Cadre réglementaire du Programme des semences : Exigences relatives à la reconnaissance officielle des organismes de vérification de la conformité dispensant des services à l'appui des programmes de certification des semences, de certification phytosanitaire des semences et d'importation des semences

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Norme 231 du CRPS

Table des matières

Date

La version 2.0 des Exigences relatives à la reconnaissance officielle des organismes de vérification de la conformité offrant des services à l'appui des programmes de certification des semences, de certification phytosanitaire des semences et d'importation des semences est datée du 15 août 2010.

Personne-ressource

La personne-ressource pour le présent Cadre réglementaire du Programme des semences est la spécialiste principale, Bureau de la conception et exécution du program des semences, Section de semence.

Révision

Le présent Cadre réglementaire du Programme des semences fait l'objet d'un examen périodique. Les modifications nécessaires lui seront apportées pour qu'il continue de satisfaire aux exigences de l'heure.

Approbation

La présente norme relative au Cadre réglementaire du Programme des semences est approuvée par :

espace pour la signature du Directeur de la Division des grandes cultures
Directeur,
Division des grandes cultures

espace pour la date
Date

Liste de distribution

La version à jour de ce document apparaît sur le site web de l'Agence canadienne d'inspection des aliments l' (ACIA). L'original signé est conservé par le gestionnaire de la Section de semence.

Introduction

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) est l'autorité nationale en ce qui concerne le système canadien de certification des semences. La certification des semences est un processus qui garantit que les semences de différentes variétés ont été multipliées selon des règles et des mesures de contrôle strictes et que les semences ainsi obtenues sont conformes aux exigences précisées. Ces exigences comprennent les normes de pureté variétale établies par l'Association canadienne des producteurs de semences (ACPS) ainsi que les normes relatives à la pureté physique, à la germination et à la résistance aux maladies énoncées dans le Règlement sur les semences. La certification phytosanitaire des semences s'entend de la certification des semences destinées à l'exportation qui satisfont aux exigences phytosanitaires du pays importateur. Le fondement législatif à cet égard est la Loi et le Règlement sur la protection des végétaux.

Le processus de certification des semences comprend la mise en terre de semences de stocks connus, l'inspection et la certification des cultures semencières, la récolte, la transformation, l'échantillonnage, les essais, la classification et l'étiquetage des semences. Dans de nombreux programmes de certification des semences, l'échantillonnage et les essais sont effectués par des employés de l'organisme de certification. Au Canada, le personnel de l'industrie est agréé par l'ACIA pour effectuer ces activités.

La reconnaissance officielle (agrément) exige que les employés désignés de l'industrie semencière soient en mesure d'effectuer les quatre activités suivantes :

  • dé initiale des systèmes de contrôle de la qualité;
  • évaluation du personnel;
  • recommandation de l'acceptation;
  • exécution de l'audit subséquent.

Ces activités sont nécessaires pour que l'ACIA puisse agréer les établissements, renouveler leur agrément ou délivrer un permis aux exploitants, une accréditation aux laboratoires ainsi qu'un agrément aux classificateurs et échantillonneurs.

1.0 Portée

Le présent Cadre réglementaire du Programme des semences (CRPS) énonce les exigences que l'organisation et son personnel doivent respecter pour être officiellement reconnus (agréés) par l'ACIA comme habilités à offrir des services de vérification de la conformité à l'appui des programmes canadiens de certification des semences, de certification phytosanitaire et d'importation des semences.

REMARQUES

  1. La présent norme vise les organismes tiers qui offrent, en partie ou en totalité, les services de vérification suivants : détermination, évaluation, recommandation aux fins d'acceptation et audit des établissements, des laboratoires, des exploitants, des échantillonneurs et des classificateurs participant aux programmes canadiens de certification, d'importation et d'exportation des semences.
  2. Les organismes tiers de vérification de la conformité sont appelés organismes de vérification dans le présent document.
  3. La décision finale relative à l'enregistrement, à l'accréditation, à l'agrément et à la délivrance de permis revient à l'ACIA.

2.0 Références

Les publications utilisées pour la rédaction de la présente norme CRPS sont celles qui figurent dans la norme CRPS 113.

