MSQ-07 : Manuel du système de gestion de la qualité destiné aux établissements participant au Programme de conformité des établissements approuvés à l'égard de l'agrile du frêne (PCEAAF)

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Table des matières

Personne-ressource

Pour obtenir des éclaircissements ou des renseignements supplémentaires, communiquer avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments.

Révision

Cette procédure MSQ sera révisée tous les 5 ans, sauf avis contraire.

Approbation

Approuvé par :

espace
Dirigeant principal de la protection des végétaux

Registre des modifications

Numéro de la modification Modifié par Date de soumission aux fins d'approbation Résumé de la modification et nombre de page(s) modifiée(s)
1 Mireille Marcotte février 2012 Des changements ont été apportés dans tout le document pour clarifier les exigences du PCEAAF. Les établissements approuvés n'ont plus à soumettre un formulaire de demande de participation à tous les ans (voir section 4.0). La Classification des non-conformités a été ajoutée à l'annexe 3. Le Formulaire de conformité pour le transport de produits réglementés a été ajouté à l'annexe 4. Le diagramme des opérations décrivant les audits et le statut de l'établissement est maintenant disponible à l'annexe 4.
2 Isabelle Gosselin Mars 2014 Des changements ont été apportés dans tout le document pour clarifier les exigences du PCEAAF. La fréquence des audits par année a été mise à jour. L’audit de système a été enlevé. L’annexe 4 « Formulaire de conformité pour le transport de produits réglementés » a été supprimé, ainsi que toute référence au formulaire dans l’ensemble du document.

Liste de distribution

  1. Liste d'envoi de la Direction (Régions, Centres opérationnels, ERP, USDA, autres ministères fédéraux)
  2. Gouvernements provinciaux (par l'entremise des Régions)
  3. Organisations sectorielles nationales (Association des produits forestiers du Canada, Canadian Hardwood Bureau, Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'œuvre et autres représentants de l'industrie)
  4. Site Web de l'ACIA
  5. Représentants de l'industrie nord-américaine du transport
  6. Établissements participant au PCEAAF et/ou souhaitant y participer.

Introduction

Le présent Manuel du système de gestion de la qualité destiné aux établissements vient compléter la directive D-03-08 de l'ACIA, « Exigences phytosanitaires visant à prévenir l'introduction et la propagation au Canada de l'agrile du frêne, Agrilus planipennis Fairmaire ». Le présent Manuel qualité énonce les exigences que les établissements doivent respecter afin de participer au Programme de conformité des établissements approuvés à l'égard de l'agrile du frêne (PCEAAF). Le PCEAAF permet aux établissements en règle d'expédier des produits réglementés à l'extérieur des zones réglementées sans que chaque envoi fasse l'objet d'une inspection par l'ACIA et de recevoir des produits réglementés dans des zones non réglementées lors de certaines périodes de l'année à faible risque. Le PCEAAF est un programme de réduction des risques, basé sur les systèmes, qui est audité par l'ACIA. Un diagramme des opérations décrivant les audits et le statut de l'établissement pour le PCEAAF est fourni à l'annexe 4.

1.0 Portée

Le Manuel du système de gestion de la qualité destiné aux établissements participant au PCEAAF énonce les exigences à respecter dans le cadre du PCEAAF. Les établissements qui ne participent pas au PCEAAF doivent consulter la directive D-03-08 afin d'obtenir des directives réglementaires.

2.0 Références

3.0 Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire de la Division de la protection des végétaux ou dans le Glossaire des termes phytosanitaires de la Convention internationale pour la protection des végétaux (CIPV) (NIMP 5) disponible au lien suivant http://www.ippc.int/fr/.

4.0 Inscription au PCEAAF

Pour faire une demande de participation au PCEAAF, l'établissement doit présenter un formulaire de demande de participation dûment rempli (voir l'annexe 1) ainsi qu'une copie de son Manuel du système de gestion de la qualité (ci-après appelé le Manuel qualité) au bureau de l'ACIA de sa région, aux fins d'examen et d'approbation. Pour connaître les coordonnées des bureaux régionaux de l'ACIA, consulter le site Web.

