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Rapport de vérification interne - Vérification du Bureau de l'inspecteur général

Table des matières

1.0 Sommaire

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA ou l'Agence) s'engage à veiller à la santé et au bien-être des Canadiens et à protéger l'environnement et l'économie en préservant la salubrité des aliments et la santé des animaux et en assurant la protection des végétaux. Plus de la moitié des ressources humaines de l'Agence, notamment des inspecteurs de première ligne, sont consacrées aux activités liées à la salubrité des aliments.

Le vice-président de la Direction générale des opérations est responsable de la prestation des programmes d'inspection de l'ACIA. Afin d'assumer cette responsabilité et de renforcer le système d'assurance de la salubrité des aliments de l'Agence, on a nommé, en 2014, un membre de la direction à titre d'inspecteur général afin qu'il rende des comptes à la haute direction par l'entremise du vice-président au sujet du rendement et de la qualité des activités de la Direction générale des opérations en général. Le Bureau de l'inspecteur général (BIG) est formé de deux composantes axées sur les programmes d'inspection exécutés au Canada et d'une composante axée sur les inspections dans les établissements étrangers :

La vérification visait à évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion relatif aux fonctions du BIG. Elle ciblait la surveillance, par le BIG, des processus et de la prestation des services d'inspection au pays, mais aussi la façon dont le Bureau de vérification à l'étranger planifie son travail. La vérification portait sur la période allant du 1er avril 2016 au 30 septembre 2017.

La vérification a permis de conclure que le mandat du BIG doit non seulement être confirmé, mais aussi communiqué et décrit uniformément dans les documents de l'Agence. La précision du mandat aidera l'inspecteur général à élaborer un plan stratégique global ainsi que des mesures du rendement appropriées. La vérification a également permis de conclure qu'il faut améliorer les pratiques de reddition de comptes du BIG et la façon dont on fait le suivi des plans d'action en matière de gestion.

Voici les six recommandations formulées à la suite de la vérification :

2.0 Introduction

2.1 Contexte

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA ou l'Agence) est l'un des plus grands organismes de réglementation à vocation scientifique du Canada. Elle veille à la santé et au bien-être des Canadiens et protège l'environnement et l'économie en préservant la salubrité des aliments et la santé des animaux et en assurant la protection des végétaux. Plus de la moitié de ses ressources humaines, notamment des inspecteurs de première ligne, sont consacrées aux activités liées à la salubrité des aliments. Les inspecteurs vérifient le respect des résultats réglementaires.

Le vice-président de la Direction générale des opérations est responsable de la prestation des programmes d'inspection de l'ACIA. Pour s'acquitter de cette responsabilité et répondre au Rappel de bœuf de XL Foods Inc. en 2012 du Comité consultatif d'experts indépendants de 2013, la Direction générale des opérations a créé le Bureau de vérification de l'inspection (BVI) afin qu'il vérifie que le personnel d'inspection fait preuve d'une rigueur constante dans les établissements sous réglementation fédérale à l'échelle du pays. En vue de renforcer davantage son système d'assurance de la salubrité des aliments, l'Agence a nommé un membre de la direction à titre d'inspecteur général en 2014 afin qu'il rende des comptes à la haute direction par l'entremise du vice-président de la Direction générale des opérations au sujet du rendement et de la qualité des activités de la Direction générale des opérations en général. Aujourd'hui, le Bureau de l'inspecteur général (BIG) est formé de deux composantes axées sur les programmes d'inspection exécutés au Canada et d'une composante axée sur les vérifications dans les établissements étrangers :

Le BVI utilise des critères axés sur le risque pour choisir à quel endroit il réalisera ses activités de vérification des inspections. Au départ, le BVI n'était responsable que du secteur d'activité de la salubrité des aliments, mais à l'automne 2016, son mandat a été élargi pour inclure le secteur d'activité de la santé des animaux. La portée du mandat du BVI devrait être élargie de nouveau afin d'inclure le secteur d'activité de la protection des végétaux.

Le BSE réalise des évaluations techniques et des projets d'amélioration des processus liés à la prestation des inspections. Les évaluations techniques reposent sur un cadre commun fondé sur les normes ISO permettant de démontrer que le processus opérationnel, réalisé dans les paramètres établis, est efficace et uniforme. Les projets d'amélioration des processus visent à améliorer l'efficacité et la qualité.

Le BVE a été établi en 2016 pour vérifier les activités de contrôle réalisées par les autorités étrangères responsables de la salubrité des aliments dans les établissements relevant de leur compétence. Les employés du BVE évaluent les risques associés aux établissements alimentaires étrangers, mènent des vérifications de la salubrité des aliments dans les établissements étrangers susceptibles de poser le plus grand risque et recommandent les mesures d'atténuation des risques qui s'imposent.

