Objet

La présente directive décrit les cas où le Canada fournira un avis à l' organisation nationale de la protection des végétaux (ONPV) d'un pays exportateur lorsque qu'un envoi de végétaux, de produits végétaux ou d'autres articles réglementés n'est pas conforme aux exigences canadiennes phytosanitaires en matière d'importation. Elle expose également le processus de délivrance des avis de non-conformité, notamment qui est responsable pour écrire, réviser et envoyer les avis et à qui les avis doivent être envoyés et précise le format à utiliser.

Il s'agit de la première révision de la présente directive qui vise à clarifier les cas où des avis de non-conformité doivent être délivrés et à illustrer la distinction organisationnelle entre l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) et l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). De plus, la présente révision précise les procédures qui seront suivies par l'ACIA lorsqu'elle reçoit un avis de non-conformité ou d'action d'urgence d'un autre pays concernant des végétaux, des produits végétaux ou d'autres articles réglementés exportés à partir du Canada.

La présente politique est complémentaire à d'autres directives qui décrivent les mesures à prendre en cas de non-conformité aux exigences phytosanitaires canadiennes.

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Table des matières

• Révision
• Approbation
• Registre des modifications
• Liste de distribution
• Introduction
• Portée
• Références
• Définitions, abréviations et acronymes
• 1.0 Exigences générales
  • 1.1 Fondement législatif
  • 1.2 Droits
• 2.0 Exigences spécifiques
  • 2.1 Qu'est-ce que la notification de non-conformité ou d'action d'urgence?
  • 2.2 Cas importants de non-conformité
  • 2.3 Action d'urgence
  • 2.4 Envois d'avis aux pays exportateurs par l'ACIA
    • 2.4.1 Le gestionnaire de programme, produits végétaux, envoie les avis
    • 2.4.2 Emission de l'avis de non-conformité ou d'action d'urgence
    • 2.4.3 Information sur l'avis
  • 2.5 Réception des avis de pays importateurs
• 3.0 Annexes
  • Annexe 1 : Avis de non-conformité utilisé par l'ACIA

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Révision

La présente directive sera examinée tous les cinq ans, sauf indication contraire. La prochaine révision est prévue pour le 30 juin 2014. La personne-ressource pour la présente directive est Joanne Rousson. Pour obtenir des précisions ou des renseignements supplémentaires, veuillez communiquer avec l'ACIA.

Approbation

Approuvé par :

Dirigeant principal de la protection des végétaux

Registre des modifications

Les modifications apportées à la présente directive seront datées, puis distribuées selon la liste suivante.

Liste de distribution

1. Liste d'envoi des directives (Régions, ERP, USDA)
2. Gouvernements provinciaux, industrie (par l'entremise des régions)
3. Organisations sectorielles nationales (déterminées par l'auteur)
4. Internet

Introduction

Aux termes de la Convention internationale pour la protection des végétaux (CIPV) révisée de 1997, un pays importateur doit informer aussitôt que possible le pays exportateur des cas importants de non-conformité à la certification phytosanitaire. Le pays exportateur doit mener une enquête et, sur demande, en communiquer les résultats au pays importateur. Les pays peuvent mettre en oeuvre l'action d'urgence appropriée en cas de détection d'organismes nuisibles.

Le 6 avril 2001, la Commission intérimaire des mesures phytosanitaires a adopté la norme internationale pour les mesures phytosanitaires (NIMP) n^o 13 : Directives pour la notification de non-conformité et d'action d'urgence. Cette NIMP décrit comment se conformer aux obligations en matière de notification établies en vertu de la CIPV. La présente directive décrit la politique canadienne de mise en oeuvre de cette NIMP.