Une fois que l'inscription de l'établissement au PCEAAF approuvé, l'ACIA délivrera à l'établissement un numéro d'inscription.

Une fois approuvé, l'établissement doit maintenir une copie à jour de son Manuel qualité et la rendre disponible à l'ACIA immédiatement sur demande.

5.0 PCEAAF Manuel du système de gestion de la qualité

Le Manuel qualité doit énoncer les procédures ainsi que les procédés mis en œuvre par l'établissement afin de réduire les risques phytosanitaires de propagation de l'agrile du frêne liés au transport des produits réglementés.

Le Manuel qualité doit comprendre tous les éléments des activités d'exploitation de l'établissement qui sont liés à la réduction des risques posés par l'agrile du frêne. Les détails de ces exigences sont décrits ci-dessous.

Un système de gestion de la qualité qui respecte les lignes directrices de l'Organisation internationale de normalisation, ou un système de gestion similaire, modifié de manière à comprendre les éléments requis par le PCEAAF, peut également servir de Manuel.

5.1 Exigences générales

5.1.1 Identification de l'établissement

Le Manuel qualité doit fournir le nom, l'adresse et les coordonnées de la personne-ressource de tous les établissements où les produits de frêne réglementés seront reçus et transformés.

5.1.2 Présentation du Manuel qualité

Le Manuel qualité peut comprendre, à la discrétion de l'ACIA, une table des matières afin d'en améliorer la présentation.

5.1.3 Modifications au Manuel qualité

L'établissement doit posséder un exemplaire du Manuel qualité à jour, approuvé par l'ACIA et portant le numéro de version qui lui a été attribué ainsi que la date de révision. Les modifications subséquentes au Manuel qualité doivent porter un nouveau numéro de version qui remplacera les versions précédentes. De plus, lorsque le Manuel qualité est modifié, la nouvelle version doit être envoyée à l'ACIA aux fins d'approbation avant d'être mise en œuvre. Lorsque des mises à jour répétées sont requises, un registre des modifications doit être tenu afin de consigner tous les changements. Un exemplaire du registre des modifications doit accompagner le Manuel qualité. Les employés de l'établissement doivent être informés des changements de procédure et des modifications apportés au Manuel qualité une fois qu'ils ont été approuvés par l'ACIA.

5.2 Administration

5.2.1 Responsable de la certification

Le nom du responsable de la certification (RC) et de son remplaçant doivent être indiqué dans le Manuel qualité. Le RC est la personne-ressource officielle qui communiquera avec l'ACIA et qui est chargée d'élaborer le Manuel qualité, d'autoriser les modifications au Manuel qualité et les mises à jour de ce dernier, de former les employés à qui ont été assignés un rôle et des responsabilités dans le cadre du PCEAAF et de mener des audits internes facultatifs. Il incombe également au RC de rencontrer l'ACIA et de désigner des employés qui accompagneront et aideront l'ACIA pendant les audits. Le RC et son remplaçant doivent posséder les connaissances requises en matière d'identification des essences de bois. Ces connaissances peuvent être acquises avec l'expérience ou la formation et doivent être décrites dans le Manuel qualité (par exemple, nombre d'années d'expérience, cours suivis,etc).

5.2.2 Responsabilités du personnel

Le Manuel qualité doit indiquer quels employés sont chargés de s'assurer que l'établissement respecte les obligations du PCEAAF. Les fonctions des employés ainsi qu'une description de leurs responsabilités dans le PCEAAF doivent être indiquées.

5.3 Formation du personnel

Le Manuel qualité doit décrire les procédures de formation du personnel responsable des mesures visant à réduire la propagation de l'agrile du frêne conformément au PCEAAF. Ces procédures comprennent les éléments de formation spécifiques et les intervalles entre les séances de formation. Le registre de formation doit indiquer le nom des employés ayant reçu une formation. Une copie du registre de formation doit être jointe au Manuel qualité.