2.2 Objectif

La vérification visait à évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion en place relativement aux fonctions du BIG.

2.3 Portée

La vérification portait principalement sur la gestion du BIG et les pratiques et procédures établies par celui-ci pour remplir son mandat relatif à la vérification du rendement du système d'inspection de l'ACIA. Elle comprenait une évaluation des systèmes, des structures, des outils et des processus liés au BVI et au BSE qui ont été mis en place pour appuyer le BIG.

La vérification comprenait l'examen de la façon dont le BVE planifie ses travaux, mais non des vérifications qu'il réalise.

La portée de la vérification concernait la période allant du 1er avril 2016 au 30 septembre 2017. Des échantillons de rapports de vérification d'inspection et de rapports d'évaluation technique ont été prélevés pour la période du 1er avril 2016 au 30 juin 2017.

2.4 Démarche

La vérification a été effectuée conformément aux exigences de la Politique sur la vérification interne et de la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor, qui précisent les procédures obligatoires relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

La vérification a été planifiée et exécutée de manière à obtenir l'assurance raisonnable que les objectifs de la vérification avaient été atteints. Une évaluation des risques a été effectuée durant l'étape de planification de la vérification pour déterminer les critères de vérification, lesquels ont été acceptés par la direction. Les constatations de la vérification s'appuient sur une comparaison entre les conditions en place au moment de la vérification et les critères de vérification établis.

L'équipe de vérification a réalisé les procédures suivantes :

2.5 Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux exigences du Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l'Institute of Internal Auditors, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la vérification interne de l'ACIA. Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies, et les données probantes ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne définies par l'Institute of Internal Auditors pour procurer un niveau raisonnable d'assurance quant aux constatations et à la conclusion du présent rapport. Ces dernières sont fondées sur les conditions telles qu'elles existaient au moment de la vérification et ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Gouvernance et mandat

Le mandat du Bureau de l'inspecteur général (BIG) n'est pas clairement et uniformément défini afin de favoriser une compréhension commune et d'assurer son soutien au moyen d'un organe de gouvernance et d'un modèle organisationnel.

Nous nous attendions à ce qu'un mandat soit clairement défini pour le BIG et ses composantes et à ce que la structure de gouvernance établie l'aide à réaliser son mandat. Nous nous attendions également à ce que le BIG repose sur une structure organisationnelle qui l'aide à s'acquitter de ses fonctions.

Au départ, le mandat du BIG consistait à cerner les problèmes liés à la qualité et à l'uniformité de la prestation des inspections et à produire des rapports connexes. En décembre 2015, le Comité de la haute direction de l'Agence a approuvé l'élargissement de la portée du mandat du BIG afin qu'il comprenne également l'analyse des causes fondamentales, la formulation de recommandations aux fins d'amélioration, le suivi des progrès liés à la mise en œuvre des améliorations et l'examen des processus à l'appui des inspections.

Nous avons remarqué que le BIG a pris des mesures pour faire évoluer son rôle. Le vice-président de la Direction générale des opérations a envoyé une lettre de mandat à l'inspecteur général pour demander qu'un plan soit élaboré et communiqué en vue de la mise en œuvre du mandat élargi, et le guide du Système d'excellence de la Direction générale des opérations (SEGBO) a été rédigé. Il y avait un objectif d'évolution, mais le résultat escompté était incertain. Un manque d'uniformité quant à la description du mandat dans divers documents de l'Agence examinés pendant la vérification témoigne de cette réalité. Il est décrit de diverses façons, que ce soit comme une fonction interne d'assurance de la qualité ou une fonction indépendante de vérification. La portée des activités varie : il peut s'agir de vérifier que les inspections sont réalisées conformément aux procédures opérationnelles ou d'examiner l'ensemble du système d'inspection, de la conception des programmes à leur exécution.

De plus, les fonctions du BVE, qui a été créé en 2016, n'ont pas encore été incorporées au mandat global du BIG.

Nous avons interrogé ou sondé des intervenants clés, notamment la direction et le personnel du BIG et des bénéficiaires de ses travaux, au sujet de leur compréhension du mandat du BIG. Les résultats indiquent que tous ne comprennent pas le rôle du BIG de la même façon. Les changements apportés à la direction du BIG et au sein de la Direction générale des opérations ont peut-être aussi entraîné la diversification des points de vue et des interprétations.

