Programme des semences procédure du systéme qualité : Certification des échantillonneurs officiels de semences

PSQ 132.4

Table des matiéres

Annexes

Date

La présente version du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences, Procédure du système qualité (PSQ), est datée du 1er avril 2007.

Personne-Ressource

La personne-ressource pour la Procédure du système qualité (PSQ) Programme des semences est le Chef, Bureau de la conception et de l`execution du Programme des semences, Section des semences.

Examen

La présente Procédure du système qualité fait l'objet d'un examen périodique. Les modifications nécessaires lui seront apportées pour qu'elle continue de satisfaire aux exigences de l'heure.

Approbation

La présente Procédure du système qualité PSQ est approuvée par :


Directeur, Division de la production des végétaux


Date

Liste De Distribution

La version la plus à jour du présent document apparaît sur les sites intranet (Merlin) et/ou internet de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. L'original signé est conservé par le gestionnaire national de la Section des semences.

0.0 Introduction

La certification des inspecteurs de l'ACIA aux fins d'échantillonnage des semences permet de vérifier la compétence du personnel en ce qui concerne l'obtention d'échantillons officiels et d'en assurer l'uniformité à l'échelle nationale

Le Programme de certification permet aussi le maintien de l'accréditation accordée par l'Association internationale des essais de semences (ISTA) aux laboratoires d'analyse des semences officiels du Canada pour la délivrance des certificats internationaux d'analyse des semences de l'ISTA.

1.0 Portée

La présente Procédure du système qualité (PSQ) décrit les normes et procédures que doit appliquer un inspecteur de l'ACIA pour être certifié à titre d'échantillonneur officiel de semences, ainsi que les exigences en matière de gestion du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences. Les inspecteurs sont habilités à prélever des échantillons en vertu de l'article 6 de la Loi sur les semences.

2.0 Références

Les publications pertinentes citées dans la présente PSQ sont celles qui figurent dans le CRPS 111, Références pour le programme des semences, dans le CRPS 131, Agence de certification - Exigences relatives à l'exécution du Programme de certification des semences, la PSQ 152.1, Mise en oeuvre et administration des Systèmes des semences de l' OCDE et des Directives sur les semences de l'Union européenne, les Règles internationales pour les essais de semences ISTA en vigueur : le chapitre 2: Échantillonnage règles ISTA, et le Handbook on Seed Sampling de l'ISTA.

3.0 Définitions

Pour les besoins de la présente PSQ, les définitions données dans le CRPS 101, Définitions pour le Programme des semences, s'appliquent, ainsi que les définitions suivantes.

  • *Administrateur de l'évaluation
    • Employé de l'ACIA qui est chargé par le gestionnaire national, Section des semences, d'évaluer les évaluations écrites et pratiques conformément au Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences.
  • Année
    • Période allant du 1er juillet au 30 juin de l'année suivante .
  • Candidat
    • Personne désirant être certifiée à titre d'échantillonneur officiel de semences.
  • Compétences
    • Ensemble des compétences, de connaissances et d'aptitudes connexes requises par diverses catégories d'emploi visant une très vaste population. Elles s'appliquent au rendement en cours d'emploi et peuvent être mesurées par rapport à des normes bien connues.
  • *Échantillonneur officiel de semences
    • Employé de l'ACIA qui est désigné comme inspecteur en vertu de l'article 13 de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments ou comme analyste qui est formé, évalué et certifié comme échantillonneur de semences.
  • Évaluateur des échantillonneurs officiels de semences
    • Échantillonneur officiel de semences désigné par le gestionnaire national de la Section des semences pour effectuer des évaluations pratiques de l'échantillonnage des semences.
  • *Évaluateur des soumissions d'échantillons de semences
    • Employé du laboratoire de semences chargé d'évaluer l'acceptabilité des échantillons de semences et des formulaires de soumission d'échantillon envoyés par les échantillonneurs officiels de semences.
  • *Formateur des échantillonneurs de semences
    • Échantillonneur officiel de semences désigné par le gestionnaire national de la Section des semences pour donner des séances de formation sur l'échantillonnage des semences
  • Laboratoires de semences
    • Les deux laboratoires de semences officiels de l'ACIA : Laboratoire de phytopathologie (Fallowfield) et Laboratoire de la Section de la science et de la technologie des semences SSTS (Saskatoon).
  • Non-conformité
    • Non-respect d'une exigence, d'une norme ou d'une procédure indiquée pendant une vérification ou un examen des documents présentés.
  • Non-conformité critique
    • Écart par rapport au système qualité établi de sorte qu'il n'y a pas de conformité et que la qualité du produit ou du service en souffre.
  • Non-conformité majeure
    • Écart important par rapport aux exigences énoncées de sorte que l'intégrité du programme ou la conformité aux exigences sont compromis. Il peut en résulter que le produit ou le service ne satisfont pas aux exigences.
  • Non-conformité mineure
    • Non-respect dans la mise en oeuvre du système qualité établi, qui fait en sorte de diminuer la confiance dans la possibilité que l'échantillonneur de semences puisse respecter les exigences liées à l'activité.
  • *Superviseur ou gestionnaire
    • Personne dotée de responsabilités de supervision à l'égard d'un inspecteur qui est en train d'être formé et évalué aux fins d'échantillonnage des semences ou qui a été accrédité à titre d'échantillonneur officiel de semences.
  • Tableau des compétences techniques
    • Outil utilisé pour mesurer les aptitudes et les connaissances requises par une personne pour effectuer une tâche particulière à un niveau déterminé de rendement (appelé aussi modèle de mesure du rendement).

Note : Les définitions marquées d'un astérisque (*) visent à décrire les fonctions assumées par le personnel de l'ACIA dans le cadre de la gestion et du maintien du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences. Il ne s'agit pas de nouveaux postes qui doivent être créés, mais de fonctions qui peuvent être assumées par le personnel des Opérations, des Programmes ou du Laboratoire des semences désigné à cette fin par les responsables de la Section des semences, les directeurs exécutifs des Centres opérationnels, les gestionnaires du Réseau de programmes (produits végétaux) ou les chefs de section des Laboratoires de semences d'Ottawa et de Saskatoon, selon le cas. Il peut arriver que la même personne remplisse plus d'une fonction.

4.0 Aperçu du programme de certification des échantillonneurs officels de semences

L'ACIA, en vertu de la Loi sur les semences, régit l'analyse, l'inspection, la qualité et la vente des semences au Canada. Cette loi prescrit les exigences en matière d'échantillonnage des semences par des inspecteurs de l'ACIA et d'analyse des semences par les laboratoires de semences. Il est essentiel de prélever chaque échantillon de semences selon des méthodes et procédures scientifiques reconnues à l'échelle internationale pour assurer la représentativité du lot de semences.

Le Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences vise à garantir l'emploi de méthodes et procédures d'échantillonnage reconnues. Les directives pour l'échantillonnage des semences sont énoncées dans l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences, et sont fondées sur le chapitre 2 des Règles de l'ISTA. Tous les inspecteurs de semences doivent être certifiés pour prélever des échantillons officiels de semences. La surveillance de toutes les soumissions d'échantillons de semences au moyen de vérifications périodiques des échantillonneurs de semences et de vérifications du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences permettent d'assurer le maintien de l'intégrité du système de certification. Le Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences est administré conjointement par les directions générales des Programmes, des Opérations et des Sciences de l'ACIA.

