MSQ-02 (4ième Révision) : Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) ou du Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC)

Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) Canada
K1A 0Y9

Table des matières

Personne-ressource et révision

Ce manuel sera mis à jour tous les deux ans. Pour de plus amples renseignements ou clarifications, communiquer avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA).

Approbation

Personne approbatrice :


Joanne Rousson, Coordinateur du project


Date


Greg Stubbings, Dirigeant principal de la protection des végétaux


Date

Registre des modifications

Numéro Modifié par Date de soumission aux fins d'approbation Résumé de la modification et nombre de page(s) modifiée(s)
1 Mireille Marcotte 8 septembre 2009 Changements administratifs dans tout le document en lien avec le glossaire et l'élimination de références à l'ancien programme KD/HT; Ajout/mise à jour d'éléments requis dans le manuel de l'établissement sur l'écorçage (section 7.1.3), la réparation et la retransformation (section 7.4), les matériaux d'emballage à assembler (section 7.6) et l'estampillage à l'extérieur de l'établissement enregistré (section 7.7); Section 7.1.6 Ajout de : Le spécialiste réseaux de l'ACIA doit être avisé à chaque fois qu'un changement significatif est apporté aux procédures d'opérations de l'établissement; Section 8.1.2 et 8.2 Ajout de : L'établissement doit être disponible pour des audits par le fournisseur de service et/ou l'ACIA à 24-48 heures d'avis.
2 Jean-Luc Poupart 30 avril 2010 Révision des éléments spécifiques détaillées ci-dessous
3 Shamina Maccum 28 février 2011 Suppression de la référence à D-03-02 concernant les matériaux d'emballage en bois

Liste de distribution

  1. Liste d'envoi des directives (régions, centres opérationnels, ERP)
  2. Organisations sectorielles nationales (déterminées par l'auteur)
  3. Fournisseur de services
  4. Groupe de travail sur le PCCPBTC et le PCCMEB
  5. Internet

Note : Aux fins du présent document, un établissement enregistré est un établissement qui a présenté une demande de participer au PCCPBTC et au PCCMEB, demande qui a été approuvée par l'ACIA.

Introduction

Le présent document sur les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) ou du Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC) vise à compléter la directive D-03-02 de l'ACIA, Programme canadien de certification des produits du bois traités à la chaleur (PCCPBTC), la directive D-01-05 de l'ACIA, Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) et le Manuel des conditions de fonctionnement et des directives techniques sur le traitement à la chaleur (PI-07).

Ce manuel énonce les exigences d'enregistrement et de fonctionnement pour :

  1. les établissements enregistrés de traitement thermique du bois (bois d'oeuvre, billes ou matériaux d'emballage en bois);
  2. les établissements enregistrés de fabrication ou de production de produits de bois traités à la chaleur (courtiers, établissements de production de matériaux d'emballage en bois, établissements de fabrication de maisons préfabriquées, établissement de refabrication, etc.);
  3. les établissements de traitement thermique et d'exportation de produits de bois traités à la chaleur visés par un certificat phytosanitaire (établissements de production de maisons préfabriquées ou établissements de traitement thermique).

1.0 Portée

Le présent document est destiné aux établissements enregistrés dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB, aux fournisseurs de services approuvés par l'ACIA, au Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'oeuvre (CLSAB) et à ses organismes de classement participant aux deux programmes, au personnel d'inspection de l'ACIA et aux autres parties autorisées. Ce document énonce les exigences s'appliquant aux établissements qui veulent participer aux deux programmes en question.

2.0 Références

  • NIMP no 5, Glossaire des termes phytosanitaires, FAO (mis à jour annuellement)
  • Guide ISO 8402, Vocabulaire des systèmes qualité
  • NIMP no 15, Réglementation des matériaux d'emballage en bois utilisés dans le commerce international, FAO
  • NIMP no 7, Systèmes de certification à l'exportation, FAO
  • Directive de l'ACIA D-01-05, Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois
  • Directive de l'ACIA D-03-02, Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur
  • ACIA PI-07, Manuel des conditions de fonctionnement et des directives techniques sur le traitement à la chaleur
  • Règlements du Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'oeuvre
  • MSQ-05, Exigences visant le système qualité du CLSAB et des agences de classement du bois d'oeuvre accréditées par le CLSAB approuvées dans le cadre du PCCPBTC

3.0 Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

4.0 Enregistrement

4.1 Demande d'enregistrement

L'établissement désireux de s'enregistrer aux termes des directives de l'ACIA D-03-02 ou D-01-05 doit satisfaire aux exigences administratives et fonctionnelles énoncées dans le présent document. L'établissement doit faire parvenir à un fournisseur de services reconnu par l'ACIA une demande d'enregistrement signée ainsi qu'un exemplaire de son manuel du système de gestion de la qualité (ci-après désigné par le terme manuel). Une liste des fournisseurs de services reconnus se trouve dans le site Web de la Forêts de l'ACIA.

Le manuel doit décrire les méthodes utilisées et les mesures prises par l'établissement pour respecter les procédures et les normes phytosanitaires établies dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB et les exigences énoncées dans le présent document. La demande dûment remplie doit être signée par un signataire autorisé de l'établissement.

