Sélection de la langue

Recherche

Surveillance par l'ACIA de l'inspection autorisée de cultures de semences (IP 142.3.1)

Cette page fait partie du répertoire des documents d'orientation (RDO).

Vous cherchez des documents connexes?
Recherche de documents connexes dans le répertoire des documents d'orientation.

Le présent document décrit la surveillance par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) de l'inspection des cultures de semences généalogiques par des Inspecteurs de cultures de semences agréés (ICSA) agissant sous la supervision de Services d'inspection de cultures de semences autorisés (SICSA).

Les SICSA et les ICSA sont des entités et des personnes privées autorisées par l'ACIA en vertu d'agréments à fournir des services d'inspection de cultures de semences généalogiques. Les ICSA procèdent aux inspections et produisent des Rapports d'inspection de cultures de semences vérifiés par les SICSA avant d'être présentés à l'Association canadienne des producteurs de semences (ACPS) par le biais du logiciel CertiSem de l'ACPS. L'ACPS délivre un certificat de culture pour la culture de semences inspectée en s'appuyant sur le Rapport d'inspection de cultures de semences présenté.

En sa qualité d'autorité en matière de certification des semences au Canada, la responsabilité incombe à l'ACIA de surveiller la mise en œuvre, par les SICSA, de ses systèmes de gestion de la qualité (SGQ), de même que la prestation de services d'inspection de cultures de semences généalogiques par les ICSA.

Mise à jour : 14 avril 2023

Sur cette page

1.0 Portée

La présente IP décrit les procédures de surveillance par l'ACIA des activités des ICSA et des SICSA.

2.0 Définitions, acronymes et références

Pour les besoins de ces IP, les définitions données dans le Cadre règlementaire du programme des semences (CRPS 101) Définitions, acronymes et références concernant le programme des semences s'appliquent.

3.0 Exigences générales

Les exigences générales relatives à la surveillance du SICSA et de l'ICSA sont décrites dans la PSQ 142.3 – Surveillance par l'ACIA de l'inspection de cultures de semences autorisée.

4.0 Agrément des inspecteurs de cultures de semences agréés

Les renseignements sur le processus d'agrément pour un ICSA se trouvent dans la Procédure du système de qualité (PSQ) 142.2 Agrément des services d'inspection des cultures de semences autorisés et des inspecteurs des cultures de semences agréés.

4.1 Formation des ICSA

Les ICSA et les SICSA devraient consulter la section 5.1 de la PSQ 142.2 Formation et évaluation des ICSA pour obtenir des renseignements sur le processus de formation.

Les formateurs de l'ACIA devraient consulter les Directives aux formateurs des inspecteurs de cultures de semences agréés (SGDDI 3849446 – accès interne seulement).

4.2 Évaluations des ICSA éventuels

Les ICSA et les SICSA doivent consulter la section 5.1 Formation et évaluation des ICSA de la PSQ 142.2 pour obtenir des renseignements sur le processus d'évaluation.

Les formateurs de l'ACIA doivent consulter les Directives aux formateurs des inspecteurs de cultures de semences agréés (SGDDI 3849446 – accès interne seulement).

4.2.1 Évaluation écrite

Chaque groupe d'agrément a une évaluation théorique écrite, offerte en personne ou à l'aide d'une plateforme de test en ligne. Les candidats doivent apporter leurs propres copies à jour des documents de référence, qui peuvent être en format électronique ou papier.

Les candidats seront informés de leurs notes par courriel. Si un candidat échoue l'évaluation, la responsabilité lui incombe de communiquer avec son formateur pour demander une reprise de l'évaluation.

4.2.2 Évaluation pratique

Tel qu'indiqué à la section 5.1 de la PSQ 142.2, le processus d'agrément des ICSA tierces parties pour les groupes 1 et 4 comprend une évaluation pratique (sur le terrain). Pour les ICSA non tierces parties, il y a des évaluations pratiques pour les groupes 2 et 4. L'évaluateur s'entendra sur une date et un endroit avec le candidat. Le candidat aura accès à tous les documents auxquels les inspecteurs de cultures de semences ont normalement accès durant l'exercice de leurs fonctions.

L'évaluateur informera le candidat de sa note. Si un candidat échoue l'évaluation, la responsabilité lui incombe de communiquer avec son formateur pour demander une reprise de l'évaluation.

4.3 Agrément de l'ICSA

Une fois que le candidat a réussi à la fois les évaluations écrite et pratique, la Section des semences délivre l'agrément à l'ICSA et informe l'ICSA et l'ACPS.

4.4 Formation et soutien après l'obtention de l'agrément

La disponibilité de formation et de soutien après l'obtention de l'agrément variera d'une région à l'autre et ceux-ci seront axés, au besoin, sur les Inspecteurs-chef, qui peuvent ensuite distribuer l'information aux ICSA sous leur supervision. Si des mises à jour sont apportées au matériel didactique à l'intention des ICSA, la Section des semences distribuera le matériel mis à jour à l'Inspecteur-chef de chaque SICSA.

Les ICSA qui ne sont pas des Inspecteurs-chef peuvent suivre cette formation supplémentaire s'il reste de la place et si l'agent de formation est d'accord.

5.0 Agrément des Services d'inspection des cultures de semences autorisés

5.1 Demande

Le processus de demande est décrit à la section 6.1 Demande d'agrément d'un SICSA de la PSQ 142.2. La trousse de demande doit comprendre une copie du manuel du SGQ du SICSA, de même que tous les documents sur les procédures et formulaires connexes mentionnés dans le manuel du SGQ.

5.1.1 Examen de la demande

La demande doit être complète, signée et datée. Si la demande est incomplète, la Section des semences communiquera avec l'auteur de la demande afin d'obtenir les renseignements manquants.

5.1.2 Examen du manuel des Systèmes de gestion de la qualité (SGQ) des SICSA

La surveillance continue du SICSA par l'ACIA évalue la capacité du SICSA à mettre en œuvre correctement son SGQ. Par conséquent, c'est essentiel que l'évaluation et l'examen initiaux du SGQ soient détaillés et complets.

Note : Le reviseur doit être un vérificateur SICSA.

Le manuel du SGQ doit décrire les procédures suivies par le SICSA qui donnent lieu à la présentation d'un Rapport d'inspection de culture de semences impartial, précis et complet à l'ACPS. L'Annexe I est une liste de contrôle facilitant l'examen d'un manuel du SGQ qui doit être remplie par le réviseur avant d'être en mesure d'agrémenter le SICSA. Cette liste de contrôle n'est pas statique et sera mise à jour au besoin.

Si le manuel du SGQ ne répond pas de façon satisfaisante à tous les critères figurant sur la liste de contrôle, le réviseur envoie la version courante de la liste de contrôle à l'auteur de la demande et lui demande d'y apporter des révisions. Au fur et à mesure que les parties déficientes sont modifiées, le réviseur devrait mettre la liste de contrôle à jour. Le manuel du SGQ est considéré terminé seulement lorsqu'il répond à tous les critères décrits dans la liste de contrôle. La version finale du manuel du SGQ devrait indiquer la date à laquelle il a été accepté par l'ACIA.

Toute la documentation reçue ou créée par le réviseur durant le processus d'examen du manuel, y compris les formulaires et les listes de contrôle, devrait être ajoutée au dossier électronique de l'ACIA du SICSA.

Dans certaines situations, le manuel du SGQ doit englober les procédures non liées à l'inspection des cultures de semences. Dans un tel cas, le SICSA n'a pas besoin de fournir le manuel au complet, mais seulement des parties suffisantes du manuel du SGQ pour prouver que le SICSA est en mesure d'atteindre l'objectif consistant à assurer la prestation de services d'inspection de cultures de semences qui répondent aux normes prévues par l'ACIA et l'ACPS.

5.2 Recommandation d'agrément d'un SICSA

Lorsque le réviseur est satisfait que le manuel du SGQ réponde aux exigences du programme, il doit remplir et signer le Résumé de la révision du manuel du SGQ (Annexe II) et envoyer le formulaire à la Section des semences.

5.3 Agrément d'un SICSA

La Section des semences examinera le Résumé de la révision du manuel du SGQ et délivrera l'agrément au SICSA. Le nom du SICSA sera ajouté à la liste des SICSA agréés et un avis sera envoyé au vérificateur de l'ACIA et à l'ACPS.

Le SICSA doit présenter une demande distincte auprès de l'ACPS pour être admissible à soumettre des Rapports d'inspection de cultures de semences à l'ACPS.

6.0 Surveillance continue des ICSA par l'ACIA

Le processus de surveillance des ICSA est décrit à la section 5.0 Surveillance des inspecteurs de cultures de semences agréés de la PSQ 142.3.

6.1 Contre-inspections

Les contre-inspections sont effectuées par les inspecteurs des cultures de semences de l'ACIA. Le processus de contre-inspection est décrit à la section 5.1 de la PSQ 142.3. Les contre-inspecteurs doivent consulter la OG-OO 54400 Contre-inspections des champs inspectées par les ICSA (SGDDI 18818790 – accès interne seulement) pour les procédures relatives à la réalisation des contre-inspections.

Lorsqu'un ICSA inspecte un type de culture pour la première fois (ou un nouveau type de culture dans une parcelle), il doit informer l'ACPS en remplissant le formulaire de notification dans CertiSem. Le blé dur (durum) et le blé sont considérés comme des types de cultures différents et nécessitent des notifications distinctes.

6.2 Fréquence des contre-inspections

Les contre-inspections se font à une fréquence établie par le vérificateur durant la vérification annuelle du SICSA. Les ICSA qui en sont à leur première année d'agrément sont assujettis à une fréquence Normale.

Tableau 1 Fréquences des contre-inspections
Fréquence Taux de contre-inspection
Réduite 5 %
Normale 10 %
Élevée 15 %

Tous les ICSA font l'objet d'un taux de contre-inspection dans une proportion de 20 % pour leurs inspections des cultures de semences de Groupe 6 (parcelles).

Lorsque l'on utilise les pourcentages pour calculer le nombre de champs appelés à faire l'objet d'une contre-inspection, le nombre obtenu est arrondi au nombre entier supérieur le plus près.