Un mandat clairement défini est important, car il énonce l'objectif d'une organisation. Actuellement, le mandat et le rôle du BIG et de ses composantes ne sont pas énoncés officiellement dans un langage suffisamment uniforme et clair pour permettre une compréhension commune. Un mandat et un ensemble d'objectifs clairs servent de référence par rapport à laquelle la fonction est établie. Voici des exemples : déterminer des responsabilités et des pouvoirs clairs; établir une structure organisationnelle claire et efficace, y compris les liens hiérarchiques et les organismes de surveillance; déterminer les points relatifs aux ressources dont il faut tenir compte.

L'inspecteur général relève du vice-président de la Direction générale des opérations, qui est le membre de la direction responsable des activités d'inspection de l'Agence. Ce lien hiérarchique offre suffisamment d'indépendance pour appuyer une fonction d'assurance de la qualité interne. De plus, les membres du Comité exécutif des Opérations discutent du travail du BIG. Cependant, il est énoncé dans le guide du SEGBO que le BIG doit également fournir une assurance au Comité de la haute direction de l'Agence, composé du président de l'ACIA, du premier vice-président et de tous les vice-présidents des directions générales. Nous avons constaté qu'aucun rapport n'est fourni au Comité de la haute direction. Le BVE rend compte des résultats au Comité exécutif des Opérations et au Comité international de coordination. Ce dernier est formé de cadres supérieurs de la Direction générale des politiques et des programmes et de la Direction générale des opérations.

L'inspecteur général peut apporter un point de vue unique et éclairé sur le rendement et la qualité de la prestation des programmes d'inspection de l'Agence. Sans une communication régulière entre le BIG et la haute direction au-delà de la Direction générale des opérations, la haute direction risque de ne pas disposer des renseignements importants nécessaires pour contribuer à une prise de décisions efficace.

Recommandation 1

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait préciser et confirmer le mandat et la structure de gouvernance du BIG et s'assurer qu'ils sont décrits, documentés et communiqués de façon uniforme.

3.2 Planification et ressources

Le BIG n'a pas mis en place de plan global qui démontre de quelle façon les plans du BVI et du BSE sont intégrés pour fournir une surveillance du personnel d'inspection axée sur les risques et tenant compte des ressources.

Le BVE a mis en place un plan axé sur les risques en utilisant un éventail de sources de données pour classer les pays et les établissements en ordre de priorité.

Nous avons examiné les processus qu'utilisent le BIG et ses composantes (BVI, BSE, BVE) pour mettre en œuvre des activités de planification stratégique et opérationnelle. Nous voulions déterminer si des plans axés sur les risques avaient été mis en place pour diriger et orienter les travaux de chacune des composantes et, dans le cas du BVI et du BSE, si un plan stratégique global avait été mis en place pour démontrer de quelle façon le BIG prévoit s'acquitter de son mandat de surveillance nationale du personnel d'inspection. De plus, nous avons évalué si le BVI et le BSE disposaient de suffisamment de ressources adéquates pour réaliser leurs plans de travail respectifs.

Nous avons constaté que chacune des composantes du BIG est en grande partie gérée séparément. Nous n'avons pas trouvé de plan stratégique global portant sur la surveillance de l'inspection et sur la façon dont les travaux combinés du BVI et du BSE permettaient d'atteindre les résultats attendus. En outre, nous avons constaté que la portée du travail exécuté par le BVI est bien définie, mais qu'il serait possible de mieux définir la portée des activités du BSE. Un plan stratégique global permettrait de s'assurer que la surveillance combinée est structurée de manière à répondre aux besoins de la direction.

Nous avons examiné les plans opérationnels de chacune des composantes :

Bureau de la vérification de l'inspection

Le BVI utilisait de l'information sur les établissements axée sur les risques pour sélectionner les sites à vérifier. Voici en quoi consistait le processus du BVI :

Le plan de travail 2016-2017 qui en découlait, a identifié 120 vérifications des inspections, divisées également entre l'Est et l'Ouest, qui devaient être réalisées au cours de l'année. Le plan de travail 2017-2018 rendait compte de l'évolution progressive des vérifications du BVI, qui incluent maintenant d'autres secteurs d'activité de l'ACIA plutôt que d'être exclusivement axées sur les établissements de transformation des aliments réglementés au niveau fédéral.

Le BVI disposait de suffisamment de ressources pour achever les vérifications prévues. Celui-ci recrute des inspecteurs chevronnés de l'ACIA pour des affectations de deux ans pour devenir des agents de vérification. Nous avons examiné la lettre d'appel présentant en détail les qualifications requises pour les possibilités d'affectation au BVI, en plus d'avoir examiné les candidatures retenues. Selon un échantillon, les agents de vérification possèdent le niveau minimal d'expérience en inspection exigé par le BVI ou le surpassent. De plus, en ce qui concerne les 20 échantillons de dossiers examinés, nous avons remarqué que chaque équipe de vérification de l'inspection comprenait au moins un agent de vérification ayant une expérience relative au produit vérifié. Selon les commentaires formulés par les inspecteurs en chef régionaux dans le cadre de la vérification, ces derniers croient que les membres du personnel du BVI connaissent bien les processus opérationnels et communiquent efficacement.

