Norme de référence du PGQI

Table des matières

1. Objet
2. Portée
3. Définitions
4. Pouvoir législatif
5. Exigences de la norme de référence
   • Élément 1 : Responsabilités des titulaires de permis
   • Élément 2 : Plan d'approvisionnement en produits
   • Élément 3 : Plan des programmes préalables
   • Élément 4 : Plan d'évaluation de l'innocuité et de gestion des produits
   • Élément 5 : Plan de conformité du produit
   • Élément 6 : Vérification et tenue à jour du plan PGQI
   • Élément 7 : Contrôle des registres et des documents
6. Modèles de formulaires

Annexe A – Références
Annexe B – Entente d'assurance-qualité des fournisseurs acceptable – critères
Annexe C – Lignes directrices sur la tenue de registres électroniques et la signature électronique

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1. Objet

La présente norme de référence définit les exigences réglementaires relatives à la documentation et à l'application du Programme de gestion de la qualité pour les titulaires de permis d'importation avec programme de gestion de la qualité des importateurs (permis PGQI).

2. Portée

La présente norme de référence réglementaire doit être suivie par les titulaires de permis PGQI lors de la conception, de l'élaboration et de la mise en oeuvre de leur plan du Programme de gestion de la qualité des importateurs (plan PGQI). Les éléments contenus dans cette norme sont obligatoires pour tous les importateurs adhérant au PGQI.

Les inspecteurs de l'ACIA utilisent la Norme pour vérifier si les titulaires de permis PGQI respectent les exigences lorsqu'ils effectuent des activités de vérification réglementaire.

3. Définitions

Fournisseur de services – Entreprise ou personne qui ne fait pas partie de l'organisation du titulaire de permis, mais qui est employée, ou a signé un contrat, pour fournir un service particulier. Les fournisseurs de services sont notamment les entreprises ou personnes qui offrent des conseils ou de l'expertise technique, inspectent des produits, effectuent des analyses de laboratoire, entreposent des produits, agissent comme courtier ou expéditeur de fret.

Norme de référence du PGQI – Norme qui énonce les exigences relatives à la documentation et à la mise en oeuvre du Programme de gestion de la qualité des titulaires de permis PGQI. La Norme de référence du PGQI est conforme aux exigences du Règlement sur l'inspection du poisson.

Plan PGQI – Document décrivant les mesures de contrôle appliquées par un importateur adhérant au PGQI afin de respecter les exigences du Règlement sur l'inspection du poisson.

Programme de gestion de la qualité – Système d'inspection et de contrôle du poisson, y compris des procédures, des inspections et des registres, destiné à contrôler et à documenter la transformation du poisson et la qualité et l'innocuité du poisson transformé, du poisson destiné à l'exportation et du poisson importé au Canada.

Titulaire de permis PGQI – Titulaire d'un permis PGQI délivré aux termes du paragraphe 6.1(1.1) du Règlement sur l'inspection du poisson. On pourrait aussi utiliser le terme importateur adhérant au PGQI.

4. Pouvoir législatif

Le pouvoir législatif pour le contrôle et l'inspection du poisson se trouve dans les lois et règlements suivants :

• Loi sur l'inspection du poisson (L.R.C., 1985, ch. F.-12)
• Règlement sur l'inspection du poisson (C.R.C. 1978, ch. 802, ainsi modifié)
• Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, Partie 16
• Loi sur les aliments et drogues et Règlement sur les aliments et drogues (en ce qui concerne les aliments)
• Loi sur l'emballage et l'étiquetage des produits de consommation et Règlement sur l'emballage et l'étiquetage des produits de consommation (en ce qui concerne les aliments).

L'ACIA tient également compte des exigences d'autres lois et règlements du Canada applicables à l'inspection des aliments.

5. Exigences de la norme de référence

Élément 1 : Responsabilités des titulaires de permis

Objet :

L'engagement de la direction est essentiel pour réussir à élaborer, à mettre en oeuvre et à tenir à jour un plan PGQI. Pour la mise en oeuvre efficace d'un plan PGQI, la direction doit désigner un responsable et s'assurer que tous les employés qui exécutent les fonctions du programme sont qualifiés pour assumer les responsabilités et effectuer les tâches qu'on leur a assignées.

Exigence de la Norme de référence :

1. Personne responsable [RIP 6.1(3)e)(i)]

Les noms, l'adresse commerciale, le numéro de téléphone commercial et le titre de la personne responsable de la mise en oeuvre et de la tenue à jour du plan PGQI doivent être indiqués.

