La personne-ressource pour cette procédure du système qualité concernant le programme des semences (PSQ) est le chef du Bureau de la conception et de l'exécution du programme des semences, Section des semences.

RÉVISION

La présente PSQ concernant le programme des semences fait l'objet d'une mise à jour périodique. Les modifications nécessaires seront apportées afin de satisfaire les besoins du moment.

APPROBATION

La présente procédure du système qualité programme des semences est approuvée par :

Directeur, Bureau de la biosécurité végétale

Date

Directeur, Division de la production des végétaux

Date

DISTRIBUTION

La plus récente version du présent document sera accessible sur le site Intranet (Merlin) ou sur le site Internet de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). De plus, l'original signé sera conservé par le gestionnaire national de la Section des semences.

0.0 INTRODUCTION

La présente procédure du système qualité décrit les protocoles utilisés en vue de la certification des inspecteurs et de son maintien.

Le programme de certification améliorera l'uniformité de la formation ainsi que la prestation des programmes à l'échelle nationale. Il harmonise l'agrément des inspecteurs de cultures de semences privés et la certification des inspecteurs officiels exécutant d'autres programmes relatifs aux semences.

1.0 PORTÉE

La certification visant l'inspection officielle des cultures comporte trois niveaux : de base, intermédiaire et avancé. Cette hiérarchie de certification tient compte du caractère critique, du niveau de difficulté et de la fréquence des mandats. Le niveau avancé se divise en trois domaines de spécialisation, comme le précise la section 5.2.2.

Bien que l'inspection du matériel génétique pré-variétal peut être exécutée par un inspecteur officiel de cultures de semences, aucune certification n'est requise.

Les activités du Bureau de la sécurité végétale inclues dans cette certification comprennent l'inspection des sites d'essai de végétaux à caractères nouveaux de l'année en cours d'essai et lors des années pendant lesquelles le site d'essai est soumis à des restrictions de l'usage du sol. La formation relative aux inspections visant l'élimination, l'entreposage et les registres peut se faire en parallèle avec les activités visant la certification décrite dans ce PSQ. Par contre, la certification visant ces domaines d'inspection est distincte de celle de l'inspection des cultures.

2.0 RÉFÉRENCES

Les publications citées dans la présente PSQ se retrouvent dans le CRPS 111. De plus, les documents suivants ont été utilisés:

CPRS 141 Organisme d'inspection - Exigences relatives à l'exécution du programme d'inspection des cultures de semences généalogiques;
ACIA Lignes directrices pour l'élaboration de protocoles de certification du personnel;
ACIA Protocole d'audit du programme;
PSQ 142.2 Programme d'inspection de cultures de semences autorisé.

3.0 DÉFINITIONS

Candidat

Personne voulant obtenir une certification en vertu du présent programme, ou personne agréée en vertu de ce programme et qui souhaite être agréée à un niveau supérieur.

Compétence

Ensemble d'aptitudes, de connaissances et d'attitudes connexes requises par diverses catégories d'emploi visant une très vaste population. Elles s'appliquent au rendement en cours d'emploi et peuvent être mesurées par rapport à des normes bien connues.

Tableau des compétences techniques

Outil utilisé pour mesurer les aptitudes et les connaissances requises par une personne pour effectuer une tâche particulière à un niveau déterminé de rendement (appelé aussi modèle de mesure du rendement).

Inspecteur-chef

Inspecteur de district qui supervise le travail du personnel d'inspection des cultures.

Inspecteur de cultures de semences officiel

Employé de l'ACIA formé pour inspecter les cultures de semences généalogiques.

Non-conformité

Non-respect d'une exigence, d'une norme ou d'une procédure indiquée pendant une vérification ou un examen des documents présentés.

Non-conformité critique

Écart par rapport au système qualité établi de sorte qu'il n'y a pas de conformité et que la qualité du produit ou du service en souffre.

Non-conformité majeure

Écart important par rapport aux exigences énoncées de sorte que l'intégrité du programme ou la conformité aux exigences sont compromis. Il peut en résulter que le produit ou le service ne satisfont pas aux exigences.

Non-conformité mineure

Non-respect dans la mise en œuvre du système qualité établi, qui fait en sorte de diminuer la confiance dans la possibilité que l'échantillonneur de semences puisse respecter les exigences liées à l'activité.

Vérification

Évaluation systématique et indépendante fondée sur l'examen de preuves tangibles et visant à établir le degré de conformité des activités et résultats selon les normes réglementaires.

4.0 APERÇU

L'Agence canadienne d'inspection des aliments fournit différents services d'inspection réguliers et non réguliers. Les services réguliers sont:

l'inspection des cultures de semences généalogiques;
la réinspection des cultures de semences généalogiques;
l'inspection de parcelles de sélectionneur, de Select, Fondation et de probation;
l'inspection de l'utilisation du terrain;
l'inspection de cultures de semences menées dans le cadre du Programme d'inspection autorisé de cultures de semences(audits de surveillance);
l'inspection du matériel génétique pré-variétal;
la vérification des mesures correctives d'isolation après la récolte;
l'inspection des sites d'essais en conditions confinées de végétaux à caractères nouveaux de l'année en cours et des sites soumis à des restrictions de l'usage du sol pour garantir le respect de la partie V du Règlement sur les semences.