4.2 Enregistrement de l'établissement

La demande remplie et le manuel doivent être soumis à l'examen et à l'approbation d'un fournisseur de services. Le fournisseur de services examine le manuel de l'établissement et le compare aux exigences des directives D-03-02 ou D-01-05 et du manuel PI-07 (selon le cas) ainsi qu'à celles du présent document. Un audit d'évaluation de l'établissement est aussi effectué conformément à l'annexe 1 ou à l'annexe 2 (selon le cas). Si le manuel respecte les exigences qu'on vient de mentionner et si l'audit d'évaluation est satisfaisant, le fournisseur de services recommandera l'enregistrement de l'établissement.

Dans le cas d'un établissement dont l'interlocuteur est un fournisseur de services qui n'a pas été accrédité par le CLSAB, le fournisseur de services transmet les documents suivants au spécialiste des programmes du Centre opérationnel de l'ACIA pour approbation finale :

  • la demande d'enregistrement de l'établissement; et
  • la déclaration signée attestant, à sa connaissance, après un examen complet du manuel, que les procédures opératoires de l'établissement sont conformes aux exigences énoncées dans la directive D-03-02, dans la directive D-01-05, dans le manuel PI-07 et dans le présent manuel.

Le fournisseur de services met à la disposition de l'ACIA un exemplaire du manuel de l'établissement lorsqu'on lui en fait la demande. L'ACIA se réserve le droit d'examiner le manuel une fois qu'il est approuvé par le fournisseur de services et accompagne celui-ci dans l'audit d'évaluation.

Dans le cas d'un établissement dont l'interlocuteur est une agence de classement du bois d'oeuvre accréditée par le CLSAB pour être reconnue comme fournisseur de services dans le cadre du PCCPBTC, l'agence de classement du bois d'oeuvre soumet les documents suivants au CLSAB pour recommander l'approbation de l'établissement dans le cadre du PCCPBTC :

  • la demande d'enregistrement de l'établissement; et
  • la déclaration signée attestant, à sa connaissance, après un examen complet du manuel, que les procédures opératoires de l'établissement sont conformes aux exigences énoncées dans la directive D-03-02, dans le manuel PI-07 et dans le présent manuel.

À la suite de son approbation, le CLSAB transmet la demande signée ainsi que la déclaration signée confirmant que les procédures opératoires sont décrites dans un manuel, à un spécialiste des programmes du Centre opérationnel. Le CLSAB met à la disposition de l'ACIA un exemplaire du manuel de l'établissement lorsqu'on lui en fait la demande. La demande doit indiquer le nom de l'agence et son numéro de moulin, qui figure sur les marques de classement de l'établissement ou sur les certificats qu'il délivre ou sur les deux. L'ACIA et le CLSAB se réservent le droit d'examiner le manuel une fois qu'il est approuvé par le fournisseur de services et d'accompagner celui-ci dans l'audit d'évaluation.

À la suite d'une recommandation du fournisseur de services et de l'approbation finale par l'ACIA ou le CLSAB, l'ACIA assigne un numéro d'enregistrement à l'établissement. Si un établissement a présenté une demande et si son enregistrement est approuvé, l'ACIA autorise l'utilisation du code de pays CA et attribue un numéro d'enregistrement à cinq chiffres.

Lorsque l'établissement est approuvé, il doit conserver un exemplaire de son manuel et le mettre immédiatement à la disposition du fournisseur de services, du CLSAB ou de l'ACIA, sur demande.

5.0 Responsabilités de la direction de l'établissement

Pour satisfaire aux exigences des deux programmes, l'établissement enregistré doit embaucher un personnel compétent en nombre suffisant et en assurer la formation. Tous les employés de l'établissement qui sont chargés du contrôle de la qualité et de la production de produits de bois traités certifiés doivent connaître les exigences phytosanitaires des deux programmes et avoir reçu une formation suffisante pour exécuter toutes les fonctions qui y sont prévues. La direction doit élaborer et tenir à jour un manuel précisant les procédures de l'établissement pour assurer la qualité liées aux exigences phytosanitaires énoncées dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB.

6.0 Éléments du manuel requis pour tous les établissements enregistrés dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB

Le manuel énonce les objectifs de l'établissement, les procédés relatifs à la qualité et à la production ainsi que les interactions des procédés en question, la méthode de contrôle des documents, la structure de l'établissement, la terminologie courante de l'établissement et les responsabilités des employés participant aux procédés phytosanitaires. Les établissements qui présentent une demande d'enregistrement en vertu des directives D-03-02 ou D-01-05 doivent fournir des renseignements sur les éléments suivants dans leur manuel et se conformer aux exigences énoncées dans les directives en question.

6.1 Administration

Le manuel doit préciser le nom et l'adresse de l'établissement et comporter une liste d'envoi, des numéros de téléphones, des numéros de télécopieur, des adresses de courriel, une liste de distribution, une table des matières, un numéro et une date de version (y compris pour l'original). Toutes les pages doivent être numérotées.

6.2 Structure de l'organisation

L'établissement doit fournir des renseignements sur le rôle et les responsabilités des employés chargés de tenir à jour les exigences phytosanitaires. La préparation d'un organigramme peut constituer un moyen simple de satisfaire à cette exigence.

Le manuel relatif à la qualité doit indiquer le nom d'un gestionnaire de la qualité. Cette personne agira à titre de personne-ressource officielle pour les programmes et sera responsable de l'élaboration de tous les aspects des programmes. L'établissement doit désigner un remplaçant du gestionnaire de la qualité pour fournir de l'assistance advenant que le gestionnaire principal de la qualité ne soit pas disponible.

