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MSQ-03 : Exigences visant le système qualité du fournisseur de services reconnu dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB)

PDF (82 ko)

Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) Canada
K1A 0Y9

Table des matières

Personne-ressource et révision

Ce manuel sera mis à jour tous les deux ans. Pour obtenir des précisions ou des renseignements supplémentaires, communiquer avec la Division des forêts de l'ACIA.

Approbation

Approuvé par :


Joanne Rousson, Coordonnatrice de projet


Date


Greg Stubbings, Dirigeant principal de la protection des végétaux


Date

Registre des modifications

Les modifications apportées au présent MSQ recevront un numéro consécutif et seront datées.

Prière d'inscrire toutes les modifications, de supprimer les pages désuètes et de remplir la grille ci-dessous.

No. de modification Modifié par Date de soumission aux fins d'approbation La modification et nombre de page(s) modifiée(s)
1 Mireille Marcotte 13 mai 2008 Changements administratifs mineurs (dans tout le document)
2 Brad Dorion 8 sept 2009 Changements administratifs mineurs liés au glossaire et élimination de références à l'ancien programme (dans tout le document); Ajout des responsabilités du fournisseur de service lorsqu'un établissement qui change de propriétaire ou de gestionnaire maintien le même numéro d'enregistrement (numéro CA) [sections 7.1 et 7.7.2); Clarification du processus de suspension des établissements (sections 7.3b(v), 7.4(1) et 7.4(4)]; Retrait des informations dupliquées dans la section 7.6
3 Shimina Maccum 18 février 2011 Changements administratifs mineurs (dans tout le document)

Liste de distribution

  1. Organisations sectorielles nationales
  2. Fournisseurs de services candidats
  3. Groupe de travail sur le PCCPBTC
  4. Groupe de travail sur le PCCMEB
  5. Site web de l'ACIA

1.0 Introduction

Le présent document sur les Exigences visant le système qualité du fournisseur de services reconnu dans le cadre du PCCMEB vise à compléter le contrat de services signé pour la directive de l'ACIA D-01-05, Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB). Aux fins du présent document, un fournisseur de service est une organisation, entreprise ou personne qui a conclu un contrat de services avec l'ACIA pour le PCCMEB et qui est responsable devant l'ACIA des activités indiquées dans le contrat. Un contrat de services est un contrat signé entre l'ACIA et un fournisseur de services pour la délivrance de certificats d'enregistrement et l'exécution d'audits d'évaluation et d'activités de suivi dans les établissements enregistrés dans le cadre du PCCMEB (c.-à-d., qui ont présenté une demande de participation au PCCMEB et qui ont été autorisés par l'ACIA à y participer).

Le présent manuel énonce les exigences fonctionnelles que doit respecter le fournisseur de services autorisé à dispenser des services d'inspection pour le PCCMEB. Les politiques et les procédures adoptées par le fournisseur de services pour respecter ces exigences sont énoncées dans un manuel de système de gestion de la qualité (ci-après désigné par le terme manuel) qui est présenté à l'ACIA aux fins d'approbation et qui est revu régulièrement.

2.0 Portée

Le présent document est destiné au fournisseur de services reconnu chargé de l'inspection des établissements de traitement à la chaleur et/ou des fabricants d'emballage en bois dans le cadre du PCCMEB, au personnel d'inspection de l'ACIA et aux parties autorisées. Aux fins du présent document, le terme établissement s'entend d'un producteur de matériaux d'emballage en bois, d'un établissement de fumigation ou d'un établissement de traitement thermique. Un établissement de traitement est un établissement reconnu officiellement où sont effectués des traitements phytosanitaires du bois (c.-à-d., dans le cadre de la présente directive, on peut citer les traitements suivants : séchage au séchoir, traitement thermique, fumigation au bromure de méthyle, imprégnation chimique sous pression).

