Procédure du système qualité programme des semences PSQ 142.3
Activités de surveillance et d'audit à l'égard des services d'inspection de cultures de semences autorisés

TABLE DES MATIÈRES

Appendices

DATE

La version 2.0 du document Activités de surveillance et d'audit à l'égard des services d'inspection de cultures de semences autorisés est datée du 15 avril 2008.

PERSONNE-RESSOURCE

La personne-ressource pour la Procédure du système qualité - Programme des semences, est le chef, Bureau de la conception et l'exécution du Programme des semences, Section des semences.

RÉVISION

La présente Procédure du système qualité - Programme des semences fait l'objet d'un examen périodique. Les modifications nécessaires lui seront apportées pour qu'elle continue de satisfaire aux exigences de l'heure.

APPROBATION

La présente Procédure du système qualité - Programme des semences est approuvée par :


Directeur, Division de la production des végétaux

Date

DISTRIBUTION

La version actuelle du présent document sera affichée sur le site Internet de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Le gestionnaire national, Section des semences, conservera la version originale signée.

0.0 INTRODUCTION

La présente Procédure du système qualité (PSQ) - Programme des semences, décrit sommairement les principes et la stratégie de l'évaluation normalisée des services d'inspection de cultures de semences autorisés, lesquels ont pour rôle l'inspection des cultures de semences généalogiques.

1.0 PORTÉE

La présente PSQ donne un aperçu des procédures à suivre pour vérifier si un service d'inspection de cultures de semences autorisé respecte à la fois les spécifications décrites dans les documents suivants :

  • Règlement et procédures canadiens pour la production des semences pédigrées (Circulaire 6 de l'Association canadienne des producteurs de semences [ACPS] et ses modifications);
  • Organisme d'inspection - Exigences relatives à l'exécution du programme d'inspection des cultures de semences généalogiques (norme 141 du Cadre réglementaire du Programme des semences [CRPS]);
  • Lignes directrices pour les essais en parcelle de contrôle et l'inspection sur pied des cultures de semences (Organisation de coopération et de développement économiques [OCDE]).

2.0 RÉFÉRENCES

Les publications utilisées pour la rédaction de la présente PSQ sont celles qui figurent à la norme CRPS 111 au sujet des références et au Protocole de vérification des programmes de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) (2001).

3.0 DÉFINITIONS, ABRÉVIATIONS ET ACRONYMES

3.1 Définitions

Aux fins de la présente PSQ, les définitions données dans la norme CRPS 101, qui porte sur les définitions du Programme sur les semences, et celles présentées ci-après s'appliquent.

Audit - évaluation systématique et indépendante, axée sur l'examen de preuves objectives, pour déterminer le degré de conformité des activités prévues d'un organisme et des résultats sous-jacents, à la lumière des normes prescrites.

Audit complet d'un système - audit de tous les éléments d'un système qualité susceptibles de compromettre la conformité dudit système aux normes du Cadre réglementaire du Programme des semences (CRPS), à la PSQ et aux exigences des lois et des règlements suivis par l'ACIA.

Audit de surveillance - audit servant à examiner les éléments d'un système qualité qui sont spécifiquement liés à la PSQ concernant les activités de l'entreprise; il comprend notamment la vérification des procédures terminées et l'évaluation de la compétence du personnel par rapport à une norme du CRPS et de la PSQ pertinente.

Audit partiel d'un système - audit de certains éléments précis du système qualité pouvant compromettre la capacité du système de se conformer aux normes du CRPS, à la PSQ et aux exigences d'une loi ou de règlements. On peut mener l'audit partiel du système en même temps que l'audit de surveillance.

Auditeur - personne ayant les qualifications nécessaires et l'autorisation d'exécuter des audits reconnus par l'ACIA.

Autorisé - ayant reçu une autorisation écrite du gestionnaire national de la Section de semences.

Candidat - personne qui désire devenir un inspecteur de cultures de semences agréé.

Certificat - documents reconnus par l'ACIA en matière d'inspection, par exemple :

  • vignettes et étiquettes de l' OCDE;
  • vignettes et étiquettes de l'AOSCA;
  • certificats de récolte et étiquettes de l'ACPS (sélectionneur/Select);
  • preuve d'achat de semences généalogiques fournie par le producteur;
  • vignettes et étiquettes de l'ACIA.