3.0 Définitions et acronymes

3.1 Définitions

Audit - Processus consistant à vérifier la conformité continue à un système qualité documenté ainsi que la conformité au Règlement sur les semences.

Détermination - Examen d'un système qualité sur lequel on se fonde partiellement pour recommander l'agrément ou l'accréditation; peut comprendre à la fois un examen des documents et une inspection des installations et des procédés.

Directeur exécutif - le chef fonctionnel de l'organisme de vérification

Établissement - Lieu qui a été agréé à titre de conditionneur agréé, d'installation d'entreposage en vrac, d'importateur autorisé ou d'exportateur autorisé.

Évaluateur des compétences - Personne accréditée par un organisme de vérification pour évaluer le niveau de connaissances et les habiletés pratiques du personnel par rapport à une norme.

Évaluateur des systèmes qualité - Personne accréditée par un organisme de vérification pour évaluer les systèmes qualité par rapport aux normes établies.

Évaluation - le processus d'évaluation de la compétence d'un individu à accomplir des tâches spécifiques à fin de les accréditer

Laboratoire - Laboratoire d'analyse des semences qui a été accrédité par l'ACIA pour effectuer des essais de semences aux fins de certification et d'importation.

Organisme de vérification - Organisme tiers impartial disposant de l'organisation, du personnel, des compétences et de l'intégrité nécessaires pour offrir des services de vérification de la conformité selon des critères précis. Les services de vérification comprennent des fonctions comme l'évaluation des compétences et des systèmes qualité, la recommandation aux fins d'acceptation et l'audit subséquent des établissements semenciers, des laboratoires d'analyse des semences, des exploitants d'établissements, des échantillonneurs de semences et des classificateurs de semences, ainsi que les essais de semences. L'organisme de vérification peut effectuer une ou plusieurs de ces tâches.

Rapport d'événement - Rapport publié aux termes de la section 5.8.9 de la présente norme et qui décrit un événement qui peut avoir des répercussions graves pour l'intégrité du programme de certification, d'importation ou d'exportation des semences.

Registraire - Le gestionnaire national de la Section des semences, Division des grandes cultures, en ce qui concerne les établissements, les exploitants, les échantillonneurs et les classificateurs; le directeur du Laboratoire de Saskatoon, en ce qui concerne les laboratoires; et le gestionnaire national de la Section des grains et des oléagineux, Division de la protection des végétaux, en ce qui concerne le programme canadien de certification phytosanitaire des semences.

3.2 Acronymes

ACIA - Agence canadienne d'inspection des aliments

ACPS - Association canadienne des producteurs de semences

CEI - Commission électrochimique internationale

CRPS - Cadre réglementaire du Programme des semences

ESA - Établissement semencier agréé

IP - Instructions particulières

ISO - Organisation internationale de normalisation

4.0 Exigences Générales

Sauf indication contraire, la norme ISO 17020 : 1998 Critères généraux pour le fonctionnement des différents types d'organismes procédant à l'inspection s'applique à l'organisme de vérification. Dans le cas du détermination des laboratoires, les dispositions pertinentes de la norme ISO/IEC Guide 58 Systèmes d'accréditation des laboratoires d'essais et d'étalonnage - Prescriptions générales pour la gestion et la reconnaissance s'appliquent.

5.0 Exigences Particulières

5.1 Exigences organisationnelles

L'organisme de vérification doit:

  1. être légalement constitué;
  2. être capable d'exercer ses activités à l'échelle du Canada dans les deux langues officielles;
  3. être responsable de ses activités de vérification;
  4. avoir des politiques et des procédures de prise de décision documentées établissant une distinction entre les activités pour lesquelles il a reçu une reconnaissance officielle et ses autres activités;
  5. ne pas offrir de consultations ou d'autres services susceptibles de nuire à l'objectivité de son processus d'accréditation et de ses décisions;
  6. être bien appuyé sur le plan financier;
  7. être libre de toute influence commerciale ou autre susceptible de nuire à son intégrité.

