Procédure du système qualité programme des semences PSQ 142.3
Activités de surveillance et d'audit à l'égard des services d'inspection de cultures de semences autorisés

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Annexe I - Objectifs des audits d'examen du système qualité

L'objectif de l'examen du système qualité dans le cadre d'un audit complet du système ou d'un audit partiel du système est de s'assurer que :

• la direction a approuvé le système de contrôle du service d'inspection des cultures de semences généalogiques et accepte le processus;
• le système de contrôle du service d'inspection des cultures de semences généalogiques est documenté, à jour et accepté par les employés;
• le système de contrôle du service d'inspection des cultures de semences généalogiques est doté d'une procédure documentée pour qu'il soit toujours d'actualité;
• le système de contrôle du service d'inspection des cultures de semences généalogiques stipule que la souche parentale fournie satisfera aux exigences minimales de la Circulaire 6 de l'Association canadienne des producteurs de semences (ACPS) (et à leurs modifications) et de la Loi et du Règlement sur les semences.
• l'inspection des cultures de semences généalogiques fait appel à des inspecteurs de cultures de semences agréés seulement;
• l'inspecteur de cultures de semences agréé suit les Instructions particulières (IP) se rapportant à l'espèce à inspecter;
• Selon le cas, le système de contrôle du service d'inspection des cultures de semences généalogiques comprend un mécanisme permettant d'intervenir si des semences ne satisfont pas aux exigences concernant les semences en question et d'en disposer;
• le service d'inspection des cultures de semences généalogiques est doté d'un système permettant d'analyser la cause d'une non-conformité et de mettre en oeuvre des actions correctives;
• les représentants du service d'inspection des cultures de semences généalogiques forment du personnel chargé de la tenue des inspections de cultures de semences généalogiques suivant le manuel qualité et s'assurent que leurs inspecteurs de cultures de semences sont évalués et agréés.

L'auditeur en chef se servira des annexes VII et VIII pour examiner le manuel qualité présenté. En plus de la liste de vérification, les questions suivantes vous aideront à évaluer les documents du programme qualité du demandeur.

Complétude : Est-ce que toutes les activités sont décrites? Est-ce que toutes les exigences de l'ACIA sont traitées en profondeur, conformément aux précisions de la liste de vérification?

Langage : Est-ce que les documents sont rédigés dans un langage facilement compréhensible pour les personnes qui devront les lire et s'en servir ou mettre en oeuvre leurs directives? (est-ce qu'ils sont simples et pratiques?)

Clarté : Est-ce qu'ils sont exempts de toute ambiguïté ou d'instructions contradictoires?

Responsabilités : Est-ce qu'il est clairement identifié qui est responsable de quoi?

Références : Est-ce qu'on fait référence aux documents et aux dossiers nécessaires tout en expliquant à quoi ils servent?

Formulaires : Est-ce que des exemples de formulaires sont fournis et mentionnés dans les descriptions?

Révision : Est-ce qu'on a pris des arrangements pour s'assurer que les personnes compétentes examineront la documentation du programme et ce, aux moments indiqués?

Mise à jour : Est-ce qu'il y a un mécanisme en place qui permet de mettre et de tenir à jour les documents et leurs références?

Modifications : Est-ce qu'on a prévu des dispositions pour s'assurer que toutes les modifications seront traitées et approuvées de la même façon que pour les conditions initiales?

Documents désuets : Est-qu'on a prévu des dispositions pour retirer les documents désuets?

Annexe II - Liste de vérification générale des documents présentés

Vérification des documents	Conformité CO*	Conformité IN*	Conformité S/O
1. Comparaison des renseignements contenus dans le Rapport d'inspection de récoltes de semences de l'inspecteur des cultures de semences agréé avec lequel soumis par l'inspecteur officiel de cultures
2. Tous les documents requis sont déposés : renseignements sur la souche parentale (no. de certificat de récolte) champ sur lequel la souche parentale a été semée (carte, demande d'inspection) rapport d'inspection des cultures de semences
3. Rapport complet et rigoureux
4. Rapport rédigé par un inspecteur de cultures de semences agréé, comme indiqué par la signature et le numéro d'identification de l'inspecteur
5. Autorisation donnée à l'inspecteur de cultures de semences agréé pour le type de culture ou de l'espèce visée