Les services non réguliers sont

les inspections de cultures industrielles du chanvre pour Santé Canada;
« Normes additionnelles » d'inspection.

5.0 EXIGENCES GÉNÉRALES

5.1 Rôles et responsabilités

5.1.1 Programmes

Section des semences

élabore la documentation de système qualité servant aux travaux d'inspection de cultures autres que les cultures de chanvre industriel et les activités relatives à la biosécurité végétale. Par ailleurs, le rôle de la Section des semences quant à l'élaboration de procédures de systèmes qualité pour d'autres services d'inspection et pour les normes de certification seront établies au besoin;
élabore les évaluations écrite et pratique des inspecteurs de cultures mais pas pour les activités concernant le Bureau de la biosécurité végétale ou la culture du chanvre industriel;
fournit aux spécialistes du réseau des programmes des directives cohérentes sur l'évaluation des examens écrit et pratique;
reçoit les documents portant sur l'évaluation du personnel et les conserve en toute confidentialité;
certifie les candidats satisfaisant aux exigences correspondant au degré de certification visé;
suspend, annule, et rétablit, selon les cas, la certification d'inspecteurs de cultures;
recommande à Santé Canada la désignation d'inspecteurs en vertu de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances et en application de la PSQ 144.1;
classifie les non-conformités non classifiées;
conserve la liste des inspecteurs agréés en vue de l'inspection des cultures;
fournit à l'ACPS la liste des inspecteurs agréés pour l'inspection des cultures.

Bureau de la biosécurité végétale

élabore la documentation des systèmes qualité utilisée dans le cadre des activités relatives à la biosécurité végétale;
élabore les évaluations écrites en vue de la certification des inspecteurs du domaine de la biosécurité végétale;
fournit aux spécialistes du réseau des programmes des directives cohérentes sur l'évaluation des examens écrits;
informe la Section des semences des résultats d'évaluation;
reçoit les documents portant sur l'évaluation du personnel et les conserve en toute confidentialité;
certifie les candidats satisfaisant aux exigences du niveau avancé des activités de biosécurité végétale;
suspend, annule ou rétablit, selon le cas, la certification d'inspecteurs du domaine de la biosécurité végétale;
classifie les non-conformités non classifiées ultérieurement identifiées au chapitre des activités relatives à la biosécurité végétale.

Spécialistes du Réseau des programmes

mettent en œuvre la formation des employés des Opérations de manière à assurer l'uniformité à l'échelle nationale;
évaluent les examens écrits des candidats de manière à assurer l'uniformité des évaluations au sein des régions, entre celles-ci et à long terme;
au besoin, participent, au suivi des programmes;
communiquent avec les employés des Opérations à propos de changements en matière de certification ou de procédures d'inspection.

5.1.2 Direction des opérations

organise la formation et l'évaluation du personnel requis, au niveau approprié;
fournit une formation uniforme à l'échelle nationale;
organise la formation appropriée portant sur des activités connexes ne faisant pas partie du processus de certification, incluant la formation nécessaire en matière de santé et de sécurité au travail et portant sur des questions administratives comme les demandes de remboursement;
maintient un nombre suffisant d'employés agréés au niveau voulu pour satisfaire aux exigences opérationnelles;
révise les rapports d'inspection de cultures de semences et la documentation s'y rattachant et organise des visites de surveillance;
assigne uniquement des employés agréés pour effectuer le travail correspondant à la demande. Lorsque l'employé n'est pas agréé pour une tâche, celui-ci sera accompagné avec un employé agréé et il effectuera le travail sous la supervision de cette personne;
effectue les évaluations pratiques;
fournit sur une base régulière les résultats des évaluations pratiques à la Section des semences;
fournit sur demande des commentaires verbaux aux candidats concernant leurs points faibles à la suite d'une évaluation pratique;
fournit annuellement à l'ACPS la liste des inspecteurs-chefs pour chaque district.

