Manuel de fonctionnement du Régime Bio-Canada
Partie B Agrément des organismes de certification (OC)

B.1 Objectif

La présente section décrit les exigences en matière d'agrément des OC ainsi que les exigences des organismes de vérification de la conformité (OVC) chargés de l'évaluation et de la surveillance des OC responsables de l'agrément en vertu du RBC.

L'OVC veille à ce que les OC qui demandent l'agrément de l'ACIA pour la certification de produits visés par le RBC soient conformes aux dispositions de la partie 13 du RSAC ainsi qu'aux exigences de la norme ISO/CEI 17065 et à celles du présent manuel.

L'agrément est accordé au terme d'un processus rigoureux. Le demandeur est évalué par un OVC conformément à la norme ISO/CEI 17011 pour s'assurer qu'il respecte la norme ISO/CEI 17065, les exigences du Manuel de fonctionnement du RBC et les directives et notes de service de l'ACIA.

L'ACIA accorde l'agrément à l'OC demandeur, sur recommandation de l'OVC. Elle fournit à l'OC un numéro d'agrément qui indique que son titulaire, en tant que partie compétente, responsable et qualifiée, a les capacités financières et organisationnelles d'administrer un programme de certification, ce qui devrait se traduire par la prise de décisions cohérentes et crédibles.

B.2 Agrément initial d'un OC

B.2.1 Présentation d'une demande d'agrément par un OC et examen des documents par l'OVC

• B.2.1.1 Un demandeur présentant une demande d'agrément sous le Régime Bio-Canada doit soumettre un formulaire de demande à un OVC désigné.
• B.2.1.2 En plus du formulaire de demande, le demandeur doit fournir tous les documents précisés à la Section B.11 et tout autre document jugé essentiel à l'évaluation par l'OVC.
• B.2.1.3 L'OVC envoie un accusé de réception à l'OC demandeur dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la demande, avise l'ACIA de la demande et procède à l'évaluation.
• B.2.1.4 Le demandeur doit acquitter les droits exigés par l'OVC.
• B.2.1.5 L'OVC vérifie qu'il a les ressources nécessaires (conformément à la section 7.3 de la norme ISO/CEI 17011) pour l'évaluation.
• B.2.1.6 L'OVC doit se préparer pour l'évaluation (conformément à la section 7.5 de la norme ISO/CEI 17011).
• B.2.1.7 L'OVC doit examiner les documents en regard des exigences du RBC (y compris celles de la norme ISO/CEI 17065, du RSAC, du Manuel du RBC et des directives et notes de service de l'ACIA) et communique les résultats de son examen à l'OC. Il lui indique toutes les non-conformités (NC) détectées et lui demande des renseignements au besoin.
• B.2.1.8 L'OVC exige que l'OC demandeur lui fournisse des réponses pour tous les cas de NC et les demandes de renseignements. L'OVC détermine les NC qui doivent être résolues avant qu'il effectue l'évaluation sur place.
• B.2.1.9 L'OVC peut communiquer avec le demandeur ou une source indépendante, afin d'obtenir tout autre renseignement nécessaire à l'étude de la demande.

B.2.2 Évaluation sur place de l'OC

• B.2.2.1 L'OVC doit procéder à l'évaluation de l'OC conformément aux exigences de la section 7.6 de la norme ISO/CEI 17011.
• B.2.2.2 L'OVC analyse tous les renseignements et pièces justificatives pertinents pour déterminer les compétences et l'étendue de la conformité du demandeur aux exigences du RBC, dont le respect de l'article 13 du RSAC, de la norme ISO 17065, des exigences du Manuel de fonctionnement du RBC et des directives et notes de service de l'ACIA.
• B.2.2.3 L'OVC doit former une équipe qui évaluera sur place les procédures de certification du demandeur. À cette fin, l'OVC peut désigner 1 ou plusieurs membres de son personnel et aussi retenir les services d'auditeurs externes ou d'experts techniques, ou les deux.
• B.2.2.4 Les auditeurs désignés par l'OVC ne doivent pas avoir occupé un poste au sein d'un OC au cours des deux années précédentes.
• B.2.2.5 L'auditeur de l'OVC doit posséder des compétences, des qualifications et une expertise correspondant, entre autres, aux critères suivants :
  • B.2.2.5.1 connaissance et compréhension des critères et des procédures d'agrément dans le cadre du RBC;
  • B.2.2.5.2 connaissance de la Norme canadienne sur les produits biologiques et expérience généralement reconnue en évaluation de la conformité (une expérience pratique en production, en transformation, en inspection ou en gestion de la certification constitue un atout majeur);
  • B.2.2.5.3 connaissance des méthodes, des procédures et des méthodes d'évaluation, notamment des techniques d'entrevue, et capacité de rédaction de rapports conformément aux exigences de la norme ISO/CEI 19011.
• B.2.2.6 Les noms des auditeurs désignés sont communiqués à l'OC. Ce dernier peut pour des motifs sérieux s'opposer à la nomination de l'un d'entre eux. Selon les raisons évoquées par l'OC, l'OVC peut nommer un autre auditeur ou conserver son premier choix.
• B.2.2.7 Dans les cas où l'OC demandeur dispose de plusieurs bureaux, l'OVC doit visiter le bureau principal et choisir de visiter les bureaux satellites de l'OC en fonction des activités clés (ISO 17011 7.4.5) concernant le processus de certification.
• B.2.2.8 L'OVC envoie au demandeur l'information, les documents et les directives nécessaires à la réalisation d'audits en présence de témoins, d'audits de vérification ainsi qu'une estimation des dépenses inhérentes à ces visites.
• B.2.2.9 L'auditeur de l'OVC commence chaque visite par une réunion d'ouverture avec les agents administratifs du demandeur au cours de laquelle il explique les objectifs de l'audit en regard des critères d'agrément, passe en revue le plan d'audit et confirme la portée de l'évaluation à réaliser.
• B.2.2.10 L'auditeur de l'OVC interroge les gestionnaires, les employés et les entrepreneurs conformément aux exigences.
• B.2.2.11 L'auditeur de l'OVC procède à un examen rigoureux d'un échantillon des dossiers de certification de l'OC demandeur. Il choisit au hasard les dossiers qui formeront l'échantillon, en tenant compte de l'agrément et de la portée géographique de l'OC. Il s'assure que :
  • B.2.2.11.1 les documents du dossier de certification d'un exploitant (par ex., contrats signés, plans de production/préparation initiaux et mis à jour, lettre de conformité en cas de modification de l'OC, rapports d'inspection, certification, décision de certification et autres types de correspondance, produits autorisés, étiquettes, copies de certificats, etc.) sont complets et à jour;
  • B.2.2.11.2 les rapports d'inspection renferment suffisamment de renseignements et d'éléments probants pour prendre une décision relative à la certification;
  • B.2.2.11.3 la décision en matière de certification prise par l'OC demandeur concorde avec l'évaluation du plan de production/préparation de l'exploitant et avec les conclusions du rapport d'inspection;
  • B.2.2.11.4 l'OC demandeur a vérifié que toutes les mesures correctives exigées de l'exploitant ont été mises en œuvre;
  • B.2.2.11.5 l'OC demandeur exerce ses activités conformément à la norme ISO/CEI 17065.
• B.2.2.12 Dans son choix des dossiers à examiner, notamment sur le plan du nombre, l'auditeur de l'OVC suit la procédure d'échantillonnage suivante :
  • B.2.2.12.1 l'auditeur de l'OVC fait un examen des dossiers selon le tableau suivant.

