Politique pour une Agence ouverte et transparente

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1. Contexte

1.1 La vision de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) consiste à exceller en tant qu'organisme de réglementation à vocation scientifique fiable et respecté des Canadiens et de la communauté internationale. À cette fin, il est essentiel de préserver la confiance du public envers les décisions et les activités de l'ACIA afin d'en protéger la crédibilité et la réputation.

Pour maintenir la confiance du public, l'ACIA s'est engagée à fournir aux Canadiens des renseignements sur ses activités réglementaires et scientifiques financées par des fonds publics. Les Canadiens ont droit à ces renseignements et ceux-ci peuvent les aider à prendre des décisions éclairées pour eux-mêmes, leur famille et leurs entreprises.

La transparence et l'ouverture constituent les principales valeurs sous tendant les activités de l'ACIA. Dans le cadre de son évolution continue vers un organisme plus apte à réagir et responsable, l'ACIA a commencé à diffuser plus de renseignements au sujet de ses décisions et de ses activités en 2011, par l'intermédiaire de son programme de transparence.

1.2 La présente politique représente une approche actualisée en matière d'ouverture et de transparence, en plus d'officialiser la pratique de l'ACIA et d'orienter cette dernière dans la mise en œuvre de la prochaine étape de son programme de transparence. Cela signifie que l'ACIA :

  • 1.2.1 renforcera et élargira les pratiques de transparence existantes mises en place depuis la mise en œuvre du programme de transparence;
  • 1.2.2 adoptera de nouvelles pratiques afin de s'adapter aux attentes du public en constante évolution, qui sont influencées par les initiatives de transparence d'autres organismes de réglementation au Canada et dans le monde entier;
  • 1.2.3 cernera, de façon proactive, des occasions de rendre les renseignements – comme les rapports, les documents, les décisions et les données – accessibles au public tout au long du cycle de vie des programmes et des activités de l'ACIA;
  • 1.2.4 intégrera l'ouverture et la transparence dans ses programmes, décisions et activités dès le départ, dans la mesure du possible, en vue de concrétiser la vision de l'ACIA consistant à devenir ouverte par conception.

1.3 Ces pratiques et l'engagement de l'ACIA à divulguer des renseignements pertinents à ses intervenants vont de pair avec la direction prise par les initiatives en matière de gouvernement ouvert et de science ouverte du gouvernement du Canada.

1.4 La présente politique fournit des lignes directrices aux employés de l'ACIA qui cadrent avec les obligations de satisfaire aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada afin de maximiser la communication de données et de renseignements à valeur opérationnelle aux intervenants. Elle doit être lue en combinaison avec la Directive sur le gouvernement ouvert du SCT, qui stipule l'obligation du gouvernement du Canada à devenir ouvert par défaut et influe, à son tour, sur l'objectif de l'ACIA de devenir ouverte par conception.

2. Énoncé de politique

L'ACIA est ouverte par conception et communique aux intervenants des renseignements pertinents, exacts et en temps opportun à propos de ses décisions, de ses programmes, de ses services et de ses activités réglementaires et scientifiques.

3. Objectifs

Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

3.1. préserver la confiance envers le système canadien de réglementation des aliments, végétaux et animaux en rendant des comptes au public de manière transparente sur la prestation des programmes et des services réglementaires de l'ACIA;

3.2. mieux renseigner les Canadiens sur le mandat de l'ACIA visant à protéger les aliments, les végétaux et les animaux du Canada et fournir des renseignements qui augmenteront leur capacité de prendre des décisions éclairées pour eux-mêmes, leur famille et leurs entreprises;

3.3. contribuer à un climat d'affaires équitable et concurrentiel pour les parties réglementées en offrant des outils permettant de clarifier le rôle de l'industrie dans la satisfaction des exigences réglementaires et des renseignements sur les résultats des activités de conformité;

3.4. fournir des lignes directrices uniformes à tous les employés de l'ACIA et clarifier le rôle important qu'ils joueront en aidant l'ACIA à respecter son engagement à être ouverte par conception.