Critères d'audit - critères suivant lesquels on effectue un audit. Ceux-ci peuvent englober ceux du Cadre réglementaire du Programme des semences, ceux de la Procédure du système qualité du Programme des semences, les normes prescrites dans les lois et règlements appliqués par l'ACIA, le manuel qualité ou les procédures du fournisseur.

Défaut de conformité - écart à l'égard des exigences réglementaires.

Demandeur - entreprise ou établissement demandant l'autorisation d'offrir un service d'inspection de cultures de semences généalogiques reconnu officiellement.

Entité auditée - personne désignée par la direction du fournisseur comme étant directement responsable du ou des secteurs à auditer.

Équipe d'audit - groupe d'auditeurs composé généralement de deux personnes, l'une d'elles étant l'auditeur en chef conduisant un audit conformément à la présente PSQ et au Protocole de vérification des programmes de l'ACIA.

Fournisseur - aux fins de la présente PSQ, le terme fournisseur signifie :

  • un demandeur;
  • un organisme approuvé.

Inspecteur de cultures de semences agréé - personne autorisée à inspecter des cultures de semences généalogiques pour le compte d'un service d'inspection de cultures de semences autorisé.

Inspecteur de cultures de semences officiel - employé de l'ACIA qualifié pour inspecter des cultures de semences généalogiques.

Non-conformité - écart à l'égard d'une norme consignée par écrit.

Non-conformité critique - écart significatif par rapport aux exigences documentées faisant en sorte qu'il y a absence de conformité, ce qui entraîne des répercussions sur la qualité du produit ou du service.

Non-conformité majeure - écart tellement significatif par rapport aux exigences documentées qu'on ne peut plus parler d'intégrité du programme ni de conformité aux exigences; par conséquent, il se peut que le produit ou le service ne respecte pas les exigences.

Non-conformité mineure - défaut de mise en oeuvre du système qualité documenté, ce qui sème un doute à savoir si le produit ou le service répond aux exigences de l'activité.

Organisme d'inspection - organisme ayant l'autorité d'inspecter les cultures de semences généalogiques aux fins de certification et de superviser l'approbation de services d'inspection de cultures des semences généalogiques (par exemple, l'ACIA).

Portée de l'audit- activités organisationnelles et emplacements matériels à auditer.

Service d'inspection de cultures de semences autorisé- programme ayant reçu une approbation écrite du gestionnaire national, Section des semences.

3.2 Abréviations et acronymes

ACPS - Association canadienne des producteurs de semences

AOSCA - Association of Official Seed Certifying Agencies

CRPS - Cadre réglementaire du Programme des semences

OCDE - Organisation de coopération et de développement économiques

PSQ - Procédure du système qualité

4.0 EXIGENCES GÉNÉRALES

La présente PSQ à l'égard des Activités de surveillance et d'audit des services d'inspection de cultures de semences autorisés, est conçue pour donner une assurance raisonnable que les activités d'un service d'inspection de cultures de semences autorisé satisfont ou continuent de satisfaire à la norme d'approbation initiale ou la dépasse. Pour ce faire, on procède à des audits du demandeur ou du service d'inspection et du candidat ou de l'inspecteur agréé. L'auditeur évaluera la performance de chacun. La fréquence des audits dépendra de leur performance. Des listes de vérification détaillées se retrouvent dans la présente PSQ pour mener l'audit et des suggestions d'actions en cas de non-conformité ou de défaut de conformité. Le cadre en vertu duquel les audits doivent être réalisés est donné dans la présente PSQ et dans le Protocole de vérification des programmes de l'ACIA.

On peut déléguer l'inspection de cultures de semences généalogiques seulement à des services d'inspection de cultures de semences autorisés qui ont en place un système qualité audité. Avant qu'un système qualité lié à l'inspection de cultures de semences généalogiques puisse être officiellement approuvé, un premier audit complet du système en question doit être entrepris pour vérifier sa mise en oeuvre et sa documentation. Par la suite, des audits complets ou partiels du système auront lieu au besoin.