5.2 Engagement de l'organisme

L'organisme de vérification doit:

  1. appliquer ses procédures de fonctionnement de façon non discriminatoire;
  2. se conformer à toute la législation pertinente dont fait état la norme CRPS 113;
  3. élaborer, mettre en œuvre et mettre à la disposition du registraire des procédures de vérification, d'audit et de fonctionnement documentées, fondées sur la norme ISO 9001 Exigences des systèmes qualité - Modèle pour l'assurance de la qualité en production, installation et prestations associées, pour la prestation de tous les services, y compris les méthodes de formation de détermination, d'évaluation, d'accréditation et d'audit des évaluateurs des systèmes qualité;
  4. auditer ses activités pour vérifier qu'elles satisfont aux exigences du système qualité. Le système qualité doit aussi être examiné quant à son efficacité continue. Les audits et les examens doivent être effectués de façon systématique et régulière et être consignés ensemble avec un exposé détaillé des mesures correctives;
  5. assurer aux représentants de l'ACIA une coopération raisonnable pour les audits de l'organisme de vérification;
  6. se conformer à la présente norme et à toute autre exigence jugée nécessaire pour la prestation efficace de services à l'appui des programmes de certification des semences, de certification phytosanitaire des semences et d'importation des semences;
  7. faire valoir sa reconnaissance officielle uniquement en ce qui concerne les activités pour lesquelles il a demandé l'agrément;
  8. acquitter les frais de demande, d'évaluation des systèmes qualité et des compétences, d'audit, de surveillance et d'autres services déterminés par l'ACIA, à l'occasion, en collaboration avec l'organisme de vérification;
  9. montrer qu'il possède la capacité de communiquer efficacement avec le registraire et avec l'industrie semencière à l'échelle nationale;
  10. ne pas se servir de sa reconnaissance d'une manière qui risquerait de jeter le discrédit sur l'ACIA;
  11. préciser clairement dans tous ses contrats que ni la reconnaissance de l'organisme ni ses rapports d'inspection ne constituent ni ne supposent en aucune façon une approbation d'un produit ou d'un système par l'ACIA;
  12. veiller à ce qu'aucun rapport d'audit ou d'inspection, en tout ou en partie, ne soit utilisé par l'industrie, ni autorisé par l'industrie, à des fins promotionnelles ou publicitaires, si le registraire estime qu'un tel recours serait trompeur;
  13. tenir le personnel, les évaluateurs des systèmes qualité et les évaluateurs des compétences au courant des modifications apportées aux exigences en matière d'inspection ou de certification et aux procédures des systèmes qualité dans les dix jours ouvrables suivant leur mise en œuvre et, en collaboration avec l'ACIA, aviser l'industrie dans un délai approprié convenant aux deux parties;
  14. indiquer, en faisant référence à son agrément dans les médias (documents, dépliants, sites web, publicité, etc.), qu'il est simplement autorisé à fournir à l'ACIA des services de vérification à l'appui des programmes pour lesquels il a été agréé;
  15. si son agrément lui a été retiré, prendre des mesures garantissant qu'il n'utilisera plus son agrément et qu'il n'y fera plus référence.

5.3 Services

5.3.1

L'organisme de vérification ou son mandataire peut être reconnu pour dispenser, en tout ou en partie, les services suivants à l'appui de l'agrément des établissements semenciers, des échantillonneurs et des classificateurs, y compris les agents privés de dédouanement des semences importées, ainsi qu'à l'appui de l'accréditation des laboratoires et de la délivrance de permis aux exploitants d'établissements semenciers agréés :