6.3 Formation

L'établissement doit décrire les procédures de formation du personnel exécutant les tâches liées aux exigences phytosanitaires du PCCPBTC et du PCCMEB, notamment les divers éléments de la formation et les intervalles entre formation et perfectionnement. L'établissement doit fournir un spécimen du registre de formation. Il doit aussi conserver pendant au moins deux ans les dossiers relatifs à la formation.

6.4 Non-conformités

L'établissement doit indiquer les procédures de correction des produits non conformes et inclure un plan d'action pour corriger les procédés et les activités spécifiques qui ne respectent pas un ou plusieurs des éléments précisés. Les dossiers relatifs aux non-conformités réelles et aux mesures correctives doivent être conservés dans un dossier pendant au moins deux ans à l'établissement.

6.5 Audits internes de la qualité

L'établissement peut décrire les audits internes de la qualité qu'il effectue régulièrement pour vérifier que les procédés relatifs à la qualité sont menés de manière uniforme.

6.6 Modification du manuel

Les procédures de modification du manuel doivent être indiquées. L'établissement doit tenir à jour la liste des modifications apportées et elle doit être incluse dans le manuel. Cette liste doit indiquer le nom des personnes à qui sont envoyées des copies de modifications, y compris le fournisseur de services. Le spécialiste des programmes du Centre opérationnel de l'ACÌA doit aussi être avisé chaque fois qu'un changement important est apporté aux procédures opératoires de l'établissement.

6.7 Identification des produits de bois traités à la chaleur dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB

Dans le cas d'un établissement enregistré qui manutentionne du bois traité à la chaleur, le manuel doit indiquer clairement la traçabilité du bois traité à la chaleur de sorte qu'on puisse remonter jusqu'à l'établissement de traitement thermique certifié. Dans le cas d'un établissement enregistré qui produit du bois traité à la chaleur, le manuel doit indiquer clairement la traçabilité du bois traité à la chaleur de sorte qu'on puisse remonter jusqu'à un traitement précis.

6.7.1 Identification des produits de bois traités à la chaleur destinés au transport en territoire canadien

6.7.1.1 Réception

Le manuel doit indiquer clairement une procédure pour vérifier que les produits de bois traités à la chaleur livrés à l'établissement répondent aux exigences énoncées dans la section 2.3 de la directive D-03-02 (PCCPBTC) ou dans la section 5.1 de la directive D-01-05. Les produits de bois traités à la chaleur provenant des États-Unis doivent satisfaire aux normes de traitement thermique de l'American Lumber Standard Committee (ALSC) et doivent être identifiés conformément aux exigences de cet organisme. Toutes les sources du matériel en bois doivent être mentionnées dans le manuel.

6.7.1.2 Expédition

Le manuel doit indiquer clairement une procédure pour vérifier que les produits de bois traités à la chaleur et expédiés à partir de l'établissement répondent aux exigences énoncées dans la section 2.4 de la directive D-03-02 (PCCPBTC) ou dans la section 5.1 de la directive D-01-05 (PCCMEB).

L'établissement qui produit de nouveaux produits de bois, ce qui comprend le matériel d'emballage en bois et les maisons préfabriquées, ou qui manutentionne des produits de bois traités à la chaleur certifiés dont l'identité a été modifiée, doit s'assurer que les produits de bois susceptibles d'être destinés à l'exportation sont traçables de sorte qu'on puisse remonter jusqu'à un établissement de traitement thermique enregistré ou jusqu'à un traitement précis, selon le cas, et doit s'assurer que tous les produits sont marqués conformément aux exigences phytosanitaires du pays importateur.

6.7.1.3 Regroupement des produits de bois

L'établissement qui regroupe des produits de bois doit être enregistré dans le cadre du programme et doit indiquer les procédures pour la délivrance de certificats de traitement thermique regroupés, y compris notamment les personnes responsables de la délivrance des certificats, le système de numérotation des certificats, etc. L'établissement doit aussi indiquer les procédures utilisées pour veiller à ce que les certificats regroupés soient traçables de sorte qu'on puisse remonter jusqu'aux certificats de traitement approuvés.

6.7.2 Identification des produits de bois traités à la chaleur (autres que le matériel d'emballage en bois) destinés à l'exportation

L'établissement exportant des produits de bois traités à la chaleur (autre que du matériel d'emballage en bois) doit indiquer la ou les options utilisées pour respecter les conditions énoncées dans la section 2.3 de la directive D-03-02.

6.7.3 Identification du matériel d'emballage en bois conforme à la NIMP no 15

L'établissement de traitement thermique de matériel d'emballage en bois ou l'établissement produisant du matériel d'emballage en bois certifié à partir de bois traité à la chaleur conformément à la NIMP no 15 doit décrire la méthode de marquage utilisée pour identifier les produis conformes, conformément à la section 3.1 de la directive D-01-05. L'établissement doit aussi fournir un exemple de format de marque de certification de matériel d'emballage en bois dans le manuel (voir l'annexe 1 de la directive D-01-05 ou l'annexe 2 de la directive D-03-02).

Note : Dans tous les cas, pour le matériel d'emballage en bois, y compris le bois de calage, la marque de la NIMP no 15 doit être distincte de toutes les autres marques (voir l'annexe 1 de la directive D-01-05 et l'annexe 4 de la directive D-03-02).