2. Rôles, responsabilités et qualifications [RIP 6.1(3)e)(xii) et 6.6]

Le plan PGQI doit énoncer les rôles et les responsabilités de toute personne ou de tout fournisseur de services à qui on a attribué des fonctions dans le cadre du Programme de gestion de la qualité. Il doit aussi indiquer les compétences, la formation, l'expérience liées à l'exécution de chaque fonction. La formation et les qualifications de toutes les personnes doivent être pertinentes par rapport au rôle et aux fonctions qu'on leur a attribués.

On trouvera ci-dessous quelques-unes des façons acceptables de décrire le rôle, les responsabilités, la formation et les qualifications des personnes ou fournisseurs de services :

• fournir un organigramme;
• fournir une description des responsabilités du gestionnaire;
• fournir une description des responsabilités de chaque personne ou fournisseur de service;
• fournir le dossier de formation ou d'expérience de chaque personne prouvant son aptitude à effectuer les activités énoncées dans le PGQI;
• fournir un registre d'accréditation ou de reconnaissance similaire d'un établissement d'enseignement reconnu à l'échelle nationale ou internationale, d'un établissement de transformation des aliments ou d'une organisation de normalisation;
• dans le cas des fournisseurs de services, fournir une entente écrite (p. ex., assurance-qualité des fournisseurs [AQF]) qui précise les responsabilités qu'ils devront assumer.

Les importateurs adhérant au PGQI doivent vérifier que la portée d'accréditation du laboratoire comprend toutes les analyses qu'il devra effectuer.

Élément 2 : Plan d'approvisionnement en produits

Objet :

Pour s'assurer que les produits du poisson importés sont salubres et conformes, les importateurs adhérant au PGQI doivent connaître les dangers associés aux produits et s'approvisionner auprès de producteurs capables de respecter les normes canadiennes.

Pour établir un système de vérification des produits garantissant que les produits sont conformes, les importateurs adhérant au PGQI doivent connaître les compétences et les antécédents de conformité de leurs producteurs.

Exigence de la Norme de référence :

1. Choix des fournisseurs et des produits [RIP 6(1)a)]

Le plan PGQI doit indiquer les types de produits importés et de quelle façon les fournisseurs des pays étrangers sont choisis pour garantir leur capacité de fournir des produits qui respectent toutes les normes et exigences canadiennes applicables.

Voici quelques-unes des façons acceptables afin de respecter cette exigence :

• choisir des producteurs qui sont réglementés par les autorités compétentes du pays étranger et qui figurent sur une liste d'admissibilité d'exportateurs de produits du poisson;
• choisir des producteurs qui utilisent un système de type HACCP vérifié pour la production de produits du poisson;
• développer un programme d'AQF qui répond aux exigences énoncées dans le document Entente d'assurance-qualité des fournisseurs – Critères (annexe B);
• choisir des producteurs assujettis à des audits par une tierce partie menés par les autorités compétentes ou par des organismes d'accréditation ou de certification reconnus à l'échelle internationale;
• développer un processus de vérification sur place permettant de confirmer que les établissements de transformation sont exploités de manière à produire des produits conformes aux normes canadiennes

Élément 3 : Plan des programmes préalables

Objet :

Les programmes préalables sont des contrôles que les importateurs adhérant au PGQI doivent établir avant de mettre en oeuvre un plan PGQI. Les contrôles préalables sont instaurés pour assurer que toutes les exigences réglementaires sont respectées et que les lots importés sont identifiés, contrôlés et soumis aux vérifications appropriées. Un plan des programmes préalables efficace est essentiel à la mise en oeuvre fructueuse du plan.

Exigence de la Norme de référence :

1. Avis d'importation [RIP 6(2)e) et 6(2.1)]

Le système de communication des avis d'importation des importateurs adhérant au PGQI doit garantir que les informations fournies à l'ACIA sur chaque envoi de produits importés ou destinés à être importés au Canada sont exactes. Le système doit assurer l'identification adéquate de chaque lot de poisson contenu dans un envoi et la communication des renseignements suivants à l'ACIA avant l'importation ou dans les 48 heures suivant celle-ci :

1. une description du produit;
2. la quantité;
3. le nom du producteur;
4. le pays d'origine;
5. l'endroit où le poisson sera conservé ou entreposé à son entrée au Canada;
6. les noms, l'adresse et le numéro de téléphone de l'importateur, tels qu'ils sont indiqués à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC);
7. le numéro de permis de l'importateur;
8. s'il y a lieu, les noms, l'adresse et le numéro de téléphone de l'agent de l'importateur (p. ex., courtier) qui présente l'avis.

