Manuel - Programme d'amélioration de la salubrité des aliments (PASA)

Chapitre 3 : Reconnaissance d'un système HACCP

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Section 1 - Introduction

Le présent chapitre traite du processus que doit suivre le personnel de l'ACIA pour la reconnaissance du système HACCP d'un établissement dont le développement et la mise en oeuvre du PASA est volontaire. Dans le cas des denrées pour lesquelles le PASA est obligatoire, se référer à l'annexe VIII.

Lorsqu'il sollicite une reconnaissance HACCP, l'établissement agréé doit avoir mis en place un système HACCP pour tous ses produits se rangeant dans les catégories de risque I et II. L'établissement doit, dans les douze mois suivant la date d'obtention de sa reconnaissance, intégrer à son système HACCP ses gammes de produits non visés par un agrément et les produits se rangeant dans la catégorie de risque III.

Le système HACCP de l'établissement est examiné par une équipe de l'ACIA qui comprend un inspecteur responsable et un auditeur en chef. Ces deux personnes doivent avoir reçu une formation relative au PASA et au système HACCP. L'équipe peut inclure d'autres membres, mais ils doivent posséder des connaissances scientifiques appropriées et l'expertise nécessaire en matière de denrées.

L'objectif de cet examen est de déterminer si les programmes préalables, les plans HACCP et les procédures de réévaluation de l'établissement sont complets (c.-à-d. s'ils répondent entre autres aux exigences prévues dans le PASA et dans la réglementation) et s'ils sont efficacement mis en oeuvre de la façon décrite dans les documents.

L'ACIA reconnaît que les établissements investissent du temps et des ressources pour l'élaboration de systèmes HACCP adaptés à leurs opérations et traite, par conséquent, chaque système comme étant la propriété de l'établissement qui l'a élaboré.

L'ACIA audite les établissements qui transforment à la fois des produits agroalimentaires, du poisson et des produits de la mer conformément à l'annexe VII (Politique du PASA/PGQ visant l'audit des établissements multi-denrées).

Section 2 - Étapes à suivre pour la reconnaissance du système HACCP

Le processus de reconnaissance comporte les neuf étapes suivantes. Voir la figure 1 (Schéma séquentiel du processus de reconnaissance) :

1. La direction de l'établissement soumet une lettre d'aval.
2. L'ACIA tient une réunion préalable avec la direction de l'établissement.
3. L'établissement soumet un avis écrit au coordonnateur PASA/HACCP du Centre opérationnel l'informant que l'auto-évaluation est terminée.
4. L'établissement soumet les documents requis.
5. L'ACIA examine les programmes préalables écrits de l'établissement.
6. L'ACIA examine le(s) plan(s) HACCP écrits de l'établissement.
7. L'ACIA examine les procédures de réévaluation du système HACCP de l'établissement.
8. L'ACIA effectue au moins deux audits réglementaire du système HACCP de l'établissement; un troisième audit peut s'avérer nécessaire.
9. L'ACIA émet un avis de reconnaissance officielle PASA/HACCP à l'établissement.

Le personnel de l'ACIA doit suivre les étapes suivantes durant le processus de reconnaissance. Voir l'annexe I (Formulaire pour le suivi de la reconnaissance - PASA).

2.1 - Soumission par la direction de l'établissement d'une lettre d'aval

Avant que puisse commencer le processus de reconnaissance, l'établissement doit soumettre une lettre d'aval au coordonnateur PASA/HACCP du Centre opérationnel de l'ACIA. Cette lettre doit :

• confirmer l'appui total et l'engagement de la haute direction envers l'élaboration, la mise en oeuvre et la mise à jour du système HACCP;
• indiquer que les ressources et les cours de formation qui sont décrits dans les documents requis ont été mis en place;
• solliciter une reconnaissance de l'ACIA;
• être signée et datée par un membre de la haute direction de l'établissement.

2.2 - Tenue par l'ACIA d'une réunion préalable avec la direction de l'établissement

Suivant la réception de la lettre d'aval soumise par l'établissement, l'ACIA doit organiser une réunion préalable avec l'établissement. Cette réunion vise à :

• fournir de l'information sur le processus de reconnaissance;
• examiner des composants choisis au hasard du programme HACCP écrit de l'établissement.

