Politique relative au retrait et à la conservation des documents des établissements de fabrication d'aliments du bétail

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juin 2009

L'alinéa 7 (1)d) de la Loi relative aux aliments du bétail confère à l'inspecteur le pouvoir de retirer des documents de production d'un établissement en vue de les examiner ou de s'en servir comme élément de preuve de la non-conformité. Ces documents sont créés et/ou employés par l'établissement, et ne sont pas la propriété de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). Les documents examinés sont généralement des formules de mélange, des feuilles de mélange, des étiquettes de produits et tout autre document nécessitant un accès à l'information ou des outils qui ne sont pas disponibles sur place. Dans la mesure du possible, les documents doivent être consultés à l'établissement en question. L'inspecteur a toutefois la prérogative de décider quels documents il doit retirer des lieux pour examen. Voici des facteurs déterminants à cet égard :

  • complexité des documents
  • distance entre l'établissement et le bureau de l'inspecteur
  • conditions adéquates permettant l'examen des documents sur place

Le pouvoir de retirer ces documents est assorti de l'obligation de les gérer conformément aux attentes de l'établissement en matière de confidentialité et aux obligations réglementaires de l'ACIA. Ces obligations sont énumérées ci-dessous :

  • Les documents ne doivent pas être transmis à d'autres établissements.
  • Les documents doivent être conservés de manière à assurer le respect de la confidentialité.
  • Les documents qui contiennent des données sur la non-conformité au Règlement sur les aliments du bétail sont conservés pendant 10 ans.
  • Les documents d'établissements de fabrication d'aliments du bétail qui peuvent être liés à un cas suspect ou confirmé de l'encéphalopathie spongiforme bovine (ESB) doivent être conservés; on ne pourra s'en départir que lorsque le recours collectif relatif à l'ESB sera terminé, puisque ces documents peuvent être pertinents à la cause entendue.
  • Les documents d'établissements de fabrication d'aliments du bétail qui ne sont pas liés à un cas suspect ou confirmé d'ESB et ne contiennent pas de données sur la non-conformité ne sont pas assujettis aux obligations réglementaires relatives à la conservation des documents. Voici la marche à suivre pour le traitement de ce type de document :
    • les documents doivent être conservés pendant une année ou jusqu'à ce que le même type de documents soit examiné à la prochaine inspection (selon la plus longue de ces périodes);
    • lorsque la période est écoulée, les documents peuvent être retournés à l'établissement ou;
    • les documents peuvent être détruits en vertu de l'Autorisation de détruire des documents éphémères de Bibliothèque et Archives Canada, laquelle qui confère au bibliothécaire et archiviste du Canada le pouvoir d'autoriser la destruction de documents jugés éphémères à condition que la permission écrite de l'établissement de faire ainsi soit obtenue.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce pouvoir, consulter deuxième partie des Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD)

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