Ces contre-inspections sont assujetties aux frais de l'ACIA imposés aux SICSA.

6.2.1 Contre-inspections supplémentaires

L'ACIA peut souhaiter effectuer des contre-inspections supplémentaires dans les circonstances suivantes :

Ces contre-inspections supplémentaires ne sont pas assujetties aux frais de l'ACIA et ne devraient pas être facturées aux SICSA.

6.2.2 Changements apportés à la fréquence des contre-inspections

Dans le cadre de la vérification annuelle du SICSA, la fréquence des contre-inspections pour un ICSA peut être ajustée par le vérificateur. La fréquence des contre-inspections peut rester la même d'une année à l'autre ou peut être augmentée d'un niveau. (par exemple, de normale à élevée) ou diminuée d'un niveau (par exemple, de normale à réduite), selon le nombre et les types de manquements attribuées à cet ICSA. Le Tableau 2 décrit les critères de changement du niveau de fréquence des contre-inspections. Lorsque plusieurs manquements mineurs ou majeurs du même type sont observés durant la même saison, ils ne sont considérés que comme un seul manquement. Si un ICSA travaille pour plusieurs SICSA, le nombre de manquements mineurs et majeurs est calculé indépendamment pour chaque SICSA pour lequel le ICSA effectue des inspections au cours de la saison de culture. Le vérificateur calculera la fréquence du ICSA par SICSA et suivra les instructions pour mettre à jour la feuille de suivi DMPS – Calcul de fréquence des contre-inspections (SGDDI 12518191 – accès interne seulement) dans le dossier maître SICSA (SGDDI 40907055 – accès interne seulement). La fréquence du ICSA pour l'année suivante ne peut être calculée par la Section des semences qu'une fois que toutes les fréquences de contre-inspection pour chaque SICSA sont reçues, car la fréquence de contre-inspection la plus élevée sera attribuée au ICSA pour l'année suivante. Par conséquent, un vérificateur peut ne pas être au courant d'une fréquence de contre-inspection d'un autre SICSA au moment de la vérification et devrait communiquer le taux au ICSA et au SICSA que cela sera déterminé à une date ultérieure.

Les fréquences des contre-inspections ne changent pas durant la saison. Cependant, les manquements critiques non résolus peuvent mener à l'ouverture du processus de révocation d'agrément durant la saison d'inspection des cultures de semences.

Pour qu'un ICSA passe à une fréquence plus faible de contre-inspections, l'ICSA doit avoir effectué au moins 25 inspections et avoir fait l'objet d'au moins 3 contre-inspections au cours d'une même saison d'inspection des cultures.

Tableau 2 Critères déterminant la modification du niveau de fréquence des contre-inspections des ICSA
Modification de la fréquence des contre-inspections Manquements durant l'année précédente
Diminution d'élevée à normale 4 mineurs ou moins, aucun majeurs ni critiques
Diminution de normale à réduite 4 mineurs ou moins, aucun majeurs ni critiques
Augmentation de réduite à normale 2 majeurs ou plus, ou 1 ou 2 critique(s)
Augmentation de normale à élevée 3 majeurs ou plus, ou 1 ou 2 critique(s)
Entamer le processus de révocation 3 critiques

Le SICSA est responsable en dernier ressort du rendement des ICSA sous sa supervision et est tenu de donner une nouvelle formation ou d'autre type de soutien à l'ICSA pour améliorer leur prestation d'inspections de cultures de semences si c'est nécessaire.

6.3 Comparaison des Rapports d'inspection de cultures de semences du contre-inspecteur et de l'ICSA

Les contre-inspecteurs de l'ACIA devraient consulter l'orientation opérationnelle OG-OO 54400 pour connaître les procédures de comparaison.

6.4 Manquements des ICSA

Les descriptions des manquements mineurs, majeurs et critiques des ICSA se trouvent dans le Tableau 3.

Tableau 3 Types de manquements des ICSA
Manquement Description
Mineur Activité non-conforme à une procédure acceptée d'inspection de cultures de semences généalogiques mais qui n'entraînera aucun effet négatif ou peu susceptible d'entraîner des effets négatifs sur la qualité d'inspection de la culture de semences généalogiques lorsque des cas isolés sont observés, mais cela peut cumulativement se solder par des répercussions de conséquence sur la qualité d'inspection des cultures de semences généalogiques
Majeur Activité non-conforme à une procédure acceptée d'inspection de cultures de semences généalogiques et qui peut avoir ou aura probablement des effets négatifs sur la qualité d'inspection de la culture de semences généalogiques
Critique Activité non-conforme à une procédure acceptée d'inspection de cultures de semences généalogiques et qui aura des effets négatifs sur la qualité d'inspection de la culture de semences généalogiques

Si l'ICSA se voit attribuer plusieurs manquements, le contre-inspecteur peut recommander au vérificateur de l'ACIA qu'une nouvelle formation soit donnée à l'ICSA durant la saison de culture de semence en cours et que le SICSA assure un soutien ou une surveillance supplémentaire.

Les manquements mineurs et majeurs sont communiqués au SICSA. Les manquements critiques sont communiqués à la fois à l'ICSA et au SICSA.

Des non-conformités critiques sont émises sans égard à la classe généalogique finale attribuée à la culture inspectée. L'ACIA établit une comparaison avec la norme de l'ACPS publiée, y compris les variants, mais l'ACPS peut utiliser des renseignements supplémentaires pour évaluer le rapport.

7.0 Surveillance continue des SICSA par l'ACIA

À la fin de sa première année d'agrément, le SICSA doit se soumettre à une vérification complète par le vérificateur de l'ACIA. Dans les années suivant la première vérification, un vérificateur peut effectuer une vérification complète ou bien une vérification partielle, selon les antécédents du SICSA en matière de rendement établis dans la vérification précédente. Le vérificateur réalise des entrevues avec le personnel, examine les dossiers, et vérifie les procédures.

Dans une vérification complète, le vérificateur examine tous les éléments du SGQ à l'aide de la liste de contrôle de la vérification fournie à l'Annexe III.

Dans une vérification partielle, le vérificateur doit examiner au minimum :

Dans les deux cas, la vérification est effectuée conformément au protocole standard de vérification à l'aide de la liste de contrôle fournie à l'Annexe III. Si des manquements sont décelés, des DMC sont émises. Des renseignements supplémentaires sur les DMC se trouvent à la Section 8.0.

La vérification doit être terminée et le rapport de la vérification reçu par la Section des semences au plus tard le 15 décembre de chaque année.

La trousse du rapport de vérification finale qui est fournie au SICSA devrait inclure :

Si un ou plusieurs de ces documents ont été fournis au cours de l'audit, il n'est pas nécessaire de les fournir à nouveau.

7.1 Détermination de la portée de vérification du SICSA

La portée de vérification a effectuée dépend du nombre et du type de manquements relevés contre le SICSA au cours de la vérification précédente et devrait être déterminé en fonction des critères énumérés dans le Tableau 4. La détermination de la portée de la vérification devrait être faite, dans la mesure du possible, après avoir « regroupé » les manquements de la vérification précédente et les manquements attribuer aux ICSA qui relèves au SICSA, conformément à la Section 7.4.2.

Tableau 4 Détermination de l'exigence pour une vérification complète d'un SICSA
Conditions de la vérification Portée de vérification
Première année d'agrément du SICSA Vérification complète
2 ou plusieurs manquements critiques durant la dernière vérification Vérification complète

Aux fins de la vérification du SICSA, il n'y a pas de regroupement des manquements majeurs ou mineurs afin d'attribuer un manquement critique.

7.2 Création d'un résumé de contre-inspection

En vue de se préparer à effectuer la vérification, le vérificateur doit examiner le résumé des contre-inspections pour chaque ICSA qui relève du SICSA. À chaque année, le vérificateur doit combiner les données de contre-inspection de l'ICSA qui relève au SICSA inscrites sur les feuilles de suivi de chaque inspecteur de contre-inspection (qui se trouvent dans le dossier électronique de l'ACIA du SICSA) en une feuille de suivi maîtresse qui comporte les résultats des contre-inspections pour tous les ICSA qui relèvent de ce SICSA. Cette feuille maîtresse devrait être sauvegardée dans le dossier électronique de l'ACIA du SICSA en employant le nom du SICSA, et l'année, dans le titre. À partir de cette feuille maîtresse, le vérificateur peut produire un résumé des résultats de la contre-inspection de chacun des ICSA pour l'année en cours à l'aide de l'onglet « Données sommaires », dans lequel chaque ligne résume les résultats des contre-inspections d'un ICSA en particulier pour la saison d'inspection des cultures au complet. Lorsque le résumé est achevé, le vérificateur doit fournir un résumé des non-conformités au SICSA.

Le vérificateur devrait fournir cette information au SICSA à la fin de la saison ou au plus tard au moment de la vérification annuelle. Le vérificateur doit examiner le résumé des non-conformités et s'assurer que les descriptions sont claires et cohérentes.

Le vérificateur devrait également examiner la colonne « Autres commentaires » sous l'onglet « Données sur la contre-inspection » de la liste de contrôle, puisque ces données n'ont pas fait l'objet d'un regroupement dans le résumé des contre-inspections. Les contre-inspecteurs peuvent indiquer les manquements à attribuer au SICSA dans cette colonne et celles-ci devraient être abordées durant la vérification.

Une copie du rapport de vérification sommaire (Annexe VII) est fournie au SICSA et à la Section des semences. Le vérificateur conserve la copie originale sur papier de la liste de contrôle de vérification dans ses dossiers et en sauvegarde une copie dans le dossier électronique de l'ACIA créé pour le SICSA.

7.3 Évaluation des DMC en suspens auprès des SICSA et des ICSA

Le vérificateur doit examiner les DMC qui ont été émises à chaque SICSA et ICSA durant les saisons d'inspection courante et précédentes afin de déterminer si elles ont été résolues avant leurs dates de résolution. Les DMC émises auparavant au SICSA et ses ICSA devraient être affichés au dossier électronique de l'ACIA créé pour le SICSA et devraient être énumérées dans la feuille de suivi sommaire des contre-inspections en ce qui concerne les DMC émises contre les ICSA.