2.3 - Soumission par l'établissement d'un avis écrit au coordonnateur PASA/HACCP du Centre opérationnel l'informant que l'auto-évaluation est terminée

L'établissement doit mener un audit interne (en utilisant s'il le souhaite les annexes II à IVHACCP sont mis en oeuvre et sont efficaces. L'établissement doit produire sur demande les documents à l'appui de l'audit interne. Il doit soumettre un avis écrit à l'ACIA (coordonnateur PASA/HACCP du Centre opérationnel) l'informant qu'il a terminé son auto-évaluation et que l'examen du programme HACCP écrit peut être amorcé. L'établissement doit avoir corrigé les lacunes relevées durant l'audit interne (p. ex. préoccupations liées à la construction ou à la ventilation) ou avoir fourni un plan d'action qui permettra de les corriger.

2.4 - Soumission par l'établissement des documents requis

L'établissement doit soumettre à l'ACIA tous les documents requis, incluant ceux qui sont énumérés dans les paragraphes suivants (voir le chapitre 2 pour des détails sur chaque document). Ces documents peuvent accompagner la lettre d'aval.

1. Coordonnateur HACCP et membres de l'équipe HACCP

Liste des noms et des titres du coordonnateur HACCP et/ou de l'agent de liaison sur place et d'autres membres de l'équipe (le cas échéant).

2. Programmes préalables

Description complète des programmes préalables de l'établissement.

Ce document doit satisfaire à tous les critères énumérés à l'annexe II (Grille d'évaluation pour l'audit des programmes préalables PASA) et à l'annexe VI (Lignes directrices - Programme écrit " complet "). Si l'établissement n'utilise pas l'approche que prévoit le PASA, il doit indiquer les renvois nécessaires à l'annexe II pour s'assurer que tous les critères du PASA sont satisfaits.

3. Liste des produits

Liste de tous les produits fabriqués par l'établissement (incluant des produits non visés par un agrément et ceux se rangeant dans la catégorie de risque III).

L'établissement peut regrouper des produits semblables dans un seul plan HACCP, mais il doit indiquer ceux qui sont regroupés. Si l'établissement utilise un modèle générique comme point de départ pour l'élaboration de l'un ou l'autre de ses plans HACCP, il doit établir un lien entre ce modèle et le/les plans correspondants.

4. Plans HACCP

Plans HACCP pour tous les procédés et produits se rangeant les catégories de risque I et II. Pour chaque plan HACCP, l'établissement doit soumettre les formulaires 1 à 10 du PASA ou leur équivalent.

Si l'établissement n'a pas utilisé la démarche que prévoit le PASA pour l'un ou l'autre de ses plans HACCP, il doit inclure l'information suivante avec les documents requis.

• Description du type de produit ou de procédé
• Liste des matériaux reçus de l'extérieur
• Diagramme(s) de production
• Schéma(s) des opérations
• Recensement et analyse des dangers
• Détermination des CCP à l'aide de l'arbre de décision HACCP élaboré par la Commission du Codex Alimentarius
• Limites critiques
• Procédures de surveillance
• Procédures de rectification
• Procédures de vérification
• Procédures de tenue des dossiers et documents à réunir

5. Procédures de réévaluation du système HACCP

(Voir le chapitre 2, section 5, pour des détails sur l'élaboration de procédures de réévaluation du système HACCP.)

Les procédures de réévaluation du système HACCP doivent inclure une description de la façon dont l'établissement réévalue son système HACCP. Ces procédures doivent inclure un examen régulier du système HACCP grâce auquel l'établissement :

• tient compte des modifications apportées aux règlements, aux opérations, aux procédés, aux produits, etc.; et
• s'assure que les mesures de contrôle qu'il a mises en place continuent de maîtriser efficacement tous les dangers recensés.

2.5 - Examen par l'ACIA des programmes préalables écrits de l'établissement

L'équipe d'audit de l'ACIA examine les programmes préalables écrits de l'établissement. Cette équipe évalue chacun des six programmes préalables écrits pour déterminer s'ils sont complets et présentés sous une forme auditable. Le programme écrit doit inclure tout document à l'appui pertinent ou y renvoyer (p. ex. instructions sur l'étalonnage fournies par le fabricant de l'équipement).

Pour être jugé " complet ", un programme écrit doit :

1. satisfaire aux exigences prévues dans le PASA et dans la réglementation;
2. fournir des réponses aux questions suivantes :
   • Quelles sont les procédures (surveillance, rectification et vérification) mises en oeuvre pour réduire ou maîtriser un danger recensé?
   • Comment ces procédures sont-elles mises en oeuvre?
   • À quelle fréquence ces procédures sont-elles mises en oeuvre
   • Qui est responsable de la mise en oeuvre de ces procédures?
   • Quelles sont les dossiers attestant de la conformité au programme écrit?
3. comporter un système de gestion des documents exigeant que :
   • la première page de chaque programme préalable soit signée par le coordonnateur HACCP ou son représentant;
   • toutes les pages soient datées.

