Archivée - Politique pour une Agence ouverte et transparente proposée

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1. Contexte
2. Énoncé de politique
3. Objectifs
4. Portée
5. Pouvoirs
6. Principes directeurs
7. Exigences
8. Exceptions
9. Rôles et responsabilités
10. Références
11. Surveillance
12. Demandes de renseignements
13. Date d'entrée en vigueur
14. Annexe 1 : Définitions

1. Contexte

• 1.1 Il est essentiel de préserver la confiance envers les décisions et les activités de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) afin d'en protéger la crédibilité et la réputation. Pour maintenir cette confiance, l'ACIA doit permettre aux Canadiens d'exercer leur droit d'accès à l'information en ce qui a trait aux activités gouvernementales financées par des fonds publics, et ce, en mettant à leur disposition des renseignements utiles et accessibles en temps opportun au sujet de ses programmes et services.
• 1.2 Pour permettre le partage d'information et respecter les engagements du gouvernement du Canada en ce qui concerne le « Gouvernement ouvert » et de la « Science ouverte », l'ACIA cultivera une culture organisationnelle « conçue pour l'ouverture » et ne retiendra des dossiers que pour des motifs reconnus et valides.
• 1.3 La présente politique sert de guide aux employés de l'ACIA sur l'approche de l'Agence en matière de partage de données et de renseignements (« dossiers ») avec les intervenants. Elle doit être interprétée en lien avec :
  • 1.3.1 La Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), laquelle prévoit les exigences obligatoires du gouvernement du Canada en matière « d'ouverture par défaut » et qui, par ailleurs, influence l'objectif de l'ACIA d'être « conçue pour l'ouverture »;
  • 1.3.2 La Politique et cadre de consultation de l'ACIA.

2. Énoncé de politique

En tant qu'organisme « conçu pour l'ouverture », l'ACIA publiera de façon proactive des dossiers sur ses activités réglementaires et scientifiques, ses décisions, ses programmes et ses services en formats utiles et accessibles en temps opportun.

3. Objectifs

Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

• 3.1 Permettre aux Canadiens de prendre des décisions éclairées en publiant des dossiers sur les activités et les décisions de l'Agence, et en démontrant clairement comment l'ACIA protège les aliments, les animaux et les végétaux du Canada tout en améliorant l'accès aux marchés étrangers pour l'industrie canadienne.
• 3.2 Apporter le soutien nécessaire aux parties réglementées pour leur permettre de connaître le système réglementaire et les habiliter à respecter les règlements et à protéger les Canadiens des risques évitables associés à la salubrité des aliments, la santé animale et la protection des végétaux
• 3.3 Offrir aux Canadiens de l'information pour leur indiquer comment, en tant qu'organisme de réglementation scientifique, l'ACIA les protège par le biais de la science réglementaire, de la gestion du risque, de la collaboration et de l'innovation.

4. Portée

La présente politique est applicable à :

• 4.1 Tous les employés de l'ACIA, ainsi qu'aux étudiants, au personnel temporaire et à durée déterminée.
• 4.2 L'ensemble des fournisseurs au service de l'Agence, sous réserve des modalités de leur contrat sur les droits de propriété intellectuelle.
• 4.3 Tous les dossiers de l'ACIA, sauf ceux qui ne font pas l'objet de divulgation conformément à la section 8 de la présente politique et aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

5. Pouvoirs

La présente politique appuie la conformité de l'ACIA aux exigences obligatoires du gouvernement du Canada publiées par le SCT à l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les lois relatives à la divulgation de dossiers gouvernementaux sont les suivantes :

• La Loi sur l'accès l'information
• La Loi sur les langues officielles
• La Loi sur la protection des renseignements personnels

6. Principes directeurs

L'ouverture et la transparence sont essentielles à la façon dont l'ACIA s'acquitte de son mandat. Les principes directeurs suivants favorisent l'intégration de ces éléments dans les activités de l'Agence :

• L'imputabilité envers les intervenants qui sont touchés par les décisions et les activités de l'ACIA, en reconnaissant que leur droit d'accéder aux renseignements détenus par le gouvernement est la principale raison de devenir plus ouvert et transparent.
• L'orientation vers l'action en publiant des documents de manière proactive - sans attendre qu'ils soient demandés et en tenant compte de l'ouverture et de la transparence à toutes les étapes du cycle de vie des programmes et services de l'Agence, soit de la conception à la mise en œuvre.
• La diligence pour s'assurer que les initiatives d'ouverture et de transparence sont bien gérées et que leurs répercussions sont pleinement évaluées avant toute publication de sorte à ce qu'elles contribuent aux objectifs de la politique.
• La flexibilité pour faire face aux attentes en constante évolution du public et du gouvernement en matière d'ouverture et de transparence, et pour que l'ACIA devienne plus ouverte et transparente de manière progressive et gérable pour les employés et les intervenants.
• La priorité accordée à la publication en temps opportun et de façon utile et accessible de dossiers dignes d'intérêt pour les intervenants afin de les aider à prendre des décisions pertinentes et éclairées relatives à leurs activités.
• La protection de renseignements privés et confidentiels qui appartiennent à des personnes, à des tiers et aux employés de l'ACIA.