Les DMC émises au SICSA qui ne sont pas résolues avant leur date de résolution respective peuvent être traitées comme l'escalade des manquements et monter d'un niveau, selon leur gravité. On doit faire monter les DMC émises pour les manquements majeurs d'un niveau, soit à titre de manquements critiques, si elles n'ont pas été résolues avant leur date de résolution. Les manquements mineurs qui ont des DMC non résolues passent au niveau des manquements majeurs. Les DMC non résolues pour les manquements critiques ne peuvent pas passer à un niveau supérieur, mais elles peuvent mener à la révocation de l'agrément du SICSA ou de l'ICSA, conformément à la Section 11.0.

Les manquements que l'on monte au niveau suivant sont émis comme de nouvelles DMC. Cela devra être indiqué dans la section commentaires que le manquement est passé au niveau suivant puisque la DMC n'était pas résolue avant la date de résolution. Le numéro du fichier de la DMC ouverte devrait également être indiqué sur la DMC passée au niveau suivant, et vice-versa.

7.4 Manquements des SICSA

Pour un SICSA, un manquement est une incapacité à suivre les procédures de son manuel du SGQ ou à respecter les normes énoncées dans la PSQ 142.2 et les conditions énoncées dans leur agrément comme SICSA. Les descriptions des manquements mineurs, majeurs et critiques d'un SICSA se trouvent dans le Tableau 5.

Tableau 5 Descriptions des manquements mineurs, majeurs et critiques des SICSA
Manquement Description
Mineur Déviation du SGQ de telle sorte que l'on a moins confiance en la conformité avec le SGQ. Les manquements mineurs n'ont aucune répercussion immédiate ou directe sur la qualité du Rapport d'inspection de cultures de semences.
Majeur Déviation importante du SGQ de telle sorte que la conformité avec le SGQ est remise en doute. Les manquements majeures indiquent un manque de contrôle dans le SGQ et peuvent avoir des effets négatifs sur la qualité du Rapport d'inspection de culture de semences.
Critique Déviation du SGQ de telle sorte que la conformité est absente.

Les DMC décelées des manquements critiques doivent être émises immédiatement après avoir été découvertes, conformément à la Section 8.0. Les DMC décelées des manquements majeurs et mineurs doivent être émises durant la vérification courante et être résolus, au plus tard, avant la fin de la prochaine saison d'inspection des cultures de semences. La responsabilité incombe au vérificateur de l'ACIA d'informer les contre-inspecteurs des nombres et des types de manquements décelés durant la vérification qui pourraient avoir des effets sur les activités des ICSA au cours de la prochaine saison.

7.4.1 Attribution des manquements des ICSA au SICSA

La responsabilité de la résolution des problèmes systémiques qui touchent tous les ICSA sous sa supervision incombe au SICSA. Lorsque les mêmes manquements sont relevés chez plusieurs ICSA d'un même SICSA et que la cause fondamentale peut être imputée aux agissements du SICSA, un manquement est attribué au SICSA en s'appuyant sur les conditions décrites dans le Tableau 6.

Tableau 6 Conditions dans lesquelles les manquements des ICSA peuvent être attribuées au SICSA
Manquements attribués aux ICSA qui relèvent d'un SICSA Manquements attribués au SICSA
Le même manquement critique attribué à au moins 2 ICSA ou à 10 % des ICSA actifs, selon la valeur la plus élevée, se rapportant à ce SICSA 1 critique
Le même manquement majeur attribué à plus de 50 % des ICSA se rapportant à ce SICSA 1 majeur
Le même manquement mineur attribué à 80 % des ICSA se rapportant à ce SICSA 1 mineur

Il y a certains types de manquements pour lesquels ce tableau ne s'applique pas.

7.4.2 Regroupement de plusieurs manquements émis contre le SICSA

Plusieurs manquements peuvent indiquer une tendance concernant les lacunes qui peuvent avoir peu d'importance lorsque des cas isolés sont observés, mais peuvent aussi indiquer une défaillance systémique si elles se produisent en quantités importantes. Lorsque 3 manquements critiques sont relevés chez un SICSA durant une vérification, le vérificateur devrait informer la Section des semences qu'il entame le processus de révocation d'agrément du SICSA.

8.0 Demandes de mesure corrective (DMC)

Un formulaire de Demande de mesure corrective (DMC) documente les manquements et les communique à l'ICSA ou au SICSA. Le plan de mesures correctives (PMC) élaboré par le SICSA ou l'ICSA, et accepté par l'ACIA, vise à :

La date de résolution du PMC devrait être raisonnable et devrait être dans les plus brefs délais possibles, préférablement en avant de la fin de la prochaine saison d'inspection des cultures de semences.

Si la date de résolution pour un manquement n'est pas passée et que d'autres manquements du même type sont décelés, le vérificateur ou le contre-inspecteur n'émettra pas d'autre DMC.

Chaque manquement critique doit être déclaré sur une seule DMC de façon à ce que les mesures de suivi puissent plus facilement faire l'objet de suivi à leur tour.

Les vérificateurs peuvent déclarer plusieurs manquements majeurs et mineurs sur une seule DMC sur laquelle chaque type de manquement majeur ou mineur est énuméré et décrit une seule fois, mais le nombre d'occurrences du manquement est inscrit sur la DMC

L'Annexe V comprend le modèle pour les DMC attribuées aux ICSA et l'Annexe VI comprend le modèle pour les DMC attribuées aux SICSA. Les fichiers des DMC sont sauvegardés dans le dossier électronique de l'ACIA pour le SICSA.

Les DMC doivent seulement être modifiées ou supprimées par le vérificateur et seulement s'il existe des données probantes justifiant la modification. Si le SICSA ou l'ICSA fournit des données suffisantes pour soutenir la suppression de la DMC, le vérificateur doit l'indiquer dans la section des notes de la DMC. Le vérificateur doit aussi veiller à ce que l'information soit mise à jour dans la feuille de suivi des contre-inspections.

Les DMC peuvent être fermées si l'ICSA ou le SICSA a mis en œuvre son PMC. On tiendra compte de toutes les DMC émises (résolues ou non) durant la saison d'inspection de cultures de semences courante lorsque l'on calculera la fréquence des contre-inspections ou la portée de vérification pour la prochaine saison d'inspection des cultures de semences.

Si une DMC est fermée et que le manquement se produit de nouveau, un renvoi à la DMC fermée devrait être inscrit sur la nouvelle DMC pour veiller à ce que l'on tienne compte du PMC issu de la DMC précédente lorsque l'on élaborera le PMC pour la nouvelle DMC.

8.1 Délais d'exécution concernant les DMC

Lorsqu'un manquement critique est décelé durant la saison d'inspection des cultures de semences ou au cours d'une vérification, les délais d'exécution concernant les DMC sont les suivants :

La personne-ressource de l'ACIA examine le PMC et la date de résolution proposés pour s'assurer qu'il répond aux exigences de la section 8.0, y compris le traitement de la non-conformité immédiate, la cause fondamentale et la mise en œuvre de mesures pour prévenir des non-conformités similaires à l'avenir. S'il y a lieu, l'ACIA demandera au SICSA de faire réinspecter la culture de semences dans le cadre du PMC. Si le PMC proposé ne répond pas à tous les éléments, la personne-ressource de l'ACIA demandera une révision du PMC.

L'ACIA confirmera par écrit une fois que le PMC aura été accepté.

Si un SICSA/ICSA souhaite en appeler d'une non-conformité, il doit remplir un formulaire de demande d'appel « Demande d'appel de non-conformité ». Ce processus de règlement de différends est distinct du processus de DMC, et le processus de DMC avec PMC doit suivre son cours, même si un processus de règlement de différends est lancé.

Si l'ICSA ou le SICSA ne répond pas à l'ACIA dans les délais prescrits, consulter la section 11.1.

8.2 DMC émises aux ICSA

Si le contre-inspecteur décèle un manquement critique, il émettra une DMC à l'ICSA, avec une copie envoyée à l'inspecteur-chef de l'ICSA, et au vérificateur du SICSA dont relève l'ICSA. La DMC avec le PMC accepté est sauvegardée dans le SGDDI par le contre-inspecteur. Le manquement critique est enregistré dans le tableau de suivi de contre-inspection, avec le numéro de SGDDI de la DMC.

La plupart des DMC émises aux ICSA sont émises par des contre-inspecteurs au cours de la saison, mais il peut y avoir des situations où le vérificateur identifie un problème au cours de la vérification exigeant qu'une DMC soit émise à un ICSA.

8.3 DMC émises aux SICSA

Bien que le vérificateur puisse émettre des DMC aux SICSA durant la saison d'inspection des cultures de semences, par exemple lorsque l'on identifie des manquements mettant en cause des conflits d'intérêt ou des refus inappropriés des inspections, la majorité des DMC seront émises au SICSA durant la vérification annuelle. Si possible, les DMC émises au moment de la vérification doivent être résolues durant la vérification, mais il se peut que ce ne soit pas possible d'aborder toutes les manquements ou de confirmer leur résolution tant que la prochaine saison d'inspection des cultures ne sera pas entamée ou même terminée.

Le PMC demandé pendant la vérification peut être élaboré à la suite de la vérification, en autant qu'il soit élaboré dans les 2 semaines suivant l'émission de la DMC.

8.4 Clôture des DMC

Une fois la date de mise en œuvre passée, le contre-inspecteur ou le vérificateur doit faire un suivi pour confirmer que le PMC a été mis en œuvre tel que décrit. Le suivi variera selon le PMC; par exemple, confirmer que l'ICSA a soumis un rapport corrigé dans CertiSem, demander des copies des dossiers de formation ou confirmer que des modifications ont été apportées au manuel de qualité. Le contre-inspecteur et le vérificateur devraient discuter des DMC comportant des mesures correctives à plus long terme afin de déterminer le suivi approprié.