4. Portée

La présente politique est applicable :

4.1 À tous les employés de l'ACIA, ainsi qu'au personnel temporaire et à durée déterminée

4.2 À l'ensemble des fournisseurs et des étudiants au service de l'ACIA, sous réserve des modalités de leur contrat

4.3 À tous les dossiers de l'ACIA, sauf ceux qui ne font pas l'objet de divulgation conformément à la section 8 de la présente politique et aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

5. Pouvoirs

La présente politique appuie la conformité de l'ACIA aux exigences obligatoires du gouvernement du Canada publiées par le SCT à l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les lois relatives à la divulgation de dossiers gouvernementaux sont les suivantes :

6. Principes directeurs

Le programme de transparence de l'ACIA est :

Ouvert par conception

  • L'ouverture et la transparence sont intégrées tout au long du cycle de vie des programmes, des politiques, des services et des technologies habilitantes de l'ACIA. Dès leur conception, on tient compte de la manière dont les renseignements générés seront mis à la disposition du public

Axé sur l'utilisateur

  • Des renseignements pertinents, exacts et en temps opportun sont communiqués de façon proactive aux intervenants, sans qu'ils n'aient besoin de soumettre une demande d'accès à l'information
  • Le contexte est fourni afin de communiquer clairement les possibilités et les restrictions d'utilisation

Inclusif

  • On consulte les intervenants et les utilisateurs finaux et on les incite à participer, au besoin, afin de s'assurer que les initiatives d'ouverture et de transparence sont axées sur le service et atteignent les objectifs prévus
  • L'ACIA maintient son indépendance en matière de réglementation, et est perçue ainsi

Diligent

  • L'ensemble des conséquences et des effets (tant positifs que négatifs) de la communication des renseignements sont considérés et évalués avant la divulgation
  • Les renseignements privés et confidentiels concernant des personnes et des tiers sont protégés de façon appropriée

Souple

  • Le programme de transparence de l'ACIA est en évolution et s'adapte aux changements dans les attentes du public et du gouvernement, ainsi qu'aux changements dans son contexte opérationnel en vue d'assurer sa mise en œuvre de façon durable

7. Exigences

7.1 Les renseignements de l'ACIA doivent être divulgués selon la présente politique et conformément à toute procédure de diffusion de l'ACIA applicable

7.2 Les renseignements doivent être divulgués en temps opportun afin de permettre aux utilisateurs d'en tirer le maximum pour prendre leurs décisions

7.3 L'ACIA donne priorité à la divulgation de renseignements qui :

  • 7.3.1 présentent un niveau élevé d'intérêt public;
  • 7.3.2 concernent les priorités de l'ACIA et du gouvernement du Canada;
  • 7.3.3 aident les Canadiens à prendre des décisions éclairées sur les produits qu'ils consomment ou utilisent;
  • 7.3.4 aident l'industrie et le public à se conformer aux règlements de l'ACIA;
  • 7.3.5 sont fréquemment sollicités par différents canaux, y compris les demandes d'accès à l'information, le Portail du gouvernement ouvert, du gouvernement du Canada, les demandes informelles reçues par l'ACIA, les demandes des médias et les communications régulières entre l'ACIA et ses intervenants lors de la prestation de programmes et d'activités de mobilisation.

7.4 L'ensemble du personnel de l'ACIA doit continuellement évaluer si les renseignements clés concernant les programmes et services de l'ACIA peuvent être diffusés publiquement, de leur conception ou de leur modification à leur approbation, et la façon de le faire, s'il y a lieu

7.5 Des caractéristiques ouvertes par conception qui favorisent la transparence doivent être intégrées aux nouveaux outils des technologies de l'information au moment de leur conception et aux anciens systèmes au moment de leur mise à jour, en plus de permettre la publication de renseignements dès leur mise en œuvre