Aux fins d'uniformisation, l'ACIA a élaboré un formulaire d'Avis d'importation du poisson (CFIA/ACIA 5588) accompagné des instructions à l'intention de tous les importateurs de produits du poisson.

2. Entreposage des produits [RIP 6.1(1.1) et 22]

Les importateurs adhérant au PGQI doivent décrire comment ils s'assureront que les installations d'entreposage conservent les produits du poisson dans des conditions salubres et à la température exigée pour garantir la qualité et l'innocuité des produits. Les installations d'entreposage ne doivent pas être une source de contamination des produits importés.

3. Identification et contrôle des lots [RIP 6.1(3)e)(iii) et (4)b)]

Pour s'assurer que tous les lots de poisson importés sont bien évalués et inspectés conformément aux exigences, les importateurs adhérant au PGQI doivent décrire un système permettant d'identifier, de séparer et de contrôler chaque lot de poisson importé. Le système doit garantir que les lots de poisson ne sont pas libérés tant qu'ils n'ont pas été évalués, inspectés au besoin et jugés acceptables.

4. Suivi de la distribution des produits [RIP 6.1(3)a)]

Les importateurs adhérant au PGQI doivent fournir une description par écrit du système utilisé pour retracer au premier point de destination le poisson qui n'est plus sous leur garde. Pour chaque envoi, les importateurs doivent consigner les renseignements suivants :

1. les noms et l'adresse de la personne à qui le poisson a été livré;
2. la date de la livraison.

Le plan PGQI doit identifier la personne responsable de la tenue du système d'identification et de distribution des produits.

5. Enquête sur la non-conformité des produits [RIP 6.01(1) et 6.1(3)b)(b.1)]

Les importateur adhérant au PGQI doivent mener une enquête sur le bien-fondé des renseignements reçus qui mettent en doute l'innocuité d'un produit du poisson importé. Les renseignements peuvent provenir de sources diverses, notamment de résultats d'inspection des importateurs, de plaintes de consommateurs, d'autorités sanitaires municipales ou provinciales et de l'ACIA. La méthode d'enquête sur les plaintes et les renseignements sur la non-conformité d'un produit doivent être décrits dans le plan PGQI.

Les importateurs adhérant au PGQI doivent tenir un registre de tous les renseignements reçus qui mettent en doute l'innocuité d'un produit du poisson importé.

Les plaintes et les renseignements reçus qui mettent en doute l'innocuité d'un produit doivent être réputés valides si, pendant l'enquête, l'importateur indique :

1. qu'il a ou a peut-être importé le produit en question;
2. que les plaintes ou les renseignements révèlent un risque réel ou potentiel de maladie ou de blessure.

Si les résultats d'une enquête sur une plainte ou la non-conformité d'un produit montrent que les préoccupations en matière de santé et sécurité sont bien fondées, l'importateur visé doit prendre les mesures correctives appropriées et tenir les registres suivants :

1. une description des renseignements;
2. la date et l'heure auxquelles ils ont été reçus;
3. les noms, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne qui a fourni les renseignements;
4. le type d'enquête menée, y compris ses résultats;
5. les mesures correctives prises;
6. la date et l'heure auxquelles l'ACIA a été avisée.

6. Notification relative à l'innocuité des produits [RIP 6.01(2)]

Les importateurs adhérant au PGQI doivent fournir à l'ACIA, dans les 24 heures, les résultats de l'enquête ou des analyses de laboratoire révélant qu'un produit du poisson importé constitue un danger potentiel pour le public. Le plan PGQI doit indiquer les noms de la personne chargée de communiquer avec l'ACIA ainsi que les modes de communication.

7. Rapport d'inspection des produits [RIP 6.1(3.2) et 6.5(2)a)(ii)]

Le plan PGQI doit indiquer comment l'importateur transmettra à l'ACIA les résultats des inspections effectuées conformément aux exigences suivantes :

1. tous les rejets de produits pour des raisons autres que la santé et la sécurité sont signalés dans les 5 jours suivant l'inspection ou l'analyse;
2. au moins tous les 6 mois, un rapport de toutes les évaluations effectuées et les résultats obtenus à l'aide du modèle de rapport établi par l'ACIA sont remis.

Les périodes de rapport semestriel s'établissent comme suit :

• Octobre à mars – échéance : au plus tard le 15 avril
• Avril à septembre – échéance : au plus tard le 15 octobre.