Le contre-inspecteur ou le vérificateur ne tient pas compte de l'efficacité du PMC lorsqu'il décide de clore la DMC. Cependant, le vérificateur ou le contre-inspecteur peut émettre une autre DMC si le même manquement continue de survenir après la date de résolution du PMC. Dans un tel cas, le vérificateur et/ou le contre-inspecteur devraient mentionner la DMC originale dans la deuxième DMC. Lorsque la DMC peut être fermée, l'ACIA remplit le formulaire et documente la date de résolution. La documentation des désaccords formels avec les DMC ou les non-conformités doit être sauvegardée dans le dossier électronique du SICSA.

9.0 Non-conformités réglementaires des SICSA ou des ICSA

Une non-conformité réglementaire est un défaut de respecter les  obligations législatives, réglementaires ou juridiques et est assujettie à un éventail de mesures d'application de la loi selon le type de non-conformité.

Voici des exemples de non-conformités réglementaires :

Lorsque l'on décèle une non-conformité réglementaire durant une vérification, le vérificateur doit en prendre note dans le rapport et terminer le reste de la vérification de la même manière que d'habitude. Le vérificateur ne devrait prendre aucune mesure concernant la non-conformité durant la vérification, puisqu'il est sur place, au sein du SICSA, dans le but d'effectuer une vérification et toutes autres mesures sont hors de la portée au moment de la vérification. Après la vérification, l'inspection et les mesures d'application de la loi peuvent être prises, selon le cas.

10.0 Renouvellement annuel de l'agrément d'un ICSA ou d'un SICSA

Les agréments des ICSA et des SICSA sont renouvelés annuellement par la Section des semences. Le renouvellement de l'agrément d'un ICSA ne dépend pas du renouvellement de l'agrément du SICSA dont il relève.

Les agréments ne sont pas renouvelés si :

Les agréments des SICSA sont renouvelés selon la recommandation du vérificateur à la suite de la vérification annuelle en utilisant le Rapport sommaire de vérification qui se trouve à l'Annexe VII. Les agréments ne sont pas renouvelés si :

Si un SICSA décide de se retirer avant la vérification, le vérificateur doit suivre les étapes ci-dessous :

11.0 Révocation de l'agrément d'un ICSA ou d'un SICSA

La Section des semences informera le SICSA ou l'ICSA de la révocation de son agrément par courrier recommandé, de même que l'ACPS et le vérificateur par courriel.

La Section 11.1 décrit les procédures de révocation de l'agrément d'un ICSA ou d'un SICSA qui doivent être suivies par le vérificateur de l'ACIA en charge du SICSA dont relève l'ICSA. Tout au long de ce processus, le vérificateur devrait être à la disposition de l'ICSA ou du SICSA pour répondre aux questions. Le vérificateur devrait conserver les documents menant à la révocation d'un agrément pendant 7 ans et les mettre à la disposition du gestionnaire national de la Section des semences si le SICSA ou l'ICSA demande un nouvel agrément à une date ultérieure.

Si un SICSA n'effectue plus d'inspections, une vérification sera effectuée au cours de la première année et l'agrément sera révoqué au cours de la deuxième année. Afin de rétablir l'agrément d'un SICSA, celui-ci doit d'abord présenter une nouvelle demande d'agrément.

11.1 Procédures de révocation de l'agrément d'un ICSA ou d'un SICSA

Avant de recommander la révocation d'une licence SICSA ou ICSA, le vérificateur de l'ACIA doit donner un avis écrit par courriel à l'ICSA ou au SICSA lui indiquant qu'il a des manquements critiques dont la réception n'a pas été confirmée, qui sont non résolus ou dont le nombre a atteint 3, et que s'il n'assure pas leur résolution, ces manquements peuvent entraîner la révocation de son agrément. Le vérificateur de l'ACIA demande une confirmation pour s'assurer que le courriel a bien été reçu.

Le vérificateur devrait y joindre la documentation nécessaire pour vérifier les manquements et les DMC émises, les dates, les rapports de contre-inspection, etc.

Les motifs entourant la révocation de l'agrément doivent être documentés et les registres doivent être conservés, conformément à la politique de l'ACIA sur la conservation des dossiers.

Le vérificateur donne une date à l'ICSA ou au SICSA pour faire un suivi et enregistre la date de communication et le contenu des échanges dans le dossier de l'ICSA ou du SICSA. L'ICSA, le SICSA ou son représentant devrait, si possible, signer et dater le document.

Le vérificateur enverra une copie à la Section des semences.

Le vérificateur fera ensuite un suivi sur la date convenue par téléphone ou en personne. Si l'ICSA ou le SICSA travaille sur la résolution des questions mais que celles-ci ne sont pas encore résolues, c'est acceptable de prolonger l'échéancier pour la résolution et de fixer une deuxième date de suivi. Le vérificateur devrait documenter la communication et dater le document. L'ICSA, le SICSA ou son représentant devrait, si possible, signer et dater le document. Si l'échéancier pour la résolution a été prolongé, le vérificateur devrait faire un suivi sur la deuxième date par téléphone ou en personne. Ce n'est pas indiqué de prolonger l'échéancier plus d'une fois.

Le vérificateur fera un suivi sur la date convenue par téléphone ou en personne. Si aucune mesure n'a été prise ou si les mesures sont inadéquates pour résoudre les DMC, le vérificateur enverra alors un courriel au Gestionnaire national pour l'informer de la situation et recommandera la révocation de l'agrément de l'ICSA ou du SICSA. Le vérificateur joindra les copies de l'ensemble de la correspondance antérieure avec l'ICSA ou le SICSA documentant que les procédures indiquées ci-dessous ont été suivies.

Le gestionnaire national enverra ensuite un avis de révocation de l'agrément au SICSA ou à l'ICSA par courrier recommandé, et à l'ACPS et au vérificateur de l'ACIA par courriel, car l'entité n'est plus agréée.

12.0 Rétablissement de l'agrément d'un ICSA ou d'un SICSA

Consulter la section 6.5 de la PSQ 142.2 pour obtenir des renseignements sur le rétablissement de l'agrément.

13.0 Honoraires

L'ACIA imposera des honoraires aux SICSA pour les contre-inspections de leurs ICSA, selon le nombre total de contre-inspections effectuées par chaque ICSA se rapportant à ce SICSA. Les frais exigés ne doivent pas dépasser le nombre de contre-inspections normalement exigé en fonction de la fréquence des contre-inspections attribuée aux ICSA. Le vérificateur est responsable de la facturation de chaque SICSA pour lequel des contre-inspections ont été effectuées. L'ACIA conserve le pouvoir d'effectuer d'autres contre-inspections en plus de la fréquence attribuée, mais aucun frais ne sera imposé pour ces contre-inspections supplémentaires.

Les contre-inspections sont facturées en fonction de l'Avis sur les prix de l'ACIA, partie 14, tableau 1, article 1. Le montant facturé consiste en des frais fixes basés sur 6 quarts d'heure par contre-inspection.

Annexe 0 Acheminement du travail et formulaires

L'ICSA – Avant l'obtention de l'agrément
Action Référence
L'auteur de la demande présente une demande d'agrément comme ICSA qui est examinée par la Section des semences PSQ 142.2 Annexe D
L'ICSA termine la formation et les évaluations en salle de classe et pratiques PSQ 142.2 Annexe E
La Section des semences émet l'agrément de l'ICSA Modèle dans la PSQ 142.2
Annexe E
L'ICSA – Après l'obtention de l'agrément
Action Référence
Le contre-inspecteur effectue des contre-inspections des cultures de semences inspectées par l'ICSA PSQ 142.2
Le contre-inspecteur émet les DMC à l'ICSA pour les manquements critiques décelés durant la saison d'inspection IP 142.3.1 Annexe V
Le contre-inspecteur remplit la feuille de suivi de contre-inspection lorsqu'il a le temps, mais avant la vérification annuelle du SICSA Chaque inspecteur doit sauvegarder sa propre copie de la feuille de suivi des contre-inspections
Le contre-inspecteur produit et sauvegarde un rapport de comparaison des Rapports d'inspection de cultures de semences pour chaque contre-inspection avant la vérification annuelle du SICSA. Cela n'est pas obligatoire. IP 142.3.1 Annexe IX (ou à l'aide de la feuille de suivi)
SICSA – Avant l'obtention de l'agrément
Action Référence
L'auteur de demande présente une demande d'agrément comme SICSA qui est examinée par la Section des semences PSQ 142.2 Annexe B
Le réviseur examine le manuel du SGQ du SICSA et remplit la liste de contrôle IP 142.3.1 Annexe I
Le réviseur prépare la recommandation d'agrément du SICSA et l'envoie à seedsemence@inspection.gc.ca IP 142.3.1 Annexe II
La Section des semences émet l'agrément du SICSA Modèle dans la PSQ 142.2
Annexe C
SICSA – Après l'obtention de l'agrément
Action Référence
Le vérificateur crée un sommaire des manquements des ICSA à l'aide de la feuille de suivi des contre-inspections des SICSA et l'applique au SICSA, au besoin IP 142.3.1 Tableau 6
Le vérificateur adresse une liste des manquements mineurs et majeurs des ICSA chez le SICSA IP 142.3.1 Annexe V
Le vérificateur détermine la fréquence des contre-inspections des ICSA pour l'année suivante IP 142.3.1 Tableau 2
Le vérificateur rend visite au SICSA et l'évalue à l'aide de la liste de contrôle de vérification IP 142.3.1 Annexe III
Le vérificateur identifie les manquements et émet les DMC au SICSA IP 142.3.1 Annexe VI
Le vérificateur détermine la portée de la vérification du SICSA pour la prochaine année IP 142.3.1 Tableau 4
Le vérificateur prépare le rapport de vérification du SICSA pour la Section des semences et le SICSA IP 142.3.1 Annexe VII

Annexe I Liste de contrôle en vue de la révision préalable à l'agrément du manuel du système de gestion de la qualité du SICSA

Cette liste de contrôle doit être remplie durant la révision préalable à l'agrément du manuel du SGQ du SICSA, conformément à la Section 5.1.2 des IP 142.3.1. Chaque critère doit être évalué comme étant satisfaisant (S) ou non satisfaisant (NS).

