18.7.7 Étape 7 - Tenue des dossiers

Les dossiers suivants doivent êtres conservés à l'établissement soit électroniquement ou en copie papier, selon le type de document.

Remarque: Un document est un dossier. Les dossiers peuvent êtres conservés soit électroniquement ou en copie papier à l'exception des dossiers portant les signatures. Une copie papier est requise pour les dossiers portant les signatures. Les dossiers électroniques doivent êtres disponibles à tous ceux qui ont besoin d'y avoir accès. (Conserver en SGDDI ou sur un lecteur commun ayant les droits d'accès appropriés).

Document	Délai de conservation de la copie papier de chaque document
Profil des tâches pour l'établissement	2 ans
Formulaire pour le suivi des tâches	2 ans
Feuille de travail pour la vérification	2 ans
Feuille de travail pour la vérification de la conception du système HACCP	2 ans
Rapport de vérification (avec signatures originales)	10 ans
Rapport de vérification de la conception du système HACCP (avec signatures originales)	10 ans
DAC incluant tout Avis de plan d'action inacceptable (avec signatures originales)	10 ans

Une copie électronique des documents suivants doit être acheminée par courriel au collecteur de données du SVC. Les données contenues dans ces documents seront saisies dans la base de données du SVC.

Document	Calendrier d'expédition des documents par courriel
Feuille de travail pour la vérification	Les feuilles de travail pour la vérification sont remises au plus tard une (1) semaine après la date d'achèvement. La seule exception vise les entrepôts; dans ce cas, on peut présenter la feuille de travail tous les trimestres.
DAC y compris les Avis de plan d'action inacceptable	Lorsque la DAC est émise à l'exploitant et lorsque la DAC est classée

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