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Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains

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Renseignements et révision

Cette directive sera mise à jour au besoin. Pour de plus amples renseignements ou des éclaircissements, veuillez communiquer avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA).

Pour toute question touchant le document, communiquer avec la Section des grains et oléagineux de l'agence canadienne d'inspection des aliments.

Approbation

Approuvé par :

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Greg Wolff, Dirigeant principal de la protection des végétaux
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Date

Liste de distribution

  1. Liste d'envoi des directives (régions, territoires, ERP)
  2. Organisations sectorielles nationales (à déterminer par l'auteur)
  3. Internet

Introduction

Le présent Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains vient compléter la directive D-10-02 de l'ACIA, intitulée Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG). Le manuel d'audit est destiné aux auditeurs et décrit les exigences s'appliquant à l'audit et à l'autorisation des :

  1. établissements participants qui échantillonnent des grains destinés à l'exportation;
  2. tiers participants qui échantillonnent des grains destinés à l'exportation.

Les établissements ou les tiers souhaitant être autorisés à participer au PCEG sont appelés « entreprises » dans le présent document.

Portée

Le présent document décrit les critères et les procédures servant à auditer et autoriser les entreprises à l'égard de leur participation au PCEG. Il fournit également des lignes directrices sur la manière de déterminer la conformité aux exigences du PCEG.

Références

Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

1.0 Audit et examen des documents

1.1 Audits du PCEG

Le système de gestion de la qualité est un mode de fonctionnement qui incorpore la structure organisationnelle, les procédures, les procédés (procédure du système qualité, manuel(s) du système qualité, protocoles de contrôle de la qualité, procédures d'audit, etc.) et les ressources nécessaires à la mise en œuvre de la gestion de la qualité. Le système de gestion de la qualité sert à garantir que les échantillons prélevés à des fins phytosanitaires respectent les critères établis par l'ACIA. L'entreprise doit décrire par écrit les méthodes utilisées dans le cadre de son système de gestion de la qualité afin de satisfaire aux conditions du PCEG. Cette description constitue le manuel système de gestion de la qualité de l'entreprise, appelé manuel dans la suite du présent document.

Chaque audit comprend un examen de la documentation et un volet pratique. L'examen de la documentation vise à garantir que l'entreprise répond aux exigences décrites dans la directive D-10-02 et est exploitée dans les limites des instructions de son manuel. Le volet pratique de l'audit a lieu sur place, c'est-à-dire à l'endroit où l'échantillonnage est effectué.

1.2 Audit d'évaluation

Avant d'autoriser l'entreprise à participer au PCEG, l'auditeur de l'ACIA procède à un audit d'évaluation. L'audit d'évaluation est un examen systématique visant à vérifier la capacité de l'entreprise à respecter les exigences du PCEG, conformément à son manuel. L'entreprise qui passe l'audit d'évaluation avec succès reçoit une copie de la demande de participation approuvée indiquant un numéro d'identification unique du PCEG (Annexe 1; D-02-10). Si l'audit d'évaluation révèle des lacunes visant le manuel, le gestionnaire de l'entreprise reçoit des précisions sur les lacunes qui devront être comblées avant que l'entreprise soit autorisée à participer au PCEG. Des audits d'évaluation additionnels peuvent être nécessaires.

1.3 Audit des systèmes

L'ACIA doit examiner la structure organisationnelle, les procédures, les procédés et les ressources utilisés par l'entreprise pour mettre en œuvre le PCEG. L'audit des systèmes est réalisé par l'ACIA au moins une fois par année, mais il se peut qu'il soit plus fréquent, à la discrétion de l'ACIA, si des problèmes de conformité surviennent.

L'audit des systèmes évaluera la mesure dans laquelle l'entreprise est conforme aux exigences du PCEG et comportera un examen du manuel et des registres de l'entreprise. Des audits de suivi peuvent ensuite être réalisés à l'égard des mesures correctives prises par l'entreprise et exigées par l'ACIA. Le moment où a lieu l'audit des systèmes dépend de l'activité de l'entreprise au cours de l'année. L'ACIA remettra un rapport d'audit du PCEG (Annexe 1) dans le cadre de l'audit des systèmes.