CO* Convenable
IN* Inacceptable (renseignements non pertinents ou point non traité)
S/O Sans objet

Annexe III - Classification des non-conformités - Service d'inspection de cultures de semences autorisé

NON-CONFORMITÉ CRITIQUE
La culture de semences généalogiques inspectée ou une portion de celle-ci ne peut être certifiée en raison de renseignements insuffisants ou inexacts. Le permis de l'inspecteur est suspendu et les rapports d'audit de l'inspecteur sont présentés à l'Association canadienne des producteurs de semences (ACPS) pour une évaluation de la certification.

Les DACs sont adressés aux personnes suivantes	Inspecteur de cultures	Gestionnaire
Incapacité d'identifier la culture précise	X
Inspection de la mauvaise culture	X
Présentation de la décision anticipée de l'ACPS au sujet d'un Rapport d'inspection de récoltes de semences	X	X
Défaut de remplir les Rapports d'inspection de récoltes de semences	X	X
Inspection réalisée par du personnel non agréé l'inspecteur n'est pas agréé pour le type de cultures visé	X	X
le personnel autre que l'inspecteur de cultures agréé n'est pas sous la supervision directe d'un inspecteur de cultures agréé		X
Trois non-conformités majeures ou plus détectées au cours d'un audit	X	X
Répétition de toute non-conformité majeure au cours de trois audits consécutifs	X	X
Présentation à l'auditeur de renseignements faux ou trompeurs	X	X
Conservation de tout dossier faux ou trompeur concernant n'importe quelle semence ou culture généalogique	X	X
Présentation de renseignements faux ou trompeurs dans un Rapport d'inspection de récoltes de semences	X	X
Défaut de rapporter les désaccords dans les descriptions officielles de variétés aux organismes de certification au besoin		X

 

NON-CONFORMITÉ MAJEURE
La culture de semences généalogiques inspectée ou une portion de celle-ci ne peut être certifiée en raison de renseignements insuffisants ou inexacts. Le permis de l'inspecteur est suspendu et les rapports d'audit de l'inspecteur sont présentés à l'Association canadienne des producteurs de semences (ACPS) pour une évaluation de la certification.

Les DACs sont adressés aux personnes suivantes	Inspecteur de cultures	Gestionnaire
Défaut de déclarer des mauvaises herbes ou des hors-types localisés	X
Comptages effectués d'une manière non représentative (échantillons par grappe)	X
Présentation inexacte de l'emplacement de la terre dans le Rapport d'inspection des récoltes de semences	X
Certaines visites d'inspection détaillées n'ont pas été menées durant la période de pollinisation ou à une étape de croissance appropriée (c'est-à-dire trop tôt ou trop tard) et le stade de croissance n'a pas été relevé dans le rapport	X
Défaut de déclarer précisément les problèmes d'isolement (c'est-à-dire les distances par rapport aux cultures de production de semences, la gravité de la source de contamination, l'efficacité et le nombre de rangs de bordure)	X	X
Défaut de déclarer les problèmes d'écimage hors des normes de l'ACPS	X	X
Défaut de se baser sur la bonne zone de comptage des plants, à moins d'une indication contraire mentionnée dans la PSQ 142.1	X
Défaut d'exécuter le nombre de comptages requis	X
Défaut d'obtenir la description de la variété ou défaut de déclarer l'absence d'une description de variété dans le Rapport d'inspection des récoltes de semences	X	X
Défaut de déclarer une superficie de comptage ayant subi des modifications	X	X
Défaut de déclarer les plants hors types, mâles ou femelles, qui excèdent les normes de l'ACPS	X	X
Défaut de déclarer les mauvaises herbes ou d'autres espèces d'importance pour la culture sous inspection au moment où elles sont identifiables	X	X
Défaut de déclarer les plants spontanés de maïs qui excèdent les normes de l'ACPS et qui libèrent du pollen durant la période de pollinisation	X	X
Défaut de déclarer les variants qui excèdent les tolérances fournies dans la description officielle de la variété	X	X
Défaut de procéder à des inspections aux stades de croissance pertinents	X	X
Défaut de déclarer des problèmes d'ensemencement (par exemple, enchevêtrement de semences mâles et femelles)	X	X
Défaut de déclarer une contamination possible provenant de cultures adjacents de production de semences avec des problèmes d'écimage/d'enlèvement des plants	X	X
Défaut de présenter en temps utile des rapports d'inspection à l'ACPS	X	X
Défaut de présenter en temps utile des dossiers/rapports d'inspection à l'auditeur renseignements sur la souche parentale	X	X
désignation des champs sur lesquels la souche parentale a été semée	X	X
Mauvaise décision classement de semences ne satisfaisant pas aux exigences de la Circulaire 6 à l'égard de la qualité généalogique	X	X
Trois non-conformités mineures ou plus détectées au cours d'un audit	X	X
Répétition de toute non-conformité mineure au cours de trois audits consécutifs	X	X