Par le passé, il arrivait souvent que ce soit uniquement l'importateur qui soit informé de la détention, du traitement, du refus d'entrée ou du retour dans le pays d'origine d'un envoi. Aucun échange officiel d'information entre le gouvernement du pays exportateur et celui du pays importateur n'avait habituellement lieu. Pour les produits exportés à partir du Canada, quand un importateur communiquait avec un exportateur, il était difficile de trouver des renseignements détaillés sur les raisons du refus ou de la détention. Pour les produits non conformes importés au Canada, la notification à l'importateur canadien n'améliorait pas nécessairement la conformité des importations ultérieures du même produit à partir du même pays. Une démarche de notification plus officielle permettra d'assurer un meilleur suivi et de corriger la situation afin d'éviter que cette dernière ne se reproduise. Ceci permettra également à l'ACIA d'identifier les cas de non-conformité répétés qui proviennent du même exportateur ou du même pays exportateur et de prendre les actions nécessaires pour prévenir des cas supplémentaires, y compris la possibilité d'augmenter les inspections des produits importés et d'identifier des solutions de rechange en matière de certification.

Portée

La présente directive s'adresse au personnel des Politiques et Programmes et des Opérations de l'ACIA, y compris le personnel des Centres de service à l'importation et de l'ASFC, aux importateurs et aux exportateurs. La présente directive décrit le processus de délivrance des avis de non-conformité et le processus qui sera utilisé pour répondre aux avis de non-conformité délivrés par les ONPV des pays étrangers.

Références

NIMP n^o 5, Glossaire des termes phytosanitaires, FAO, Rome (mis à jour tous les ans).

NIMP n^o 13, Directives pour la notification de non-conformité et d'action d'urgence, FAO, Rome, 2001.

Nouveau texte révisé de la Convention internationale pour la protection des végétaux, FAO, Rome, 1997.

Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

1.0 Exigences générales

1.1 Fondement législatif

Loi sur la protection des végétaux, L.C. 1990, ch. 22
Règlement sur la protection des végétaux, DORS/95-212
Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, Partie I de la Gazette du Canada (05/13/2000)

1.2 Droits

L'ACIA impose des droits conformément à l'Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Pour de plus amples renseignements sur les droits à payer pour le produit importé, s'adresser à un Centre de service à l'importation (CSI), à l'un ou l'autre des numéros de téléphone suivants : CSI de l'Est 1-877-493-0468; CSI du Centre 1-800-835-4486; CSI de l'Ouest 1-888-732-6222. Pour d'autres renseignements sur les droits, communiquer avec n'importe quel bureau local de l'ACIA ou de visiter le site web Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments.

2.0 Exigences spécifiques

2.1 Qu'est-ce que la notification de non-conformité ou d'action d'urgence?

La notification de non-conformité ou d'action d'urgence est une communication officielle entre organisations nationales de la protection des végétaux qui vise à signaler la non-conformité d'un envoi de végétaux, de produits végétaux ou d'autres articles réglementés qui ne rencontre pas les exigences du pays importateur. L'ACIA peut envoyer et recevoir des avis de non-conformité ou d'action d'urgence. L'ACIA avise l'ONPV d'un pays exportateur quand des envois de ce pays ne sont pas conformes aux exigences phytosanitaires canadiennes en matière d'importation. L'ONPV d'un pays importateur avise l'ACIA quand des envois provenant du Canada ne sont pas conformes aux exigences phytosanitaires en matière d'importation du pays importateur.

Il y a quatre situations principales nécessitant une telle notification :

• Un cas important de non-conformité d'un envoi importé à certaines exigences phytosanitaires, par exemple la détection d'un organisme nuisible réglementé précisé.
• Un cas important de non-conformité d'un envoi importé aux exigences en matière de documents de la certification phytosanitaire.
• Une action d'urgence mise en oeuvre à la suite de la détection, dans un envoi importé, d'un organisme nuisible réglementé ne figurant pas sur la liste des organismes nuisibles associés au produit du pays exportateur.
• Une action d'urgence mise en oeuvre à la suite de la détection, dans un envoi importé, d'un organisme pouvant représenter une menace phytosanitaire.

En cas de non-conformité, l'avis facilite l'enquête sur la cause de la non-conformité et la prise de mesures visant à éviter que la situation ne se reproduise. Dans le cas d'une action d'urgence, l'avis sert à signaler la mesure prise par suite de la détection d'un organisme nuisible pouvant présenter une menace phytosanitaire et à faciliter la prise de mesures visant à éviter que la situation ne se reproduise. L'ACIA utilise le même formulaire (voir l'annexe 1) pour les deux types d'avis.