5.2 Aperçu de la formation et de l'évaluation des inspecteurs de cultures

5.2.1 Formation et évaluation des inspecteurs de cultures niveaux de base et intermédiaire

Formation	Certification
De base	Inspection du terrain d'espèces communément cultivées produisant des cultures Certifiées ou Enregistrées
Formation ou orientation
Travaille avec l'inspecteur à développer des compétences – cultures et variétés de niveaux de difficulté simple à modéré incluant le maïs à pollinisation libre
Étudie des questions d'ordre administratif associées à l'inspection des cultures
Accompagne l'inspecteur intermédiaire pour l'inspection de cultures de niveau de difficulté modérée
Inspection du terrain d'espèces communément cultivées produisant des cultures Certifiées ou Enregistrées
Intermédiaire	Inspection de cultures Certifiées et Enregistrées de niveau de difficulté modéré, dont le maïs hybride, la luzerne hybride, le chanvre industriel et le haricot de grande culture
Programme de mise à jour/révision
Inspection de cultures Certifiées et Enregistrées de niveau de difficulté modéré incluant le maïs hybride
Accompagne l'inspecteur avancé pour l'inspection de parcelles ou de cultures de nouvelles espèces	Inspection visant l'utilisation du terrain Inspection en vue de recertification de cultures
Formation sur la préservation de l'identité, la recertification, et l'utilisation du terrain
Introduction à la biotechnologie et à la biosécurité végétales
Développement des compétences d'identification, par ex. variétés d'espèces ultérieurement inspectées comportant une identification plus délicate
Inspection de cultures de semences Fondation d'espèces communément cultivées	Inspection de cultures de semences Fondation d'espèces communément cultivées
Inspection de parcelles de sélectionneur, Select, Fondation et de probation	Inspection de parcelles

5.2.2 Formation et évaluation des inspecteurs de cultures

La certification de niveau avancé se divise en trois spécialités :

Chanvre industriel - inspection de cultures et la prise d'échantillons pour Santé Canada
Biosécurité végétale - inspections des sites d'essai en conditions confinées de végétaux à caractères nouveaux de l'année en cours et des années pendant lesquelles les sites d'essai sont soumis à des restrictions de l'usage du sol.
Surveillance d'inspecteur agréé – surveillance des inspecteurs agréés.

Dans tous les cas, la réussite de la certification au niveau intermédiaire est un prérequis à l'inscription au niveau avancé. La certification des inspecteurs n'est nécessaire que pour l'exécution de tâches prescrites.

6.0 EXIGENCES DE CERTIFICATION

Les membres de l'équipe d'origine pour la certification et du développement sont certifiés au niveau avancé et jugés compétents pour effectuer les évaluations pratiques. Futures membres seront évalués selon le cas.

Les activités de formation et d'évaluation sont coordonnées par le spécialiste du Réseau des programmes concerné en collaboration avec l'agent de formation du Centre opérationnel.

Les évaluations mesurent les connaissances et les aptitudes pratiques en inspection des cultures de semences généalogiques et des activités connexes. Ces évaluations ne comprennent pas d'éléments extérieurs au processus de certification comme la santé et la sécurité au travail. Elles se basent sur les objectifs de rendement établis en ce qui concerne les compétences techniques des inspecteurs de cultures (annexes I-III). Les évaluations peuvent être faites ensemble ou non. Habituellement, l'évaluation écrite est faite en premier.

6.1 Évaluation écrite

Les évaluations écrites pour les inspecteurs officiels des cultures portent sur la théorie et quelques aspects pratiques des compétences faisant l'objet du niveau de certification concerné.

Les évaluations écrites se font à livre ouvert et évaluent la compréhension, l'application et le rappel des connaissances. Un candidat obtenant une note d'au moins 80 % répond aux exigences.

Les examens écrits sont évalués par les spécialistes du réseau des programmes. Ces évaluations peuvent être réalisés dans le cadre d'un programme officiel de formation ou indépendamment suite à l'étude de la documentation du cours.

Durant l'évaluation écrite, le candidat a le droit de consulter les documents normalement utilisés par un inspecteur de cultures de semences dans l'exercice de ses fonctions (annexe V). Toutes les questions sont basées sur ces documents. Durant cette évaluation, les candidats ne peuvent communiquer avec d'autres personnes ou entre eux à l'exception du surveillant.

La Section des semences et le Bureau de la biosécurité végétale élaborent et conservent les évaluations écrites qui sont approuvées par le gestionnaire national de la Section des semences et du Bureau de la biosécurité végétale. Les exemples de questions sur l'échantillonnage se trouvent à l'annexe VI Exemples de questions pour l'évaluation écrite.

La Section des semences et le Bureau de la biosécurité végétale assurent le suivi administratif des évaluations écrites et mettent sur pied une méthode pour recevoir des commentaires et apporte des améliorations au besoin. La banque de questions d'évaluation est mise à jour lorsque des modifications sont apportées aux documents relatifs à l'inspection des cultures, ou aux politiques et procédures du programme d'inspection des semences. La Section des semences et le Bureau de la biosécurité végétale documentent les réponses atypiques et les notes attribuées afin d'assurer l'uniformité des évaluations au fil du temps. La note des évaluations n'est pas soumise aux particularités de formation régionale.

