Vérification du Système de vérification de la conformité (SVC) : Viandes

février 2011

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Table des matières

• 1.0 Sommaire
  • 1.1 Le Système de vérification de la conformité
  • 1.2 Portée et objectif
  • 1.3 Constatations et recommandations
  • 1.4 Énoncé d'assurance
  • 1.5 Opinion
• 2.0 À propos de la vérification
  • 2.1 Le Système de vérification de la conformité de l'ACIA
  • 2.2 Portée et objectif
  • 2.3 Méthode et approche
• 3.0 Constatations et recommandations
  • 3.1 Introduction
  • 3.2 Contrôle
  • 3.3 Gouvernance
  • 3.4 Gestion des risques
• Annexe A : Renseignements détaillés sur le SVC
• Annexe B : Critères de vérification détaillés
• Annexe C : Renseignements détaillés sur l'échantillon de vérification
• Annexe D : Description de la vérification de la qualité
• Annexe E : Réponse et plan d'action de la direction

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1.0 Sommaire

1.1 Le Système de vérification de la conformité

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) responsable de surveiller la mise en oeuvre des systèmes adoptés par l'industrie, grâce à des vérifications systématiques des mesures de contrôle, des pratiques et des dossiers du fabricant, ainsi qu'à des vérifications sur place des opérations en cours.

Le Système de vérification de la conformité (SVC) est un outil d'inspection axé sur les tâches qui sert à établir la conformité à la réglementation. Il offre aux inspecteurs des directives claires et uniformes et peut s'appliquer à une vaste gamme d'activités d'inspection.

1.2 Portée et objectif

Cette vérification portait sur les activités d'inspection des viandes figurant au chapitre 18 - Système de vérification de la conformité du Manuel des méthodes de l'hygiène des viandes (MMHV). Le MMHV est un manuel administratif et technique qui décrit comment se conformer à la Loi sur l'inspection des viandes et à son règlement d'application. Le chapitre 18 :

• décrit le cadre de gestion qui régit le SVC;
• fournit des directives sur le processus lié à l'exécution des tâches de vérification et
• fournit des directives sur les outils de production de rapports utilisés dans le cadre des activités de vérification de la conformité.

La vérification avait comme objectif de fournir l'assurance que les activités d'inspection des viandes de l'ACIA sont conformes au MMHV.

La portée de la vérification était restreinte à :

• la conformité déclarée au MMHV,
• l'efficacité des activités de formation et de gestion de la qualité et
• l'efficacité des tâches de vérification des suivis et des rapports à l'échelle nationale.

Cette vérification n'évaluait pas la façon dont certaines tâches et activités d'inspection étaient menées.

1.3 Constatations et recommandations

Constatation 1.0 : Un nouveau programme de cours et un plan de formation continue sur le SVC ont été élaborés

L'ACIA a récemment préparé un plan national de formation pour les inspecteurs des établissements de transformation des viandes et procède actuellement à sa mise en oeuvre. Ce plan renferme un nouveau programme de cours qui insiste sur les habilités requises et offre une formation continue aux nouveaux inspecteurs et à ceux déjà en poste.

Constatation 2.0 : Les renseignements sur le rendement sont peut­être incomplets

Les renseignements sur le rendement sont peut­être incomplets et ils ne reflètent pas fidèlement les exigences et les réalisations du SVC.

Recommandation 1.0

La Division de la programmation nationale d'inspection (DPNI) devrait s'assurer que les renseignements sur le rendement sont exhaustifs et qu'ils reflètent fidèlement les exigences et les réalisations du SVC.

Constatation 3.0 : Les vérifications de la qualité ne sont pas effectuées comme prévu

Les vérifications de la qualité visant à déterminer l'efficacité des processus d'inspection ne sont pas effectuées au besoin. L'analyse des données de vérification n'est effectuée qu'à l'échelon national.

Recommandation 2.0

La Direction de la stratégie et de la prestation des opérations devrait s'assurer que les vérifications de la qualité sont effectuées et déclarées comme prévu.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, on a suivi des procédures de vérification appropriées et recueilli des données suffisantes pour confirmer l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées en fonction des critères de vérification établis. Les conclusions ne s'appliquent qu'aux entités examinées et au champ d'étude décrit dans le présent rapport.