3.0 Références

  • NIMP no. 5, Glossaire des termes phytosanitaires, FAO, (mis à jour annuellement)
  • Guide ISO 8402, Vocabulaire des systèmes qualité
  • NIMP no. 15, Réglementation des matériaux d'emballage en bois utilisés dans le commerce international, FAO
  • NIMP no. 7, Système de certification à l'exportation, FAO
  • Directive de l'ACIA D-01-05, Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois
  • Contrat de services de l'ACIA signé par le fournisseur de services en vertu du PCCMEB
  • MSQ-02 de l'ACIA, Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) ou du Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC)
  • PI-07, Manuel des conditions de fonctionnement et des directives techniques sur le traitement à la chaleur, ACIA

4.0 Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

5.0 Demande de reconnaissance comme fournisseur de services

Pour être reconnue comme fournisseur de services, une organisation, une entreprise ou une personne (appelées le « demandeur ») doit accepter de respecter les conditions du contrat de services de l'ACIA élaboré dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) (Directive D-01-05).

5.1 Demande

Une demande de reconnaissance à titre de fournisseur de services aux termes de la présente norme doit être présentée conformément à la demande de proposition délivrée par l'ACIA. La demande doit comprendre un énoncé clair de la portée de la reconnaissance demandée ainsi que les documents connexes, notamment les procédures opérationnelles, les rapports sur le processus d'évaluation de la compétence du personnel et les rapports d'audit interne (mentionnés dans la demande de proposition), qui permettront à l'ACIA de déterminer si les exigences énoncées dans la présente norme ont été respectées.

5.2 Évaluation

L'ACIA doit examiner la demande mentionnée en 5.1 à l'égard des exigences établies dans la présente norme et la Demande de proposition, préparer un dossier d'évaluation indiquant dans quelle mesure les exigences ont été satisfaites et aviser le demandeur. Lorsque la vérification des documents montre que le demandeur satisfait aux exigences essentielles de la présente norme, l'ACIA recommande la tenue d'un audit de système (audit effectué par l'ACIA chez le fournisseur de services et dans un nombre représentatif d'établissements enregistrés afin de vérifier si le fournisseur respecte les conditions assorties à sa reconnaissance) initial.

5.3 Reconnaissance

Une fois que l'ACIA a confirmé que les exigences énoncées dans la présente norme ont été satisfaites, elle recommande au président de l'ACIA de reconnaître officiellement le fournisseur de services comme habilité à exécuter des activités spécifiques, en concluant un accord avec ce dernier conformément au paragraphe 14(1) de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments, en vue d'accepter certaines recommandations du fournisseur de services. L'ACIA doit rendre publics cette décision ainsi que l'accord.

6.0 Exigences générales

6.1 Exigences organisationnelles

Le fournisseur de services doit :

  1. être légalement constitué;
  2. être capable d'exercer ses activités à l'échelle du Canada dans les deux langues officielles;
  3. être responsable de ses activités de vérification;
  4. avoir des politiques et des procédures de prise de décision documentées établissant une distinction entre les activités pour lesquelles il a reçu une reconnaissance officielle et ses autres activités;
  5. ne pas offrir de consultations ou autres services susceptibles de nuire à l'objectivité de son processus de reconnaissance et de ses décisions;
  6. être bien appuyé sur le plan financier;
  7. être libre de toute influence commerciale ou autre susceptible de nuire à son intégrité;
  8. s'assurer qu'il y a suffisamment d'employés compétents pour mettre en oeuvre le programme d'audit;
  9. tenir à jour un manuel approuvé par l'ACIA et régissant tous les aspects du programme d'inspection;
  10. en collaboration avec l'ACIA, communiquer aux établissement enregistrés les exigences en matière d'inspection, recommander des améliorations à ces exigences ou aux procédés selon ce que dictent l'expérience ou les conditions externes et informer les établissements des mises à jour ou modifications apportées au règlement selon les indications de l'ACIA.

