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Politique pour une Agence ouverte et transparente

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1. Contexte

1.1 La vision de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) consiste à exceller en tant qu'organisme de réglementation à vocation scientifique fiable et respecté des Canadiens et de la communauté internationale. À cette fin, il est essentiel de préserver la confiance du public envers les décisions et les activités de l'ACIA afin d'en protéger la crédibilité et la réputation.

Pour maintenir la confiance du public, l'ACIA s'est engagée à fournir aux Canadiens des renseignements sur ses activités réglementaires et scientifiques financées par des fonds publics. Les Canadiens ont droit à ces renseignements et ceux-ci peuvent les aider à prendre des décisions éclairées pour eux-mêmes, leur famille et leurs entreprises.

La transparence et l'ouverture constituent les principales valeurs sous tendant les activités de l'ACIA. Dans le cadre de son évolution continue vers un organisme plus apte à réagir et responsable, l'ACIA a commencé à diffuser plus de renseignements au sujet de ses décisions et de ses activités en 2011, par l'intermédiaire de son programme de transparence.

1.2 La présente politique représente une approche actualisée en matière d'ouverture et de transparence, en plus d'officialiser la pratique de l'ACIA et d'orienter cette dernière dans la mise en œuvre de la prochaine étape de son programme de transparence. Cela signifie que l'ACIA :

1.3 Ces pratiques et l'engagement de l'ACIA à divulguer des renseignements pertinents à ses intervenants vont de pair avec la direction prise par les initiatives en matière de gouvernement ouvert et de science ouverte du gouvernement du Canada.

1.4 La présente politique fournit des lignes directrices aux employés de l'ACIA qui cadrent avec les obligations de satisfaire aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada afin de maximiser la communication de données et de renseignements à valeur opérationnelle aux intervenants. Elle doit être lue en combinaison avec la Directive sur le gouvernement ouvert du SCT, qui stipule l'obligation du gouvernement du Canada à devenir ouvert par défaut et influe, à son tour, sur l'objectif de l'ACIA de devenir ouverte par conception.

2. Énoncé de politique

L'ACIA est ouverte par conception et communique aux intervenants des renseignements pertinents, exacts et en temps opportun à propos de ses décisions, de ses programmes, de ses services et de ses activités réglementaires et scientifiques.

3. Objectifs

Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

3.1. préserver la confiance envers le système canadien de réglementation des aliments, végétaux et animaux en rendant des comptes au public de manière transparente sur la prestation des programmes et des services réglementaires de l'ACIA;

3.2. mieux renseigner les Canadiens sur le mandat de l'ACIA visant à protéger les aliments, les végétaux et les animaux du Canada et fournir des renseignements qui augmenteront leur capacité de prendre des décisions éclairées pour eux-mêmes, leur famille et leurs entreprises;

3.3. contribuer à un climat d'affaires équitable et concurrentiel pour les parties réglementées en offrant des outils permettant de clarifier le rôle de l'industrie dans la satisfaction des exigences réglementaires et des renseignements sur les résultats des activités de conformité;

3.4. fournir des lignes directrices uniformes à tous les employés de l'ACIA et clarifier le rôle important qu'ils joueront en aidant l'ACIA à respecter son engagement à être ouverte par conception.

4. Portée

La présente politique est applicable :

4.1 À tous les employés de l'ACIA, ainsi qu'au personnel temporaire et à durée déterminée

4.2 À l'ensemble des fournisseurs et des étudiants au service de l'ACIA, sous réserve des modalités de leur contrat

4.3 À tous les dossiers de l'ACIA, sauf ceux qui ne font pas l'objet de divulgation conformément à la section 8 de la présente politique et aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

5. Pouvoirs

La présente politique appuie la conformité de l'ACIA aux exigences obligatoires du gouvernement du Canada publiées par le SCT à l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les lois relatives à la divulgation de dossiers gouvernementaux sont les suivantes :

6. Principes directeurs

Le programme de transparence de l'ACIA est :

Ouvert par conception

Axé sur l'utilisateur

Inclusif

Diligent

Souple

7. Exigences

7.1 Les renseignements de l'ACIA doivent être divulgués selon la présente politique et conformément à toute procédure de diffusion de l'ACIA applicable

7.2 Les renseignements doivent être divulgués en temps opportun afin de permettre aux utilisateurs d'en tirer le maximum pour prendre leurs décisions