2.2 Cas importants de non-conformité

Un cas important de non-conformité survient quand la sécurité ou la santé des ressources végétales canadiennes sont potentiellement menacées. Les situations suivantes sont considérées comme des cas importants de non-conformité et nécessitent la transmission d'un avis à l'ONPV du pays exportateur :

• non-conformité aux exigences phytosanitaires énoncées dans les règlements, les directives, les politiques et les permis d'importation des végétaux ou autres documents officiels;
• détection d'organismes nuisibles réglementés dans un envoi;
• défaut de se conformer aux exigences documentaires, y compris, mais non limité à :
  • absence du certificat phytosanitaire quand il est requis,
  • modifications ou suppressions sur un certificat phytosanitaire,
  • manque important d'information sur le certificat phytosanitaire, par exemple, absence d'une déclaration supplémentaire requise, absence du nom de l'importateur ou de l'exportateur, information inappropriée ou insuffisante pour déterminer l'origine exacte des choses visées par le certificat phytosanitaire;
  • falsification d'un certificat phytosanitaire;
  • lorsqu'il est permis par une directive, d'autres documents, tels qu'une étiquette de serre, un certificat de fumigation, etc., qui sont utilisés au lieu d'un certificat phytosanitaire et qui ne contiennent pas suffisamment d'information ou que l'information essentielle est incorrecte.
• présentation pour l'importation d'envois ou de choses interdites;
• présence d'articles interdits dans les envois, par exemple de la terre, des espèces végétales interdites, du bois non traité, etc.;
• évidente défaillance d'un traitement expressément requis;
• cas répétés d'importation d'articles interdits par un certain pays, en petites quantités non commerciales telles que celles rapportées par des passagers ou envoyées par la poste.

Si aucun certificat phytosanitaire n'est requis, mais que, par exemple, un organisme nuisible réglementé est détecté, un avis doit quand même être envoyé à l'ONPV du pays exportateur.

2.3 Action d'urgence

Les actions d'urgence sont des actions phytosanitaires (inspection, analyse, destruction, surveillance, traitement) mises en oeuvre rapidement dans une situation phytosanitaire nouvelle ou inattendue. Les circonstances suivantes sont des situations que l'on considère des actions d'urgence :

• Action prise sur un envoi par suite de la détection d'un organisme nuisible qui n'est pas (encore) sur la liste des organismes nuisibles réglementés, mais qui répond aux critères d'un organisme nuisible réglementé.
• Action prise sur un envoi parce qu'il a été trouvé infesté par un organisme nuisible réglementé qu'on ne considère traditionnellement pas comme une voie d'entrée

Si un envoi est trouvé infesté par un organisme nuisible réglementé associé à la marchandise faisant partie de cet envoi, la mesure prise constitue une action phytosanitaire normale. Cette situation, quelle qu'en soit la gravité, n'est pas entièrement nouvelle ni inattendue.

En pratique, l'action concrète mise en oeuvre (traitement, destruction, inspection supplémentaire) peut être la même, qu'elle soit appelée action d'urgence ou action phytosanitaire.

Dans le cas d'une intervention d'urgence, le même formulaire normalisé devrait être utilisé pour informer le pays exportateur, mais le titre devrait indiquer avis d'action d'urgence au lieu d'avis de non-conformité.

2.4 Envois d'avis aux pays exportateurs par l'ACIA

2.4.1 Le gestionnaire de programme, produits végétaux, envoie les avis

L'avis de non-conformité est préparé par le personnel des Opérations (Centre de service à l'importation, inspecteur ou agent régional des programmes). Si l'avis de non-conformité est préparé par un inspecteur ou par un employé d'un centre de service à l'importation, l'avis devrait être révisé par un agent régional des programmes. L'agent régional des programmes est responsable pour envoyer l'avis de non-conformité au spécialiste du réseau des programmes (SRP). Le SRP doit réviser attentivement l'avis de non-conformité, pour s'assurer que l'information est exacte et complète. Le SRP doit confirmer que l'émission d'un avis de non-conformité est justifiée et appropriée, selon les critères des sections 2.2 et 2.3. Le SRP peut décider d'aborder la question en utilisant un autre mécanisme, tel que l'éducation des importateurs et/ou exportateurs ou en donnant une amende, etc. Le SRP envoie la version finale de l'avis de non-conformité au gestionnaire de programme, produits végétaux, avec une recommandation de signer l'avis et de faire parvenir l'avis complet au pays exportateur. Dans le cas des matériaux d'emballage en bois non conformes, le directeur de la Division des forêts, au lieu du gestionnaire de programme, produits végétaux, émet l'avis de non-conformité sur l'inspection, l'information et les rapports reçus de l'ASFC.