• B.2.2.13 L'auditeur de l'OVC vérifie la compétence des membres du personnel qui prennent part aux activités de certification des OC, en fonction du poste qu'ils occupent. Il passe en revue leurs compétences, leur formation pratique et leurs études et rencontre certains d'entre eux.
• B.2.2.14 L'auditeur de l'OVC réalise au moins un audit en présence de témoins pour s'assurer que l'OC demandeur met en œuvre ses procédures de manière satisfaisante.
• B.2.2.15 L'auditeur de l'OVC, lors de l'audit en présence de témoins, examine la manière dont l'agent de vérification (AV) se prépare pour inspecter et mettre en œuvre les procédures d'inspection de l'OC.
• B.2.2.16 Lorsque les OC n'ont pas encore de clients dans le secteur biologique, l'OVC réalise un audit en présence de témoins dès que l'OC a un exploitant.
• B.2.2.17 L'auditeur de l'OVC doit présenter les conclusions de la visite sur place et de l'audit en présence de témoins à l'OC dans un format déterminé par l'OVC.
• B.2.2.18 L'OVC détermine ses propres procédures de production de rapport en conformité avec les exigences de la norme ISO/CEI 17011.
• B.2.2.19 L'OVC accorde à l'OC demandeur un délai de 30 jours ouvrables suivant la date de réception de son rapport pour qu'il puisse présenter les mesures précises qu'il a prises ou qu'il entend mettre en œuvre pour remédier aux NC détectées.
• B.2.2.20 L'OVC juge si les réponses de l'OC demandeur et les mesures correctives prises par ce dernier pour corriger les NC ont été suffisantes et efficaces, en regard des sections 7.6.8 et 7.6.9 de la norme ISO/CEI 170011.
• B.2.2.21 Si le OVC détermine que les informations fournies ne sont pas suffisantes ou adéquates, des informations supplémentaires peuvent être demandées et / ou des activités d'évaluation supplémentaires peuvent être menées.
• B.2.2.22 L'ACIA peut accompagner l'équipe d'évaluation de l'OVC pour observer le processus d'agrément.

B.2.3 Recommandation d'agrément de l'OC à l'ACIA par l'OVC

• B.2.3.1 L'OVC recommande ou non à l'ACIA d'agréer l'OC demandeur.
• B.2.3.2 L'OVC recommande l'agrément de l'OC demandeur seulement si ce dernier a corrigé à sa satisfaction l'ensemble des NC relevées et lorsqu'il est convaincu que l'OC demandeur respecte toutes les exigences relatives à l'agrément.
• B.2.3.3 L'OVC informe l'ACIA de sa décision par écrit et joint un exemplaire de son rapport d'évaluation de l'OC demandeur ainsi que tout autre renseignement pertinent motivant sa décision relativement à l'agrément.
• B.2.3.4 L'ACIA examine la recommandation de l'OVC. Si elle décide de confirmer la recommandation de l'OVC, elle accorde l'agrément au demandeur.
• B.2.3.5 Si l'OVC ne recommande pas l'agrément de l'OC demandeur, il fait parvenir à ce dernier, par courrier recommandé ou par courriel (en sollicitant un accusé de réception du demandeur), un avis avec les motifs de son refus. L'OC demandeur a le droit de demander à l'ACIA une révision de la décision de l'OVC dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de l'avis.
• B.2.3.6 Lorsque l'ACIA est en désaccord avec la recommandation de l'OVC, elle accorde l'agrément à l'OC.
• B.2.3.7 L'ACIA informe l'OC demandeur et l'OVC de sa décision d'accorder ou non l'agrément.

B.2.4 Agrément de l'OC par l'ACIA

• B.2.4.1 L'ACIA informe l'OC demandeur et l'OVC de sa décision, par écrit, au moyen d'une lettre d'agrément.
• B.2.4.2 L'agrément est valide au plus 5 ans à compter de la date d'attribution du numéro d'agrément par l'ACIA.
• B.2.4.3 L'OC sera réévalué, recommandé par un OVC et agréé par l'ACIA pour une autre période de 5 ans avant la fin du cycle d'agrément, afin de pouvoir faire renouveler son agrément à la fin de la période initiale.