6.2 Responsabilités du fournisseur de services

Le fournisseur de services exécute les tâches suivantes :

  1. Recevoir les demandes des établissements qui souhaitent participer au PCCMEB, examiner leur manuel et recommander éventuellement à l'ACIA de les inscrire au Programme.
  2. Surveiller la conformité aux exigences de certification par un programme régulier d'inspections, selon la fréquence et la forme précisées par l'ACIA.
  3. Identifier et signaler les non-conformités mineures à l'établissement et vérifier si elles ont été corrigées.
  4. Identifier et signaler à l'établissement et à l'ACIA les non-conformités majeures et mener une inspection selon les directives pour confirmer qu'elles ont été corrigées.
  5. Tenir un manuel couvrant tous les aspects du programme d'audit, notamment les dispositions énoncées dans le présent guide.
  6. Tenir des registres et faire rapport à l'ACIA selon la façon et la fréquence précisées.
  7. Répondre aux demandes d'enregistrement en fournissant les documents pertinents, les lignes directrices et les références.
  8. Fournir les lignes directrices concernant la préparation du manuel de l'établissement.
  9. Décrire la procédure de traitement et d'évaluation des demandes et des manuels, notamment en ce qui concerne l'inspection initiale et les listes de contrôle.
  10. Participer avec l'ACIA à des audits conjoints des établissements.
  11. Tenir à jour les politiques et les lignes directrices de l'ACIA, ainsi que les exigences en matière d'exportation de l'ACIA relatives au bois.
  12. Informer l'établissement enregistré de toute modification apportée au présent programme.
  13. Décrire la procédure permettant au nouvel établissement de souscrire à l'accord visant les services d'inspection.
  14. Décrire la procédure d'exécution des inspections (donner des exemples de listes de contrôle et de rapports) et de consignation des résultats (ces activités peuvent être décrites dans un manuel d'inspection distinct).

6.3 Structure organisationnelle et responsabilités du poste

Fournir un organigramme indiquant tous les postes de responsabilité à l'égard des activités incluses dans la prestation de services.

Définir les responsabilités de chaque poste.

Identifier la personne choisie comme personne-ressource auprès de l'ACIA et gestionnaire du programme et décrire ses responsabilités.

6.4 Qualifications et formation du personnel

  • Indiquer les employés qui participent au programme d'inspection.
  • Préciser les qualifications de ces employés.
  • Décrire le programme de formation de ces employés.
  • Décrire la procédure de surveillance du rendement.
  • Décrire les registres de formation et de rendement qui sont tenus.

7.0 Exigences spécifiques

7.1 Enregistrement des établissements

  1. Une fois le contrat de services signé, le fournisseur de services doit offrir ses services dans le cadre du PCCMEB à tout établissement souhaitant s'inscrire à ce programme.
  2. Le fournisseur de services effectue les examens, les inspections, les audits et les autres tâches qui sont énoncées dans le cadre du PCCMEB et décrites en détail dans le manuel.
  3. Sur réception, de la part de l'établissement qui présente une demande d'enregistrement, de la demande d'enregistrement, du manuel, du formulaire d'autorisation de collecte de renseignements (annexe 1 du présent accord), ainsi que de l'accord signé pour la prestation de services par le fournisseur de services, le tout à la satisfaction du fournisseur de services, ce dernier doit :
    1. envoyer à l'ACIA une copie de la demande remplie par l'établissement;
    2. examiner et vérifier le manuel de l'établissement quant aux conditions précisées dans la section 4.3 du D-01-05 ( PCCMEB exigences en matière de qualité);
    3. préparer un rapport de son évaluation à l'intention de l'ACIA, avec une recommandation quant à l'acceptation ou au refus de la demande, et les raisons; et
    4. recommander à l'ACIA l'enregistrement de l'établissement, s'il y a lieu.
  4. Pour les établissements dont l'enregistrement est accepté en principe, l'ACIA et le fournisseur de services coordonnent et effectuent un audit d'évaluation initial conjoint de l'établissement afin de vérifier que ce dernier peut respecter les exigences énoncées dans le PCCMEB. Un audit de vérification est un audit effectué au moment de l'enregistrement et visant à garantir que l'établissement est en mesure de respecter les normes prescrites. L'audit permet aussi de vérifier que le manuel de l'établissement est mis en oeuvre et que les employés de l'établissement ont reçu une formation suffisante.