6.7.4 Identification du bois de calage fixé

L'établissement doit préciser la manière dont le bois de calage fixé, y compris les traverses, les intercalaires d'appui ou les autres matériaux d'emballage en bois fixés utilisés pour soutenir ou caler les produits exportés, est marqué conformément aux exigences phytosanitaires du pays importateur. Un certificat de traitement thermique ou un certificat phytosanitaire ou les deux peuvent être utilisés lorsque le bois de calage est réellement fixé à des produits de bois et lorsque c'est accepté par le pays importateur. Pour le bois de calage ou le matériel d'emballage en bois qui n'est pas fixé à quoi que ce soit, il faut consulter la section 12.1 de la directive D-01-05.

6.8 Séparation du bois

L'établissement doit indiquer, (p. ex., au moyen d'un schéma, la manière dont le bois traité est séparé du bois non traité).

6.9 Certificat de traitement thermique

L'établissement de traitement thermique doit indiquer, dans le manuel, la procédure de délivrance des certificats de traitement thermique, notamment le nom des personnes responsables de la délivrance des certificats et le système de numérotation utilisé. Les formulaires de certificat de traitement thermique utilisés pour l'exportation et le transport en territoire canadien de produits de bois traités à la chaleur sont fournis par le fournisseur de service à l'établissement enregistré. Un exemplaire du ou des formulaires de certificat de traitement thermique doit être conservé dans le manuel de l'établissement. Les exemplaires des certificats de traitement thermiques délivrés doivent être conservés pendant au moins deux ans dans les dossiers de l'établissement en vue d'un examen par le fournisseur de services ou par l'ACIA.

6.10 Achat

L'établissement enregistré qui achète des produits de bois traités à la chaleur doit être en mesure d'assurer la traçabilité de ses produits de bois de sorte qu'on puisse remonter jusqu'aux établissements enregistrés dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB, ou, s'ils sont importés des États-Unis, les produits de bois doivent satisfaire aux normes de traitement thermique de l'American Lumber Standard Committee (ALSC). L'établissement doit également mentionner les sources des produits dans le manuel.

6.11 Contrôle des documents

L'établissement doit indiquer la durée de conservation de tous les registres et de tous les formulaires remplis qu'il utilise pour suivre les activités ou les procédures liées au PCCPBTC ou au PCCMEB. Les documents doivent être conservés pendant au moins deux ans (p. ex., registres d'achats, dossiers de formation, rapports de vérification, certificats de traitement thermique, fiche de traitement par séchoir, documents de non­conformités, etc.).

7.0 Éléments du manuel propres aux établissements enregistrés de traitement thermique des produits de bois

Bien que les procédures opératoires de traitement thermique varient, les produits de bois traités à la chaleur doivent satisfaire au moins aux exigences supplémentaires suivantes.

7.1 Chambre de traitement thermique

Le manuel doit préciser la manière dont l'établissement respecte et tient à jour les conditions générales de fonctionnement énoncées dans le manuel PI-07. Ces conditions comprennent le débit d'air, le fonctionnement des ventilateurs, la description et l'emplacement des capteurs (mouillés ou secs), le plan de modification de la circulation de l'air et, s'il y a lieu, la méthode de détermination de la température interne initiale du bois.

Le manuel doit fournir une description de la chambre de traitement thermique et indiquer le lieu des capteurs de chaleur (p. ex., un schéma).

7.2 Options de traitement

L'établissement doit indiquer la ou les options de traitement phytosanitaire à la chaleur qu'il a choisies dans le manuel PI-07 ou présenter un programme de traitement au séchoir reconnu par l'organisme d'évaluation du traitement thermique. Dans le contexte du présent document, un organisme d'évaluation du traitement thermique est une organisation (entreprise ou personne) autorisée par l'ACIA à effectuer une analyse scientifique du traitement des produits de bois.

7.3 Documents sur le traitement

Le manuel doit décrire la méthode de consignation du procédé de traitement thermique reconnu mentionnée au point 7.2 ci-dessus. Cette description doit montrer la manière dont les registres se rapportent aux exigences phytosanitaires particulières relatives à la durée et à la température de traitement minimales. Le manuel doit décrire la méthode de consignation du procédé. Il doit également préciser les essences de bois à traiter, la dimension des pièces de bois à traiter ainsi que le calibre des espaceurs utilisés.

7.4 Registres de traitement

L'établissement doit tenir des registres permettant de vérifier que chaque traitement respecte les exigences techniques énoncées dans le manuel PI-07 ou le calendrier propre à l'établissement approuvé par un organisme d'évaluation du traitement thermique reconnu par l'ACIA. L'établissement doit indiquer la méthode de consignation et la manière dont il confirme que les exigences techniques de traitement ont été respectées. L'établissement doit indiquer dans le manuel le type de renseignements à consigner. Les registres doivent être conservés pendant au moins deux ans après le traitement.

7.5 Vérification du système de mesure

L'établissement doit fournir une procédure écrite permettant de vérifier que le système de mesure (capteurs de température) fonctionne conformément aux normes prescrites. Les registres de vérification du système de mesure doivent être conservés pendant au moins deux ans après le traitement.

7.6 Taux d'humidité final du bois

Pour les options B, C, D et F du manuel PI-07, il faut indiquer dans le manuel un procédé qui assure que le contenu en humidité final des produits de bois traités est conforme aux caractéristiques techniques indiquées dans le manuel PI-07 et qui mentionne en détail la manière dont l'établissement enregistré corrige les traitements non conformes aux exigences relatives au contenu en humidité final.

