Procédure opérationnelle : Mise en œuvre des protocoles d'entente conclus avec les échantillonneurs pour la prestation du Programme canadien de contrôle de la salubrité des mollusques

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• 1.0 Objet
• 2.0 Autorités réglementaires
• 3.0 Documents de référence
• 4.0 Définitions
• 5.0 Acronymes
• 6.0 Procédure opérationnelle
  • 6.1. Aspects à prendre en considération pour la mise en œuvre
  • 6.2 Mise en œuvre d'un PE avec les échantillonneurs ou les organisations
  • 6.3 Formation des échantillonneurs
  • 6.4 Audit des échantillonneurs
• 7.0 Annexes
  • Annexe I – Modèle de protocole d'entente (PE)
  • Annexe II – Procédure d'échantillonnage pour le prélèvement d'échantillons de mollusques
  • Annexe III – Liste de contrôle – Formation des échantillonneurs
  • Annexe IV – Liste de contrôle – Audit des échantillonneurs

1.0 Objet

Le but du présent document est de fournir une orientation au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur la mise en œuvre d'un protocoles d'entente (PE) avec les échantillonneurs pour l'échantillonnage de mollusques pour la prestation du Programme canadien de contrôle de la salubrité des mollusques (PCCSM).

Le présent document est destiné à être utilisé en conjonction avec d'autres documents d'orientation tels que référés dans la section 3.0.

L'orientation ci-dessous doit être utilisée lorsque le personnel d'inspection utilise des échantillonneurs autres que ceux de l'ACIA pour le prélèvement d'échantillons de mollusques.

2.0 Autorités réglementaires

• Loi sur la salubrité des aliments au Canada (LSAC)
• Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC)
• Loi sur les aliments et drogues (LAD)
• Règlement sur les aliments et drogues (RAD)

Les pouvoirs d'inspection, les mesures de contrôles et les mesures d'application de la loi autorisés par la législation ci-dessus sont définis et expliqués dans l'Orientation opérationnelle – Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3.0 Documents de référence

• Ententes – Processus d'élaboration, d'examen et de consignation des ententes (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
• Politique sur la diversification des modes de prestation de services de l'ACIA
• Manuel du PCCSM – Section 7.2 – Échantillonneurs non-gouvernementaux
• Orientation opérationnelle – Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments
• Orientation opérationnelle – Collecte d`échantillons d`aliments

4.0 Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans les documents suivants :

• Règlement sur la salubrité des aliments au Canada : Glossaire des termes clés
• Glossaire des termes de Mon ACIA
• Manuel du PCCSM – Définitions

5.0 Acronymes

Les acronymes sont indiqués dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés et se trouvent dans la liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6.0 Procédure opérationnelle

L'ACIA utilise actuellement un large éventail de stratégies pour prélever des échantillons des secteurs coquilliers dans le but d'assurer l'exécution du PCCSM. Ces stratégies comprennent des protocoles d'entente (PE) avec des représentants gouvernementaux, les communautés indigènes, l'industrie ou des bénévoles.

Les PE constituent un élément essentiel de la livraison efficace et efficiente du programme pour diverses activités d'échantillonnage des mollusques, dont :

• l'échantillonnage régulier pour les programmes de surveillance des secteurs coquilliers
• l'échantillonnage permettant la réouverture de secteurs coquilliers
• les projets spéciaux

La section 7.2 – Échantillonneurs non-gouvernement du Manuel du PCCSM a été élaborée pour établir les critères minimuaux permettant aux partenaires du PCCSM de conclure des PE avec des échantillonneurs. Les résultats d'analyse des échantillons prélevés dans le cadre d'un tel PE peuvent être utilisés pour prendre des décisions réglementaires quant à l'état des secteurs coquilliers. Cette section est conforme à la Politique sur la diversification des modes de prestation de services.

6.1. Aspects à prendre en considération pour la mise en œuvre

• La mise en œuvre de la politique section 7.2 - Échantillonneurs non-gouvernement se fait graduellement.
• Les échantillons sont prélevés sous l'autorité du Permis de pêche pour fins d'échantillonnage dans le cadre du PCCSM émis à l'ACIA par Pêches et océans Canada (MPO).