2.0 Non-conformité

Les activités ou produits se révélant non conformes au PCEG sont considérées comme des non-conformités. Les non-conformités peuvent être détectées durant les audits internes effectués par l'entreprise ou durant un audit réalisé par l'ACIA. L'ACIA doit présenter une Demande de mesures correctives (DMC) pour chaque non-conformité relevée au cours de l'audit (Annexe 2). L'entreprise peut avoir besoin d'apporter des changements à leur manuel dans le cadre de leur réponse à la DMC. Les observations portant sur des changements ou des améliorations suggérés pour le manuel ou les procédures de l'entreprise sont notées dans le rapport d'audit détaillé du PCEG (Annexe 1).

Chaque non-conformité faisant l'objet d'une DMC doit être classée comme étant critique, majeure ou mineure. Le nombre et la catégorie des non-conformités constatées déterminent la nouvelle situation de l'entreprise et la fréquence des audits subséquents. Les DMC associées à chaque audit de chaque entreprise sont numérotées consécutivement. La classification des non-conformités doit être fondée sur une évaluation du risque qui y est associé et sur le fait que l'intégrité du PCEG a été ou non compromise.

Chaque DMC doit donner lieu à un plan d'action proposé par l'entreprise. Ce plan doit comprendre une description détaillée des mesures que l'entreprise compte prendre pour empêcher la récurrence des éléments non conformes ainsi qu'un échéancier pour la mise en œuvre de ces mesures. L'auditeur doit approuver le plan d'action et vérifier sa mise en œuvre. Si l'entreprise ne met pas en œuvre le plan d'action approuvé, sa participation au PCEG peut être suspendue.

3.0 Suspension

Avant qu'une entreprise soit suspendue du PCEG, l'auditeur doit consulter l'agent régional de programme et le spécialiste de programme du centre opérationnel. Si l'entreprise est suspendue, elle recevra un Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 3), et son nom sera retiré de la liste des entreprises approuvées que tient à jour l'ACIA.

Une entreprise qui a été suspendue peut en tout temps demander de participer à nouveau au PCEG à condition qu'un rapport détaillant les mesures correctives prises pour remédier aux non conformités antérieures soit joint au formulaire de demande (Annexe 1). L'ACIA réalisera un audit d'évaluation afin de vérifier si les mesures correctives sont pertinentes. Si l'entreprise est approuvée, l'ACIA la re-affichera sur le site Web de l'ACIA.

Les entreprises suspendues ne peuvent pas soumettre les échantillons pour la certification phytosanitaire à l'ACIA ou à des organismes d'essai approuvés par l'ACIA. La seule option disponible pour l'échantillonnage des exportations sera l'échantillonnage des produits par l'ACIA ou par une société tierce avec l'approbation de l'ACIA.

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Entreprise

Les responsabilités de l'entreprise sont les suivantes :

4.2 Auditeur

Les responsabilités de l'auditeur sont les suivantes :

4.3 Agent régional de programme – ACIA

Les responsabilités de l'agent régional de programme sont les suivantes :

4.4 Spécialiste du programme des grains et oléagineux du centre opérationnel

Les responsabilités du spécialiste du programme des grains et oléagineux du centre opérationnel sont les suivantes :

5.0 Marche à suivre pour les audits du PCEG

Le processus d'audit des entreprises comprend six étapes distinctes, illustrées dans le diagramme ci-dessous, et chaque étape comprend plusieurs opérations. Le présent manuel fournit à l'auditeur des directives sur la marche à suivre à chaque étape du processus.

Les six étapes du processus d'audit du PCEG sont les suivantes :

Étape 1 – Préparation de l'audit

Entreprendre l'audit (chef d'équipe ou inspecteur)

Déterminer la portée de l'audit

Fixer un rendez-vous avec l'entreprise

Examiner la réglementation et les documents de référence en vigueur

Réunir les documents, les outils et l'équipement de protection requis pour l'audit

Étape 2 – Cueillette de l'information

Procéder à la rencontre initiale

Cueillette de l'information nécessaire à l'audit

Examen des procédures de l'entreprise

Examen des registres de l'entreprise

Entrevues auprès des employés de l'entreprise

Observation des conditions d'exploitation de l'entreprise et des pratiques utilisées

Inscrire les commentaires d'audit sur le rapport d'audit du PCEG

Relever les non-conformités qui nécessitent des mesures immédiates

Étape 3 – Détermination du niveau de conformité

Non-conformité critique

Une non-conformité est jugée critique si les résultats de l'audit indiquent qu'elle menace l'intégrité du PCEG. La non-conformité critique entraîne une suspension immédiate de la participation de l'entreprise au PCEG. Pour l'entreprise dont l'autorisation est ainsi suspendue, la seule façon d'obtenir l'échantillonnage de grains destinés à l'exportation est de faire réaliser l'échantillonnage par l'ACIA ou par une autre entreprise participant au PCEG avec l'approbation de l'ACIA.