Des renseignements permettant de reconnaître les signes et les symptômes d'une infestation par l'agrile du frêne ainsi qu'une copie du Manuel qualité de l'établissement et de la directive D-03-08 doivent être mis à la disposition du personnel de l'établissement qui contribue au respect des exigences du PCEAAF.

5.4 Points de contrôle phytosanitaire

Les points de contrôle phytosanitaires sont des points de jonction critiques où les produits réglementés doivent être transformés conformément au PCEAAF et à la directive D-03-08 afin de réduire la propagation de l'agrile du frêne. Ces points peuvent comprendre les étapes où les produits réglementés sont reçus, séparés, transformés ou transportés.

Les établissements sont encouragés à effectuer des inspections internes des points de contrôle phytosanitaire (p. ex., l'inspection du bois d'œuvre pour s'assurer que toute l'écorce et les flaches ont été enlevées). Si l'établissement effectue des inspections internes, le Manuel qualité doit identifier tous les points de contrôle phytosanitaire et énoncer de quelle manière l'établissement effectuera les inspections internes de ces points afin de s'assurer que les produits réglementés sont transformés conformément au PCEAAF. L'établissement peut élaborer un diagramme des opérations afin de déterminer ses points de contrôle. Les registres d'inspection et d'audit de ces points de contrôle devraient être tenus à jour et détaillés comme il est spécifié à la section 5.5.

Le personnel doit bien comprendre son rôle et ses responsabilités à l'égard des points de contrôle phytosanitaire.

5.4.1 Réception des produits réglementés

Le Manuel qualité doit indiquer de quelle manière l'identité des produits réglementés entrant à l'établissement est vérifiée. Les procédures peuvent comprendre la signature des documents d'expédition accompagnant les produits entrants et l'application de marques distinctives pour les chargements de produits réglementés. L'établissement doit consigner les produits réglementés entrants.

5.4.2 Séparation des produits

Les établissements situés dans des zones non réglementées doivent élaborer et documenter les procédures qui visent à garantir que les produits réglementés demeurent séparés des produits non réglementés pendant l'ensemble de la chaîne de production, depuis l'arrivée des produits à l'établissement jusqu'à la distribution ou l'élimination des débris et des sous-produits. Les méthodes de séparation peuvent comprendre des barrières physiques comme des clôtures désignant des régions identifiées avec des affiches spécifiques ou d’autres identification tel que décrit par l’établissement. Le Manuel qualité doit comprendre un plan du site indiquant l'emplacement de ces aires spécifiques.

5.4.3 Procédés de transformation

Le Manuel qualité doit indiquer les procédés de transformation utilisés pour générer des produits réglementés conformes et les procédures utilisées pour confirmer que les exigences relatives à la transformation ont été respectées. Par exemple, les procédures d'inspection visant à confirmer que les copeaux d'écorce mesurent moins de 2,5 cm dans deux (2) dimensions, les procédures d'inspection du bois d'œuvre visant à garantir que l'écorce et une épaisseur de 1,0 cm d'aubier ont été retirés et la vérification des registres de charge servant à garantir que le traitement thermique a été effectué conformément aux programmes de traitement thermique prescrits. Un registre des inspections finales doit être joint au Manuel qualité.

Les méthodes de traitement visant à générer des produits conformes sont décrites à l'annexe 6 de la directive D-03-08.

5.4.4 Traçabilité des produits réglementés

Les établissements dans les zones non-réglementées peuvent devoir montrer l'origine du bois d'œuvre pour les exigences de certification à l'exportation de certains pays. Pour ces situations spécifiques, il est nécessaire que des procédures soient mises en place pour permettre la confirmation de l'origine. L’ACIA peut refuser d'émettre un certificat phytosanitaire si l'origine ne peut être confirmée.

5.4.5 Autres activités de contrôle

Le Manuel qualité doit indiquer les autres activités de contrôle mises en œuvre par l'établissement qui peuvent avoir des répercussions sur l'intégrité du PCEAAF.