Les avis doivent être envoyés au point de contact officiel du pays exportateur. Les points de contact sont indiqués sur le site Web de la CIPV. En l'absence d'un point de contact, l'avis doit être envoyé à l'ONPV du pays exportateur dont l'adresse figure dans la même liste. De manière générale, l'avis devrait être envoyé par courrier électronique sous format PDF, et une copie papier doit suivre par courrier.

NOTE : Pour les avis de non-conformité adressés aux États-Unis, seulement une copie électronique devrait être envoyée. Les États-Unis ont informé l'ACIA qu'une copie papier n'est pas requise si l'avis est envoyé par courrier électronique.

Une copie électronique de l'avis doit être envoyée au gestionnaire national concerné de l'ACIA ainsi qu'au conseiller des normes internationales, de la Section de l'exportation et des normes techniques. Le gestionnaire national devrait distribuer les avis de non-conformité ou un sommaire de ceux-ci aux SRP de chaque région, afin qu'ils soient subséquemment distribués aux agents régionaux des programmes et aux inspecteurs, de façon appropriée. Ceci permettra aux agents régionaux de programmes et aux inspecteurs d'être au courant d'interceptions faites dans différentes parties du pays et de cibler des importations semblables dans leur région. Ceci contribuera également d'assurer l'uniformité de la prestation des programmes.

Le personnel des Opérations doit transmettre l'information concernant l'avis de non-conformité ou d'action d'urgence à l'importateur canadien. Le personnel des Opérations devrait informer l'importateur canadien de : 1) ce qui peut être requis pour rendre l'envoi conforme ou 2) informer l'importateur que l'envoi doit être retourné au pays d'origine ou qu'ou doit en disposer au Canada sous la supervision de l'ACIA.

La section de l'exportation et des normes techniques du bureau du dirigeant principal de la protection des végétaux est responsable de faire entrer dans une base de données tous les avis de non-conformité émis par le Canada, pour s'assurer que les mesures nécessaires de suivi sont prises.

2.4.2 Emission de l'avis de non-conformité ou d'action d'urgence

Un avis de non-conformité doit être rédigé par l'inspecteur ou par l'employé du Centre de service à l'importation qui prend la décision établissant qu'un envoi est non-conforme. L'avis de non-conformité devrait être écrit en consultation avec l'agent régional de programmes et/ou le spécialiste du réseau des programmes. L'avis devrait être envoyé dans un délai de deux semaines à compter de la date à laquelle une non-conformité importante est confirmée et à laquelle la première action phytosanitaire est mise en oeuvre. La diffusion rapide d'un avis permet au pays exportateur d'assurer un suivi approprié, le cas échéant, et d'empêcher que la situation ne se reproduise.

Quand le personnel des Opérations de l'ACIA intercepte un envoi non conforme aux exigences phytosanitaires canadiennes en matière d'importation, le gestionnaire de programme, produits végétaux, doit en être informé par les voies de communication établies entre les Opérations et le spécialiste du réseau des programmes. Dans les cas où l'ASFC intercepte un envoi de matériaux d'emballage en bois non conforme aux exigences phytosanitaires canadiennes en matière d'importation, la Division des forêts doit en être avisée. Le gestionnaire de programme, produits végétaux ou le directeur de la Division des forêts, dans les cas des matériaux d'emballage en bois non conforme, prend une décision finale afin d'établir s'il s'agit d'un cas important de non-conformité et s'il faut envoyer un avis au pays exportateur. Tous les détails doivent être fournis au gestionnaire de programme, produits végétaux, ou au directeur de la Division des forêts, pour qu'ils puissent prendre la décision et remplir le formulaire d'avis.

