront à l'établissement d'un cadre de SGQ robuste de manière uniforme au sein de la DGO en :

1. modernisant le manuel et les procédures du SGQ pour qu'ils soient plus concis, efficaces et faciles à lire, ce qui améliorera l'uniformité et l'objectivité de l'exécution du SGQ et renforcera l'analyse des données et la production de rapports.

Directeur principal,
Bureau de la gestion des activités et de la planification (BGAP)
Mars 2014

La DGO appuie la mise en œuvre d'une culture positive du haut vers le bas de l'organisation, l'élaboration d'un ensemble de politiques et de procédures cohérentes et détaillées, ainsi que la capacité d'analyser les données et de produire des rapports sur le rendement. Les étapes suivantes contribueront à l'établissement d'un cadre de SGQ robuste de manière uniforme au sein de la DGO en :

2. améliorant la formation et les modules sur l'encadrement/le mentorat en fonction des rôles et des responsabilités pour appuyer l'uniformité et la neutralité lors de l'application des responsabilités.

Directeur principal,
Bureau de la gestion des activités et de la planification (BGAP)
Mars 2014

Recommandation découlant de la vérification 2 :
Le vice président de la Direction générale des opérations devrait veiller à ce que le SGQ soit doté d'une structure de gouvernance et de surveillance appropriée pour démontrer l'engagement de l'Agence à l'égard de la qualité et garantir l'engagement et la collaboration des directions générales en ce qui concerne la planification des activités liées au SGQ et la résolution des problèmes.

Réponse de la direction :
La DGO convient qu'une gouvernance et une surveillance renforcées du SGQ permettront de mettre en place une approche intégrée et connectée entre tous les niveaux de haute gestion des opérations responsables de la conception et de l'exécution de programme. En seront accrues la communication, la transparence et la transmission du savoir.
Le SGQ restructuré vérifiera systématiquement l'exécution du programme pour déterminer s'il est mis en œuvre de façon adéquate, uniforme et efficace. L'analyse des données et la production de rapports sur le rendement seront appuyées à une fréquence constante par les experts des opérations pour que la haute direction de la DGO s'assure de l'engagement approprié quant aux mesures recommandées pour les problèmes résolus. L'équipe responsable du SGQ coordonnera le suivi pour assurer la transparence et la communication.

Mesures proposées par la direction Responsable Date d'achèvement

La DGO estime que cette gouvernance contribuera à orienter les types d'attitudes, d'habitudes et de comportements qui caractérisent une culture de qualité et de sécurité en :

1. Établissant un réseau d'experts dans les centres opérationnels et à l'échelle nationale pour renforcer les liens au sein de la DGO et avec les autres directions générales, au besoin, afin de faciliter une approche de collaboration objective et intégrée visant à améliorer la surveillance de la conception et de l'exécution du programme.

Directeur principal, BGAP

Début :
Mars 2014

Mise en œuvre complète :
Mars 2015

La DGO estime que cette gouvernance contribuera à orienter les types d'attitudes, d'habitudes et de comportements qui caractérisent une culture de qualité et de sécurité en :

2. Intégrant le processus de planification du SGQ au cycle de planification annuel de l'Agence pour établir les priorités et allouer les ressources en fonction des risques.

Directeur principal, BGAP Mars 2014

La DGO estime que cette gouvernance contribuera à orienter les types d'attitudes, d'habitudes et de comportements qui caractérisent une culture de qualité et de sécurité en :

3. Communiquant les problèmes relevés aux directions générales appropriées de l'ACIA pour qu'elles s'engagent à les résoudre.

Directeur principal, BGAP Mars 2015

Recommandation découlant de la vérification 3 :
Le vice président de la Direction générale des opérations devrait mettre en place des processus efficaces et viables d'analyse et de production de rapports de rendement pour s'assurer que les PPQ sont cernés et résolus et que les mesures correctives sont planifiées avec efficacité.

Réponse de la direction :
La DGO convient qu'une fonction de vérification interne robuste, crédible, efficace et durable contribuant à l'amélioration de la conception et de l'exécution du programme se fonde sur une analyse des données et une production de rapports rigoureuses.

Mesures proposées par la direction Responsable Date d'achèvement

L'établissement d'un réseau d'experts facilitera et appuiera la mise en œuvre réussie des éléments clés suivants du plan de restructuration du SGQ :

1. Mettre en œuvre une analyse systématique des données pour relever les problèmes de façon durable et avec exactitude.

Directeur principal, BGAP

Début :
Mars 2015

Mise en œuvre complète :
Mars 2016

L'établissement d'un réseau d'experts facilitera et appuiera la mise en œuvre réussie des éléments clés suivants du plan de restructuration du SGQ :

2. Mettre en œuvre un processus de production de rapports périodiques sur le rendement et un processus de suivi pour assurer l'amélioration continue et diminuer la récurrence de problèmes.

Directeur principal, BGAP

Début :
Mars 2015

Mise en œuvre complète :
Mars 2016

Date de modification :