Les évaluations écrites doivent être surveillées par le spécialiste du réseau régional, un évaluateur d'inspection des cultures, un superviseur des opérations ou un agent des programmes opérationnels. Le surveillant a la responsabilité de communiquer avec la Section des semences ou le Bureau de la biosécurité végétale pour les arrangements de l'évaluation écrite. Afin de garantir l'intégrité du processus de certification, le surveillant doit conserver les copies d'examens écrits en tout temps. Celles-ci ne doivent être ni copiées ni distribuées; elles peuvent être données aux candidats uniquement au lieu, au moment et à la date établie de l'évaluation. Aucun exemplaires d'évaluations écrites ne seront fournis à des fins d'étude. De plus, les surveillants doivent remplir et soumettre le Formulaire d'attestation de surveillance (annexe VIII).

Le surveillant est responsable de trouver un endroit suffisamment éclairé et exempt de distractions pour l'évaluation écrite. Il doit réviser les documents énumérés dans l'annexe V et s'assurer que se sont les seuls auxquels le candidat aura à se référer durant l'évaluation.

Si le surveillant n'est pas le spécialiste du Réseau des programmes, il doit lui transmettre immédiatement les examens une fois qu'ils sont terminés en vue de leur évaluation. Ils doivent être transmis de manière sûre, par exemple, par courrier.

Les candidats qui passent l'évaluation écrite de niveau de base et intermédiaire en dehors de la saison d'inspection des cultures sans avoir fait l'évaluation pratique, seront informés de leurs résultats par la Section des semences seulement en cas d'échec. Sinon, ceux-ci seront informés par la Section des semences de leur note finale une fois l'évaluation écrite et l'évaluation pratique seront terminées.

6.2 Évaluation pratique

Les évaluations pratiques peuvent être passées en conjonction avec un programme officiel de formation ou indépendamment. Il est fortement recommandé que les candidats n'ayant aucune expérience en inspection des cultures reçoivent une formation pratique avec l'aide d'un mentor avant de passer l'évaluation pratique.

L'évaluation pratique sera administrée par un membre de l'équipe de développement du programme de certification, ou par un inspecteur certifié qui a assisté à trois évaluations pratiques du niveau concerné.

Les évaluations pratiques comportant l'inspection de cultures sont dirigées par le ou les évaluateurs, qui accompagnent les candidats individuellement. La culture d'une espèce représentative d'une région est attribuée aux candidats. La culture est préalablement choisi par l'évaluateur, qui la juge adéquate comme moyen d'évaluation au niveau concerné. La culture ne doit pas être choisi au hasard. Dans la mesure du possible, les candidats d'un même niveau de certification doivent se voir attribuer des cultures de niveau de difficulté similaire.

Les candidats ne doivent pas se communiquer entre eux des renseignements sur l'inspection. Aucune questions ne doivent être posées aux évaluateurs durant l'examen, à l'exception de la demande de précisions.

Les candidats sont observés directement par les évaluateurs et sont évalués selon les actions posées lors de l'inspection de la culture, tant sur la conduite de l'inspection que sur la qualité du rapport d'inspection de la culture. Les candidats peuvent consulter tous les documents écrits normalement utilisés par les inspecteurs durant une inspection de culture. L'évaluateur fournit au candidat une description de la variété inspectée avec la demande d'inspection et les cartes pertinentes.

L'évaluation pratique ne se termine pas avec l'observation d'une non-conformité critique. Une évaluation complète doit toucher tous les aspects et permettre une formation de recyclage appropriée. Tous les aspects de l'évaluation pratique utilisant les instructions fournies doivent être touchés. Sinon, le candidat devra repasser l'évaluation.

Les évaluations pratiques comportant des jeux de rôle sont administrées par deux évaluateurs, un qui participe et l'autre qui observe.

L'évaluation utilise un système négatif de notation. Le candidat débute l'évaluation avec une note de 100 %. Des points sont enlevés pour les non-conformités. Le candidat perd des fractions de points pour les activités partiellement incorrectes. La classification des non-conformités doit être cohérente avec celle utilisée durant la période de surveillance (annexe IV). L'évaluation prend en compte les compétences techniques de base. Des points sont enlevés pour les réponses incorrectes ou incomplètes, ou pour un usage inapproprié de procédures, d'équipement, etc. Le candidat doit obtenir une note d'au moins 80 % pour répondre aux normes. Les candidats ne seront pas informés du système de notation au cours de l'évaluation pratique (Annexe VII).

Les résultats d'évaluation sont transmis au chef du Bureau de la conception et de l'exécution du programme des semences, Section des semences.

6.3 Communication des résultats d'évaluation

À la suite de l'évaluation pratique, l'évaluateur d'inspection des cultures fournit des commentaires verbaux seulement sur les points faibles. Le candidat n'aura pas d'information pour savoir s'il a satisfait aux normes. Pour toutes les certifications sauf celles du domaine de la biosécurité végétale, la Section des semences informe les candidats, par écrit, des notes obtenues dès que les évaluations (écrite et pratique) sont terminées. Si les candidats passent l'examen écrit en dehors de la saison d'inspection des cultures, sans avoir passé l'examen pratique, ceux-ci seront avisés de leurs résultats par la Section des semences seulement s'ils ont réussi. Le Bureau de la biosécurité végétale communique avec eux pour ce qui est du domaine de la biosécurité végétale. Commentaires sur les points faibles aux examens écrits et pratiques:

ne seront pas fournis aux candidats ayant obtenu une note de 95 % ou plus;
ne seront fournis que sur demande et par écrit aux candidats qui ont obtenu une note entre 80 et 94 %;
seront fournis dans le cas où le candidat ne répond pas aux normes;
seront fournis par le gestionnaire national, Section des semences/Bureau de la biosécurité végétale.