Note : Lorsque une nouvelle demande d'enregistrement est fournie parce que l'établissement change de propriétaire et que le nouveau propriétaire désire maintenir le numéro d'enregistrement CA de l'établissement, il est de la responsabilité du fournisseur de service à consulter d'abord avec l'ACIA et d'informer l'établissement de toutes les implications et responsabilités associées avec le maintien de ce numéro d'enregistrement.

7.2 Maintien de l'enregistrement de l'établissement

7.2.1 Audits

Des audits doivent être effectués conformément à l'accord de services et aux indications de la présente section.

Audits effectués par le fournisseur de services :

  1. Le fournisseur de services visite chaque établissement enregistré ayant conclu un contrat avec lui à ce titre et audite les opérations de l'établissement en se fondant sur le manuel qualité de l'établissement et les exigences applicables du PCCMEB.
  2. Le fournisseur de services effectue tous les audits selon les exigences énoncées dans le présent document et les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) ou le Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC) ou (MSQ-02), et ce, en se gardant de porter préjudice à l'établissement enregistré et de se placer en conflit d'intérêt.
  3. Sous réserve des rapports qu'il doit présenter à l'ACIA conformément aux exigences du contrat de services et du PCCMEB, le fournisseur de services doit garantir, en tout temps, la confidentialité et la sécurité de toutes les données sur les inspections, les audits et les mesures d'application ainsi que de tout autre renseignement relatif à l'établissement.

Audits effectués par l'ACIA :

L'ACIA effectue un audit chez le fournisseur de services et chez un échantillon représentatif d'établissements enregistrés afin de vérifier si le fournisseur respecte les conditions assorties à sa reconnaissance.

7.2.2 Activités et fréquence des audits

  Établissement avec chambre de traitement (Établissement de traitement primaire) Exportateurs, expéditeurs, courtiers regroupant des produits traités à la chaleur, fabricants secondaires utilisant des produits de bois traités à la chaleur (y compris les producteurs d'emballages en bois)
Demande d'enregistrement au PCCMEB et présentation du manuel Avant l'enregistrement. Avant l'enregistrement.
Assignation par l'ACIA du numéro d'enregistrement de l'établissement Au moment de l'approbation du manuel de l'établissement. Au moment de l'approbation du manuel de l'établissement.
Audit d'évaluation effectué par le fournisseur de services en collaboration avec l'ACIA. L'audit doit être effectué avant l'enregistrement. Ou à la suite d'une suspension de la participation au programme pour confirmer qu'un établissement a corrigé adéquatement ces non-conformités et a mis en oeuvre des activités garantissant que les non-conformités ne seront pas répétées. Lorsque des audits d'évaluation sont effectués à la suite d'une suspension de l'enregistrement au programme, il arrive souvent que l'établissement ait effectué une révision importante de son manuel. L'audit doit être effectué avant l'enregistrement. Ou à la suite d'une suspension de la participation au programme pour confirmer qu'un établissement a corrigé adéquatement ces non-conformités et a mis en oeuvre des activités garantissant que les non-conformités ne seront pas répétées. Lorsque des audits d'évaluation sont effectués à la suite d'une suspension de l'enregistrement au programme, il arrive souvent que l'établissement ait effectué une révision importante de son manuel.
Audit de vérification effectué par le fournisseur de services (c.-à-d., examen de la structure organisationnelle, des procédures, des procédés et des ressources utilisés par l'établissement enregistré pour mettre en oeuvre le programme de certification). Au moins 4 fois par année. Au moins 4 fois au cours de la première année d'enregistrement ou d'un nouvel enregistrement à la suite d'une suspension, puis 2 fois par année par la suite.
Audit de suivi (c.-à-d., audit visant à vérifier que les mesures correctives exigées ont été prises et que l'établissement continue d'être exploité conformément à son manuel) À n'importe quel moment jusqu'à ce que les non-conformités soient corrigées à la satisfaction du fournisseur de services et/ou de l'ACIA. À n'importe quel moment jusqu'à ce que les non-conformités soient corrigées à la satisfaction du fournisseur de services et/ou de l'ACIA.
Audit de système effectué par l'ACIA. Chaque année, chez le fournisseur de services et chez un échantillon représentatif (jusqu'à 33 %) des établissements enregistrés. Chaque année, chez le fournisseur de services et chez un échantillon représentatif (jusqu'à 33 %) des établissements enregistrés.