7.6 Les renseignements de l'ACIA destinés au public doivent être rédigés dans un langage clair, contextualisés et compréhensibles par le plus large public possible, mais conserver leur rigueur scientifique et technique, s'il y a lieu

7.7 L'ACIA organise les renseignements qui sont publiés de manière logique et visible, ainsi que dans un format téléchargeable et à un emplacement facile d'accès pour les intervenants

7.8 Afin de faciliter la divulgation, les renseignements générés par les programmes et les services de l'ACIA doivent être produits, conservés et gérés conformément aux normes de gestion de l'information et de gestion des données approuvées

7.9 Les renseignements publiés sur le site Web de l'ACIA sous forme d'ensemble de données doivent aussi être rédigés dans un format lisible à la machine et être accessibles sur le Portail des données ouvertes du gouvernement du Canada en tant qu'ensemble de données

7.10 Une fois qu'ils ont été compilés et mis à la disposition du public, les résultats et les extrants des initiatives qui font partie du programme de transparence de l'ACIA :

  • 7.10.1 doivent, en consultation avec la Direction générale de communications et affaires publiques et à la discrétion de celle-ci, être accompagnés de toute communication appropriée afin d'informer les intervenants de leur disponibilité, y compris de détails comme l'endroit où les trouver et la façon d'y accéder
  • 7.10.2 doivent, s'ils sont accompagnés de communications officielles, s'inscrire dans la conversation plus large sur les objectifs d'ouverture et de transparence de l'ACIA, sous l'angle du secteur d'activité

7.11 Les renseignements qui contiennent des données personnelles ou confidentielles doivent faire l'objet d'analyses approfondies pour déterminer s'ils peuvent être reformatés ou rédigés de sorte à pouvoir être divulgués

7.12 Les décisions de ne pas divulguer des renseignements qui appuient les objectifs de la présente politique doivent être documentées et accompagnées d'une justification qui fait référence à des considérations clés fondées sur des politiques, des normes et des lois, au besoin

7.13 La documentation indiquée à la section 7.12 doit être formatée et conservée de manière à pouvoir être fournie sur demande afin de faciliter les examens de l'approche d'ouverture et de transparence de l'ACIA, y compris ceux qui peuvent être entrepris en vertu de la section 11.1 de la présente politique

8. Exceptions

L'ACIA ne doit pas divulguer des renseignements qui contiennent des données personnelles ou confidentielles. Il s'agit notamment de renseignements qui :

8.1 sont de nature personnelle ou qui pourraient permettre l'identification d'une ou de plusieurs personnes

8.2 appartiennent à des tiers et qui sont considérés comme des renseignements commerciaux confidentiels

8.3 peuvent nuire à la capacité de l'ACIA d'exécuter ses obligations législatives, p. ex. des renseignements sur des techniques d'enquête ou sur des enquêtes en cours

8.4 constituent des renseignements scientifiques ou techniques ayant été obtenus au moyen de recherches et en attente de publication dont la divulgation risquerait vraisemblablement de priver l'employé de sa priorité de publication

8.5 contiennent des avis professionnels ou des recommandations élaborés par des ministres ou par le Cabinet et lesquels sont protégés par le privilège des renseignements confidentiels du Cabinet

8.6 peuvent nuire aux relations ou négociations avec un gouvernement étranger, autochtone, provincial, territorial ou municipal

8.7 peuvent menacer la sécurité d'une personne ou poser un risque à la sécurité d'un bien ou d'un système

9. Rôles et responsabilités

9.1 Le président de l'ACIA :

  • Joue un rôle de chef de file dans l'établissement d'une culture ouverte par conception, à tous les niveaux de l'Agence
  • Incorpore des engagements liés à l'ouverture, à la transparence et à l'ouverture par conception dans des ententes de rendement de l'ensemble de la haute direction de l'ACIA, ou d'autres méthodes et outils, au besoin, en vue de favoriser cette culture