Non-conformité majeure

La non-conformité majeure est un cas isolé de non-conformité n'ayant pas de répercussion immédiate pour l'intégrité du produit certifié, mais pouvant avec le temps constituer un problème. Des mesures correctives doivent être prises à la satisfaction de l'ACIA dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la DMC. Ces mesures exigent généralement qu'une modification soit apportée au manuel, et elles comprennent des mesures visant à empêcher que le problème ne survienne de nouveau.

Si plus de deux non-conformités majeures sont relevées durant un audit, ou si l'entreprise ne prend pas les mesures correctives prescrites avant l'expiration du délai fixé, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité critique, et la participation de l'entreprise au PCEG est immédiatement suspendue.

Non-conformité mineure

La non-conformité mineure est un cas isolé de non-conformité qui ne menace pas de manière immédiate ou appréciable l'intégrité du produit, mais qui peut conduire à une non-conformité majeure si le problème n'est pas réglé. L'entreprise doit prendre à l'intérieur du délai prescrit les mesures correctives demandées. par l'ACIA.

Si trois non-conformités mineures sont relevées durant un audit, on considère qu'elles équivalent à une non-conformité majeure (ainsi, quatre non conformités mineures équivalent à une non conformité majeure et une non conformité mineure). De même, six non-conformités mineures équivalent à deux non-conformités majeures, lesquelles équivalent à une non-conformité critique entraînant la suspension immédiate de l'entreprise.

Observation

Les observations sont des éléments ou des pratiques permettant d'améliorer le système qualité de l'entreprise. L'auditeur peut consigner une observation pour signaler une situation préoccupante ne nécessitant pas de DMC ou pour mettre en évidence, suggérer ou renforcer certaines pratiques. Les observations doivent être consignées sur le Rapport d'audit du PCEG (Annexe 1).

Étape 4 – Communication des résultats de l'audit

Préparer une Demande de mesures correctives (DMC)

Procéder à la rencontre de clôture

Étape 5 – Audit de suivi (si nécessaire)

Préparer l'audit de suivi visant à réévaluer les non conformités relevées

Les tâches suivantes doivent être accomplies avant l'audit de suivi :

Réaliser l'audit de suivi visant à réévaluer les non conformités relevées

Se rendre sur les lieux et confirmer les éléments suivants :

Audit de suivi – Mise en œuvre inacceptable des mesures correctives

Audit de suivi – Mise en œuvre acceptable des mesures correctives

Étape 6 – Conclusion de l'audit et classement du dossier

Classer le dossier de l'audit

Le dossier de l'audit et toute partie de celui-ci peuvent être conservés en format électronique où en copie papier. Une fois l'audit terminé, examiner le dossier pour s'assurer qu'il contient tous les documents pertinents requis pour étayer l'audit, notamment les documents suivants :

Annexe 1 - Rapport d'audit du PCEG et Rapport d'audit détaillé PCEG

Le Rapport d'audit du PCEG

Formulaire - Le Rapport d'audit du PCEG. Description ci-dessous.
Description du formulaire - Rapport d'audit du PCEG

Le formulaire a été conçu pour le Programme canadien d'échantillonnage des grains. L'auditeur doit y inscrire le type d'audit, les dates des documents de référence consultés et le type et nombre de non conformités constatées. Ce formulaire contient également des cases réservées aux données suivantes : numéro de rapport, renseignements sur l'entreprise, date de l'audit, nom de l'auditeur et approbation.

Ce formulaire fournit de courtes descriptions du type d'audit à effectuer et a pour but de garantir que l'entreprise répond aux exigences décrites dans la D 10 02. L'auditeur doit y inscrire le type d'audit, les dates des documents de référence consultés et le type et le nombre de non conformités constatées. Ce formulaire contient également des cases réservées aux données suivantes : numéro de rapport, renseignements sur l'entreprise, date de l'audit, nom de l'auditeur et confirmation de l'approbation. Enfin, il y a une case pour les commentaires et où l'auditeur peut ajouter toute autre observation.