5.0 AUDIT COMPLET D'UN SYSTÈME - AUDIT PARTIEL D'UN SYSTÈME

L'audit complet d'un système qualité sert à établir la conformité du rendement du service d'inspection de cultures de semences généalogiques par rapport au système en question. On exécute l'audit complet du système d'un demandeur avant sa reconnaissance à titre de service d'inspection autorisé de cultures de semences généalogiques. Pour rétablir dans ses fonctions un service d'inspection autorisé de cultures de semences généalogiques qui avait été suspendu, un audit complet du système peut s'avérer nécessaire. Les objectifs de l'audit complet d'un système sont précisés à l'annexe I. L'audit partiel d'un système sert à confirmer la conformité continue du système qualité du service d'inspection de cultures de semences généalogiques. En règle générale, on procède à un audit partiel du système tous les ans. Les frais pour les audits sont recouvrables.

6.0 PLAN DE L'AUDIT DES SERVICES D'INSPECTION

Il faut planifier et mettre en oeuvre l'audit conformément à la présente PSQ, à la norme CRPS 141, Organisme d'inspection - Exigences relatives à l'exécution du programme d'inspection des cultures de semences généalogiques et aux principes décrits dans le Protocole de vérification des programmes de l'ACIA. L'audit doit avoir lieu alors que le système d'inspection des cultures de semences généalogiques fonctionne. On exécute un audit partiel du système de chaque service d'inspection de cultures de semences autorisé selon la fréquence établie à la section 6.5 de la présente PSQ.

6.1 Équipe d'audit

6.1.1 Auditeur en chef

L'équipe d'audit doit être dirigé par un auditeur qualifié, comme demandé dans la norme 141, Organisme d'inspection - Exigences relatives à l'exécution du programme d'inspection des cultures de semences généalogiques, et dans le Protocole de vérification des programmes de l'ACIA. L'auditeur en chef doit avoir réussi un programme d'auditeur en chef agréé par l'Organisation international de normalisation (ISO).

6.1.2 Expertise technique

Les membres supplémentaires de l'équipe d'audit doivent être certifiés au niveau avancé avec la spécialisation en surveillance des inspecteurs agréés lorsque le programme est mis en place ou certifiés au niveau intermédiaire si le programme n'est pas encore en place. Lorsque l'auditeur en chef rencontre aussi ces critères, des membres supplémentaires pour l'équipe d'audit sont inutiles.

6.2 Préparation de l'audit

Pour un audit complet du système, tous les éléments du système de qualité devraient être évalués.

Pour un audit partiel du système, on peut se référer à la liste de vérification de l'annexe VII concernant l'audit complet du système et mettre au premier plan les sections 1, 8, 9, 10, 13, 16 et 17.

On peut se servir également des anciens rapports d'audits partiels du système pour repérer des points à vérifier concernant la mise en oeuvre et l'efficacité des actions correctives antérieures. En outre, la récurrence de non-conformités peut donner lieu à la reclassification.

6.3 Tenue de l'audit

Dans le cadre de la préparation et de la tenue de l'audit, on devrait suivre la présente PSQ et les principes décrits dans le Protocole de vérification des programmes de l'ACIA. Conformément aux lignes directrices de l'annexe VII visant l'audit complet d'un système, on devrait commencer l'audit devrait débuté avec les sections suivantes :

  • Section 1 - Responsabilité de la direction
  • Section 8 - Identification et traçabilité du produit (le cas échéant)
  • Section 9 - Maîtrise des processus
  • Section 10 - Contrôles et essais
  • Section 13 - Maîtrise du produit non conforme (le cas échéant)
  • Section 16 - Enregistrements relatifs à la qualité, se rapportant aux documents exigés
  • Section 17 - Audits

Si tous ces éléments s'avèrent conformes, on peut suspendre l'audit et produire le rapport d'audit. Si, parmi ces éléments, on détecte une ou plusieurs non-conformités, on se penchera, étape par étape, sur les éléments suivants :

  • Section 18 - Formation et qualifications des employés
  • Section 12 - État des contrôles et des essais (le cas échéant)
  • Section 15 - Manutention et stockage
  • Section 6 - Maîtrise des achats
  • Section 5 - Documentation

Si les activités relatives aux rubriques Formation et qualifications des employés, État des contrôles et des essais, Manutention et stockage sont conformes, on peut suspendre l'audit. Toutes les non-conformités doivent être classées selon la section 6.4.