7.3 Signalement et correction des non-conformités observées dans l'établissement

Le fournisseur de services remet à l'établissement un rapport d'audit indiquant les éléments qui doivent être améliorés, les non-conformités constatées et les mesures correctives qui doivent être prises lorsqu'un cas de non-conformité a été constaté.

Lorsqu'un audit révèle que des mesures correctives sont nécessaires pour corriger des non-conformités, le fournisseur de services prend les mesures supplémentaires suivantes :

  1. Dans le cas d'une non-conformité mineure, selon les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) et Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC) (MSQ-02) :
    1. le fournisseur de services envoie un rapport à l'établissement dans un délai de 5 jours ouvrables suivant l'audit;
    2. le fournisseur de services doit vérifier que les mesures correctives demandées ont été prises par l'établissement, dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois suivant la date de l'avis initial de non-conformité par le fournisseur de services;
    3. le fournisseur de services doit transmettre, dans son rapport trimestriel, les renseignements relatifs aux non-conformités relevées et aux mesures correctives prescrites et doit confirmer que ces mesures ont été prises.
  2. Dans le cas d'une non-conformité majeure, selon les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) et Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC) (MSQ-02) :
    1. le fournisseur de services envoie à l'établissement enregistré et à l'ACIA un avis décrivant la non-conformité et les mesures correctives prescrites, dans un délai de 3 jours ouvrables suivant l'observation de la non-conformité;
    2. le fournisseur de service doit s'assurer que l'établissement a appliqué les mesures correctives pour corriger la non-conformité dans un délai approprié ne dépassant pas 10 jours ouvrables;
    3. le fournisseur de services doit faire le suivi des mesures correctives qui ont été prises aussi souvent qu'il est nécessaire pour vérifier que l'établissement est entièrement conforme. Cette vérification doit être faite dans les 10 jours ouvrables suivant la date fixée pour la mise en application de l'action corrective;
    4. le fournisseur de services doit faire le suivi des mesures correctives qui ont été prises aussi souvent qu'il est nécessaire pour vérifier que l'établissement est entièrement conforme. Cette vérification doit être faite dans les 10 jours ouvrables suivant la date fixée pour la mise en application de l'action corrective;
    5. le fournisseur de services doit faire le suivi des mesures correctives qui ont été prises aussi souvent qu'il est nécessaire pour vérifier que l'établissement est entièrement conforme. Cette vérification doit être faite dans les 10 jours ouvrables suivant la date fixée pour la mise en application de l'action corrective;