Note : Conformément à l'élément 3, la section 6 (Notification relative à l'innocuité des produits), les importateurs adhérant au PGQI doivent informer l'ACIA de tout problème en matière de santé et d'innocuité dans les 24 heures.

Élément 4 : Plan d'évaluation de l'innocuité et de gestion des produits

Objet :

Le programme PGQI doit garantir que les produits du poisson importés sont salubres et ne présentent pas un danger pour les consommateurs. À cette fin, les importateurs adhérant au PGQI doivent connaître les dangers associés aux produits importés, connaître comment ils sont contrôlés et prendre des mesures pour gérer le risque.

Exigence de la Norme de référence :

1. Documents sur le contrôle des procédés [RIP 6.1(3)c) et 6.1(3)d)]

Les importateurs adhérant au PGQI doivent indiquer comment ils obtiennent, évaluent et tiennent des registres de documents sur le contrôle des procédés qui sont conformes au Guide - Renseignements techniques sur le contrôle des procédés.

1. Dans le cas du poisson en conserve, les importateurs adhérant au PGQI doivent obtenir et tenir les registres contenant les renseignements suivants :
   • les noms, l'adresse et le numéro de téléphone de l'autorité reconnue en matière de procédés thermiques qui a élaboré le procédé thermique utilisé;
   • le type, la taille et les caractéristiques des contenants, le type d'emballage, l'espèce ainsi emballée et, si le procédé thermique n'a pas été publié dans une publication scientifique reconnue par l'ACIA, le pouvoir stérilisant (Fо) de ce procédé;
   • une déclaration, signée par le représentant de l'autorité reconnue en matière de procédés thermiques, attestant que le procédé thermique permet d'obtenir la stérilité commerciale et l'innocuité des produits du poisson.
2. Dans le cas du poisson PAM, les importateurs adhérant au PGQI doivent obtenir et tenir les registres contenant les renseignements suivants :
   • les noms, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne qui a élaboré le procédé utilisé;
   • le type et la taille des contenants, le type d'emballage, l'espèce ainsi emballée, le type de procédé utilisé et sa description;
   • une déclaration, signée par la personne qui a élaboré le procédé ou son représentant, attestant que le procédé permet d'obtenir l'innocuité des produits du poisson.

Accords

Les documents sur le contrôle des procédés ne sont pas exigés pour les produits en conserve et les produits prêts-à-manger (PAM) qui proviennent de producteurs mentionnés dans une entente conclue entre le Canada et un gouvernement étranger par l'intermédiaire duquel le Canada a accès à ces documents. Le tableau Producteurs qui ne sont pas tenus de fournir les documents sur le contrôle des procédés pour les produits en conserve et les produits-prêts-à-manger (PAM)) indique le nom des producteurs visés par cette mesure.

2. Évaluation des dangers [RIP 6(1)a)]

On doit évaluer les caractéristiques suivantes afin d'établir, le cas échéant, si les produits présentent des dangers potentiels en matière d'innocuité :

1. s'il s'agit d'un aliment nouveau ou si un procédé nouveau a été utilisé;
2. la méthode de production (poisson sauvage ou d'élevage);
3. l'espèce;
4. la méthode de transformation et de conservation et l'utilisation finale du produits (PAM ou non).

Les importateurs adhérant au PGQI doivent décrire comment ils évalueront tous les produits importés pour déterminer s'ils appartiennent à un groupe de risques du produit ou à un groupe de risques de l'espèce (voir le document sur le processus intitulé Inspection des produits du poisson importés).

D'autres facteurs à considérer durant l'analyse des dangers sont indiqués dans le document sur le processus intitulé Inspection des produits du poisson importés.

3. Gestion des risques [RIP 6(1)a)]

Pour chaque danger décrit dans la section Évaluation des dangers, les importateurs adhérant au PGQI doivent s'assurer que des contrôles sont mis en oeuvre pour prévenir ou réduire la probabilité que les produits importés posent un danger. Parmi ces contrôles figurent les mesures mises en oeuvre par les fournisseurs conformément au plan d'approvisionnement en produits ou à l'AQF, la récolte dans des zones de pêche précises et les mesures décrites dans les documents sur le contrôle des procédés.

Au lieu de contrôles précis, les importateurs peuvent utiliser d'autres renseignements pour montrer qu'un produit importé donné ne pose probablement pas un danger. Ces renseignements sont notamment les antécédents de conformité du produit ou des données scientifiques probantes.