Les gestionnaires ou les superviseurs d'inspection et les agents de formation seront informés du résultat des candidats à savoir s'ils répondent ou non aux normes. Si un candidat n'y répond pas, le gestionnaire ou le superviseur d'inspection fera en sorte qu'il reçoive de la formation supplémentaire au moment opportun.

Les résultats d'évaluation sont des renseignements confidentiels. La distribution de l'information concernant les évaluations est assujettie aux directives de confidentialité de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6.4 Réévaluation des examens

Les candidats qui obtiennent une note de 85 % ou moins peuvent faire une demande écrite de révision de l'évaluation. Cela peut entraîner une hausse ou une baisse de leur note.

6.5 Réévaluation

Un candidat qui échoue aura besoin de formation. Le candidat peut repasser l'évaluation écrite ou pratique, s'il en fait la demande, sous réserve de la disponibilité des surveillants ou des évaluateurs.

Les candidats qui échouent à l'examen écrit, que ce soit au niveau de base, intermédiaire ou avancé, doivent refaire toute l'évaluation.

Les candidats qui échouent à l'examen pratique au niveau de base devront refaire toute l'évaluation. Pour le chanvre industriel, le candidat qui échoue aux niveaux intermédiaire et avancé devra seulement reprendre la partie de l'évaluation pratique où il n'a pas satisfait aux normes. Par exemple, si le candidat a échoué la partie d'inspection de parcelles de l'examen pratique du niveau intermédiaire, mais a réussi celles du jeu de rôles et de l'utilisation du sol, le candidat devra être réévalué uniquement pour l'évaluation sur le terrain.

7.0 CERTIFICATION

Les examens écrits et pratiques d'un niveau donné doivent être réussis dès la fin de la saison d'inspection des cultures suivant celle où l'évaluation a débuté. Par exemple, si un candidat a entrepris la formation de niveau de base et passé l'examen écrit en février 2008, il a jusqu'à la fin de la saison d'inspection des cultures de 2009 pour passer avec succès l'examen pratique de niveau de base.

Un candidat peut être évalué à plus d'un niveau dans une même année. Toutefois, un inspecteur doit satisfaire aux normes du niveau de base avant d'être certifié à un niveau supérieur.

Dès que les évaluations écrites et pratiques sont passées avec succès pour l'inspection des cultures, le chef du Bureau de la conception et de l'exécution du programme des semences, Section des semences:

attribue un numéro à l'inspecteur le cas échéant;
informe le candidat et le gestionnaire ou le superviseur ainsi que l'agent de formation du Centre opérationnel à propos de la certification de l'inspecteur ;
entre le nom de l'inspecteur, son numéro et son niveau de certification dans la liste des inspecteurs de cultures;
informe l'association canadienne des producteurs de semences de la certification et de son niveau.
délivre un certificat d'inspecteur des cultures (annexe IX).

Afin de pouvoir effectuer les inspections de chanvre industriel pour Santé Canada, l'inspecteur doit aussi être désigné par Santé Canada, en vertu de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances.

8.0 SURVEILLANCE DES INSPECTEURS DE CULTURES

Le suivi continue de la conformité des normes est un aspect crucial des systèmes qualité.

Comprend les évaluations suivantes:

détecter à temps les non-conformités;
fournir des commentaires à l'inspecteur;
donner des éclaircissements de perfectionnement;
remédier aux problèmes de rendement.

La classification des non-conformités permet une interprétation cohérente à l'échelle nationale ainsi qu'une réponse rapide en vue d'actions à la fois équitables et cohérentes. Cette section fournit de l'information sur les activités correctives selon un système qualité ISO. L'annexe X fournit des exemples qui peut être utilisé pour le suivi annuel des inspecteurs de cultures. L'annexe XI fournit un dossier du suivi pour les membres du personnel, ce dossier montre comment consigner la fréquence du suivi pour l'année suivante.

8.1 Surveillance des inspecteurs de cultures de niveau de base

Lors de la première saison d'inspection des cultures, l'inspecteur-chef:

révise les rapports d'inspection des cultures soumis par l'inspecteur;
organise des visites du terrain visant l'inspection d'espèces que l'inspecteur n'a encore jamais examinées.