7.4 Activités et mesures de suivi de l'ACIA

  1. Lorsqu'un cas de non-conformité est signalé à l'ACIA comme il est indiqué dans la présente directive, l'ACIA peut imposer une suspension provisoire de l'enregistrement de l'établissement dans le cadre du PCCMEB et en avise immédiatement l'établissement et le fournisseur de services par écrit. Pendant la durée de la suspension, il est interdit à l'établissement enregistré de certifier des matériaux d'emballage en bois aux fins d'exportation selon les exigences du PCCMEB.
  2. Lorsqu'un cas de non-conformité est signalé à l'ACIA comme il est indiqué dans la présente directive, l'ACIA peut imposer une suspension provisoire de l'enregistrement de l'établissement dans le cadre du PCCMEB et en avise immédiatement l'établissement et le fournisseur de services par écrit. Pendant la durée de la suspension, il est interdit à l'établissement enregistré de certifier des matériaux d'emballage en bois aux fins d'exportation selon les exigences du PCCMEB.
  3. Advenant un cas de non-conformité relevé dans un établissement enregistré, l'ACIA peut augmenter la fréquence d'inspection jusqu'à ce que des mesures correctives jugées satisfaisantes par l'ACIA aient été prises et que le fournisseur de services en ait vérifié la mise en oeuvre.
  4. Lorsque l'ACIA détermine, à sa seule et entière discrétion, qu'un établissement enregistré est régulièrement incapable de se conformer aux exigences énoncées dans le PCCMEB ou qu'une non-conformité constatée menace l'intégrité du PCCMEB, l'ACIA suspend ou annule l'enregistrement de l'établissement au PCCMEB, après consultation avec le fournisseur de service. Dans ce cas, l'agent de programme de l'ACIA en informe par écrit le fournisseur de services et l'établissement enregistré.
  5. Si les mesures correctives prises par l'établissement et le manuel sont jugés suffisants par l'ACIA, l'ACIA lève la suspension et attribue à l'établissement une nouvelle fréquence d'inspection. Une fois que l'établissement a démontré une conformité constante aux exigences du PCCMEB, à la satisfaction du fournisseur de services, ce dernier ramène la fréquence d'inspection à celle prévue dans les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du PCCPBTC (D-03-02) et du PCCMEB (D-01-05).

7.5 Rapports d'audit

Le fournisseur de services doit décrire la procédure employée pour effectuer les inspections (donner des exemples de listes de contrôle et de rapports) et en communiquer les résultats (ces éléments peuvent être décrits dans un manuel d'inspection distinct). Il doit aussi décrire la procédure employée pour déclarer les non-conformités et, en cas de non-conformité majeure, pour en aviser l'ACIA. Il doit enfin décrire la procédure utilisée pour faire un suivi en cas de non-conformité majeure et pour en rendre compte à l'ACIA.

L'audit d'évaluation et de surveillance doit comporter les renseignements suivants :

Type d'audit (évaluation ou vérification) :
Date de l'audit :
Date du dernier audit :
Rapport d'audit no :
Nom de l'établissement :
Adresse :
Lieu :

Auditeur principal :
Membres de l'équipe :
Résumé de l'audit
Liste des non-conformités mineures
Demandes de mesures correctives
Liste des non-conformités majeures
Demandes de mesures correctives

Conformité de l'établissement : Conforme  Suspendu 

Signature de l'auditeur principal :
Date :
Signature du représentant de l'établissement :
Date :

Liste de distribution :
Page 1 de

7.6 Rapports généraux à l'ACIA

  1. Le fournisseur de services présente chaque année à l'ACIA, au plus tard le 31 mars, un rapport écrit détaillé de toutes les activités d'audit, d'inspection et de suivi exécutées pendant l'année financière. Le rapport comprend, entre autres, une liste des établissements visités par chacun de ses fournisseurs de services, les renseignements sur le nombre total d'audits effectués par chaque fournisseurs, une liste des établissements audités, une liste des non-conformités majeures constatées, le nombre d'établissements ajoutés ou rayés du programme avec date.
  2. Le fournisseur de services doit aviser l'ACIA par écrit dès qu'on lui signale qu'un établissement enregistré cesse les activités visées par l'entente qu'il a conclue avec celui-ci ou se retire du PCCMEB.
  3. Le fournisseur de services doit conserver pendant au moins deux ans tous les registres relatifs aux vérifications des établissements qu'il a effectuées, entre autres, les rapports d'évaluation aux fins d'enregistrement, les rapports d'audit, les rapports de non-conformités et les audits de suivi, les autorisations relatives aux modifications des manuels et de la formation du personnel travaillant pour le fournisseur de services.
  4. Le fournisseur de services doit remplir et dater un rapport sur chaque audit qu'il a effectué et dans les établissements enregistrés qu'ils ont audités. Ces rapports sont conservés dans les dossiers du fournisseur de services aux fins d'examen régulier.
  5. Le fournisseur de services doit satisfaire à toute autre exigence relative aux rapports mutuellement acceptée par les parties de temps à autre.