Exemples :

• Quand un envoi est détenu, dans l'attente de la confirmation de l'identification d'un organisme nuisible, il ne s'agit pas (encore) d'un cas important de non-conformité. Si l'identification montre que l'organisme nuisibles intercepté n'est pas réglementé et qu'il n'a aucune importance économique potentielle, l'envoi est conforme et doit être libéré. Par contre, si l'identification montre que l'organisme nuisible intercepté est réglementé et/ou qu'il a une importance économique potentielle, il s'agit d'une non-conformité importante; il faut donc intervenir et envoyer un avis.
• Si un envoi a été refusé d'entrée en raison de l'absence du certificat phytosanitaire ou de lacunes importantes, un avis doit être envoyé.
• Un traitement effectué avant la libération de l'envoi, parce qu'un traitement requis n'avait pas été effectué ou que des organismes nuisibles réglementés vivants ont été détectés constitue une action phytosanitaire; un avis doit donc être envoyé.
• Bien que l'absence d'un permis d'importation soit un cas important de non-conformité, quand un tel permis est requis, n'est pas signalée au pays exportateur, car il revient à l'importateur d'avoir un permis d'importation, et non pas à l'exportateur. Bien entendu, les exigences phytosanitaires énoncées dans le permis doivent être satisfaites par l'exportateur, et un manquement important à ces exigences doit être signalé.

2.4.3 Information sur l'avis

Le formulaire standard à utiliser se trouve à l'annexe 1. Tous les champs pertinents doivent être remplis. L'abréviation s/o devrait être incluse lorsque certains champs ne sont pas complétés. L'information doit être suffisante pour que le pays exportateur puisse enquêter sur l'incident et prendre des mesures pour éviter que la situation ne se reproduise. Lorsque l'envoi n'est pas accompagné d'un certificat phytosanitaire, il faut joindre des documents à l'avis supplémentaires pour permettre au pays exportateur d'effectuer le suivi nécessaire, pour éviter que la situation ne se reproduise.

Il faut s'assurer que l'adresse du bureau émetteur de l'ACIA est indiquée dans la partie supérieure du formulaire.

Voici des précisions sur divers éléments du formulaire pouvant nécessiter des éclaircissements (voir l'annexe 1) :

« Type et quantité de matériel touché », indiquer le nom usuel du matériel (matériel d'emballage, matériel de pépinière, pommes fraîches, équipement, etc.).

« Raisons de l'interception », est une courte description de la non-conformité. Des exemples sont : absence du certificat phytosanitaire, déclaration supplémentaire manquante, organisme nuisible intercepté, terre interceptée, exigences de la directive D**-** non satisfaites, etc.

« Numéro de référence », est un numéro unique qui permet de suivre et de retracer les communications et les interventions associées à un envoi non conforme. Ce numéro sera attribué à chaque avis sous le format suivant : ACIA- Région (W, O, Q, A)- Année- numéro séquentiel. Par exemple, le quatrième avis émis en 2009 par la région de l'Ontario devrait porter le numéro suivant : ACIA-O-09-004. Des numéros additionnels peuvent être inclus dans cette section, tels que le numéro du rapport d'identification d'organismes nuisibles, le numéro de l'étiquette de détention, le numéro du certificat phytosanitaire étranger, le numéro du permis d'importation de l'ACIA ou le numéro de l'Avis du refus d'entrée.

« Catégorie de marchandise » sont : végétaux destinés à la plantation, bulbes et tubercules, fleurs coupées, feuillages coupés et branches décoratives, fruits frais, légumes-racine, légumes frais (autres que les légumes-racine) et herbes culinaires, semences et pollen destinés à l'horticulture, noix, matériel végétal séché, grains et autres produits de grande culture, pommes de terre, produits forestiers, organismes vivants (autres que les plantes) et autres marchandises réglementées.

« Action phytosanitaire mise en oeuvre » : l'action phytosanitaire devrait être spécifiquement décrite et les parties de l'envoi qui sont affectées par les actions identifiées. Les exemples suivants pourraient constituer des actions : rejet, traitement, destruction, etc.

« Exigences phytosanitaires visées par la non-conformité » : c'est une description des exigences phytosanitaires qui n'ont pas été satisfaites i.e. certificat phytosanitaire manquant, présence de terre lorsque la terre est interdite, présence d'un organisme nuisible réglementé dans l'envoi, etc.