7.3 L'ACIA donne priorité à la divulgation de renseignements qui :

7.4 L'ensemble du personnel de l'ACIA doit continuellement évaluer si les renseignements clés concernant les programmes et services de l'ACIA peuvent être diffusés publiquement, de leur conception ou de leur modification à leur approbation, et la façon de le faire, s'il y a lieu

7.5 Des caractéristiques ouvertes par conception qui favorisent la transparence doivent être intégrées aux nouveaux outils des technologies de l'information au moment de leur conception et aux anciens systèmes au moment de leur mise à jour, en plus de permettre la publication de renseignements dès leur mise en œuvre

7.6 Les renseignements de l'ACIA destinés au public doivent être rédigés dans un langage clair, contextualisés et compréhensibles par le plus large public possible, mais conserver leur rigueur scientifique et technique, s'il y a lieu

7.7 L'ACIA organise les renseignements qui sont publiés de manière logique et visible, ainsi que dans un format téléchargeable et à un emplacement facile d'accès pour les intervenants

7.8 Afin de faciliter la divulgation, les renseignements générés par les programmes et les services de l'ACIA doivent être produits, conservés et gérés conformément aux normes de gestion de l'information et de gestion des données approuvées

7.9 Les renseignements publiés sur le site Web de l'ACIA sous forme d'ensemble de données doivent aussi être rédigés dans un format lisible à la machine et être accessibles sur le Portail des données ouvertes du gouvernement du Canada en tant qu'ensemble de données

7.10 Une fois qu'ils ont été compilés et mis à la disposition du public, les résultats et les extrants des initiatives qui font partie du programme de transparence de l'ACIA :

7.11 Les renseignements qui contiennent des données personnelles ou confidentielles doivent faire l'objet d'analyses approfondies pour déterminer s'ils peuvent être reformatés ou rédigés de sorte à pouvoir être divulgués

7.12 Les décisions de ne pas divulguer des renseignements qui appuient les objectifs de la présente politique doivent être documentées et accompagnées d'une justification qui fait référence à des considérations clés fondées sur des politiques, des normes et des lois, au besoin

7.13 La documentation indiquée à la section 7.12 doit être formatée et conservée de manière à pouvoir être fournie sur demande afin de faciliter les examens de l'approche d'ouverture et de transparence de l'ACIA, y compris ceux qui peuvent être entrepris en vertu de la section 11.1 de la présente politique

8. Exceptions

L'ACIA ne doit pas divulguer des renseignements qui contiennent des données personnelles ou confidentielles. Il s'agit notamment de renseignements qui :

8.1 sont de nature personnelle ou qui pourraient permettre l'identification d'une ou de plusieurs personnes

8.2 appartiennent à des tiers et qui sont considérés comme des renseignements commerciaux confidentiels

8.3 peuvent nuire à la capacité de l'ACIA d'exécuter ses obligations législatives, p. ex. des renseignements sur des techniques d'enquête ou sur des enquêtes en cours

8.4 constituent des renseignements scientifiques ou techniques ayant été obtenus au moyen de recherches et en attente de publication dont la divulgation risquerait vraisemblablement de priver l'employé de sa priorité de publication

8.5 contiennent des avis professionnels ou des recommandations élaborés par des ministres ou par le Cabinet et lesquels sont protégés par le privilège des renseignements confidentiels du Cabinet

8.6 peuvent nuire aux relations ou négociations avec un gouvernement étranger, autochtone, provincial, territorial ou municipal

8.7 peuvent menacer la sécurité d'une personne ou poser un risque à la sécurité d'un bien ou d'un système

9. Rôles et responsabilités

9.1 Le président de l'ACIA :

9.2 Les vice-présidents et les agents spéciaux :

9.3 La Direction générale du développement des affaires, des services et de l'innovation :

9.4 Les cadres exécutifs et les gestionnaires de programmes :

9.5 Tous les employés de l'ACIA :

9.6 Les Services juridiques et l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP – Secrétariat de l'intégrité et des recours) :

10. Références

10.1 Politiques et outils d'orientation connexes

Gouvernement du Canada

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Agence canadienne d'inspection des aliments

10.2 Ressources connexes pour les employés de l'ACIA

11. Surveillance

11.1 La Division des programmes et des politiques intégrés de la Direction générale des politiques et des programmes est responsable de la mise à jour de la présente politique et de sa révision tous les cinq ans ou plus tôt si des changements sont apportés aux textes suivants :