  1. examiner et répondre aux demandes d'agrément des établissements semenciers, des échantillonneurs et des classificateurs, d'accréditation des laboratoires d'analyse des semences, et de délivrance de permis aux exploitants d'établissements semenciers agréés;
  2. évaluer les établissements, les laboratoires et les personnes, conformément à des protocoles sensiblement équivalents à ceux utilisés par l'ACIA et approuvés par le registraire;
  3. évaluer le niveau de connaissances et, s'il y a lieu, les habiletés pratiques des candidats qui font une demande d'agrément ou de permis;
  4. formuler des recommandations au registraire en ce qui concerne l'agrément des établissements, des échantillonneurs et des classificateurs, l'accréditation des laboratoires et la délivrance de permis aux exploitants d'établissement semenciers agréés;
  5. auditer les établissements, les laboratoires et les personnes recommandés par l'organisme de vérification qui sont agréés et accrédités par le registraire ou à qui le registraire a délivré un permis, pour confirmer leur conformité continue aux normes établies, à la Loi sur les semences ainsi qu'à la Loi sur la protection des végétaux. Afin de déterminer la conformité à la Loi et au Règlement sur les semences, l'organisme de vérification doit prélever des échantillons conformément aux procédures d'échantillonnage acceptées internationalement ;
  6. faire rapport au registraire au plus tard le 30 septembre de chaque année sur le rendement des établissements, des laboratoires et des personnes recommandés par l'organisme de vérification qui sont agréés et accrédités par le registraire ou à qui le registraire a délivré un permis durant l'année semencière précédente. La section 5.8.7 fournit de plus amples renseignements.

5.3.2

Les évaluateurs des systèmes qualité et les évaluateurs des compétences doivent être accrédités par l'organisme de vérification et satisfaire aux normes pertinentes. L'organisme de vérification doit conserver des preuves tangibles de la conformité à ces normes.

5.3.3

L'organisme de vérification ne doit pas déléguer à un autre organisme sa responsabilité en matière de recommandation des établissements, des laboratoires, des exploitants, des échantillonneurs ou des classificateurs aux fins d'agrément, d'accréditation ou de délivrance de permis.

5.4 Gestion des services

L'organisme de vérification doit:

  1. nommer une personne, peu importe son titre, qui possède les qualités et l'expérience requises dans les domaines pour lesquels l'organisme de vérification a été agréé;
  2. veiller à ce que des employés possédant les compétences techniques voulues soient disponibles et à ce que certains d'entre eux aient reçu une formation sur les pratiques et les principes de l'assurance qualité. Un ou plusieurs de ces employés doivent être nommés pour superviser l'organisme de vérification en l'absence du Directeur exécutif;
  3. s'assurer que les établissements, les laboratoires, les exploitants, les échantillonneurs, les classificateurs et les analystes savent qu'ils doivent fournir les locaux et la collaboration nécessaires pour que l'ACIA puisse vérifier la conformité aux exigences aux fins d'agrément;
  4. s'assurer que l'évaluation des employés aux fins d'agrément ou d'accréditation est effectuée conformément aux principes suivants :
    1. les évaluations pratiques (celles qui ne sont pas considérées comme des évaluations théoriques) sont surveillées et comportent un contrôle serré des documents de manière à prévenir une diffusion inappropriée du matériel d'évaluation;
    2. s'il y a lieu, les évaluations portent sur l'ensemble des espèces visées par la demande du candidat;
    3. si le candidat est insatisfait des résultats de l'évaluation, un système permet de revoir l'évaluation et d'effectuer une réévaluation (reprise);
    4. pour qu'elle soit approuvée par le registraire, une évaluation doit tester toutes les connaissances et compétences requises en fonction du rendement requis et des normes énoncées dans le Règlement sur les semences;
  5. s'assurer qu'il y a une distinction pendent les déterminations et les audits entre la porté des services pour lesquels l'organisme de vérification est accréditée sous cette norme de CRPS et autorisée à fournir et les autres activité/travaux pour lesquels l'organisme de vérification soit responsable.

5.5 Ressources humaines

5.5.1

La personne chargée de gérer et de coordonner la prestation de services de vérification particuliers doit :

  1. être qualifiée dans les disciplines requises décrites dans la section 5.5.7;
  2. avoir au moins deux (2) années d'expérience dans l'application pratique du service particulier pour lequel elle gère ou coordonne la prestation de services.

5.5.2

L'évaluateur chargé de surveiller les systèmes qualité de l'industrie qui ne satisfait pas aux exigences de la section 5.5.7 doit être directement supervisé par un évaluateur qualifié.

La proportion entre évaluateurs du système qualité non qualifiés et qualifiés ne doit pas nuire aux travaux entrepris. Les évaluateurs non qualifiés doivent être supervisés par des évaluateurs qualifiés.