B.2.5 Exigences relatives à l'attribution d'un numéro d'agrément aux OC

• B.2.5.1 L'ACIA attribue un numéro d'agrément à l'OC qui permet à ce dernier d'offrir des services de certification en vertu du RBC et émet une lettre qui précise la portée de l'agrément et la portée géographique correspondant à l'agrément.
• B.2.5.2 L'ACIA attribue un numéro d'agrément dans les 14 jours ouvrables suivant la décision d'agrément.
• B.2.5.3 L'OC conserve son numéro d'agrément initial tant que son accréditation demeure valide.

B.3 Suivi et surveillance d'un OC agréé

B.3.1 L'OVC est chargé de veiller en permanence à ce que les OC agréés respectent les exigences du RBC, y compris celles de la partie 13 du RSAC, de la norme ISO/CEI 17065, du Manuel de fonctionnement du RBC et des directives et notes de service de l'ACIA.

B.3.2 L'OVC doit documenter les procédures et les plans relatifs aux évaluations périodiques sur place et autres activités de surveillance pour veiller à ce que les OC agréés respectent toujours les exigences d'agrément du RBC. En cas de circonstances particulières, comme des catastrophes naturelles ou des agitations politiques, il se peut que l'OVC modifie ses activités de surveillance.

B.3.3 Les visites de surveillance ciblent des éléments précis du programme d'agrément des OC.

B.3.4 Après l'agrément initial de l'OC, l'OVC doit effectuer une surveillance sur place dans les 12 mois suivant la date d'agrément.

B.3.5 Avant de procéder à l'évaluation sur place, l'OVC exige que l'OC lui présente des renseignements à jour, à une date qu'il aura déterminée, les examinera. Les renseignements fournis par l'OC doivent comprendre, entre autres :

• B.3.5.1 Les mises à jour de l'information sur l'OC;
• B.3.5.2 Les modifications importantes apportées aux politiques, aux procédures et aux protocoles de l'OC;
• B.3.5.3 Des renseignements sur les plaintes et les appels;
• B.3.5.4 Le rapport de vérification interne le plus récent;
• B.3.5.5 Le rapport d'examen de la gestion le plus récent;
• B.3.5.6 Tous les cas d'usage abusif de la marque Biologique Canada signalés à l'OC;
• B.3.5.7 Tous les changements au sein des membres du personnel de certification de l'OC qui sont essentiels aux activités de certification;
• B.3.5.8 La liste complète des activités certifiées en vertu du RBC, y compris le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'entité certifiée, la portée de la certification et l'emplacement. Si ces renseignements se trouvent dans un annuaire sur Internet, on peut se contenter de son adresse URL.
• B.3.5.9 La liste complète des activités certifiées selon les termes de l'entente d'équivalence d'import/export entre les États-Unis et le Canada, y compris le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'entité certifiée, la portée de la certification et l'emplacement. Si ces informations se trouvent dans un annuaire sur Internet, on peut se contenter de son adresse URL.

B.3.6 Au cours du cycle d'agrément et pour chaque visite de surveillance, le vérificateur de l'OVC examine un certain nombre de dossiers en fonction du nombre d'exploitants actifs enregistrés auprès de l'OC, conformément au nombre de dossiers indiqué dans le tableau suivant.

B.3.7 Au cours du cycle d'agrément, l'OVC réalise des audits en présence de témoins conformément aux indications du tableau suivant, afin de veiller à ce que l'OC agréé applique ses procédures écrites de manière satisfaisante.

B.3.8 Au cours du cycle d'agrément de l'OC, l'OVC procède à des audits de vérification conformément au tableau suivant pour vérifier les informations contenues aux dossiers.

B.3.9 L'OVC choisit les exploitants qui feront l'objet d'audits de vérification et d'audits en présence de témoins. Dans son choix d'exploitants pour les audits en présence de témoins, l'OVC doit tenir compte du calendrier des inspections sur place de l'OC.

B.3.10 Au cours de l'audit de vérification, l'auditeur de l'OVC s'assure notamment que :

• B.3.10.1 l'exploitant a en main un exemplaire des exigences de l'OC, ainsi que toute demande de mesures correctives qui a été présentée à l'exploitant par l'OC lors du dernier audit de l'OC;
• B.3.10.2 les activités ou les produits certifiés sont visés par la partie 13 du RSAC;
• B.3.10.3 le rapport d'inspection décrit bien le système de production;
• B.3.10.4 le processus d'inspection a permis de révéler adéquatement les éléments non conformes aux normes.

B.3.11 L'auditeur de l'OVC consigne ses constatations de la visite sur place et de l'audit en présence de témoins ainsi que les résultats des audits de vérification. Le format du rapport est à la discrétion de l'OVC.

B.3.12 L'OVC accorde à l'OC un délai de 30 jours ouvrables suivant la date de réception de son rapport pour qu'il puisse présenter les mesures précises qu'il a prises ou qu'il entend mettre en œuvre pour remédier aux NC détectées.

B.3.13 Si l'OVC est satisfait des mesures correctives fournies par l'OC dans le délai prescrit, il informe l'OC des résultats des activités de surveillance par l'envoi d'une lettre indiquant que l'OC continue d'être conforme au RBC. L'OVC envoie une copie de la lettre à l'ACIA.

B.3.14 L'OVC applique une des mesures d'application de la loi tel qu'il est précisé à la section B.7 dans l'éventualité où les NC n'ont pas été corrigées de façon satisfaisante dans les 30 jours ouvrables suivant la réception du rapport de l'OVC.

B.3.15 Le OVC peut effectuer des évaluations supplémentaires à la suite de plaintes ou de changements importants qui ont affecté les opérations de l'OC aux frais de l'OC, à tout moment pendant le période d'agrément ou de sa propre initiative.

B.3.16 L'ACIA peut, en tout temps au cours de la période d'agrément ou à sa discrétion, faire une évaluation inattendue de l'OC à la suite de plaintes ou de préoccupations ce dernier.

B.3.17 À la demande de l'ACIA, l'OVC peut compiler, examiner et soumettre les renseignements annuels présentés par l'OC au moyen du modèle fourni par l'ACIA. Les renseignements suivants sont inclus dans le rapport annuel de l'OC.