Les résultats de l'évaluation des risques doivent être utilisés pour établir les analyses requises et leur fréquence dans le cadre du plan de conformité du produit.

Élément 5 : Plan de conformité du produit

Objet :

Le Plan de conformité du produit vise à garantir que le poisson importé est conforme aux exigences minimales en matière d'innocuité, de qualité, d'ingrédients, d'additifs, de matériaux d'emballage et d'étiquetage.

Exigence de la Norme de référence :

1. Normes liées aux produits et plan d'inspection [RIP 6.1(3)e)]

Les importateurs adhérant au PGQI doivent indiquer les normes et mener les activités d'inspection pour chacun des volets suivants :

1. innocuité et qualité des produits (y compris les ingrédients et les additifs);
2. matériaux d'emballage;
3. étiquetage et codage.

Pour chaque volet, l'importateur doit fournir les renseignements suivants :

A) La norme

Il peut s'agir de la norme de l'ACIA énoncée dans le Manuel des normes et des méthodes des produits du poisson, des articles du Règlement ou une norme équivalente ou plus stricte que celle de l'ACIA. La norme doit préciser les critères d'acceptation et de rejet qui définissent la conformité (p. ex., norme organoleptique, norme microbiologique, norme sur le mercure, tolérances relatives aux résidus de médicaments, etc.).

Une copie de la norme doit être incluse dans le plan, ou, si cette norme apparaît dans un document publié par le gouvernement du Canada, on peut simplement en indiquer la référence. Dans tous les cas, la norme doit pouvoir être facilement consultée, sous forme imprimée ou électronique, par les personnes responsables de l'évaluation du produit.

i. En ce qui concerne l'innocuité et la qualité acceptables d'un produit, la norme énonce les exigences de conformité minimale pour garantir que le poisson importé n'est pas gâté, pourri ou malsain et qu'il satisfait à tous les articles pertinents du RIP en matière d'innocuité et de qualité.

Les ingrédients doivent être documentés et être acceptables pour une utilisation avec des produits alimentaires. L'acceptabilité des ingrédients peut être justifiée de diverses façons :

• attestation du fabricant;
• documentation provenant d'une autorité gouvernementale ou non gouvernementale reconnue;
• ingrédients préparés commercialement et étiquetés en vue d'une utilisation pour la préparation d'aliments;
• résultats des analyses effectuées par un laboratoire accrédité.

Lorsque des additifs sont utilisés, leur identité et leur concentration doivent respecter les exigences du Règlement sur les aliments et drogues (RAD). On trouvera des précisions sur les additifs dans le poisson et les produits du poisson sur le site Internet de l'ACIA, dans le Guide des additifs autorisés dans le poisson et dans les produits du poisson.

ii. En ce qui concerne les matériaux d'emballage, la norme énonce les exigences de conformité minimales pour garantir que tous les matériaux d'emballage sont acceptables pour une utilisation avec des produits alimentaires. Tous les matériaux d'emballage doivent être neufs, propres et en bon état, et être approuvés pour utilisation avec les aliments. Ils ne doivent transmettre aucune substance étrangère au produit alimentaire, par suite d'une réaction chimique ou physique.

L'acceptabilité des matériaux d'emballage pour l'usage auquel ils sont destinés doit être documentée dans le plan PGQI. L'acceptabilité des matériaux d'emballage peut être justifiée de diverses façons :

• attestation du fabricant;
• documentation provenant d'une autorité gouvernementale ou non gouvernementale reconnue;
• matériaux d'emballage préparés commercialement et étiquetés en vue d'une utilisation pour la préparation d'aliments;
• inscription sur la Liste de référence pour les matériaux de construction, les matériaux d'emballage, et les produits chimiques non alimentaires acceptés.

iii. En ce qui concerne l'étiquetage et le codage, la norme précise les paramètres minimaux de conformité qui garantissent que les étiquettes et les codes de tous les produits du poisson respectent les exigences du Règlement sur l'inspection du poisson (RIP) et qu'ils ne comportent aucune indication fausse ou mensongère. Elle doit aussi préciser les exigences qui garantissent que les étiquettes sont lisibles et respectent les dispositions relatives à des espèces ou produits particuliers qui sont énoncées dans le Règlement. La norme doit également énoncer les exigences en matière d'étiquetage en vue de l'entreposage et de la consommation sans danger du produit.