6.2. Mise en œuvre d'un PE avec les échantillonneurs ou les organisations

• Un PE est signé avec chaque échantillonneur ou organisation qui prélèvera des échantillons de mollusques au nom de l'ACIA.
• Un modèle de PE a été conçu et approuvé pour cet usage particulier.
• Le personnel d'inspection utilise l'Ententes – Processus d'élaboration, d'examen et de consignation des ententes (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) lors de l`élaboration ou du renouvellement d'un PE.

6.3. Formation des échantillonneurs

• Les échantillonneurs ou les représentants des organisations sont formés par le personnel de l`ACIA avant le début du prélèvement d'échantillons. Si le PE est signé avec une organisation, un représentant de l'organisation est formé et peut être responsable de la formation des autres échantillonneurs de l'organisation.
• Au moins une fois par an, le personnel de l'ACIA examine l'Annexe III – Liste de contrôle – Formation des échantillonneurs pour s'assurer que tous les échantillonneurs rencontrent les exigences.
• La formation peut être donnée dans un site d'échantillonnage même si l'échantillonneur peut prélever des échantillons à plusieurs sites. Le site peut être sélectionné selon l'accessibilité au formateur.
• Les échantillonneurs sont reconnus comme formés lorsqu'un PE a été signé avec l'ACIA et que la formation sur l'échantillonnage a été terminée.
• Lorsqu'un PE est signé avec une organisation, la personne-ressource de cette organisation fournit à l'ACIA les noms des échantillonneurs de cette organisation. La personne-ressource informe également l'ACIA de tout nouvel échantillonneur avant que cette personne ne prélève des échantillons au nom de l'ACIA.
• Lors de la formation, le formateur utilise l'Annex II – Procédure d'échantillonnage pour le prélèvement d'échantillons de mollusques et remplit l'Annex III – Liste de contrôle – Formation des échantillonneurs.
• Une fois la formation terminée, l'échantillonneur et le formateur signent la Liste de contrôle – Formation des échantillonneurs.

6.4. Audit des échantillonneurs

Le personnel de l`ACIA est chargé d`auditer les échantillons de l`organisation selon les critères suivants :

• Les activités d'audit incluent une vérification sur le terrain et une vérification des registres d'échantillonnage
• La vérification des registres d'échantillonnage doit avoir lieu au moins une fois par an
• La vérification sur le terrain doit être effectué au cours de la première année pour les nouveaux échantillonneurs ou au moins à tous les trois ans pour échantillonneurs ayant déjà fait l'objet d'un audit
• La vérification sur le terrain a lieu dans un site d'échantillonnage sélectionné selon l'accessibilité à l'auditeur
• L'auditeur remplit l'Annexe IV – Liste de contrôle – Audit des échantillonneurs lors de l'audit
• Lorsqu'un PE est signé avec une organisation ayant identifié plusieurs échantillonneurs, l'audit des activités d'un seul échantillonneur est requis
• L'auditeur communique avec le laboratoire ou les laboratoires concernés avant l'audit afin d'évaluer le volet « Vérification des échantillons – réception au laboratoire » de l'audit
• Le responsable de l'audit signe l'Annexe IV – Liste de contrôle – Audit des échantillonneurs une fois l'audit terminé
• Une fois l'audit terminé, le responsable de l'audit examine et discute des conclusions avec l'échantillonneur et le représentant de son organisation (le cas échéant). Les délais de mise en œuvre des mesures correctives sont déterminés selon le cas en fonction de la sévérité de l'impact. Une formation additionnelle pourrait être nécessaire, tout dépendant des résultats de l'audit

Pour toute question ou pour obtenir des précisions sur ce document, suivez les canaux de communication habituels de la région, incluant de soumettre un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

7.0 Annexes

Annexe I – Modèle de protocole d'entente (PE)

Protocole d'entente (PE)

entre

l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA)

et

[ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation. ]

(collectivement, les participants)

pour le

prélèvement d'échantillons de mollusques dans le cadre du Programme canadien de contrôle de la salubrité des mollusques (PCCSM)

ATTENDU QUE l'ACIA jouit de l'autorité législative requise, en vertu de l'alinéa 11(1) de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments, pour assurer l'administration et l'application de la Loi sur la salubrité des aliments au Canada et le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada, dont le but inclut l'inspection du poisson;