Bureau du système d'excellence

Nous avons noté que le BSE utilisait un éventail d'outils pour cerner les projets potentiels. Cependant, selon notre examen et nos entrevues, la portée des activités du BSE n'était pas toujours claire, et les paramètres de planification étaient souvent très généraux. Pour 2016-2017, la majorité des projets prévus n'ont pas été terminés. Voici en quoi consistait le plus récent processus de planification du BSE :

Le plan de travail 2016-2017 qui en découle présentait onze projets du BSE. Six d'entre eux étaient des projets d'amélioration des processus visant à cerner des façons d'améliorer les processus d'inspection, et cinq d'entre eux étaient des projets d'évaluation technique visant à évaluer la conformité aux exigences en place de l'ACIA. Nous avons constaté que le guide du SEGBO présente un mandat pour les évaluations techniques, mais rien n'indique que les projets d'amélioration des processus font partie du mandat du BSE.

Trois des onze projets prévus ont été terminés. Les huit projets restants se ventilaient comme suit : deux projets étaient presque terminés, un projet avait été reporté, et cinq projets avaient été annulés. Bien que nous ayons été informés que des séances d'information ont été offertes au vice-président de la Direction générale des opérations ou au Comité exécutif des Opérations, nous n'avons pas été en mesure de trouver des données prouvant l'approbation des changements apportés au plan, ni de déterminer comment l'ordre de priorité des projets avait été établi.

Le BSE comprend une équipe centrale formée d'un gestionnaire et de six agents qui sont chargés de planifier les projets, d'analyser les données, de rédiger des rapports et de coordonner les évaluations techniques. De plus, il compte sur des employés chevronnés (spécialistes) de l'Agence pour réaliser des évaluations techniques en fonction des projets. Il compte sur les responsables des centres opérationnels de la Direction générale des opérations pour sélectionner les spécialistes compétents qui seront affectés temporairement à des évaluations ou à des projets individuels. Le processus et les critères de sélection sont énoncés dans une directive du BSE qui décrit le processus de sélection des membres de l'équipe responsable des évaluations techniques. Selon les commentaires reçus d'anciens évaluateurs techniques, ceux-ci étaient d'avis que la direction du BSE leur avait fourni les connaissances et les compétences nécessaires pour réaliser les évaluations techniques qui leur ont été attribuées.

Le manque de précision en ce qui concerne la définition du mandat, de la portée et de l'univers pourrait avoir entraîné la mise au point d'un plan qui a été partiellement mis en œuvre. Nous avons également constaté que le plan du BSE ne contenait aucun renseignement sur les ressources requises pour accomplir les projets énumérés.

Sans la mise en place de processus clairs pour appuyer l'élaboration, l'approbation et la surveillance de plans, il est possible que les plans ne soient pas mis en œuvre, et que les écarts ne rendent pas compte du résultat escompté.

Bureau de vérification à l'étranger

Le BVE a établi un processus axé sur les risques pour établir les priorités quant aux pays, aux risques pour la salubrité des aliments et aux produits, et pour choisir les établissements dans lesquels il effectuera ses vérifications. Il utilise un outil d'établissement des priorités fondé sur le risque qui contient des renseignements provenant de diverses sources, notamment des données internes sur la salubrité des aliments ainsi que des données provenant d'autres ministères et administrations. Le BVE hiérarchise d'abord les pays qui devraient faire l'objet d'une vérification à l'étranger, puis les établissements dans ces pays.

Recommandation 2

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait s'assurer qu'un plan stratégique global est élaboré et approuvé pour le Bureau de l'inspecteur général et qu'il démontre, y compris en précisant les ressources requises, comment ce dernier prévoit surveiller le personnel d'inspection par l'entremise du travail du BVI et du BSE.

3.3 Exécution des travaux

Le BVI et BSE ont instauré des politiques et des procédures adéquates pour orienter leurs employés dans le cadre de leurs fonctions. Cependant, aucun mécanisme n'a été mis en place pour veiller à ce que les connaissances des agents de vérification de l'inspection demeurent à jour pendant qu'ils sont affectés au BVI.

Nous nous attendions à ce qu'il y ait des politiques, des procédures et une orientation adéquates en place pour aider le personnel du BVI et du BSE à planifier et à réaliser leurs vérifications et évaluations et à produire des rapports sur les résultats de celles-ci. De plus, nous nous attendions à ce que des mécanismes aient été mis en place pour assurer la réalisation des travaux de manière objective.