7. Exigences

• 7.1 Les dossiers de l'ACIA doivent être publiés selon la présente politique et conformément à la procédure de diffusion de l'Agence.
• 7.2 Les dossiers doivent être publiés en temps opportun et dans un format qui soit facilement accessible.
• 7.3 L'ACIA donne priorité à la divulgation de dossiers qui :
  • 7.3.1 Présentent un niveau élevé d'intérêt public.
  • 7.3.2 Concernent les priorités de l'Agence et du gouvernement du Canada.
  • 7.3.3 Aident les Canadiens à prendre des décisions éclairées sur les produits qu'ils consomment et/ou utilisent.
  • 7.3.4 Aident l'industrie à se conformer aux règlements de l'ACIA.
  • 7.3.5 Sont fréquemment sollicités par différents canaux, y compris les demandes d'accès à l'information, le Portail du gouvernement ouvert du gouvernement du Canada, les demandes informelles reçues par l'ACIA, les demandes des médias et les communications régulières entre l'Agence et ses intervenants lors de la prestation de programmes et d'activités de mobilisation.
• 7.4 L'ACIA organise ses dossiers de manière logique et visible, ainsi que dans un format et à un emplacement facile d'accès pour les intervenants.
• 7.5 Les programmes et initiatives de l'ACIA doivent être « conçus pour l'ouverture » . Au moment de développer de nouveaux programmes et de nouvelles initiatives ou d'y apporter des révisions, il conviendra d'évaluer, de la conception à l'approbation, la mesure dans laquelle les dossiers qui en découlent seront diffusés publiquement.
• 7.6 Les dossiers de l'Agence destinés au public doivent être rédigés dans un langage clair et faire appel à des techniques ou des formats qui les rendent compréhensibles par le plus large public possible, tout en conservant leur rigueur scientifique et technique.
• 7.7 Les résumés des consultations publiques et des séances de mobilisation sur les propositions de règlement, de programme ou de politique, et l'information indiquant comment ces commentaires ont modifié ou influencé le produit final doivent être affichés sur le site Web de l'ACIA dans les six mois suivants la clôture des consultations ou des séances.
• 7.8 Les dossiers qui contiennent des renseignements personnels et/ou confidentiels doivent faire l'objet d'analyses approfondies pour déterminer la forme qu'il convient d'adopter pour diffuser les renseignements non protégés qu'ils renferment.
• 7.9 Les décisions de ne pas divulguer des dossiers qui satisfont aux objectifs de la présente politique doivent être documentées et clairement justifiées.

8. Exceptions

L'ACIA ne doit pas divulguer des dossiers qui contiennent des renseignements personnels et/ou confidentiels. Il s'agit notamment des dossiers contenant des renseignements qui :

• 8.1 Sont de nature personnelle ou qui pourraient permettre l'identification d'une ou de plusieurs personnes.
• 8.2 Appartiennent à des tiers et qui sont considérés comme des renseignements commerciaux confidentiels.
• 8.3 Peuvent nuire à la capacité de l'ACIA d'exécuter ses obligations législatives, p. ex., des renseignements sur des techniques d'enquête ou sur des enquêtes en cours.
• 8.4 Constituent des renseignements scientifiques ou techniques ayant été obtenus au moyen de recherches et en attente de publication.
• 8.5 Contiennent des avis professionnels ou des recommandations élaborés par des ministres ou par le Cabinet et lesquels sont protégés par le privilège des « renseignements confidentiels du Cabinet ».
• 8.6 Peuvent nuire aux relations ou négociations avec un gouvernement étranger, autochtone, provincial, territorial ou municipal.
• 8.7 Peuvent menacer la sécurité d'une personne ou poser un risque à la sécurité d'un bien ou d'un système.

9. Rôles et responsabilités

• 9.1 Le président de l'ACIA joue un rôle de chef de file dans l'établissement d'une culture « conçue pour l'ouverture », à tous les niveaux de l'Agence.
• 9.2 Les vice-présidents favorisent l'établissement d'une culture « conçue pour l'ouverture » au sein de leurs directions générales.
• 9.3 Les cadres exécutifs et gestionnaires de programmes appliquent et font la promotion des principes et des exigences obligatoires de la présente politique au sein de leurs unités de travail et identifient les dossiers pouvant être diffusés, y compris les commentaires des intervenants sur les propositions de règlement, de programme ou de politique.
• 9.4 La Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie de l'information apporte tout le soutien nécessaire en matière de technologie de l'information, ainsi que l'approbation finale pour la divulgation d'ensembles de données.
• 9.5 Les Services juridiques et l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP – Secrétariat de l'intégrité et des recours) évaluent les conséquences de l'affichage proactif de dossiers dans le cadre des lois en vigueur et s'assurent que les pratiques de l'Agence respectent les exigences légales.

