18.7.5 Étape 5 - Évaluation du plan d'action de l'exploitant
L'exploitant doit présenter à l'ACIA un plan d'action acceptable, à la date spécifiée lors de l'émission de la DAC.
L'inspecteur qui a émis la DAC est responsable d'étudier tous les plans d'action écrits présentés par l'exploitant en réponse à la DAC dans un délai de sept jours civils à compter de la date de présentation du plan d'action par l'exploitant. La date à laquelle l'inspecteur termine l'examen du plan d'action doit être consignée dans la section Inspection de suivi de la DAC.
Si l'inspecteur est incapable d'examiner le plan d'action dans un délai de sept jours, il prend les dispositions nécessaires auprès du superviseur pour que ce travail soit attribué à un autre inspecteur. Au besoin, les inspecteurs sollicitent l'aide des superviseurs ou des spécialistes du programme ou du PASA.
18.7.5.1 Plan d'action acceptable
Pendant l'examen d'un plan d'action, l'inspecteur responsable doit veiller au respect des critères décrits ci-après.
Il importe que toutes les mesures immédiates et à court terme prises à l'égard des produits touchés ou possiblement touchés soient décrites à la satisfaction de l'inspecteur.
Il est normal de la part de l'inspecteur de remettre en question la cause fondamentale d'un écart ou peut-être la validité des mesures correctives et préventives mises en place. Ces questions devraient être examinées avec le représentant de l'établissement d'une manière professionnelle. Prière de noter que ces « questions » ne sont pas des faits concrets et qu'il ne s'agit pas d'un motif suffisant pour juger le plan d'action inacceptable.
Les questions ou les doutes soulevés, le cas échéant, quant à l'efficacité du plan d'action seront confirmés par des faits observables ou mesurables au cours de l'inspection de suivi. À ce moment, l'inspecteur disposera de renseignements concrets pour favoriser la mise en place de mesures d'application de la loi supplémentaires, au besoin.
Composantes d'un plan d'action acceptable :
Composante 1 - Description du problème
L'objectif est de décrire le problème avec exactitude pour aider à déterminer :
- les mesures à prendre à l'égard des produits touchés ou possiblement touchés, ou d'autres objets ou animaux;
- les mesures immédiates nécessaires pour rétablir la maîtrise de l'écart; et
- la ou les cause(s) fondamentale(s).
L'établissement doit recueillir des renseignements pour trouver exactement le problème. Un cas de non-conformité découle habituellement d'une série de problèmes ou de causes.
- En quoi consiste la non-conformité?
- Le problème a-t-il une incidence sur le produit?
- Où se trouve le problème?
- Quelle est l'ampleur du problème?
- L'écart affecte-t-il d'autres aires de l'établissement ou d'autres parties du système HACCP?
- Quand le problème est-il survenu?
- Qui est concerné par ce problème?
- Est-ce la première fois que le problème survient?
Plan d'action écrit :
- Décrire le problème qui se rapporte à la non-conformité signalée dans la DAC.
Composante 2 - Personne(s) chargée(s) de la mise en place des mesures
L'objectif est d'identifier les personnes qui ont les connaissances, le temps, les pouvoirs et la compétence pour corriger la non-conformité.
Plan d'action écrit :
- Indiquer le nom ou le titre des personnes responsables des mesures immédiates ou à court terme et des mesures préventives.
Composante 3 - Description des mesures immédiates ou à court terme
Les objectifs sont les suivants :
- contrôler les produits touchés ou autres objets; et
- prendre des mesures immédiates pour rétablir la maîtrise de l'écart afin que les produits alimentaires soient fabriqués et/ou que les animaux soient manipulés conformément aux exigences prévues par la loi.
Plan d'action écrit :
- Décrire les mesures prises à l'égard des produits touchés ou possiblement touchés, des animaux ou d'autres objets.
- Décrire les résultats de l'évaluation effectuée en vue de déterminer si d'autres produits, animaux ou objets sont visés.
- Décrire l'évaluation relative à la salubrité des aliments qui a été ou qui sera menée à l'égard des produits touchés ou potentiellement touchés, incluant la disposition des produits.
- Décrire les mesures immédiates ou à court terme prises pour rétablir la maîtrise de l'écart jusqu'à ce que des mesures permanentes ou préventives soient élaborées et mises en oeuvre.
- Décrire la procédure pour vérifier l'efficacité des mesures immédiates/à court terme prises.
- Énumérer les dossiers utilisés pour documenter les mesures prises.
Remarque : Il peut arriver que la prise de mesures immédiates ne soit pas nécessaire; cela dépend de la non-conformité.
Composante 4 - Détermination de la ou des cause(s) fondamentale(s)
L'objectif est de déterminer la ou les cause(s) fondamentale(s) afin que l'établissement puisse élaborer des mesures correctives adéquates et exhaustives pour éviter la réapparition de l'écart.
Commencer par la description du problème.
- Pourquoi l'ACIA a-t-elle constaté la présence de l'écart et pas l'établissement?