Nom du SICSA
Adresse postale du SICSA
Numéro de téléphone du SICSA
Courriel du SICSA
Nom du Gestionnaire de la qualité du SICSA
Courriel du Gestionnaire de la qualité du SICSA
Numéro de téléphone du Gestionnaire de la qualité du SICSA
Nom du vérificateur de l'ACIA
Courriel du vérificateur de l'ACIA
Date de révision

1.0 Manuel du système de la gestion de la qualité
No Référence Critères liés au SGQ Éval.
(S/NS)
Commentaires
1.0

PSQ 142.2,
Section 4.3,
Responsabilités du SICSA

Le manuel du SGQ existe
2.0 Critères généraux – SICSA et ICSA
No Référence Critères liés au SGQ Éval.
(S/NS)
Commentaires
2.1

Agrément du SICSA

PSQ 142.2,
Section 4.3

Le manuel indique que le SICSA exerce ses activités et accepte les demandes d'inspection des cultures de semences seulement dans la région géographique dans laquelle il est agréé (à moins d'avoir autrement obtenu la permission de l'ACIA)
2.2 Agrément du SICSA Le manuel indique que le SICSA acceptera le nombre minimal d'inspections pour sa région avant de refuser d'offrir ses services à un producteur de semences. (ne s'applique pas à ceux qui ne sont pas des parties tierces)
2.2.1

Agrément du SICSA

PSQ 142.2,
Section 4.3

Agrément du SICSA

Le manuel indique que le SICSA s'engage à payer les honoraires qu'il doit à l'ACIA pour les contre-inspections
2.3 Agrément du SICSA Le manuel indique que le SICSA informera l'ACIA si des changements sont apportés à la propriété, au contrôle majoritaire, à la compétence sur le plan technique ou financier, au lieu de travail, ou s'il y a d'autres changements quant à son statut
2.4 Agrément du SICSA Une procédure indique que le SICSA s'engage à maintenir un régime d'assurance adéquat
2.5 Agrément du SICSA Le manuel indique que le SICSA informera l'ACIA de toute procédure en matière de faillite ou d'insolvabilité prises par ou contre le SICSA
2.6

Agrément du SICSA

Agrément de l'ICSA

Une procédure indique que ni les employés du SICSA, ni les ICSA ne se proclament des agents, des employés ou des partenaires de l'ACIA
2.7

Agrément du SICSA

Agrément de l'ICSA

Une procédure indique que les agréments du SICSA et des ICSA n'ont ni l'un ni l'autre été attribués à une autre entité
2.8

PSQ 142.2,
Section 4.3

Agrément du SICSA

Agrément de l'ICSA

Le manuel dispose d'une procédure ou méthode lui permettant d'identifier les conflits d'intérêts avec le personnel du SICSA ou un ICSA, incluant les mesures prises lorsqu'un conflit d'intérêt est identifié.
2.8.1 [Expurgé]
2.9

PSQ 142.2,
Section 4.3

Agrément du SICSA

Agrément de l'ICSA

Le manuel indique que le SICSA maintient la confidentialité des renseignements sur les Rapports d'inspection de culture de semences et d'autres renseignements confidentiels
2.10

PSQ 142.2,
Section 4.3

Le manuel indique que le SICSA soumettra une liste de ses ICSA dans CertiSem avant le 15 juin. La liste identifie le responsable et son remplaçant pour chaque région d'activité du SICSA.
2.11

PSQ 142.2,
Section 4.3

Agrément du SICSA

Le manuel indique que le SICSA informe l'ACIA et l'ACPS immédiatement via le formulaire « présenter la liste des inspecteurs » dans CertiSem lorsque sa liste d'ICSA change.
2.12

PSQ 142.2,
Section 4.3

Le manuel indique que l'inspecteur chef ou remplaçant est un ICSA dont la portée couvre (au minimum) du Groupe 1.
3.0 Manuel du SGQ
No Référence Critères liés au SGQ Éval.
(S/NS)
Commentaires
3.1

PSQ 142.2
Annexe F
Manuel du SGQ

Le manuel du SGQ comprend des renseignements à jour sur :

  • l'adresse postale
  • l'emplacement ou les emplacements des installations, s'ils diffèrent de l'adresse postale
  • le numéro de téléphone
  • l'adresse de courriel et
  • le site Web (le cas échéant)
3.2

PSQ 142.2
Annexe F
Manuel du SGQ

Le manuel du SGQ comprend :

  • l'organigramme, y compris la structure hiérarchique
  • la liste des employés qui occupent ces postes à l'heure actuelle
  • le nom du gestionnaire du SGQ et
  • le nom du gestionnaire ou propriétaire ayant la responsabilité ultime des décisions au SICSA
3.3

PSQ 142.2
Annexe F
Manuel du SGQ

Le manuel du SGQ décrit les rôles et responsabilités des postes liés à l'inspection de cultures de semences
3.4 [Expurgée]
3.5

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

La version finale du manuel du SGQ a été approuvé par le gestionnaire du SGQ
3.6

PSQ 142.2
Section 4.3

Il y a une procédure qui indique que le gestionnaire du SGQ maintient le manuel, que les procédures du SGQ sont à jour et que la documentation obsolète est retirée du système.
3.7

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

Le SGQ comprend des dispositions concernant la révision régulière et systématique du SGQ
3.8

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

Une procédure indique que les modifications de la documentation du SGQ sont documentées.
3.9 Agrément du SICSA Le manuel indique que l'ACIA est informée lorsque l'on prévoit des changements importants au SGQ
3.10 [Expurgé]
3.11

PSQ 142.2
Annexe F
Section 2
Responsabilités de la direction

Une procédure existe afin d'informer les employés et les ICSA de fournir des commentaires pour améliorer le SGQ
3.12

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

Le manuel de qualité est complet, sans ambiguïté et consistant
3.13

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

Les pages du manuel du SGQ sont numérotées dans le format x de y et toutes les sections sont identifiées avec des séquences alphanumériques uniques
4.0 Procédures
No Référence Critères liés au SGQ Éval.
(S/NS)
Commentaires
4.1

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

PSQ 142.2
Annexe F
Section 4
Procédures

Section 2
Responsabilités de la direction

Il y a une méthode pour que le personnel et les ICSA aient accès aux versions les plus récentes de tout document interne, de l'ACIA ou de l'ACPS mentionné dans le manuel du SGQ
4.2 [Expurgé]
4.3

PSQ 142.2
Annexe F
Section 4
Procédures

Chaque procédure indique clairement les formulaires exigés qui doivent être remplis et maintenus par cette procédure
4.4

PSQ 142.2
Annexe F
Section 4
Procédures

Une procédure existe pour gérer les demandes de ré-inspection
4.5 [Expurgée]
4.6 Agrément du SICSA Le manuel indique que le SICSA est responsable de s'assurer que l'ICSA doit faire connaître son calendrier avant la date de l'inspection et devrait être fournis 2 jours avant les inspections. Lorsque cela n'est pas possible, l'avis devrait être entrée avant la tenue de l'inspection.
4.6.1

Agrément des ICSA

Agrément du SICSA

Le manuel indique que la date réelle de l'inspection est signalée avant la fin de la journée au cours de laquelle l'inspection a été exécutée.
4.7

PSQ 142.2
Section 4.3

Le manuel indique que des inspections de cultures de semences seront effectuées à des stades de croissance appropriés.
4.8 Agrément du SICSA Une méthode existe afin d'informer l'ACIA du calendrier d'application de produits antiparasitaires lorsque requis par l'ACIA.
4.9

PSQ 142.2
Section 4.3

Le manuel indique que les rapports d'inspection de cultures de semences seront révisés avant de les soumettre à l'ACPS
4.9.1 [Expurgé]
4.9.2

PSQ 142.2
Section 4.3

Le manuel indique que le SICSA approuve le rapport de l'inspection de cultures en moins de 2 jours ouvrables après la date d'inspection.
4.10

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Le manuel indique que le SICSA et/ou l'ICSA signalent la présence d'une mauvaise herbe nuisible interdite à l'ACIA dans les 48 heures suivant l'observation durant une inspection d'une culture de semences
4.11

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Le manuel indique que ni le SICSA, ni l'ICSA ne communiquent une opinion au producteur de semences quant à la décision de l'ACPS concernant les résultats d'une inspection
5.0 Demandes de mesures correctives (DMC) émises par l'ACIA
No Référence Critères liés au SGQ Éval.
(S/NS)
Commentaires
5.1

PSQ 142.2
Annexe F
Section 1

Une procédure existe pour répondre aux DMC émises par l'ACIA au SICSA et DMC critiques émises à l'ICSA
5.2

PSQ 142.2
Annexe F
Section 5 – DMC

Une procédure existe qui identifie une personne qui est affectée à la coordination des activités de suivi concernant les DMC
5.3 [Expurgé]
5.4

PSQ 142.2
Annexe F
Section 5 – DMC

Il existe une procédure qui décrit lorsqu'un manquement est identifié, une réponse doit inclure un délai pour résoudre le problème, s'attaque à la cause première et une action de vérification à mettre en œuvre.
5.5

PSQ 142.2
Annexe F
Section 5 – DMC

Une procédure existe pour composer avec les situations où les mesures correctives ne sont pas terminées dans le délai prévu
5.6

PSQ 142.2
Annexe F
Section 5 – DMC

Une procédure est en place et indique que le cas échéant, les DMC entraînent une modification du SGQ afin d'éviter des non-conformités ou des manquements semblables de se produire de nouveau à l'avenir
5.7

PSQ 142.2
Annexe F
Section 5 – DMC

Une procédure existe pour répondre aux manquements décelés durant la révision par le SICSA du Rapport d'inspection de culture de semences
6.0 Dossiers
No Référence Critères liés au SGQ Éval.
(S/NS)
Commentaires
6.1

PSQ 142.2
Section 4.3

Agrément du SICSA

Le manuel indique que le SICSA conserve les dossiers pendant au moins 7 ans
6.2

PSQ 142.2
Annexe F
Section 6 Dossiers

Le manuel indique que les dossiers sont archivés de manière à assurer leur conservation en lieu sûr et leur protection physique
6.3