9.2 Les vice-présidents et les agents spéciaux :

  • Font la promotion d'une culture ouverte par conception au sein de leur direction générale et de leur organisme en communiquant clairement aux employés les attentes et les résultats attendus
  • S'assurent que les exigences de la présente politique sont satisfaites au sein des initiatives, des programmes et des activités de leur direction générale
  • Adoptent le point de vue Une seule Agence, en veillant à l'intégration des exigences de la présente politique aux initiatives envisagées par le comité de gouvernance de l'ACIA
  • S'assurent que l'exigence consistant à intégrer l'ouverture par conception aux programmes, aux services et aux initiatives de l'ACIA est prise en considération dans l'élaboration des budgets et l'allocation des ressources

9.3 La Direction générale du développement des affaires, des services et de l'innovation :

  • Définit les normes et les lignes directrices visant l'intégration de l'ouverture et de la transparence aux solutions de gestion de l'information et des technologies de l'information de l'ACIA afin de faciliter la publication des renseignements
  • Incorpore des exigences en matière d'ouverture et de transparence dans les spécifications des solutions informatiques
  • Collabore avec des groupes de l'ACIA pour concevoir et mettre au point des solutions informatiques qui tiennent compte de ces exigences en matière d'ouverture et de transparence tout au long du cycle de vie de l'information

9.4 Les cadres exécutifs et les gestionnaires de programmes :

  • Appliquent les principes et les exigences de la présente politique au sein de leur unité de travail, en plus d'en faire la promotion, et relèvent les renseignements pouvant être diffusés
  • Sont tenus de prendre des décisions au sein de leur groupe et de les documenter, conformément à la section 7.12 de la présente politique
  • S'assurent que les ressources humaines et financières à l'appui des éléments de travail associés à l'ouverture et à la transparence entrepris par leur unité sont prises en considération et intégrées aux plans de travail et aux budgets

9.5 Tous les employés de l'ACIA :

  • Appliquent les principes directeurs et les exigences de la présente politique à leurs fonctions quotidiennes
  • Cherchent continuellement à relever les renseignements ou les changements aux processus administratifs qui aideront l'ACIA à concrétiser sa vision consistant à devenir ouverte par conception

9.6 Les Services juridiques et l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP – Secrétariat de l'intégrité et des recours) :

  • Évaluent les conséquences de l'affichage proactif de dossiers dans le cadre des lois en vigueur et s'assurent que les pratiques de l'Agence respectent les exigences légales
  • Donnent des conseils et des options quant à la façon dont les renseignements qui ne peuvent être divulgués en raison d'exceptions valables, visant notamment la confidentialité, la protection de la vie privée et la sécurité, peuvent être rédigés, modifiés ou organisés dans un format conforme

10. Références

10.1 Politiques et outils d'orientation connexes

Gouvernement du Canada

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Agence canadienne d'inspection des aliments

10.2 Ressources connexes pour les employés de l'ACIA

  • Politique pour une Agence ouverte et transparente – Document d'orientation à l'intention du personnel (en cours d'élaboration)
  • Procédure de publication des ensembles de données de l'ACIA sur le Portail du gouvernement ouvert

11. Surveillance

11.1 La Division des programmes et des politiques intégrés de la Direction générale des politiques et des programmes est responsable de la mise à jour de la présente politique et de sa révision tous les cinq ans ou plus tôt si des changements sont apportés aux textes suivants :

11.2 Les résultats des examens effectués en vertu de la section 11.1 seront transmis au Comité de gouvernance de l'information de l'ACIA, présidé par le délégué du dirigeant principal de l'information et du cadre supérieur chargé de la gestion de l'information, ainsi que le chef de la gestion des données et des risques de l'ACIA au sein de la Direction générale du développement des affaires, des services et de l'innovation, de même qu'au Comité de gestion des politiques et des programmes, au besoin, à titre d'information

12. Demandes de renseignements

Veuillez envoyer vos questions ou commentaires sur la présente politique :

  • Par courriel :
    cfia.transparency-transparence.acia@canada.ca
  • Par courrier :
    Directeur – Directrice
    Division des programmes et des politiques intégrés
    Direction générale des politiques et des programmes
    Agence canadienne d'inspection des aliments
    1400, rue Merivale
    Ottawa (Ontario) K1A 0Y9 (Canada)

13. Date d'entrée en vigueur

La présente politique remplace la politique publiée par l'ACIA en 2013 sur la Transparence du processus décisionnel en matière de réglementation et entre en vigueur le 1er mai 2019.