Si moins de cinq non-conformités mineures et aucune majeure ou critique durant la première visite du terrain suivant la certification, le suivi sera:

2 à 3 visites du terrain. Un suivi supplémentaire sera effectué seulement si trois non-conformités mineures ou plus, ou si des non-conformités majeures ou critiques sont constatées durant la première visite d'inspection des sites essai du terrain;
10 % des rapports d'inspection de cultures de semences seront révisés.

8.2 Surveillance des inspecteurs de cultures de niveau intermédiaire

Lors de la première visite sur le terrain, l'inspecteur-chef:

révise tous les rapports d'inspection de cultures de semences concernant les cultures et les parcelles Fondation ainsi que les cultures et variétés de difficulté modérée;
révise 10 % des rapports d'inspection de cultures de semences se rattachant aux activités de niveau de base;
dirige un minimum de trois et un maximum de six visites d'inspection du terrain, dont au moins une de chacun des types suivants : cultures Fondation, parcelles d'utilisation du sol, de cultures et variétés de difficulté modérée et, le cas échéant, de recertification. Des visites supplémentaires sur le terrain seront effectuées uniquement si trois non-conformités mineures ou plus, ou des non- conformités majeures ou critiques sont constatées à la visite initiale du terrain.

Si moins de quatre non-conformités mineures et aucune non-conformité majeure ou mineure durant la première saison de visite du terrain suivant la certification de niveau intermédiaire, le suivi sera:

révision de 10 % des rapports d'inspection de cultures de semences portant sur des activités de niveau intermédiaire;
2 à 3 visites sur le terrain portant sur des activités de niveau intermédiaire. Un suivi supplémentaire sera effectué, uniquement si trois non-conformités mineures ou plus, ou des non-conformités majeures ou critiques sont constatées durant la visite initiale d'essai sur le terrain.

Si les saisons d'emploi sont intermittentes, la surveillance de l'inspecteur sera faite la première année où il est réembauché au même niveau qu'à la première année de certification intermédiaire.

8.3 Surveillance des inspecteurs de cultures de niveau avancé

Le Bureau de la biosécurité végétale révisera tous les rapports d'inspection concernant son domaine d'activités soumis par l'inspecteur. Lors d'information manquante dans les rapports, ou incorrecte, ou présentée de manière incohérente, les rapports seront classés non-conformes selon l'annexe IV. Un formulaire de demande d'action corrective sera rempli et l'inspecteur ou le superviseur d'inspection sera avisé. Si le Bureau de la biosécurité végétale constate un besoin de suivi supplémentaire, des visites sur le terrain seront effectuées par le spécialiste du réseau des programmes.

En ce qui a trait au suivi des activités liées au chanvre industriel et à l'échantillonnage pour Santé Canada, le ministère révisera tous les rapports d'inspection soumis par l'inspecteur. Lors d'information manquante dans les rapports, ou incorrecte, ou présentée de manière incohérente, les rapports seront classés non-conformes selon l'annexe IV. Un formulaire de demande d'action corrective sera remplie et l'inspecteur ou le superviseur d'inspection sera avisé. Un exemplaire est envoyé au Bureau de la conception et de l'exécution du programme des semences.

Le Bureau des drogues et substances contrôlées notera et communiquera annuellement avec l'agent de liaison national pour le chanvre industriel de la Section des semences, le nombre et les types de problèmes concernant les rapports d'inspection de cultures de chanvre industriel. Un rapport sommaire est transmis à l'inspecteur-chef par l'entremise du spécialiste du réseau des programmes. Si Santé Canada constate un besoin de suivi supplémentaire, celui-ci sera réalisé par le spécialiste du réseau des programmes.

Pour les activités de niveaux de base et intermédiaire réalisées par un inspecteur de niveau avancé, 10 % des rapports doivent être révisés par l'agent du programme des semences régional. Dans les régions qui n'en ont pas, les rapports sont reçus par une ou des personnes désignées par la région, et dont au moins une est agréée au niveau avancé, dans cette région, pour donner des conseils techniques.

Si, au cours du suivi, aucune non-conformité n'est constatée pour les activités de niveaux de base et intermédiaire, aucun autre suivi ne sera entrepris au cours des deux années civiles suivantes. Le suivi est réalisé selon le mode décrit au-dessus pour le niveau avancé.

8.4 Révision des rapports d'inspection de cultures de semences par l'ACPS

Si l'ACPS constate la présente d'information manquante dans les rapports, ou incorrecte, ou présentée de manière incohérente, les rapports seront classés non- conformes selon l'annexe IV. Un formulaire de demande d'action corrective sera remplie et l'inspecteur ou le superviseur d'inspection sera avisé. Ce dernier détermine si l'omission ou l'erreur est une non-conformité et, si oui, sera classée comme telle.

L'ACPS notera et communiquera annuellement au gestionnaire national de la Section des semences, le nombre et les types de problèmes liés aux rapports d'inspection de récoltes de semence. Un rapport sommaire est transmis à l'inspecteur-chef par l'entremise du spécialiste du réseau des programmes.