Les politiques et procédures normalisées sont importantes, car elles visent l'adoption d'une approche systématique et disciplinée pour la planification du travail. Cela permet donc d'assurer qu'il y a une documentation suffisante et appropriée pour appuyer les conclusions des vérifications et des évaluations ainsi que les rapports publiés. De telles politiques et procédures permettent une exécution uniforme des travaux dans le cadre de toutes les évaluations et vérifications.

Nous avons examiné et évalué les documents d'orientation que le BVI et le BSE ont élaborés pour diriger les équipes dans le cadre de leurs fonctions. Nous avons constaté que le BVI a mis en place un ensemble de politiques et de procédures, notamment le guide de vérification de l'inspection, le guide d'utilisation du logiciel TeamMate, une politique de gestion des documents ainsi qu'un ensemble exhaustif de modèles et d'exemples de documents achevés. De plus, le BVI offre une séance de formation en personne de trois jours aux nouveaux agents de vérification. Le BSE a également élaboré des directives, des outils et du matériel de formation pour orienter ses travaux.

Le personnel du BVI et les responsables des évaluations techniques du BSE ont indiqué qu'ils disposaient des outils dont ils avaient besoin pour effectuer leurs tâches.

Nous avons constaté que des mécanismes ont été mis en place pour veiller à ce que le travail soit réalisé objectivement. Le BVI exige que les agents de vérification consultent un code d'éthique comprenant des renseignements sur le principe de l'objectivité et qu'ils signent une déclaration. De plus, les agents de vérification n'ont pas le droit d'effectuer des vérifications dans leurs régions respectives. Notre vérification a confirmé que ces deux procédures sont respectées. Le BSE a mis en place un code de conduite qui est inclus dans la formation des évaluateurs techniques. Ce code énonce plus précisément le principe de l'objectivité et les mesures à suivre.

Dans le cadre de notre vérification, nous avons examiné les vérifications du BVI et les évaluations du BSE achevées afin de déterminer si les équipes de vérification ou d'évaluation ont respecté les pratiques et procédures en place. Selon un échantillon de 20 vérifications de l'inspection du BVI et de 2 évaluations techniques du BSE, les dossiers respectaient les procédures établies et étaient fondés sur des données probantes.

Bien que le personnel affecté reçoive une formation relative au BVI, nous avons constaté que les employés du BVI en affectation de deux ans ont un accès limité à la formation relative à l'inspection dont ils ont besoin pour garder leurs connaissances à jour. Cela deviendra de plus en plus important à mesure que l'Agence modernise le travail de son personnel d'inspection. Les agents de vérification de l'inspection devront suivre une formation sur les nouveaux processus et acquérir de l'expérience à ce chapitre avant de procéder à des vérifications.

Recommandation 3

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait s'assurer que les employés du BVI ont accès à la formation sur l'inspection dont ils ont besoin pour garder leurs connaissances à jour.

3.4 Rapport sur les résultats et suivi

Il est possible de renforcer les pratiques de reddition de comptes pour s'assurer non seulement que les résultats sont communiqués efficacement à la haute direction, mais aussi que des réponses et plans d'action de la direction (RPAD) visant des questions systémiques ou importantes sont élaborées et surveillées et qu'on y donne suite.

Nous avons examiné les pratiques et procédures que le Bureau de vérification de l'inspection (BVI) et le Bureau du système d'excellence (BSE) ont établies pour produire des rapports sur les résultats relatifs aux vérifications et évaluations individuelles et des rapports sommaires périodiques. Nous nous attendions à ce que les résultats soient communiqués aux parties concernées, et que des mesures correctives soient prises à l'égard des questions systémiques ou importantes.

Le BVI prépare des rapports sur la vérification de l'inspection par établissement réglementé au niveau fédéral. Tous les rapports (environ 120 par année) sont examinés par le gestionnaire d'inspection du BVI et le comité d'examen des rapports sur la vérification de l'inspection, puis envoyés directement à l'inspecteur en chef régional (ICR) de la Direction générale des opérations. Il incombe à l'ICR d'élaborer des RPAD en réponse aux questions cernées. Lors de l'élaboration des RPAD, l'ICR doit tenir compte de l'application plus large des questions aux régions à l'appui d'une amélioration continue. La vérification a permis de confirmer que c'était généralement le cas.

L'ICR renvoie les RPAD achevés au BVI. Le gestionnaire d'inspection du BVI accuse réception en indiquant s'il s'oppose ou non à ce que les RPAD soient mises en œuvre telles quelles.