Quand le service d'inspection de cultures de semences utilise le cadre de ISO 9001:2000, l'auditeur peut consulter l'Annexe VII à fin d'identifier les critères d'audit équivalents.

6.4 Classification des non-conformités

Toutes les non-conformités relevées au cours de l'audit doivent être classées en se basant sur l'annexe III, en fonction des catégories présentées ci-après.

« Non-conformité critique »

  • Activité allant directement à l'encontre d'une procédure obligatoire ou d'une condition d'approbation.
  • Activité allant directement à l'encontre des dispositions de la Circulaire 6 de l'ACPS et de leurs modifications.

« Non-conformité majeure »

  • Absence de l'un des éléments obligatoires du système.

« Non-conformité mineure »

  • Incident isolé de non-conformité à l'intérieur du système ou à une exigence procédurale n'ayant pas de répercussion immédiate ou directe sur la qualité des produits de la culture de semences généalogiques.
  • Tendances de peu d'importance concernant certaines insuffisances s'il s'agit de cas isolés, mais qui pourraient s'assimiler à une non-conformité majeure ou être jugées ainsi au bout de trois occurrences de ce genre d'incident.

Remarque : Au cours d'un audit, quand on observe plus de deux non-conformités mineures, celles-ci seront mises en groupe de trois et chaque groupe de trois non-conformités mineures sera classé comme une non-conformité majeure. Quand la même non-conformité mineure a été identifiée dans les deux derniers audits, celle-ci sera reclassifiée comme étant une non-conformité majeure. Lorsque plus de deux non-conformités majeures sont identifiées dans un audit, chaque trois majeures seront classées comme étant une non-conformité critique. Lorsque la même non-conformité majeure est identifiée dans les deux derniers audits, celle-ci sera reclassifiées comme étant une non-conformité critique.

Dans les cas de non-conformité critique ou majeure, l'équipe d'audit doit consulter la PSQ 142.2 Programme d'inspection de cultures de semences autorisé pour décider s'il se révèle nécessaire de suspendre ou d'annuler l'autorisation. Le cas échéant, l'équipe d'audit enverra ses résultats immédiatement au gestionnaire national, Section des semences.

Concernant tous les autres cas de non-conformité majeure et de non-conformité mineure, il faut adresser une demande d'action corrective au service d'inspection de cultures de semences autorisé, conformément au protocole de vérification des programmes de L'ACIA.

Pour ce qui est des actions correctives à l'égard des non-conformités mineures, c'est l'auditeur qui confirmera si elles ont été mises en oeuvre à l'occasion de l'audit suivant, alors que pour les actions correctives traitant des non-conformités majeures, elles seront appliquées selon la PSQ 142.2 Programme d'inspection de cultures de semences autorisé. Le formulaire de demande d'action corrective se retrouve à l'Annexe VIII.

Lorsque des actions correctives ne sont pas mises en application dans les délais requis ou convenus, la classification de non-conformité est élevé d'un niveau et une nouvelle demande d'action corrective est requise.

Si, au cours d'un audit, on découvre une non-conformité à la Loi sur les semences et à son règlement d'application, il faut se référer aux directives de l'annexe IX. Il faut également remplir l'annexe V et la conserver avec le dossier de l'entreprise au bureau de l'ACIA.

6.5 Établissement de la fréquence des audits

6.5.1 Application

On se sert de la présente procédure une fois qu'on a tenu un audit. L'auditeur y aura recours pour établir la fréquence des futurs audits. Cette procédure présente également des lignes directrices pour déterminer des échéances pertinentes à l'égard des actions correctives.

6.5.2 Responsabilités

L'auditeur a l'entière responsabilité de l'application de la présente procédure ainsi que tout autre audit partiel du système en raison d'une non-conformité quelconque, qui devra être discuté avec le service d'inspection de cultures de semences autorisé lors de l'entrevue de fin de service.