Pour être autorisé à prélever un échantillon officiel de semences, le candidat doit :

  1. Présenter une bonne acuité visuelle et une bonne vision des couleurs (annexe D du guide de santé et sécurité au travail).
  2. Recevoir la formation pertinente.
  3. Respecter la procédure d'échantillonnage des semences énoncée dans l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences
  4. Démontrer les connaissances, les compétences et les aptitudes énoncées dans le document Compétences techniques pour les échantillonneurs officiels de semences (annexe I).
  5. Réussir les évaluations écrites et pratiques.
  6. N'être engagé dans aucune activité de production, de transformation, de commercialisation ou de vente de semences, n'occuper aucun autre emploi dans le secteur de semences ou n'y exercer aucune activité commerciale.

5.0 Exigences générales

5.1 Responsabilités des gestionnaires du programme des semences

Les responsabilités des gestionnaires du Programme des semences sont les suivantes :

  1. Établir l'orientation générale des exigences du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences et en donner l'interprétation à la Direction générale des Opérations et aux Laboratoires de semences.
  2. Élaborer, mettre à jour et modifier la présente PSQ et l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences, à la suite de modifications importantes des politiques et des normes du Programme et/ou des modifications des Règles de l'ISTA.
  3. Transmettre aux Laboratoires de semences et à la Direction générale des Opérations les modifications apportées à la présente PSQ et/ou à l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences;
  4. Tenir à jour la liste des employés de l'ACIA désignés comme formateurs et évaluateurs des échantillonneurs de semences.
  5. Collaborer, au besoin, aux séances de formation et d'évaluation des échantillonneurs de semences avec la Direction générale des opérations et le Laboratoire de la SSTS (Saskatoon).
  6. Élaborer, conserver et mettre à jour les évaluations écrites et pratiques des échantillonneurs de semences, s'il y a lieu.
  7. Remettre rapidement les évaluations écrites et pratiques des échantillonneurs de semences aux surveillants et aux évaluateurs des échantillonneurs de semences.
  8. Corriger les évaluations écrites et aviser le candidat et/ou son superviseur des résultats dans un délai raisonnable.
  9. Mettre en oeuvre un système d'examen des résultats de l'évaluation à la demande d'un candidat conformément à la section 6.2.3 du présent document.
  10. Certifier les échantillonneurs officiels de semences, délivrer des certificats d'échantillonneur officiel de semences et tenir une liste des échantillonneurs
  11. Transmettre les formulaires de vérification de signature et des copies des certificats d'échantillonneur officiel de semences au Laboratoire de semences concerné.
  12. Décréter des suspensions, des annulations et/ou des rétablissements.
  13. Coordonner les évaluations du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences, et y prendre part.
  14. Classer les non-conformités ne figurant pas sur la liste à mesure qu'elles sont identifiées.

5.2 Responsabilités des gestionnaires des opérations

Les responsabilités des gestionnaires des Opérations sont les suivantes :

  1. Mettre en oeuvre et gérer le Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences tel qu'il est énoncé dans la présente PSQ.
  2. Dispenser aux candidats à la certification à titre d'échantillonneur de semences la formation requises en se servant du matériel approuvé.
  3. S'assurer que les candidats à la certification des échantillonneurs officiels de semences soient évalués par un évaluateur d'échantillonneurs de semences désigné.
  4. Remettre aux échantillonneurs officiels de semences le matériel d'échantillonnage approuvé, les procédures et les instructions particulières.
  5. Aviser les échantillonneurs officiels de semences des modifications apportées aux procédures par la Section des semences et/ou le Laboratoire de la SSTS.
  6. Vérifier que les échantillonneurs officiels de semences sont les seules personnes chargées de prélever des échantillons de semences officiels.
  7. S'assurer que les demandes de renseignements ou de documents liées au Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences sont traitées rapidement.
  8. Participer aux évaluations du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences.
  9. S'assurer que les non-conformités sont corrigées dans les délais prescrits.
  10. Formuler des commentaires et donner des conseils techniques à la Section des semences en ce qui concerne le Programme de certification des échantillonneurs de semences officiels pour assurer l'amélioration continue du système.

5.3 Responsabilitiés des gestionnaires des laboratories de semences

Les responsabilités des gestionnaires du Laboratoire de la SSTS sont les suivantes :

  1. S'assurer que les échantillonneurs officiels de semences reçoivent les Règles de l'ISTA en vigueur, leur transmettre les modifications apportées à ses Règles et procédures et documenter la réception des documents et leur examen par les échantillonneurs.
  2. N'accepter les échantillons officiels de semences aux fins d'essais dans le cadre du Programme des semences que s'ils sont présentés par des échantillonneurs officiels de semences (selon les échéanciers prescrits dans la section 7 de la présente PSQ.
  3. Relever les lacunes dans les soumissions d'échantillons faites par les échantillonneurs officiels de semences et remettre à ces dernier des demandes de mesures correctives aux fins de suivi.
  4. Faire parvenir une copie des formulaires de demande de mesures correctives à la Section des semences, au besoin.
  5. Tenir un registre des soumissions d'échantillons de semences qui ne satisfont pas à l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences, et surveiller la mise en oeuvre des mesures correctives.
  6. Envoyer des lettres d'avertissement au besoin.
  7. Tenir un dossier pour chaque échantillonneur officiel de semences contenant le formulaire de vérification de signature, la vérification de réception des Règles de l'ISTA, une copie du certificat d'échantillonneur officiel, et des copies des demandes de mesures correctives envoyées à l'échantillonneur par les Laboratoire de la SSTS.
  8. Participer aux évaluations du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences.
  9. Fournir une rétroaction et des conseils techniques à la Section des semences en ce qui concerne le Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences pour assurer l'amélioration continue du système.

5.4 Responsabilités de l'échantillonneur officiel de semences

Les responsabilités de l'échantillonneur officiel de semences sont les suivantes :

  1. Suivre les procédures d'échantillonnage des semences décrites à l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences.
  2. Tenir à jour ses compétences en matière d'échantillonnage.
  3. N'être engagé dans aucune activité de production, de transformation, de commercialisation ou de vente de semences, n'occuper aucun autre emploi dans le secteur des semences, ni n'y exercer aucune activité commerciale.
  4. Mettre en oeuvre les mesures correctives demandées.
  5. Examiner de façon détaillée les documents relatifs aux procédures d'échantillonnage avant de reprendre l'échantillonnage lorsqu'il n'a pas effectué d'activité d'échantillonnage et de soumission d'échantillon pendant une période prolongée.

6.0 Exigences relatives à la certification

Les activités de formation et d'évaluation sont coordonnées par le spécialiste de réseau compétent du Programme des semences, en collaboration avec l'agent de formation du centre opérationnel.

Prérequis à la formation et la certification

Tous les candidats à la présente formation et certification doivent se familiariser avec l'échantillonnage officiel des semences (IP 132.1.1) et avoir mené à bien au moins deux échantillonnages dans un établissement sous la supervision d'un échantillonneur de semences certifié, avant de commencer le programme de formation et de certification. Le superviseur doit exposer les nouveaux candidats aux conditions auxquelles un inspecteur est normalement soumis lorsqu'il procède à l'échantillonnage de semences (notamment les types de semences les plus courantes dans une région, etc.). Le superviseur peut toutefois déroger à cette exigence s'il est convaincu que le candidat possède déjà les prérequis à la formation.