5.5 Registres et documents

Les établissements sont tenus de conserver des registres qui consignent toutes les activités liées au PCEAAF pendant au moins trois (3) ans. Les exemples de ces registres comprennent les documents d'expédition des produits entrants (exigence seulement pour les approvisionnements de frênes venant d'une zone réglementée), les certificats de circulation, les journaux de bord, les registres d'inspection des produits réglementés entrant à un établissement dans une zone non réglementée, les registres de formation, les registres de vente de produits réglementé, les rapports d'audits et les mesures correctives.

5.6 Liste des fournisseurs

Les établissements qui ne transforment pas davantage les produits réglementés (p. ex., des courtiers de bois de chauffage) doivent tenir une liste des fournisseurs auprès desquels ils s'approvisionnent en produits réglementés. Tout changement apporté à la liste des fournisseurs doit être signalé à l'ACIA. Les établissements qui transforment les produits réglementés doivent tenir une liste des fournisseurs auprès desquels ils s’approvisionnent en produits réglementés provenant de zones non réglementées. Communiquer avec le bureau de l'ACIA de votre région pour de plus amples détails.

5.7 Transport des produits réglementés non conformes

Les produits réglementés doivent être transportés conformément aux conditions énoncées dans la directive D-03-08, section 2 pour le transport en territoire canadien et section 3 pour les importations. Le Manuel qualité doit indiquer de quelle manière l'établissement entend se conformer aux exigences applicables au transport des produits réglementés.

Les établissements qui utilisent leurs propres véhicules pour le transport des produits réglementés non conformes doivent indiquer les procédures (p. ex., le nettoyage de la remorque après avoir déchargé les produits réglementés) utilisées pour réduire les risques de propagation de l'agrile du frêne.

5.8 Certificats de circulation

L'ACIA délivre un certificat de circulation aux établissements inscrits au PCEAAF afin de permettre le transport des produits réglementés. Le Manuel qualité doit indiquer les procédures spécifiques ainsi que le nom des employés chargés de conserver et de vérifier les certificats de circulation. Des renseignements spécifiques comme le numéro de certificat de circulation, le type de produit, la quantité, la date d'expédition et l'origine/destination de l'envoi doivent être conservés pour chaque envoi transporté aux termes du certificat de circulation. L'annexe 2 contient un modèle pour consigner ces renseignements.

Plus important encore, le Manuel qualité doit inclure la procédure expliquant quelle inspection finale est faite pour s'assurer que le chargement satisfait aux exigences du certificat de circulation (c.-à-d., Comment est-ce que l'employé responsable des certificats de circulation sait que tout le chargement est conforme?).

5.9 Traitement thermique

Les établissements non inscrits au Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC), mais qui désirent appliquer un traitement thermique afin d'obtenir des produits conformes, doivent respecter les exigences relatives au traitement approuvé par l'ACIA qui sont énoncées dans le Manuel des conditions d'opération et des lignes directrices sur le traitement à la chaleur (PI-07).

En outre, l'ACIA reconnaîtra les programmes de traitement spécifiques élaborés par un organisme d'évaluation du traitement thermique reconnu par l'ACIA. Une liste des organismes d'évaluation du traitement thermique reconnus par l'ACIA sur le site web.

Dans tous les cas, le Manuel qualité doit préciser les caractéristiques du séchoir, notamment ses dimensions, la circulation de l'air et l'emplacement de toutes les sondes. Un exemplaire du registre des charges indiquant les calculs effectués afin de confirmer que les exigences du traitement thermique ont été respectées doivent également être inclus dans le Manuel qualité.

5.10 Non-conformité de l'établissement

L'établissement doit préciser un système interne visant à corriger et à consigner les non conformités.

Le registre des non-conformités doit comprendre l'information suivante :

  • Description du cas de non conformité
  • Date de survenue
  • Noms des employés visés
  • CMesures correctives appliquées
  • Signature attestant l'approbation par le responsable de la certification

Des exemples de non-conformités sont présentés à l'annexe 3.