1.5 Opinion

À mon avis, en ce qui a trait aux activités d'inspection des viandes, le SVC comporte des risques associés aux processus de gestion des risques et de gouvernance relatifs au SVC - Viandes. Ces risques requièrent l'attention de la direction.

Peter Everson
Dirigeant principal de la vérification, ACIA

2.0 À propos de la vérification

2.1 Le Système de vérification de la conformité de l'ACIA

L'ACIA réalise les programmes des viandes en collaboration avec un grand nombre d'intervenants divers. Dans ce contexte de responsabilités partagées, la principale priorité de l'ACIA est de veiller à la santé des consommateurs par l'application de normes nationales et internationales en matière d'inspection et de salubrité alimentaires.

Le Programme d'amélioration de la salubrité des aliments (PASA) dicte les exigences que doivent satisfaire les fabricants de produits alimentaires, y compris les procédures opérationnelles normalisées, pour s'assurer que :

• leurs établissements sont conformes à l'ensemble des exigences, des règlements et des programmes de l'ACIA et
• leur système de gestion de la salubrité des aliments satisfasse l'ensemble des exigences du Manuel du PASA.

Le système d'analyse des risques et de maîtrise des points critiques (HACCP) est un système de gestion de la salubrité des aliments reconnu à l'échelle internationale. Il s'agit d'un système axé sur la prévention. En vertu de ce système, les fabricants de produits alimentaires sont chargés de :

• recenser tous les dangers associés à son fonctionnement
• recenser tous les points critiques à maîtriser tout au long du processus et
• prendre des mesures efficaces pour maîtriser et surveiller les points critiques pour assurer la salubrité du produit final.

L'ACIA est chargée de reconnaître et de vérifier l'efficacité des systèmes HACCP dans le cadre :

• de vérifications systématiques des contrôles, des pratiques et des dossiers du fabricant et
• de vérifications sur place des opérations en cours.

Le Système de vérification de la conformité (SVC) est un outil d'inspection axé sur les tâches qui sert à établir la conformité à la réglementation. Il offre aux inspecteurs des directives claires et uniformes et peut s'appliquer à une vaste gamme d'activités d'inspection. En avril 2008, il a été mis en oeuvre dans tous les établissements de transformation des viandes agréés par le gouvernement fédéral. De plus amples renseignements sur le SVC (notamment le rôle des inspecteurs) figurent à l'annexe A.

Les principales activités de vérification de la conformité comprennent :

• des vérifications sur place et des entrevues avec les employés;
• le prélèvement d'échantillons de produits et
• l'examen des documents d'exploitation de l'entreprise.

Si, dans le cadre de ces activités, un inspecteur relève un écart à la conformité au plan HACCP de l'établissement, c'est la nature du problème recensé qui dictera les mesures correctives à prendre. À titre d'exemple, de légers écarts sont cotés Acceptable et sont assortis de commentaires alors que les écarts à la conformité aux exigences réglementaires applicables ou au système HACCP sont cotés Inacceptable et donneront lieu à une demande d'action corrective (DAC). Une DAC oblige l'établissement à présenter un plan d'action écrit et à corriger le problème dans un délai donné. À noter que les problèmes de salubrité alimentaire sont gérés immédiatement.

En décembre 2008, l'ACIA a procédé à une vérification de la mise en oeuvre du SVC. Cette vérification lui a permis de conclure qu'en règle générale, le SVC a été bien élaboré. Elle a également recommandé une vérification ultérieure qui porterait notamment sur la conformité au chapitre 18 du MMHV. Cette vérification a donc été effectuée pour donner suite à cette recommandation.