Le BVI a mis au point un outil automatisé pour faire le suivi des RPAD. L'ICR rend des comptes sur la situation des RPAD, qui sont signées par l'inspecteur en chef du centre opérationnel de la Direction générale des opérations en guise d'approbation, une fois qu'elles sont terminées. Dès que les RPAD sont signées, le BVI ferme la recommandation. Nous avons constaté que le BVI envoie des rapports de situation trimestriels aux inspecteurs en chef des centres opérationnels et rend des comptes au sujet des taux d'achèvement dans le rapport annuel. Le BVI ne valide pas l'achèvement.

Le BSE prépare des rapports d'évaluation technique qui sont présentés au Comité exécutif des Opérations et approuvés par l'inspecteur général et le vice-président de la Direction générale des opérations. Nous avons constaté que les deux rapports d'évaluation achevés pendant la période visée par la vérification contenaient une RPAD. Cependant, pendant la période de vérification, les RPAD ne faisaient l'objet d'aucun suivi ni d'aucune surveillance.

Le BVI produit également un rapport semestriel qui énonce les questions systémiques cernées dans les rapports de vérification de l'inspection, mais il n'y a aucune exigence relative à une RPAD. Le rapport est présenté au Comité exécutif des Opérations et publié sur le site intranet de l'Agence.

Bien que les rapports du BSE et les rapports semestriels du BVI puissent être consultés sur le site intranet de l'Agence, les résultats ne font l'objet d'aucune présentation ou discussion au-delà de la Direction générale des opérations. En faute de discussions au-delà de la Direction générale des opérations, la haute direction risque de ne pas disposer des renseignements importants nécessaires pour favoriser des discussions stratégiques aux fins suivantes : orienter le processus de planification, cerner les tendances, les préoccupations ou les possibilités d'amélioration, offrir un mécanisme d'alerte rapide pour gérer les risques avant qu'ils se concrétisent, etc. Même si certaines mesures pour résoudre des enjeux systémiques auraient été mises en place, il n'existe aucun processus formel pour s'assurer qu'on donne suite aux questions systémiques ou importantes énoncées dans les rapports semestriels du BVI et les rapports du BSE.

Lors de notre examen d'un échantillon de rapports de vérification du BVI et rapports d'évaluation technique du BSE terminés et des documents de travail connexes ainsi que de rapports semestriels du BVI, nous avons constaté que les points suivants pouvaient être améliorés :

Il est important de décrire efficacement la nature et la portée des observations dans les rapports afin de permettre au lecteur de comprendre leur importance, d'aider à expliquer l'incidence que les faiblesses relevées pourraient avoir sur la capacité de l'Agence à atteindre ses objectifs énoncés et de jeter les fondements pour la prise de mesures correctives.

Surveiller activement les progrès réalisés par rapport aux mesures prises en réponse à des questions systémiques ou importantes permet de fournir des renseignements importants à la direction sur l'ampleur des mesures correctives qui ont été prises et sur la cause fondamentale de l'observation dont le suivi a été fait. Nous avons été informés que la Direction générale des opérations tente actuellement de déterminer la meilleure façon de suivre l'utilisation des RPAD communiquées en réponse aux rapports semestriels du BVI et aux rapports du BSE, et que la surveillance peut se faire à l'extérieur du BIG. Il sera important de préciser le rôle de l'inspecteur général au chapitre du suivi et de s'assurer qu'il cadre avec son mandat précisé.

Recommandation 4

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait examiner les pratiques de reddition de comptes du Bureau de l'inspecteur général afin de s'assurer que les résultats de son travail sont communiqués de manière à répondre aux besoins de la direction et à maximiser l'utilité de son travail.

Recommandation 5

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait établir un processus pour surveiller la mise en œuvre des réponses et plans d'action de la direction relativement aux résultats systémiques ou importants du Bureau de vérification de l'inspection et du Bureau du système d'excellence.

3.5 Mesures du rendement

Le Bureau de vérification de l'inspection (BVI) a déterminé des mesures du rendement et rend régulièrement des comptes à leur sujet. Cependant, les mesures du rendement pour le Bureau du système d'excellence (BSE) et le Bureau de l'inspecteur général (BIG) dans l'ensemble sont en cours d'élaboration.

Nous nous attendions à ce que le BIG ait mis en place des pratiques et des procédures pour surveiller la qualité de ses travaux et favoriser une amélioration continue. Nous nous attendions également à ce qu'il ait mis en place des mesures ou des mécanismes pour démontrer son rendement par rapport au but et aux objectifs établis.

La mesure du rendement est importante, car elle permet à l'organisation de démontrer l'atteinte des exigences ou des objectifs énoncés, d'évaluer et de renforcer la satisfaction des intervenants à l'égard des résultats obtenus et de cerner le besoin ou les possibilités d'amélioration.