ET ATTENDU QUE l'ACIA jouit de l'autorité législative requise, en vertu de l'alinéa 14(1) de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments, pour conclure des protocoles d'entente et d'autres ententes avec un ministère ou un organisme du gouvernement du Canada et avec d'autres personnes ou organisations;

ET ATTENDU QUE l'ACIA est responsable du prélèvement et de l'analyse d'échantillons de mollusques et de la formulation de recommandations pour l'ouverture ou la fermeture de secteurs coquilliers à Pêches et océans Canada (MPO);

ET ATTENDU QUE l'ACIA jouit de l'autorité requise pour prélever des échantillons de mollusques en vertu du Permis de pêche pour fins d'échantillonnage dans le cadre du PCCSM émis par le MPO;

ET ATTENDU QUE grâce à des discussions collaboratives et continues, [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] et l'ACIA ont conclu l'entente suivante concernant le prélèvement des échantillons de mollusques pour la mise en œuvre du PCCSM par l'ACIA;

PAR CONSÉQUENT les participants en sont venus à l'entente de partage de travail suivante relativement au prélèvement d'échantillons de mollusques.

1. Objectif et portée

Les participants conviennent que les échantillons de mollusques seront prélevés aux endroits indiqués à la section 2.1 et conformément aux procédures décrites aux sections 2.2 à 2.5.

2. Rôles et responsabilités de l'échantillonneur et/ou de l'organisation

2.1 Les échantillons de mollusques seront prélevés dans les secteurs coquilliers suivants :

[ insérer la liste des secteurs coquilliers où les échantillons de mollusques seront prélevés par cet échantillonneur ou cette organisation. ]

[ une carte peut être inclue à l'Annexe A. ]

[ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] communiquera avec l'ACIA dès que possible si l'échantillon ne peut pas être prélevé au site d'échantillonnage indiqué ou à la fréquence indiquée à l'Annexe A.

2.2 Les échantillons seront prélevés selon la fréquence indiquée à l'annexe A – Détails de l'échantillonnage. L'ACIA peut demander des échantillons supplémentaires. S'il n'est pas possible de prélever les échantillons selon l'horaire établi ou des échantillons supplémentaires, [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] en avisera la personne-ressource de l'ACIA dès que possible.

2.3 Les échantillons de mollusques prélevés par [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] pour l'analyse de type [ insérer le type d'analyse ] seront [ indiquer s'ils doivent être livrés ou expédiés ] à [ insérer l'adresse du laboratoire ou du bureau de l'ACIA ] au plus tard le [ indiquer la date limite ].

2.4 Les mollusques seront prélevés, emballés, étiquetés et expédiés selon les indications fournies à l'Annexe A – Détails de l'échantillonnage. Seuls des mollusques vivants, intacts et non endommagés doivent être prélevés.

2.5 [ Insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] respectera les conditions du Permis de pêche pour fins d'échantillonnage dans le cadre du PCCSM émis par le MPO.

2.6 Il incombe à [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] d'assurer sa conformité aux exigences d'enregistrement ou de permis de Transports Canada.

2.7 Il incombe à [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] d'assurer sa conformité aux exigences fédérales et provinciales en vigueur concernant la santé et sécurité au travail (SST).

2.8 Le présent PE ne crée aucune relation employeur/employé entre les participants et ne fait pas en sorte non plus que [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] soit un agent de l'ACIA, ni que [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] devienne un employé ou un agent de l'ACIA.

3. Rôles et responsabilités de l'ACIA

3.1 Une formation sera donnée à [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] avant que des échantillons de mollusques ne soient prélevés au nom de l'ACIA.

3.2 Un audit sera effectué au moins une fois par année pour voir si [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] suit les exigences liées à l'échantillonnage des mollusques.

4. Incidences financières

4.1 Chaque participant sera responsable de ses propres frais liés à l'exécution de son rôle et de ses responsabilités selon le présent PE, sauf indication contraire à l'annexe B – Incidences financières.

5. Examen, modification et fin

5.1 Le présent PE entrera en vigueur le jour où le dernier participant signe le document et sera valide jusqu'au [ insérer la date ].

5.2 Les participants réviseront le PE une fois l'an.

5.3 Le présent PE peut être modifié par l'un des participant en tout temps à condition d'aviser d'abord l'autre participant par écrit et d'obtenir le consentement des deux participants.