5.5.3

L'évaluateur des compétences doit :

  1. avoir une année d'expérience de plus que ce qui est demandé d'un évaluateur des systèmes qualité, dans l'exécution pratique d'activités pour lesquelles il évalue les employés;
  2. posséder la formation voulue et une expérience du processus d'évaluation;
  3. avoir accès à des installations convenant à l'évaluation des connaissances et des aptitudes pratiques.

5.5.4

Tous les employés, évaluateurs des compétences et évaluateurs des systèmes qualité doivent recevoir par écrit un avis de nomination du directeur exécutif de l'organisme de vérification et connaître la portée et les limites de leurs responsabilités.

5.5.5

Les compétences, les qualités et la formation des évaluateurs des systèmes qualité et des évaluateurs des compétences doivent être consignées dans un registre faisant partie du système qualité de l'organisme de vérification.

5.5.6

L'organisme de vérification doit :

  1. établir par écrit les directives liées aux tâches et responsabilités du personnel et des évaluateurs des systèmes qualité en ce qui concerne leurs activités de vérification liées aux programmes de certification des semences, de certification phytosanitaire des semences ainsi que d'importation et d'exportation des semences;
  2. s'assurer que tous les évaluateurs des systèmes qualité et les évaluateurs des compétences satisfont aux exigences générales et aux niveaux de compétence indiqués dans la section 5.5.7;
  3. s'assurer que les évaluateurs des systèmes qualité ont reçu une trousse des méthodes à jour renfermant les directives d'audit et tous les renseignements pertinents sur les dispositions visant la vérification.

5.5.7

Exigences générales pour l'organisme de vérification - Ressources humaines

  Évaluateur des systèmes qualité ESA Évaluateur - laboratoires Directeur exécutif Évaluateur des compétences
Absence de conflit d'intérêts x x x x
Avoir suivi les programmes de formation requis x x x x
Expérience des activités d'évaluation et d'audit 1 an 1 an 2 ans 2 ans

5.5.8

Niveaux de compétence en matière de vérification

Connaissance Évaluateur des systèmes qualité ESA Évaluateur - laboratoires Directeur exécutif Évaluateur des compétences
Exigences juridiques M M P P
Pratiques d'agrément C C P P
Pratiques d'audit C C P P
Techniques d'échantillonnage A A M A
Techniques de communication A A P P
Exigences des systèmes qualité P P P P
Procédures d'assurance de la qualité M A P P
Documents pertinents A A C A
Essais de semences M P M P
Étiquetage C M M M
Exigences de classification à partir de documents et de catégorie A P M P

Les niveaux de compétence sont définis de la façon suivante :

  • Mémoire (M) - Se souvenir des éléments de base et savoir comment retrouver les détails dans les manuels, les normes, les procédures et les documents législatifs (évaluation avec documentation).
  • Compréhension (C) - Comprendre les concepts et pouvoir les communiquer (examen sans documentation et description d'un domaine de compétence).
  • Application (A) - Faire la preuve de sa compétence en situation de travail (évaluation fondée sur les décisions prises).
  • Résolution de problème (P) - Être capable d'évaluer des situations inhabituelles ou nouvelles et de proposer une solution qui respecte les normes (évaluation fondée sur les décisions prises dans des situations où il peut y avoir plusieurs solutions)

Le niveau de compétence de base est mémoire, suivi de compréhension, application et résolution de problème, en ordre croissant. Une personne ayant atteint le niveau résolution de problème devrait également être en mesure de faire la preuve de sa compétence aux niveaux application, compréhension et mémoire.

5.6 Exploitants, classificateurs, échantillonneurs et analystes

5.6.1

L'organisme de vérification doit garantir et être en mesure de montrer que les exploitants, les classificateurs, les échantillonneurs et/ou les analystes possèdent les compétences nécessaires pour effectuer les activités pour lesquelles on a recommandé leur agrément ou délivré leur permis.

5.6.2

Bien que les exploitants, les classificateurs, les échantillonneurs et/ou les analystes ne puissent pas être entièrement libres de toute influence commerciale, l'organisme de vérification doit tenir compte du fait que des pressions commerciales, financières ou autres ou des conflits risquent de conduire ces personnes à agir d'une manière non impartiale et de leur faire accepter des produits défectueux.