2.2 Portée et objectif

Cette vérification portait sur les activités d'inspection des viandes figurant au chapitre 18 - Système de vérification de la conformité du Manuel des méthodes de l'hygiène des viandes (MMHV). Le MMHV est un manuel administratif et technique qui décrit comment se conformer à la Loi sur l'inspection des viandes et à son règlement d'application. Le chapitre 18 :

• décrit le cadre de gestion qui régit le SVC;
• fournit des directives sur le processus lié à l'exécution des tâches de vérification et
• fournit des directives sur les outils de production de rapports utilisés dans le cadre des activités de vérification de la conformité.

La vérification avait comme objectif de fournir l'assurance que les activités d'inspection des viandes de l'ACIA sont conformes au MMHV.

La portée de la vérification était restreinte à :

• la conformité déclarée au MMHV,
• l'efficacité des activités de formation et de gestion de la qualité et
• l'efficacité des tâches de vérification des suivis et des rapports à l'échelle nationale.

Cette vérification n'évaluait pas la façon dont certaines tâches et activités d'inspection étaient menées.

Les travaux portaient entre autres sur les activités d'inspection des viandes menées entre le 1^er avril 2009 et le 31 mars 2010 au sein de la Direction générale des opérations. La vérification a été entamée en octobre 2009 et le travail sur le terrain a été achevé en mai 2010.

2.3 Méthode et approche

Aux fins de cette vérification, la conformité a été évaluée à l'égard des directives et des méthodes énoncées dans le MMHV de l'ACIA (chapitre 18).

Critères

Nous avons établi des critères et des sous-critères de vérification détaillés qui nous ont servi de normes sur lesquelles appuyer notre évaluation. Ces critères, qui figurent à l'annexe B, nous ont également permis de clarifier les objectifs de la vérification ainsi que de jeter les fondements du plan de travail et de la vérification. Nous avons déterminé les liens existants entre chacun des critères et la gouvernance, le contrôle et la gestion des risques ou une combinaison des trois éléments. Voici donc les critères établis pour cette vérification :

Contrôle

• L'ACIA offre à son personnel la formation, les outils, et les renseignements dont elle a besoin pour assumer ses responsabilités.

Gouvernance

• La direction reçoit des renseignements exhaustifs, opportuns et exacts
• La direction a précisé les mesures de rendement appropriées liées aux résultats prévus et en assure le suivi.

Gestion des risques

• La direction recense et évalue les mesures de contrôle en place pour gérer ses risques, puis elle évalue et affronte les risques déterminés.

Approche

La direction recense et évalue les mesures de contrôle en place pour gérer ses risques, puis elle évalue et affronte les risques déterminés.

• cibler et recueillir des documents et des données;
• analyser les données;
• évaluer et interpréter les documents et les données;
• consigner les observations et les écarts et
• tirer des conclusions au sujet des observations en fonction des critères établis.

L'équipe de vérification a mené les activités suivantes :

• examen du MMHV de l'ACIA (chapitre 18);
• examen des documents sur la mise en oeuvre et l'histoire du SVC;
• activités de planification, notamment la description de la population dans les établissements à l'échelle du pays et de l'approche de vérification, des critères de vérification, du plan d'échantillonnage et du programme de vérification proposés;
• réalisation d'entretiens et d'enquêtes auprès de divers inspecteurs, superviseurs et gestionnaires de l'ACIA à l'échelle du pays;
• analyse des feuilles de travail ainsi que du système de gestion de la qualité et de la qualité des données des rapports du SVC, à l'ensemble de l'Agence et
• analyse détaillée des tâches du SVC réalisées en fonction des feuilles de travail.

Les entretiens et l'analyse des feuilles de travail se sont déroulés entre mars et mai 2010 dans 54 des 767 établissements agréés au Canada (en date du 8 avril 2010). Nous avons pu ainsi obtenir un échantillon représentatif des établissements répartis par type et par région dans les centres opérationnels du Québec, de l'Ontario et de l'Ouest de l'ACIA.

Nous avons évalué les tâches du SVC prévues qui ont été déclarées par les inspecteurs comme étant accomplies. Pour notre exercice d'analyse, nous avons choisi au hasard un échantillon non statistique de 324 tâches du SVC représentant 4 424 activités d'inspection distinctes. Les renseignements détaillés sur l'échantillon de vérification figurent à l'annexe C.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente des constatations détaillées découlant de la vérification du Système de vérification de la conformité (SVC) à l'égard des activités d'inspection des viandes à l'ACIA. Les constatations s'appuient sur les éléments probants et les résultats d'analyses, obtenus au cours des étapes de planification et d'exécution de la vérification.