Annexe 1 : Définitions

Données :

Information numérique structurée contenue dans des zones fixes, comme des bases de données relationnelles ou des tableurs, faits bruts et statistiques sans contexte précis.

Dossier :

Information numérique et matérielle non structurée, comme des courriels, des documents Word, des pages Web, des communications médiatiques et imprimées – des données qui ont été interprétées et organisées en y ajoutant sens et contexte.

Divulgation :

Fait de rendre de l'information accessible au public dans un format téléchargeable.

En temps opportun :

Les renseignements sont mis à la disposition du public dans un délai qui favorisera leur utilité par les utilisateurs.

Gouvernement ouvert :

Une culture de gouvernance reposant sur la notion que le public a le droit d'accéder aux documents et aux délibérations du gouvernement, ce qui favorise l'ouverture, la transparence et la responsabilisation.

Information :

Se compose de ressources structurées (données) et non structurées (dossiers). Les dossiers consistent en de l'information électronique et matérielle non structurée, comme des documents, des pages Web, des communications médiatiques et imprimées. Les données consistent en de l'information électronique structurée contenue dans des zones fixes, comme des bases de données relationnelles.

Intervenant :

Une entité de l'ACIA ou de l'extérieur qui s'intéresse aux programmes et aux services de l'ACIA, ou à ses activités, à ses ressources ou à ses produits connexes, comme les parties réglementées, les entreprises individuelles et associations industrielles, les établissements universitaires, les citoyens canadiens, les consommateurs et d'autres ordres de gouvernement.

Langage clair :

Rédaction de textes clairs, concis, bien structurés et formatés de manière à maximiser la probabilité que le lecteur trouve rapidement les renseignements dont il a besoin, qu'il comprenne les renseignements dès la première fois qu'il les lit et qu'il soit en mesure d'agir adéquatement selon sa compréhension du texte.

Ouverture par défaut :

Une culture organisationnelle promouvant la divulgation plutôt que la non-divulgation – un principe général favorisant la divulgation des dossiers gouvernementaux ayant une valeur pour les Canadiens, permettant uniquement la rétention de dossiers pour des raisons de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité.

Ouvert par conception :

Renvoie aux stratégies utilisées pour s'assurer que les considérations d'ouverture et de transparence sont délibérément et rigoureusement intégrées dans la conception de l'ensemble des programmes et services de l'ACIA, et incorporées aux modifications qui leur sont apportées.

Ouverture :

Être réceptif au libre-échange de renseignements, à la communication, aux changements et aux nouvelles idées pour assurer l'excellence et l'amélioration continue des programmes et des services depuis leur conception à leur exécution.

Pertinent :

Répond ou est réceptif à un besoin démontrable ou communique des renseignements sur un programme, une politique ou une autre entité qui est une priorité du gouvernement ou relève d'une responsabilité fédérale.

Renseignements commerciaux confidentiels :

Tels que définis dans l'article 20 de la Loi sur l'accès à l'information

Renseignements personnels :

Tels que définis à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Science ouverte :

Engagement associé à l'ouverture du gouvernement à prendre des mesures pour optimiser l'accès du public aux activités scientifiques financées par le gouvernement fédéral en vue d'encourager une meilleure collaboration et participation avec la communauté scientifique, le secteur privé et le public.

Transparence :

Communication de façon proactive de renseignements pertinents, exacts et en temps opportun au public afin de rendre des comptes sur l'exécution des programmes et des services, respectant ainsi le droit des Canadiens d'avoir accès aux renseignements gouvernementaux.

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