PSQ 142.2
Annexe F
Section 6 Dossiers

Le manuel indique que les dossiers sont éliminés par une méthode sécuritaire et seulement par des personnes autorisées
6.4

PSQ 142.2
Annexe F
Section 6 Dossiers

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Une procédure existe indiquant que les dossiers suivant sont maintenus :

  • les révisions et les modifications apportées aux procédures et au manuel du SGQ
  • les copies des agréments du SICSA et des ICSA
  • la liste des ICSA actifs
  • les dossiers de formation et de qualifications pour tous les employés et ICSA
  • les DMC et les mesures de suivi et
  • tout autre document directement mentionné dans le manuel du SGQ
7.0 Formation et qualifications
No Référence Critères liés au SGQ Éval.
(S/NS)
Commentaires
7.1

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Une procédure existe indiquant que le personnel a été formé et est compétent dans les activités dont il est responsable :

  • Inspecteur-chef
  • Gestionnaire du SGQ
  • Commis aux documents
  • Registres de formation des ICSA
7.2

PSQ 142.2
Section 4.4 Responsabilités des ICSA

Agrément de l'ICSA

Le manuel indique que les ICSA n'inspecteront que les types de cultures pour lesquels ils ont été agréés et possèdent les compétences
7.3

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Des méthodes ou procédures existent pour donner de la formation d'appoint au besoin
7.4 [Expurgée]
7.5

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Les nouveaux ICSA sont supervisés par un inspecteur-chef expérimenté
7.6

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Une procédure existe pour les ICSA qui inspectent une nouvelle sorte de culture pour la première fois sont supervisés
7.7

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications
PSQ 142.1 Section 4.4

Une procédure existe pour informer l'ACIA lorsqu'un ICSA inspecte un nouveau type de culture pour la première fois (y compris un nouveau type de culture dans une parcelle).
8.0 Conclusions générales
No Référence Critères liés au SGQ Éval.
(S/NS)
Commentaires
8.1 [Expurgé]

Autres commentaires :

Annexe II Résumé de la révision du manuel du SGQ du SICSA

Nom du SICSA
Adresse postale du SICSA
Numéro de téléphone du SICSA
Courriel du SICSA
Nom du gestionnaire de la qualité du SICSA
Courriel du Gestionnaire de la qualité du SICSA
Numéro de téléphone du Gestionnaire de la qualité du SICSA
Nom du vérificateur de l'ACIA
Courriel du vérificateur de l'ACIA
Date de réception du manuel du SGQ
Date d'achèvement de la révision du manuel du SGQ

Partie réservée à l'usage de l'ACIA
Numéro de version du manuel du SGQ approuvé
No du fichier
Recommandation de l'agréé? Oui / Non
Code SGRR : 32a10.01
Temps consacré à l'activité
Commentaires

Vérificateur de l'ACIA

espace
Nom

espace
Signature

espace
Date

Gestionnaire de la qualité du SICSA

espace
Nom

espace
Signature

espace
Date

Annexe III Liste de contrôle de la vérification du SICSA

La liste de contrôle sert à documenter l'évaluation de :

Les manquements sont enregistrés comme étant mineur, majeur ou critique.

Nom du SICSA
Adresse postale du SICSA
No de téléphone du SICSA
Courriel du SICSA
Nom du gestionnaire de la qualité du SICSA
No de téléphone du gestionnaire de la qualité du SICSA
Courriel du gestionnaire de la qualité du SICSA
Nom du vérificateur de l'ACIA
Courriel du vérificateur de l'ACIA
Date de la vérification

1.0 Système de la gestion de la qualité
No Renvoi Critères liés au SGQ Manquement Commentaires
1.0

PSQ 142.2
Section 4.3 Responsabilités du SICSA

Le manuel du SGQ existe Critique obligatoire pour une vérification partielle
2.0 Critères généraux – SICSA et ICSA
No Renvoi Critères liés au SGQ Manquement Commentaires
2.1

PSQ 142.2
Section 3.1

Agrément du SICSA

Le SICSA exerce ses activités et accepte les demandes d'inspection des cultures de semences seulement dans la région géographique pour laquelle il est agréé (à moins d'avoir autrement obtenu la permission de l'ACIA) Critique obligatoire pour une vérification partielle
2.2 Agrément du SICSA Le SICSA a accepté le nombre minimal d'inspections pour sa région avant de refuser d'offrir ses services à un producteur de semences (ne s'applique pas à ceux qui ne sont pas des parties tierces) Critique obligatoire pour une vérification partielle
2.2.1

PSQ 142.2
Section 4.3

Agrément du SICSA

Le SICSA a payé les honoraires qu'il devait à l'ACIA pour les contre-inspections Critique obligatoire pour une vérification partielle
2.3 Agrément du SICSA Le SICSA a informé l'ACIA de changements sur le plan de la propriété, du contrôle majoritaire, de la compétence technique ou financière ou du lieu de travail ou de tout autre changement quant à son statut Majeur obligatoire pour une vérification partielle
2.4 Agrément du SICSA Le SICSA a maintenu un régime d'assurance adéquat Majeur obligatoire pour une vérification partielle
2.5 Agrément du SICSA Le SICSA a informé l'ACIA de toute procédure en matière de faillite ou d'insolvabilité prises par ou contre le SICSA Majeur obligatoire pour une vérification partielle
2.6

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Ni les employés du SICSA, ni les ICSA ne se sont proclamés des agents, des employés ou des partenaires de l'ACIA Critique obligatoire pour une vérification partielle
2.7

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Les agréments du SICSA et des ICSA n'ont ni l'un ni l'autre été attribués à une autre entité Critique obligatoire pour une vérification partielle
2.8

PSQ 142.2
Section 4.3

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Le SICSA dispose d'une procédure ou méthode permettant de cerner les conflits d'intérêts et de prendre la mesure qui s'impose s'il identifie un conflit d'intérêts avec le personnel du SICSA ou un ICSA Critique obligatoire pour une vérification partielle
2.8.1

PSQ 142.2
Section 4.3 et 4.4

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Les ICSA et SICSA n'avaient aucun conflit d'intérêts avec les producteurs de semences ou les cultures de semences qu'ils ont inspectées Critique obligatoire pour une vérification partielle
2.9

PSQ 142.2
Section 4.3

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Le SICSA a maintenu la confidentialité des renseignements sur les Rapports d'inspection de culture de semence et d'autres renseignements confidentiels Majeur
2.10

PSQ 142.2
Section 4.3

Le SICSA a fourni une liste de ses ICSA via CertiSem avant le 15 juin. La liste identifie l'inspecteur-chef et son remplaçant pour chaque région d'activité du SICSA Majeur obligatoire pour une vérification partielle
2.11

PSQ 142.2
Section 4.3

Agrément du SICSA

Le SICSA a informé l'ACIA et l'ACPS immédiatement via le formulaire « présenter la liste des inspecteurs » dans CertiSem lorsque la liste de ses ICSA a changé

Mineur
Majeur

obligatoire pour une vérification partielle
2.12

PSQ 142.2
Section 4.3

L'inspecteur-chef ou son remplaçant est un ICSA qui possède, au minimum, la portée du Groupe 1 Majeur obligatoire pour une vérification partielle
3.0 Manuel du SGQ
No Renvoi Critères liés au SGQ Manquement Commentaires
3.1

PSQ 142.2
Annexe F
Manuel du SGQ

Le manuel du SGQ comprend des renseignements à jour sur :

  • l'adresse postale
  • l'emplacement ou les emplacements des installations, s'ils diffèrent de l'adresse postale
  • le numéro de téléphone
  • l'adresse de courriel
  • le site Web (le cas échéant)
Mineur obligatoire pour une vérification partielle – changements seulement
3.2

PSQ 142.2
Annexe F
Manuel du SGQ

Le manuel du SGQ comprend :

  • l'organigramme, y compris la structure hiérarchique
  • la liste des employés qui occupent ces postes à l'heure actuelle
  • le nom du gestionnaire du SGQ
  • le nom du gestionnaire ou propriétaire ayant la responsabilité ultime des décisions au SICSA
Mineur obligatoire pour une vérification partielle – changements seulement
3.3

PSQ 142.2
Annexe F
Manuel du SGQ

Le manuel du SGQ décrit les rôles et responsabilités des postes liés à l'inspection de cultures de semences Mineur obligatoire pour une vérification partielle – changements seulement
3.4 [Expurgée]
3.5

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

La version finale du manuel du SGQ a été approuvée par le gestionnaire du SGQ Mineur
3.6

PSQ 142.2
Section 4.3

Le gestionnaire du SGQ a tenu le manuel et les procédures du SGQ à jour Mineur
3.7

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

Le manuel du SGQ a fait l'objet de révision régulière Majeur
3.8

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

Les modifications apportées à la documentation du SGQ ont suivi une procédure qui assure le suivi des changements Mineur
3.9 Agrément du SICSA L'ACIA a été informée des changements importants apportés au SGQ

Mineur
Majeur

3.10

PSQ 142.2
Annexe F
Section 2 Responsabilités de la direction

Les employés et les ICSA ont été informés des changements apportés au SGQ Majeur
3.11

PSQ 142.2
Annexe F
Section 2 Responsabilités de la direction

Les employés et les ICSA ont été invités à formuler des commentaires qui contribuent à l'amélioration continuelle du SGQ Mineur
3.12

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

Le manuel du SGQ et la documentation connexe sont complets, sans ambiguïté et uniformes

Mineur
Majeur

3.13

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

Les pages du manuel du SGQ devraient être numérotées dans le format x de y et toutes les sections devraient être identifiées avec des séquences alphanumériques uniques Mineur
4.0 Procédures
No Renvoi Critères liés au SGQ Manquement Commentaires
4.1

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3 Manuel du SGQ

PSQ 142.2
Annexe F
Section 4 Procédures

Section 2 Responsabilités de la direction

Le personnel et les ICSA ont accès aux versions les plus récentes de tout document interne, de l'ACIA ou de l'ACPS mentionné dans le manuel du SGQ

Mineur ou
Majeur

4.2

PSQ 142.2
Annexe F
Section 3
Manuel du SGQ

La documentation désuète a été retirée rapidement de tous les points d'utilisation Mineur
4.3

PSQ 142.2
Annexe F
Section 4
Procédures

Chaque procédure indique clairement les formulaires exigés dans cette procédure sont remplis et maintenus.