10. Références

11. Surveillance

• 11.1 La présente politique sera réexaminée tous les cinq ans, ou plus tôt si des modifications sont apportées aux dispositions suivantes :
  • 11.1.1 La Directive sur le gouvernement ouvert du SCT (2014)
  • 11.1.2 Changements apportés à la Loi sur l'accès à l'information, y compris les changements au droit coutumier tels qu'interprétés par tribunaux.
  • 11.1.3 Changements apportés aux textes législatifs de l'ACIA.
• 11.2 Les résultats des examens effectués en application de la section 11.1 doivent être rapportés au Comité de gestion de programmes de l'Agence, présidé par le vice-président de la Direction générale des politiques et des programmes.

Demandes de renseignements

Veuillez envoyer vos questions ou commentaires sur la présente politique

• Par courriel : transparency.transparence@inspection.gc.ca
• Par Internet : En utilisant la Feuille de réponse de l'ACIA
• Par courrier : Division des programmes et des politiques intégrés
  Direction générale des politiques et des programmes
  Agence canadienne d'inspection des aliments
  1400, rue Merivale
  Ottawa (Ontario) K1A 0Y9 (Canada)

13. Date d'entrée en vigueur

La présente politique remplace la politique publiée par l'ACIA en 2013 sur la Transparence du processus décisionnel en matière de réglementation et entre en vigueur le <insérer la date ici>

Approbation

Le présent document, [Titre de la politique], a été approuvé par [Titre du poste, Direction générale].

Signature

Date

Annexe 1 : Définitions

Conçu pour l'ouverture :

Renvoie aux stratégies utilisées pour s'assurer que les considérations d'ouverture et de transparence sont délibérément et rigoureusement intégrées dans la conception de l'ensemble des programmes et services de l'ACIA, et incorporées aux modifications qui leurs sont apportées.

Divulgation :

Fait de rendre de l'information accessible au public dans un format téléchargeable. ^{Note de bas de page 1}

Données :

Représentation réinterprétable de l'information d'une manière structurée et adaptée à la communication, à l'interprétation ou au traitement. ^{Note de bas de page 2}

Dossier :

Tout renseignement consigné ayant été créé, généré, recueilli ou reçu dans le cadre des activités du gouvernement. Les dossiers peuvent être dans un format quelconque ou sur un support physique quelconque (y compris un support électronique), p. ex. du papier, des cartes, des diagrammes, des documents électroniques, des bases de données, des ensembles de données, des communications et des messages (y compris des messages de courriel).

En temps opportun :

Les données sont mises à la disposition du public dans un délai qui favorisera leur utilité par les utilisateurs.

Gouvernement ouvert :

Une culture de gouvernance reposant sur la notion que le public a le droit d'accéder aux documents et aux délibérations du gouvernement, ce qui favorise l'ouverture, la transparence et la responsabilisation. ^{Note de bas de page 3}

Information :

Information numérique qui est souvent créée en texte de format libre au moyen d'une des applications courantes de bureautique, comme les logiciels de courrier électronique, de traitement de texte ou de présentation.

Langage clair :

Rédaction de textes clairs, concis, bien structurés et formatés de manière à maximiser la probabilité que le lecteur trouve rapidement les renseignements dont il a besoin, qu'il comprenne les renseignements dès la première fois qu'il les lit et qu'il soit en mesure d'agir adéquatement selon sa compréhension du texte.

Ouverture :

Être réceptif au libre-échange de renseignements, à la communication, aux changements et aux nouvelles idées pour assurer l'excellence et l'amélioration continue des programmes et des services depuis leur conception à leur exécution.

Ouverture par défaut :

Une culture organisationnelle promouvant la divulgation plutôt que la non-divulgation - un principe général favorisant la divulgation des dossiers gouvernementaux ayant une valeur pour les Canadiens, permettant uniquement la rétention de dossiers pour des raisons de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité.

Renseignements commerciaux confidentiels :

Tels que définis dans l'article 20 de la Loi sur l'accès à l'information.

Renseignements personnels :

Tels que définis à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Science ouverte :

Engagement associé à l'ouverture du gouvernement de prendre des mesures pour optimiser l'accès du public aux activités scientifiques financées par le gouvernement fédéral en vue d'encourager une meilleure collaboration et participation avec la communauté scientifique, le secteur privé et le public. ^{Note de bas de page 4}

Transparence :

La transparence consiste à fournir proactivement au public des renseignements utiles et accessibles en temps opportun afin de faire preuve d'imputabilité en ce qui a trait à la prestation de nos programmes et services, et de respecter le droit des Canadiens à l'accès aux documents gouvernementaux.