7.7 Suspension ou annulation et nouvelle demande d'enregistrement d'un établissement

7.7.1 Suspension

La suspension, totale ou en partie, de l'enregistrement d'un établissement aura lieu, pour une période déterminée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. un audit a révélé une défaillance du système qui sème le doute quant à l'aptitude de l'établissement à s'acquitter adéquatement de ses fonctions;
  2. les mesures correctives convenues n'ont pas été mises en oeuvre dans le délai prescrit;
  3. les droits applicables n'ont pas été acquittés.

7.7.2 Annulation

L'annulation, en totalité ou en partie, de l'enregistrement d'un établissement aura lieu dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. l'établissement en fait la demande; ou
  2. l'audit révèle de façon systématique et permanente que l'établissement ne s'acquitte pas adéquatement de ses fonctions.

Si l'établissement enregistré est rayé de façon permanente du programme, est revendu ou fonctionne sous une nouvelle gestion mais avec un nouveau certificat et un nouveau numéro d'enregistrement ou se retire volontairement du PCCMEB, le numéro de l'établissement ne peut plus être utilisé et il est retiré de la liste des producteurs autorisés de matériaux d'emballage en bois ou de la liste des établissements enregistrés de traitement des matériaux d'emballage en bois de l'ACIA. Le numéro de l'établissement ne peut plus être utilisé.

Note: Si l'établissement enregistré est revendu ou fonctionne sous une nouvelle gestion mais pas avec un nouveau certificat et un nouveau numéro d'enregistrement (le nouveau propriétaire ou gestionnaire désire maintenir le numéro d'enregistrement CA de l'établissement) , il est de la responsabilité du fournisseur de service d'informer l'établissement de toutes les implications et responsabilités associées avec le maintien de ce numéro d'enregistrement.

L'auditeur de l'ACIA ou le fournisseur de services envoie un courriel au spécialiste du programmes et l'agent des forêts l'informant que la participation de l'établissement au PCCMEB a été annulée. L'ACIA doit envoyer une lettre à l'établissement pour l'aviser officiellement de l'annulation de sa participation au programme.

L'ACIA doit prendre les mesures pour que le numéro d'enregistrement annulé soit retiré du site web de la Section des forêts de l'ACIA.

7.7.3 Rétablissement de l'enregistrement d'un établissement

L'établissement de production ou de traitement de matériaux d'emballage en bois dont l'enregistrement a été annulé doit faire une nouvelle demande d'enregistrement, en commençant par la présentation d'une demande de participation au PCCMEB.

8.0 Suspension et annulation de la reconnaissance du fournisseur de services

8.1 Généralités

  1. Lorsque l'ACIA détermine, à sa seule et entière discrétion, que le fournisseur de services ne satisfait pas aux exigences du PCCMEB ou ne respecte pas ses engagements et les conditions des articles de l'accord, l'ACIA lui remet un rapport décrivant en détail les non-conformités et/ou les lacunes.
  2. À la réception de ce rapport, le fournisseur de services doit immédiatement corriger la non-conformité et/ou la lacune et doit démontrer à l'ACIA en moins de un (1) mois que cette non-conformité et/ou cette lacune a été corrigée à la satisfaction de l'ACIA. Faute de quoi, l'ACIA est autorisée à suspendre ou à révoquer, à sa seule discrétion, la reconnaissance du fournisseur de services à titre de fournisseur de services dans le cadre du PCCMEB et à transmettre cette information aux établissements enregistrés ayant conclu une entente avec le fournisseur de services.
  3. L'ACIA peut, à sa seule et entière discrétion, augmenter la fréquence d'inspection du fournisseur de services en cas de non-conformité ou de lacune tel qu'il est décrit précédemment.
  4. Les établissements qui ont été recommandés à l'ACIA par un fournisseur de services et enregistrés auprès de l'ACIA et dont la participation au programme a été annulée par la suite doivent obtenir les services d'un autre fournisseur de services reconnu par l'ACIA.