Notre vérification a révélé que le BIG avait mis en place certaines mesures pour surveiller la qualité de ses travaux. En voici des exemples :

D'après la vérification, des mesures du rendement concernant les rapports sur les réalisations du BIG et l'atteinte de ses objectifs fixés ont été établies pour le BVI, mais pas encore pour le BSE et l'ensemble du BIG.

Les mesures du rendement du BVI sont indiquées dans ses rapports annuels et semestriels, et comprennent :

Bien que le BVI fournisse des statistiques sur l'état des RPAD en fonction de l'information consignée sur des vérifications individuelles, comme le précise la section 3.4, il pourrait signaler les progrès réalisés dans le traitement de questions systémiques ou importantes relevées dans ses rapports semestriels.

Recommandation 6

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait veiller à ce que le Bureau de l'inspecteur général termine l'élaboration de mesures du rendement pour l'ensemble du Bureau et de ses composantes afin de démontrer ce qu'il a accompli dans le cadre de l'exécution de son mandat.

Annexe A : Critères de vérification

Secteur d'intérêt 1 : Mandat et gouvernance
1.1 Le BIG et ses composantes (BVI et BSE) ont des mandats clairement documentés décrivant leur raison d'être, leurs pouvoirs et leurs responsabilités.
1.2 Le Bureau de l'inspecteur général est indépendant et réalise ses activités de manière objective.
1.3 Une structure de gouvernance clairement définie appuie le mandat du BIG et de ses composantes (BVI et BSE).
Secteur d'intérêt 2 : Planification et ressources
2.1 Le BIG et ses composantes (BVI, BSE, BVE) ont des plans axés sur les risques qui permettent de diriger et d'orienter les activités dans le but de remplir leur mandat.
2.2 Le BIG et ses composantes (BVI et BSE) ont des ressources compétentes, suffisantes et réparties efficacement pour réaliser leurs plans de travail.
Secteur d'intérêt 3 : Réalisation des travaux (BVI/BSE)
3.1 Il existe des politiques et des procédures pour guider l'exécution des activités du BVI et du BSE.
3.2 Les travaux du BIG et de ses composantes (BVI et BSE) sont exécutés conformément aux politiques et aux procédures établies, et devraient inclure l'examen et l'approbation des travaux effectués.
Secteur d'intérêt 4 : Production de rapports sur les résultats des évaluations et des vérifications (BVI/BSE)
4.1 Les résultats des vérifications du BVI et des évaluations du BSE sont communiqués aux parties concernées.
4.2 La communication des résultats des vérifications du BVI et des évaluations du BSE est concise, constructive, exhaustive, opportune et fondée sur des données probantes.
Secteur d'intérêt 5 : Réponses et plans d'action de la direction (BVI/BSE)
5.1 Le BIG et ses composantes (BVI et BSE) ont mis en œuvre et tiennent à jour un système pour surveiller l'utilisation des résultats communiqués à la direction.
5.2 La direction élabore des Réponses et plans d'action de la direction (RPAD) en temps opportun pour donner suite aux observations présentées.
5.3 Les RPAD prennent en compte l'application plus large des observations au processus d'inspection.
5.4 La direction a un mécanisme pour surveiller l'avancement de la mise en œuvre des RPAD.
Secteur d'intérêt 6 : Mesures du rendement
6.1 Le BIG et ses composantes créent et tiennent à jour des mécanismes pour surveiller la qualité de leurs travaux à l'appui de l'amélioration continue.
6.2 Le BIG et ses composantes établissent et surveillent les mesures du rendement et en rendent compte pour démontrer leur rendement par rapport à leur raison d'être et leurs objectifs.
6.3 Les vérifications du BVI et les évaluations du BSE sont réalisées conformément aux plans de travail annuels.

Annexe B : Réponse et plan d'action de la direction

Veuillez noter que l'objectif de la vérification était d’évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion relatif à deux composantes principales du BIG, à savoir le BVI et le BSE. Par conséquent, les recommandations suivantes ne s'appliquent pas au BVE.

Recommandation 1

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait préciser et confirmer le mandat et la structure de gouvernance du BIG et s'assurer qu'ils sont décrits, documentés et communiqués de façon uniforme.