8.0 Éléments du manuel propres au matériel d'emballage en bois

8.1 Utilisation de bois écorcé dans la production de matériaux d'emballage en bois destinés à l'exportation

L'établissement qui fabrique des trousses de matériaux d'emballage en bois certifiés doit décrire dans son manuel le procédé utilisé pour assurer la conformité aux exigences d'écorçage, telles qu'elles sont énoncées dans la section 6.0 de la directive D-01-05.

8.2 Éléments du manuel propres aux établissements produisant des trousses de matériaux d'emballage en bois destinées à être assemblées dans un établissement non enregistré

L'établissement qui produit des trousses de matériaux d'emballage en bois pour assemblage dans un établissement non enregistré doit préciser dans son manuel le procédé utilisé pour assurer la conformité aux normes prescrites dans la section 10.0 de la directive D-01-05.

8.3 Éléments du manuel propres aux établissements qui utilisent la marque de certification des matériaux d'emballage en bois à l'extérieur de l'établissement enregistré

Dans le cas d'un établissement enregistré autorisé à assembler et à estampiller des matériaux d'emballage en bois à l'extérieur du lieu où il est exploité, il lui faut mentionner dans son manuel les procédures utilisées pour assurer la conformité à la section 11.0 de la directive D-01-05.

8.4 Exigences particulières aux produits de bois provenant de régions réglementées pour les organismes de quarantaine

L'établissement qui transporte des produits de bois non traités à la chaleur en dehors des régions réglementées pour certains organismes de quarantaine précis ou qui reçoit des produits de bois de régions réglementées pour certains organismes de quarantaine précis doit se conformer aux exigences de transport en territoire canadien telles qu'elles sont énoncées dans les directives pertinentes. Pour obtenir une liste des directives sur la protection des végétaux, consultez le site intitulé :

Exemples d'organismes de quarantaine : Longicorne asiatique, Longicorne brun de l'épinette, Agrile du frêne, Spongieuse, etc.

8.5 Éléments du manuel propres pour réparation des matériaux d'emballage en bois déjà certifiés

Dans le cas d'un établissement enregistré qui répare des matériaux d'emballage en bois déjà certifiés, il faut indiquer dans son manuel les procédures utilisées pour assurer la conformité à la section 8.0 de la directive D-01-05.

8.6 Éléments du manuel propres pour retransformation des matériaux d'emballage en bois

Dans le cas d'un établissement enregistré qui répare des retransformation des matériaux d'emballage en bois, il faut indiquer dans son manuel les procédures utilisées pour assurer la conformité à la section 9.0 de la directive D-01-05.

9.0 Processus d'approbation de l'enregistrement

9.1 Examen du manuel relatif à la qualité

Un examen du manuel de l'établissement relatif à la qualité est effectué pour vérifier que l'établissement satisfait aux exigences prescrites dans la directive D-03-02, la directive D-01-05, dans le manuel PI-07 et dans le présent document, et qu'il peut être exploité dans le respect des instructions du présent manuel.

9.2 Audit d'évaluation

Afin de mener à terme le processus d'enregistrement, un audit d'évaluation des nouveaux demandeurs est effectué avant l'enregistrement. Cet audit permet de vérifier que l'établissement est en mesure de respecter les exigences prescrites dans la directive D-03-02 ou D-01-05, dans le manuel PI-07 et dans le présent document, et peut être exploité conformément à son manuel.

Un audit d'évaluation peut aussi être nécessaire pour confirmer qu'un établissement dont l'enregistrement a été suspendu pour non-conformité a pris les mesures correctives nécessaires pour empêcher la répétition des non-conformités.

L'audit d'évaluation est effectué par le fournisseur de services et l'ACIA se réserve le droit d'y participer. Si l'établissement est incapable de respecter les conditions mentionnées dans le manuel approuvé ou les exigences énoncées dans la directive D-03-02 ou D-01-05, dans le manuel PI-07 ou dans le présent document, il doit procéder à un examen de ses procédures ou de son manuel afin de respecter les conditions exigées par le fournisseur de services et l'ACIA. Les mesures correctives doivent être prises à la satisfaction du fournisseur de services et de l'ACIA (et/ou le CLSAB s'il y a lieu) pour que l'enregistrement de l'établissement soit approuvé.

9.3 Audits de vérification

Les audits de vérification sont effectués, comme il est indiqué dans l'annexe 1 ou l'annexe 2 (selon le cas) afin de veiller à ce que l'établissement soit exploité dans le respect des exigences phytosanitaires énoncées en détail dans la directive D-03-02 ou la directive D-01-05, dans le manuel PI-07 et dans le présent document. L'audit porte sur les éléments les plus cruciaux dans la livraison de produits de bois conformes. Il détermine si le manuel, les procédures et les instructions de travail de l'établissement sont entièrement mises en oeuvre et conformes aux directives D-01-05 ou D-03-02.

Si le fournisseur de services détermine l'existence de non-conformités (voir section 10.0), alors il peut augmenter la fréquence des audits pour vérifier que les mesures correctives sont corrigées et prises ou pour s'assurer que les mesures correctives prises ne se répètent pas. L'établissement doit être disponible à 24-48 heures d'avis pour les audits du fournisseur de services.

10.0 Non-conformité

Le fournisseur de service exige qu'un établissement enregistré non conforme prenne les mesures correctives qui s'imposent à l'égard des non-conformités observées au moment de l'enregistrement dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB. Ces mesures correctives sont surveillées par le fournisseur de service.