3.2 Contrôle

Constatation 1.0 : Un nouveau programme de cours et un plan de formation continue sur le SVC ont été élaborés

L'ACIA a récemment préparé un plan national de formation pour les inspecteurs des établissements de transformation des viandes et procède actuellement à sa mise en oeuvre. Ce plan renferme un nouveau programme de cours qui insiste sur les habilités requises et offre une formation continue aux nouveaux inspecteurs et à ceux déjà en poste.

Les nouveaux modules de formation sur l'hygiène des viandes constituent la pierre angulaire du programme national de formation. Outre ces modules, le formateur a plusieurs outils à sa disposition, tels que l'encadrement et l'accompagnement. La direction a indiqué qu'elle a l'intention de dispenser cette nouvelle formation à l'ensemble du personnel d'inspection des viandes sur une base permanente.

Dans le cadre de cette vérification, nous avons également évalué la réalisation de l'ancien programme de formation sur le SVC; puisque des modifications ont récemment été apportées au programme de formation générale sur le SVC, il ne convient plus de donner suite à ces constatations.

3.3 Gouvernance

Constatation 2.0 : Les renseignements sur le rendement sont peut­être incomplets

Nous nous attendons à ce que la direction reçoive des renseignements exhaustifs, opportuns et exacts pour la prise de décisions. De plus, nous nous attendons ce que les activités d'inspection du SVC requises qui ont été déclarées comme étant accomplies correspondent aux activités prévues figurant dans les Profils d'établissement et les Tableaux de suivi des tâches.

Le Sommaire national du taux de prestation de l'hygiène des viandes (sic) est un document clé pour la haute direction. Il sert à surveiller l'exécution des programmes des viandes et à prendre des décisions à cet égard. Ce rapport est présenté à la haute direction à chaque trimestre.

Bien qu'un solide protocole de production de rapports sur le rendement soit en place, nous avons constaté qu'en raison des pratiques actuelles de production de rapports sur le rendement du SVC, la direction reçoit des renseignements incomplets ou des renseignements qui ne traduisent pas l'atteinte des taux d'exécution du SVC.

Comme l'illustre le tableau ci-dessous, les inspecteurs de l'ACIA rendent compte des tâches et des activités du SVC en se fondant sur deux éléments : tout d'abord, le profil de l'établissement approuvé, puis les ajustements faits par les inspecteurs pour refléter les modifications apportées continuellement aux opérations et aux processus de l'établissement.

Points à maîtriser/documents du SVC

Production de rapports sur le rendement

Bien que la haute direction soit informée du taux global d'exécution des tâches du SVC en temps opportun (c.­à­d. à chaque trimestre), nous avons constaté qu'il y a des possibilités d'améliorer les rapports sur le rendement du SVC :

• Le rapport ne met pas l'accent sur les activités d'inspection susceptibles d'être plus importantes du point de vue de la salubrité des aliments, tels que les tâches liées à la salubrité des aliments (Section 1) et les tâches liées à l'échantillonnage (Section 7).
• Les coordonnateurs du SVC et les gestionnaires d'inspection ne reçoivent pas suffisamment de renseignements sur l'exécution des tâches dans les établissements, les sous­districts ou les régions.
• Le rapport ne présente pas la pondération des taux de fréquence (par exemple, quotidien, mensuel, trimestriel). L'omission d'une tâche trimestrielle réduit le taux d'exécution globale de 25 p. 100 alors que l'omission d'une tâche quotidienne liée à la salubrité des aliments réduit le taux d'exécution globale de moins de 1 p. 100.
• Le Sommaire national du taux de prestation de l'hygiène des viandes (sic) n'inclut pas les tâches de la section 7. Cependant, un rapport distinct sur les tâches de la section 7 portant sur la bactérie Listeria est produit à chaque trimestre. À la suite de notre analyse d'un échantillon non représentatif des dossiers liés à 19 tâches de la section 7, nous avons constaté que le taux d'exécution déclaré était inférieur au taux d'exécution prévu.
• Le rapport sommaire du quatrième trimestre de la Division de la programmation nationale d'inspection (DPNI) a révélé que certaines feuilles de travail hebdomadaires n'ont pas été présentées au cours de l'exercice 2009­2010. Des activités d'inspection menées n'ont donc pas été saisies et décrites.