6.1 Formation

Les candidats font de l'auto-formation et reçoivent une formation de groupe et/ou une formation individuelle ainsi que les documents de formation nécessaires. La formation est dispensée par des formateurs, sauf dans le cas de l'auto-formation. La formation en vue de la certification des semences doit permettre au candidat d'atteindre les objectifs de rendement énoncés dans le document Compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences (annexe I). Lorsque des modifications sont apportées à la présente PSQ et/ou aux documents qui y sont mentionnés, le matériel de formation doit être mis à jour. Des séances de formation additionnelles peuvent être nécessaires, selon la nature des modifications.

6.1.1 Formation théorique

La formation théorique porte sur les principes, les méthodes et les procédures d'échantillonnage des semences et permet aux candidats de bien connaître les documents de référence officiels à cet égard, soit l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences, et les Règles de l'ISTA.

6.1.2 Formation pratique

La formation pratique doit comprendre des démonstrations du processus d'échantillonnage des semences, effectuée par un formateur. Le candidat met en pratique la procédure sous la supervision du formateur. Cette formation pratique peut avoir lieu durant des séances de formation structurées ou dans le cadre d'activités de travail supervisées.

6.2 Évaluation

Lorsqu'un candidat et son superviseur estiment qu'un niveau suffisant de connaissances et d'aptitudes a été atteint par le candidat, ils peuvent faire une demande pour que le candidat à la certification subisse une évaluation écrite et une évaluation pratique. Il n'est pas nécessaire que les deux évaluations soient effectuées en même temps; cependant, la partie écrite est généralement effectuée en premier.

Les évaluations permettent de mesurer les connaissances et les aptitudes en matière d'échantillonnage des lots de semences. Elles sont fondées sur les objectifs de rendement énoncés dans le document Compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences (annexe I).

6.2.1 Évaluation écrite

Pour l'évaluation écrite, le candidat ne peut consulter que les documents qui seraient généralement accessibles à l'échantillonneur de semences dans l'exercice de ses fonctions. Ces documents figurent dans les Documents qui peuvent être consultés pendant l'examen écrit (annexe II). Les documents énumérés à l'annexe II peuvent être remis au candidat au début de l'atelier. Ils peuvent ainsi renfermer des commentaires ajoutés à la main ou mis en évidence par le candidat. Ils sont acceptés comme documents de référence pendant une évaluation écrite. Toutes les questions sont basées sur ces références. Pendant l'évaluation, il est interdit aux candidats de communiquer entre eux ou avec des personnes autres que le surveillant.

La Section des semences tient à jour une banque de questions, approuvées par le gestionnaire national de la Section des semences, qui servent à la préparation des évaluations écrites par l'administrateur de l'évaluation. Des exemples de questions se trouvent dans Exemples de questions pour l'évaluation écrite (annexe III).

La Section des semences est chargée du contrôle administratif des évaluations écrites et met en oeuvre une méthode pour recevoir la rétroaction sur les évaluations, afin d'y apporter des améliorations au besoin. La banque de questions pour les évaluations est mise à jour lorsque des modifications sont apportées aux documents de référence sur l'échantillonnage des semences, aux Règles de l'ISTA ou aux politiques et procédures du Programme des semences. L'administrateur de l'évaluation documente les réponses non standards et la façon dont elles ont été notées afin d'assurer l'uniformité de la notation et de l'interprétation au fil des ans.

Les évaluations écrites sont surveillées par l'administrateur de l'évaluation, un évaluateur des échantillonneurs de semences, un superviseur des Opérations, un agent de programmes des Opérations ou un agent de formation du Centre opérationnel. Le surveillant est chargé de communiquer avec le spécialiste du réseau du Programme des semences du centre opérationnel ou l'administrateur de l'évaluation pour organiser une évaluation écrite. Pour maintenir l'intégrité du processus de certification, le surveillant doit avoir la garde en tout temps de l'évaluation écrite. Il est interdit de copier ou de distribuer les documents d'évaluation. Ces documents sont remis uniquement aux candidats au lieu, à l'heure, à la date et pour la durée établis pour l'évaluation. Des copies d'évaluations écrites ne sont pas fournies aux fins d'étude. Les surveillants doivent remplir et soumettre le Registre de surveillance (annexe X).

Il revient au surveillant de trouver pour l'évaluation écrite un lieu qui est bien éclairé et tranquille. Il doit vérifier que, pendant l'évaluation écrite, les candidats ne consultent que les documents énumérés à l'annexe II. Lorsque le surveillant n'est pas l'administrateur de l'évaluation, il doit envoyer les évaluations remplies immédiatement à l'administrateur de l'évaluation aux fins de correction et de notation. Les évaluations sont envoyées par un moyen sûr, comme un service de messagerie ou par courrier recommandé.

Le surveillant veille à ce que chaque candidat remplisse le Formulaire de vérification de signature (annexe VI) lors de l'évaluation écrite. Ce formulaire est envoyé à l'administrateur de l'évaluation avec l'évaluation écrite remplie.

6.2.2 Évaluation pratique

Dans le cadre du processus de certification, l'évaluation pratique vise à évaluer les aptitudes et les compétences du candidat se trouvant dans une situation d'échantillonnage donnée qu'il lui faut évaluer et à laquelle il lui faut donner suite. L'évaluation est effectuée par un évaluateur des échantillonneurs de semences dans un établissement semencier ou dans un milieu similaire à l'aide de la Clé de correction de l'évaluation pratique (annexe IV), qui est fondée sur les Compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences (annexe I). Les candidats n'ont pas accès à la clé de correction pendant l'évaluation pratique. Des points sont déduits pour des mauvaises réponses ou des réponses incomplètes ou un mauvais usage des procédures, de l'équipement, etc. L'évaluateur des échantillonneurs de semences suivra le protocole d'évaluation pratique établi par l'administrateur de l'évaluation. L'évaluateur des échantillonneurs de semences ne met pas fin à l'évaluation pratique tant qu'elle n'est pas terminée, même dans les cas où il est évident, une fois l'évaluation entreprise, que le candidat ne satisfait pas à la norme.

6.2.3 Résultats des évaluations

Le candidat à la certification doit obtenir une note de 80 % à chacune des évaluations écrite et pratique. La notification officielle des résultats de l'évaluation est la suivante :

  1. Candidat - Notes réellement obtenues
  2. Superviseur du candidat - Répond ou ne répond pas à la norme d'évaluation
  3. Administrateur de l'évaluation - Copies des évaluations écrite et pratique

Les résultats des évaluations sont considérés comme des renseignements confidentiels. La divulgation de renseignements sur les évaluations est régie par les lignes directrices relatives à la confidentialité des renseignements personnels établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toute correspondance concernant les résultats sera acheminée dans une enveloppe affichant clairement la nature « personnelle et confidentielle » de son contenu.

Aucune rétroaction ne sera fournie sur une évaluation dans les cas où la note finale est de 95 % ou plus. Si la note finale se situe entre 80 % et 94 %, le candidat peut présenter une demande écrite au chef du Bureau de la conception et de la distribution des semences, Section des semences, pour obtenir des renseignements sur les points faibles de son évaluation. Si la note finale est inférieure à 80 %, une rétroaction sera automatiquement présentée au candidat sur les points faibles de l'évaluation. Aucune modification ne sera apportée à la note finale si elle est de 85 % ou plus. Une demande de révision de la note peut se traduire par une diminution ou une augmentation de la note finale.