B) Le plan d'inspection

Les importateurs adhérant au PGQI doivent élaborer un plan d'inspection des produits pour vérifier que les produits qu'ils importent sont conformes aux normes et à toutes les exigences réglementaires applicables. Le plan doit indiquer une fréquence d'inspection minimale de 5 %, laquelle peut-être modifiée en fonction des contrôles d'approvisionnement en produits.

Au minimum, le plan d'inspection du produit doit prévoir :

1. l'analyse de la totalité (100 %) des produits figurant sur la Liste d'inspection obligatoire (LIO);
2. l'analyse des produits figurant sur la Liste d'inspection amplifiée (LIO), conformément aux conditions de la LIO;
3. l'analyse aléatoire d'autres lots à une fréquence établie.

Les importateurs adhérant au PGQI doivent établir la fréquence d'inspection des produits qui est appropriée pour chaque produit et chaque fournisseur. La fréquence d'inspection doit être fondée sur les résultats de l'évaluation des risques. Les fréquences établies inférieures à 5 % doivent être liées au plan d'approvisionnement, aux programmes d'AQF, aux renseignements additionnels ou aux autres mesures de contrôle qui donnent une garantie raisonnable de la conformité du produit. Si le plan d'inspection d'un importateur exige une inspection, l'importateur doit s'assurer que le produit concerné est soumis à toutes les analyses applicables indiquées dans l'évaluation des risques.

Le plan PGQI décrit les méthodes d'échantillonnage des produits qui permettent de s'assurer que le prélèvement des échantillons est aléatoire, représentatif et effectué de manière à prévenir la contamination et la perte d'identité du lot.

Les inspections dans le cadre du plan d'inspection doivent être réalisées au Canada par des laboratoires accrédités par le Conseil canadien des normes (CCN).

Lorsqu'un laboratoire divulgue un registre d'analyse d'un lot, l'importateur ne doit pas faire analyser de nouveau les échantillons ou présenter d'autres échantillons aux fins d'analyse, sauf dans le cas d'une ré-inspection. La ré-inspection d'un lot est autorisée uniquement quand les conditions suivantes sont réunies :

• l'identité du poisson et l'intégrité des contenants ont été préservées;
• aucune substance toxique ou nocive ne se trouve dans ou sur le poisson et les contenants;
• le poisson et les contenants n'ont pas déjà été ré-inspectés.

La décision d'une ré-inspection est finale.

2. Contrôles, mesures correctives et registres [RIP 6.1(3)e)]

a) Mesures de contrôle

Les mesures de contrôle décrivent les procédures ou activités que les importateurs adhérant au PGQI mettent en oeuvre quand un produit est importé pour s'assurer qu'il est conforme à toutes les exigences du PGQI.

Voici quelques exemples de mesures de contrôle :

• vérifier que les documents sur le contrôle des procédés sont complets et à jour quand un produit en conserve ou PAM est importé;
• vérifier que les produits importés sont conformes aux conditions du plan d'approvisionnement en produits, de même qu'aux ententes d'AQF;
• contrôler les produits pendant tout le processus d'évaluation et de prise de décision;
• mettre en oeuvre un processus d'examen des résultats d'inspection des produits et prendre une décision finale quant à la libération ou au rejet des produits.

b) Mesures correctives

Ces mesures doivent permettre de résoudre le problème et empêcher qu'il ne se reproduise. La section sur les mesures correctives doit décrire comment tous les produits non conformes à une norme sont adéquatement identifiés, isolés et traités (exportation hors du Canada, destruction, tri/retraitement, le cas échéant). Elle doit également présenter les mesures correctives à suivre pour prévenir l'importation de produits non conformes dans l'avenir.

c) Système de tenue des registres

Cette partie du plan PGQI doit décrire le système de tenue des registres de mesures de contrôle, de résultats d'inspection et de mesures correctives.

Il faut consigner dans les registres des mesures correctives une description de l'écart du produit par rapport à une norme, la norme non respectée, la mesure corrective prise, l'identité de la ou des personnes responsables de l'application de la mesure et la date à laquelle la mesure a été prise.

Une copie de tous les formulaires doit être incluse.

Élément 6 : Vérification et tenue à jour du plan PGQI

Objet :

Le plan PGQI est un document évolutif. Sa vérification, qui consiste en une approche systématique et exhaustive assurant sa tenue à jour et son amélioration, vise à confirmer que le plan répond aux besoins du transformateur en lui permettant de fabriquer un produit salubre, sain et équitable.