• B.3.17.1 Une liste des exploitants consignée dans une feuille de travail, incluant :
  • la dénomination sociale de l'exploitant
  • l'adresse de l'exploitant
  • le type d'exploitation (production primaire, transformation, emballage et étiquetage, attestation)
  • les noms génériques des produits certifiés
• B.3.17.2 Nombre de nouveaux certificats (produits biologiques et emballage)
• B.3.17.3 Nombre d'inspections annuelles et d'inspections non annoncées
• B.3.17.4 Nombre de non-conformités et d'échantillons prélevés
• B.3.17.5 Nombre de plaintes.

B.3.18 L'OVC peut, en tout temps au cours de la période d'agrément, accepter une demande de l'OC pour élargir la portée de l'agrément. L'OVC doit disposer d'une procédure documentée pour traiter ce type de demande. L'OVC doit recommander à l'ACIA la portée de l'agrément élargi lorsque l'OVC est convaincu que l'OC a satisfait les exigences en matière d'agrément.

• B.3.18.1 Portée géographique et ajout d'une catégorie d'agrément
  • B.3.18.1.1 L'OVC examine la demande de l'OC et les documents justificatifs confirmant la disponibilité et la formation des agents de vérification (AV).
  • B.3.18.1.2 Il n'est pas nécessaire pour l'OVC de réaliser un audit en présence de témoins s'il n'y a aucun exploitant au moment de la demande, mais l'OVC confirme l'expertise et les connaissances du personnel de l'OC prenant part au processus d'agrément.
  • B.3.18.1.3 L'OVC envoie une lettre de recommandation à l'ACIA en vue d'étendre la portée géographique et l'ajout d'une catégorie d'agrément pour l'OC, ainsi que les résultats de l'examen.
  • B.3.18.1.4 L'ACIA prendra une décision définitive et modifiera la lettre d'agrément en conséquence.
  • B.3.18.1.5 Pendant l'audit suivant prévu au bureau de l'OC, l'auditeur de l'OVC vérifie la manière dont la nouvelle portée ou catégorie est gérée par l'OC (entrevue avec le personnel clé, examen des dossiers du premier exploitant, etc.).
  • B.3.18.1.6 L'OVC prévoit un audit en présence de témoins dans le nouveau lieu géographique ou en ce qui concerne la nouvelle catégorie d'agrément dès que l'OC a un exploitant.
• B.3.18.2 Ajout d'une norme d'aquaculture
  • B.3.18.2.1 L'OVC examine la demande et les documents justificatifs de l'OC.
  • B.3.18.2.2 L'OVC doit être satisfait de l'expertise du personnel de l'OC qui s'occupe de la norme en matière d'aquaculture.
  • B.3.18.2.3 L'OVC n'est pas tenu de réaliser un audit en présence de témoins ou d'avoir une rencontre avec l'OC si :
    • B.3.18.2.3.1 l'OC est déjà agréé quant à la norme d'aquaculture hors RBC
    • B.3.18.2.3.2 l'OC est déjà agréé en ce qui concerne la norme CAN/CGSB 32.310 pour certifier la cueillette de plantes sauvages et souhaite ajouter la norme CAN/CGSB-32.312 pour les algues
    • B.3.18.2.3.3 l'OC est déjà agréé en ce qui concerne la norme CAN/CGSB-32.310 pour certifier les produits transformés et souhaite ajouter la norme CAN/CGSB-32.312 pour la transformation des produits aquacoles
  • B.3.18.2.4 Dans tous les autres cas (non couverts par la section B.3.18.2.3), l'OVC prévoit et effectue un audit en présence de témoins sur la nouvelle norme dès que l'OC a un exploitant.
  • B.3.18.2.5 L'OVC envoie une lettre de recommandation à l'ACIA pour ajouter la norme sur l'aquaculture, ainsi que les résultats de l'examen.
  • B.3.18.2.6 L'ACIA prendra une décision définitive et modifiera la lettre d'agrément en conséquence.
  • B.3.18.2.7 Pendant l'audit suivant prévu au bureau de l'OC, l'auditeur de l'OVC vérifie la manière dont la nouvelle portée est gérée par l'OC (entrevue avec le personnel clé, examen des dossiers du premier exploitant, etc.).

B.4 Réévaluation d'un OC

B.4.1 L'OC doit demander une réévaluation en fonction de la procédure propre à l'OVC afin de permettre à ce dernier de réaliser toutes les activités d'évaluation avant la date d'échéance de l'agrément.

B.4.2 Dans l'éventualité d'une réévaluation, l'OVC suit les exigences relatives à une évaluation initiale, lesquelles sont décrites aux sections B.2.1 et B.2.2.

B.4.3 Après la réévaluation, l'OVC suit les exigences relatives à la recommandation d'agrément qui sont exposées à la section B 2.3.

B.4.4 Au cours de la réévaluation et des activités de surveillance continues de l'agrément, l'OC continue de permettre à l'OVC et à l'ACIA d'avoir accès aux données, aux dossiers et aux autres documents connexes ainsi qu'à son personnel.

B.5 Appel d'une décision d'agrément de l'ACIA par un OC

B.5.1 Tout OC demandeur peut présenter à l'ACIA une demande de révision de sa décision d'agrément. Tout appel d'une décision doit être interjeté dans les 30 jours suivant l'avis de décision en application de l'article 362 du RSAC.

B.5.2 L'appel doit être déposé par écrit et accompagné des documents justificatifs nécessaires.

B.5.3 L'ACIA rend une décision définitive concernant l'appel interjeté.

B.6 Appel d'une décision de recommandation d'un OC par un OVC

B.6.1 L'OVC doit documenter ses propres politiques et procédures relatives aux appels de ses recommandations finales à l'ACIA et aussi aux appels de certaines autres décisions de l'OVC.

B.6.2 Les politiques de l'OVC doivent au moins porter sur les appels des décisions suivantes :

• B.6.2.1 la décision de procéder à une visite
• B.6.2.2 la décision de faire une visite additionnelle
• B.6.2.3 la décision de cesser le processus d'évaluation
• B.6.2.4 la décision de recommander à l'ACIA de réduire la portée de l'agrément

B.7 Suspension et annulation du permis d'un OC

B.7.1 L'OVC suit sa propre procédure documentée pour la détermination et la gestion des cas de NC.