6.2.4 Re-évaluation

Un candidat qui ne réussit pas l'évaluation a besoin de formation supplémentaire. Il peut présenter une demande à l'administrateur de l'évaluation, Section des semences, pour obtenir des renseignements sur les domaines précis où une formation d'appoint serait nécessaire. Il peut subir une autre évaluation écrite et/ou pratique sur recommandation de son superviseur.

7.0 Processus de certification

Une personne qui est désignée comme inspecteur en vertu de l'article 13 de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments est reconnue comme échantillonneur officiel de semences, lorsque les critères suivants sont respectés :

  1. Avoir obtenu une note de 80 % ou plus à l'évaluation écrite et à l'évaluation pratique.
  2. Avoir obtenu un Certificat d'échantillonneur officiel de semences (annexe V) signé par le gestionnaire national, Section des semences. La date de délivrance du certificat doit correspondre à la date inscrite sur le certificat.
  3. Avoir présenté le Formulaire de vérification de signature au Laboratoire de la SSTS (annexe VI).

Une fois certifié, le nom de l'inspecteur est inscrit dans la base de données des échantillonneurs officiels de semences et sur la liste des échantillonneurs officiels de semences.

À compter du 1er juillet 2004, les Laboratoires de semences n'accepteront plus d'échantillons aux fins de délivrance de bulletins ISTA, qui sont présentés par des inspecteurs ne satisfaisant pas aux critères susmentionnés.

À compter du 1er juillet 2006, les Laboratoires de semences n'accepteront plus d'échantillons aux fins de délivrance d'un certificat interne en analyse des semences, qui sont présentés par des inspecteurs ne satisfaisant pas aux critères susmentionnés.

8.0 Fonctionnement du programme

8.1 Surveillance de la présentation des échantillons de semences

Les Laboratoires de semences évaluent chaque échantillon présenté et les documents d'accompagnement pour s'assurer que les échantillons ont été prélevés et présentés conformément à l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences. Si des écarts de conformité sont observés, des mesures correctives sont demandées. Les Laboratoires de semences refusent d'analyser des échantillons faisant l'objet d'une non-conformité critique.

8.1.1 Demandes de mesures correctives

Les activités d'échantillonnage exigées par le Programme des semences doivent être conformes aux procédures et aux techniques énoncées dans l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel de semences. Si un cas de non-conformité est noté au moment de la réception d'un échantillon et/ou de documents au Laboratoire de semences ou à la suite d'une vérification, il faut présenter par écrit une Demande de mesures correctives (annexe VIII). Des exemples de non-conformités sont présentés dans la Classification des cas de non-conformité observés dans les procédures d'échantillonnage et les documents (annexe VII). Selon la nature de la non-conformité, des mesures correctives appropriées peuvent comprendre la révision des procédures d'échantillonnage, une formation d'appoint et/ou une réévaluation.

Les demandes de mesures correctives liées à des cas de non-conformité mineurs sont envoyées directement à l'échantillonneur de semences. Dans les cas où l'envoi de formulaires de demandes de mesures correctives mène à une lettre d'avertissement ou à une suspension ou annulation, le laboratoire enverra à la Section des semences un résumé de tous les cas de non-conformité qui ont mené à la lettre d'avertissement et/ou la suspension, l'annulation, etc. Les formulaires de demandes de mesures correctives envoyés à l'échantillonneur officiel et qui ont trait à des cas de non-conformités majeurs et critiques, seront en plus envoyés au superviseur de l'échantillonneur. Le laboratoire qui émet la demande de mesures correctives n'est pas tenu d'envoyer une copie de la demande de clôture des mesures correctives à la Section des semences.

8.1.2 Délai de mise en oeuvre des mesures correctives

L'échantillonneur, ainsi que son superviseur dans les cas de non-conformités majeures et critiques, doivent appliquer les mesures correctives dans les délais prescrits pour assurer le respect des normes de rendement. Ils doivent aviser le Laboratoire de la SSTS lorsque les mesures correctives appropriées ont été mises en oeuvre. Les délais maximaux autorisés pour la mise en oeuvre et la clôture d'une demande de mesures correctives sont indiqués dans le tableau suivant :

Type de non-conformité Délai maximal de mise en oeuvre
(jours ouvrables)		 Délai maximal de clôture
(jours ouvrables)
Critique 2 jours 10 jours
Majeure 4 jours 15 jours
Mineure 10 jours 30 jours

8.2 Vérification/évaluation du programme de certification des échantillonneurs officiels de semences

Des vérifications auprès des échantillonneurs officiels de semences sont effectués par des employés qualifiés de l'ACIA conformément au protocole de vérification des programmes de l'ACIA. Les vérifications seront effectuées à partir d'une liste de contrôle pour la vérification après accréditation et un format de rapport de vérification. Un vérificateur doit être un échantillonneur de semences certifié et avoir reçu une formation de vérificateur. Si des cas de non-conformité sont observés, des mesures correctives sont mises en oeuvre par l'équipe de vérification. Les cas de non-conformité considérés de nature générale sont signalés à tous les districts du pays.

Les évaluations des échantillonneurs officiels de semences seront menées selon un plan de travail annuel préparé conjointement par les Directions générales des opérations, de la science et des programmes.

8.3 Vérification du programme

Une vérification complète du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences est effectuée à une fréquence établie par le directeur de la Division de la production des végétaux. Les critères à vérifier sont indiqués dans les Critères de vérification du programme (annexe IX). D'autres critères peuvent être ajoutés, au besoin, par la Section des semences.

De plus, le Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences peut être examiné par des représentants de l'équipe de vérification de l'ISTA dans le cadre de leur vérification des Laboratoires de semences de l'ACIA, pour vérifier s'il respecte la norme d'accréditation des laboratoires d'essai des semences (Seed Testing Laboratory Accreditation Standard) de l'ISTA.

Lorsque des non-conformités sont observées, des demandes de mesures correctives sont mises en oeuvre. Les non-conformités considérées de nature générale sont signalées à tous les districts du pays.

8.4 Dossiers et administration

Des dossiers sont tenus à l'appui du Programme de certification des échantillonneurs de semences officiels, conformément aux lignes directrices relatives à la confidentialité des renseignements personnels établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les dossiers suivants sont tenus :

