Agence canadienne d'inspection des aliments
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Vérification de la dotation accélérée (DA)
La fonction de vérification interne de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) permet à la présidente, aux hauts fonctionnaires et aux gestionnaires de l'Agence de faire des vérifications indépendantes des ressources, systèmes, processus, structures et tâches de l'ACIA. Cette fonction facilite l'atteinte des objectifs de l'ACIA par l'application d'une approche systématique et ordonnée qui a pour objet d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.
Le service de vérification interne rend compte au Comité de vérification de l'ACIA, dont la présidente fait partie. Toutes les conclusions et les recommandations découlant des vérifications internes doivent être présentées au Comité de vérification, et toutes les vérifications doivent être effectuées conformément à la politique fédérale applicable et aux exigences législatives, notamment la Politique sur la vérification interne de 2009 et la Loi fédérale sur la responsabilité de 2006.
Les projets de vérification internes sont choisis, en fonction de leur importance, au cours du processus de planification annuel de l'Agence. Ils figurent dans le Plan de vérification de l'Agence qui est soumis à l'examen du Comité de vérification et à l'approbation de la présidente.
Aperçu
L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a réalisé une vérification interne de la dotation accélérée (DA).
La vérification, commencée en septembre 2010 et dont le travail sur le terrain s'est terminé en janvier 2011, a porté sur les exercices 2009‑2010 et 2010‑2011 jusqu'aux opérations de dotation accélérée terminées avant le 30 septembre 2010.
Le rapport signale que l'ACIA est un employeur distinct qui n'est pas soumis aux dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ni à ses règlements connexes. L'Agence possède ses propres programmes et politiques en matière de ressources humaines (RH). Conformément au Plan de renouvellement de l'ACIA 2008‑2013, le renouvellement de l'effectif est une priorité essentielle pour l'Agence tant sur le plan des ressources humaines que sur celui des activités.
Principales constatations
La dotation accélérée (DA) est un processus de dotation libre-service sur le Web visant à moderniser et à rationaliser les services de gestion des ressources humaines (RH). Ce processus sert à accélérer le traitement d'un grand nombre de mesures de dotation à faible risque, par exemple, l'embauche d'étudiants, les nominations intérimaires de moins de quatre mois, les affectations au sein de l'ACIA et les prolongations des nominations pour une période déterminée.
La vérification a révélé plusieurs aspects à améliorer. Le rapport formule notamment les recommandations suivantes : le directeur exécutif de la Division des opérations des RH doit assurer une surveillance claire du programme de dotation accélérée; il faut suivre des directives et des processus officiels de gestion des risques en dotation accélérée, particulièrement lorsque des changements sont apportés et il faut s'assurer qu'un cadre de dotation adéquat comprenant une orientation et une supervision fonctionnelles est en place pour soutenir des processus de dotation qui sont conformes aux politiques de l'ACIA et respectent ses valeurs en matière de dotation.
Réponse
L'ACIA s'est engagée à donner suite aux recommandations des rapports. L'ACIA améliore continuellement ses programmes et ses protocoles. Ce processus d'amélioration continue repose en grande partie sur l'engagement de la direction à donner suite aux recommandations découlant de ce type de vérification interne.
L'Agence a mis au point un plan d'action de la direction afin de donner suite aux possibilités d'amélioration cernées dans le rapport d'évaluation.
L'ACIA reconnaît la nécessité de disposer d'un processus qui est à la fois rapide (pour traiter le grand nombre de mesures de dotation) et efficace dans un cadre approprié (pour tenir compte des risques).
Le cadre de gestion de l'ACIA est renforcé pour s'assurer que l'Agence puisse continuer de respecter les politiques orientant l'embauche de personnel pour les emplois à court terme qui exigent une réponse rapide.
L'ACIA a déjà pris les mesures suivantes :
- Le poste de directeur exécutif des opérations des RH et le poste de gestionnaire du Centre opérationnel de l'Atlantique ont tous deux été stabilisés en vue d'assurer une surveillance uniforme de la dotation accélérée.
- Le poste de coordinateur national au bureau du directeur exécutif des opérations des RH a été stabilisé afin qu'il puisse agir à titre de conseiller et de superviseur pour les questions nationales en matière de dotation accélérée.
- La dotation accélérée a été centralisée de façon permanente au bureau de Moncton. Une équipe de direction a été mise sur pied pour surveiller les cadres de contrôle concernant les activités à faible risque afin de s'assurer que celles-ci demeurent à faible risque et pour répondre aux besoins de l'Agence aussi efficacement que possible.
- Un cadre de surveillance et des responsabilités de la dotation qui englobe la surveillance de toutes les mesures de dotation, notamment les activités de dotation accélérée, a été élaboré (approuvé en juillet 2011) et est en cours de mise en oeuvre.
- Le module de sécurité PeopleSoft a été mis en oeuvre en vue de terminer les habilitations de sécurité avant l'envoi des lettres d'offre.
- Les fiches de spécimen de signature ont été achevées pour tous les adjoints de la DA pour s'assurer qu'ils détiennent le pouvoir officiel pour traiter les mesures de rémunération.
Comme il est indiqué dans le plan d'action de la direction, le reste des mesures proposées devraient être mises en oeuvre en 2011 et en 2012.
Remplir le rapport :