B.7.2 L'OVC applique 1 ou plusieurs des mesures d'application de la loi dans l'éventualité où les cas de NC ne sont pas traités dans le délai prescrit :

• B.7.2.1 Recommande à l'ACIA de réduire la portée actuelle de l'agrément
• B.7.2.2 Présente à l'ACIA un rapport indiquant les motifs de suspension de l'OC

B.7.3 L'OVC présente un rapport indiquant les motifs de suspension dans l'un des cas suivants:

• B.7.3.1 lorsque l'OC n'a pas mis en œuvre de mesures correctives efficaces ou lorsque l'évaluation a révélé que l'OC n'a pas effectivement mis en œuvre les mesures correctives liées aux conditions qui étaient auparavant respectées
• B.7.3.2 si l'OC n'a pas d'exploitants après 2 évaluations de surveillance consécutives au cours d'un cycle d'accréditation

B.7.4 L'OVC fournit un rapport écrit à l'OC et à l'ACIA présentant les motifs de suspension et accorde à l'OC un délai de 15 jours ouvrables pour prendre des mesures correctives, conformément à l'alinéa 364(2)a) du RSAC.

B.7.5 L'OVC peut prolonger le délai seulement un fois dès la réception de la demande écrite de l'OC étayée d'une justification, conformément au paragraphe 364(3) du RSAC. La durée du délai prolongé est laissée à la discrétion de l'OVC, mais ne devrait pas dépasser 60 jours ouvrables.

B.7.6 Si l'OVC est satisfait de la résolution par l'OC des problèmes qui constituaient des motifs de suspension dans le délai accordé, il en informe l'ACIA et recommande la poursuite de l'agrément ou du renouvellement de l'agrément.

B.7.7 Si l'OVC n'est pas satisfait des mesures correctives prises par l'OC, il en recommande la suspension à l'ACIA.

B.7.8 L'ACIA délivre un avis de suspension ainsi que la date de son entrée en vigueur.

B.7.9 L'OC dispose de 15 jours après la prise d'effet de la suspension pour présenter une liste d'exploitants, conformément au paragraphe 364(5) du RSAC.

B.7.10 L'OC dispose de 30 jours après la prise d'effet de la suspension pour prendre des mesures correctives, conformément à l'alinéa 365(1a) du RSAC.

B.7.11 L'OC présente ses mesures correctives à l'OVC aux fins d'examen et d'évaluation. L'OVC se prononcera sur l'acceptabilité du plan de mesures correctives dans un délai de 10 jours ouvrables.

B.7.12 Si l'OVC est satisfait des mesures correctives prises par l'OC, il recommande la levée de la suspension de l'agrément à l'ACIA, conformément au paragraphe 364(6) du RSAC.

B.7.13 Si l'OVC n'est pas satisfait des mesures correctives prises par l'OC ou si l'OC n'a pas présenté de mesures correctives dans le délai accordé, l'OVC recommande la révocation de l'agrément, conformément au paragraphe 365(1) du RSAC.

B.7.14 L'ACIA avise par écrit l'OC des motifs de révocation et lui donne la possibilité de se faire entendre, conformément au paragraphe 365(2) du RSAC. L'ACIA accorde 20 jours ouvrables à l'OC pour qu'il ait la possibilité de se faire entendre.

B.8 Plaintes contre les OC

B.8.1 L'OVC doit documenter ses politiques et ses procédures relatives au traitement des plaintes contre les OC agréés et les exploitants sous sa surveillance.

B.8.2 L'OVC doit accuser réception de toute plainte reçue de l'ACIA dans un délai de cinq jours ouvrables.

B.8.3 L'OVC doit commencer à enquêter sur la plainte en suivant ses propres procédures ou transférer la plainte à l'OC approprié aux fins d'enquête si la plainte concerne un produit ou un producteur biologique certifié, ou un membre du personnel de l'OC.

B.8.4 Lors du transfert des plaintes à l'OC approprié, l'OVC veillera à ce que la confidentialité du plaignant soit maintenue.

B.8.5 Dans un délai de 20 jours ouvrables, l'OVC informe l'ACIA de ce qui suit :

• l'état de la plainte
• les mesures qui ont été ou qui seront prises pour la résolution de la plainte
• le délai prévu pour la résolution de la plainte
• les demandes de renseignements supplémentaires, le cas échéant

B.8.6 L'OVC s'efforcera de régler les plaintes reçues en temps opportun. Lors de la fermeture du dossier de la plainte, l'OVC fournira à l'ACIA :

• la confirmation qu'il considère que le dossier de la plainte a été fermé adéquatement
• un résumé des mesures que l'OVC ou l'OC a prises pour fermer le dossier de plainte
• tout renseignement de suivi important (par exemple, vérification par inspection non annoncée, motifs de suspension, etc.)

B.8.7 Une fois qu'elle a examiné les renseignements fournis et qu'elle a déterminé qu'elle n'a pas besoin d'autres renseignements, l'ACIA avise l'OVC que le dossier de la plainte est considéré comme clos.

B.8.8 Lorsque les plaintes ne peuvent être résolues entre l'OC et l'OVC, l'ACIA est la dernière instance à intervenir dans le dossier.