8.5 Classification des non-conformités

Toute non-conformité décelée par l'inspecteur-chef de l'Association canadienne des producteurs de semences, ou le Bureau de la biosécurité végétale ou le Bureau des substances contrôlées, est classée conformément à l'annexe IV.

8.5.1 Si des non-conformités mineures et différentes sont détectées :

par l'inspecteur-chef, à l'intérieur d'une seule saison d'inspection;
par l'Association canadienne des producteurs de semences, ou le Bureau des substances contrôlées ou le Bureau de la biosécurité végétale pendant une saison d'inspection;

plusieurs non-conformités mineures sont classées comme une non-conformité majeure selon le barème suivant :

Non-conformité majeure de base 5

Non-conformité majeure intermédiaire 4

Non-conformité majeure avancée 3

Si les mêmes non-conformités mineures ont été décelées à de nombreuses occasions :

par l'inspecteur-chef, pendant la saison d'inspection actuelle ou au cours des deux saisons d'inspection précédentes;
par l'Association canadienne des producteurs de semences, ou le Bureau des substances contrôlées ou le Bureau de la biosécurité végétale pendant la saison d'inspection actuelle ou au cours des deux saisons d'inspection précédentes, elles doivent être classées comme une non-conformité majeure selon le tableau au- dessus.

Les mêmes principes s'appliquent pour faire passer une non-conformité de majeure à critique.

Une demande de mesure corrective ne peut, en aucun cas, être transmise à un inspecteur si la non-conformité découle :

de circonstances hors du contrôle de l'inspecteur;
de la nécessité d'éviter tout danger qui menace la santé et la sécurité de l'inspecteur;
suite à des directives de son superviseur.

8.6 Interventions dans les cas de non-conformité

Pour ce qui est des non-conformités mineures, l'inspecteur-chef communique verbalement avec l'inspecteur concerné le type de non-conformité et suggère des mesures correctives.

L'inspecteur-chef prend en note la date à laquelle il a communiqué avec l'inspecteur, ainsi que le type de non-conformité, et inscrit le tout dans le dossier du système qualité.

Pour une non-conformité majeure ou critique (y compris une non-conformité mineure dont le niveau de gravité a été augmenté), l'inspecteur-chef remplit un formulaire de demande d'intervention standard, discute de la demande avec l'inspecteur, puis accepte la mesure corrective. Les deux parties doivent signer la demande d'intervention. L'inspecteur-chef conserve le document dans le dossier du système de qualité. En présence d'une non-conformité critique, la certification de l'inspecteur est considérée comme étant suspendue jusqu'à ce que des mesures correctives aient été apportées et qu'elles aient fait l'objet d'une vérification. L'inspecteur-chef transmet à la Section des semences ses recommandations concernant la suspension sur une base régulière.

L'inspecteur doit apporter les mesures correctives ou procéder à leur mise en œuvre, selon le temps de réponse alloué. Les mesures correctives doivent faire l'objet d'une vérification avant la date limite pour s'assurer que les normes de rendement sont respectées. Le temps de réponse maximal pouvant être alloué et le délai maximal pour la résolution doivent être définis pour chacune des demandes d'intervention, en fonction du tableau ci-dessous :

Type de non-conformité	Temps de réponse maximal	Délai maximal pour la résolution
Non-conformité mineure	10 jours*	60 jours
Non-conformité majeure	4 jours	30 jours
Non-conformité critique	1 jours	5 jours

* Jours civils

Si l'inspecteur-chef n'est pas le superviseur de l'inspecteur agréé, il transmet au superviseur les informations détaillées sur la non-conformité. Le superviseur est responsable de communiquer avec l'inspecteur en question quant à la conservation et la mise à jour de tous les dossiers du système de qualité, ainsi que du suivi des mesures correctives.

Si les mesures correctives ne sont pas mises en œuvre et non vérifiées avant la date limite maximale, les non-conformités mineures passeront à un niveau supérieur de gravité. À défaut de régler une non-conformité critique dans les délais prévus, une recommandation sera émise en vue de suspendre la certification.

9.0 SUSPENSION OU ANNULATION DE LA CERTIFICATION

La suspension ou l'annulation de la certification suite à une non-conformité liée à une compétence au niveau avancé se traduit par une suspension ou une annulation de la certification spécialisée de niveau avancé. Toutefois, la certification de niveau intermédiaire sera conservée ainsi que toute autre certification spécialisée de niveau avancé mentionnées dans la présente PSQ.

La suspension ou l'annulation de la certification suite à une non-conformité visant une compétence de niveau intermédiaire se traduit par la suspension ou l'annulation de la certification de niveau intermédiaire et, s'il y a lieu, de toute certification de niveau avancé. Toutefois la certification de base sera conservée.

La suspension ou l'annulation de la certification à la suite d'une non-conformité liée à une compétence de niveau de base, se traduira par la suspension ou l'annulation de la certification à titre d'inspecteur officiel des cultures.

