Mandat – CCE

Le mandat du CCE sera de donner à l'ACIA des conseils techniques et professionnels objectifs sur des dossiers clés liés à ses trois secteurs d'activités : la salubrité des aliments, la santé des animaux et la protection des végétaux.

Voice une liste de dossiers éventuels dont pourrait s'occuper le CCE :

• Consulter des travaux de recherche universitaires et scientifiques;
• Fournir des commentaires sur des propositions de changements stratégique;
• Fournir des commentaires sue des cadres de politiques et de programmes;
• Commenter les priorités et les stratégies de gestion des risques de l'Agence;
• Comprendre les tendances et les réalités nouvelles de l'industrie et à l'échelle internationale;
• Donner des conseils sur certaines questions à la demande de l'ACIA.

Le CCE relèvera du président(e) de l'ACIA, qui agira à titre de président du CCE. Le vice-président(e) exécutif de l'ACIA est le vice-président(e) du CCE. En cas d'absence, le vice-président(e) assumera les fonctions qui lui sont assignées jusqu'à ce que le président reprenne ses fonctions. Le comité comptera sur le soutien d'un secrétariat qui relève de l'ACIA.

Le CCE sera composé des représentants au niveau supérieur des secteurs public et privé. L'ACIA nomme les membres et fixe la durée des nominations.

4.1 Membres

Le CCE sera composé de 12 à 15 membres. Le président peut revoir périodiquement la participation des membres aux réunions pour s'assurer de la présence des membres de façon à avoir des membres ayant les compétences et les connaissances appropriées selon l'ordre du jour de la réunion. Le comité peut notamment comprendre, sans s'y limiter, des experts des domaines suivants :

• protection des plantes;
• santé des animaux;
• salubrité des aliments;
• gestion du risque;
• santé publique ou environnementale;
• commerce international.

Un cadre supérieur d'autres ministères du gouvernement fédéral tels que Santé Canada, Agriculture et Agroalimentaire Canada et l'Agence de la santé publique du Canada peut être nommé comme membres d'office .
Trois des membres peut être nommé comme membres d'office de l'ACIA qui possèdent une expertise dans chacun des secteurs d'activités de l'Agence.

4.2 Affiliations et intérêts

Pour que leur candidature soit prise en considération, les membres éventuels (du secteur privé) du CCE seront tenus de remplir le Formulaire de déclaration d'affiliations et d'intérêts pour les membres d'organismes consultatifs. Il incombe à chaque membre de mettre à jour sa déclaration par écrit si sa situation personnelle venait à changer. Les déclarations seront examinées par l'Agence avant la nomination, et de façon régulière par la suite, en cas de mise à jour.

4.3 Conflits d'intérêts

Les membres exerceront leurs fonctions et organiseront leurs affaires personnelles de façon à conserver la confiance du public à l'égard de l'intégrité, de l'objectivité et de l'impartialité du comité.

Les membres du comité devront respecter les Lignes directrices en matière d'éthique à l'intention des titulaires de charge publique et les Lignes directrices régissant les activités politiques des titulaires de charge publique.

Un membre devra signaler par écrit tout conflit d'intérêts au président qui demandera au secrétariat de conserver les documents dans un registre à cet effet. Les membres du comité doivent se retirer de toute discussion qui les mettrait en situation conflictuelle.

4.4 Confidentialité

Toute information privilégiée divulguée ou obtenue lors des réunions ou fournie à l'appui des réunions, y compris l'information privilégiée obtenue des comités établis par l'ACIA ou durant les réunions avec la direction de l'ACIA, sera protégée et gardée confidentielle et, sans restreindre la généralité de ce qui précède, ne fera pas l'objet de discussions durant les entrevues avec les médias, les réunions externes ou les autres tribunes publiques, jusqu'à ce qu'elle soit officiellement rendue publique par le président.

Chaque membre devra signer une entente de confidentialité avant de faire officiellement partie du CCE. L'entente interdit la divulgation des renseignements confidentiels reçus par le biais de la participation aux travaux du CCE, qu'il s'agisse de renseignements verbaux ou écrits. Les membres doivent obtenir une cote de sécurité de niveau secret ou en faire la demande avant leur nomination.