B.9 Tenue de registres par l'OVC

B.9.1 L'OVC conserve un registre sur l'OC dont il a recommandé l'agrément afin de pouvoir démontrer que ce dernier satisfaisait aux exigences relatives à l'agrément, notamment en ce concerne les compétences. Le registre doit comprendre les éléments suivants :

• B.9.1.1 les caractéristiques générales de l'OC, dont l'entité sociale, le nom, les adresses, la capacité juridique et les ressources humaines et techniques
• B.9.1.2 des renseignements généraux sur l'OC tels que ses activités, son affiliation avec une entité sociale plus grande, le cas échéant, et l'adresse de tous les sites où elle exerce des activités visées par l'agrément
• B.9.1.3 une définition claire de la portée de l'agrément
• B.9.1.4 un contrat pour satisfaire aux exigences relatives à l'agrément et aux autres obligations de l'OC, ainsi que l'ensemble des documents exigés à la section B.11
• B.9.1.5 une description des services d'évaluation de la conformité offerts par l'OC et une liste des normes, des méthodes ou des procédures pour lesquelles l'OC demande un agrément, y incluant les limites de fonctions s'il y a lieu
• B.9.1.6 un exemplaire (sur papier ou sur support électronique) du manuel sur le système de gestion de la qualité (SGQ) de l'OC et les documents et dossiers connexes pertinents (voir la section B.11)

B.10 Accord conclu entre l'OVC et l'OC

B.10.1 L'OVC prépare et met en œuvre un accord de surveillance (contrat) entre l'OC et l'OVC qui décrit leurs droits et obligations, accord qui doit être signé par les deux parties.

B.10.2 L'OVC doit joindre un exemplaire de l'accord dans la trousse de demande qu'il remet à l'OC.

B.11 Documents de l'OC à joindre à la demande initiale d'agrément (sauf les cas où un OC change de OVC)

La présente section énumère les documents et renseignements que l'OC demandeur doit soumettre à l'OVC aux fins de son évaluation initiale et de réévaluation à titre d'OC.

B.11.1 Documents relatifs à l'OC

• B.11.1.1 La charte constitutive.
• B.11.1.2 La structure organisationnelle, y compris l'organigramme et les participations des actionnaires, des entreprises ou des autres filiales au contrôle de l'organisation.
• B.11.1.3 Les règlements généraux.
• B.11.1.4 La liste des administrateurs, dont :
  • les membres du conseil d'administration (y compris leurs fonctions particulières, la durée de leur mandat et leurs affiliations)
  • les membres du conseil d'un organisme parrain (le cas échéant)
• B.11.1.5 L'adresse de tous les lieux d'affaires de l'entreprise et un résumé des activités menées à chaque endroit.
• B.11.1.6 Une copie de la marque de conformité (le nom de l'organisme figurant sur l'étiquette ou le produit certifié) et les droits de propriété connexes.
• B.11.1.7 Dans le cas des OC déjà agréés par une organisation officielle (par exemple un autre organisme d'agrément), une copie de leur certificat d'agrément.

B.11.2 Description des structures décisionnelles

• B.11.2.1 Une description des personnes ou des organes internes qui prennent des décisions relatives :
  • à la certification des produits
  • aux appels
  • au contrôle de la marque (nom et logo de l'OC)
  • le tout accompagné d'une description de leur mandat, des procédures et des modalités de leur désignation
• B.11.2.2 Une description du partage des responsabilités entre le siège social et les sociétés affiliées (le cas échéant).
• B.11.2.3 L'organigramme de l'administration générale du programme, et le nom des gestionnaires au siège social et dans les filiales (le cas échéant).

B.11.3 Renseignements relatifs aux activités de l'OC

• B.11.3.1 Une copie des plus récents états financiers annuels, dont un bilan et un état des revenus et dépenses.
• B.11.3.2 La liste des pays, des provinces ou des États où l'organisme exerce des activités de certification.
• B.11.3.3 La liste exhaustive de toutes les sociétés, y compris leurs noms et adresses, auxquelles l'OC a délivré un certificat de conformité pour un ou plusieurs domaines de leur demande d'agrément :
  • le certificat de conformité des produits certifiés et leur mention sur la liste
  • le certificat de reconnaissance de tous les intrants ou services
• B.11.3.4 Une copie du plus récent rapport annuel du conseil d'administration destiné aux membres ou aux actionnaires.

B.11.4 Normes, politiques et procédures techniques (Manuel sur le système de gestion de la qualité (SGQ))

• B.11.4.1 Le manuel SGQ associé au programme de certification.
• B.11.4.2 Les modèles de questionnaires d'inspection utilisés par l'AV.
• B.11.4.3 Les modèles de rapports d'inspection.
• B.11.4.4 La liste des documents joints au dossier de chaque exploitant qui a présenté une demande de certification.

B.11.5 Gestion des ressources humaines de l'OC

• B.11.5.1 La liste complète des employés s'occupant de certification, y compris le statut et le poste de chacun.
• B.11.5.2 Un exemplaire du contrat type conclu avec les employés s'occupant de certification.
• B.11.5.3 Les critères de sélection des personnes qui prennent des décisions de certification et de leurs superviseurs.
• B.11.5.4 Le nom de la personne ou la liste des membres de l'organe interne (comité, etc.) qui prennent des décisions de certification et leurs superviseurs (y compris leur expérience et leur formation particulière).
• B.11.5.5 Les critères de sélection des agents de vérification (AV).
• B.11.5.6 Un exemplaire du contrat type conclu entre l'OC et l'AV.
• B.11.5.7 Une liste complète des AV (y compris des renseignements sur leur formation, leur expérience et leurs affiliations commerciales ou financières).
• B.11.5.8 Un exemplaire du contrat type utilisé avec tout autre type de sous-traitant (le cas échéant).

B.11.6 Documents d'information et formulaires fournis aux demandeurs de certification

• B.11.6.1 La liste détaillée des tarifs applicables aux divers services offerts.
• B.11.6.2 Un exemplaire des documents d'information fournis au sujet du programme de certification.
• B.11.6.3 Un exemplaire des formulaires de demande que doivent remplir les demandeurs.
• B.11.6.4 Un exemplaire des formulaires de plan de conformité de la production ou de la préparation que les demandeurs doivent remplir annuellement.

B.11.7 Documents relatifs aux droits et obligations des exploitants certifiés

• B.11.7.1 Un exemplaire des contrats régissant l'utilisation de la marque de conformité (licence) que doivent signer les demandeurs de certification.
• B.11.7.2 Un exemplaire du certificat délivré par l'OC en vertu du RBC et un accord d'équivalence (s'il y a lieu).
• B.11.7.3 Un exemplaire électronique d'une étiquette portant le nom de l'OC et la marque Biologique Canada.