  1. Demandes de mesures correctives : Les demandes sont conservées par le Laboratoire de la SSTS. Dans le cas de demandes de mesures correctives liées à des non-conformités majeures et critiques, des copies sont également envoyées à la Section des semences et au superviseur de l'échantillonneur.  
  2. Dossiers de vérification : Les rapports de vérification dûment remplis sur l'échantillonneur et le programme, ainsi que la correspondance connexe, notamment les copies des demandes de mesures correctives établies à la suite d'une vérification, sont envoyés à la Section des semences. Des copies des rapports de vérification sont envoyées au Laboratoire de la SSTS. Les documents de vérification sont conservés dans un dossier confidentiel.  
  3. Certificats : Une copie du certificat de l'échantillonneur est envoyée par la Section des semences au Laboratoire de la SSTS et à l'agent de formation compétent du centre opérationnel.  
  4. Documents d'évaluation : Les documents d'évaluation sont conservés dans un dossier confidentiel par l'administrateur de l'évaluation.  
  5. Liste des échantillonneurs officiels de semences : La Section des semences tient à jour la liste des échantillonneurs officiels de semences dans le site Web de l'Agence. Cette liste est accessible aux bureaux d'inspection de l'ACIA et aux Laboratoires de semences. Elle inscrit le nom du candidat sur la liste une fois qu'elle a reçu les documents requis attestant que les normes de certification ont été respectées, qu'un certificat d'échantillonneur officiel de semences a été délivré et que le Laboratoire de la SSTS a reçu le formulaire de vérification de signature. Les responsables de l'inspection avisent la Section des semences des modifications apportées à la situation d'emploi des échantillonneurs officiels de semences relevant de leur compétence. La Section des semences envoie un avis lorsque des modifications sont apportées à la liste officielle. La liste des échantillonneurs officiels de semences doit contenir les renseignements suivants :
    1. Nom de l'échantillonneur officiel de semences
    2. Date de la dernière mise à jour de la liste.  
  6. Base de données des échantillonneurs officiels de semences : La Section des semences tient à jour une base de données sur les échantillonneurs officiels de semences qui contient les renseignements suivants :
    1. Nom de l'échantillonneur officiel de semences
    2. Numéro de l'inspecteur
    3. Lieu de travail
    4. Date de la certification
    5. État de la certification
    6. Dates de suspension, d'annulation et/ou de rétablissement
    7. Date de la dernière mise à jour du dossier.  
  7. Dossiers d'évaluation des échantillons soumis : Les dossiers d'évaluation des échantillons soumis sont conservés par le Laboratoire de la SSTS.  
  8. Dossiers de formation : Les dossiers de formation sont conservés par les superviseurs du candidat et par l'agent de formation du Centre opérationnel pertinent.

9.0 Avertissement, suspension, annulation, et rétablissement

9.1 Avertissements

Comme l'exige la norme d'accréditation des laboratoires d'essais de semence de l'ISTA, une lettre d'avertissement doit être envoyée par le Laboratoire de semences à un échantillonneur officiel lorsqu'un nombre donné de non-conformités, relatives à des échantillons officiels prélevés à des fins diverses, ont été observées. Une copie de cette lettre est envoyée au superviseur de l'échantillonneur, à la Section des semences et au gestionnaire de l'inspection des Opérations. Une lettre d'avertissement à l'échantillonneur est envoyée à la suite de la surveillance des échantillons soumis, dans les cas suivants :

  1. on a observé sur une période de un an et dans le cadre d'activités d'échantillonnage différentes :
    1. 3 non-conformités critiques
    2. 5 non-conformités majeures
    3. 10 non-conformités mineures
    4. une combinaison de 6 non-conformités critiques et majeures
    5. une combinaison de 11 non-conformités critiques, majeures et/ou mineures.
  2. on a observé sur une période de un an et dans le cadre de la même activité d'échantillonnage :
    1. 2 non-conformités critiques.

9.2 Suspension

La Section des semences suspend la certification d'un échantillonneur officiel de semences à la suite de la surveillance des échantillons soumis et/ou d'une vérification auprès de l'échantillonneur, dans les cas suivants :

  1. on a observé sur une période de un an et dans le cadre d'activités d'échantillonnage différentes :
    1. 4 non-conformités critiques
    2. 6 non-conformités majeures
    3. 12 non-conformités mineures
    4. une combinaison de 7 non-conformités critiques et majeures
    5. une combinaison de 13 non-conformités critiques, majeures et/ou mineures
  2. on a observé sur une période de un an et dans le cadre de la même activité d'échantillonnage :
    1. 3 non-conformités critiques
  3. on a observé sur une période de deux ans et dans le cadre d'activités d'échantillonnage différentes :
    1. 5 non-conformités critiques
    2. 9 non-conformités majeures
    3. 20 non-conformités mineures
    4. une combinaison de 10 non-conformités critiques et majeures
    5. une combinaison de 21 non-conformités critiques, majeures et/ou mineures.

Si un échantillonneur a reçu trois demandes de mesures correctives sur une période d'un an ou quatre demandes sur une période de deux ans pour la même non-conformité, la non-conformité change de catégorie et passe à une catégorie supérieure. Cette exigence demeure après le rétablissement d'une suspension ou d'une annulation. Si une nouvelle demande de mesures correctives (DMC) est formulée, la non-conformité passe également à une catégorie supérieure et le superviseur de l'échantillonneur en est avisé. Par exemple, le fait d'omettre de présenter les documents en cas d'une nouvelle présentation d'un échantillon de semences pour remplacer un échantillon refusé à cause d'une non-conformité critique est classé comme une non-conformité mineure. Si, à trois reprises au cours d'une même année, l'échantillonneur omet de présenter les documents lors d'une nouvelle présentation d'un échantillon de semences pour remplacer un échantillon refusé à cause d'une non-conformité critique, la troisième demande de mesures correctives indiquera que la non-conformité mineure est maintenant devenue une non-conformité majeure.

La certification d'un échantillonneur est également suspendue si l'échantillonneur de semences ou son superviseur ne répond pas par écrit, dans les délais établis, à une demande de mesures correctives liées à une non-conformité critique observée dans le cadre d'une vérification.

Une fois les critères menant à une suspension satisfaits, la Section des semences avise l'échantillonneur dans un délai de cinq jours ouvrables. Une copie de la lettre est envoyée au superviseur de l'inspecteur, au responsable de l'inspection des Opérations et au Laboratoire de la SSTS. La Section des semences modifie la base de données sur les échantillonneurs officiels de semences et la liste des échantillonneurs officiels de semences en indiquant la suspension et la date de suspension. La certification d'un échantillonneur n'est pas suspendue si la mise en oeuvre de mesures correctives est hors de son contrôle (p. ex., les sondes appropriées ne lui ont pas été fournies). Quand la certification de l'échantillonneur est rétablie à la suite d'une suspension, et qu'une période de cinq ans s'écoule sans aucune autre suspension, les inscriptions relatives à la suspension sont retirées de tous les dossiers.

9.3 Annulation

La certification d'un échantillonneur officiel de semences est annulée dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. Il soumet des documents faux ou trompeurs relatifs à un échantillon ou au mode de prélèvement.
  2. Il soumet des échantillons qui n'ont pas été prélevés ou des documents qui n'ont pas été préparés par lui-même ou par une personne sous sa supervision.
  3. Sa certification a déjà été suspendue deux fois au cours des cinq dernières années.
  4. Sa certification a été suspendue pour une période de deux ans, et aucune mesure corrective n'a été mise en oeuvre.
  5. Il quitte son emploi à l'ACIA

Certaines non-conformités entraînant une annulation de la certification peuvent aussi entraîner la prise de mesures disciplinaires.

La Section des semences avertit l'inspecteur dans un délai de cinq jours ouvrables de l'annulation de la certification. Une copie de la lettre est envoyée au superviseur de l'inspecteur et au Laboratoire de la SSTS. La Section des semences modifie la base de données sur les échantillonneurs officiels de semences et la liste des échantillonneurs officiels de semences en indiquant l'annulation et la date de l'annulation. La certification d'un échantillonneur n'est pas annulée lorsque la mise en oeuvre des mesures correctives est indépendante de sa volonté (p. ex., les sondes appropriées ne lui ont pas été fournies)

9.4 Rétablissement

Suite à une suspension, la certification d'un échantillonneur officiel de semences est rétablie lorsque l'échantillonneur a terminé une formation d'appoint et montré à un évaluateur qu'il a corrigé les non-conformités à l'origine de la suspension. La Section des semences modifie la base de données sur les échantillonneurs officiels de semences et la liste des échantillonneurs officiels de semences en indiquant que la certification est rétablie.