Le Manuel qualité doit comprendre un exemplaire du registre des non-conformités de l'établissement. L'ACIA doit être avisée dans les 24 heures suivant l'observation d'une non-conformité qui influe sur la capacité de l'établissement à respecter les exigences du PCEAAF.

5.11 Nettoyage et élimination des sous-produits

Les établissements situés dans des zones non réglementées doivent préciser que la transformation, le traitement, le nettoyage et l'élimination des produits réglementés seront terminés au plus tard le 31 mars (fin de la période à faible risque). Les procédures à suivre pour communiquer avec l'ACIA une fois le nettoyage terminé doivent être énoncées dans le Manuel qualité. Les activités de nettoyage et d'élimination doivent être vérifiées par l'ACIA.

5.12 Avis de déclaration des ravageurs

Les employés de l'établissement pourraient observer la présence d'agriles du frêne vivants ou de signes de dommages causés par ce ravageur pendant la transformation des produits réglementés. Tous les établissements doivent indiquer clairement dans leur Manuel qualité qu'ils s'engagent à signaler immédiatement à l'ACIA l'observation de tout stade vital de l'insecte ou de tout signe de sa présence sur des produits réglementés provenant d'une zone non réglementée.

5.13 Audits internes

Les établissements sont encouragés à mener des audits internes de façon systématique. Les audits internes sont des contrôles internes visant à vérifier que toutes les procédures sont effectuées telles que décrites dans le Manuel qualité de l'établissement. Les audits internes devraient comprendre un audit de tous les points de contrôle phytosanitaire critiques et devraient être consignés dans un registre. Si des audits internes sont menés, une copie du registre d'audits internes doit être incluse dans le manuel qualité.

Le registre d'audits internes doit être mis à la disposition de l'ACIA lors des audits.

6.0 Transport de bois de chauffage en territoire canadien

Des certificats de circulation sont requis pour le transport de planches de frêne et de bois de chauffage à l'extérieur d'une zone réglementée. Des certificats de circulation peuvent être émis seulement aux établissements sous le PCEAAF. Les procédures de l'établissement doivent inclure comment le frêne est séparé et exclu des autres genres d'arbres.

Le transport en territoire canadien de bois de chauffage à l'intérieur d'une zone réglementée n'est pas restreint.

7.0 Audits et examens

Un diagramme décrivant les audits et le statut de l’établissement est fourni à l’annexe 4.

7.1 Examen du Manuel qualité

Avant de procéder à l'inscription, l'ACIA examine le Manuel qualité pour s'assurer que tous les éléments prescrits dans la D-03-08 et à la section 5 de ce document soient satisfaite.

7.2 Audit d'évaluation

L'audit d'évaluation est un examen systémique que l'ACIA effectue afin de vérifier que l'établissement est en mesure de satisfaire aux exigences du PCEAAF comme il est mentionné dans le Manuel qualité de l'établissement. Une fois que l'ACIA a approuvé le Manuel qualité et que l'audit d'évaluation a montré que l'établissement est en règle, celui-ci est inscrit au PCEAAF.

7.3 Audit de surveillance

Les audits de surveillance servent à vérifier de façon régulière que les procédés et les procédures décrits dans le Manuel qualité de l'établissement sont bien mis en œuvre afin d'atténuer efficacement les risques de propagation de l'agrile du frêne. La fréquence des audits est décrite dans le tableau 1.

Les établissements situés dans des zones non réglementées sont autorisés à mener des activités d'exploitation aux termes du PCEAAF pendant la période à faible risque (1er octobre au 31 mars) seulement. Pour ces établissements, l'audit de surveillance du nettoyage avant le début de la saison à haut risque visera à s'assurer que tous les produits réglementés ont été transformés/traités/éliminés selon les annexes 5 et 6 de la D-03-08. Ces audits doivent être complétés au plus tard le 31 mars. Toutefois, où les activités de nettoyage/transformation ne peuvent être complétés en raison de conditions hivernales, l'ACIA révisera chaque situation au cas par cas et ajustera la date finale de l'audit de surveillance en conséquences.