Mineur ou
Majeur

4.4

PSQ 142.2
Annexe F
Section 4
Procédures

Les demandes de ré-inspection ont été gérées selon la procédure Mineur
4.5 [Expurgée]
4.6 Agrément du SICSA L'ICSA doit faire connaître son calendrier avant la date de l'inspection et devraient être fournis 2 jours avant les inspections. Lorsque cela n'est pas possible, un avis devrait être entré avant la tenue de l'inspection. Mineur obligatoire pour une vérification partielle
4.6.1

Agrément des ICSA

Agrément du SICSA

Lorsqu'une inspection d'une culture de semence est effectuée, le titulaire de la licence doit signaler la date réelle du rapport doit la déclarer au plus tard à la fin de la journée durant laquelle l'inspection est effectuée. Majeur obligatoire pour une vérification partielle
4.7

PSQ 142.2
Section 4.3

Des inspections de cultures de semences ont été effectuées à des stades de croissance appropriés Majeur obligatoire pour une vérification partielle
4.8 Agrément du SICSA Le SICSA a informé l'ACIA du calendrier d'application de produits antiparasitaires sur demande Mineur
4.9

PSQ 142.2
Section 4.3

Les Rapports d'inspection de cultures de semences ont été révisés comme il se doit avant de les soumettre à l'ACPS Majeur obligatoire pour une vérification partielle
4.9.1

PSQ 142.2
Section 4.4

Le Rapport d'inspection de cultures a été soumis en moins de 2 jours ouvrables par l'ICSA Majeur obligatoire pour une vérification partielle
4.9.2

PSQ 142.2
Section 4.3

Le SICSA a approuvé le Rapport d'inspection de cultures en moins de 2 jours ouvrables Majeur obligatoire pour une vérification partielle
4.10

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Le SICSA et/ou les ICSA signalent la présence d'une mauvaise herbe nuisible interdite à l'ACIA dans les 2 jours suivant l'observation durant une inspection de culture de semence Majeur obligatoire pour une vérification partielle
4.11

Agrément du SICSA

Agrément des ICSA

Ni le SICSA, ni l'ICSA n'ont communiqué une opinion au producteur de semences quant à la décision de l'ACPS concernant les résultats d'une inspection d'une culture de semence

Majeur
Mineur

obligatoire pour une vérification partielle
5.0 Demandes de mesures correctives (DMC) émises par l'ACIA
No Renvoi Critères liés au SGQ Manquement Commentaires
5.1

PSQ 142.2
Section 4.3

PSQ 142.2
Annexe F
Section 5 DMC

Le SICSA a répondu aux DMC émises par l'ACIA aux SICSA et DMC critiques délivrées à l'ICSA conformément à la procédure :

  • les activités de suivi ont été coordonnées conformément à la procédure;
  • les mesures correctives ont traité du manquement ou de la non-conformité immédiat, ainsi que de la cause fondamentale;
  • un délai de résolution a été convenu;
  • l'achèvement de la mesure corrective a été vérifié;
  • la procédure a été observée pour composer avec les cas où les mesures correctives n'étaient pas terminées dans le délai prévu;
  • le cas échéant, les DMC ont entraîné une modification du SGQ afin d'éviter des non-conformités ou des manquements semblables de se produire de nouveau à l'avenir
Majeur obligatoire pour une vérification partielle
6.0 Dossiers
No Renvoi Critères liés au SGQ Manquement Commentaires
6.1

PSQ 142.2
Section 4.3
Agrément du SICSA

Le SICSA conserve les dossiers pendant au moins 7 ans Majeur
6.2

PSQ 142.2
Annexe F
Section 6 Dossiers

Les dossiers ont été archivés de manière à assurer leur conservation en lieu sûr et leur protection physique

Mineur
Majeur
Critique

6.3

PSQ 142.2
Annexe F
Section 6 Dossiers

Les dossiers ont été éliminés par une méthode sécuritaire et seulement par des personnes autorisées Mineur
6.4

PSQ 142.2
Annexe F
Section 6 Dossiers

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Les dossiers comprennent notamment :

  • les révisions et les modifications apportées au manuel du SGQ et aux procédures;
  • les copies des agréments du SICSA et des ICSA;
  • la liste des ICSA actifs;
  • les dossiers de formation et de qualifications pour tous les employés et ICSA;
  • les demandes de mesures correctives et les mesures de suivi; et
  • tout autre document directement mentionné dans le manuel du SGQ.

Mineur
Majeur
Critique

obligatoire pour une vérification partielle
7.0 Formation et qualifications
No Renvoi Critères liés au SGQ Manquement Commentaires
7.1

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Le personnel a été formé et fait preuve de compétence dans les activités dont il est responsable :

  • Inspecteur-chef;
  • Gestionnaire du SGQ;
  • Commis aux documents; et
  • ICSA
Majeur obligatoire pour une vérification partielle
7.2

PSQ 142.2
Section 4.4 Exigences pour les ICSA

Agrément de l'ICSA

Les ICSA n'ont inspecté que les types de cultures pour lesquels ils ont été agréés et possèdent les compétences Critique obligatoire pour une vérification partielle
7.3

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Les procédures ont été observées pour donner de la formation au besoin Mineur
7.4 [Expurgée]
7.5

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Les nouveaux ICSA ont été supervisés par un Inspecteur-chef expérimenté Majeur
7.6

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

Les ICSA qui inspectaient un nouveau type de culture pour la première fois ont été supervisés Majeur obligatoire pour une vérification partielle
7.7

PSQ 142.2
Annexe F
Section 8 Formation et qualifications

L'ACIA était informée lorsqu'un ICSA inspectait un type de culture pour la première fois (y compris un nouveau type de culture dans une parcelle) Majeur
8.0 Conclusions générales
No Renvoi Critères liés au SGQ Manquement Commentaires
8.1

PSQ 142.2
Section 4.3

Le SICSA a surveillé comme il se doit les activités de ses ICSA

Mineur
Majeur
Critique

obligatoire pour une vérification partielle
8.2

PSQ 142.2
Section 4.3

Le SICSA a offert une coopération raisonnable à l'ACIA au moment de la vérification du SICSA et des contre-inspections de ses ICSA. Les cartes des champs étaient disponibles. Les dates précises prévues ont été saisies 2 jours avant les inspections.

Mineur
Majeur
Critique

obligatoire pour une vérification partielle
8.3

PSQ 142.2
Section 4.3

Les procédures liées au SGQ ont été correctement mises en œuvre

Mineur
Majeur
Critique

obligatoire pour une vérification partielle

9.0 Manquements des ICSA attribué au SICSA

Manquements émises au SICSA sur la base des manquements émis au ICSA. Se référer à la feuille de suivi des contre-inspections – feuille de travail « Cumuls du SICSA ». Détaillez chaque manquement applicable. Ne pas inclure les manquements des ICSA de la liste de contrôle des contre-inspections pour les items 3.4, 3.7, 7.2, 4.4, 11.1 à 11.7 et 13.1 à 13.5. Ceux-ci sont déjà inclus dans la liste de vérification des SICSA.

No d'article de la liste de contrôle de la contre-inspection de l'ICSA % des ICSA avec ce manquement Description Mineur
Majeur
Critique
Commentaires
(insérer des lignes additionnelles si nécessaire)

Autres commentaires (autres observations, possibilités d'amélioration) :

Annexe IV Exemples de classification des manquements et des non-conformités identifiés durant la vérification d'un SICSA

[Expurgée]

Annexe V Formulaire de Demande de mesures correctives (DMC) pour les ICSA

Remarque : le texte ci-dessous peut être utilisé comme corps d'un courriel (recommandé) ou peut être copié dans une lettre à envoyer par la poste ou par télécopieur. Les coordonnées mises à jour des ISCA et des responsables des SICSA sont disponibles dans l'onglet Surveillance de CertiSem.

La surveillance par l'ACIA de l'inspection des cultures de semences généalogiques a permis de relever un manquement critique. Les détails de la demande de mesures correctives (DMC) sont donnés à la partie 1.

Veuillez accuser réception de la présente DMC en remplissant la partie 2 et en répondant par écrit (courriel, message texte, télécopieur ou copie papier) dans les 2 jours ouvrables suivant la date d'émission de la DMC.

Un plan de mesures correctives (PMC) doit être élaboré par l'ICSA ou le SICSA. Remplissez la partie 3 et répondez par écrit dans les 3 jours ouvrables suivant la date de l'accusé de réception.