Suite à une annulation, le certification d'un échantillonneur officiel de semences est rétablie lorsque l'échantillonneur a réussi de nouvelles évaluations écrite et pratique. La Section des semences modifie la base de données sur les échantillonneurs officiels de semences et la liste des échantillonneurs officiels de semences en indiquant que la certification est rétablie.

Annexe I : Compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences

Compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences

Tâches Et Éléments

Tâche : Identifier ce qui doit être échantillonné

  • Déterminer le lot spécifique à échantillonner
  • Déterminer le mode d'emballage des semences
  • Déterminer l'espèce
  • Déterminer la taille du lot
  • Vérifier l'identification du lot
  • Vérifier le lot à l'égard du plan de travail du Programme

Compétences Techniques

  • Connaissance de la méthode de définition et d'identification du lot de semences.
  • Connaissance de l'industrie semencière (p. ex., espèces, méthode de transformation, dossiers de transformation, options d'emballage).
  • Connaissance des objectifs du Programme des semences et des codes d'échantillons.
  • Aptitude à obtenir les renseignements requis en consultant les dossiers (p. ex., feuille de mélange, certificat d'analyse des semences, déclarations de semence, certificat de récolte).
Tâches Et Éléments

Tâche : Décider d'échantillonner ou non un échantillon

  • Vérifier l'accessibilité du lot de semences afin de voir si on peut prélever un échantillon
  • Vérifier si le lot de semences est mis sur le marché comme semences
  • Déterminer l'intégrité du lot de semences, soit des emballages scellés et intacts et des étiquettes/documents appropriés.

Compétences Techniques

  • Connaissance des principes de l'échantillonnage.
  • Connaissances des conditions à respecter pour assurer que l'échantillon est représentatif, et des méthodes pour déterminer l'intégrité du lot de semences.
  • Connaissance de ce qu'on entend par emballage scellé.
  • Connaissance des normes d'importation, des dénominations de catégorie et de ce qu'on entend par vente.
  • Connaissance des exigences particulières en matière d'exportation.
  • Connaissance des motifs de dérogation aux normes.

Tâches Et Éléments

Tâche : Échantillonner les semences

  • Choisir la méthode et le matériel d'échantillonnage appropriés.
  • Déterminer et prélever le nombre requis d'échantillons primaires.
  • Utiliser la procédure appropriée pour prélever des échantillons.
  • Évaluer l'uniformité des échantillons primaires.

Compétences Techniques

  • Connaissance des principes généraux d'échantillonnage.
  • Connaissance de la définition et des critères applicables à l'uniformité d'un lot de semences.
  • Connaissance des options quant au matériel d'échantillonnage.
  • Connaissance des options quant au choix des méthodes d'échantillonnage.
  • Connaissance de l'utilisation du matériel d'échantillonnage.
  • Connaissance des bonnes procédures d'échantillonnage, et capacité à les respecter (y compris celles qui visent les semences traitées).
  • Connaissance des procédures de nettoyage du matériel d'échantillonnage.

Tâches Et Éléments

Tâche : Préparer les échantillons en vue de leur soumission

  • Si le lot est uniforme, combiner les échantillons primaires pour former un échantillon composite.
  • Subdiviser l'échantillon composite de manière à obtenir l'échantillon soumis, si cela est autorisé et justifié.
  • Choisir l'emballage approprié pour l'échantillon à soumettre.
  • Étiqueter l'emballage de l'échantillon à soumettre.
  • Fermer et sceller adéquatement l'emballage de l'échantillon à soumettre.
  • Remplir le formulaire de soumission d'échantillon.
  • Fixer des étiquettes, au besoin.
  • Utiliser la procédure de manutention appropriée pour les échantillons d'enquête, lorsque la continuité de la preuve est nécessaire.

Compétences Techniques

  • Connaissance des méthodes de mélange appropriées pour obtenir un échantillon composite, et capacité à les respecter.
  • Connaissance des échantillons (espèces) qui doivent être soumises au laboratoire aux fins de subdivision.
  • Connaissance de la procédure appropriée de division de l'échantillon composite pour obtenir des échantillons soumis, et capacité à la respecter.
  • Connaissance du poids minimal requis pour l'échantillon soumis.
  • Connaissance de la méthode appropriée de manutention des échantillons pour la détermination de la teneur en eau, et capacité à la respecter.
  • Connaissance du choix de l'emballage pour les échantillons, selon l'espèce, l'analyse ou les semences traitées.
  • Connaissance de la procédure appropriée d'identification et de scellage des échantillons, et capacité à la respecter.
  • Connaissance des directives pour remplir adéquatement le formulaire de soumission d'échantillon, et capacité à les respecter.
  • Connaissance de la procédure appropriée de manutention des échantillons d'enquête, et capacité à la respecter.

Tâches Et Éléments

Tâche :Expédier les échantillons

  • Emballer les échantillons dans des contenants d'expédition.
  • Adresser correctement les contenants d'expédition.
  • Expédier les échantillons en fonction de leur priorité.
  • Dans le cas des échantillons d'enquête, utiliser la procédure appropriée.

Compétences Techniques

  • Connaissance des méthodes appropriées d'emballage et d'identification des emballages, et capacité à les respecter.
  • Connaissance du mode de transport approprié (choix du bon moment).
  • Connaissance des laboratoires appropriés pour l'exécution de certaines analyses.
  • Connaissance des protocoles pour les échantillons d'enquête.

Annexe II : Documents qui peuvent être consultés pendant l'évaluation écrite

Les documents suivants sont fournis au candidat par le surveillant au cours de l'évaluation écrite pour la certification des échantillonneurs officiels de semences :

  1. IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences
  2. PSQ 152.1, Mise en oeuvre et administration des Systèmes des semences de l' OCDE et des Directives relatives aux semences de l'Union européenne.

En outre, l'administrateur du test peut enjoindre le surveillant de fournir les documents suivants :

  1. Loi et Règlement sur les semences
  2. Règles internationales pour les essais de semences de l'ISTA, chapitre 2 : Échantillonnage version actuelle.

Les documents susmentionnés peuvent être remis au candidat au début de l'atelier. Ils peuvent ainsi renfermer des commentaires ajoutés à la main ou mis en évidence par le candidat. Ils sont acceptés comme documents de référence pendant une évaluation écrite.

Annexe III : Exemples de questions pour l'évaluation écrite

Le type de questions que l'on peut trouver dans les évaluations écrites comprennent des définitions, des calculs, de courtes réponses, des blancs à remplir et des questions à choix multiples. Les questions présentées dans la présente annexe sont des exemples de types de questions auxquelles un candidat pourrait devoir répondre dans une évaluation écrite.

QUESTION: Que signifie le code MPP du Programme des semences?

RÉPONSE: Surveillance du marché, semences généalogiques (Référence : IP 132.1.1, annexe IV)

QUESTION: Quelle est l'intensité d'échantillonnage requise pour un lot de semences emballées dans 360 sacs de 25 kg chacun?

RÉPONSE: Il faut prélever 30 échantillons primaires. (Référence : Chapitre 2 des Règles de l'ISTA, et IP 132.1.1, annexe II)

QUESTION: Définir l'expression « vente » dans le cadre du Programme des semences.