Les établissements situés dans des zones réglementées font l'objet d'audits de surveillance tout au long de l'année.

Tableau 1: Fréquence des audits

Établissement menant des activités d'exploitation aux termes du PCEAAF uniquement pendant la période à faible risque
  1ière année 2ième année et les suivantes
Audit d'évaluation (avant le 1ier octobre) 1 0
Audit de surveillance (˜ Octobre) 0 1
Audit de surveillance (˜ Janvier) 1 0
Audit de surveillance du nettoyage 1 1
(Total) (3) (2)
Établissement menant des activités d'exploitation aux termes du PCEAAF toute l'année
1ière année 2ième année et les suivantes
Audit d'évaluation 1 0
Audit de surveillance 2 2
(Total) (3) (2)

8.0 PCEAAF Non-conformité

Lorsque les audits de l'ACIA déterminent qu'un établissement inscrit au PCEAAF n'est pas conforme à son Manuel qualité, au MSQ-07 ou à la directive D-03-08, l'établissement doit mettre en œuvre des mesures correctives. L'ACIA remet à l'établissement une Demande de mesures correctives dans laquelle elle indique les détails de la non-conformité. Des exemples de non-conformités sont présentés à l'annexe 3.

9.0 Annulation, retrait volontaire et rétablissement de l'enregistrement d'un établissement

Les établissements qui ne sont pas en mesure d'appliquer les mesures correctives requises ou dont l'intégralité du système de gestion de la qualité est défaillant seront avisés par écrit par l'ACIA et verront leur participation au PCEAAF annulée immédiatement.

Les établissements dont la participation au PCEAAF a été annulée voient leurs certificats de circulation immédiatement annulés, et leur nom est retiré de la liste des établissements approuvés dans le cadre du PCEAAF de l'ACIA.

Pour que son statut d'établissement approuvé dans le cadre du PCEAAF soit rétabli, l'établissement dont la participation a été annulée doit présenter une nouvelle demande et soumettre un Manuel qualité révisé. L'audit de système doit également avoir déterminé que l'établissement est en règle. Une fois que l'établissement a démontré à l'ACIA une conformité constante aux exigences de la directive D-03-08 et du >MSQ-07, l'ACIA peut réduire la fréquence des audits.

Les établissements qui se retirent volontairement du PCEAAF doivent fournir une notification écrite à l’ACIA.

Les particuliers ou les entreprises qui ne respectent pas les dispositions de la Loi sur la protection des végétaux et son règlement d’application peuvent faire l'objet d'autres sanctions, notamment des poursuites.

Un établissement situé dans une zone non réglementée peut être inactif au cours de la saison à risque élevé et être rétabli comme établissement approuvé dans le cadre du PCEAAF pendant la période à faible risque. L'établissement doit communiquer avec le bureau de l'ACIA de sa région afin de faire une demande de rétablissement. Il est fortement recommandé que l'établissement présente une demande de rétablissement un mois avant la date de rétablissement désirée. Dans ce cas, une nouvelle demande de participation et un Manuel qualité révisé ne sont pas requis. Par contre, un audit de surveillance visant à déterminer s'il est opportun de rétablir l'enregistrement de l'établissement au PCEAAF sera mené, et cet audit comprendra l'examen du Manuel qualité ainsi que des points de contrôle phytosanitaire critiques visant à réduire le risque de propagation de l'agrile du frêne.

Annexe 1 : Demande de participation au Programme de conformité des établissements approuvés à l'égard de l'agrile du frêne

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Partie A : Renseignements sur le demandeur ou le titulaire du permis

  • Nom et adresse de l'établissement
  • Adresse de l'adresse destinataire
  • Nom de la personne-ressource/Responsable de la certification
    • Téléphone(s)
    • Courriel
    • Téléc.
  • Sources prévues (comtés, États et provinces d'où peut provenir le bois de frêne)

Partie B : Consentement de l'établissement

L'établissement doit permettre que son nom soit inclus sur la liste publique des établissements approuvés dans le cadre du PCEAAF qui sera affichée sur le site Web de l'ACIA.