5.6.3

Tous les exploitants, classificateurs, échantillonneurs et/ou analystes qui satisfont aux exigences pertinentes doivent être recommandés individuellement au registraire par l'organisme de vérification comme respectant les exigences en matière de compétence. L'organisme de vérification doit conserver un registre de toutes ces personnes et en envoyer copie au registraire. L'organisme de vérification doit s'assurer qu'il est tenu au courant des modifications et ne doit soumettre que les noms que des nouveaux exploitants, classificateurs, échantillonneurs et/ou analystes qui satisfont aux exigences pertinentes.

5.7 Registres

L'organisme de vérification doit:

  1. maintenir un système pour consigner les résultats des tests de rendement, des essais et des audits;
  2. conserver tous les registres de vérification pendant une période d'au moins cinq ans à compter de la date de délivrance dans le cas des laboratoires établissements et personnel;
  3. conserver tous les rapports mentionnés au point 5.8 pendant une période d'au moins cinq ans à compter de leur date de publication;
  4. voir à ce que tous les registres de vérification soient conservés en tout temps de façon confidentielle et sûre;
  5. voir à ce que tous les résultats d'évaluation et d'audit soient individuellement identifiés et datés, qu'ils permettent le traçage et qu'ils précisent quelle fonction est en cours de réalisation (p. ex. détermination initiale, audit de surveillance, etc.);
  6. tenir des registres sur la formation du personnel, des évaluateurs des systèmes qualité et des évaluateurs des compétences, notamment:
    1. les programmes de formation suivis;
    2. la date de nomination à titre d'évaluateur des systèmes qualité, d'agent autorisé à signer, d'auditeur, etc.;
    3. les antécédents de rendement;
    4. la situation actuelle de tous les processus;
    5. les programmes de recyclage appropriés;
    6. la scolarité;
    7. la date de la dernière mise à jour du dossier.

5.8 Présentation des rapports

5.8.1

Les rapports doivent être uniformes à l'échelle nationale et coordonnés par un employé nommé à cette fin par l'organisme de vérification.

5.8.2

L'organisme de vérification doit nommer des employés responsables des rapports et consigner cette information.

5.8.3

L'organisme de vérification doit s'assurer que tous les rapports sont conservés de façon confidentielle et sûre, en tout temps.

5.8.4

L'organisme de vérification doit faire rapport au registraire chaque année tel que décrit dans les sections 5.8.7 et 5.8.8.

5.8.5

L'organisme de vérification doit fournir chaque année un répertoire des laboratoires, des établissements, des exploitants, des classificateurs, des échantillonneurs et des analystes recommandés à l'ACIA aux fins d'agrément, d'accréditation ou de délivrance d'un permis.

5.8.6

En plus, l'organisme de vérification doit satisfaire aux exigences en matière de rapports décrites dans les autres normes CRPS et dans les documents justificatifs s'appliquant aux activités pour lesquelles il a été officiellement reconnu.

5.8.7

Rapport annuel sur l'industrie semencière

Le rapport annuel sur l'industrie semencière est fondée sur l'année semencière (1er juillet au 30 juin) et doit être présenté par écrit avant le 30 septembre au gestionnaire national, Section de semence, qui le transmettra comme exigé. Le directeur exécutif de l'organisme de vérification est responsable de la rédaction du rapport.

Le rapport doit renfermer les renseignements suivants sur l'année semencière précédente : 

  1. nombre d'audits d'établissements semenciers agréés effectués par les évaluateurs des systèmes qualité;
  2. statistiques sur l'échantillonnage de produits entrepris par l'organisme de vérification dans le cadre du programme d'audit, y compris les résultats détaillés des essais de vérification visant les échantillons prélevés. Ce résumé doit indiquer le nombre d'échantillons de semences de généalogie contrôlée qui ont été prélevés dans chacun des types d'établissements et pour chaque espèce de culture, le nombre et le pourcentage d'échantillons qui satisfont aux critères de la catégorie ainsi que le nombre et le pourcentage d'échantillons qui ne satisfont pas à ces critères;
  3. sommaire détaillé des non-conformités critiques et majeures observées pendant les audits. Plus particulièrement, on indiquera le nombre et la classe des non-conformités par type d'établissement. Dans le cas des non-conformités critiques et majeures, un résumé du pourcentage d'audits comportant l'observation de certaines non-conformités doit montrer le niveau de conformité de l'industrie.