RÉPONSE: Sont assimilés à la vente le consentement à la vente, l'offre, la garde, l'exposition, la transmission, l'expédition, le transport ou la livraison en vue de la vente, ainsi que le consentement à l'échange ou à l'aliénation, à titre onéreux, indépendamment de la manière dont l'échange ou l'aliénation est effectué ou de la personne avec qui ou en faveur de qui, selon le cas, a lieu l'échange ou l'aliénation. (Référence : Article 2.0 de la Loi sur les semences)

QUESTION: Lorsque un (1) gramme de semences contient 5 000 semences ou plus, un échantillon de semences soumis aux fins d'essais doit contenir au moins grammes [selon la sous-section (3)].

RÉPONSE: 10 grammes. (Référence : alinéa 12. (2) a) du Règlement sur les semences)

QUESTION: Parmi les emballages suivants, lesquels utiliseriez-vous pour soumettre aux fins de surveillance du marché un échantillon de grosses semences qui faire l'objet d'une d'analyse de pureté et de germination?

  1. Enveloppe en papier manille
  2. Sac en polyéthylène à languettes
  3. Sac en coton
  4. Bocal en verre

RÉPONSE :

  1. Enveloppe en papier manille
  2. Sac en coton
    (Référence : IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences)

Annexe IV : Clé de correction pour l'évaluation pratique

Le candidat a au départ un crédit de 120 points. À tous les cas de non-conformité ou de réponse incorrecte est associé un nombre de points à déduire de ce crédit. Au maximum 20 points sont déduits pour un cas de non-conformité critique, 10 pour un cas de non-conformité majeure et 5 pour un cas de non-conformité mineure. Toutefois, un nombre inférieure points peut être déduit pour certains cas de non-conformité afin de refléter leur moindre importance dans la procédure d'échantillonnage. Les candidats qui présentent les deux cas de non-conformité critiques suivants seront automatiquement exclus de la certification :

  1. Utilisation de la mauvaise sonde;
  2. Mauvais choix de l'intensité d'échantillonnage (défaut d'établir correctement le nombre d'échantillons primaires qui doivent être prélevés d'un lot de semences donné).

L'évaluation pratique évalue l'aptitude du candidat à échantillonner des lots de semences. On trouve ci-dessous des exemples des compétences qui sont vérifiées lors de l'évaluation.

Clé de correction pour l'évaluation pratique
Référence Aptitude/Facteur Commentaires
(ISTA) 2.5,
2.6.4A

Critique

 Matériel d'échantillonnage
L'échantillonneur utilise-t-il le bon matériel d'échantillonnage?

2.a) Voici des exemples de non-conformité critiques :
(40) utilisation d'une sonde non approuvée
(15) utilisation d'une sonde approuvée qui est de taille inférieure à la taille requise ou qui est dotée d'une ou de plusieurs fentes de taille inférieure à la taille requise

Aux fins de pondération, on attribue 20 points pour la présente section. Toutefois, ce cas de non-conformité critique entraîne automatiquement la mention « ne respecte pas la norme établie ».

[L'évaluateur devrait noter le type de sonde utilisé.]

  

(ISTA) 2.6.7,
2.6.7A

Mineur

Formulaire de soumission d'échantillons
L'échantillonneur remplit-il correctement le formulaire de soumission d'échantillon?
8.a) Les champs obligatoires du formulaire de soumission d'échantillon du SIESAL (CFIA/ACIA 5160) figurant à l'annexe V des IP 132.1.1 sont remplis :
(0.5) plan d'échantillonnage (codes de programme)
(0.5) date d'échantillonage
(0.5) numéro de l'échantillon de 11 chiffres
(0.5) lieu de l'échantillon
(0.5) numéro du lot
(0.5) méthode d'échantillonnage (taille et type de la sonde, ou à la main)
(0.5) nombre d'emballages
(0.5) type d'emballages
(0.5) poids de chaque emballage
(0.5) poids total du lot
(0.5) intensité d'échantillonnage (échantillons primaires)
(0.5) non commun (espèce)
(0.5) variété
(0.5) numéro de certificat de récolte ou numéro de mélange
(0.5) nom de la catégorie
(0.5) analyses exigées
(0.5) signature de l'inspecteur et date
commentaires

Déduire 0,5 point par élément manquant ou incorrect jusqu'à un maximum de 5 points.
8.b) Corrections au SIESAL
(0.5) raturer l'erreur et ajouter la modification
(0.5) initiales et date de la modification

Le nombre maximum de points qui peuvent être déduits est 5.

 Les questions de la section 8 doivent être évaluées par un examen du formulaire de soumission d'échantillon remis à l'évaluateur au terme de l'évaluation.

Annexe V : Certificat d'échantillonneur officiel de semences

L'Agence canadienne d'inspection des aliments ACIA, conformément à la Norme 131 du CRPS, Agence de certification - Exigences relatives à l'exécution du Programme de certification des semences et conformément à la Procédure du système qualité 132.4, Certification de l'échantillonneur officiel de semences, Programme des semences, accorde par la présente à la certification à titre d'échantillonneur officiel de semences.

Numéro d'inspecteur :

Date de délivrance du certificat :


Gestionnaire national, Section des semences

Annexe VI : Formulaire de vérification de signature

VÉRIFICATION DE SIGNATURE

Nom :

Adresse :

Municipalité/Ville: Code postal :

Téléphone : Fax :

Courriel :

Numéro d'inspecteur : Initiales de l'inspecteur :

Signature de
l'inspecteur Date :

Nom
du superviseur de l'inspecteur :

Annexe VII : Classification des non-conformités dans les échantillons et les documents

On trouve ci-après une liste des non-conformités que l'on peut observer au cours de l'échantillonnage des semences ou dans des documents sur l'échantillonnage des semences. D'autres non-conformités que celles-là peuvent aussi être observées. Lorsqu'une non-conformité non inscrite sur la liste est observée, le Laboratoire de semences ou le vérificateur doivent en présenter une description, recommander la catégorie à lui attribuer et fournir une justification à cet égard à la Section des semences.

Non-conformité critique : Toute procédure qui exige qu'on effectue un nouvel échantillonnage du lot.

  1. Utilisation de l'échantillonnage à la main dans un cas autre que pour les graminées vêtue non coulantes.
  2. Utilisation d'une sonde non approuvée.
  3. Utilisation d'une méthode de division non approuvée.
  4. Utilisation d'une sonde trop petite pour l'espèce échantillonnée.
  5. Soumission d'un échantillon de semences pour lequel l'intensité d'échantillonnage diffère de l'intensité minimale prescrite.
  6. Soumission d'un échantillon aux fins d'obtention d'un Bulletin de l'ISTA prélevé sur un lot de semences dont la taille est supérieure à la taille maximale prescrite.
  7. Soumission d'un échantillon aux fins d'exportation des semences qui n'est ni scellé ni étiqueté pour les analyses de l'ISTA.
  8. Extraction de matériel contenu dans un échantillon (p. ex,. graines de mauvaises herbes/autres espèces lorsque des analyse de pureté sont demandées par le laboratoire).
  9. Utilisation d'un dispositif d'échantillonnage automatique, à des fins d'exportation, non approuvé par l'ACIA
  10. Poids de l'échantillon soumis ne satisfaisant pas aux exigences de poids minimal de l'échantillon.
  11. Absence de correspondance entre l'échantillon et les documents.
  12. Scellage inapproprié de l'échantillon soumis.