Signature : espace

Part C : Déclaration

Je, espace propriétaire/mandataire autorisé de l'établissement susmentionné, déclare avoir lu et compris toutes les conditions et obligations, énoncées dans la présente, et accepte de respecter les exigences du Programme de conformité des établissements approuvés à l'égard de l'agrile du frêne.

En outre, j'ai et j'aurai la responsabilité d'exonérer et d'indemniser, à mes propres frais, Sa Majesté la Reine du chef du Canada, ses héritiers, successeurs et ayants droits ainsi que l'Agence canadienne d'inspection des aliments, ses employés ou mandataires contre tous dommages, réclamations, demandes, pertes, coûts, y compris les frais avocats-clients, dépenses, actions, poursuites ou autres procédures, intentés par quiconque, par défaut, par inadvertance ou autrement, de respecter intégralement lesdites conditions et obligations.

Nom et titre du responsable de la certification :

Signature :

Date :

Partie D : Approbation (à remplir par l'ACIA)

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Partie D : Approbation (à remplir par l'ACIA. Description ci-dessous

Description de l'Approbation

Apprové en tant que :

  • case Scierie
  • case Établissement d'elimination
  • case Producteur de bois de chauffage (au Canada seulement)
  • case Autre :

Commentaires :

Noms des auditeurs :

Approbation du Manuel qualité

Signatures :

Date :

Approbation de l'audit d'évaluation

Signatures :

Date :

Approbation finale

Nom de l'ARP de l'ACIA (responsable du PCEAAF :)

Signatures :

Date :

Nom du Spécialiste de programme du Centre opérationnel de l'ACIA (responsable du PCEAAF) :

Signatures:

Date:

Numéro d'enregistrement du PCEAAF :

Annexe 2 : PCEAAF Registre des certificats de circulation

Entrée Date Numéro du connaissement ou de la facture associée Origine Destination Autorisation (Initiales) Numéro du certificat de circulation
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Annexe 3 : Classification des non-conformités

Type de non-conformité Conséquences de la non-conformité Liste non exhaustive d'exemples possibles
MineureNotes du tableau *
Cas isolé de non-conformité n'ayant aucune répercussion directe sur l'intégrité du produit et la mesure corrective peut être mise en œuvre dans le délai fixé par l'inspecteur.
La Demande de mesures correctives (DMC) doit être mise en œuvre et approuvée par l'ACIA avant la prochaine date d'audit prévue. Sinon, la participation de l'établissement au PCEAAF pourrait être annulée.
  • Les positions à qui ont été confiées des responsabilités dans le cadre du PCEAAF ne figure pas dans le Manuel qualité.
  • Une ancienne version du Manuel qualité de l'établissement est en circulation.
  • Des pages manquent dans le Manuel qualité.
4 non-conformités mineures relevées = 1 non-conformité majeure
Type de non-conformité Conséquences de la non-conformité Liste non exhaustive d'exemples possibles
MajeureNotes du tableau *
L'intégrité du Programme peut être compromise en raison d'une non-conformité.
L'autorisation écrite pour le transport des produits réglementés peut ne pas être accordée. La Demande de mesures correctives doit être mise en œuvre et approuvée par l'ACIA dans les 10 jours ouvrables ou la participation au PCEAAF de l'établissement peut être annulée.
  • Des registres (factures, certificat de circulation) liés au PCEAAF sont manquants ou incomplets.
  • Le personnel n'a pas reçu la formation conformément au plan de formation de l'établissement.
  • Les procédures de séparation du bois (p. ex. : affiches) visant à empêcher la contamination croisée ne sont pas respectées.
  • La révision du Manuel qualité n'a pas été présentée à l'ACIA avant les changements de procédures.
  • Les registres de traitement thermique sont incomplets pour confirmer que le traitement à la chaleur à 56/30 est adéquat.
  • Les non-conformités mineures n'ont pas été corrigées.
  • Le mécanisme de l'établissement visant à prévenir les non-conformités est inefficace.
3 non-conformités majeures relevées = 1 non-conformité critique
Type de non-conformité Conséquences de la non-conformité Liste non exhaustive d'exemples possibles
CritiqueNotes du tableau *
L'intégrité au PCEAAF a été compromise, une défaillance grave s'est produite à un point de contrôle critique ou le risque de propagation de l'agrile du frêne est très élevé.
La participation de l'établissement au PCEAAF est annulée.
  • La séparation des produits de frêne conformes des produits de frêne non conformes n'a pas été respectée.
  • Du bois d'œuvre de frêne pas complètement écorcé est expédié à l'extérieur de la zone réglementée.
  • Chaque lot quittant l'établissement n'est pas accompagné d'un certificat de circulation.
  • Le nettoyage de l'établissement n'est pas complet au 31 mars de chaque année ou à une date prédéterminée avec l’ACIA.