 

NON-CONFORMITÉ MINEURE
La certification de l'espèce n'est pas immédiatement remise en question, mais il faut absolument mettre en oeuvre des actions correctives si on veut s'assurer que l'inspecteur agréé suivra la Procédure du système qualité.

Les DACs sont adressés aux personnes suivantes	Inspecteur de cultures	Gestionnaire
Défaut de vérifier l'utilisation antérieure du terrain	X
Défaut de déclarer une maladie à déclaration obligatoire	X
Identification erronée de conditions environnementales évidentes causant des écarts par rapport à la description du plant	X
Déclaration inexacte sur la concurrence des mauvaises herbes	X
Description imprécise des plants hors types	X
Défaut de déclarer des questions problématiques (par exemple, la verse, les inondations)	X
Rapports remplis d'une manière inadmissible (ex. écriture illisible)	X
Défaut de prendre des notes sommaires sur l'inspection d'une culture et de les fournir en pièces jointes au rapport final (listes de vérification)	X	X
Défaut de fournir les dates approximatives de pollinisation pour les cultures de production de semences inspectés		X
Défaut de fournir la demande et le plan des champs avant les dates limites de l'ACPS lorsque sous le contrôle d'un service d'inspection de cultures autorisé		X
Formulaires de rapport d'inspection non signés par l'inspecteur	X	X
Parties non remplies du rapport final (par exemple, superficies de maïs spontané, date de l'inspection, variété et superficie inspectées)	X	X
Corrections mineures non apportées aux plans des champs (indiquant, par exemple, les espèces se trouvant à proximité d'une culture de production de semences et n'ayant pas de problème de contamination)	X	X
Défaut de consigner au rapport final toutes les visites d'inspection détaillées ayant eu lieu durant la période de pollinisation	X

Annexe IV Calcul de la fréquence des audits

Suivant le classement des non-conformités à l'aide de l'annexe III de cette PSQ et l'Annexe IV de la PSQ 142.4, on peut se servir des éléments suivants pour calculer la fréquence des audits.

(1) Détailler l'état actuel de la fréquence des audits:

(2) Noter le nombre de non-conformités :

• Non-conformités critiques:
• Non-conformités majeures:
• Non-conformités mineures:

(3) Au moyen des observations ci-dessous, on calcule le nombre final de non-conformités et on procède à leur reclassement:

1. Si c'est la troisième fois qu'une même non-conformité mineure se répète depuis les deux audits antérieurs, on la reclasse à titre de non-conformité majeure.
2. On reclasse chaque groupe de trois non-conformités mineures comme une non-conformité majeure.
3. Si c'est la troisième fois qu'une même non-conformité majeure se répète depuis les deux audits antérieurs, on la reclasse à titre de non-conformité critique.
4. On reclasse chaque groupe de trois non-conformités majeures comme une non-conformité critique.

(4) Noter le nombre de non-conformités en fonction de ces catégories respectives :

• Non-conformités critiques:
• Non-conformités majeures:
• Non-conformités mineures:

Si on obtient des non-conformités critiques, on resserre automatiquement la fréquence des audits; la fréquence supérieure des audits doit correspondre au nombre total de non-conformités relevées. Aller à (f)

S'il n'y a aucune non-conformité critique :

a) Combien y a-t-il de non-conformités majeures?