4.5 Transparence

En support la transparence, des décisions et des discussions a fait par CCE, affichera sur l'ACIA site web :

• Publier les biographies des membres, y compris toute déclaration d'affiliation / conflit d'intérêts;
• Rendre public le processus pour déterminer l'adhésion appropriée a la CCE et pourvoir les postes vacants avec des membres du public / du milieu universitaire / de la communauté scientifique / de l'industrie, au besoin; et
• Publier des documents de réunion tels que des ordres du jour, des présentations et de résumés de réunion.

4.6 Durée du mandat

Les membres sont nommés pour une période pouvant aller jusqu'à trois (3) ans. Le mandat des membres peut être renouvelé jusqu'à une durée de six (6) ans. Le renouvellement d'un mandat qui touche à sa fin sera étudié en collaboration avec le président et avec l'approbation du Comité de la haute direction (CHD) de l'ACIA. Le secrétariat du CCE, en collaboration avec le président, s'efforcera de faire en sorte que les nominations permettent d'assurer la continuité du mandat et la rotation systématique des membres.

4.7 Démission

Les membres devront donner quatorze (14) jours d'avis de leur intention de démissionner. La démission devra être présentée par écrit au président. La lettre doit indiquer la date de prise d'effet de la démission.

4.8 Motifs de congédiement

Tout membre qui ne respecte pas le mandat peut s'exposer à un congédiement. Le cas échéant, le président en informera le membre par écrit, indiquant le motif du congédiement et la date de prise d'effet.

4.9 Déplacements et dépenses

Les dépenses engagées par les membres pour leur participation aux travaux du CCE, comme les déplacements et l'hébergement, seront remboursées conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

5.1 Rôle du président

Le président assume les responsabilités suivantes :

• encadrer le fonctionnement du CCE et présider les réunions;
• nommer les membres au CCE;
• déterminer les travaux et l'ordre du jour des réunions du CCE;
• recevoir les conseils du CCE.

5.2 Rôle des membres

Les membres du CCE doivent :

• prodiguer des conseils objectifs au président du CCE;
• être disponibles et prêts à participer pleinement aux réunions;
• informer le secrétariat et le président du CCE de tout changement
• dans leurs affiliations et intérêts pertinents quant au mandat du CCE.

5.3 Rôle du secrétariat

Le secrétariat du CCE doit faire partie de l'ACIA et effectuer les activités suivantes :

• coordonner la préparation des documents pour les réunions du CCE, notamment les ordres du jour, les procès-verbaux et les rapports;
• coordonner la logistique des réunions (y compris les déplacements);
• fournir des avis et un soutien stratégiques au président;
• offrir des conseils quant aux questions soulevées par le CCE et aux points à inscrire à l'ordre du jour des prochaines réunions.

6.1 Ordre du jour des réunions

Le président déterminera l'ordre du jour des discussions du CCE.

6.2 Avis de convocation aux réunions, fréquence et invitation

Les réunions se tiennent à la demande du président. Les membres du CCE se réuniront deux fois l'an. Le président peut, au besoin et à sa discrétion, tenir d'autres réunions ou téléconférences au besoin. Seul le secrétariat du CCE peut inviter les membres à participer aux réunions.

6.3 Délibérations et rapports

Le CCE présente des conseils au président, conseils qui ont fait l'objet d'un consensus dans la mesure du possible. Lorsque le consensus n'est pas possible, les documents refléteront la diversité des points de vue sans toutefois mentionner leur origine. Le CCE ne se rencontrera que si le quorum est atteint, à savoir qu'au moins 50 p. 100 plus un des membres du CCE- dont le président- sont présents.

Pour favoriser des discussions franches et ouvertes, les délibérations du CCE se dérouleront à huis clos. Un résumé des conseils sera conservé et mis à la disposition du public, sur demande, conformément aux politiques et aux lois et règlements du gouvernement du Canada sur les renseignements confidentiels du Cabinet et du gouvernement, à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels.

6.4 Examen

Le président examinera chaque année le mandat, les activités et le mandat du CCE pour s'assurer qu'ils demeurent pertinents. Les recommandations qui visent des améliorations sont régulièrement prises en considération.

Le président peut, au nom de l'ACIA, et après consultation du CHD, dissoudre le CCE. Il doit fournir un avis écrit de trois mois aux membres du CCE et leur indiquer la date d'entrée en vigueur de la dissolution du CCE.

Mis à jour juin 2017