« Rapport » : Il n'est pas toujours nécessaire de demander un rapport de l'ONPV du pays exportateur. Si la même non-conformité se produit de façon répétée du même pays, ou si la non-conformité est vraiment inattendue, très grave ou si elle survient durant une période d'essai, etc., un rapport doit être demandé. La décision de demander un rapport devrait être faire par le spécialiste du réseau des programmes, en consultation avec le gestionnaire national de la section des marchandises concernées.

L'inspecteur ou l'agent régional de programmes ne doit pas compléter la section « rapport demandé ». Cette section devrait être complété par le spécialiste du réseau des programmes, en consultation avec le gestionnaire national.

2.5 Réception des avis de pays importateurs

L'avis transmis au Canada par une autre ONPV, signalant qu'un envoi exporté à partir du Canada présente une non-conformité importante aux exigences étrangères en matière d'importation, devrait être adressé au conseiller canadien des normes internationales, qui est le point de contact de la CIPV pour l'ACIA, à moins qu'une entente bilatérale ne prévoie l'envoi de l'avis au dirigeant principal de la protection des végétaux ou à un autre fonctionnaire de l'ACIA. Une ONPV étrangère peut envoyer l'avis à n'importe quel fonctionnaire de l'ACIA. Dans tous les cas, l'avis doit être transmis au spécialiste principal à l'exportation de la section de l'exportation et des normes techniques de l'ACIA et au gestionnaire national de la section des marchandises visées.

Le spécialiste principal à l'exportation doit :

1. Inscrire la non-conformité dans la base de données de suivi des non-conformités de l'ACIA, y compris les renseignements sur la non-conformité (le pays, la marchandise, etc.) et la mesure de suivi mise en oeuvre.
2. Collaborer avec la section des marchandises concernée et le spécialiste du réseau des programmes et les opérations pour enquêter sur les causes et déterminer les solutions pour corriger la non-conformité.
3. Recevoir l'information de la section des marchandises concernant les causes de la non-conformité, les résultats de l'enquête ainsi qu'une description détaillée des mesures qui seront mises en oeuvre pour empêcher des cas de con-conformité dans l'avenir.
4. Si un rapport a été demandé par l'ONPV du pays importateur, le rapport final sera élaboré par la section des marchandises concernée. Le rapport sera envoyé par la Direction de la protection des végétaux et de la biosécurité au point de contact officiel de l'ONPV du pays importateur, ou au demandeur du rapport de l'ONPV étrangère.

3.0 Annexes

Annexe 1 : Avis de non-conformité employé par l'ACIA

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Annexe 1

Avis de non-conformité employé par l'ACIA

Agence canadienne d'inspection des aliments

Avis de non-conformité

Destinataire :

Organisation nationale de la protection des végétaux du/de la/des [nom du pays]
a/s de [point de contact officiel]

La présente est pour vous aviser que l'Agence canadienne d'inspection des aliments a intercepté un envoi non conforme aux exigences phytosanitaires canadiennes qui provient du/de la/des [nom du pays]. Vous trouverez ci-dessous l'information concernant l'interception.

Type et quantité du matériel touché :	Raisons de l'interception :
Numéro de référence :
Nom du pays importateur :	Canada
Nom du pays exportateur :
Numéro du certificat phytosanitaire :
Catégorie de marchandise :
Nom scientifique (au moins le genre) des végétaux ou des produits végétaux :
Nom et adresse du destinataire :
Nom et adresse de l'expéditeur :
Date de l'action phytosanitaire mise en oeuvre à l'égard de l'envoi :
Action phytosanitaire mise en oeuvre :

Information spécifique concernant la nature de la non-conformité et de l'action d'urgence, y compris :

Identité de l'organisme nuisible :

Problèmes concernant les documents :

Partie de l'envoi touchée :

Exigences phytosanitaires visées par la non-conformité :

Renseignements supplémentaires :

Rapport demandé : Oui Non

Afin d'éviter à l'avenir une action phytosanitaire semblable, nous vous prierions que vous assuriez que les envois satisfont les exigences phytosanitaires canadiennes. Pour de plus amples renseignements sur ces exigences, veuillez communiquer avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments ou consulter notre site web à www.inspection.gc.ca.

Gestionnaire de programme
produits végétaux