Conformité déclarée

À la lumière de notre analyse des données sur l'exécution communiquées par les inspecteurs et consignées dans la base de données du SVC, nous avons pu confirmer que le taux de non­conformité déclaré est le même que celui présenté à la haute direction dans le Sommaire national du taux de prestation de l'hygiène des viandes (sic).

Bien que les données fournies à la direction soient exactes, nous avons observé que certaines pratiques pouvaient entraîner une sur- ou une sous­déclaration. En effet, sur les huit profils d'établissement validés en fonction des données du SVC, nous avons découvert sept cas pour lesquels les tâches consignées comme étant accomplies par les inspecteurs dans leurs tableaux de suivi des tâches ne satisfaisaient pas les attentes énoncées dans les profils d'établissement.

La convention de consignation et de communication des données ne tient pas compte des modifications apportées continuellement aux opérations et aux processus d'un établissement. Voici les raisons qui expliquent l'inexactitude des taux d'exécution, qui est attribuable aux écarts entre les profils d'établissement et les tableaux de suivi des tâches :

• les inspecteurs effectuent des tâches qui ne sont pas indiquées comme étant prévues dans la base de données, alors ils n'en rendent pas compte et
• les tâches qui ne sont plus pertinentes pour un établissement donné sont consignées comme n'étant pas accomplies.

Par conséquent, lorsqu'une analyse des données s'avère inefficace, la haute direction risque de ne pas obtenir les renseignements suffisants dont elle a besoin pour exercer une surveillance et prendre des décisions.

Recommandation 1.0 :

La DPNI devrait s'assurer que les renseignements sur le rendement sont exhaustifs et reflètent fidèlement les exigences et les réalisations du SVC.

3.4 Gestion des risques

Constatation 3.0 : Un nouveau programme de cours et un plan de formation continue sur le SVC ont été élaborés

En 2004-2005, la Direction générale des opérations s'est mobilisée pour améliorer l'uniformité et la qualité générale de ses activités (y compris les activités d'inspection, de vérification et de certification). Elle a déterminé que le meilleur moyen d'instaurer les changements souhaités était la mise en oeuvre d'un système de gestion de la qualité (SGQ) qui incarne les pratiques modernes de gestion et d'amélioration de la qualité. Ceci cadrait avec la stratégie de mise en oeuvre d'un système de gestion de la qualité dans l'ensemble de l'Agence. Le cycle de vérification de la qualité et d'amélioration du SGQ en ce qui a trait aux inspections, aux vérifications, aux certifications, etc. comprend les étapes suivantes :

1. Préparation des plans de vérification de la qualité : Le superviseur ou le vétérinaire régional prépare un plan annuel de vérification de la qualité au moyen du SGQ. Les plans sont approuvés par les gestionnaires d'inspection et les directeurs régionaux.
2. Réalisation des vérifications de la qualité : Les vérifications de la qualité, dirigées par des superviseurs et des agents de programmes régionaux en collaboration avec des inspecteurs, sont effectuées pour déterminer si les inspections, les vérifications et les certifications se déroulent correctement.
3. Analyse des données : Les données de vérification sont analysées sur une base continue (au moins une fois par trimestre) pour déterminer les niveaux de qualité et les possibilités d'amélioration.
4. Élaboration des plans d'amélioration : Des plans d'amélioration sont élaborés et mis en oeuvre pour s'attaquer aux causes fondamentales des pertes de qualité.
5. Préparation des rapports trimestriels : Tous les superviseurs, gestionnaires d'inspection, directeurs régionaux et directeurs exécutifs préparent des rapports trimestriels pour s'assurer que le SGQ continue de fonctionner comme prévu.