Demande de mesures correctives critique

Partie 1 – Remplie par l'ACIA (dans les 2 jours ouvrables suivant l'identification du manquement)

Nom de l'ICSA :
Numéro de l'ICSA :
Coordonnées de l'ICSA (courriel / numéro de téléphone) :
Nom du SICSA :
Nom du contre-inspecteur :
Numéro d'inspecteur du contre-inspecteur :
Courriel du contre-inspecteur :
Numéro de téléphone du contre-inspecteur :
Date d'émission de la DMC :
Description du manquement (y compris le numéro de la liste de contrôle – Annexe IX) :
Numéro de séquence du (des) rapport(s) :
Nom du vérificateur de l'ACIA copié :
Nom de l'inspecteur-chef du SICSA copié :

Partie 2 - Remplie par l'ICSA ou l'inspecteur-chef du SICSA (dans les 2 ouvrables suivant l'émission de la DMC)

Accusé de réception par l'ICSA (signature, signature numérique ou confirmé par e-mail ou SMS) :
Date de l'accusé de réception :

Partie 3 - Remplie par l'ICSA ou l'inspecteur-chef du SICSA (dans les 3 ouvrables suivant la date de l'accusé de réception)

Plan de mesures correctives (PMC) :
Date de résolution proposée :

Partie 4 - Remplie par l'ACIA lorsque le PMC a été accepté

Date d'acceptation du PMC :

Partie 5 - Remplie par l'ACIA lorsque le manquement est résolu et que la DMC est fermée

Date de résolution :
Date d'envoi de la DMC complétée au ICSA et au SICSA :
Numéro de SGDDI de la DMC sauvegardée :

Annexe VI Demande de mesures correctives (DMC) pour les SICSA

Modèle dans le SGDDI 18998120 (accès interne seulement)

Demande de mesures correctives

Nom du SICSA :
No du SICSA :
Gestionnaire de la qualité :
Courriel / No de téléphone :
Signature du gestionnaire de la qualité :
Date de réception :

Rempli par l'ACIA

Rempli par le gestionnaire de la qualité

Rempli par l'ACIA (lorsque le manquement est résolu)

(insérer des lignes additionnelles si nécessaire)

Notes :

Vérificateur
Nom :
Signature :
No d'inspecteur :
Courriel :
No de téléphone :
Date d'émission :
Original envoyé au SICSA
Sauvegardée dans le SGDDI no :

Annexe VII Rapport sommaire de vérification du SICSA

Ce formulaire est préparé par le vérificateur de l'ACIA et est fourni aux SICSA vérifiés et à la Section des semences.

Rapport sommaire de vérification du SICSA

Nom du SICSA
Adresse du SICSA
Date de la vérification
Nom du gestionnaire du SGQ du SICSA
Nom des autres membres du personnel du SICSA présents à la vérification
Nom du vérificateur de l'ACIA
Nom des autres membres du personnel de l'ACIA présents à la vérification

Portée de la vérification
Complète

Partielle

S.O. Vérification non complète – fournir des précisions

S'il s'agit d'une vérification partielle – précisez tous les éléments facultatifs du SGQ qui ont été sélectionnés pour la vérification actuelle

S'il s'agit d'une vérification partielle – précisez tous les éléments facultatifs du SGQ à sélectionner pour la prochaine vérification

Nombre de manquements
Manquements # de Manquements Mineures # de Manquements Majeures # de Manquements Critiques
Manquements émis durant la vérification précédente et non résolus
Manquements émis durant la vérification courante

Commentaires

Résumé des observations faites durant la vérification – énumérer les principaux commentaires et observations

Section Portée Commentaires
2 Critères généraux
3 Manuel du SGQ
4 Procédures
5 Demande de mesures correctives émises par l'ACIA
6 Dossiers
7 Formation et qualifications
Autres commentaires et observations :
Critères Oui Non
Le titulaire de l'agrément demande un renouvellement
Le SICSA a cédé son agrément à une autre entité (si tel est le cas, l'agrément ne peut être renouvelé)
Le SICSA est assuré (dans la négative, l'agrément ne peut être renouvelé)
Le SICSA a permis à l'ACIA d'effectuer des vérifications (dans la négative, aucun renouvellement possible)
Le SICSA a fourni un PMC pour les DMC issues de la vérification (dans la négative, aucun renouvellement possible)
Le SICSA ou un ICSA a-t-il une DMC critique qui n'a pas été fermée avant la date de résolution?
Le vérificateur de l'ACIA recommande le SICSA concernant un renouvellement de leur agrément

Remarque : La Section des semences confirmera que tous les frais dûs à l'ACIA ont été acquittés avant le renouvellement de l'agrément.

Recommandation
Recommandation pour la portée de la vérification de l'année suivante Partielle Case Complète Case S/O Case
Nom du vérificateur de l'ACIA Signature Date
Nom du gestionnaire de qualité du SICSA Signature Date

Annexe VIII Compte rendu de surveillance d'une évaluation écrite

[Expurgée]

Annexe IX Liste de contrôle en vue de la comparaison du Rapport d'inspection de cultures de semences du contre-inspecteur et de l'ICSA

À être complété par le contre inspecteur de l'ACIA. S = satisfaisant; NS = non satisfaisant. Si aucune catégorie de manquement n'est applicable, indiquer « satisfaisant ».

Nom de l'ICSA :
Numéro de l'ICSA :
Nom du SICSA :
Numéro de séquence du champ :
Parcelle (Oui/Non) :

1.0 Étiquettes de semences
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
1.1 Omission de vérifier l'origine des semences (étiquettes ou certificat de culture) Mineur
2.0 Utilisation des terres
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
2.1 Omission de vérifier l'utilisation antérieure des terres Mineur
2.2 Omission de vérifier l'utilisation antérieure des terres depuis un nombre suffisant d'années Mineur
3.0 Au champ
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
3.1 Omission de déclarer qu'une ou plusieurs caractéristiques de la description de la variété ne correspond pas à la variété inspectée Majeur
3.2 Inspection du mauvais champ Critique
3.3 Omission d'indiquer correctement l'emplacement des terres Mineur
3.4 Faire une inspection à un stade de croissance inapproprié; les caractéristiques distinctives sont quelque peu visibles, bien que le moment ne soit pas idéal Majeur
3.5 Faire une inspection à un stade de croissance où les caractéristiques distinctives ne sont pas visibles Critique
3.6 Omission de déclarer un changement dans la superficie d'inspection Mineur
3.7 Faire une inspection pour laquelle l'inspecteur n'est pas agréé
Remarque : Le contre-inspecteur doit également évaluer tout conflit d'intérêts possible et les rapporter au seedsemence@inspection.gc.ca
Critique
3.8 Omission de signaler correctement les impuretés hors des comptages (hors-types, autres types de cultures, mauvaises herbes déclarées dans les comptages) Majeur
Mineur
3.9 Omission de séparer 2 champs lorsque la définition de champ d'après l'ACPS l'exigeait Mineur
4.0 Comptages
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
4.1 Omission de déclarer une superficie de comptage ayant subi des modifications Majeur
4.2 Effectué/déclaré moins de 6 comptages ou une quantité inférieure au nombre de comptages requis Majeur
4.3 Comptages effectués d'une manière non représentative (comptes par agglomération) Majeur
4.4 Mener une inspection sur la mauvaise population végétale Critique
5.0 Mauvaises herbes
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
5.1 Omission d'identifier et de signaler correctement les mauvaises herbes en fonction de leur fréquence Mineure
5.2 Déclaration inexacte de l'état général des mauvaises herbes Mineur
5.3 Déclaration de mauvaises herbes herbes à déclarer dans les comptages comme des mauvaises herbes à déclarer en fonction de leur fréquence Majeur
5.4 Omission d'identifier/signaler une mauvaise herbes nuisible interdite dans le champ ou dans la bande d'isolement de 3 mètres Critique
6.0 Maladie des végétaux
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
6.1 Omission de signaler correctement la présence du charbon dans une culture d'orge Mineur
7.0 Isolement
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
7.1 Omission d'évaluer correctement l'état de la bande d'isolement (bon ou mauvais). Majeur
7.2 Omission de déclarer ce qui a été observé dans la distance d'isolement concernant les sortes de cultures à pollinisation libre Majeur
8.0 Hors-types/variants
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
8.1 Détermination des déviations morphologiques des plants attribuables à des facteurs environnementaux comme des hors-types/variants Mineur
8.2 Omission d'identifier et/ou de déterminer la quantité de hors-types/variants Critique
Majeur
Mineur
8.3 Déclaration ou description imprécise des hors-types/variants Mineur
8.4 Identifier des hors-types/variants avec une seule caractéristique distinctive alors que 2 sont requises – (pour le soya, les graminées à gazon ou les cultures fourragères, ou les hors-types/variants « plus hauts » dans n'importe quelle autre culture) Mineur
9.0 Autres types de cultures et mauvaises herbes déclarées dans les comptages
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
9.1 Omission d'identifier et/ou de quantifier les cultures et/ou des mauvaises herbes déclarées dans les comptages Critique
Majeur
Mineur
9.2 Déclaration ou description imprécise des cultures et/ou mauvaises herbes déclarées dans les comptages Mineur
10.0 Méthodes de production
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
10.1 Omission de signaler les secteurs problématiques (par exemple, verse, inondation) Mineur
10.2 Omission de signaler les problèmes liés à l'ensemencement (par exemple, mélange des rangs mâles et femelles) dans les cultures hybrides Majeur
11.0 Rapports
No Manquement Catégorie S/NS Commentaires
11.1 Inscription de commentaires inappropriés dans les Rapports d'inspection des cultures de semences Mineur
11.2 Prédiction verbale ou dans le Rapport d'inspection de culture de semences de la décision de l'ACPS Majeur
11.3 Les renseignements ne sont pas fournis de manière valable et compréhensible Mineur
11.4 Omissions sur le Rapport d'inspection de culture de semences (par exemple, commentaires requis) Mineur
11.5 Omission de fournir un calendrier des inspections à l'ACIA Mineur
11.6 Omission d'aviser l'ACIA des inspections complétées à la fin de la journée Majeur
11.7 Omission de soumettre le rapport initial dans CertiSem dans les 2 jours ouvrables suivant l'inspection Majeur
12.0 Autre(s) manquement(s) observé(s)
No Description du manquement Catégorie S/NS Commentaires
(insérez plus des rangs le cas échéant)
13.0 Manquements observés lors de la contre-inspection qui sont résumés au SICSA
No Description du manquement S=0, NS=1, S/O=0
13.1 Une carte exacte a été fournie.
13.2 L'ICSA a signalé la date réelle de l'inspection à la fin de la journée de l'inspection
13.3 Calendrier d'application des pesticides fourni par le SICSA à l'ACIA sur demande de l'ACIA
13.4 SICSA a avisé l'ACIA d'une mauvaise herbe nuisible observée par l'ICSA
13.5 Le rapport final a été approuvé par le SICSA en moins de 2 jours ouvrables suivant la date de l'inspection
Quantités totales de manquements observés
Mineurs Majeurs Critiques
Quantités totales de manquements observés

Inspecteur de contre-inspection de l'ACIA

Nom du contre-inspecteur :
Date de la comparaison :
Code SGRR :
Temps consacré à l'activité :

Date de modification :