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Directive intérimaire : Envoi de certificats d'exportation d'aliments vers des pays étrangers pendant la COVID-19

Introduction

Les certificats d'exportation, leurs annexes y afférentes, et les autres documents d'exportation émis par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur papier demeurent la pratique privilégiée pour les envoyer aux points de contrôle frontalier des pays étrangers.

Il est toutefois possible, en raison de la pandémie de la COVID-19, que les services de messagerie ne se rendent pas au pays de destination ou qu'il n'y ait pas d'employés aux points de contrôle frontalier pour accepter les certificats papier. Pour répondre à cette situation, certains pays ont indiqué qu'ils seraient prêts à accepter des certificats d'exportation et leurs documents connexes numérisés par courriel, plutôt que des certificats papier envoyés par service de messagerie; certains pays ont même indiqué préférer les versions numérisées aux certificats papier.

La procédure décrite ci-dessous est mise en place de façon temporaire jusqu'à ce que les répercussions de la COVID-19 ne se fassent plus sentir. Il décrit la façon d'envoyer un certificat d'exportation dans un autre format lorsqu'il est impossible d'envoyer le certificat papier original.

Étant donné que tous les pays n'acceptent pas les autres formats de certificats d'exportation de la même façon, les annexes 1 et 2 de cette procédure présentent les optiFons et les exigences propres à chacun d'eux.

Rôles dans la procédure

Exportateurs et courtiers

Continuez d'envoyer des certificats d'exportation en version papier selon les procédures habituelles.

Il peut être impossible d'envoyer le certificat papier dans des situations exceptionnelles. Le cas échéant, suivez la procédure ci-dessous et les exigences propres au pays pour soit écrire à votre inspecteur local de l'ACIA afin qu'il envoie le certificat d'exportation numérisés (pays de l'annexe 1) ou envoyer vous-même le certificat numérisés aux autorités compétentes étrangères (pays de l'annexe 2).

Conservez soigneusement les certificats originaux en version papier et présentez-les aux autorités compétentes étrangères dès que possible ou quand la situation liée à la COVID-19 se sera améliorée. L'ACIA ne remplacera pas à une date ultérieure les certificats originaux en version papier perdus.

Inspecteurs de l'ACIA

Travaillez directement avec les exportateurs pour :

Administration centrale de l'ACIA

Acheminez les certificats numérisés aux autorités compétentes étrangères, selon les exigences des pays importateurs.

Procédure pour l'envoi de certificats d'exportation numérisés

  1. Déclencheur : Vous êtes un exportateur ou un courtier qui se trouve dans une situation où la pandémie de la COVID-19 rend impossible d'envoyer la copie papier originale du certificat d'exportation aux autorités compétentes étrangères.
  2. Veuillez consulter les annexes 1 et 2, qui présentent les procédures à suivre pour envoyer des certificats d'exportation. Veuillez noter que les pays importateurs peuvent toutefois modifier les renseignements indiqués dans ces annexes sans préavis. Veuillez consulter ces directives fréquemment et vérifier avec votre importateur pour obtenir les renseignements les plus à jour.
  3. Pour les pays indiqués à l'annexe 1 : Ces pays exigent que l'ACIA envoie directement les certificats d'exportation numérisés aux autorités compétentes étrangères. Veuillez noter que l'ACIA envoie des versions numérisées des certificats d'exportation en guise de mesure temporaire pour faciliter le commerce. Elle n'assume aucune responsabilité en cas de refus des copies numérisées des certificats par les autorités compétentes étrangères.
    1. Communiquez avec votre inspecteur local de l'ACIA et demandez par écrit à l'Agence d'envoyer le certificat numérisé aux autorités compétentes étrangères.

      Règles pour l'envoi de demandes par courriel aux inspecteurs

      1. Chaque demande par courriel et toutes les pièces jointes qui l'accompagnent doivent être liées à un seul point d'entrée d'un pays de destination particulier. (c'est-à-dire, n'envoyez pas plusieurs certificats d'exportation pour des pays ou des points d'entrée différents dans le même courriel.)
      2. Vous devez indiquer dans l'objet du courriel le nom du pays de destination, le nombre de certificats d'exportation demandés, et la date du jour. Par exemple : « Afrique du Sud – trois certificats – 20 avril 2020 ».
      3. Vous devez inclure dans le courriel la justification décrivant pourquoi une copie numérisée du certificat doit être envoyée.
      4. Il faut indiquer dans le courriel le point d'entrée de destination pour les pays qui l'exigent, lesquels sont énumérés à l'annexe 1.