Aucune, aller à (b)
Une ou plus, aller à (f)

b) Combien y a-t-il de non-conformités mineures?
      Quelle est la fréquence actuelle des audits du service d'inspection de cultures autorisé?

Nombre de non-conformités mineures	Fréquence actuelle des audits	Prochaine étape
Aucune	Réduite	aller à (g)
Aucune	Normale	aller à (c)
Aucune	Supérieure	aller à (c)
Une ou deux	Réduite	aller à (c)
Une ou deux	Normale	aller à (c)
Une ou deux	Supérieure	aller à (e)

c) Fréquence supérieure des audits

deux audits conformes, aller à (d)
moins de deux audits conformes, aller à (e)

Fréquence normale

trois audits conformes, aller à (g)
un ou deux audits avec des non-conformités mineures, aller à (d)
trois audits avec une ou deux non-conformités mineures, aller à (e)

Fréquence réduite

deux audits conformes, aller à (g)
moins de deux audits conformes, aller à (d)

d) Audits tenus à une fréquence normale

e) Audits tenus à une fréquence supérieure

f) Déterminer si les non-conformités en question appellent une suspension de l'autorisation du service d'inspection de cultures ou du permis de l'inspecteur des cultures. Si c'est le cas, agir en conséquence. Au moment de la remise en vigueur de l'approbation ou du permis, la fréquence initiale des audits sera automatiquement au niveau supérieur.

Si les non-conformités ne justifient pas une suspension, la fréquence des audits sera augmentée au niveau suivant. En d'autres termes, s'il s'agit d'une fréquence réduite, celle-ci sera changée pour la normale et s'il s'agit d'une fréquence normale, celle-ci sera changée pour la fréquence supérieure.

g) Audits à une fréquence réduite.

h) Noter les changements de fréquence des audits :

Annexe V - Rapport d'étape de l'examen du système qualité des services d'inspection de cultures de semences autorisés

(À être rempli par un représentant de l'ACIA)

Code d'état de l'examen de l'audit	Date de publication/de révision du manuel	Date de l'audit	Auditeur en chef	Statut provisoire recommandé	Date de la lettre

Le numéro de l'examen du système doit être saisi dans la colonne du code d'état.

1 ECS Premier audit complet du système
2 ECS Second audit complet du système
3 ECS Troisième audit complet du système
SA Système acceptable
SPA Système partiel acceptable
1 EPS Premier audit partiel du système

Date de la lettre - La date de la lettre ou du rapport envoyé au demandeur, au sujet des résultats d'un audit complet du système, d'un audit partiel ou de surveillance afin de déterminer la mise en oeuvre des demandes d'action corrective (DAC).

Annexe VI - Compte rendu sommaire de l'examen du système qualité des services d'inspection de cultures de semences autorisés

CLAUSE	EXIGENCES DU SYSTÈME QUALITÉ	COMMENTAIRES/ DEMANDES D'ACTION CORRECTIVE	CONFORMITÉ AD	CONFORMITÉ IN CR	CONFORMITÉ IN AU	CONFORMITÉ S/O
1	Responsabilités de la direction (organigramme)
2	Système qualité					X
3	Revue du contrat - S/O					X
4	Maîtrise de la conception - S/O
5	Documentation
6	Maîtrise des achats
7	Produit fourni par le client
8	Identification et traçabilité du produit
9	Maîtrise des processus
10	Contrôles et essais
11	Équipements de contrôle, de mesure et d'essai
12	État des contrôles et des essais
13	Maîtrise du produit non conforme
14	Actions correctives et préventives
15	Manutention et stockage
16	Enregistrements relatifs à la qualité
17	Audits qualité internes
18	Formation et qualifications des employés
19	Prestations associées - S/O					X
20	Techniques statistiques

Statut
AD Adéquat
IN Inacceptable (information non pertinente ou élément non traité)
CR Élément critique
S/O Sans objet
AU Autre

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