Le Manuel du Système de gestion de la qualité (SGQ) définit les vérifications de la qualité qui devraient être effectuées et leur fréquence prévue (voir l'annexe B). Nous nous attendions à ce que les plans de vérification de la qualité soient suivis pour la réalisation des vérifications de la qualité dans leur intégralité et que les analyses et les rapports permettent de déterminer les niveaux de qualité actuels et les possibilités d'amélioration.

Pour l'inspection des viandes, il y a neuf (9) activités essentielles (annexe D). Nous avons examiné un échantillon de 56 vérifications de la qualité parmi les neuf activités essentielles menées au cours de l'exercice 2009-2010. Nous avons constaté que 76 p. 100 des vérifications de la qualité prévues dans les plans de vérification de la qualité étaient effectuées dans les quatre centres opérationnels de l'ACIA. Le taux d'exécution des vérifications de la qualité variait d'un centre opérationnel à l'autre, allant de 62 p. 100 au Québec jusqu'à 93 p. 100 en Ontario.

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Résultats de l'échantillonnage des vérifications des activités d'inspection

Deux facteurs peuvent contribuer au fait que les taux d'exécution sont inférieurs à ceux prévus dans les plans de vérification de la qualité et à l'écart entre les centres opérationnels de l'ACIA :

• Les vérifications de la qualité sont conçues pour être effectuées en équipe, mais des équipes ne sont pas toujours disponibles.
• Les vérifications de la qualité ne sont pas faites de façon systématique, car selon le personnel de première ligne, elles peuvent devenir un fardeau administratif et il n'a pas de temps à y consacrer. Pour les superviseurs de la transformation des viandes, le temps à consacrer aux vérifications augmente proportionnellement au nombre d'inspecteurs relevant de chaque superviseur. Le taux d'exécution des vérifications de la qualité pour les activités essentielles menées dans les abattoirs ne dépend pas du nombre d'inspecteurs.

Les données de vérification de la qualité sont analysées, puis communiquées dans le but de cerner les problèmes systémiques qui nuisent à la réalisation intégrale des tâches du SVC. Cette analyse est effectuée à l'échelle nationale, mais non pas à l'échelle des centres opérationnels ou des régions comme prévu.

Puisque les niveaux des vérifications de la qualité effectuées pour déterminer l'efficacité du processus d'inspection sont toujours limités et incomplets, le risque que la direction ne soit pas au courant des niveaux de qualité et des possibilités d'amélioration augmente. En l'absence d'une mise en oeuvre intégrale et d'une analyse à tous les niveaux, un SGQ n'est pas en mesure d'améliorer de façon continue l'uniformité et la qualité générale des activités menées par le personnel de l'Agence, y compris les activités de réglementation, de prestation de services et de gestion des incidents.

Recommandation 2.0 :

La Direction de la stratégie et de la prestation des opérations devrait s'assurer que les vérifications de la qualité sont effectuées et déclarées comme prévu.

Annexe A : Renseignements détaillés sur le SVC

Le Système de vérification de la conformité (SVC) de l'ACIA est un outil dont se servent les inspecteurs de l'ACIA pour évaluer la conformité des exploitants aux exigences réglementaires liées à la salubrité des aliments de même qu'à celles non liées à la salubrité des aliments, à l'exportation et aux systèmes.

Le SVC est conçu pour :

• intégrer les activités d'inspection (tâches) des programmes des viandes en un seul système;
• mettre à l'avant-plan la responsabilité des parties réglementées;
• axer les activités de l'ACIA sur la vérification de la conformité;
• donner au personnel d'inspection de l'ACIA des tâches clairement définies pour favoriser l'exécution uniforme des programmes;
• vérifier que les programmes écrits de l'exploitant sont mis en oeuvre et suffisamment efficaces pour assurer la conformité aux exigences réglementaires et
• soutenir l'orientation stratégique du plan d'entreprise de l'ACIA, qui est d'aider les parties réglementées et le gouvernement à adopter un système de gestion des risques davantage axé sur la science.