Si le fournisseur de services constate qu'un établissement enregistré n'est pas conforme, il peut augmenter la fréquence des inspections jusqu'à ce que des mesures correctives satisfaisantes aient été appliquées.

Lorsqu'une non-conformité est constatée, le fournisseur de service remet à l'établissement enregistré un rapport écrit indiquant la non-conformité observée, les mesures correctives nécessaires et les inspections de suivi à venir, en cas de nécessité.

Lorsqu'une inspection révèle que des non-conformités se répètent dans un établissement ou qu'une non-conformité menace l'intégrité du PCCPBTC ou du PCCMEB, l'enregistrement de l'établissement peut être suspendu ou annulé par l'ACIA, après consultation avec le fournisseur de services. L'ACIA doit en avertir par écrit l'établissement enregistré.

Les non-conformités peuvent être majeures ou mineures ou prendre la forme d'observations. Pour des définitions et des exemples de non-conformité, veuillez consulter l'annexe 3.

10.1 Non-conformités mineures

En cas de non-conformité mineure observée par le fournisseur de services, celui-ci doit envoyer à l'établissement enregistré un avis décrivant la non-conformité et le plan d'action des mesures correctives dans un délai de cinq (5) jours ouvrables. Le fournisseur de service doit faire un suivi des mesures correctives prises dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois.

Chaque année, le fournisseur de services doit transmettre à l'ACIA ou au CLSAB, s'il y a lieu, les renseignements relatifs aux non-conformités mineures observées dans chaque établissement enregistré et aux mesures correctives prévues et confirmer que les mesures en question ont été prises.

10.2 Non-conformités majeures

En cas de non-conformité majeure, le fournisseur de services rédige un avis décrivant la non-conformité et les mesures correctives prescrites, et envoie cet avis à l'établissement enregistré, à l'ACIA et au CLSAB, s'il y a lieu, dans un délai de trois (3) jours ouvrables suivant l'audit. Si la nature de la non-conformité le justifie et à la suite d'une recommandation du fournisseur de services et du CLSAB, s'il y a lieu, l'ACIA peut suspendre temporairement l'enregistrement de l'établissement.

Le fournisseur de services demande à l'établissement de prendre des mesures correctives pour corriger les non-conformités dans un délai approprié ne dépassant pas dix jours ouvrables.

Dans les dix jours ouvrables suivant la date limite fixée pour l'application des mesures correctives, le fournisseur de services fait un suivi de la mise en oeuvre des mesures correctives aussi souvent que c'est nécessaire pour s'assurer que les mesures exigées ont toutes été mises en oeuvre.

Le fournisseur de services confirme à l'ACIA et au CLSAB, le cas échéant, si les mesures correctives ont été mises en oeuvre ou n'ont pas été mises en oeuvre, dans les trois (3) jours ouvrables suivant la visite de suivi effectuée à cette fin.

S'il se révèle que le système de gestion de la qualité de l'établissement est un échec total, la participation de l'établissement au programme est immédiatement annulée. L'établissement dont l'enregistrement a été annulé peut présenter une nouvelle demande de participation au programme. Si cette demande est approuvée, un nouveau numéro d'enregistrement est attribué à l'établissement.

Le rapport d'inspection du fournisseur de services doit être rempli, daté et conservé dans les dossiers de l'établissement et du fournisseur de service, aux fins d'examen par l'ACIA, à son initiative, pendant les heures normales de travail.

10.3 Observations

Lorsqu'un audit de vérification révèle l'existence de problèmes non phytosanitaires (p. ex., numéros de page manquants, annexes non numérotées et autres éléments administratifs), les problèmes en question sont consignés à titre d'observations et doivent être réglés dans un délai fixé par entente mutuelle par le fournisseur de service et l'ACIA. Lorsque les observations ont été consignées et qu'elles n'ont pas été réglées dans le délai convenu, elles sont enregistrées à titre de non-conformités mineures.

11.0 Application des mesures

11.1 Suspension de l'enregistrement

Dans les cas où les non-conformités majeures répétitives compromettent l'intégrité du PCCPBTC ou du PCCMEB, l'enregistrement de l'établissement est suspendu par l'ACIA en consultation avec le fournisseur de services ou le CLSAB, s'il y a lieu.

Advenant une suspension, les modalités et la durée de la suspension sont établies après consultation entre le fournisseur de services, le CLSAB, le cas échéant, et l'ACIA.

Pendant la durée de la suspension, il est interdit à l'établissement enregistré d'apposer la marque de certification reconnue du PCCPBTC sur les produits de bois ainsi que la marque de certification mondialement reconnue sur les matériaux d'emballage en bois conformément aux indications du PCCPBTC ou du PCCMEB. Le non-respect de cette exigence entraîne immédiatement l'annulation de la participation au programme.

Si les mesures correctives prises par l'établissement et le système qualité sont jugés satisfaisants par le fournisseur de services et le CLSAB, s'il y a lieu, l'ACIA lève la suspension, et le fournisseur de services attribue à l'établissement une nouvelle fréquence d'audit. Une fois que l'établissement a fait au fournisseur de services la preuve d'une conformité constante aux exigences du PCCPBTC ou du PCCMEB, le fournisseur de services ramène la fréquence d'inspection à celle qui est prévue à l'annexe 1 ou l'annexe 2 (selon le cas).