Le Rapport d'audit détaillé PCEG

Formulaire - Le Rapport d'audit détaillé PCEG (partie 1). Description ci-dessous.
Formulaire - Le Rapport d'audit détaillé PCEG (partie 2). Description ci-dessous.
Description du formulaire - Rapport d'audit détaillé PCEG

Le tableau fournit une description détaillée des différentes étapes de l'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains. Il permet à l'auditeur de consigner divers renseignements. Par exemple, l'auditeur doit y indiquer si l'entreprise satisfait aux exigences générales et si elle répond aux exigences relatives au prélèvement des échantillons, à l'entreposage des produits, au maintien des registres et à la fréquence d'audits internes.

Ce tableau comprend cinq parties principales : « Exigences générales », « Échantillonnage », « Entreposage du produit avant l'exportation », « Contrôle des documents » et « Audit interne ». Chaque partie comprend au moins trois rangées et cinq colonnes. Les titres des cinq colonnes sont les suivants : « Section correspondante de D 10 02 », « Description », « Cote », « Commentaire » et « DMC# » (ou numéro de Demande de mesure corrective). Dans la première partie du formulaire, l'auditeur doit indiquer le nom de l'entreprise, les numéros d'identification du PCEG et de l'audit, ainsi que la date. À l'aide de ce formulaire, l'auditeur peut identifier, évaluer, et commenter les différents types de non conformités relevées (critique, majeure ou mineure), puis leur attribuer un numéro de Demande de mesure corrective. L'auditeur peut également y ajouter ses observations ou commentaires.

Annexe 2 - Demande de mesures correctives du PCEG

DMC# : space

Nom de l‘entreprise : space

Date(s) de l'audit : space

Id PCEG : space

Type de non conformité : Critique Majeure Mineure

A) Description de la non-conformité et observations connexes

Description de la non-conformité : space
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Référence : space

Date limite pour la mesure corrective : space

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Nom de l'auditeur
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Signature de l'auditeur
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Date
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Nom du représentant
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Signature de représentant
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Date

B) Description de la mesure corrective (MC)

Description de la mesure corrective : space
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Date d'achèvement de la # : space

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Nom du représentant
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Signature de représentant
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Date

C) Vérification des mesures correctives

Documents acceptables fournis? Oui or Non

Documentation requise fournie? Oui ou Non

Date de visite de suivi (si nécessaire) et résultats : space
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DMC terminée? Oui ou Non

Si non, donnez les raisons : space
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Nom de l'auditeur
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Signature de l'auditeur
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Date

Information d'archivage : space

Annexe 3 - Un EXEMPLAIRE Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG)

« Date »

« Nom du gestionnaire »
« Nom de l'entreprise »
« Adresse »

Objet : Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains

Cher « Nom de directeur »

Le « Date », un audit de « Nom de l'entreprise » (« No d'identification du PCEG) » à « Emplacement » a été réalisé par « Auditeur » du bureau de « Emplacement du bureau » de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Durant cet audit, des non conformités graves ont été relevées; elles sont décrites en détail dans le rapport d'audit « no » ci joint.

Les résultats de l'audit indiquent que l'intégrité du Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG) est compromise; par conséquent, la participation de votre entreprise à ce programme est suspendue.

Tant que la participation de l'entreprise sera suspendue, l'ACIA n'acceptera aucun échantillon prélevé par l'entreprise aux fins d'analyses phytosanitaires. Ces échantillons pourront être prélevés uniquement par l'ACIA ou par une entreprise autorisée à participer au PCEG. Vous pouvez consulter la liste des entreprises participant au PCEG à l'adresse « Site Web ».

Si vous désirez participer de nouveau au PCEG, vous devez une fois de plus soumettre votre manuel, remplir une nouvelle Demande de participation et joindre à cette demande un rapport détaillé des mesures correctives que vous avez prises pour régler les non conformités déjà relevées. Nous réaliserons ensuite un audit d'évaluation visant à déterminer la capacité de votre entreprise à répondre aux exigences du PCEG.

Si vous désirez discuter du présent avis, veuillez communiquer avec « nom » au « numéro de téléphone ».

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

« Agent régional de programme »
« Nom de l'agence »
cc « Auditeur »
« Spécialiste de programme »

Date de modification :