Notes de tableau

Notes du tableau *

Selon le risque associé, toutes les non-conformités pourraient se voir attribuer une cote supérieure ou inférieure.

Retour à la référence de la note du tableau *

Annexe 4 : PCEAAF - Diagramme des opérations décrivant les audits et le statut de l'établissement

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Annexe 4 : PCEAAF - Diagramme des opérations décrivant les audits et le statut de l'établissement

Description de PCEAAF - Diagramme des opérations décrivant les audits et le statut de l'établissement

Ce diagramme est constitué de deux processus. Le premier se nomme Processus de la demande et l'autre se nomme Processus d'audit.

La première boîte du Processus de la demande se nomme L'établissement présente la demande et son Manuel. Le diagramme vous dirige à la boîte Examen du Manuel. Si les exigences ne sont pas respectées, vous êtes re-dirigé à la boîte Lacunes identifiées qui ensuite vous retourne au début du Processus de la demande à L'établissement présente la demande et son Manuel.

Si les exigences de l'Examen du Manuel sont respectées, vous êtes ensuite dirigé à la boîte Audit d'évaluation. Si les exigences ne sont pas respectées, vous êtes re-dirigé à la boîte qui se nomme Lacunes identifiées dans l'audit sont corrigées, qui ensuite vous ramène à la composante Audit d'évaluation. Par contre, si les exigences de l'Audit d'évaluation étaient respectées, le diagramme vous amène à la boîte suivante qui se nomme Établissement approuvé.

Ayant respecté toutes les exigences, le tableau vous porte au Processus d'audit du diagramme à la composante d'Audit de surveillance, Audit des systèmes et Audit de vérification de nettoyage (zones non-réglementées).

Selon le résultat de l'Audit de surveillance, Audit des systèmes et Audit de vérification de nettoyage (zones non-réglementées), vous êtes dirigé soit à la boîte Non-conformité critique, qui en suite vous amène à la boîte Annulation de l'établissement, qui en outre, vous dirige au début du Processus de la demande, à la boîte L'établissement présente la demande et son Manuel. Alternativement, si le résultat de l'Audit de surveillance, Audit des systèmes et Audit de vérification de nettoyage (zones non-réglementées) est Non-conformité majeure, vous êtes dirigé à la case Mise en œuvre de la DMC et approbation dans les 10 jours ouvrable, qui vous amène à la boîte Audit de suivi, qui à son tour vous ramène à la composante de l'Audit de surveillance, Audit des systèmes et Audit de vérification de nettoyage (zones non-réglementées). Par contre, si votre résultat de l'Audit de surveillance, Audit des systèmes et Audit de vérification de nettoyage (zones non-réglementées) est Non-conformité mineure, le diagramme vous amène à la boîte Mise en d'œuvre de la DMC et approbation avant le prochain audit, qui aussi vous dirige à la boîte Audit de suivi, qui vous ramène aussi à la composante de l'Audit de surveillance, Audit des systèmes et Audit de vérification de nettoyage (zones non-réglementées).

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