Exigence de la Norme de référence :

1. Exigences relatives aux vérifications de routine

Les importateurs adhérant au PGQI doivent mettre en oeuvre un processus permettant de vérifier que le plan PGQI et les contrôles sont appliqués comme ils sont décrits dans le plan. La section sur le plan PGQI doit décrire comment les vérifications de routine seront réalisées et préciser la fréquence et la personne responsable de ces vérifications.

Lors des activités de vérification de routine, il faut :

1. vérifier que toutes les mesures de contrôle internes sont mises en oeuvre de la manière indiquée et qu'elles sont efficaces;
2. vérifier que les fournisseurs de services assurent les services assignés et mettent en oeuvre les mesures de contrôle de la manière indiquée dans le plan PGQI.

Parmi les activités de vérification de routine figurent les observations visuelles des activités; la simulation d'exercices de rappel; l'examen des registres des activités liées aux mesures de contrôle, des résultats d'inspection, des mesures correctives et des plaintes des consommateurs.

Si les résultats des activités de vérification indiquent que les contrôles ne sont pas mis en oeuvre ou qu'ils ne sont pas efficaces, l'importateur adhérant au PGQI concerné doit appliquer des mesures correctives pour résoudre le problème et empêcher qu'il ne se reproduise. Les importateurs adhérant au PGQI doivent indiquer comment ils vont tenir des registres pour les activités de vérification et les mesures correctives (si applicable).

2. Exigences relatives à l'examen annuel [RIP 6.1(3.2)(4)e)]

Le plan PGQI doit indiquer comment les importateurs adhérant au PGQI évaluent tous les éléments du plan pour déterminer si ce dernier est mis en oeuvre tel qu'il est énoncé et s'il permet de garantir que toutes les exigences réglementaires du PGQI sont respectées. Pour effectuer un examen annuel efficace, les importateurs adhérant au PGQI doivent :

1. effectuer un examen du plan PGQI écrit afin de confirmer qu'il est complet et qu'il correspond aux mesures de contrôle nécessaires pour les produits importés et les établissements de transformation des pays étrangers. Lors de l'examen, on doit vérifier que tous les contrôles décrits dans le plan PGQI sont à jour et complets et qu'ils correspondent aux contrôles réellement mis en oeuvre;
2. s'assurer que tous les aspects de la mise en oeuvre du plan PGQI ont été vérifiés au cours de l'année;
3. appliquer des mesures correctives quand la vérification indique que le programme n'est pas mis en oeuvre ou efficace tenir des registres pour les activités relatives à l'examen annuel et les mesures correctives (si applicable).

3. Modifications du plan PGQI [RIP 6.1(3.2)(4)d)]

L'ACIA doit accepter les modifications avant leur mise en oeuvre.

Élément 7 : Contrôle des registres et des documents

Objet :

Les importateurs doivent assurer l'accès facile aux registres à des fins d'examen, le cas échéant.

Exigence de la Norme de référence :

1. Emplacement des registres [RIP 6.1(3)e)(ii)]

Les importateurs adhérant au PGQI doivent indiquer dans leur plan PGQI l'adresse au Canada où tous les registres et documents pertinents au PGQI sont conservés. Tous les registres doivent être conservés à un seul endroit.

2. Tenue des registres et des documents [RIP 6.1(3)]

Des copies de tous les registres (exemples de formulaires) décrits dans le plan PGQI, notamment ceux sur les mesures de contrôles, la vérification, les mesures correctives et la formation des employés, doivent faire partie des documents liés au plan PGQI.

Les registres sont à jour, lisibles, facilement identifiables et accessibles. Ils doivent être faciles d'accès et entreposés de manière sécuritaire afin d'en protéger l'intégrité.

Lorsque des registres électroniques sont utilisés, des contrôles particuliers doivent être élaborés pour contrôler la création et la conservation des registres électroniques et des signatures électroniques. L'Annexe C du présent document contient les lignes directrices relatives à l'utilisation des registres et aux signatures électroniques.