B.12 Exigences relatives au changement d'OVC sous le RBC

La présente section s'applique lorsqu'un OC déjà agréé par l'ACIA souhaite changer d'OVC.

B.12.1 Exigences pour l'OC

• B.12.1.1 L'OC présente un formulaire de demande à un autre OVC reconnu et avise l'OVC d'origine de sa décision de changer d'OVC.
• B.12.1.2 L'OC fournit tous les documents justificatifs exigés par l'OVC d'accueil.
• B.12.1.3 L'OC acquitte les droits exigés par l'OVC d'accueil.
• B.12.1.4 L'OC doit cesser d'utiliser la lettre d'accréditation précédente et la détruire.

B.12.2 Exigences pour l'OVC d'origine

• B.12.2.1 L'OVC d'origine informe immédiatement l'ACIA lorsqu'un OC a manifesté son intention de changer d'OVC.
• B.12.2.2 L'OVC d'origine fournit à l'ACIA tous les résultats du dernier audit de l'OC (copie du rapport de vérification le plus récent, de l'état des NC connexes et de tout dossier en cours).

B.12.3 Exigences pour l'OVC d'accueil

• B.12.3.1 L'OVC d'accueil doit envoyer un accusé de réception à l'OC demandeur dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la demande, puis informe immédiatement l'ACIA de la demande.
• B.12.3.2 Ensuite, l'ACIA examine les documents fournis par l'OVC d'origine et, après discussion avec l'ACIA, l'OVC d'accueil :
  • B.12.3.2.1 accepte le statut de conformité de l'OC en regard d'autres activités de surveillance conformément à l'entente entre l'ACIA et l'OVC d'origine;
  • B.12.3.2.2 envoie une lettre de recommandation à l'ACIA pour confirmer qu'il reprendra les activités de suivi de l'OC et pour demander de modifier la lettre d'agrément actuel de l'OC;
  • B.12.3.2.3 reprend la surveillance de l'OC au point du cycle d'agrément où en était rendu l'OVC d'accueil.

B.12.4 Exigences pour l'ACIA

• B.12.4.1 L'ACIA vérifie le statut de l'OC auprès de l'OVC d'origine et lui demande de fournir les résultats du dernier audit de l'OC (copie du plus récent rapport de vérification, du statut des NC connexes et de tout dossier en cours).
• B.12.4.2 L'ACIA examine les documents fournis par l'OVC d'origine et discute du statut de l'OC avec l'OVC d'accueil pour s'assurer que le changement se fait sans heurts et sans répercussions négatives. L'ACIA discute avec l'OVC d'accueil des exigences du cycle d'agrément qui n'ont pas encore été satisfaites.
• B.12.4.3 L'ACIA ne modifie pas le numéro d'agrément de l'OC, il ne fait que changer le nom de l'OVC qui est inscrit sur la lettre d'agrément.
• B.12.4.4 L'ACIA demande à l'OVC d'accueil de lui remettre l'ancienne lettre d'agrément lorsqu'il aura reçu la lettre révisée.
• B.12.4.5 L'ACIA doit demander à l'OC de retourner à l'ACIA la lettre d'accréditation précédente dès qu'elle reçoit la lettre révisée.

B.13 Exigences relatives au retrait volontaire d'un OC agréé par l'ACIA en application du RBC

La présente section s'applique lorsqu'un OC agréé par l'ACIA en application du RBC souhaite se retirer volontairement.

B.13.1 Exigences pour l'OC

• B.13.1.1 L'OC envoie un avis de retrait volontaire par écrit à l'OVC qui surveille ses activités en application du RBC.
• B.13.1.2 L'OC soumet à l'OVC la liste des titulaires de certificats et la liste des demandes de certification en cours conformément au paragraphe 364(5) de la partie 13 du RSAC.
• B.13.1.3 L'OC avise les titulaires de certificats dans un délai de trois mois suivant l'envoi de l'avis écrit à l'OVC afin de leur donner suffisamment de temps pour se trouver un autre OC.
• B.13.1.4 L'OC doit rétrocéder sa lettre d'agrément avant sa date d'expiration.

B.13.2 Exigences pour l'OVC

• B.13.2.1 L'OVC accuse réception de l'avis de retrait volontaire de l'OC dans les 10 jours ouvrables de sa réception.
• B.13.2.2 L'OVC informe immédiatement l'ACIA qu'un OC a manifesté son intention de renoncer volontairement à son agrément.
• B.13.2.3 L'OVC envoie une lettre de recommandation à l'ACIA relativement à la décision de retrait de l'agrément.
• B.13.2.4 L'OVC vérifie que toute référence au RBC a été retirée du site Web de l'OC et de ses articles promotionnels.

B.13.3 Exigences pour l'ACIA

• B.13.3.1 L'ACIA prend connaissance de la lettre de recommandation de l'OVC.
• B.13.3.2 L'ACIA envoie à l'OC, sur recommandation de l'OVC, un avis d'annulation de son agrément conformément au paragraphe 365(1) du RSAC.
• B.13.3.3 L'ACIA retire le nom de l'OC de la liste des organismes de certification agréés par l'ACIA en date de l'annulation de son agrément.

B.14 Exigences relatives à la cessation des activités d'un OC

La présente section s'applique lorsqu'un OC agréé par l'ACIA cesse ses activités.

Le terme « cessation des activités » est large et englobe tout un éventail de situations financières possibles pour un OC. Dans un cas extrême, l'OC pourrait éprouver des difficultés financières, mais exercer encore ses activités et avoir la capacité de respecter ses obligations financières tout en étant à risque de devenir insolvable dans le futur. Dans le cas opposé, l'OC pourrait avoir déclaré faillite. Entre ces 2 cas extrêmes, l'OC pourrait être insolvable et avoir présenté une proposition à ses créanciers pour éviter d'avoir à déclarer faillite.