5.8.8

Rapport annuel sur les activités de l'organisme de vérification

Le rapport est fondé sur l'année semencière et doit être présenté par écrit avant le 30  septembre au gestionnaire national, Section de semence, qui le transmettra comme exigé. Le directeur exécutif est responsable de la rédaction du rapport.

L'organisme de vérification doit présenter au registraire un rapport de ses activités pendant la dernière année semencière. Ce rapport doit contenir les renseignements suivants :

  1. nom et statut des agents;
  2. changements survenus dans la direction de l'organisme de vérification;
  3. résumé des audits internes et des rapports, y compris les résultats de ces audits;
  4. liste des procédures de vérification introduites ou modifiées (notamment les programmes de formation) et courte description des modifications apportées;
  5. résumé détaillé des non-conformités décelées au sein de l'organisme de vérification pendant les audits internes, et mesures correctives prises;
  6. différends (contexte, résultats, poursuites et règlements);
  7. nombre d'audits effectués par les évaluateurs des systèmes qualité, résumé du nombre et du type de non-conformités observées et nombre d'évaluateurs des systèmes qualité dont l'agrément a été suspendu ou annulé.

5.8.9

Rapports d'événements

L'organisme de vérification doit faire rapport au registraire dans les 24 heures de toute non-conformité critique portée à son attention.

5.8.10

Rapport annuel sur le programme canadien de certification phytosanitaire des semences (PCCPS)

Un rapport annuel sur le PCCPS doit être soumis par écrit en l'espace d'un mois de la fin de chaque année civile.

Le directeur exécutif de l'organisme de vérification est responsable du rapport. Le rapport doit contenir les renseignements suivant sur l'année précédente:

  1. le nombre d'audits de compagnies participant au programme PCCPS évaluateurs des systèmes qualité, et
  2. un survole détaillé des non-conformité critiques et majeures observées lors des audits. Plus particulièrement , on indiquera le nombre et la classe de non-conformité par compagnie.

L'organisme de vérification soumettra u rapport d'évaluation des activités indiquant s'il recommande que la compagnie continue a participer dan le programme. Le rapport doit être soumis à l'ACIA après chaque audit.

5.9 Confidentialité et sécurité

5.9.1

L'organisme de vérification doit assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements relatifs aux essais de semences, à la certification des semences, à l'exportation et à l'importation.

5.9.2

Dans l'exercice de ses fonctions, l'organisme de vérification reçoit de l'information, notamment sur les marchés, qui est de nature confidentielle. Cette confidentialité doit être respectée en tout temps et faire l'objet d'une entente explicite parmi le registraire, l'organisme de vérification et le client.

5.9.3

Le personnel de l'organisme de vérification et les personnes qui lui fournissent des services doivent être sensibilisés aux impératifs de la confidentialité et de la sécurité dans leur travail. La diffusion de renseignements confidentiels doit se limiter aux employés qui en ont besoin pour faire leur travail.

5.9.4

Tous les employés chargés d'activités de vérification doivent être identifiés de manière distincte.

5.9.5

L'organisme de vérification doit vérifier que toutes les marques de conformité appartenant à l'ACIA ou au gouvernement sont utilisées de la manière jugée appropriée.

5.10 Installations

5.10.1

L'organisme de vérification doit :

  1. maintenir l'accès à des installations adéquates convenant à toutes les activités associées aux services de vérification (p. ex. bureaux, services de dactylographie, entreposage des registres, etc.);
  2. posséder un système informatique et des systèmes de collecte des données, d'entreposage et de recherche compatibles avec le réseau informatique de l'ACIA;
  3. être capable de fournir des informations à l'ACIA sous une forme accessible et compatible avec le système informatique de l'ACIA.