La suspension ou l'annulation de la certification ne doit pas être recommandée si la prise de mesures correctives ou la vérification de telles mesures était hors du contrôle de l'inspecteur.

La certification d'un inspecteur officiel des cultures est suspendue lorsqu'une non-conformité critique est décelée au cours de l'examen des rapports d'inspection des cultures de semences; ou lors de l'examen de tout autre rapport d'inspection des cultures de semences; ou lors d'une visite effectuée sur le terrain et que les mesures correctives ne sont pas respectées dans les délais alloués. La certification est également suspendue si un inspecteur quitte son emploi à l'ACIA. Ce type de décision sera pris à chaque 30 mars.

La certification d'un inspecteur de cultures de semences sera annulée si :

un inspecteur n'a plus les capacités physiques pour assumer les fonctions du poste;
la certification a été suspendue pour une période de deux ans et aucune mesure corrective n'a été prise;
l'inspecteur fournit de faux renseignements ou des renseignements erronés dans son rapport d'inspection de cultures de semences;
l'inspecteur obtient sa certification par des moyens inadéquats;
un inspecteur fait l'objet de recommandations en vue d'une suspension pour la troisième fois en six ans;
un inspecteur n'a pas été à l'emploi de l'ACIA pour une période de deux ans.

10.0 REMISE EN VIGUEUR DE LA CERTIFICATION

Lorsqu'une certification a fait l'objet d'une suspension, elle sera remise en vigueur si l'inspecteur complète et réussit :

une formation spécialisée ou des mesures correctives; ou
une évaluation pratique.

Si la certification avait été annulée, elle sera remise en vigueur si l'inspecteur passe et réussit toutes les évaluations relatives aux annulations émises.

Dans les deux cas, la fréquence de la surveillance d'un inspecteur qui a été réintégré est la même que celle d'un inspecteur récemment agréé.

11.0 MISE EN ŒUVRE DE LA CERTIFICATION

À partir du 1^er avril 2008, les gestionnaires de l'inspection et les superviseurs assigneront uniquement les inspections de cultures de semences de niveau de base, de niveau intermédiaire, ainsi que pour les activités relatives à la biosécurité végétale de niveau avancé aux inspecteurs qui sont qualifiés pour réaliser ce type d'activité en particulier.

La surveillance des activités relatives à l'inspection des semences ne sera pas mise en œuvre dans sa totalité avant le 1^er avril 2008. Avant cette date, les activités de surveillance décrites dans cette PSQ seront réalisées uniquement par des inspecteurs titulaires de certificats à cet effet.

11.1 Dossiers et administration

Les dossiers doivent être tenus à jour pour appuyer le programme de certification des inspecteurs officiels de semences. Tous les dossiers doivent être tenus à jour conformément aux lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les dossiers suivants doivent être tenus

Formulaires de demande d'intervention : ils doivent être conservés par l'inspecteur- chef et une copie doit être transmise à l'inspecteur.

Certificats : la Section des semences doit conserver une copie du certificat de l'inspecteur.

Dossiers d'évaluation : la Section des semences et le Bureau de la biosécurité végétale doivent garder les dossiers d'évaluation dans un dossier confidentiel.

Liste des inspecteurs officiels de semences : la Section des semences doit conserver et tenir à jour la liste des inspecteurs officiels de semences. Cette liste doit être remise aux bureaux d'inspection de l'ACIA et à l'Association canadienne des producteurs de semences. Un nom peut être ajouté à la liste uniquement après que la Section des semences ait reçu la documentation requise qui indique que les normes de certification ont été respectées. Les gestionnaires de l'inspection aviseront la Section des semences de toute modification à apporter aux états de service d'un inspecteur officiel de semences dans la juridiction concernée. La Section de semences émettra un avis lorsque des changements doivent être apportés à la liste officielle.

La liste des inspecteurs officiels de semences doit contenir les renseignements ci-dessous :

le nom de l'inspecteur de semences agréé;
l'état et le niveau de la certification;
la date de certification;
la date de la plus récente mise à jour de la liste.

Dossiers de surveillance : les rapports annuels de surveillance qui indiquent le niveau de surveillance, le nombre et le classement des non-conformités doivent être conservés par l'agent de programme régional des semences ou par une personne désignée et ceux-ci doivent être gardés dans un dossier confidentiel.

Base de données des inspecteurs officiels de semences : La Section des semences doit mettre à jour la base de données des inspecteurs officiels de semences qui contient les renseignements énumérés ci-dessous :

le nom de l'inspecteur officiel de semences;
morning
le numéro de l'inspecteur;
la date de certification;
l'état de la certification;
les dates de suspension, d'annulation et de remise en vigueur;
la date à laquelle le dossier a été mis à jour.

Dossiers sur la formation : ils doivent être conservés dans le dossier par le superviseur du candidat et l'agent de formation du centre opérationnel.

Annexe 1

Non-conformité majeure de base	5
Non-conformité majeure intermédiaire	4
Non-conformité majeure avancée	3