B.14.1 Exigences pour l'OC

• B.14.1.1 L'OC avise immédiatement son OVC lorsqu'il envisage de cesser ses activités de certification de produits biologiques ou ne plus être en mesure de continuer à le faire.
• B.14.1.2 L'OC fournit à l'OVC la liste des titulaires de certificats et la liste des demandes de certification en cours conformément au paragraphe 364(5) de la partie 13 du RSAC.
• B.14.1.3 L'OC ne doit pas accepter de nouvelles demandes de certification lorsqu'il se trouve en difficultés financières, mais doit déployer tous les efforts nécessaires pour compléter le processus de certification des demandeurs.

B.14.2 Exigences pour l'OVC

• B.14.2.1 L'OVC demande à l'OC de fournir la liste des titulaires de certificats et la liste des demandes de certification en cours conformément au paragraphe 364(5) de la partie 13 du RSAC lorsqu'il apprend que l'OC envisage de cesser ses activités de certification de produits biologiques ou ne plus être en mesure de continuer à le faire.
• B.14.2.2 L'OVC informe l'OC qu'il n'est plus habilité à accepter de nouvelles demandes de certification si l'OVC a déterminé que ce dernier envisage de cesser ses activités de certification de produits biologiques ou ne plus être en mesure de continuer à le faire.
• B.14.2.3 L'OVC fait un suivi des activités de certification de l'OC pour s'assurer que ce dernier déploie tous les efforts nécessaires pour mener à terme les demandes de certification en cours.
• B.14.2.4 L'OVC collabore avec l'ACIA et l'OC pour informer rapidement les exploitants.
• B.14.2.5 L'OVC recommande à l'ACIA d'annuler l'agrément de l'OC lorsque ce dernier cesse ses activités.

B.14.3 Exigences pour l'ACIA

• B.14.3.1 L'ACIA annule l'agrément de l'OC en vertu de l'article 365 de la partie 13 du RSAC lorsque l'OC cesse ses activités.
• B.14.3.2 L'ACIA et l'OVC collaborent pour s'assurer que toutes les mesures nécessaires ont été prises en application de la partie 13 du RSAC.

B.14.4 Exigences pour les exploitants

• B.14.4.1 Les exploitants présentent une demande de certification à un nouvel OC dans les délais prévus au paragraphe 344(3) de la partie 13 du RSAC et suivent les étapes décrites à la section C.2.5 s'ils souhaitent maintenir leur certification.

B.15 Exigences relatives au moment où un OVC peut mener des audits à distance chez des OC

La présente section décrit les critères qui devraient être pris en considération par un OVC au moment de fixer une date et de mener un audit à distance chez un OC agréé par l'ACIA.

Un « audit à distance » est un audit qui utilise des moyens électroniques pour obtenir, à distance, des éléments probants afin de déterminer la mesure dans laquelle un OC se conforme aux critères de l'audit.

Un audit à distance peut être « partiel » si seules quelques parties de celui-ci (par exemple les vérifications des dossiers de l'exploitant) sont exécutées à distance, ou « complet » lorsque la totalité (toutes les vérifications) de l'audit est exécutée à distance.

• Tous les audits menés par les OVC peuvent être exécutées à distance en cas de :
  • les conditions climatiques ou socio-économiques sont défavorables et/ou les rendent impossibles, (par exemple pour des raisons de sécurité : pandémie, pays en guerre, conflit ou instabilité, condition climatique extrême)^{Note de bas de page 6}
• Dans des conditions normales, B.15.1.1 s'applique

B.15.1 Admissibilité

B15.1.1 Les OVC peuvent mener les audits suivants à distance :

• audit de surveillance
• évaluation supplémentaire - à la suite d'une plainte
• audit de suivi - pour vérifier la mise en œuvre d'une mesure corrective suite à une NC.

B15.1.2 Les OVC ne peuvent pas mener les audits suivants à distance :

• audit initial
• audit de réévaluation
• audit d'un témoin
• audit de vérification

B.15.2 Exigences relatives aux OVC

B.15.2.1 L'OVC peut envisager de mener un audit à distance si l'OC a la capacité et les ressources techniques (une bonne connexion à Internet) pour être évalué à distance avec un accès sécurisé à l'Intranet de l'OC peut être accordé pour examiner les documents dans l'une des situations possibles suivantes :

• l'OC possède un bon système de certification depuis les deux dernières années (par exemple en ce qui concerne le nombre de cas de NC, de plaintes, d'appels)
• le système de l'OC n'est pas complexe (par exemple nombre d'exploitants, type de certification, certification de groupes de producteurs)
• bureaux OC supplémentaires sans activités clés
• l'examen des documents et entrevues sont suffisant pour prendre une décision par rapport à un changement mineur lié à l'agrément actuel

B.15.2.2 L'OVC doit définir les moyens de communication en ligne (par exemple fournir des renseignements sur les techniques d'audit) et effectuer un essai de compatibilité sur la plateforme de communication avant de confirmer qu'il effectuera un audit à distance.

B.15.2.3 L'OVC doit déterminer si l'audit à distance est acceptable et possible et en informera l'OC par écrit.

B.15.2.4 L'OVC doit élaborer et communiquer un plan d'audit à l'OC avec des échéanciers précis (tant pour l'OC que pour l'OVC). L'OVC doit confirmer auprès de l'OC que le plan est acceptable.

B.15.2.5 Dans le plan d'audit ou pendant la réunion d'ouverture, l'OVC doit préciser si l'OC doit être en ligne ou si l'auditeur travaille seul (analyse documentaire, préparation à la réunion de clôture, etc.).

B.15.2.6 L'OVC ne doit pas mener plus de 2 audits complets à distance consécutifs chez un OC donné.

B.15.2.7 L'OVC ne doit pas fixer une date pour un audit à distance d'un OC qui a des problèmes récurrents ou plusieurs problèmes (par exemple des cas de non conformité, un avis d'intention de suspendre son agrément, des plaintes, des recours en justice, etc.).