Le SVC consolide les activités d'inspection connexes (notamment les inspections, les échantillonnages et les certifications d'exportation) et le Programme d'amélioration de la salubrité des aliments (PASA) dans un système intégré fondé sur le système d'analyse des dangers et de maîtrise des points critiques (HACCP). Le SVC comprend les activités d'inspection prescrites par :

• le Programme d'activités multisectorielles (PAM) : activités d'inspection essentielles menées régulièrement à l'aide du rapport d'inspection 1427.
• le Programme d'amélioration de la salubrité des aliments (PASA) : vérifications trimestrielles du système de réglementation HACCP au moyen des rapports de vérification et des rapports d'inspection découlant des demandes de mesures correctives (DAC).
• l'exportation aux États-Unis : activités d'inspection mensuelles ciblant les systèmes HACCP au moyen de la Grille de base d'évaluation de la conformité (GBEC).

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Le Système de vérification de la conformité (SVC)

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Le Système de vérification de la conformité - Rôle de l'inspecteur

Annexe B : Critères de vérification détaillés

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification est d'assurer que les activités d'inspection des viandes de l'ACIA sont conformes au Manuel des méthodes de l'hygiène des viandes (MMHV) et que des processus appropriés sont en place pour assurer une gouvernance, une gestion des risques et un contrôle des activités d'inspection des viandes de façon adéquate.

Critères de vérification

Gouvernance

• La direction reçoit des renseignements exhaustifs, opportuns et exacts.
  • Les renseignements servant à la prise de décisions sont exacts et communiqués à la direction.
  • Les renseignements saisis dans la base de données du SVC sont exacts et opportuns.
  • Les renseignements communiqués à la direction sont exacts et ont fait l'objet d'un examen de l'assurance de la qualité.
• La direction a précisé les mesures de rendement appropriées liées aux résultats prévus.
• Les profils d'établissement sont exacts et mis à jour selon les procédures établies.
• Le tableau de suivi des tâches reflète le profil de l'établissement, puis sert à surveiller les domaines pour lesquels des tâches n'ont pas été exécutées et à évaluer les résultats des tâches accomplies.
• En ce qui a trait à l'exécution des tâches obligatoires, les écarts à la conformité sont recensés, puis corrigés.

Gestion des risques

• La direction recense et évalue les mesures de contrôle en place pour gérer ses risques, puis elle évalue et affronte les risques déterminés.
  • Les évaluations du SGQ et des vérifications de la qualité sont effectuées pour s'assurer que les faiblesses de contrôle et les risques pour se conformer au SVC au chapitre de l'exécution des tâches sont cernés.
  • Des plans d'amélioration sont saisis et suivis.
  • Des améliorations observables ont été apportées aux activités déterminées comme étant à risque moyen à élevé.

Contrôle

• L'ACIA offre à son personnel la formation, les outils et les renseignements dont elle a besoin pour assumer ses responsabilités.
  • La formation sur le SVC a été dispensée au personnel d'inspection et fait l'objet d'un suivi.
  • La formation sur le SVC destinée aux nouveaux inspecteurs est dispensée en temps opportun.

Annexe C : Renseignements détaillés sur l'échantillon de vérification

Voici les détails de l'échantillon réparti par catégories de tâche du SVC ainsi que le nombre d'activités représentées.

Catégories de tâche du SVC	Nombre de tâches	Nombre d'activités
Section 1.1 - Tâches liées à la salubrité des aliments : Maîtrise des points critiques	48	400
Section 1.2 - Tâches non liées à la des aliments : Conditions préalables des programmes	74	496
Section 1.3 - Tâches liées à la salubrité des aliments : Abattage	7	1802
Section 2.1 - Tâches non liées à la salubrité des aliments : Pratiques d'étiquetage	46	138
Section 2.2 - Tâches non liées à la salubrité des aliments : Postes et installations de l'ACIA	46	46
Section 3.1 - Exportations : Exportations aux États-Unis	43	369
Section 3.2 - Exportations : Exportations d'autres pays que les États-Unis	31	119
Section 3.3 - Exportations : Exigences de suivi avec les pays étrangers	3	3
Section 5.1 - Santé et bien-être des animaux	7	565
Section 7.1 - Échantillonnage : Échantillonnage par l'exploitant	12	452
Section 7.2 - Échantillonnage : Échantillonnage par l'ACIA	7	34
Total	324	4424