6.5.3 Mesures

Une fois qu'on a classé les non-conformités, on peut calculer la fréquence des audits pour le service d'inspection de cultures de semences autorisé en se servant de la Section 6.5.4.

Quand on négocie un calendrier pour corriger les non-conformités mineures, on peut se guider sur les échéances pour le prochain audit.

6.5.4 Fréquence des audits ultérieurs

De prime abord, tous les services d'inspection de cultures de semences autorisés feront l'objet d'audits tenus à une fréquence « normale » :

  • Fréquence normale - Au moins un audit partiel du système par année.
  • Fréquence supérieure - Au moins un audit complet du système et le nombre d'audits partiels du système, tel que demandé, jusqu'à ce que les actions correctives convenues soient mises en oeuvre et vérifiées par l'auditeur.
  • Fréquence réduite - Un audit partiel du système à tous les deux ans. Dans le cas d'activités exemplaires (quand aucune non-conformité ni aucun défaut de conformité n'a pu être décelé au cours de deux audits consécutifs).

7.0 PLAN DE L'AUDIT DE SURVEILLANCE DE L'INSPECTEUR

L'audit complet ou partiel d'un système est axé sur le système qualité du service d'inspection de cultures de semences autorisé, alors que l'audit de surveillance sert à examiner et à vérifier si l'inspection des cultures de semences a été faite selon la PSQ et les Instructions particulières (IP) pertinentes. Pendant l'audit de surveillance, l'auditeur sera concerné principalement par l'activité et par la compétence de l'inspecteur de cultures de semences agréé. Pour trouver des non-conformités, on se basera sur une comparaison des rapports d'inspection de l'inspecteur de cultures de semences agréé avec ceux de l'inspecteur de l'ACIA. Les frais liés aux audits sont recouvrables.

L'audit de surveillance ou à « l'inspection de verification » est dirigé par l'agent régional des semences et fait par un ou plus auditeurs comme décrit dans la Section 7.1 . Quand l'agent régional des semences rencontre les exigences de la Section 7.1, il peut faire l'audit. Le rôle de l'inspecteur de l'ACIA consiste à inspecter des cultures choisies au hasard, au sujet desquels l'inspecteur de cultures de semences agréé a déposé des rapports d'inspection de cultures. La fréquence des audits de surveillance est basée sur les dispositions de la section 7.5.

Les vérifications de surveillance seront limitées aux activités d'inspections concernant l'inspection des cultures de semences généalogiques. Les vérifications ne devront pas comprendre des activités additionnelles demandées par le client du service autorisé d'inspection de cultures à moins que des arrangements ont été faits entre l'ACPS et la Section des semences.

7.1 Équipe d'audit

7.1.1 Auditeur en chef

L'auditeur en chef doit être agréé à titre d'inspecteur de cultures de niveau avancé avec une spécialisation en surveillance des inspecteurs agréés lorsque le programme est mis en place ou certifié au niveau intermédiaire si le programme n'est pas encore en place.

7.1.2 Expertise technique

En plus de l'auditeur en chef, les personnes qui ont été agréées à titre d'inspecteurs de niveau intermédiaire peuvent faire partie de l'équipe d'audit. L'espèce ou les espèces pour lesquelles le service d'inspection de cultures de semences a été autorisé doivent être familières à l'équipe d'audit.

7.2 Préparation de l'audit

Il faut déterminer au préalable si la conformité doit être vérifiée à la lumière de procédures spécifiques à chaque culture.

Il faut se servir des rapports d'audits de surveillance antérieurs pour cerner les points à vérifier concernant la mise en oeuvre et l'efficacité des actions correctives antérieures. De plus, la réapparition de non-conformités peut donner lieu à la reclassification.