5.10.2

De plus, les lieux où se déroule l'audit effectué par l'organisme de vérification doivent répondre aux critères suivants :

  1. Sûreté - Les risques excessifs de blessures corporelles sont inacceptables;
  2. Hygiène - La propreté des lieux doit être adéquate; il ne doit y avoir aucun risque de contamination des produits;
  3. Sécurité - Les risques de substitution ou de confusion du matériel d'inspection avec d'autres produits ne sont pas acceptables;
  4. Espace - Un espace adéquat doit être consacré aux activités d'inspection;
  5. Éclairage - L'éclairage doit permettre la tenue d'une inspection appropriée (p. ex. minimum de 1 000 lux);
  6. Services - L'établissement doit fournir la main-d'œuvre et les installations nécessaires.

6.0 Agrément des organismes de Vérification

6.1 Demande

Une demande d'agrément à titre d'organisme de vérification aux termes de la présente norme doit être présentée au registraire au moins dix semaines avant la date d'entrée en vigueur proposée. La demande doit comprendre un énoncé clair de la portée de l'agrément demandé et les documents, notamment les procédures opérationnelles, les rapports sur le processus d'évaluation de la compétence du personnel et les rapports d'audit interne, qui permettront au registraire de déterminer si les exigences énoncées dans la présente norme ont été respectées.

6.2 Évaluation

Le registraire doit examiner la demande mentionnée à la section 6.1 par rapport aux exigences établies dans la présente norme, préparer un dossier d'évaluation indiquant dans quelle mesure les exigences ont été satisfaites et aviser le demandeur. Lorsque la vérification sur place montre que le demandeur satisfait aux exigences essentielles de la présente norme, le registraire recommande la tenue d'un audit initial des systèmes.

6.3 Agrément

Lorsque le registraire confirme que les exigences énoncées dans la présente norme ont été satisfaites, il recommande au président de l'ACIA de reconnaître officiellement l'organisme de vérification comme organisme habilité à exécuter des activités spécifiques, en concluant un accord avec ce dernier conformément au paragraphe 14(1) de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments, en vue d'accepter certaines recommandations de l'organisme de vérification. [Le registraire doit rendre publics cette décision ainsi que l'agrément.]

Le registraire peut accorder un agrément provisoire à l'organisme de vérification même si cet organisme ne satisfait pas à toutes les exigences énoncées dans la présente norme, afin de faciliter la transition vers l'agrément total. L'agrément provisoire est valide pendant six mois et peut être renouvelé trois fois. L'agrément doit préciser les exigences qui ne sont pas immédiatement applicables, notamment les services mentionnés à la section 5.3, que l'organisme de vérification ne fournira pas au départ.

6.4 Audit

L'organisme de vérification convient de se soumettre aux audits fixés par le registraire et jugés nécessaires au maintien de la crédibilité du mandat de l'agrément.

7.0 Suspension et annulation de l'agrément

La suspension, totale ou en partie, de l'agrément d'un organisme de vérification doit être envisagée, pour une période déterminée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. un audit a révélé une défaillance du système qui sème le doute quant à l'aptitude de l'organisme de vérification à s'acquitter adéquatement de ses fonctions;
  2. les mesures correctives convenues n'ont pas été mises en œuvre dans le délai prescrit;
  3. les protocoles d'évaluation ou détermination ont été modifiés de manière à ne plus satisfaire aux normes minimales de l'ACIA;
  4. les droits applicables n'ont pas été acquittés; ou
  5. l'organisme de vérification en a fait la demande.

L'annulation, en totalité ou en partie, de l'agrément d'un organisme de vérification doit être envisagée dans l'un ou l'autre des cas suivants:

  1. l'organisme de vérification en fait la demande; ou
  2. l'audit révèle de façon systématique et permanente que l'organisme de vérification ne s'acquitte pas adéquatement de ses fonctions.

Les établissements, les laboratoires, les exploitants, les classificateurs, les échantillonneurs et les analystes qui sont recommandés au registraire par l'organisme de vérification et qui sont agréés ou accrédités par l'ACIA, ou à qui l'ACIA a délivré un permis, ne sont affectés par l'annulation de l'agrément que dans la mesure où ils devront payer directement à l'ACIA les droits annuels de renouvellement et de surveillance de la qualité.

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