11.2 Annulation de l'enregistrement

L'enregistrement d'un établissement peut être annulé lorsque celui-ci ne corrige pas les non-conformités observées au moment de la suspension ou lorsqu'il se retire volontairement du PCCMEB ou du PCCPBTC ou encore sur recommandation du fournisseur de services ou du CLSAB ou si l'établissement n'a pas payé les frais appropriés exigés par l'ACIA.

Dès que l'enregistrement est annulé, le nom et le numéro d'enregistrement de l'établissement sont retirés de la liste des établissements approuvés de l'ACIA, liste qu'on peut trouver dans le site Web de l'organisme. Les conditions de la demande de participation au PCCPBTC ou au PCCMEB précisent que, en cas d'annulation de l'enregistrement, l'établissement doit cesser immédiatement d'utiliser la marque de certification reconnue dans le cadre du PCCPBTC et la marque de certification des matériaux d'emballage en bois reconnue dans le cadre de la NIMP no 15.

L'établissement de production ou de traitement de matériaux d'emballage en bois dont l'enregistrement a été suspendu peut présenter une nouvelle demande lorsqu'il a pris toutes les mesures correctives nécessaires, à la satisfaction de l'ACIA, du CLSAB, s'il y a lieu, ou du fournisseur de services, pour empêcher la répétition de la ou des non­conformités. L'établissement doit soumettre un nouveau manuel et un rapport détaillé sur les mesures correctives prises. Le fournisseur de services, en collaboration avec l'ACIA, et le CLSAB, s'il y a lieu, effectue ensuite une nouvelle inspection de l'établissement, afin de déterminer si les mesures correctives en question sont suffisantes. Une nouvelle fréquence d'inspection est imposée à l'établissement par le fournisseur de services. Une fois que l'établissement a démontré une conformité constante aux normes du programme, à la satisfaction de l'ACIA, du CLSAB, s'il y a lieu, ou du fournisseur de services, la fréquence d'inspection est ramenée à celle qui est prévue pour les établissements conformes.

12.0 Audits de système menés par l'ACIA

L'ACIA effectue dans les établissements et chez le fournisseur de services, conformément aux indications de l'annexe 1 ou l'annexe 2, un audit visant à vérifier que le système de production des produits de bois traités à la chaleur certifiés (y compris les emballages en bois) permet de maintenir de façon constante les exigences phytosanitaires des pays importateurs et d'assurer le respect des conditions générales du PCCPBTC ou du PCCMEB, et se réserve aussi le droit d'effectuer un tel audit des établissements chaque fois qu'elle le juge justifié.

Annexe 1

Activités et audits des établissements surveillés par le fournisseur de services (autre que ceux des agences de classement accréditées par le CLSAB et appelés fournisseurs de services dans le cadre du PCCPBTC)

Type d'établissement
Activités Établissement avec chambre de traitement (établissement de traitement primaire). Exportateurs, expéditeurs, courtiers regroupant des matériaux traités, fabricants secondaires utilisant des produits traités à la chaleur (y compris les producteurs d'emballage en bois).
1. Demande d'enregistrement au PCCPBTC ou au PCCMEB et présentation du manuel. Cette démarche doit être entreprise avant l'enregistrement.
2. Audit d'évaluation effectué par le fournisseur de services en collaboration avec l'ACIA. L'audit doit être effectué avant l'enregistrement ou à la suite d'une suspension de la participation au programme. L'ACIA se réserve le droit de participer à l'audit d'évaluation de l'établissement (au moins trois par région ou jusqu'à concurrence d'un échantillon représentant 10 % des établissements par année).
3. Assignation par l'ACIA du numéro d'enregistrement de l'établissement. Au moment de l'approbation du manuel de l'établissement et d'un audit d'évaluation qui atteste que l'établissement est conforme.
4. Audit de vérification effectué par le fournisseur de services. Au moins quatre fois au cours de la première année d'enregistrement ou de nouvel enregistrement à la suite d'une suspension. Dans les années ultérieures, pour les établissements de traitement thermique par séchoir, au moins quatre fois par année, et pour les établissements qui ne sont pas des établissements de traitement thermique, au moins deux fois par année.
5. Audit de vérification (en réponse à une non-conformité). À n'importe quel moment, jusqu'à ce que les non-conformités soient corrigées à la satisfaction du fournisseur de services ou de l'ACIA ou des deux.
6. Audit de système effectué par l'ACIA. Chaque année, chez un échantillon représentatif (jusqu'à 33 %) des établissements enregistrés.

 

Annexe 2

Activités et audits des établissements surveillés par les agences de classement accréditées du CLSAB appelés fournisseurs de services dans le cadre du PCCPBTC