Réponse et plan d'action de la direction Date d'achèvement Responsable

La Direction générale des opérations accepte cette recommandation. Par conséquent, elle va :

  • réviser et mettre à jour :
    • le mandat du Bureau de l'inspecteur général (BIG);
    • les processus d'établissement de rapports sur les activités du BIG (gouvernance);
Septembre 2018 Inspecteur général, Direction générale des opérations

La Direction générale des opérations accepte cette recommandation. Par conséquent, elle va :

  • consigner le mandat révisé dans un document officiel approuvé par le vice-président des Opérations et avalisé par la haute direction au niveau approprié;
  • publier le document officiel approuvé sur le site intranet de l'Agence.
Décembre 2018 Inspecteur général, Direction générale des opérations

Recommandation 2

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait s'assurer qu'un plan stratégique global est élaboré et approuvé pour le Bureau de l'inspecteur général et qu'il démontre, y compris en précisant les ressources requises, comment ce dernier prévoit surveiller le personnel d'inspection par l'entremise du travail du BVI et du BSE.

Réponse et plan d'action de la direction Date d'achèvement Responsable

(En tablant sur le mandat révisé du BIG conformément à la Recommandation 1)

La Direction générale des opérations accepte cette recommandation. Par conséquent, elle va :

  • réviser et faire approuver un plan stratégique global pour le BIG et ses composantes. Le plan décrira ce que les composantes du BIG feront pour assurer une surveillance du personnel d'inspection. Il décrira également le processus qu'adoptera la Direction générale pour maintenir la concordance entre les plans et ressources du BIG.
Janvier 2019 Inspecteur général, Direction générale des opérations

Recommandation 3

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait s'assurer que les employés du BVI ont accès à la formation sur l'inspection dont ils ont besoin pour garder leurs connaissances à jour.

Réponse et plan d'action de la direction Date d'achèvement Responsable

La Direction générale des opérations accepte cette recommandation. Par conséquent, elle va :

  • examiner le processus qu'utilise actuellement la Direction générale pour évaluer les besoins de formation des employés et classer ces besoins par ordre de priorité.
  • mettre à jour le processus au besoin et/ou le mettre en application plus efficacement afin que les besoins de formation de base des employés du BIG soient comblés et que ceux-ci aient les connaissances dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches de vérification.
Septembre 2018 Inspecteur général, Direction générale des opérations

Recommandation 4

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait examiner les pratiques de reddition de comptes du Bureau de l'inspecteur général afin de s'assurer que les résultats de son travail sont communiqués de manière à répondre aux besoins de la direction et à maximiser l'utilité de son travail.

Réponse et plan d'action de la direction Date d'achèvement Responsable

(En tablant sur le mandat révisé du BIG conformément à la Recommandation 1)

La Direction générale des opérations accepte cette recommandation. Par conséquent, elle va :

  • réviser les pratiques d'établissement de rapports sur les résultats du BIG afin qu'une méthode de cotation soit utilisée et que les écarts soient décrits dans la mesure du possible;
  • élaborer un plan global pour l'établissement de rapports périodiques sur les activités du BIG afin que :
    • les problèmes systémiques et importants soient cernés, communiqués et surveillés;
    • le rendement global (se reporter à la recommandation 6) fasse l'objet d'un rapport;
    • des rapports soient produits en fonction du plan stratégique global
Janvier 2019 Inspecteur général, Direction générale des opérations

Recommandation 5

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait établir un processus pour surveiller la mise en œuvre des réponses et plans d'action de la direction relativement aux résultats systémiques ou importants du Bureau de vérification de l'inspection et du Bureau du système d'excellence.

Réponse et plan d'action de la direction Date d'achèvement Responsable

(En tablant sur le mandat révisé du BIG conformément à la Recommandation 1)

La Direction générale des opérations accepte cette recommandation. Elle va :

  • réviser les procédures existantes concernant le suivi des réponses et plans d'action de la direction (RPAD) découlant des activités du BIG;
  • veiller à ce que les procédures décrivent les rôles et les responsabilités, et indiquent les responsables de la mise en œuvre des recommandations énoncées dans les RPAD
Janvier 2019 Inspecteur général, Direction générale des opérations

Recommandation 6

Le vice-président de la Direction générale des opérations devrait veiller à ce que le Bureau de l'inspecteur général termine l'élaboration de mesures du rendement pour l'ensemble du Bureau et de ses composantes afin de démontrer ce qu'il a accompli dans le cadre de l'exécution de son mandat.

Réponse et plan d'action de la direction Date d'achèvement Responsable

(En tablant sur le mandat révisé du BIG conformément à la Recommandation 1)

La Direction générale des opérations accepte cette recommandation. Elle va :

  • élaborer des principes de mesure du rendement à l'égard des activités du BIG conformément aux pratiques exemplaires de la Direction générale;
  • présenter un rapport annuel sur le rendement du BIG (se reporter à la recommandation 4).
Janvier 2019 Inspecteur général, Direction générale des opérations
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