L'équipe d'audit de l'ACIA utilise l'annexe II (Grille d'évaluation pour l'audit des programmes préalables - PASA) pour examiner les programmes préalables de l'établissement.

Durant son examen des programmes préalables écrits, l'équipe d'audit produit une grille d'évaluation pour l'audit des programmes préalables. Une fois que tous les programmes écrits de l'établissement ont été examinés, l'ACIA utilise cette grille d'évaluation durant ses audits réglementaires de système (chapitre 4) au moment de la vérification sur place des programmes préalables de l'établissement.

S'il faut que des modifications soient apportées aux programmes préalables écrits de l'établissement, l'ACIA remet au coordonnateur HACCP une liste détaillée des lacunes relevées dans le programme écrit. Une fois que l'établissement a modifié ses programmes écrits pour qu'ils répondent aux exigences du PASAet des programmes, les programmes préalables sont jugés complets, et l'ACIA peut commencer l'examen des plans HACCP de l'établissement.

Remarque : Les programmes préalables contrôlent l'environnement de l'établissement, tandis que les CCP font de même pour la production. Les programmes préalables ne remplacent pas les CCP, car ils ne permettent pas de contrôler entièrement les dangers inhérents aux procédés (p. ex. la cuisson).

2.6 - Examen par l'ACIA des plans HACCP écrits de l'établissement

L'équipe d'audit de l'ACIA évalue chacun des plans HACCP écrits de l'établissement pour déterminer s'ils sont complets et présentés sous une forme auditable.

L'équipe évalue l'exactitude et l'intégralité de ce qui suit :

1. Description(s) du produit
2. Liste des ingrédients
3. Matériaux reçus de l'extérieur
4. Diagramme de production
5. Schéma des opérations
6. Produits et procédés (regroupés et maîtrisés selon les modèles génériques pertinents, le cas échéant)
7. Application des principes HACCP
8. Recensement et analyse des dangers
   Remarque : si un ou des plans HACCP ne traitent pas de tous les dangers mentionnés dans un modèle générique, l'établissement doit fournir une justification à l'appui.
9. Détermination des CCP.
   Remarque : si des CCP diffèrent de ceux mentionnés dans un modèle générique, l'établissement doit fournir une justification à l'appui.
10. Limites critiques.
    Remarque : si des limites critiques diffèrent de celles mentionnées dans un modèle générique, l'établissement doit fournir une justification à l'appui.
11. Procédures de surveillance, de rectification et de vérification
12. Procédures de tenue des dossiers

En outre, l'équipe d'audit de l'ACIA vérifie que chaque plan HACCP respecte les exigences réglementaires pertinentes.

L'équipe d'audit de l'ACIA examine le ou les plans HACCP en utilisant l'annexe IV (Feuille de travail - Examen des plans HACCP et réévaluation du système HACCP).

Durant l'examen des plans HACCP écrits, l'équipe d'audit produit une grille d'évaluation pour l'audit du système HACCP. Une fois que tous les programmes écrits ont été examinés, l'ACIA utilise cette grille d'évaluation durant les audits réglementaires de système (chapitre 4) au moment de la vérification sur place des CCP de l'établissement.

S'il faut que des modifications soient apportées aux plans HACCP de l'établissement, l'ACIA remet au coordonnateur HACCP de l'établissement une liste détaillée des lacunes relevées dans le programme écrit. Une fois que l'établissement a modifié ses programmes écrits pour qu'ils répondent aux exigences du PASA et des programmes, les plans HACCP sont jugés complets, et l'ACIA peut commencer l'examen des procédures de réévaluation du système HACCP de l'établissement.

Chaque page des plans HACCP doit être datée et signée par le coordonnateur HACCP ou par l'agent de liaison sur place désigné. Le plan HACCP doit être signé et daté dans les circonstances suivantes :

1. au moment de son acceptation initiale;
2. lorsqu'il est modifié;
3. au moins annuellement, au moment de sa réévaluation.

2.7 - Examen par l'ACIA des procédures écrites de réévaluation du système HACCP de l'établissement

Durant l'examen des procédures de réévaluation du système HACCP, l'équipe d'audit vérifie que les procédures de réévaluation du système HACCP respecte les lignes directrices décrites à la section 5 du chapitre 2.

Si l'ACIA détermine que l'établissement doit modifier les procédures qu'il utilise pour réévaluer son système HACCP, elle remet au coordonnateur HACCP de l'établissement une liste des lacunes relevées dans le programme écrit. Une fois que l'établissement a modifié ses programmes écrits pour qu'ils répondent aux exigences du PASA, les procédures écrites de réévaluation du système sont jugées complètes, et l'ACIA peut amorcer l'audit réglementaire de système.