5.4 Tout participant peut mettre fin au présent PE après avoir donné un avis par écrit de trente (30) jours à l'autre participant. Si, à tout moment, [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] ne satisfait plus ou n'est plus en mesure de satisfaire aux exigences décrites dans le présent PE, l'ACIA peut mettre fin au présent PE immédiatement sans avis de 30 jours.

6. Généralités

6.1 [ Insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] convient et accepte que l'ACIA conserve son droit d'imposer des mesures réglementaires en vertu de toutes lois qu'elle administre ou qu'elle applique ou de toutes autres lois applicables dans toutes les mesures permises par ces lois.

6.2 [ Insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] convient et accepte aussi que le présent PE n'exempte aucunement [ Insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] de toute exigence pertinente du PCCSM, de la Loi sur la salubrité des aliments au Canada, du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada ou de toute autre loi applicable.

7. Clause d'indemnisation

En cas de blessures, y compris un décès, des pertes ou des dommages aux personnes ou à la propriété découlant de l'échantillonnage de mollusques dans les endroits décrits dans la présente entente, en signant dans l'espace réservé à cet effet ci-dessous, je [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ] dégage de toute responsabilité et indemnise Sa Majesté du chef du Canada, y compris l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), ses administrateurs, ses employés et ses agents contre toute allégation, poursuite, perte, coûts, dommages et dépenses relativement à une propriété ou à une personne, y compris, mais sans s'y limiter, [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ], quelle qu'en soit la nature, découlant d'une telle exécution occasionnée en tout ou en partie par les actions ou les omissions de [ insérer le nom de l'échantillonneur ou de l'organisation ].

8. Signatures

Annexe A – Détails de l'échantillonnage

[ Insérer des détails particuliers, selon la situation et si disponibles. Cette annexe peut inclure :

• la taille des échantillons de mollusques
• la fréquence d'échantillonnage
• description/emplacement des sites d'échantillonnage
• carte des sites d'échantillonnage
• emballage des échantillons
• mode de transport / livraison /expédition des échantillons ]

[ Insérer des détails particuliers concernant les incidences financières, par exemple les frais de carburant, les frais d'expédition, etc. ]

Annexe C – Coordonnées des personnes-ressources

[ Insérer les coordonnées de l'échantillonneur, de l'organisation et la personne-ressource de l'ACIA. ]

Annexe II – Procédure d'échantillonnage pour le prélèvement d'échantillons de mollusques

Nota : La procédure d'échantillonnage décrite ci-dessous sera modifiée par le personnel d'inspection pour inclure des détails supplémentaires et être adaptée aux besoins particuliers du centre opérationnel ou de la région.

1.0 Prélèvement des échantillons

• Les échantillons sont prélevés sous l'autorité du Permis de pêche pour fins d'échantillonnage dans le cadre du PCCSM émis par le MPO.
• Les échantillons sont prélevés aux sites d'échantillonnage désignés des secteurs coquilliers suivants :
• [ Listez les sites d'échantillonnage et les coordonnées GPS (si possible) dans chacun des secteurs coquilliers où les échantillons seront prélevés. ]
• Si l'échantillon ne peut pas être prélevé selon l'horaire établi, l'échantillonneur en avisera dès que possible la personne-ressource de l'ACIA et un dossier de dérogation sera tenu par l'ACIA.
• Si les marées, les conditions météorologiques ou l'absence de mollusques empêche de prélever un échantillon au site d'échantillonnage désigné, l'échantillonneur communiquera dès que possible avec la personne-ressource de l'ACIA pour discuter d'un site alternatif où l'échantillon peut être prélevé ou si une autre espèce de mollusques pourrait être prélevée. L'ACIA tiendra un dossier de dérogation.
• Les échantillons qui serviront à des analyses microbiologiques seront prélevés, emballés et expédiés, si possible, à l'aide de techniques aseptiques (c'est-à-dire de manière à éviter toute contamination de l'échantillon, du produit et de l'environnement). Les échantillonneurs devraient réduire au maximum l'exposition du produit, de l'équipement d'échantillonnage et de l'intérieur des contenants d'échantillonnage au milieu. Par exemple, il faut éviter de prélever des échantillons dans des zones où les conditions atmosphériques risquent de contaminer l'échantillon, à moins qu'une telle contamination soit considérée comme faisant partie délibérément de l'échantillon.