7.3 Tenue de l'audit

On peut procéder au choix de cultures à inspecter à partir des documents soumis par l'inspecteur des cultures de semences agréé au sujet des cultures qu'il a inspectés. Ces documents comprennent tous les rapports d'inspection des cultures de semences, les brouillons et un exemplaire du formulaire de demande dûment rempli. Après la complétion du travail de l'inspecteur des cultures de semences agréé, il ne doit pas se passer plus de trois jours pour affecter à l'auditeur les cultures choisies pour les « inspections de verification ». On doit remettre à l'auditeur un exemplaire de la demande dûment remplie, dans lequel on aura mis en évidence les cultures à inspecter, et des formulaires préimprimés pour le rapport d'inspection. L'audit de surveillance doit se faire aussitôt que possible après l'inspection originale. Dès la réception du rapport de l'inspecteur de l'ACIA, on se servira de la liste de vérification de l'annexe II pour la vérification générale des documents soumis afin de confirmer si l'inspecteur des cultures de semences agréé a bien rempli le rapport d'inspection des cultures de semences.

7.4 Classification des non-conformités

Toutes les non-conformités repérées durant l'audit doivent être classées selon l'annexe III. Pour plus amples renseignements sur les classification des non-conformités, l'auditeur peut se référer à l'annexe IV de la PSQ 142.4 Programme de certification des inspecteurs officiels des cultures. Les non-conformités seront classifiées selon les catégories indiquées ci-dessous.

« Non-conformité critique »

  • Activité allant directement à l'encontre des dispositions de la Circulaire 6 de l'ACPS et de leurs modifications.
  • Activité allant directement à l'encontre d'une procédure acceptée d'inspection de cultures de semences généalogiques et entraînant des répercussions indirectes sur la qualité de la culture des semences en question.

« Non-conformité majeure »

  • Activité allant à l'encontre d'une procédure acceptée d'inspection des cultures de semences généalogiques et pouvant entraîner des répercussions indirectes sur la qualité de la culture des semences en question.
  • Non-respect d'une exigence par rapport aux procédures de l'entreprise.

« Non-conformité mineure »

  • Incident isolé de non-conformité à l'intérieur d'un système ou relativement à une procédure et qui n'entraîne pas de répercussions immédiates ni directes sur la qualité de la culture de semences généalogiques.
  • Tendances de peu d'importance concernant certains cas isolés, mais qui pourraient s'assimiler à une non-conformité majeure ou être jugées ainsi au bout de trois occurrences d'un incident du même genre.

Remarque : Au cours d'un audit, quand on observe plus de deux non-conformités mineures, on les met par groupe de trois et on classe chaque groupe de trois non-conformités mineures comme une non-conformité majeure. Lorsque la même non-conformité mineure est identifiée dans les deux audits précédents, celle-ci doit être reclassée comme étant une non-conformité majeure. Quand on repère dans un audit plus de deux cas de non-conformité majeure, il faut les mettre par groupe de trois et classer chaque groupe comme un cas critique de non-conformité. Si c'est la troisième fois qu'une même non-conformité majeure se répète depuis les deux audits antérieurs, il faut la traiter comme un cas de non-conformité critique.

Concernant les mesures visant la correction des non-conformités mineures, l'auditeur confirmera si elles ont été appliquées à l'occasion de l'audit suivant, alors que pour les actions correctives traitant des non-conformités majeures, il faudra qu'elles soient mises en oeuvre avant la remise en vigueur du permis suspendu de l'inspecteur de cultures.

Pour ce qui est des cas de non-conformité critique ou majeure, l'équipe d'audit doit consulter la PSQ 142.2 Programme d'inspection de cultures de semences autorisé pour décider s'il s'avère nécessaire de suspendre ou d'annuler le permis. Le cas échéant, l'équipe d'audit enverra ses résultats immédiatement au gestionnaire national, Section des semences. Si on recommande la suspension du permis, le service d'inspection de cultures de semences autorisé doit indiquer, pour éviter sa propre suspension, qui sera l'inspecteur de cultures de semences agréé de remplacement durant la période de suspension.

Concernant tous les autres cas de non-conformité, il faut adresser une demande d'action corrective au service d'inspection de cultures de semences autorisé, en suivant le Protocole de vérification des programmes de l'ACIA. On trouvera la demande d'action corrective dans l'annexe VIII.

Lorsque les actions correctives ne sont pas mises en application dans les délais requis ou convenus, la classification de la non-conformité est élevée d'un niveau et une nouvelle demande d'action corrective est émise.