      Règles pour les copies numérisées de certificat

      1. Les copies numérisées de certificat doivent être en format PDF.
      2. Les numérisations doivent être en couleurs et le texte et les chiffres doivent être lisibles. Si la qualité des certificats numérisés n'est pas suffisante, cela pourrait occasionner du retard dans l'envoi des certificats ou dans le dédouanement des exportations.
      3. Chaque fichier PDF doit comprendre un seul certificat avec ses documents ou annexes à l'appui.
      4. Le nom de chaque fichier PDF doit inclure le nom du pays de destination, le numéro du certificat d'exportation et la date de certification. Par exemple : « Afrique du Sud – No de certificat 123456 – 20 avril 2020 ».
    2. L'inspecteur de l'ACIA devra vérifier l'authenticité du certificat d'exportation numérisé (par exemple, en comparant la copie numérisée avec le certificat original); il acheminera ensuite le courriel et les renseignements concernant la destination à l'administration centrale de l'Agence.
    3. L'administration centrale de l'ACIA enverra le certificat aux autorités compétentes étrangères. L'inspecteur de l'ACIA qui envoie la demande recevra une confirmation d'envoi.
  4. Pour les pays indiqués à l'annexe 2 : Ces pays acceptent que l'exportateur, le courtier ou l'importateur envoient directement par courriel une version numérisée des certificats d'exportation aux autorités compétences étrangères.
    1. Consultez l'annexe 2 pour connaître les exigences propres au pays et le format acceptable du certificat d'exportation.
    2. Consultez votre importateur pour vous assurer que les renseignements sont à jour et envoyez directement le certificat d'exportation à l'importateur ou aux autorités compétentes étrangères.
  5. Pour les pays qui ne figurent ni à l'annexe 1 ni à l'annexe 2 : Les certificats originaux en format papier continuent d'être exigés pour le dédouanement des exportations. Vous pouvez également consulter votre importateur pour savoir si le pays de destination accepterait que le certificat soit présenté dans un autre format que sur papier. Le cas échéant, demandez d'obtenir toute consigne particulière sur la façon d'envoyer le certificat dans cet autre format.
  6. Conservez soigneusement les certificats originaux pour chaque pays et présentez-les aux autorités compétentes étrangères dès que possible ou quand la situation liée à la COVID-19 se sera améliorée.
  7. Si vous avez des questions ou que vous éprouvez des difficultés, incluant la délivrance de certificats de remplacement et les changements à la destination, veuillez consulter votre bureau local de l'ACIA, votre importateur et les autorités compétentes étrangères du pays de destination, au besoin.

Annexe 1 : Liste des pays qui acceptent des versions numérisées de certificats d'exportation envoyées directement par l'ACIA

Nom du pays Produits alimentaires visés Certificats numérisés obligatoires ou facultatifs Adresse de livraison
Union Européenne Tous les aliments

Facultatif

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Le point d'entrée précis doit être indiqué.

Israël Aliments d'origine animale

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

L'un des trois points d'entrée suivants doit être indiqué :
  • Port d'Ashdod
  • Port d'Haiffa
  • Port de Ben Gurion
Japon Aliments d'origine animale

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Spécifique au pays; il n'est pas nécessaire de préciser le point d'entrée.
Afrique du Sud Aliments d'origine animale

Obligatoire

Versions numérisées en format PDF des certificats sanitaires aux fins d'exportation envoyées par l'ACIA.

Spécifique au pays; il n'est pas nécessaire de préciser le point d'entrée.
Taïwan Aliments d'origine animale

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Spécifique au pays; il n'est pas nécessaire de préciser le point d'entrée.
Turquie Tous les aliments

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Indiquez la province précise où l'inspection de l'exportation aura lieu. Consultez la liste à l'annexe 3.

Obtenez de l'information sur la province où l'inspection sera menée auprès de votre importateur turc.

Philippines Aliments d'origine animale

Obligatoire

Versions numérisées en format PDF des certificats sanitaires aux fins d'exportation envoyées par l'ACIA.

Spécifique au pays; il n'est pas nécessaire de préciser le point d'entrée.
Royaume-Uni (RU) Produits animaux et aliments

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Spécifique au pays; il n'est pas nécessaire de préciser le point d'entrée.

Dubai Tous les aliments

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Spécifique au pays; il n'est pas nécessaire de préciser le point d'entrée.
Corée Les aliments transformés, produits du bétail, produits de la pêche

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Spécifique au pays; il n'est pas nécessaire de préciser le point d'entrée.

Annexe 2 : Liste des pays qui acceptent une version numérisée des certificats d'exportation envoyée par l'exportateur, le courtier ou l'importateur

Nom du pays Produits alimentaires visés Certificats numérisés obligatoires ou facultatifs Adresse de livraison
Mexique Aliments d'origine animale

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Les exportateurs canadiens peuvent envoyer des numérisations de certificats en format PDF à leurs importateurs au Mexique. Les importateurs mexicains seront responsables de l'envoi des numérisations à SENASICA accompagnés d'une lettre d'intention de fournir le certificat original dans les 15 jours suivant la fin de la période d'urgence.
Fédération de Russie Aliments d'origine animale

Optionnel

Les copies papier sont privilégiées.

Lorsqu'il vous est impossible de les envoyer, les versions numérisées en format PDF sont acceptées.

Service fédéral de surveillance vétérinaire et phytosanitaire notification-ca@fsvps.ru

Annexe 3 : Liste des provinces de Turquie où l'inspection de l'expédition pourrait être menée

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