2.8 - Audit(s) réglementaire(s) de système pour la reconnaissance du système HACCP

L'audit réglementaire de système détermine si le système HACCP a été mis en oeuvre de la façon décrite dans les documents et s'il est efficace. Il ne peut commencer qu'une fois que l'équipe de l'ACIA a déterminé que le système HACCP de l'établissement est complet.

Avant d'octroyer une reconnaissance à un établissement, l'ACIA doit :

• effectuer un minimum de deux audits réglementaires de système;
• confirmer que toutes les DACs pour les N/Cs sont classées ou qu'un plan d'action acceptable est en place;
• confirmer que toutes les DACs pour les N/Cs majeures sont classées.

Le premier audit réglementaire de système devrait être réalisé le plus rapidement possible après l'examen fait par l'ACIA du système HACCP écrit de l'établissement (idéalement un mois après). Le deuxième audit réglementaire de système doit avoir lieu environ un mois plus tard.

Les conditions suivantes s'appliquent aux audits réglementaires de système effectués dans le cadre du processus de reconnaissance:

1. L'équipe d'audit doit comprendre un inspecteur responsable;
2. La portée de l'audit doit inclure ce qui suit (voir le chapitre 4) :
   • DAC non classée, le cas échéant;
   • registre des modifications;
   • CCP;
   • sous-éléments des programmes préalables.

L'équipe d'audit choisit les CCP et les sous-éléments des programmes préalables à examiner conformément à la section 6.2 du chapitre 4. Cependant, elle doit couvrir les sous-éléments cités ci-dessous avant d'octoyer la reconnaissance:

• Sous-élément A 2.1 - Conception, construction et entretien
• Sous-élément E 1.1 - Programme d'assainissement
• Sous-élément F 1.1 - Programme de rappel

À la conclusion de l'audit réglementaire de système, l'équipe d'audit remet un rapport d'audit écrit aux représentants de la direction de l'établissement. À ce rapport, l'équipe d'audit inclut les DACs découlant de l'audit. Un établissement peut demander une révision des résultats d'un audit réglementaire de système (voir le chapitre 4, section 3).

Si une non-conformité majeure est décelée, la DAC concernant celle-ci doit être classée avant que le deuxième audit réglementaire de système soit effectué, ceci afin de s'assurer que l'intégrité du système HACCP n'est pas compromise.

Si une non-conformité majeure est décelée au cours du deuxième audit réglementaire de système mais que la DAC peut être classée, la reconnaissance PASA/HACCP est octroyée à l'établissement. Si la DAC concernant la non-conformité majeure ne peut être classée, un autre audit réglementaire de système doit être effectué afin de s'assurer que l'intégrité du système HACCP n'est pas compromise. Si la DAC concernant la non-conformité majeure ne peut être classée à la suite du troisième audit réglementaire de système ou qu'une nouvelle non-conformité majeure est décelée, le coordonnateur PASA/HACCP envoie une lettre d'avis à l'établissement. Cette lettre indique les mesures que la direction de l'établissement doit prendre pour corriger la ou les non-conformités de manière à obtenir la reconnaissance PASA/HACCP. Le défaut d'apporter les corrections requises met fin au processus de reconnaissance.

Une fois que les conditions susmentionnées sont remplies, le chef d'équipe de reconnaissance de l'ACIA remplit le Formulaire de suivi pour la reconnaissance PASA (annexe I) recommandant la reconnaissance de l'établissement, puis transmet ce formulaire au coordonnateur PASA/HACCP du Centre opérationnel.

2.9 - Avis officiel transmis par l'ACIA informant l'établissement qu'une reconnaissance PASA/HACCP lui est octroyée

Le coordonnateur PASA/HACCP examine et signe l'annexe I et en envoie une copie au chef du programme pertinent, à l'Administration centrale. Le coordonnateur du Centre opérationnel émet un avis écrit et un certificat de reconnaissance de l'ACIA à la direction de l'établissement. L'ACIA estampille, approuve et date toutes les pages du ou des plans HACCP et la première page des programmes préalables.

L'ACIA conserve dans ses dossiers l'information suivante concernant l'établissement :

• La lettre d'aval
• La liste des membres de l'équipe HACCP de l'établissement
• La liste des produits
• Les annexes de l'ACIA
• La ou les DAC, le cas échéant
• La documentation sur l'audit réglementaire de système

L'ACIA retourne tous les autres documents soumis par l'établissement.

Figure 1. Schéma séquentiel du processus de reconnaissance

Schéma séquentiel du processus de reconnaissance

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