Activités et audits
1. Demande d'enregistrement dans le cadre du PCCPBTC et présentation du manuel. Cette démarche doit être entreprise avant l'enregistrement.
2. Audit d'évaluation effectué par une agence de classement du bois d'oeuvre accréditée par le CLSAB, en collaboration avec l'ACIA. L'audit doit être effectué avant l'enregistrement ou à la suite de la suspension de la participation de l'établissement au programme. L'ACIA ou le CLSAB ou les deux se réservent le droit de participer à l'audit d'évaluation de l'établissement. Lorsqu'un audit d'évaluation doit être effectué par le CLSAB ou l'ACIA, l'agence de classement du bois d'oeuvre coordonne l'audit d'évaluation avec l'ACIA ou le CLSAB.
3. Assignation par l'ACIA du numéro d'enregistrement de l'établissement. Dès l'approbation du manuel de l'établissement et sur recommandation reçue par le CLSAB.
4. Audit de vérification effectué par une agence de classement du bois d'oeuvre accréditée par le CLSAB. Au moins quatre fois par année pour les établissements de traitement primaire. Pour les établissements secondaires, au moins quatre fois au cours de la première année d'enregistrement ou de nouvel enregistrement à la suite d'une suspension, puis deux fois par année par la suite. (Pour les établissements qui doivent satisfaire aux exigences de l'American Lumber Standard Committee (ALSC), douze visites sont effectuées chaque année.).
5. Audit de suivi (en réponse à des non-conformités). À n'importe quel moment, jusqu'à ce que les non-conformités soient corrigées à la satisfaction de l'agence de classement bois d'oeuvre accréditée, du CLSAB ou de l'ACIA ou des trois.
6. Audits de systèmes effectués par l'ACIA en collaboration avec le CLSAB auprès des agences de classement individuelles. Un audit annuel de chaque agence de classement et d'un échantillon aléatoire (jusqu'à concurrence de 10 %) des établissements enregistrés relevant de l'agence de classement du bois d'oeuvre.

Note : L'ACIA ou le CLSAB doit informer les agences de classement du bois d'oeuvre et les établissements de son intention d'effectuer un audit afin de maximiser les gains d'efficience et l'efficacité du programme d'audit.

Annexe 3

Exemples de non-conformités au niveau de l'établissement

Observations

Les résultats d'audit qui révèlent un problème qui n'a pas d'effet sur les exigences phytosanitaires du programme seront considérés comme des observations. Des mesures correctives doivent être prises dans le délai fixé par entente mutuelle, sinon l'observation sera considérée comme une non-conformité mineure.

  1. Numéro de page manquant dans le manuel.
  2. Annexes du manuel non étiquetées ou non numérotées.
  3. Tenue de dossiers inadéquate à l'établissement, mais dossiers essentiels à l'intégrité de la norme phytosanitaire (p. ex., dossiers de traitement complets, tenue de registres de traçabilité).
  4. Organigramme de l'établissement non mis à jour lorsqu'on apporte des modifications à la composition du personnel.

Non-conformitées mineures

Les résultats de l'audit révèlent un cas isolé de non-conformité n'ayant aucune répercussion directe sur l'intégrité du produit, pourvu que les mesures correctives puissent être prises à l'intérieur du délai fixé par l'inspecteur. Les mesures correctives doivent être prises à la satisfaction de l'ACIA, sinon la participation de l'établissement au programme peut être suspendue. Si plus de cinq non-conformités mineures sont observées, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité majeure.

  1. L'établissement a apporté des modifications mineures à ses procédés relatifs à la qualité, modifications qui ne sont pas approuvées par l'ACIA ou par un fournisseur de services de l'ACIA.
  2. Les procédures de tenue des registres et de délivrance des certificats de l'établissement n'ont pas été suivies ou ont été suivies, mais médiocrement. Les procédures ne sont pas claires.
  3. L'employé de l'établissement responsable de la mise en oeuvre des procédures relatives à la qualité (p. ex., opérateur du séchoir, personne autorisée à signer les certificats, employé responsable de la séparation des produits, etc.) n'est pas au courant des exigences phytosanitaires ayant trait aux activités qu'il exécute.
  4. La séparation ou l'identification du bois traité et du bois non traité est inappropriée, mais le problème ne nuit pas à l'intégrité des produits prêts à être exportés.
  5. La formation du personnel n'est pas terminée ou le registre de formation n'a pas été tenu.
  6. L'établissement enregistré n'a pas tenu de registre des audits.
  7. Les problèmes considérés comme des observations au moment de l'audit précédent restent toujours non corrigés.

Non-conformités majeures

Les résultats de l'audit révèlent que l'intégrité du programme peut être compromise. Aucun certificat ne doit être délivré. La participation de l'établissement au programme peut être suspendue.

  1. L'établissement a apporté des modifications importantes aux conditions de fonctionnement du séchoir qui n'ont pas été autorisées par l'ACIA ou par un fournisseur de services de l'ACIA.
  2. Les mesures correctives exigées pour corriger les non-conformités relevées lors des audits précédents n'ont pas été mises en oeuvre.
  3. Les produits de bois réglementés destinés aux marchés étrangers ne respectaient pas la norme phytosanitaire (c.-à-d. 56 °C/30 minutes). (p. ex., l'établissement enregistré ne respecte pas les exigences de traitement énoncées dans le manuel approuvé, etc.).
  4. Le matériel exporté ou le matériel désigné ou consigné aux fins d'exportation ne respecte pas les exigences phytosanitaires du pays importateur en matière d'importation.
  5. L'établissement a délivré des certificats de manière inadéquate (p. ex., il ne respecte pas les exigences précisées sur le certificat, le certificat a été délivré par une personne non autorisée, etc.).
  6. La séparation des lots traités et non traités n'a pas été maintenue.
  7. Les registres sont très incomplets ou ne permettent pas à l'ACIA ou au fournisseur de services de retracer les produits exportés (p. ex., les registres de traitement sont manquants, incomplets, etc., ou les certificats d'exportation ne sont pas conservés, etc.).
  8. Un envoi regroupé a été formé à partir de bois d'oeuvre qui n'a pas été traité conformément aux normes prévues à cette fin ou qui provient d'un établissement non enregistré.
  9. Les employés responsables de la mise en oeuvre des procédures relatives à la qualité n'ont pas reçu une formation suffisante.