8.2 Suspension

La suspension, totale ou en partie, d'un fournisseur de services aura lieu, pour une période déterminée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. un audit a révélé une défaillance du système qui sème le doute quant à l'aptitude du fournisseur de services à s'acquitter adéquatement de ses fonctions;
  2. les mesures correctives convenues n'ont pas été mises en oeuvre dans le délai prescrit;
  3. les protocoles d'évaluation ont été modifiés de manière à ne plus satisfaire aux normes minimales de l'ACIA.

8.3 Annulation

L'annulation, en totalité ou en partie, d'un fournisseur de services aura lieu dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. le fournisseur de services en fait demande; ou
  2. l'audit révèle de façon systématique et permanente que le fournisseur de services ne s'acquitte pas adéquatement de ses fonctions.

9.0 Droits

Les établissements qui participent au présent programme doivent payer directement à l'ACIA les droits exigibles. L'ACIA impose ces droits conformément à l'Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les droits, communiquer avec n'importe quel bureau local de l'ACIA.

Nota : Au moment de la publication du présent document, les droits d'enregistrement des établissements au programme sont de 400 $. L'ACIA se réserve le droit d'imposer des frais supplémentaires pour ses services, conformément à l'Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, pour les inspections de suivi visant à vérifier que les mesures correctives demandées ont été prises par les établissements pour corriger les non-conformités majeures.

Annexe 1

Formulaire d'autorisation de collecte de renseignements

À :
(inscrire le nom au complet du fournisseur de services)

Agence canadienne d'inspection des aliments

Je, soussigné  (inscrire le nom du propriétaire ou de la personne qui a la possession, la responsabilité ou la charge de l'établissement), reconnais par les présentes que j'ai lu et que je comprends les modalités suivantes dans la mesure où elles s'appliquent à la collecte de renseignements liés à l'établissement qui se trouve à  (inscrire l'adresse du lieu).

Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois

1. J'ai été informé(e) et je reconnais que :

  1. L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a reconnu  (inscrire le nom au complet du fournisseur de services) comme fournisseur de services dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) établi dans la directive D-01-05;
  2. Le fournisseur de services  (inscrire le nom au complet du fournisseur de services) est chargé de recueillir les renseignements sur l'établissement, d'examiner la demande d'enregistrement de l'établissement au Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) et son manuel et de faire rapport à l'ACIA;
  3. L'ACIA est chargée de l'enregistrement, de la suspension ou de l'annulation de l'enregistrement de tout établissement participant au PCCMEB.

Propriété, possession, responsabilité ou charge de l'établissement

2. (1) Je confirme par les présentes que je suis le propriétaire ou la personne ayant la possession ou la responsabilité et la charge de l'établissement visé et que j'ai le droit d'autoriser  (inscrire le nom au complet du fournisseur de services) à divulguer à l'ACIA les renseignements et les documents suivants :

  1. le nom de l'établissement;
  2. l'adresse de l'établissement visé;
  3. le numéro de téléphone de l'établissement;
  4. la demande d'enregistrement de l'établissement au Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB); et
  5. le manuel de l'établissement.

De plus, j'autorise  (inscrire le nom au complet du fournisseur de services) à divulguer les dits renseignements et documents.

(2) En outre, je confirme que j'ai le droit et le pouvoir d'accorder l'autorisation de divulguer les renseignements et les documents décrits à l'alinéa 2 (1) ci-dessus sans obtenir le consentement d'un tiers et sans violer les droits de tout tiers.

Je reconnais la véracité des déclarations susmentionnées et je reconnais, accepte et confirme les déclarations et conditions susmentionnées.

En foi de quoi, j'ai signé le présent document le  201, à  (inscrire l'adresse)

 
Propriétaire ou personne ayant la possession, la responsabilité ou la charge de l'établissement

Date de modification : 2011-03-23

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