Non-conformité majeure : Toute procédure qui entraîne un délai dans l'analyse d'un échantillon.

  1. Absence de correspondance entre la date d'échantillonnage et la date de scellage des échantillons OCDE.
  2. Prélèvement d'un échantillon sur un lot de semences non scellé, selon les prescriptions.
  3. Étiquetage incomplet de l'échantillon soumis.
  4. Non-soumission de tous les documents avec l'échantillon.
  5. Non-étiquetage de l'échantillon de semences traitées comme semences traitées.
  6. Non-utilisation de l'équipement de protection approprié pour échantillonner des semences traitées.
  7. Non-vérification de la propreté du matériel d'échantillonnage
  8. Échantillonnage d'un lot de semences aux fins d'exportation ou de classement par catégories lorsque les échantillons primaires ne sont pas uniformes.
  9. Échantillonnage d'un lot de semences lorsque les dossiers montrent que le lot de semences ne peut pas être considéré suffisamment uniforme.
  10. Manipulation de la sonde d'une manière non décrite dans les IP 132.1
  11. Non-respect de la bonne procédure d'utilisation du diviseurs à rifles.
  12. Non-soumission des documents lors d'une nouvelle soumission d'un échantillon de semences pour remplacer un échantillon refusé en raison d'une non-conformité critique.
  13. Non-inscription, ou inscription erronée, dans les documents soumis, de l'un ou l'autre des éléments suivants :
    1. renseignements sur la sonde
    2. nombre d'échantillons primaires
    3. date de l'échantillonnage
    4. numéro de lot
    5. taille du lot
    6. nombre d'emballages dans chaque lot
    7. taille de chaque emballage.
  14. Soumission d'un échantillon mal emballé lorsqu'il faut effectuer une détermination de la teneur en eau ou que les semences ont été traitées.
  15. Incohérence entre l'échantillon et les documents, nécessitant une modification des documents.
  16. Soumission d'un échantillon et de documents, notamment des étiquettes OCDE, pour une variété non inscrite sur la liste de l' OCDE ou preuve que la variété est acceptée par un système d'enregistrement des variétés.
  17. Soumission d'un échantillon et de documents en vue d'une certification ISTA, pour une espèce ne figurant pas dans les Règles de l'ISTA.
  18. Soumission d'un échantillon et de documents pour des analyses ISTA, y compris des étiquettes OCDE mentionnant les Règles et normes CE, pour une espèce non mentionnée dans les Directives CE.
  19. Non-conformité aux exigences de l'ISTA d'un nouvel échantillonnage dans le cas d'un lot qui a fait l'objet d'un nouvel échantillonnage en vue de l'obtention d'un Bulletin de lot de semences de l'ISTA.
  20. Omission de remplir le formulaire CFIA/ACIA 1118 pour les échantillons destinés à l'exportation.
  21. Omission de vérifier l'uniformité de chaque échantillon primaire sur le plan de la grosseur des semences, de leur couleur et de la quantité de matière vêtue.
  22. Prélèvement d'un échantillon sur un lot de semences où une portion du lot est inaccessible.
  23. Utilisation d'un contenant pour échantillons inapproprié pour la soumission des échantillons.

Non-conformité mineure : Toute procédure qui exige une clarification des renseignements soumis, avant de procéder aux analyses

  1. Non-utilisation du formulaire de soumission d'échantillon - SIESAL
  2. Non-inscription, ou inscription erronée, dans les documents, soumis de l'un ou l'autre des éléments suivants :
    1. numéro de certificat de récolte
    2. renseignements relatifs aux éléments d'un mélange
  3. Omission de fournir des renseignements relatifs au traitement des semences d'un échantillon étiqueté comme étant des semences traitées.
  4. Soumission de renseignements contradictoires concernant l'échantillon.
  5. Non-inclusion de l'étiquette OCDE lors de la soumission d'un échantillon aux fins d'exportation.
  6. Omission de signer le formulaire du SIESAL.

Annexe VIII : Formulaire de demande de mesure corrective

Réservé à l'usage du laboratoire

Échantillon de semences exportées
Échantillon de semences destinées au marché canadien

Numéro de l'échantillon du laboratoire :

Numéro de la demande de mesures correctives :

Demandeur :

Numéro de l'inspecteur :

Date:

Nom et lieu de travail de l'inspecteur :

Numéro(s) de l'échantillon soumis à l'inspection :

Numéro de lot (s'il y a lieu) :

Non-conformité observée pendant :

Surveillance de la soumission d'échantillons Vérification auprès de l'échantillonneur Vérification du Programme

Description de la non-conformité (et des observations connexes) qu'il faut corriger :

Référence :

Catégorie de la non-conformité : Critique Majeure Mineure

Date de la mise en oeuvre :

Date de clôture :

Description de la mesure prise pour corriger la non-conformité ou pour empêcher qu'elle ne se reproduise :
(La présente section doit être remplie par l'échantillonneur) (Pour la vérification et les cas de non-conformité critiques, le superviseur de l'échantillonneur doit remplir la présente section.)

Signature de l'échantillonneur :

Date:

Signature du superviseur de l'échantillonneur (exigée seulement dans le cas de non-conformités critiques) :

Date:

Vérification de la mise en oeuvre : Acceptable Non acceptable


Signature du vérificateur/de l'évaluateur
de la soumission de l'échantillon de semences

Date

Annexe IX : Critères de vérification du Programme

Les critères suivants sont pris en compte pendant une vérification du Programme :

  1. La liste de échantillonneurs officiels de semences est à jour.
  2. La liste des administrateurs de l'évaluation et des évaluateurs des échantillonneurs de semences est à jour.
  3. L'administrateur de l'évaluation et les évaluateurs des échantillonneurs de semences satisfont à toutes les exigences énoncées dans la (PSQ).
  4. Les exigences énoncées dans la présente PSQ sont respectées relativement à la formation, à l'évaluation, aux dossiers, aux vérifications des échantillonneurs de semences, aux avertissements, à la suspension, à l'annulation et au rétablissement.
  5. Les lignes directrices relatives à la confidentialité sont respectées.
  6. Le matériel de formation est à jour.
  7. Le matériel de formation existant est utilisé.
  8. Les exigences énoncées dans la présente PSQ sont respectées relativement à la surveillance de l'échantillon soumis, et les dossiers d'évaluation des échantillons soumis sont à jour.
  9. Les échantillonneur officiel de semences ont, et utilisent, les versions actuelles des documents suivants :
    Loi et Règlement sur les semences
    Règles internationales pour les essais de semences de l'ISTA, chapitre 2 : Échantillonnage.
    IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences
    PSQ 152.1, Mise en oeuvre et administration des Systèmes des semences de l' OCDE et des Directives relatives aux semences de l'Union européenne.

Annexe X : Registre de surveillance

Je soussigné, , confirme par la présente que j'étais présent pour surveiller les candidats suivants lorsqu'ils ont passé leur évaluation écrite aux fins de certification au titre d'échantillonneur officiel de semences :



LIEU :
HEURE DE L'ÉVALUATION :

En signant ce formulaire, le (la) soussigné(e) confirme qu'il (elle) a surveillé la tenue de l'évaluation ci-dessus à la date indiquée et que l'évaluation a été administrée conformément à la (PSQ) 132.4, Certification des échantillonneurs officiels de semences, du Programme des semences.

Signature Date