11.2 Les résultats des examens effectués en vertu de la section 11.1 seront transmis au Comité de gouvernance de l'information de l'ACIA, présidé par le délégué du dirigeant principal de l'information et du cadre supérieur chargé de la gestion de l'information, ainsi que le chef de la gestion des données et des risques de l'ACIA au sein de la Direction générale du développement des affaires, des services et de l'innovation, de même qu'au Comité de gestion des politiques et des programmes, au besoin, à titre d'information

12. Demandes de renseignements

Veuillez envoyer vos questions ou commentaires sur la présente politique :

13. Date d'entrée en vigueur

La présente politique remplace la politique publiée par l'ACIA en 2013 sur la Transparence du processus décisionnel en matière de réglementation et entre en vigueur le 1er mai 2019.

Annexe 1 : Définitions

Données :

Information numérique structurée contenue dans des zones fixes, comme des bases de données relationnelles ou des tableurs, faits bruts et statistiques sans contexte précis.

Dossier :

Information numérique et matérielle non structurée, comme des courriels, des documents Word, des pages Web, des communications médiatiques et imprimées – des données qui ont été interprétées et organisées en y ajoutant sens et contexte.

Divulgation :

Fait de rendre de l'information accessible au public dans un format téléchargeable.

En temps opportun :

Les renseignements sont mis à la disposition du public dans un délai qui favorisera leur utilité par les utilisateurs.

Gouvernement ouvert :

Une culture de gouvernance reposant sur la notion que le public a le droit d'accéder aux documents et aux délibérations du gouvernement, ce qui favorise l'ouverture, la transparence et la responsabilisation.

Information :

Se compose de ressources structurées (données) et non structurées (dossiers). Les dossiers consistent en de l'information électronique et matérielle non structurée, comme des documents, des pages Web, des communications médiatiques et imprimées. Les données consistent en de l'information électronique structurée contenue dans des zones fixes, comme des bases de données relationnelles.

Intervenant :

Une entité de l'ACIA ou de l'extérieur qui s'intéresse aux programmes et aux services de l'ACIA, ou à ses activités, à ses ressources ou à ses produits connexes, comme les parties réglementées, les entreprises individuelles et associations industrielles, les établissements universitaires, les citoyens canadiens, les consommateurs et d'autres ordres de gouvernement.

Langage clair :

Rédaction de textes clairs, concis, bien structurés et formatés de manière à maximiser la probabilité que le lecteur trouve rapidement les renseignements dont il a besoin, qu'il comprenne les renseignements dès la première fois qu'il les lit et qu'il soit en mesure d'agir adéquatement selon sa compréhension du texte.

Ouverture par défaut :

Une culture organisationnelle promouvant la divulgation plutôt que la non-divulgation – un principe général favorisant la divulgation des dossiers gouvernementaux ayant une valeur pour les Canadiens, permettant uniquement la rétention de dossiers pour des raisons de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité.

Ouvert par conception :

Renvoie aux stratégies utilisées pour s'assurer que les considérations d'ouverture et de transparence sont délibérément et rigoureusement intégrées dans la conception de l'ensemble des programmes et services de l'ACIA, et incorporées aux modifications qui leur sont apportées.

Ouverture :

Être réceptif au libre-échange de renseignements, à la communication, aux changements et aux nouvelles idées pour assurer l'excellence et l'amélioration continue des programmes et des services depuis leur conception à leur exécution.

Pertinent :

Répond ou est réceptif à un besoin démontrable ou communique des renseignements sur un programme, une politique ou une autre entité qui est une priorité du gouvernement ou relève d'une responsabilité fédérale.

Renseignements commerciaux confidentiels :

Tels que définis dans l'article 20 de la Loi sur l'accès à l'information

Renseignements personnels :

Tels que définis à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Science ouverte :

Engagement associé à l'ouverture du gouvernement à prendre des mesures pour optimiser l'accès du public aux activités scientifiques financées par le gouvernement fédéral en vue d'encourager une meilleure collaboration et participation avec la communauté scientifique, le secteur privé et le public.

Transparence :

Communication de façon proactive de renseignements pertinents, exacts et en temps opportun au public afin de rendre des comptes sur l'exécution des programmes et des services, respectant ainsi le droit des Canadiens d'avoir accès aux renseignements gouvernementaux.

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