Annexe D : Description de la vérification de la qualité

Extrait tiré du Manuel du Système de gestion de la qualité :

La vérification de la qualité permet de recueillir des données sur le rendement d'une activité. Les données sont obtenues par l'évaluation des critères de vérification liés à l'une des macro étapes du processus d'inspection. Il y a deux types de vérification de la qualité :

• L'examen des dossiers. Il s'agit d'une vérification de la qualité effectuée basée uniquement sur l'évaluation des documents générés lors de la réalisation d'une activité ou des autres documents liés à la conduite ou le soutien de l'inspection, tels que les listes de certification ou de formation des employés, les listes des normes ou des références, les cartes d'identité, etc.
• La vérification sur place. La vérification sur place consiste en l'évaluation de tous les documents générés lors de la réalisation d'une activité, ainsi que toutes les étapes en lien avec la conduite de l'inspection ou de l'activité effectuée. Dans les cas où l'inspection ou l'audit se déroule sur plusieurs jours, il est possible que la personne qui conduit la vérification ne soit pas présente pendant toute la période couverte par l'inspection ou l'audit.

Des critères de vérification ont été élaborés pour chaque activité principale du SGQ. Les critères sont en lien avec chacune des macro étapes du processus d'inspection.

Les mêmes critères sont utilisés pour les examens de dossiers et les vérifications sur place. Normalement, seulement certains critères peuvent être évalués lors d'une vérification de dossier.

Pour l'inspection des viandes, on compte neuf (9) activités essentielles pertinentes, à savoir :

• CA27 Octroi et renouvellement de l'agrément des établissements
• CA41 Plaintes et investigations
• CA57 Inspection de produits importés
• CA58 Certification de produits destinés à l'exportation
• CA63 Abattage - Inspection de produits domestiques - Volaille/lapins
• CA65 Tâches des sections 1,2, 3, 5 et 7 du SVC
• CA66 Tâches de la section 4 du SVC (vérification de la conception du système HACCP)
• CA70 Abattage - Inspection de produits domestiques - Viandes rouges
• CA72 Transport sans cruauté - projet-pilote du SVC

Exemple de vérifications de la qualité requises (extrait tiré de l'annexe C du Manuel due SGQ)

CA65 SVC - Viande - Vérification des tâches des sections 1, 2, 3 & 7

Établissements d'abattage et établissements d'abattage traditionnels

• Activité principale 65 (CA65) comporte deux volets :
  1. L'observation et l'évaluation de l'exécution de trois tâches du SVC, de la documentation et du suivi effectué. Les tâches évaluées devraient être choisis en fonction de leur difficulté de réalisation et du risque pour la salubrité alimentaire. Différents inspecteurs devraient être observés au cours de l'année.
  2. Une vérification des feuilles de travail générées au cours d'une semaine de travail. La semaine choisie devrait contenir des DAC ou des taches acceptables avec commentaires (si possible).

Établissements de transformation

• Taux de VQ sur les lieux : 3 VQ par inspecteur
  • La vérification sur place comporte deux volets. L'observation de la réalisation d'une tâche. Lorsque toutes les tâches hebdomadaires sont complétées, une révision de toute la documentation relative à la semaine de travail est réalisée (rapport des tâches, rapport hebdomadaire, DACs, évaluation des plans des mesures correctives).
  • L'une des trois vérifications sur place doit être réalisée pour le suivi d'un plan d'action.
• Examen de dossier : Taux de VQ correspond à 10 % des feuilles de travail jusqu'à un maximum de 5 VQs
• La semaine choisie doit contenir des DAC (si possible).
  • Le coordonnateur SVC du Centre Opérationnel devra planifier une séance NetMeeting par trimestre au cours de laquelle deux dossiers (semaines au cours desquelles des DAC ont été émises) seront révisés.