2.0 Taille et qualité de l'échantillon

• Prélevez au moins XX mollusques individuels.
• Ne prélevez que des mollusques vivants, intacts et non endommagés.
• Ne prélevez que des mollusques de taille commerciale (si possible).
• Placez chacun des échantillons dans des sacs doubles (c'est-à-dire placer chacun des échantillons dans un sac de plastique propre séparé, attacher/sceller le sac et le placer dans un deuxième sac de plastique et attacher/sceller le deuxième sac).
• N'utilisez que des sacs approuvés tel qu'indiqué pendant la formation.

3.0 Étiquettes d'identification d'échantillons / feuille d'information d'échantillons

Les étiquettes d'identification d'échantillons (« étiquettes ») / feuilles d'information d'échantillons (« feuilles d'information ») devraient contenir les informations suivantes :

• « pour analyse de biotoxines marines » ou « pour analyse microbiologique » (si nécessaire)
• identificateur du secteur coquillier (le cas échéant)
• site d'échantillonnage et coordonnées GPS (si possible)
• date et heure d'échantillonnage
• espèce de mollusques échantillonnés
• Température de la chair de mollusque au moment de l'échantillonnage (pour les analyses microbiologiques). Ne pas inclure le mollusque testé à l'échantillon car il aurait pu être contaminé
• nom et coordonnées de l'échantillonneur
• état de l'échantillon lors de l'envoi (réfrigéré ou congelé)

De plus :

• [ indiquez comment l'information de l'échantillon sera fournie et si/comment l'ACIA fournira les étiquettes ou les feuilles d'information. ]
• [ indiquez que les étiquettes ou les feuilles d'information doivent être à l'épreuve de l'eau ou protégées pour maintenir leur intégrité, s'il y a lieu. ]

4.0 Emballage des échantillons

• Emballez les échantillons de sorte que la température des échantillons soit maintenue entre XX °C et XX °C pendant l'expédition ou avant la livraison
• Assurez-vous que l'emballage est suffisant afin de maintenir l'état de l'échantillon lors de l'envoi (réfrigéré ou congelé)

De plus :

• [ indiquez les exigences liées à la températures précises, selon si l'échantillon est prélevé pour analyses microbiologique ou analyse de biotoxines marines. ]
• [ indiquez toutes autres consignes particulières pour l'emballage, selon si l'échantillon est expédié ou livré au laboratoire ou au bureau de l'ACIA. ]
• [ indiquez si/comment les fournitures d'emballage (p. ex. les sacs, les glacières, les blocs réfrigérants, etc.) seront fournis par l'ACIA. ]
• [ indiquez les consignes si/comment les fournitures d'emballage (p. ex. les sacs, les glacières, les blocs réfrigérants, etc.) doivent être remis à l'ACIA. ]

5.0 Expédition des échantillons

• Planifiez l'expédition pour vous assurer que les échantillons arrivent au laboratoire dans les 24 heures suivant le prélèvement s'il s'agit d'échantillons pour analyses microbiologiques ou dans les 48 à 72 heures suivant le prélèvement s'il s'agit d'échantillons pour analyses de biotoxines marines.
• Expédiez ou livrez les échantillons au laboratoire ou au bureau de l'ACIA à l'adresse suivante :

  [ Indiquez l'adresse de l'endroit spécifié ci-dessus. ]

Annexe III – Liste de contrôle – Formation des échantillonneurs

Nota : La liste de contrôle ci-dessous sera modifiée par le personnel d'inspection pour inclure des détails supplémentaires et être adaptée aux besoins particuliers du centre opérationnel ou de la région.

Commentaires généraux :

Signatures :

Annexe IV – Liste de contrôle – Audit des échantillonneurs

Nota : Ce document peut être modifié par le personnel d'inspection pour inclure des détails supplémentaires et refléter les besoins particuliers du centre opérationnel ou de la région.

Vérification des échantillons – réception au laboratoire :
Avant l'audit, l'auditeur communiquera avec le personnel du laboratoire pour revoir les critères de réception des échantillons au laboratoire.

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