6. Modèles de formulaires

1. Formulaire d'Avis d'importation du poisson (CFIA/ACIA 5588) et les instructions
2. Formulaire d'exemple de rapport de 6 mois
3. Formulaire pour la mise à jour de la Liste d'inspection obligatoire (LIO) (CFIA/ACIA 5467)
   

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Annexe A

Références

Les outils et les documents de référence suivants aident les titulaires de permis PGQI lors de l'élaboration d'un plan à respecter les exigences de la présente norme :

A.1 Règlement sur l'inspection du poisson
A.2 Loi sur les aliments et drogues et Règlement sur les aliments et drogues
A.3 Exigences réglementaires canadiennes à l'égard des titulaires de permis d'importation adhérant au Programme de gestion de la qualité des importateurs
A.4 Guide - Renseignements techniques sur le contrôle des procédés
A.5 Inspection des produits du poisson importés
A.6 Manuel des normes et des méthodes des produits du poisson
A.7 Guide des additifs autorisés dans le poisson et dans les produits du poisson
A.8 Liste de référence pour les matériaux de construction, les matériaux d'emballage, et les produits chimiques non alimentaires acceptés
A.9 Questions et réponses – Programme d'importation du poisson
A.10 Conseil canadien des normes

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Annexe B

Entente d'assurance-qualité des fournisseurs acceptable – critères

Voir Entente d'assurance-qualité des fournisseurs acceptable – critères.

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Annexe C

Lignes directrices sur la tenue de registres électroniques et la signature électronique

Registres électroniques

Lorsque des registres de PGQI sont créés et/ou sauvegardés à l'aide de microprocesseurs, ces systèmes électroniques peuvent être classés « ouverts » ou « fermés ». Un système fermé est un milieu où l'accès au système est contrôlé par les responsables du contenu des registres électroniques. On entend par système ouvert un environnement où l'accès au système n'est pas contrôlé par les responsables du contenu des registres électroniques. Par exemple, un importateur a acheté un logiciel de série pour consigner et entreposer des données, et pour générer des rapports des résultats d'inspection de produit. Si l'importateur n'a pas accès aux fichiers d'entreposage des données générés par le logiciel, ce système est considéré fermé. Si, par contre, il a accès au contenu des fichiers de données générés par le logiciel, le système est considéré ouvert. La distinction entre ouvert et fermé établit qui est responsable de la mise en oeuvre des contrôles visant l'authenticité et l'intégrité des registres électroniques. S'il s'agit d'un système fermé, le fabricant du logiciel est alors responsable, sinon c'est l'importateur qui est responsable.

Lorsque des importateurs utilisent des registres électroniques au lieu de registres papier pour le PGQI, d'autres contrôles doivent être élaborés et mis en oeuvre pour montrer la fiabilité des registres électroniques.

Les importateurs doivent être en mesure de montrer la conformité des systèmes aux exigences suivantes :

1. La documentation relative à l'exploitation, à l'entretien et à la modification du système informatique fait partie du plan PGQI.
2. Les systèmes informatiques sont validés pour garantir leur exactitude, leur fiabilité, leur uniformité et leur capacité de repérer les registres invalides ou altérés.
3. Les systèmes informatiques peuvent générer des copies exactes et complètes des registres sous forme de texte lisible aux fins d'inspection.
4. Les systèmes informatiques renferment des mécanismes appropriés pour protéger les registres tout en permettant une extraction précise et rapide des données pendant toute la période de conservation des dossiers, ce qui peut comprendre des systèmes pour conserver des copies de secours des registres appropriés.
5. Les systèmes informatiques limitent l'accès aux registres aux personnes autorisées.
6. Les systèmes informatiques ont un protocole de sécurité rigoureux pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent utiliser le système, signer électroniquement les registres, accéder aux opérations ou au système informatique, modifier les registres ou effectuer des opérations.
7. La direction établit et met en oeuvre une politique qui tient l'individu responsable des données consignées et/ou des mesures prises sous sa signature électronique.

Signatures électroniques

Lorsqu'un registre PGQI est établi, il doit être signé ou paraphé par la partie responsable. Lorsqu'un registre électronique est créé, le système informatique exige l'identification de la personne qui a créé le registre; cette identification est appelée la « signature électronique ».

Lorsque des signatures électroniques sont utilisées en association avec les registres PGQI, les caractéristiques suivantes doivent être associées à la signature électronique :

1. La signature électronique contient un identificateur propre au signataire, la date et l'heure de signature.
2. La signature électronique est clairement liée à un ou plusieurs registres électroniques.
3. Les contrôles sont en place pour garantir que les signatures électroniques et leur lien à des registres ne peuvent pas être enlevés, copiés, ou autrement manipulés pour trafiquer le registre électronique.
4. Chaque signature électronique est propre à un seul individu et ne peut en aucun cas être réutilisée ou attribuée à quelqu'un d'autre.
5. L'identité des personnes autorisées à utiliser une signature électronique est documentée dans le plan PGQI.

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Type du document : Norme de réglementation / État : Version 1
Date : 1 avril 2009 / Date de révision : 31 mars 2010