- Indiquer toutes les causes possibles (environnement, équipement, personnel, formation, programmes écrits, etc.).
- Certaines causes ont déjà été réglées à l'aide de mesures immédiates.
- Cerner la ou les cause(s) fondamentale(s).
Plan d'action écrit :
- Décrire la ou les cause(s) fondamentale(s).
Composante 5 - Description des mesures préventives
L'objectif est de déterminer et mettre en place des mesures correctives pour éliminer la ou les cause(s) fondamentale(s) et éviter la réapparition de l'écart.
Plan d'action écrit :
- Décrire les mesures préventives.
- Établir une date d'achèvement pour chaque mesure préventive élaborée.
- Énumérer les dossiers utilisés pour documenter les mesures prises.
Composante 6 - Description des activités prévues pour vérifier l'efficacité des mesures préventives
L'objectif est de fournir une rétroaction quant à la nécessité ou non d'apporter d'autres modifications.
L'évaluation consiste à employer des procédures ou tests temporaires ou d'autres mécanismes d'évaluation pour déterminer l'efficacité des mesures prises pour corriger le problème.
Exemples :
- Évaluation sur place des mesures correctives prises.
- S'assurer que les employés respectent les nouvelles procédures ou directives en les observant et en les interrogeant.
- Intensification temporaire des activités d'échantillonnage.
- Intensification temporaire des procédures de surveillance.
Si le problème n'est pas réglé :
- D'autres mesures correctives sont nécessaires.
Plan d'action écrit :
- Décrire les activités prévues pour vérifier l'efficacité des mesures préventives.
- Établir une date d'achèvement.
- Énumérer les dossiers utilisés pour documenter l'activité.
18.7.5.2 Avis d'un plan d'action inacceptable
Lors de la soumission initiale du plan d'action, l'inspecteur doit discerner les éléments critiques manquants des détails mineurs manquants demandant des clarifications. L'inspecteur doit travailler conjointement avec l'exploitant pour clarifier les détails mineurs manquants.
Si cette approche échoue ou si des éléments critiques sont manquants, l'inspecteur émettra un Avis d'un plan d'action inacceptable afin de préciser les éléments du plan d'action jugés incomplets ou inacceptables. L'inspecteur doit spécifier une date de soumission du plan d'action amendé sur l'avis d'un plan d'action inacceptable. La date spécifiée sur l'avis doit respecter les délais initiaux accordés pour la soumission d'un plan d'action acceptable spécifiés sur la DAC. En d'autres mots, le nouveau délai permis de soumission du plan d'action amendé doit être rapide mais raisonnable et demeure à la discrétion de l'inspecteur.
Si le plan d'action amendé ne contient toujours pas les éléments nécessaires à un plan d'action acceptable ou si l'exploitant refuse de soumettre un plan d'action acceptable dans les délais prévus, l'inspecteur note l'information suivante à la section Inspection de suivi de la DAC :
- Un avis d'un plan d'action inacceptable a été émis le (date) et les éléments identifiés sur l'avis n'ont pas été pris en considération par l'exploitant;
L'inspecteur procédera ensuite à une inspection de suivi à la date d'achèvement des mesures correctives. Les renseignements recueillis au cours de cette inspection permettront de déterminer si l'on peut classer la DAC.
L'avis d'un plan d'action inacceptable est disponible par le biais de Desktop eForms (voir la section 18.8 - Liste des formulaires). Chaque formulaire est accompagné de directives détaillées et est disponible sous deux formes : une fenêtre contextuelle d'aide (l'aide apparaissant lorsque le curseur se déplace dans le champ) ou une page de directives pour impression.
18.7.5.3 Prolongation du délai convenu de mise en oeuvre d'un plan d'action
L'ACIA peut accorder une prolongation du délai spécifié pour l'achèvement des mesures correctives (les actions correctives et les mesures préventives décrites dans le plan d'action de l'exploitant) dans les circonstances suivantes :
- La salubrité des aliments n'est pas compromise.
- L'établissement ne respectera pas l'échéance spécifiée pour l'achèvement des mesures correctives à cause de facteurs échappant à sa maîtrise.
- L'établissement présente une demande écrite de prolongation avant la date spécifiée pour l'achèvement du plan d'action.
- La demande écrite présente les raisons de la demande de prolongation et propose une nouvelle date d'achèvement.
Remarque : L'exploitant doit satisfaire à tous ces critères pour qu'une prolongation du délai de mise en oeuvre de son plan d'action lui soit accordée.
Si l'exploitant fait une demande de prolongation de la date d'achèvement du plan d'action, l'inspecteur doit annexer la demande écrite à la DAC et inscrire l'information suivante dans le champ Inspection de suivi de la DAC :
- L'acceptation ou non de la prolongation par l'ACIA.
- Les raisons du refus.
- La nouvelle date spécifiée pour l'achèvement du plan d'action.
L'inspecteur doit remettre au représentant de l'établissement une copie de la page Inspection de suivi de la DAC.
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