7.5 Établissement de la fréquence des audits

7.5.1 Responsabilités

L'auditeur a l'entière responsabilité de l'application de la présente procédure. Si on est d'avis que des audits de surveillance et de suivi se révèlent nécessaires en raison d'une non-conformité quelconque, il faudra en discuter avec l'inspecteur des cultures de semences généalogiques agréé et le gestionnaire du service d'inspection de cultures de semences autorisé lors de l'entrevue de fin de service.

7.5.2 Mesures

Une fois qu'on a classé les non-conformités, on peut calculer la fréquence des audits pour l'inspecteur des cultures de semences agréé en se servant de l'annexe IV. L'auditeur doit inscrire le nombre de non-conformités sur la feuille de travail et suivre la procédure pour calculer la fréquence des audits ultérieurs.

Quand on négocie un calendrier pour corriger les non-conformités mineures, on peut se guider sur les échéances pour le prochain audit.

7.5.3 Fréquence des audits ultérieurs

De prime abord, tous les inspecteurs de cultures de semences agréés feront l'objet d'audits tenus à une fréquence « normale »; par la suite la fréquence des audits sera calculée selon les dispositions de l'annexe IV:

  • Fréquence normale
    • quand l'inspecteur inspecte d'une à cinq cultures de maïs hybride ou une à 15 cultures de canola hybride ou autre espèce pour laquelle une inspection est exigée, le niveau d'audit est de 100 %.
    • quand l'inspecteur inspecte de cinq à 50 cultures de maïs hybride ou de 15 à 150 cultures de canola hybride ou autre espèce pour laquelle une inspection est exigée, le niveau d'inspection minimal est de cinq cultures de maïs hybride et de 15 cultures de canola hybride ou autre espèce pour laquelle une inspection est exigée; maximum de 15 % des cultures inspectées.
    • quand l'inspecteur inspecte plus de 50 cultures de maïs hybride ou plus de 150 cultures de canola hybride ou autre espèce pour laquelle une inspection est exigée, on auditera une culture supplémentaire pour chaque culture inspectée au-delà de ce niveau.
  • Fréquence supérieure
    • une culture supplémentaire pour chaque cas de non-conformité par rapport au niveau d'audit normal de l'inspecteur.
  • Fréquence réduite
    • quand l'inspecteur inspecte d'une à deux cultures de maïs hybride, ou d'une à six cultures de canola hybride ou autre espèce pour laquelle une inspection est exigée, le niveau d'audit est de 100 %.
    • quand l'inspecteur inspecte de 3 à 50 cultures de maïs hybride, le nombre d'audits requis est de 3; quand l'inspecteur inspecte de 6 à 150 cultures de canola hybride ou autre espèce pour laquelle une inspection est exigée, le nombre d'inspections requis est de 7.
    • quand l'inspecteur inspecte plus de 50 cultures de maïs hybride ou plus de 150 cultures de canola hybride ou autre espèce pour laquelle une inspection est exigée, on auditera pour le maïs 3 cultures plus une culture supplémentaire pour chaque culture au-delà de 50 et pour le canola hybride ou autre espèce pour laquelle une inspection est exigée 7 inspections plus une culture supplémentaire pour chaque culture au-delà de 150 sont requises.

8.0 PRÉPARATION ET DISTRIBUTION DU RAPPORT D'AUDIT

8.1 Responsabilités

L'auditeur en chef est chargé de préparer le rapport d'audit, les demandes d'actions correctives et les recommandations à l'égard d'une suspension ou d'une modification de la fréquence des audits. L'auditeur en chef présentera des renseignements préliminaires consignés par écrit au sujet des non-conformités et des observations à la séance de clôture.

8.2 Distribution

Dans les 14 jours suivant la séance de clôture, l'auditeur en chef distribuera le rapport d'audit final aux parties intéressées suivantes :

  • le spécialiste des semences du réseau du Centre opérationnel
  • les gestionnaires du service d'inspection des cultures de semences autorisé.

Dans l'éventualité d'une demande de modification de la fréquence des audits, celle-ci est communiquée à l'agent régional des semences qui gère le programme. Si, dans le cadre d'un audit, on recommande une suspension, l'auditeur en chef présentera un exemplaire du rapport d'audit au gestionnaire national, Section des semences.

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